Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 VALLE KOMMUNE - KONTROLLUTVALET Medlemmer: Varamedlemmer(Ap) Knut H. Nomeland, Sp, leiar Kent M. Lund,H, nestleiar Kjell Ove Tveiten, Ap Gyro K. Uppstad, Ap Ann Christin Jacob V Tora Homme Uppstad Hallvard K. Rysstad Solveig Rysstad Varamedlem (H) Edvin Brottveit Varamedlemmer (for Sp/V) Steinar H. Homme Knut J. Homme INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET Tid: Onsdag 29. mai 2019 kl. 09.00 Stad: Rådhuset, møterom formannskapssalen SAKSLISTE SAK 04/19 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 05/19 NUMMERERT BREV NR 1 FRÅ REVISOR SAK 06/19 ÅRSREKNESKAPEN ØYNE INDUSTRIBYGG VALLE AS SAK 07/19 KOMMUNEREKNESKAPEN FOR 2018 (vert ettersendt) SAK 08/19 KONTROLLUTVALET SI ÅRSMELDING FOR 2018 Referatsak: R 01/19 Fast post: Årsrapport frå Skatteoppkrevjaren i Valle Revisor orienterer Eventuelt Valle, den 21.05.2019 Knut H. Nomeland Leiar Kjell Ivar Hommen Utvalssekretær Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Innkalling/saksliste sendt elektronisk til medlemmer, ordførar, rådmann og revisor Kopi elektronisk til: Gunn Margith Homme og Setesdølen Varamedlem(er) møter berre etter særskild innkalling. Eventuelle forfall meldast til Kjell Ivar Hommen, tlf. 97 51 02 98 2
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 VALLE KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Møte nr. 01/19 Dato: 23.01.2019 kl. 10.00-10.45. Stad: Kommunehuset, videokonferanserommet Til stades: Knut H. Nomeland, leiar Gyro K. Uppstad Steinar H. Homme (vara for Ann Christin Jacob) Kent M. Lund og Kjell Ove Tveiten hadde forfall. Ann Christin Jacob møtte ikkje. Dessutan møtte: Revisjonssjef Tor Ole Holbek Revisor Tommy Pytten Utvalssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ingen merknader til innkalling og sakslista. SAKSLISTE SAK 01/19 GODKJENNING AV MØTEBØKER SAK 02/19 BREV FRÅ 5 KOMMUNESTYREMEDLEMMER - UTGREIING SAK 03/19 MØTEPLAN 2019 SAK 04/19 UAVHENGIGHETSERKLÆRINGAR FRÅ REVISOR Fast post: Revisor orienterar Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Valle, 22.11.2018 Godkjenning av møteboka: Knut H. Nomeland Gyro K. Uppstad Steinar H. Homme Utskrift vert sendt til: Kontrollutvalets medlemmer og varamedlemmer, ordførar, rådmann, revisor, Gunn Marith Homme og Setesdølen 2
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Møtebok 23.01.2019 Valle kontrollutval SAK 01/19 GODKJENNING AV MØTEBOK Samrøystes vedtak: Møteboka frå møta 22.11.2018 vert godkjend. SAK 02/19 BREV FRÅ 5 KOMMUNESTYREMEDLEMMER- UTGREIING Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet tek utgreiinga til etterretning. Saka vert send til kommunestyret for oppfølging av dei konklusjonar og tilrådingar som kjem fram i utgreiinga. Saksutgreiing: Sakshandsamar: Kjell Ivar Hommen SAK 02/19 BREV FRÅ 5 KOMMUNESTYREMEDLEMMER - UTGREIING Vedlegg: Brev frå 5 kommunestyremedlemmer Utgreiing frå Agder Kommunerevisjon IKS Bakgrunn: Kontrollutvalet har motteke brev frå 5 kommunestyremedlemmer, datert 14.11.2018, kor dei stiller spørsmål med handsaminga i kommunestyret i sak 39/18. Saka gjeld Ny brannstasjon i Valle, kjøp av Øyvegen 4 frå Setesdalsbygg AS. Spørsmåla som vert stilla er: 1. Når Valle kommune skal skaffe ny brannstasjon i Valle og vel å ikkje byggje i eigen regi. Kan ein berre gå til ein aktør og innleie forhandlingar? 2. Valle kommune kjøper eigedomen «som den er». Kan kommunen etter å ha kjøpt eigedomen gå i forhandling med Setesdalsbygg AS om opprusting av anlegget utan å konkurranseutsette det? 3. Prisen på eigedomen er fastsett utan at det føreligg nokon takst eller vurdering av marknadsverdi. Meiner kontrollutvalet at ein i denne saka har hatt gode nok prosedyrar til å fastsette rett pris? Bør ein takst og ein vurdering av marknadsverdi ligge til grunn for forhandlingane? Kontrollutvalet drøfta brevet i sitt møte 22.11.2018, og gjorde slikt samrøystes vedtak: «Kontrollutvalet oversender brev datert 14.11.2018 frå 5 kommunestyremedlemer til Agder Kommunerevisjon IKS for utgreiing.» Utgreiinga frå Agder Kommunerevisjon IKS er motteke 20.12.2018. 3
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Ein syner til utgreiinga som ligg med saka. Her vil ein nemne revisjonens konklusjonar og tilrådingar. På spørsmål nr. 1 er konklusjonen: «Når det er fastsatt i formannskapet at man ønsket å undersøke muligheten for å kjøpe den eksisterende brannstasjonen hadde kommunen adgang til å gå direkte til eier for å fremforhandle en kjøpsavtale.» På spørsmål 2 er konklusjonen: «Det vil være i strid med lov og forskrift om offentlige anskaffelser dersom kommunen går i forhandling med Setesdalsbygg AS om opprustning av anlegget utan å konkurranseutsette det. Rådmannen oppga i møte med revisjonen den 6.12.2018 at det ikkje vil bli startet forhandlinger med Setesdalsbygg AS om utvidelse av avtalen til også å omfatte ombygging. Kommunen vil gjennomføre anskaffelsen av ombyggingen som en seperat prosess i tråd med de relevante regler i forskrift om offentlige anskaffelser.» På spørmål nr. 3 kjem revisjonen med nokre tilrådingar om tiltak som vil styrke kommunen si internkontroll ved kjøp/sal av slike eigedomar med utgangspunkt i kommunelova 23 andre ledd og rettleiar gjeven ut av KS, «Rådmannens internkontroll». Revisjonen tilrår at: «Der anskaffelsesreglementet ikkje kommer til anvendelse er det revisjonens oppfatning at kommunen bør ha tilstrekkelig internkontroll som sikrer at anskaffelsesprosessen foregår på en måte hvor fellesskapets midler blir vel ivaretatt. Dette bør gjøres ved at man har rutiner for håndtering av slike kjøp/sal i kommunen og rutiner som sikrer at man dokumenterer alle ledd i prosessen. Slike rutiner bør videre inneholde vurdering av habilitet. Revisjonen har fått opplyst at Valle kommune ikkje har retningslinjer eller rutiner som angir hvordan saksbehandler skal gå frem i en sak som denne. Revisjonen vil derfor anbefale at slike rutiner utarbeides for å oppfylle kravet til god internkontroll, jfr. Kommunelovens 23 annet ledd. Revisjonen vil videre anbefale at kommunen under hensyn til god internkontroll ikkje stiller med en person i slike forhandlinger, men enten et forhandlingsutvalg alternativt med fleire personer. Ved å stille med fleire personer frå kommunen sikrer man i større grad god kvalitet og kontroll og det er langt lettere å tilfredsstille dokumentasjon av prosessen. I samsvar med krav til god internkontroll vil revisjonen anbefale at man ved slike kjøp/sal innhenter verdivurdering før transaksjonen gjennomføres. En slik verdivurdering/takst vil sikre en objektiv vurdering av pris, samtidig som man får dokumentert grunnlaget for avtalen.» Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet tek utgreiinga til etterretning. Saka vert send til kommunestyret for oppfølging av dei konklusjonar og tilrådingar som kjem fram i utgreiinga. 4
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder SAK 03/19 ÅRSPLAN FOR 2019 Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet vedtek årsplan for 2019. Saksutgreiing: Sakshandsamar: Kjell Ivar Hommen SAK 03/19 ÅRSPLAN FOR 2019 Vedlegg: Framlegg til årsplan for 2019. Sekretariatet har laga eit framlegg til årsplan. Ein gjer framlegg om 4 møter i dette utvalet før kommunevalet 2019. Det kan verta aktuelt å endre på datoar, fordi m.a. tidspunkt for handsaming av årsrekneskapen for kommunen er usikker. Ein vil be utvalet sine medlemmer om å kome med innspel på orienteringar, informasjon osv. som er ynskjeleg i 2019. Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet vedtek årsplan for 2019. 3. Møteplan Dato Saker til handsaming (førebels oversikt) Onsdag 23.01.2019 Årsplan 2019 Utgreiing frå revisor Aktuelle saker Onsdag 27.03.2019 Internkontroll - orientering Aktuelle saker Onsdag 15.05.2019 Kommunerekneskapen for 2018 Årsrekneskapen 2018 for Øyne Industribygg Valle KF Aktuelle saker Onsdag 04.09.2019 Forvaltningsrevisjonsrapport Budsjett for Kontroll og Tilsyn 2020 Selskapskontroll Konsesjonskraft IKS Aktuelle Saker??????????? 5
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder SAK 04/19 UAVHENGIGHETSERKLÆRINGAR FRÅ REVISOR Samrøystes vedtak: Basert på revisors eigenvurdering av sin uavhengighet meiner kontrollutvalet at det kan konkluderes med at revisor tilfredsstiller kommuneloven og revisjonsforskriftas krav til uavhengighet. Saksutgreiing: Sakshandsamar: Kjell Ivar Hommen SAK 04/19 UAVHENGIGHETSERKLÆRINGAR FRA REVISOR Vedlegg: Uavhengighetserklæringar frå oppdragsansvarlege revisorane Tor Ole Holbek og Tommy Pytten. Saksopplysningar Oppdragsansvarleg revisor skal i medhald av revisjonsforskriftas 15 kvart år gje ei skriftleg eigenvurdering om sin uavhengighet til kontrollutvalet. Kontrollutvalet må vurdere om revisors eigenvurdering tilseier at revisor tilfredsstiller de krav til uavhengighet som går fram i kommunelova og revisjonsforskrifta. Framlegg til vedtak: Basert på revisors eigenvurdering av sin uavhengighet meiner kontrollutvalet at det kan konkluderes med at revisor tilfredsstiller kommuneloven og revisjonsforskriftas krav til uavhengighet. Fast post: Revisor orienterar Revisor orientera om kva område dei vil sjå særskilt på i samband med revisjon av kommunerekneskapen for 2018. Eventuelt Kontrollutvalet vil invitera rådmannen til møtet 23. mars for å få ei orientering om arbeidet med å forbetre internkontrollen i kommunen. 6
Agder Sekretariat Kontrollutvalet i Valle kommune Sak 05/19 Møtedato: 29.05.2019 Sakshandsamar: kih SAK 05/19 NUMMERERT BREV NR. 1 FRÅ REVISOR Vedlegg: Nummerert brev nr. 1 frå revisor, datert 25.01.2019 Bakgrunn: Revisjonen har i nummerert brev nr. 1 informert om at Valle kommune i sitt budsjettvedtak i møte 27.12.2017 ikkje la fram alle pliktige budsjettskjema. Kommunen er gjort merksam på dette, og kommunestyret har blitt orientert og manglande skjema er nå lagt fram. Revisor vil orientere om saka i møtet. Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet tek nummerert brev nr. 1 frå revisor til orientering.
Agder Sekretariat Kontrollutvalet i Valle kommune Sak: 06/19 Møtedato: 29.05.2019 Sakshandsamar: kih SAK 06/19 ÅRSREKNESKAPEN FOR 2018, ØYNE INDUSTRIBYGG VALLE KF Lover, forskrifter: Lov om kommunar og fylkeskommunar av 25. september 1992 Forskrift om Årsbudsjett, årsrekneskap og årsmelding for kommunale og fylkeskommunale føretak av 17. desember 1999. Saksdokument vedlagt saken: Årsrekneskapen for 2018 Årsmelding for 2018 Revisjonsmelding, datert 30. april 2019 Saksopplysningar: Rekneskapen viser eit netto driftsresultat på kr 76.269 og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 0. Det føreligg standard revisjonsmelding frå Agder Kommunerevisjon IKS. Årsrekneskapen inneheld driftsrekneskap, investeringsrekneskap, balanserekneskap, økonomiske oversikter, noteopplysningar og pliktige budsjettopplysningar. Årsrekneskapen er utarbeida etter dei formelle krav som stilles i kommuneloven med tilhøyrande rekneskapsføresegner i forskrift om årsrekneskap og årsmelding for kommunale og fylkeskommunale føretak, og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Handsaming av årsrekneskapen Handsaming av årsrekneskap og årsmelding vil være slik, jf forskrift om årsrekneskap og årsmelding i kommunale føretak: - Føretaket sitt styre og dagleg leiar legg fram årsrekneskapen og årsmelding - Revisor legg fram revisjonsmelding til kommunestyret - Kontrollutvalet legg fram uttale om årsrekneskapen til kommunestyret - Formannskapet gjev innstilling til kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalets uttale skal føreligge når formannskapet handsamar rekneskapen) - Kommunestyret godkjenner rekneskapen Framlegg til vedtak: Uttale frå kontrollutvalet til kommunestyret: Kontrollutvalet har handsama rekneskapen for 2018 til Øyne Industribygg Valle KF. Saman med årsrekneskapen låg det føre revisjonsmelding frå Agder Kommunerevisjon IKS.
Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av rekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og noter, tilfredsstiller dei formelle krav og rekneskapsbrukaren sitt informasjonsbehov. Ut over dette og det som går fram av revisjonsmeldinga til årsrekneskapen, datert 30. april 2019, har kontrollutvalet ingen merknader til årsrekneskapen for 2018 for Øyne Industribygg Valle KF.
ÅRSMELDING FOR ØYNE INDUSTRIBYGG VALLE KF 2018 Det har vore 1 styremøte i 2018 (25.04.) der det vart handsama 5 saker. Årsmelding 2017, rekneskap 2017, disponering av overskot 2017, budsjett 2019, budsjettendring 2018 og under eventuelt blei det lagt fram forslag om å sette opp eit lagerbygg. Driftsrekneskapet for 2018 syner eit Resultat på kr 0. Dette skuldast at den budsjetterte avsetning til fond på kr 132 000 er større enn den Faktiske avsetning til fond på kr 126 616,24. Det er derfor gjennomført ein strykning på kr 5 383,76 på det resterande beløpet. Avsetninga til fond i 2018 inkluderer kr 50 346,27 av tidligare års regnskapsmessige mindreforbruk. Ein ser det som ein fordel å bygge opp fond for å take høgde for framtidig vedlikehald, både planlagd og uføresett. Disposisjonsfond pr.31.12 er på kr 680 050,14. Det har ikkje vore investeringar i 2018. men det blei i møte 25/4-18 bestemt at ein skal starte ei utgreiing om bygging av eit lager bygg. Detta arbeidet vil fortsette i 2019. Det har vore ordinær drift ved at bygget er leigd ut til Setpro as. Styret har hatt denne samansetninga: Leiar: Nestleiar: Styremedlem: Styremedlem: Torleif Homme Geir Helge Solheim Anna Lise PedersenVæting Kurt L Høyland Valle 24. April 2019 Vicky Lolk Norvik Dagleg leiar /Rekneskapsførar
Agder Sekretariat Kontrollutvalet i Valle kommune Sak 08/19 Møtedato: 29.05.2019 Sakshandsamar: kih SAK 08/19 KONTROLLUTVALET SI ÅRSMELDING FOR 2018 Vedlegg: Framlegg til årsmelding for 2018 Sekretær har utarbeida framlegg til årsmelding for Valle kontrollutval 2018. Framlegg til vedtak: Årsmeldinga for 2018 vert vedteken.
Valle kommune Kontrollutvalet si årsmelding 2018 Agder Sekretariat
Årsmelding for Valle kontrollutval 2018 KONTROLLUTVALET SITT ANSVAR Kommunestyret har etter Kommunelova 76 det øvste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kontrollutvalet skal etter Kommunelova 77 stå føre det jamlege tilsynet med den kommunale forvaltninga på kommunestyret sine vegne. Kontrollutvalet rapporterer om si verksemd til kommunestyret. KONTROLLUTVALET SI VERKSEMD M.M. Kontrollutvalet sine møter I løpet av 2018 har det vore 6 møter og handsama 19 saker. (Eit av møta vart ikkje vedtaksført, då berre to av medlemmane møtte). I tillegg kjem referatsaker, førespurnader og orienteringar. Ordførar og rådmann har delteke på nokre kontrollutvalsmøter for å orientere om saker som utvalet har hatt ønske om å få ein breiare kunnskap og informasjon om. Ein har mellom anna blitt orientera om kommunen sine varslingsrutinar, og om stoda for Valle kommune når det gjeld mobbing i skulane. Møta vert halden i kommunehuset i Valle. Saksdokument og møtebøker vert lagd ut på kommunen si heimeside. Kontrollutvalet sine oppgåver I forskrift om kontrollutval 4 heiter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalet skal sjå etter at: kommunens rekneskap vært revidert på ein forsvarleg måte det vær gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innanfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultata av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Kontrollutvalet kan hjå kommunen, utan hinder av teieplikt, krevje ein kvar opplysning, utgreiing eller eitkvart dokument og gjera dei undersøkingar som det finn naudsynt for å gjennomføre oppgåvene. Kontrollutvalet sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon Kommunerekneskapen for 2017 vart handsama i kontrollutvalet 24.05.2018. Revisjonen ga si revisjonsmelding 23.05.2018. På bakgrunn av denne gav kontrollutvalet sin uttale til kommuneregnskapet for 2017 i medhald av kontrollutvalsforskrifta 7. Kontrollutvalet peika på at rekneskapen vart lagt fram mykje seinare enn gjeldande frist, og at dette minska utvalet sitt høve til å gjere sine pliktig oppgåver på ein fullgod måte. Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 1
Årsmelding for Valle kontrollutval 2018 Rekneskapen for Øyne Industribygg Valle KF for 2017 vart handsama i same møte. og utvalet ga sin uttale om dette. Kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalet som etter kommunelovas reglar har ansvaret for at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette går fram av 77, nr. 4 som har følgjande ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Kapittel 5 i forskrift om kontrollutval inneheld utfyllande reglar om kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskrifta 10 skal kontrollutvalet minst ein gong i valperioden utarbeide ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporterast til kommunestyret (jf. forskriftas 12). I Plan for forvaltningsrevisjon for 2016-2019 er følgjande område/prosjekt for forvaltningsrevisjon prioritert: Styring og internkontroll (overordna) Sørge for tjenester i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven og gjeldende forskrifter (helse- og omsorg) Inkluderende læringsmiljø (skole og barnehage) Barneverntjenester (barnevern) I vedtaket frå kommunestyret går det fram at kommunestyret gjev kontrollutvalet fullmakt til å foreta eventuelle endringar i prioriteringa av aktuelle prosjekt, og til å setje i verk andre prosjekt dersom utvalet ser trong for det. Gjennomføring av forvaltningsrevisjon I 2017 vart det handsama ei utgreiing frå revisor omkring sakshandsaming og retningsliner for omklassifisering av dyrka- og overflatedyrka jord med bakgrunn i omklassifisering av dyrkaog overflatedyrka jord på gnr. 50, bnr. 6 i Valle. Kontrollutvalet gjorde i si handsaming framlegg til kommunestyret om å gjere slikt vedtak: 1. Rådmannen syter for å utarbeide skriftlege rutinar som sikrar at sakshandsaminga av omklassifisering av dyrka- og overflatedyrka jord er i samsvar med krav i lovverket, samt at saker blir tilfredsstillande dokumentert og arkivert i kommunen sitt saksarkiv. 2. Rådmannen syter for å gjere ei ny og grundig vurdering av omklassifiseringa av dei i rapporten omtala areala på gnr. 50/6 i Valle. 3. Når dei nye vurderingane er gjennomført, vert kontrollutvalet skriftleg informert om kva som er gjort. Ein har i 2018 følgd opp denne saka, og rådmannen la i møte 22.03.2018 fram rutinar i tråd med kva kommunestyret gjorde vedtak om. I møte 11.10.2018 tinga utvalet ein prosjektplan for prosjektet «Inkluderende læringsmiljø.» Prosjektet vart tinga av Agder Kommunerevisjon IKS i møte 22.11.2018, og rapport er venta motteke innan 15.08.2019. Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 2
Årsmelding for Valle kontrollutval 2018 Vidare har utvalet handsama ei utgreiing frå revisor omkring tildeling av brøyteroder. Kontrollutvalet sine oppgåver ved selskapskontroll Etter endringar i kommuneloven og tilhøyrande forskrifter med verknad frå 1.7.2004, er kontroll og tilsyn med kommunalt eigde selskap ein prioritert oppgåve, og det er tatt inn eigne reglar om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av ein obligatorisk del som går ut på å føra tilsyn med forvaltninga av eigarinteressa i selskapet (eigarskapskontroll) og ein frivillig del, som medfører at det også kan gjennomførast forvaltningsrevisjon når kontrollutvalet eller kommunestyret finn det naudsynt eller ønskeleg. Selskapskontroll skal gjennomførast på bakgrunn av Plan for selskapskontroll, som kommunestyret skal vedta. I Plan for selskapskontroll er desse selskapa prioritert: Aust-Agder Museum og Arkiv IKS Konsesjonskraft IKS Setesdal Miljø og Gjenvinning IKS Setesdal Brannvesen IKS Setesdal IKT I vedtaket frå kommunestyret går det fram at kontrollutvalet får fullmakt til å prioritere kva for selskap som det skal gjennomførast kontroll i, til å definere omfanget og innhaldet i selskapskontrollen (eigarskapskontroll) og/eller forvaltningsrevisjon og til å foreta endringar i prioritering mellom dei aktuelle selskapa og eventuelt prioritere nye selskap dersom særskilde tilhøve skulle tilseia det. Gjennomføring av selskapskontroll Utvalet handsama i møte 24.05.2018 rapporten frå selskapskontroll i Setesdal Brannvesen IKS. Framlegg til vedtak vart send kommunestyret til handsaming, der ein rådde til at dei bad rådmannen sjå etter at dei tilrådingane som kom fram i rapporten vart gjennomført. Kontrollutvalet ynskja skriftleg melding frå rådmannen innan utgangen av 2018 om kva som var gjort. Det gjeld desse tilrådingane: Bygland, Bykle, Iveland og Valle kommuner bør utarbeide eierskapsmelding for kommunen, herunder regler og rutiner for eierskapsoppfølging. Utarbeidelse av etiske retningslinjer. Utarbeidelse av instruks for styret, herunder retningslinjer for håndtering av mulige habilitetskonflikter. Det bør klargjøres i eierkommunenes delegasjonsreglement at det er gitt delegasjon av myndighet etter brann- og eksplosjonsvernloven til Setesdal Brannvesen IKS. Det bør tydeliggjøres av eierkommunene enten i delegasjonsreglementet eller i vedtak hvem som er klageorgan etter brann- og eksplosjonsloven. Det bør legges til rette for årlige eiermøter mellom eierkommunene og Setesdal Brannvesen IKS. Sentrale dokumenter som årsmelding og årsregnskap legges frem for relevante politiske utvalg, fortrinnsvis kommunestyret. Protokoll fra representantskapet underskrives av møteleder og to av representantskapets medlemmer i samsvar med IKS-loven. At innkalling til representantskapsmøte skjer med minst 4 ukers varsel og at sakslisten er vedlagt. Angitt frist for innkalling og varsling av representantskapsmøte i Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 3
Årsmelding for Valle kontrollutval 2018 selskapsavtalen, bør justeres i samsvar med IKS-loven ved neste revidering av avtalen. Det bør tas inn et punkt om plikt til å holde arkiv iht. arkivloven ved neste revidering av selskapsavtalen. Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere sine verv i styrevervregisteret. Ein har og tinga selskapskontroll i Konsesjonskraft IKS, saman med dei fleste andre eigarkommunane i selskapet. (Rapport skal vere ferdig i første halvår 2019) Andre saker Etter kontrollutvalet si forskrift 18 skal kontrollutvalet leggje fram framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalet handsama framlegg til budsjett for Kontroll og Tilsyn for 2019 i sitt møte den 11.10.2018, og sende det til kommunen i medhald av forskrifta, som seier at forslaget skal følgje med formannskapet sitt framlegg til kommunen sitt budsjett ved kommunestyrehandsaminga. Kontrollutvalet si samansetjing Valle kontrollutval skal etter gjeldande reglementet ha fem medlemmer. For perioden 2015-2019 er desse vald: Leiar: Nestleiar: Medlem: Medlem: Medlem: Knut H. Nomeland (Sp) Kent M. Lund (H) Kjell Ove Tveiten (Ap) Gyro K. Rysstad Ap) Anne Elisabeth Gilbert Axelssen/Ann Christin Jacob (V) Desse varamedlemmane har møtt i einskilde møter: Tora Homme Uppstad og Hallvard K. Rysstad. Kontrollutvalet sitt sekretariat Kontrollutvala i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom Agder Sekretariat, som er eit selskap skipa etter 27 i kommunelova. Selskapet har 2 tilsette og har kontorstad i Kvinesdal kommune. Sekretariatet sine oppgåver er fastsett i Forskrift for kontrollutval og i selskapet sine vedtekter. Det skal mellom anna sjå etter at dei sakene som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarleg utgreia, og at utvalet sine vedtak vert sett i verk. Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 4