Organiseringen av forskningen ved Kjemisk institutt Bakgrunn Det gjeldende administrasjonsreglementet (vedlegg 1) definerer instituttstyret som instituttets øverste organ. Instituttstyret har ansvar for å fastlegge overordnede mål, prioriteringer og strategier for virksomheten, innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og regler, samt vedtak fattet av universitets- eller fakultetsstyret. Instituttstyret utøver sin myndighet gjennom selv å vedta: Overordnete planer, prinsipper og prioriteringer for virksomheten Langtidsplaner, med særlig vekt på strategi for forskning, utdanning og formidling Årsplan og budsjett Instituttets interne organisering i seksjoner, forskningsgrupper eller lignende, innenfor de rammer som er gitt av overordnet organ Instituttstyret har ansvar for oppfølging gjennom godkjenning av regnskap og årsrapport For øvrig skal instituttstyret: legge frem for fakultetet forslag til innstilling ved tilsetting av instituttleder oppnevne stedfortreder for instituttleder, etter forslag fra instituttleder innstille i vitenskapelige stillinger hvor fakultetet eller universitetsstyret er tilsettingsmyndighet Alle beslutninger i instituttstyret treffes etter delegasjon fra og på vegne av universitetsstyret. Følgende punkt (vedtaksforslag) bør også spesifiseres som et særlig ansvarsområde Helse, miljø og sikkerhet Videre definerer administrasjonsreglementet instituttlederen som instituttets øverste leder, som leder instituttets virksomhet innenfor rammer satt av universitetsstyret, fakultetets planer og instrukser fra dekan og gjennom vedtak fattet i instituttstyret. Instituttlederen har overordnet ansvar og myndighet med hensyn til alle oppgaver som ikke eksplisitt er tillagt instituttstyrets myndighetsområde, og har generell fullmakt til å avgjøre løpende enkeltsaker. Instituttlederen er leder av instituttstyret. Instituttlederen har ansvar for at det utarbeides saksframlegg med forslag til vedtak i de saker som ligger inn under instituttstyrets myndighetsområde. Instituttlederen har ansvar for å iverksette de vedtak som fattes av instituttstyret. Da Tyge Greibrokk ble instituttets første leder i 2005, reorganiserte han instituttet i to seksjoner og i totalt syv forskningsgrupper + skolelaboratoriet. Da jeg tok over startet vi KI21-prosessen som har endt opp i en ny strategiplan og implisitt en ny fagstrategi. Initielt valgte jeg å beholde de syv forskningsgruppene, og jeg laget dessuten en uformell strategisk ledergruppe. Det ble ikke utpekt ledere for de to seksjonene. Dette ble synliggjort gjennom beskrivelsen av intern organisering i administrasjonsreglementet vedtatt av styret 21 april 2009:
Instituttet er organisert i forskningsgrupper, en teknisk enhet og en administrativ enhet. Kontorsjefen er leder for administrativ enhet. Styret oppnevner forskningsgruppeledere og teknisk sjef etter forslag fra instituttleder. Instituttleder utpeker for øvrig selv de råd og utvalg som han/hun mener er ønskelig for å sikre forsvarlig ledelse av instituttet. Siden det var uenighet rundt dette avsnittet, spesielt i forhold til utpeking versus valg av ledere, inkluderer jeg den tilsvarende passus fra det tidligere administrasjonsreglementet, vedtatt 22 april 2004 (vedlegg 2): Instituttet er organisert i vitenskapelige seksjoner, en teknisk enhet og en administrativ enhet. Seksjonslederne og leder for teknisk enhet oppnevnes av instituttstyret, etter forslag fra instituttleder. Kontorsjefen er leder for administrativ enhet. Vedtaket i saken forespeilet en ny diskusjon om administrasjonsreglementet i styret etter KI 21 prosessen. Forlag til organisering Forslaget tar utgangspunkt i dagens organisering og medfører mindre modifikasjoner som retter opp mindre heldige effekter av organiseringen vi har i dag. Forslaget tar utgangspunkt i dagens syv forskningsområder og det foreslås at hvert enkelt forskningsområde kan deles inn i forskningsgrupper med en føring om at enkeltmannsgrupper ikke er tillatt, og om at alle må tilhøre en forskningsgruppe. Forskningsgruppene, skal så langt mulig, være (basert på) reelle forskningsgrupper. Forskningsgruppene inkluderer alt personale inklusive teknisk personale, midlertidig ansatte og studenter. Etter langt behandling blant annet i strategisk råd, ble følgende organisering foreslått i et notat sendt på høring til (de nye) forskningsgruppene (vedlegg 3). Dagens Analyse og miljø foreslås delt i Bioanalyse og Miljøanalyse (tentative navn her og videre i dokumentet); dagens Syntese og molekylstrukturer foreslås delt i Organisk syntese og Biologisk kjemi; dagens Kvantekjemi, struktur og dynamikk foreslås delt i Kvantekjemi og Eksperimentall kjemisk fysikk; og dagens Funksjonelle uorganiske materialer i Nanomaterialer og Energimaterialer. Noen av disse endringene er sterkt ønsket internt i dagens forskergrupper. Delvis fordi enkelte av de eksisterende gruppene er inhomogene, og delvis fordi flertallsbeslutninger kan være en utfordring i delte grupperinger hvor en av undergrupperingene dominerer bemanningsmessig. Skolelaboratoriet er for øvrig plassert under studieleder. For å tydeliggjøre hovedretningene ved Kjemisk institutt, og for å forenkle organisasjonskartet grupperes forskningsgruppene ut i fra de allerede oppnevnte Undervisningsseksjonene. Vi er dermed tilbake til noe ala den tidligere organiseringen av Ki, med den forskjellen at (undervisnings)seksjonsleder kun har ansvar for undervisning. Nivå 4 ledelse ligger i forskningsgruppene (og i undervisningsseksjonene).
Arbeidsoppgavene til lederene for undervisningsseksjonene er definert og styrebehandlet. Hva forventer vi så av forskningsgruppelederene? Forskningsgruppeleders oppgaver: lede arbeidet med å utarbeide strategier oppfølging av medarbeidere i gruppen utvikling av fellesskap/kultur koordinere innspill ved høringer etc oppfølging av administrative rutiner Forskningsgruppeleder har myndighet til å delegere konkrete oppgaver til medlemmer av gruppen/området. Eksempler kan være oppnevning av bestillere foredragsserier websider HMS Lederne for forskningsgruppene (og for undervisningsseksjonene) vil nå ha definerte oppgaver. Målet er å gi de enkelte mer innflytelse, og å sørge for at flere tar ansvar (og får myndighet) for deler av instituttets oppgaver, uten at vi skaper roller som er så store at de er en stor utfordring å utføre (med betydelig redusert undervisning etc som følge). Her er det mange som må bidra i ulike roller.
Høringsinnspill fra instituttet mhp organisering i forskningsgrupper Forslaget om å organisere instituttet i forskningsgrupper som indikert får støtte av alle grupperinger som har svart (vedlegg 4). Her har også de enkelte forskningsgruppene foreslått navn på egen forskningsgruppe. Ansvar og myndighet: involvering av tilsatte Strukturen foreslått plasserer ansvar og myndighet tydeligere enn i dag. Hvordan skal ledelsen så best involvere ansatte ved instituttet i drift og i den videre utvikling av instituttet. Her er det naturlig å skille mellom de mer langsiktige oppgavene under styrets myndighet og det mer kortsiktige/årlige. I forhold til en del langsiktige oppgaver rapporterer instituttleder til styret. Styret, som et demokratiske organ, har valgte representanter fra de ulike interessegruppene ved instituttet. Ansatte er dermed sikret innflytelse. For å utføre de langsiktige mer strategiske oppgavene har jeg i tillegg organisert et uformelt strategisk råd. Det fungerer godt og vil bli opprettholdt i min periode som instituttleder. Rådet har en rådgivende funksjon overfor instituttets ledelse. Hovedpoenget er å få innspill til instituttets videre utvikling. Hvert medlem representerer ikke først og fremst eget fagfelts interesser, men er utpekt på vegne av instituttet som helhet. Et viktig argument for rådet er at det gir større åpenhet. Diskusjoner i denne gruppen erstatter uformelle møter mellom ledelse og enkeltprofessorer. Jeg har til hensikt å plukke minst en fra hver undervisningsseksjon. Dette prinsippet sikrer bredde i strategisk råd. For mindre langsiktige problemstillinger knyttet til HMS, instrumentallokeringer, web, innkjøp etc er det ukentlige driftsmøtet sentralt. Her møtes instituttleder, kontorsjef, teknisk sjef og ofte HMS-koordinator og undervisningsleder. For svært mange av problemstillingene som tas opp her vil forskningsgruppelederne ha et klart ansvar. Vi har til nå prøvd å skjerme vitenskap fra driftsmøtene, men her kan forskningsgruppelederne med fordel få en klarere rolle. Dette vil gi instituttet en større gjennomføringskraft. På den annen side vil dette medføre en lagt større tidsbruk totalt sett for forskningsgruppelederne. Hvordan involverer vi så hver enkelt tilsatt? Den foreslåtte forskningsgruppestrukturen er rimelig flat. Dermed må informasjon og medvirkning til dels sikres via infomøter for alle tilsatte. Instituttledelsen må ha et spesielt fokus på prosesser alle skal få anledning til å medvirke i relevante faser av alle viktige prosesser og på lik linje. Allmøter, forskningsstrategimøter, høring etc er alt elementer som gir inflytelse. Høringsinnspill fra instituttet mhp valg versus utpeking av mellomledere Utpeking versus valg av ledere for forskningsgruppene (og implisitt undervisningsseksjonene) er et tema som har vært til høring. Svarene varierer betraktelig. Se høringsutalelsene. Dersom styret vedtar valg, må vi vurdere valgordingen. Valgreglement for Universitetet i Oslo er vedlagt (vedlegg 5).
Vedtaksforslag Vedtaksforslag 1 Styret vedtar at Kjemisk institutt organiserer forskningen i forskningsgrupper. Lederne for forskningsgruppene representerer, sammen med lederne for undervisningsseksjonene, ledelsesnivå 4 ved UiO. Vedtaksforslag 2 Styret vedtar at ledere for enheter på nivå 4 utpekes av instituttleder. Vedtaksforslag 3 Instituttstyret ber instituttleder utarbeide et nytt administrasjonsreglement som tydeliggjør styrets rolle i forhold til HMS (inkludert strålevern), og som tydeliggjør organisasjonsstrukturen samt ansvar og myndighet for ledere for forskningsgrupper og undervisningsseksjoner.