Eksportdokumenter Veileder i bruk av eksportdokumenter VI GIR LOKALE IDEER GLOBALE MULIGHETER
Veilederen er utarbeidet av Innovasjon Norge i samarbeid med Enterprise Europe Network. Innovasjon Norge 2008 Telefon 22 00 25 00 Telefaks 22 00 25 01 www.innovasjonnorge.no Telefon 22 00 29 50 Telefaks 22 00 25 01 www.bedriftieu.no
Forord Det er med glede vi presenterer utgave nummer fem av Veileder i bruk av eksportdokumenter. Det er grunnleggende å forstå at eksportdokumenter, foruten bærere av informasjon, også har en viktig juridisk rolle, som kontraktsgrunnlag, bevismateriale for utførte handlinger, som underlag for å beregne toll og avgifter osv. For å unngå stopp i vare- og pengeflyten over grenser må du kunne presentere riktige handelsdokumenter i rett form og til riktig tid. Kapittel 1 og 2 kan med like stor fordel leses av daglig leder og logistikksjef som skipnings- og økonomiansvarlige. Det er mye penger og tid å spare i mange bedrifter ved å forenkle egne rutiner og bevisst bruke informasjonsteknologien som hjelpemiddel. I kapittel 3 gir vi en veiledning om hvordan du bruker de øvrige dokumentkapitlene. Stikkordsmessig omhandler disse kapitlene: 4. Handelsfaktura, andre typer fakturaer og pakkliste 5. Tolldeklarering ved eksport, transitt og statistikkmelding (EU) 6. Opprinnelsesbevis, for å få tollfordeler eller av formelle hensyn 7. Produktkontroll sertifikater med utvalgte eksempler 8 Transportdokumenter som instruksjon og etter transportform 9. Forsikringsdokumenter 10. Adresseliste til dokumentleverandører samt hjemmesider Hos oss som jobber med internasjonale handelsbetingelser i Innovasjon Norge har jobben med veilederen vært et typisk lagarbeid. Turid Dypedal, Sjur Klætte, Kathrine Kofstad og Maria C. Lundstad har alle bidratt på hver sine felt, og vært i kontakt med vårt nettverk som tilretteleggere av dokumentasjonen. Sist, men ikke minst har vi vært så heldige å kunne trekke veksler på en rekke ressurspersoner i Norstella, Mattilsynet, DnB NOR, Pronom, SGS, Kavli, Kuehne Nagel, if Skadeforsikring med flere. Vi håper veilederen blir et godt grunnlag for å jobbe med egen dokumentasjonsflyt. Med vennlig hilsen Innovasjon Norge, handelsteknisk avdeling VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER 3
Innhold 1. Eksportdokumenter hva og hvorfor?... 6 1.1 Hvorfor har vi eksportdokumenter?... 6 1.2 Internasjonal handel mange parter med delvis ulike roller... 6 1.3 Dokumenter krav til form, innhold og håndtering... 7 1.4 Informasjonen som kreves i vanlige handelsdokumenter... 8 2. Elektroniske eksportdokumenter... 9 2.1 Arbeidet for enklere handelsprosedyrer... 9 2.2 Fordeler ved bruk av elektronisk dokumentasjon i internasjonal handel... 10 3. Hvordan bruke veilederen?... 14 3.1 Innledning... 14 3.2 Gjennomgående dokumentomtale... 14 3.3 Særskilte tilleggskrav?... 15 4. Handelsfaktura og pakkliste... 16 4.1 Innledning... 16 4.2 Handelsfaktura/Proformafaktura... 18 4.3 Sjekkliste Handelsfaktura... 20 4.4 Tollfaktura... 22 4.5 Pakkliste... 24 5. Tolldeklarering ved eksport... 27 5.1 Innledning... 27 5.2 Enhetsdokument (Single Administrative Document)... 28 5.3 Søknad om utførselslisens... 32 5.4 ATA-Carnet... 34 5.5 TIR-Carnet... 36 5.6 INTRASTAT for bedrifter registrert i EU... 38 4 VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER
Innhold 6. Opprinnelsesbevis... 41 6.1 Innledning... 41 6.2 Certificate of Origin Generelt opprinnelsesbevis... 42 6.3 Opprinnelsesbevis som kan gi tollfordeler... 44 6.4 Fakturaerklæring Fakturaerklæring EUR-MED GSP fakturaerklæring... 46 6.5 Varesertifikat EUR.1... 48 6.6 Varesertifikat EUR-MED... 50 6.7 GSP Erstatningssertifikat Form A... 52 6.8 Nasjonale leverandørerklæringer... 54 6.9 Opprinnelsesbevis nasjonale... 56 7. Produktkontroll sertifikater... 59 7.1 Innledning... 59 7.2 Samsvarserklæring... 60 7.2.1 Erklæring om overensstemmelse nærmere om innhold... 62 7.3 Certificate of Conformity... 64 7.4 Clean Report of Findings Forhåndsinspeksjon av varer... 66 7.5 Plantesunnhetssertifikat (Phytosanitary Certificate)... 68 7.6 Sunnhetssertifikat for fisk nasjonalt eksempel... 70 7.7 Certificate of Health (Free Sale Certificate)... 72 8. Transportdokumenter... 74 8.1 Innledning... 74 8.2 Shipping instruction/transport advice... 76 8.3 Internasjonalt veifraktbrev CMR... 78 8.4 Bill of lading (B/L) Konnossement... 80 8.5 Sjøfraktbrev Sea Waybill... 82 8.6 Flyfraktbrev Air Waybill (AWB)... 84 8.7 Internasjonalt jernbanefraktbrev CIM... 86 8.8 Farlig gods... 88 9. Forsikringsdokumenter transportforsikring... 91 9.1 Innledning... 91 9.2 Forsikringssertifikat... 92 9.3 Forsikringsbevis (polise)... 94 10. Adresseliste... 96 VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER 5
1. Eksportdokumenter hva og hvorfor? 1.1 HVORFOR HAR VI EKSPORTDOKUMENTER? Begrepene eksportdokumenter og handelsdokumenter brukes ofte om hverandre. Ved forsendelse av varer over grenser er eksportdokumenter en nødvendighet. For å forstå meningen med handelsdokumenter er det viktig å skjønne at disse dokumentene ikke bare er bærere av informasjon. De har også en juridisk betydning. Handelsdokumenter brukes: for at varer lovlig skal krysse grenser som et kontraktsgrunnlag mellom eksportøren og ulike tjenesteytere som bevismateriale, i tilfelle konflikt mellom ulike parter i forsyningskjeden De vanligste eksportdokumentene er handelsfakturaen, pakklisten, utførselsdeklarasjonen og fraktdokumentet. Et uklart eller et feilutfylt eksportdokument kan skape misforståelser. Da kan enten varene stoppe opp på grensen eller et annet sted under transporten, og i verste fall får du ikke betalt fordi underlaget for utbetaling er utilstrekkelig. Økt fokus på sikkerhet og krav om forhåndsvarsling av vareforsendelser, har ytterligere understreket betydningen av å presentere riktige handelsdokumenter i rett form og til rett tid. Det er viktig å være klar over at selv om eksportøren velger å sette bort dokumenthåndteringen, for eksempel til en speditør, er det som regel likevel eksportøren som i siste omgang har det formelle ansvaret for feilaktige og utilstrekkelige opplysninger. 1.2 INTERNASJONAL HANDEL MANGE PARTER MED DELVIS ULIKE ROLLER FNs økonomiske kommisjon for Europa, UNECE, har lagt ned et stort arbeid i å standardisere og forenkle internasjonal handelsdokumentasjon, i tillegg til å legge til rette for elektronisk dokumentoverføring. De har regnet på at en eksportør og en importør ved et varekjøp ofte ender opp med totalt: 18 forskjellige parter 40 ulike handelsdokumenter 360 kopier Norske eksportører, særlig på våre nærmarkeder i EØS, opplever stort sett en enklere virkelighet. Faktum er ikke desto mindre at når varer krysser grenser blir partene flere. 6 VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER
Typiske parter i et internasjonalt varesalg er, foruten eksportør og importør: Tollvesen i eksport- og importlandet Andre kontrollmyndigheter i eksportlandet Andre kontrollmyndigheter i importlandet Myndigheter i transittlandet Eksportørs og/eller importørs transportør med tilhørende nettverk Havner, flyplasser, transport- og lagerterminaler under transporten Eksportørs og/eller importørs bank Eksportørs og/eller importørs forsikringsselskap De ulike partene kan ha forskjellige krav til samme dokument. For eksempel kan importlandets tollmyndigheter og kjøpers bank ha forskjellig syn på hvordan en riktig faktura skal se ut. Dette fører til at et internasjonalt handelsdokument blir mer innholdsrikt enn et nasjonalt. De enkelte parter kan også forlange forskjellig typer dokumenter, både for at vareforsendelsen skal komme fram og bli betalt. For sikkerhets skyld ender ofte eksportøren opp med å produsere en større antall handelsdokumenter der for eksempel to eksemplarer er til tollmyndigheter, tre til kjøper, fire til speditøren, to til banken og så videre. Du kan forenkle denne prosessen betraktelig ved å: bruke elektroniske systemer der du overfører informasjonen fra ordrebekreftelse/ kontraktstidspunkt over i handelsdokumentasjonen begrense antall handelsdokumenter til de viktigste (se neste side) prøve å bli enig med flest mulig parter i forsyningskjeden om å utveksle dokumentasjonen elektronisk I kapittel 2 går vi nærmere inn på hvordan du kan forenkle arbeidet med eksportdokumenter. 1.3 DOKUMENTER KRAV TIL FORM, INNHOLD OG HÅNDTERING For at et eksportdokument skal godtas av aktuelle parter stilles det ofte krav til form, innhold og håndtering. Under har vi listet opp en del viktige spørsmål du må kunne besvare for å sikre deg at dokumentflyten ikke stopper opp: Godtas standardblanketter og eventuelt hvilke? Hvem kan/kan ikke fylle ut dokumentet? Godtas elektroniske versjoner? Krav til språk? Hvor mange eksemplarer av dokumentet kreves og av hvem? Krav om original? Krav om tilleggsinformasjon utover det som er vanlig? Krav om tilleggserklæringer? Krav om undertegning og fra hvem? Krav om stempling og fra hvem? Krav om datering? Kan jeg gjøre endringer/overstrykninger i dokumentet? Krav om innholdsmessig samsvar med andre dokumenter? VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER 7
1.4 INFORMASJONEN SOM KREVES I VANLIGE HANDELSDOKUMENTER VED EKSPORT Når du har fullført handelsfakturaen har du ofte 80-85 prosent av den informasjonen du trenger for de andre eksportdokumentene. Da er det viktig å ha systemer som kan dra med seg denne informasjon over til andre dokumenter. Du sparer da både tid og unngår senere problemer på grunn av manglende overensstemmelse mellom de forskjellige dokumentene. Tabellen under er ment som et innspill til hvordan du kan jobbe for å forenkle din egen dokumentasjonsflyt. I tabellen fokuserer vi på den type handelsdokumentasjon som normalt alltid må være med når varer krysser grenser; fakturaen, utførselsdeklarasjonen, transportdokumentet og pakklisten. For innholdsmessig enkle vareforsendelser kan pakklisten i en del tilfelle erstattes av fakturaen. Noter: 1. Informasjonstyper muligheter: R = hentet fra register VA = informasjon hvor verdien varierer, men som kan automatiseres, for eksempel vektmål. 2. Isteden for at eksportøren fyller ut transportdokument kan han/hun ha en mal for skipningsinstruksjon til transportøren, i form av en Shipping Instruction eller Transport Advice. (Se Kap. 8). x informasjon som vanligvis kreves. (x) betinget nødvendig informasjon. Info.element Type Handels- Pakkliste Utførsels- Transportinfo 1) faktura deklarasjon dokument 2) Selgers fakturaadresse R x x (x) Selgers henteadresse R (x) x x Kjøpers fakturaadresse R x x x (x) Kjøpers leveringsadresse R x x x Ikke egen rubrikk Varemottaker ikke kjøper? (x) x Vareeier? (x) Notify-adresse VA x x (x) Evt. to order adresse R (x) (x) Datering utstedelse VA x x x x Datering forfall VA x Ordrenummer VA x TVINN-nr. (x) Annet referansenummer selger/kjøper VA x (x) Varebeskrivelse R x Detaljer x x Farlig gods? VA x x x HS-nummer R x Detaljer X + nasj.sifre (x) Pris VA x x Transport: Evt. rabatter VA x (x) Evt. tillegg VA x (x) Kolli, type VA x x x x Kolli, antall VA x x x x Vekt, netto VA x x x (x) Vekt, brutto VA x x x x Volummål (lastemeter, kubikkmeter mv.) VA x x Leveringsbetingelse VA x x x Frankatur- CMR Betalingsbetingelse VA x Freight prepaid/collect Etter krav CMR Navn på transportør R (x) x Deklarant = x Representant Transportform VA (x) (x) x x Navn/reg.nr. transportmiddel VA (x) (x) x x Opprinnelsesland R x x x (x) Evt. erklæring VA x Evt. referanse til norm eller standard R x Ref. person R x x x x Underskrift kvitteringer (x) (x) x Stempling av dokumentet (x) (x) x Rembursnummer/referanse (x) (x) Sted og dato for overtakelse av godset x Ønsket vedlegg angitt (x) (x) (x) 8 VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER
2. Elektroniske eksportdokumenter 2.1 ARBEIDET FOR ENKLERE HANDELSPROSEDYRER Et betydelig arbeid er nedlagt både nasjonalt og internasjonalt for å forenkle prosedyrer i forbindelse med eksport av varer. Det internasjonale arbeidet skjer i dag i regi av FN-organet ECE (Economic Commission for Europe). For blant annet å ta seg av dette arbeidet har UN/ECE etablert organisasjonen UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business). EDI ( Electronic Data Interchange) oppsto på 1960-tallet i transportbransjen, som på den tiden prøvde å finne en løsning på det overveldende papirarbeidet. EDI ble utviklet ut fra behovet for effektiv kommunikasjon innen næringslivet ved hjelp av foreliggende informasjonsteknologi. EDI og elektronisk handel har blitt stadig mer utbredt som betegnelse på de teknologier og metoder som benyttes for å utveksle ulike typer forretningsinformasjon mellom handelspartnere. EDI defineres ofte som: Utveksling av strukturert informasjon mellom selvstendige datasystemer i form av standardiserte meldinger." De viktigste kommunikasjonsformene i elektronisk handel kan illustreres som følger: Kommunikasjon mellom mennesker. Eksempel: E-post. Kommunikasjon mellom mennesker og maskiner: Eksempel: Databaser. Kommunikasjon mellom maskiner: Eksempel: EDIFACT / XML, etc. Dataene i en strukturert melding (for eksempel en ordre) blir formatert i henhold til en avtalt standard, som letter den elektroniske overførselen fra ett datasystem til et annet. Dette blir gjerne kalt applikasjon-til-applikasjon kommunikasjon mellom datasystemer. Hensikten er å få til direkte utveksling av forretningsinformasjon mellom handelspartnere. VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER 9
2.2 FORDELER VED BRUK AV ELEKTRONISK DOKUMENTASJON I INTERNASJONAL HANDEL Internasjonal handel stiller til dels kompliserte krav til handelsdokumenter. Bedrifter som handler internasjonalt må ikke bare forholde seg til handelspartneren, men også til transportfirmaer, speditører, meglere, banker, forsikringsselskaper, tollmyndigheter og andre statlige organer. Den informasjonen som oppgis av hovedpartneren i handelen er vanligvis påkrevd av alle andre parter som er involvert. Elektronisk dokumentoverføring gir alle partene mulighet til å motta opprinnelig informasjon uten manuell kopiering eller gjentatt registrering av samme data. Dette medfører tidsbesparelse og mindre feil. Figuren under gir eksempel på dokumenter som kan sendes elektronisk innen handel, transport og betalingsformidling: Overføring Bet. oppdrag Kundens bank Bet. advis Tilbudsforespørsel Tilbud Handelsordre Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Leverandørens bank Godskriv advis Kunde Fraktbrev Bestilling av transport Leverandør Lasterapport/ Fraktbrev Bekreftelse Fraktbrev Tolldeklarasjon Svar fra toll Tolldeklarasjon Svar fra toll Transportør/Speditør Overføring Toll, kundens land Toll, leverandørens land Eksempelvis er det gjort beregninger som viser at for én enkelt forsendelse er inntil 28 forskjellige organisasjoner involvert. Over 40 ulike transaksjoner må settes i gang for å dokumentere prosessen: fraktbrev, kredittbrev fra banken til eksportøren, lastefortegnelse, osv. Det er blitt anslått at administrasjonskostnadene kan utgjøre så mye som 8-10 % av de totale kostnadene for en internasjonal varesending. Dette har ført til at fokus i økende grad er blitt rettet mot forretningsprosessene knyttet til behandlingen av de ulike meldingene, herunder hvordan disse kan effektiviseres og (eventuelt) standardiseres. Feil er også en viktig faktor i regnestykket. Dokumenter kan inneholde skrivefeil, skriften tolkes feil, eller det tastes feil når data skal overføres fra papir inn i et nytt datasystem. Hvis det er feil i handelsdokumentene kan forsendelsen bli forsinket. Økte lagerkostnader påføres og forsinkelsen virker negativt inn på produksjons-, distribusjons- og salgsleddene. 10 VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER
Kortsiktige gevinster De kortsiktige gevinstene ved å ta i bruk elektronisk dokumentutveksling kan oppsummeres slik: Mindre arbeidsinnsats. De fleste av dagens dokumenter er produsert av ITsystemer. Undersøkelser viser at 70 % av alt som registreres inn i et datasystem, har vært registrert i ett eller flere andre datasystemer før. Ved bruk av elektroniske standarder blir data tatt vare på og videreformidlet elektronisk til aktuelle mottakere. På denne måten registreres data kun en gang. Deretter kan man i de øvrige ledd i prosessen basere seg på gjenbruk av de samme data (forutsatt at dataene er entydig definert). På denne måten reduseres ressursforbruket vesentlig. Reduksjon av feil. For eksempel feil ved inntasting av data. Når data kun registreres en gang og deretter blir benyttet ved all senere behandling, reduseres mulighetene for feil betydelig. Rask oversendelse. En sammenligning av vanlig brevporto med kostnader for datakommunikasjon slår fordelaktig ut for datakommunikasjonen. I sum snakker vi om økt kvalitet og effektivitet i form av færre feil og lavere arbeidskostnader pga. sparte timeverk og en kommunikasjon som kan måles i sekunder og ikke i timer. Langsiktige gevinster De mer langsiktige gevinstene ved bruk av elektronisk dokumentoverføring er: Færre handelshindringer. Mangel på kunnskaper om hvilke dokumenter det er nødvendig å benytte i samhandel med andre land er i seg selv en handelshindring. Dette er viktig å understreke fordi intet IT-system for elektronisk utveksling av handelsdokumentasjon kan erstatte mangelfull kunnskap om internasjonale dokumentasjonskrav. Ensartede elektroniske standarder vil på den andre siden kunne hjelpe til med å forenkle prosedyrene knyttet til internasjonal handel. I tillegg reduseres språkproblemene fordi standard kodene som benyttes i de elektroniske dokumentene er språkuavhengige. Raskere behandling og økt servicegrad. Dette som følge av at det ikke lenger er nødvendig å taste dataene inn på nytt hos mottaker. Dataene er kvalitetsmessig bedre (dvs. tilnærmet uten feil) og de overføres hurtig. Mindre kapital- og varebinding. Prinsipper for styring av lagerbeholdninger, som Just-In-Time (JIT), direkte vareforsyning og lignende fører til økt omløphastighet. Bruk av EDI og andre former for elektronisk dokumentoverføring kan ytterligere bidra til dette gjennom tids- og arbeidsinnsparing og mindre kapitalbinding. I sum er mulige langsiktige gevinster ved bruk av elektronisk dokumentutveksling bedre kundeservice, bedre lagerstyring og generelt bedre styring med vareflyten i forsyningskjeden. VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER 11
I Norge er stiftelsen NorStella nasjonalt kontaktpunkt og kompetansesenter for elektronisk handel og forretningsdrift. For mer informasjon, ta kontakt med: NorStella C.J. Hambros pl. 2c 0164 Oslo Tlf.: 22 99 60 00 Faks: 22 99 60 10 www.norstella.no 12 VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER
notater VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER 13
3. Hvordan bruke veilederen? 3.1 INNLEDNING Med denne veilederen ønsker vi å vise hvordan forskjellige eksportdokumenter ser ut og hvilke funksjoner disse har. En rekke av papirdokumentene består av blankettsett med flere gjennomslag som, avhengig av situasjon og bakenforliggende regler, skal sendes ulike adressater, som varemottaker, tollmyndigheter, speditør, bank og så videre. I denne veilederen er kun første side av blankett eller det utfylte dokumentet gjengitt. 3.2 GJENNOMGÅENDE DOKUMENTOMTALE Nedenfor ser du hvilken systematikk som ligger til grunn for gjennomgangen av dokumentene: Formålet med dokumentet: En kort forklaring på hvorfor dokumentet utstedes og hva det skal brukes til. Standardisering: En stikkordsmessig beskrivelse av dokumentets utseende og eventuelle vedlegg. En del dokumenter er basert på internasjonale avtaler, og har en fast mal eller grunnvariant. Noen av dokumentene er forslag til internasjonale standarder, for eksempel fra FN, men må ses som anbefalinger snarere enn krav. Andre dokumenter er spesifikt nasjonale. Fordelene med standardisering er først og fremst at dokument malen er gjenkjennelig og gjør forfalskninger vanskeligere. Dessuten gir blankettoppsettet en anvisning på hvilke typer informasjon som skal tas med. Fylles ut av: Hvem som kan fylle ut dokumentet; eksportør, speditør, bank, offentlig myndighet eller andre. For en rekke dokumenter er det eksportøren, som i tilfelle tvistemål, sitter med det juridiske ansvaret for at opplysningene i dokumentet er tilstrekkelige og riktige. Visering / legalisering: Felles for visering og legalisering er kravet om at et dokument først er gyldig når en uavhengig tredjepart har godkjent det i form av stempel og underskrift. Ved krav om visering, må norsk handelskammer stemple dokumentet. Legalisering innebærer at en utenlandsk myndighet, dvs. konsulatavdelingen i en ambassade eller konsulatet, må godkjenne dokumentet. Vær oppmerksom på at ikke alle land har representasjon i Norge. For nærmere opplysninger om krav til visering og legalisering i de enkelte land (særlig en del u-land), viser vi til www.eksporthandboken.no. Operasjonen med å visere og legalisere dokumenter kan ta atskillig tid og bli en betydelig utgiftspost. Det er derfor viktig å forsøke å begrense slike krav til de tilfeller der det er et absolutt, lovfestet krav fra importlandet, hvor det kreves i en remburs eller når importøren insisterer på dette. 14 VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER
Sendes til: Adressaten mottaker av dokumentet. Regler for utfylling: Regler for utfylling av en rekke dokumenter er gitt gjennom internasjonale avtaler En del dokumenter er likevel spesifikt nasjonale eller kan være underkastet særskilte krav. Se avsnitt 3.3. Reglene for riktig utfylling av eksportdokumenter er særdeles viktig å overholde når remburs brukes som betalings- og sikringsform i internasjonal handel. Remburs er, enkelt sagt, betaling mot dokumenter. For at eksportøren skal få sin betaling må selgeren framskaffer de nødvendige dokumenter i tide, og innholdet må stemme med kravene i rembursen og regelverket. Opplysningene i dette avsnittet viser til gjeldende internasjonale rembursregler - UCP 600 - nærmere bestemt de artiklene i rembursreglene som eventuelt refererer til det aktuelle dokumentet. De fleste dokumentene du finner gjengitt i veilederen er relativt selvforklarende. Dersom du ønsker hjelp til ufylling kan du få veiledning av dokumentutsteder, erfarne speditører, dokumentavdelingene i de større forretningsbankene, importøren eller Innovasjon Norge. Dokumentet fås hos: Den norske eller den utenlandske instansen som utsteder dokumentet. Nærmere adresseopplysninger finner du i kapittel 10. Flere og flere dokumenter foreligger i dag som elektroniske maler. Elektronisk-versjon: Under denne rubrikken ser du hvilke elektroniske meldinger som per i dag foreligger i form av EDIFACT-meldinger. Vi har her avgrenset oss til å nevne EDI-meldinger da internasjonal standardisering her har kommet klart lengst. I praksis utveksles i dag eksportdokumenter elektronisk i en rekke formater, slik som EDI, XML, PDF, i Wordformat og så videre. Det er alltid viktig å undersøke i forkant om den du sender dokumentasjonen til aksepterer og kan motta din elektroniske versjon. Andre opplysninger: Vi gir her noen stikkordsmessige opplysninger for eventuelle særegenheter ved det aktuelle dokumentet, og forhold én bør være særlig oppmerksom på. 3.3 SÆRSKILTE TILLEGGSKRAV? Vi har i denne veilederen hovedsakelig begrenset oss til å vise eksempler på hvordan de enkelte eksportdokumentene ser ut i blankettform. Du vil likevel finne noen eksempler på ferdigutfylte dokumenter. Det er viktig å være oppmerksom på at hva som skal fylles ut i det enkelte dokument, vil avhenge av forhold som: Eventuelt eksportlisenskrav Importørens krav Varens beskaffenhet og holdbarhet Om varen defineres som farlig gods Nasjonale krav til spesielle erklæringer, stempler osv. på dokumentet VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER 15
4. Handelsfaktura og pakkliste 4.1 INNLEDNING Ved eksport av varer utferdiges normalt en Handelsfaktura (Commercial Invoice), med opplysninger om levert varemengde, pris osv, på grunnlag av kontrakten mellom selger og kjøper. I punkt 4.3 gjengir vi en sjekkliste for hva en handelsfaktura normalt bør inneholde og en ordliste med vanlige fakturabegrep på engelsk, tysk og fransk. Vær oppmerksom på at ulike land i tillegg kan ha mer eller mindre detaljerte krav til utformingen av og opplysningene i fakturaen. Vi viser her til www.eksporthandboken.no som nevner slike krav for de respektive land. Handelsfaktura Fakturaen, som bør sendes til importøren i god tid før forsendelsen, er et viktig grunnlag for tollmyndighetene i importlandet, blant annet for å: klassifisere varene riktig i henhold til landet eller tollunionens tolltariff slik at eventuelle toll- og importavgifter beregnes korrekt, og kontrollere om varene er underlagt importrestriksjoner I forbindelse med krav om tollfrihet eller tollpreferanser kan eksportører bruke faste tekster på fakturaen, såkalte fakturaerklæringer. Dette er nærmere omtalt i kapittel 6. Opplysningene i handelsfakturaen utgjør erfaringsmessig ofte 80 85 prosent av datagrunnlaget for de fleste andre handelsdokumenter. En rekke bedrifter bruker i dag elektroniske systemer som overfører informasjonen automatisk fra handelsfakturaen til andre handelsdokumenter. Se kapittel 1 og 2. Proformafaktura Ved eksport av varer som ikke er for salg (vareprøver og lignende) utferdiges ofte en Proformafaktura (Pro Forma Invoice). Som det ligger i begrepet er dette en faktura som kun utstedes for formens skyld. Proformafaktura utferdiges ofte i forbindelse med: søknad om importlisens åpning av remburs midlertidig innførsel forsendelser uten spesiell handelsverdi, slik som vareprøver, private eiendeler, gaver og lignende Selv om en pro forma faktura er ment for tollmyndighetene i importlandet, er den ikke en tollfaktura i betydningen nevnt under. 16 VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER
Tollfaktura Tollmyndighetene i visse land krever en Tollfaktura (Customs Invoice), som skal skrives ut på en spesiell fortrykt blankett. VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER 17
4.2 HANDELSFAKTURA/PROFORMAFAKTURA Formålet med dokumentet: En registrering av handelstransaksjonen mellom selger kjøper og en anmodning om å betale for de varene som omfattes av fakturaen. Underlag for tollbehandlingen i eksport- og importlandet. Grunnlagsdokument for banker ved overføring av penger og for forsikringsselskap ved beregning av forsikringsverdi. (Se kapittel 9). Hvis fakturaen er proforma, angis dette ved å føre opp betegnelsen proformafaktura (Pro Forma Invoice) i stedet for faktura øverst. I mange tilfelle lages en pakkliste som supplement til handelsfakturaen. Se avnitt 4.6. Standardisering: I utgangspunktet individuell utforming. Vanligvis A4 format. Fakturaen kan baseres på UN Invoice Layout Key. Se eksempel på neste side. Fylles ut av: Eksportøren. Visering/Legalisering: Ja, ved eksport til visse land. Det gjelder i hovedsak land i Midtøsten, Afrika og Latin- Amerika. Sendes til: Kjøperen. Regler for utfylling: Ja. Rembursreglene (UCP 600), artikkel 18. I kapittel 1 og på etterfølgende sider finner du sjekklister for hva en handelsfaktura normalt skal inneholde. Selv om det er hensiktsmessig å standardisere eget fakturaoppsett må en ikke glemme å ta høyde for og avsette plass til å imøtekomme eventuelle nasjonale særkrav. Et eksempel på dette er erklæringer enkelte lands myndigheter krever tatt med i fakturaen. Blanketten fås hos: Eksportøren utformer sin egen blankett som kan baseres på nevnte FN-standard. Elektronisk melding: Ja. Funksjonen dekkes av blant annet av EDI-meldingen EDIFACT/INVOICE. EU-direktivet om elektroniske signaturer (Direktiv 1999/93EC: On a community framwork for electronic signatures) åpner for bruk av elektroniske fakturaer innen EØS. Vær oppmerksom på at det kan komme endringer til direktivet. Andre opplysninger: Se vedlagte sjekkliste og fakturaordliste. Du finner et eksempel på koblingen av opplysningene fra fakturaen til tolldeklarasjon under avsnitt 5.2. Ved salg mellom EU-land skal selgers og kjøpers momsregistreringsnummer framgå av handelsfakturaen. Se også omtale av Intrastat- blanketten under punkt 5.6. 18 VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER
0.0 VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER 19
4.3 SJEKKLISTE HANDELSFAKTURA Handelsfaktura Selgers / leverandørs navn og adresse. Kjøpers /varemottakers navn og adresse. Sted og dato for utstedelse. Ordrenummer el. referanse. Bestillingsdato / kjøpsdato. Kollienes antall, art, vekt, merker og nummer. Nøyaktig spesifikasjon av sendingens innhold, herunder opplysninger om vareslag (design, kvalitet, artikkelnummer) og nettomengde for hvert vareslag (stykktall, vekt eller mål etter bransjemessig sedvane). Den avtalte prisen for hver vareenhet og den myntenhet, varen er solgt i. Alle øvrige betingelser som er knyttet til betaling, salg, overtakelse og levering, herunder opplysninger om innrømmede rabatter eller prisnedsettelser med angivelse av deres karakter (art). I tillegg til de krav som er nevnt ovenfor er det ønskelig at fakturaen også inneholder opplysninger om varens opprinnelsesland, eventuell sammensetning (for eksempel for tekstiler) og varens tolltariffnummer (vanligvis etter HS-nomenklaturen). The commercial invoice Name and address of both seller and supplier. Name and address of both buyer and consignee. Place and date of issue. Order number or similar reference. Date of ordering / purchase. Quantity of package, as well as their type, weight, and any marks or numbers. Exact specification of contents of consignment, including information as to description of goods (design, quality, number of articles or similar) and net amount of each description of goods (number of pieces, weight or measurement according to usual practice in the business sector concerned). The agreed price for each product unit and type of currency in which the goods are sold. Any other conditions associated with payment, sale, transfer or delivery, including information concerning agreed rebate or price reductions with details as to their nature. In addition to the requirements specified above, it is desirable that the invoice should also contain information information about country of origin, and, where appropriate, the composition (for instance for textiles) of the goods, as well as their customs tariff number (normally by the Harmonized System). 20 VEILEDER I BRUK AV EKSPORTDOKUMENTER