Vi forbereder en felles fremtid Alstahaug og Leirfjord Kirkelig Fellesråd SØKNAD OM FORSØK MED SAMMENSLÅING Legges fram for behandling i Tjøtta, Alstahaug og Sandnessjøen MR, Alstahaug FR og Leirfjord MR/FR før den evt. oversendes Kirkerådet og departementet. Side 1
Innhold 1. Innledning med beskrivelse av de 2 fellesrådene... 3 2. Mål og hensikt med forsøket.... 5 2.2 Bakgrunn for søknad... 5 2.3. Prosjektgruppe...... 5 2.4 Arbeidsgrupper : 6 2.5 Informasjon. 6 3. Fremtidig organisering 3.1 Organisasjonskart - i forsøksperioden (rådsstruktur)... 7 3.2 Organisasjonskart i forsøksperioden (ansatte)... 8 3.3. Fordeler og ulemper ved en sammenslåing 9 3.4. Myndighetsutøvelse.... 10 3.5. Endringer i oppgaver for rådene og de ansatte 10 4.1 Organisering og framdrift... 11 42. Oversikt økonomi og regnskapsføring.. 12 5.0 Plan for informasjon og evaluering 12. Side 2
1 Innledning med beskrivelse av de 2 fellesrådene. Alstahaug kirkelig fellesråd og Leirfjord kirkelig fellesråd søker KUD om å få gjennomføre forsøk med sammenslåing av de to fellesrådene. Søknaden er samtidig søknad om dispensasjon fra kirkeloven 5. Leirfjord kirkelig fellesråd og Alstahaug kirkelig fellesråd: Alstahaug Leirfjord Medlemstall Ca 5900 Ca 1800 Ansatte 15 stillinger på totalt 4 stillinger på totalt 250 % (stillingshjemler) 1030% Kirker 4 2 Gravplasser 6 7 Gudstjenester 94 (Ssj.54 Tjøtta 18 34 Alstahaug 22) Begravelser (varierer) 65 20 Vielser 15 4 Stillinger Leirfjord kirkelig fellesråd: 60% kirkeverge 40% organist 100 % gravplassarbeider 50% kirketjener Stillinger i Alstahaug kirkelig fellesråd: * stillinger med uthevet skrift blir finansiert av andre i hovedsak bispedømmet 300% kirketjener/gravplassarbeider inkludert 50% til krigsgravplass 150% organist/kantor 100% kontor 100 % kirkeverge 100 % kateket/menighetspedagog 200 % trosopplæring (hele prostiet) 20% renholder 50% prostesekretær Mindre stillinger på Skålvær og Blomsøy Sesonghjelp/vikarer Side 3
Samarbeidsavtale mellom Alstahaug og Leirfjord. Alstahaug og Leirfjord har siden 2017 hatt en samarbeidsavtale der (se vedlegg) der Leirfjord bl.a betaler for kirkevergetjeneste fra Alstahaug. Alstahaug kirkelig fellesråd som vertsfellesråd Alstahaug kirkelig fellesråd er vertsfellesråd for trosopplæring i Nord-Helgeland prosti. Nord- Helgeland prosti ble i 2008 tildelt midler fra trosopplæringsreformen. De 8 fellesrådene i prostiet inngikk da en samarbeidsavtale der Alstahaug kirkelig fellesråd er vertsfellesråd. Vertsfellesrådet har ansvar for budsjett og regnskap for trosopplæringen i hele prostiet og har også arbeidsgiveransvar for de ansatte som har sitt tjenestested i de ulike menighetene. Det er tilsatt koordinator som har hovedansvar for arbeidet. Trosopplæringen fikk i 2018 et totalt kr 1322.000 i tilskudd inkludert kr 65.000 i utgjevningsmidler. Prost Alstahaug kirkelig fellesråd er prostesete og har ansvar for å stille kontor til disposisjon for prosten i Nord-Helgeland prosti. I Nord-Helgeland prosti er det stillingshjemler for 9 prestestillinger + prost. Alstahaug kirkelig fellesråd får tilskudd fra bispedømmet for å lønne og ha arbeidsgiveransvar for prostesekretær i 50% stilling. Økonomi: Alstahaug kirkelig fellesråd har i 2019 et totalbudsjett på kr 9.381.152 Tilskuddet fra Alstahaug kommune er i 2019 på kr 5.105.038 Det er 0 på investeringsbudsjettet for 2019 Leirfjord kirkelige fellesråd har i 2019 et totalbudsjett på kr 2.290.407 Driftstilskuddet fra Leirfjord kommune er på kr 2.113.007. På investeringsbudsjettet er det satt opp totalt kr 1.117.500 Side 4
Geografi (her vil jeg sette inn et kart over Leirfjord og Alstahaug, men jeg har ikke funnet enda) 2 Mål og hensikt med forsøket Hovedmål med forsøket: Gjennom forsøket ønsker vi en hensiktsmessig organisasjon og felles kultur for 2 fellesrådsområder som allerede samarbeider mye. Vi skal styrke kunnskap og kompetansen på drift og vedlikehold av kirker og gravplasser. Bedre organisering og drift skal styrke tilhørighet og omdømme til kirkens virksomhet. Vi vil finne ut om en større organisasjon gjør at driften av kirken i de 2 kommunene blir bedre, for de ansatte, for rådene og for kirkens øvrige medlemmer. Hovedmålet oppnås ved: - Videreutvikle rasjonell drift - Ressursmessig fleksibilitet (ferieavvikling, sykdom) - Opprettholde et godt samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene - Profesjonell og god ledelse (hel kirkevergestilling, fagstillinger) - Ta vare på den lokale frivilligheten og tilhørigheten - Styrke rekruttering til menighetsråd og fellesråd 2.2 Bakgrunn for søknad. Etter initiativ fra Leirfjord kirkelig fellesråd behandlet Alstahaug kirkelig fellesråd den 28.04.16 i sak 08/16 vedr sak <<Sammenslåing av Leirfjord og Alstahaug kirkelig fellesråd>>. Alstahaug kirkelig fellesråd gjorde da vedtak om: 1. AKF gir kirkevergen i Alstahaug mandat til å starte arbeidet med de første sonderinger og avklaringer for ulike samarbeidsløsninger eller sammenslåing av Alstahaug og Leirfjord kirkelig fellesråd. 2. KAs veileder for kirkelig fellesråd og kommunesammenslåing brukes som arbeidsverktøy for dette arbeidet. Kirkelovens 5 fjerde ledd gir grunnlag for at fellesråd i samme prosti kan søke om å få gjennomføre forsøk med fellesrådsamarbeid. 2.3. Prosjektgruppe Det ble nedsatt en prosjektgruppe som var ansvarlig for å forberede og gjennomføre prosjektet. Prosjektgruppens oppgave er å få til gode, åpne og effektive prosesser ut fra de mål og rammer som er gitt. Side 5
Prosjektgruppen består av: 2 representanter fra Alstahaug fellesråd, 2 representanter fra Leirfjord fellesråd, samt prost. Totalt utgjør dette 5 stemmeberettigede medlemmer. Det oppnevnes også varamedlemmer for disse. I tillegg møter daglig leder/ kirkeverge Tove K Hansen eller den hun utpeker som stedfortreder og tillitsvalgt med møte og talerett. Vinteren 2018 ble det søkt Alstahaug kommune og Leirfjord kommune om tilskudd til å kunne engasjere prosjektleder i 30 %. Begge kommuner innvilget kr 105 000 for 2018 og kr 40 000 for 2019. Prosjektleder ble tilsatt fra 1. april 2018. 2.4. Arbeidsgrupper Det er nedsatt arbeidsgruppe for kirketjenere og gravplassarbeidere for å se på fremtidig organisering av arbeidsoppgaver, samt ferieavvikling og mulighet for avspasering i høytider. Kirketjenergruppa har gitt en skriftlig tilbakemelding på hva de mener er viktig ved en evt. prøve sammenslåing. Det har også vært møte i administrativ gruppe. 2.5. Informasjon Det har vært felles informasjonsmøte for alle fellesrådsansatte og informasjon på fellesrådsmøte både i Leirfjord og i Alstahaug. Kyrkjeverje Jorunn Merete Haukås- Eide i Leikanger og Sogndal var invitert til felles informasjondag for ansatte og rådsmedlemmer for å informere om erfaringer fra sammenslåing av Leikanger og Sogndal kyrkjelege fellesråd. Det har vært gjennomført quest-back undersøkelse blant de ansatte (både prester og fellesrådstilsatte) der det ble etterspurt hvordan gjeldende samarbeidsavtale oppleves og hvordan de ansatte ser på et evt. forsøk med sammenslåing. I all hovedsak gir de ansatte gode tilbakemeldinger i forhold til samarbeidet, og de aller fleste er positive til et forsøk med sammenslåing. I følge prosjektbeskrivelsen skal det informeres om fremdrift på alle fellesrådsmøter i begge fellesråd, prosjektleder har informert i begge fellesråd og har også hatt informasjon i staben(e). Prosjektleder har sent ut informasjonsskriv om arbeidet med prosjektet ca 2.hver mnd. Prosjektleder har vært i Alstahaug menighetsråd og Sandnessjøen menighetsråd høsten 18 for å informere om prosessen. I forhold til kommunene har det vært informasjon i Leirfjord formannskap i oktober 2018 og det skal være informasjon i Alstahaug formannskap 19.februar. Side 6
3 Organisasjonskart i forsøksperioden 3.1 Organisasjonskart for Leirfjord og Alstahaug kirkelig fellesråd, rådsstruktur Alstahaug menighetsråd Velger 2 repr. Sandnessjøen menighetsråd Velger 2 repr. Tjøtta menighetsråd Velger 2 repr. Leirfjord menighetsråd Velger 2 repr. Repr. fra Leirfjord kommune Repr. fra Alstahaug Leirfjord og Alstahaug kirkelig fellesråd 11 representanter Geistlig repr. oppnevnt av prost. Administrasjonsutvalg ADM 3 representanter fra arbeidsgiver 2 representanter fra arbeidstakersiden Arbeidsmiljøutvalg AMU Representanter fra arbeidsgiversiden og arbeidstakersiden Arbeidsutvalg AU Representanter fra hvert tidligere fellesråd Side 7
3. 2. Organisasjonskart i forsøksperioden - ansatte Kirkeverge Prosjektleder forsøke med sammenslåing 10% Konsulent 100% 100% Prosjektledelse bygg og anlegg 50 % Proste sekretær 50% Kirketjener /gravplassarbeider 450% + 2 mindre stillinger Trosopplæring Inkl.men.ped og kateket 300 % (hele prostiet) Kantor Organist 190 % stilling Klokker Ssj. kirke 12 % Renholder 20% Administrasjonen blir tilført en ressurs på 60 %. Det foreslås at 50% stilling går til prosjektledelse bygg og anlegg og at 10 % brukes til ledelse av selve forsøksprosjektet (iverksettelse, oppfølging av informasjon og evaluering) Prosjektledelse for bygg og anlegg vil si å lede prosjekt på bygg og anlegg som går utover vanlig vedlikehold. Det skal være ukentlige stabsmøter der alle ansatte deltar (unntatt trosopplæringsmedarbeidere i LUNTRØ-området og ansatte med mindre enn 50% stilling). Kirketjenere/gravplassarbeidere skal ha planleggingsmøte i starten av hver uke der ukas arbeidsplan gjennomgås. Gudstjenesteplaner gjennomgås i forkant av hvert halvår. Prosjekt Felles kirkelig fellesråd 8
3.3 Fordeler og ulemper ved en sammenslåing. Fordeler Alstahaug Leirfjord Ansatte Rådene Ansatte Rådene Større fleksibilitet i forhold til utførelse av oppgaver og større fleksibilitet ved sykdom og ferieavvikling. Større og mer robust administrasjon. Større arbeids og fagmiljøe. Enklere å samarbeide Styrket administrasjon med mer kompetanse Flere fagpersoner i hver faggruppe. Større mulighet for å kunne spesialisering. Flere fagpersoner i administrasjonen. Større ressurs og mer kompetanse på gjennomføre prosjekt på bygg og anlegg Lengre åpningstid og tilgjengelighet på kontoret Flere fagpersoner er med på å motvirke opplevelsen av å være alene. Dette kan igjen virke inn på å beholde og å rekruttere arbeidstakere. Lengre åpningstid og tilgjengelighet på kontoret Menighetsrådet får større mulighet til å konsentrere seg om MR - oppgaver Enklere å rekruttere til å stille til valg. Større ressurs og mer kompetanse på gjennomføre prosjekt på bygg og anlegg Andre fordeler: Flere ansatte gir mulighet for å arbeide med større prosjektet. Ved vakanser og sykemeldinger vil det være noen som allerede har kunnskap om de lokale praksiser, planer, tradisjoner og nettverk. Større faggrupper gjør også at man i større grad kan spesialisere seg, det gjelder både innenfor administrasjon og innenfor de utøvende fagområdene. Ulemper: Prosjektleder kan ikke se at det vil være noen store ulemper med en prøvesammenslåing. For Leirfjord kan det bli en utfordring/ulempe at det i forhold til tidligere er færre personer som er involvert i fellesrådets saker. Det er viktig å motvirke en opplevelse av at alt blir bestemt i «i byen» Hvor de ulike oppgavene skal ligge: Prosjekt Felles kirkelig fellesråd 9
I forsøksperioden vil Leirfjord kirkelig Fellesråd blir administrert som i dag, fra kirkekontoret i Sandnessjøen. 3.4 Myndighetsutøvelse: Det nye kirkelige fellesrådet (Leirfjord og Alstahaug kirkelig fellesråd) har ansvar for det som tillegger fellesrådet etter 14 i kirkeloven. Menighetsrådene vil ha de samme oppgavene som i dag ( 9) Det nye Alstahaug og Leirfjord kirkelig fellesråd skal bestå av: 2 repr fra Leirfjord MR 2 repr fra Tjøtta MR 2 repr fra Alstahaug MR 2 repr fra Ssj MR 1 repr fra Leirfjord kommune 1 repr fra Alstahaug kommune En repr. oppnevnt av prosten Til sammen 11 representanter 3.5 Endringer i oppgaver for rådene og for de ansatte For rådene: Det nye fellesrådet vil få et større ansvarsområde flere ansatte, flere kirkebygg og gravlunder og større økonomi. Menighetsrådet i Leirfjord vil kunne konsentrere seg om menighetsrådet sine oppgaver i forhold til 9 i kirkeloven. Det skal velges kun 2 personer m/varaer som skal inn i det nye fellesrådet. Når menighetsrådet i Leirfjord ikke lenger har fellesrådets oppgaver, kan dette frigjøre energi til å gjøre menighetsbyggende arbeid. For de 3 menighetsrådene i Alstahaug kommune blir ikke oppgavene endret, de vil fortsatt kunne konsentrere seg om sine menigheter med tilhørende kirkebygg. Endringer i oppgaver for de ansatte: Evt. endringer i oppgavene for de ansatte gjennomgås med kirkeverge i samtaler med den enkelte. De ansatte består av ulike faggrupper: - Kateket/menighetspedagog/trosopplæringsmedarbeider - Kantor/organist - Gravplassarbeidere/kirketjenere - Kontormedarbeidere De ansatte vil som tidligere ha sitt spesielle ansvarsområde knyttet til de ulike menighetene og kirkebygg, dette gjelder både for gravplassarbeidere/kirketjenere, kirkemusikere og de ansatte innenfor trosopplæring. Prosjekt Felles kirkelig fellesråd 10
Slik det er i dag samarbeider de ansatte allerede mye, spesielt innenfor trosopplæring/konfirmantarbeid. Gjennom gjeldende samarbeidsavtale så er det også et samarbeid i forhold til gjennomføring av begravelser og andre oppgaver innenfor feltet gravplassarbeidere/kirketjenere. Når stabene på 1, 5 + 3 stillingers slås sammen til en gruppe på 4, 5 stillinger, gir dette rom for større fleksibilitet og større mulighet for spesialisering. I dag må en gravplassarbeider/kirketjener være «god på alt», fra vedlikehold av maskiner, pussing av sølv, rengjøring av kirker, gravkartkompetanse, gartnerkompetanse og ikke minst kompetanse i forhold til kirkelige handlinger gudstjenester, begravelse og vielser. Gjennom å være en større gruppe kan noen spesialisere seg f. eks innenfor gartnerfaget og kan være veiledere for de andre. For det kirkemusikalske arbeidet vil det være en styrke å være større stillingsmengde samlet. Dette fagfeltet vil være bemannet med 1, 5 stilling + 0, 4 stilling. Dette vil gi rom for fleksibilitet, men også å kunne planlegge større prosjekter sammen. På sikt er det mulig å ha tilnærmet 2 hele kirkemusikkstillinger, noe som kan gjøre rekruttering til stillingene enklere. 4.1 Organisering og framdrift Dersom fellesrådene skal inngå forsøk med sammenslåing, blir det nye fellesrådet konstituert etter menighetsrådsvalget 2019. Det velges samtidig representanter til Administrasjonsutvalg, arbeidsutvalg og arbeidsmiljøutvalg. Det utarbeides en særlig avtale mellom de 2 fellesrådene som gjelder for forsøksperioden. Denne avtalen skal inneholde: - Avtale om budsjett og regnskapsføring - Avtale om opprettelse av fellesråd for Leirfjord og Alstahaug - Avtale om opprettelse av felles ADM, AU og AMU Så snart det er avklart om fellesrådene skal inn i forsøk, må det arbeides med hvordan stillingen for prosjektledelse av bygg og anlegg skal fungere. Stillingen kan utlyses, men det er også mulig å inngå avtaler med lokale firmaer. Utgiftene blir ført på Leirfjord sitt budsjett i forsøksperioden. 4 årig forsøksfase Rådsstruktur 2020 Etablering av nytt fellesråd for Leirfjord og Alstahaug + - AU - Administrasjonsutvalg - AMU 2021 Mot slutten av året - midtevaluering 2022 2023 Sluttevaluering Ansatte Etablere prosjektledelse for bygg og anlegg. Prosjekt Felles kirkelig fellesråd 11
4.2 Oversikt økonomi og regnskapsføring Tjenesteytingsavtalene med Leirfjord kommune og Alstahaug kommune vil bli gjennomgått og samordnet. Det er viktig for publikum at de opplever at tjenesten er lik i de 2 kommunene. Pr. nå har kirkevergen i Alstahaug ansvar for budsjett og regnskapsføring i Leirfjord. I forsøksperioden vil budsjett og regnskap for de 2 tidligere fellesrådene bli samordnet, men med ulike ansvarsområder. Det skal synliggjøres at tilskudd fra Leirfjord kommune går til drift og vedlikehold av kirker og gravplasser i Leirfjord samt lønn til tilsatte i forhold til stillingsmengde som Leirfjord hadde ved forsøkets start. 5. Plan for informasjon og evaluering i forsøksperioden. Evaluering underveis er viktig. Dette gir grunnlag for å kunne gjøre de endringer som må til for å kunne lykkes med å nå målsettingen for forsøket. De er viktig at både ansatte og folkevalgte evaluerer. Det foreslås at Prosjektgruppen for evt. forsøk med sammenslåing av Leirfjord og Alstahaug kirkelig fellesråd erstattes med en referansegruppe. Referansegruppen skal bestå av: 1 repr fra hvert tidligere fellesråd, representant for de ansatte, en prest, kirkeverge og prosjektleder. Representantene velges etter at det nye fellesrådet er etablert. Referansegruppen skal gjennomgå evalueringsrapporter og følge med i forsøket i samarbeid med prosjektleder. Hvordan man opplever og erfarer vil være avhengig av informasjon informasjon blir derfor en viktig del av plan for evaluering. Infoark til alle 4 ganger pr år. Evaluering i faggruppene 3-4 ganger pr.år (kirketjener/gravplassarbeidere trosopplæring kirkemusikere - kontormedarbeidere) Evaluering pr halvår i FR og menighetsrådene Det evalueres gjennom samtaler og bruk av quest-back. Det som skal etterspørres i evalueringen er: Positive og negative forandringer/erfaringer for ansatte og rådsmedlemmer. Evaluering i forhold til måloppnåelse. På det årlige møtet for menighetsråd og ansatte legges det opp til informasjon og samtale rundt forsøket. Vedlegg: (skal legges ved i søknaden) Vedtak fra Alstahaug MR Vedtak fra Sandnessjøen MR Vedtak fra Tjøtta MR Vedtak fra Leirfjord kirkelige fellesråd Vedtak fra Alstahaug kirkelig fellesråd Uttalelse fra prosten i Nord-Helgeland prosti Uttalelse fra Leirfjord kommune Uttalelse fra Alstahaug kommune Prosjekt Felles kirkelig fellesråd 12