Kontrollutvalgets medlemmer Ordfører Revisor Kopi av innkallingen sendes: Kopi av innkallingen sendes: Lars Erik Aas Nygård-leder Oddbjørn Nilsen nestleder Nasrin Moayedi Tone Roalkvam Unni Mollerud Ordfører Oddmar Blekkerud Romerike Revisjon IKS Rådmann Johnny Pedersen Varamedlemmene (til orientering). Varamedlemmene møter ikke uten nærmere innkalling. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid Tirsdag 24. mars, kl. 08.15 Sted Formannskapssalen, Nes rådhus Sekretær Rådgiver Kjell Nordengen (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf. 67 93 45 82 / 90 11 88 74, ev. kjnord@lorenskog.kommune.no ) Invitert til sak Ordfører til sak 8/2015 SAKSLISTE Sak nr. Sak Ca tid for behandling 7/2015 Referater, orienteringer og diskusjoner 08.15 8/2015 Oppfølging av selskapskontroller 08.30 9/2015 Sak for drøfting i utvalget 09.00 10/2015 Orientering ved revisjonen 09.20 11/2015 Saker til oppfølging 09.30 12/2015 Eventuelt 09.35 Lars Erik Aas Nygård (sign.) kontrollutvalgets leder Lørenskog, den 17. mars 2015 Kjell Nordengen rådgiver
Sak nr. Sak Møtedato 7/2015 Referater, orienteringer og diskusjoner. 24.03.2015 Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Referater/vedlegg 1. Kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Nes kommune 2. Kontrollutvalgets postjournal Saksopplysninger Orienteringer/diskusjoner Under denne saken vil det bli gitt gjensidig orientering om aktuelle saker i henhold til vedleggene. Forslag til vedtak Saken tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets vedtak Sign. Utskrift
Vedlegg 1 til sak 7/2015
Vedlegg 2 til sak 7/2015
Sak nr. Sak Møtedato 8/2015 Oppfølging av selskapskontroller 24.03.2015 Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger 1. Selskapskontrollen i ØRU/ØRIK Kommunestyret behandlet rapporten fra selskapskontrollen den 20. mai 2014 og fattet følgende vedtak: Kommunestyret tar rapporten om selskapskontroll i ØRU og ØRIK til orientering og ber rådmannen følge opp revisjonens anbefalinger. Kontrollutvalget innhenter tilbakemelding fra kommunens representant i styret hvordan rapporten er fulgt opp i 2015 Rapportens anbefalinger var følgende: 1. Nes kommune bør gjennom sin representant i styret i ØRU bidra til at årsregnskapet kan avlegges innen gjeldende frister og at det iverksettes nødvendige tiltak med sikte på å redusere risikoen for tap av bonusinntekter 2. Nes kommune bør gjennom sin representant i styret i ØRU bidra til selskapsregistrering i samsvar med vedtekten for ØRU og at informasjon på hjemmesidene til ØRU og ØRIK er mest mulig korrekt 3. Nes kommune bør gjennom sin representant i styret i ØRU bidra til at det utarbeides etiske retningslinjer for ØRU og ØRIK 4. Nes kommune kan gjennom sin representant i ØRU bidra til en vurdering av om det er hensiktsmessig at ØRIK er en del av ØRU 5. Administrasjonen i Nes kommune bør følge opp kommunestyrevedtaket om etablering av estab når det gjelder om det er inngått og underskrevet avtale om vertskommunesamarbeid med Ullensaker kommune. 2. Selskapskontrollen i Romerike krisesenter IKS Kommunestyret behandlet rapporten fra selskapskontrollen den 22. april 2014 og fattet følgende vedtak: Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber: Representantskapet følger opp de svakheter som revisjonen påpeker i selskapet. Kommunestyret ber kontrollutvalget om å følge opp saken primo 2015. Rapportens anbefalinger var følgende:
Det har vært flere saker rundt selskapet som har vært krevende å koordinere mellom 14 eiere. Dessuten er valg av organisasjonsmodell for selskapet på nytt satt på dagsorden fra en av eierkommunene. Eierne bør derfor vurdere å opprette et felles fora i tillegg til representantskapet for å kunne drøfte eierstyringsspørsmål, som for eksempel selskapsform, endringer av selskapsavtalen, rammene for eierstyringen og rapportering som kreves fra selskapet. Om dette ikke blir etablert på permanent basis, så kan det i alle fall vurderes for en periode fremover. Det har vært krevende for kommunene å forankre egen eierstyring inn mot representantskapsmøter (eierstyringssløyfen) på grunn av svikt i rutinene fra selskapets side. Representantskapet som eierorgan bør forsikre seg om at selskapet følger dette opp. Representantskapet bør også følge opp at selskapets styre sikrer sluttføring av selskapets internkontrollsystem. Revisjonen understreker at dette er en forutsetning for effektiv drift innenfor regler og rammer som gjelder for selskapet. Ut over dette viser kontrollen at mange av anbefalingene for god eierstyring er fulgt opp i forhold til Romerike Krisesenter IKS, og at selskapet opptrer og driver innenfor det formål som er bestemt av eierne. Det er ordfører som er styremedlem i ØRU og medlem av representantskapet i Romerike krisesenter. Ordfører er invitert for å orientere om oppfølgingen av selskapskontrollene. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets vedtak Sign. Utskrift
Sak nr. Sak Møtedato 9/2015 Sak for drøfting i utvalget 24.03.2015 Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Saken som her legges frem for drøfting har sin bakgrunn i et forhold som så vidt ble nevnt i forrige utvalgsmøte. Utgangspunktet var da saken om institusjonstjenesten. I forslag til årsbudsjett 2015 og økonomiplan 2015-2018 hadde rådmann foreslått en ytterligere nedbygging av institusjonsplasser tidlig i økonomiplanperioden. Totalt 25 plasser planlegges avviklet, der 15 avvikles i løpet av 2015 og resterende 10 i 2016. Bakgrunn for dette var at omsorgsplanen legger til grunn at det skal skje en dreining fra institusjonstjenester til økt satsing på hjemmebaserte mestrings- og omsorgstilbud. Uttalelser i ettertid av budsjettbehandlingen og senere behandlinger av omstillinger og endringer i tjenestene i helse og velferd kan gi grunnlag for å stille spørsmål om saker er tilrettelagt for politisk behandling på en slik måte at man fullt ut ser konsekvensene av vedtakene. Spørsmålet i forrige kontrollutvalgsmøte var om utvalget skulle avholde et møte hvor denne problemstillingen ble belyst. Hvorvidt dette skal avholdes som formell høring eller ikke må utvalget avgjøre. Som deltakere i et slikt møte ble hovedutvalgene og administrasjonen nevnt som aktuelle. Spørsmålet er om man skal invitere alle hovedutvalg slik at det blir en mer generell belysning av problemstillingen. I så fall bør man nok invitere representanter for hovedutvalgene, alle medlemmene vil bli svært mange. Politikere har ingen plikt til å møte i kontrollutvalget slik at dette må skje frivillig. Det bør opplyses om dette. Et slikt møte krever noe planlegging. Utvalget må formulere hvilke problemstillinger man ønsker belyst. Av hensyn til de som skal delta bør spørsmålsstillinger være så konkrete som mulige. Disse må sendes ut på forhånd i god tid. Imidlertid må det være anledning for ytterligere spørsmål i møtet. Dersom det skal arrangeres et slikt møte bør det også tenkes på når det skal avholdes, ikke bare dato men også tidspunkt på dagen i og med at en skal invitere politikere. En slik høring/møte vil kreve noe mer sekretariatsressurser enn et vanlig kontrollutvalgsmøte, bl.a. med å referere. Det er avklart i sekretariatet at man kan stille med flere i et slikt møte. Saken legges frem for drøfting uten innstilling.
Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets vedtak Sign. Utskrift
Sak nr. Sak Møtedato 10/2015 Orientering ved revisjonen 24.03.2015 Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Denne saken er satt opp i tilfelle revisjonen har noe å orientere om ut over de sakene som står på sakslista. Forslag til vedtak Saken tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets vedtak Sign. Utskrift
Sak nr. Sak Møtedato 11/2015 Saker til oppfølging 24.03.2015 Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Saker til oppfølging 2. Saker til behandling Saksopplysninger Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets vedtak Sign. Utskrift
KONTROLLUTVALGET I NES KOMMUNE Vedlegg 1 til sak 11/2015 SAKER TIL OPPFØLGING/BEHANDLING I KONTROLLUTVALGET I 2015 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles 4/3-2014 3/9-2014 16/12-2014 16/12-2014 11/2014 Fordelingen av kostnader og hjemler for fastsetting av kommunal avgift for tømming av septik. 36/2014 Eierskapskontroll Digitale Gardermoen IKS (DGI). 51/2014 Møteplass for kontrollutvalgene på Romerike. 52/2014 Årsplan for kontrollutvalget 2015. Graving skal ikke inngå i spetiktankavgiften. Kontrollutvalget tar til etterretning at vannområdekontigenten er tatt ut av selskostområde. Revisjonen og kommunen avklarer hvem som skal bære kostnaden (fylkeskommunen, kommunen eller septiktankeierne) til forundersøkelser på fornminneregistrering. Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmann fremme en sak om de endringer i selskapsavtalen som representantskapet har vedtatt. Sekretariatet tar med forslagene som fremkom i den videre planleggingen, og kaller inn til det første møtet i løpet av våren 2015. 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen for 2015. 2. Årsplanen sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for Særutskrift sendt 5.3.14 Særutskrift sendt 4.9.14 Behandlet Oppfølging Ferdig DGI vil bli vertskommunesamarbeid. Det er derfor lite aktuelt å behandle endringer i selskapsavtalen for IKS et. Invitasjon sendt fra sekretariatet 9/3-2015 Kommunestyret 10/2-2015, sak PS 15/3 21.10. RRi kontakter KMD ettersom Fylkesmannen ikke svarer Nes 2015 1
Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles 2015 til orientering. Behandlet Oppfølging Ferdig 3/2-2015 3/2-2015 3/2-2015 3/2-2015 3/2-2015 3/2-2015 1/2015 Referater, orienteringer og Saken tas til orientering. diskusjoner. 2/2015 Rådmann orienterer Saken tas til orientering. 3/2015 Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 Forslag til årsrapport, med de endringer som fremkom i møtet, vedtas som kontrollutvalgets årsrapport for 2014 og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2014 til orientering. Særutskrift sendt 3/2-2015 4/2015 Revisjonen orienterer Revisjonens orientering tas til etterretning. 5/2015 Saker til oppfølging Saken tas til orientering 6/2015 Eventuelt (Ingen saker) Nes 2015 2
Vedlegg 2 til sak 11/2015 Oversikt over saker til behandling 2015 Møte Saker Mars 2015 Følgende rapportering legges frem fortløpende I hvert møte eller når kontrollutvalget bestemmer det Samme økonomiske rapportering som formannskapet får. Rapporter fra andre tilsynsorganer (f.eks Fylkesmannen) og kommunens svar/oppfølging. Innkallinger til representantskapsmøter og generalforsamlinger i selskaper hvor Nes kommune har eierinteresser. Rådmannens oversikt over oppfølging av kommunestyresaker. Oversikt over skatteinngangen. Informasjon fra enhetene/virksomhetene/tjenestene (spesifisert under hvert enkelt møte). Sekretariatsleders oversikt over kontrollutvalgets saker med vedtak og oppfølgingen av disse. Oppfølging av revisjonens merknader. 3. februar Orientering om omfanget og oppfølging av varslings- og mislighetssaker Kontrollutvalgets årsrapport 2014 Referater, orienteringer og diskusjoner. Rapportering fra revisjonen (bl.a. om status for septiksaken) 24. Mars Oppfølging av selskapskontrollen i krisesenteret Oppfølging av selskapskontrollen i ØRU/ØRIK Referater, orienteringer og diskusjoner. Rapportering fra revisjonen 4. Mai Årsregnskap for Nes kommune 2014 Årsregnskap for Esval Miljøpark 2014 Referater og orienteringer Rapportering fra revisjonen 2. juni Forvaltningsrevisjon institusjonstjenesten Rådmannens internkontroll (andre områder enn helse) Oppdatering av økonomireglement, økonomiske prinsipper Referater, orienteringer og diskusjoner. Rapportering fra revisjonen 8. september Oppfølging av forvaltningsrevisjonen sykefravær Budsjett for kontroll og tilsyn. Referater, orienteringer og diskusjoner. Rapportering fra revisjonen 28. oktober Referater, orienteringer og diskusjoner. Rapportering fra revisjonen.
Møte Saker 26. november Referater, orienteringer og diskusjoner. Rapportering fra revisjonen 2016 Årsplan 2016 Prioritering av forvaltningsrevisjoner 1. Institusjonstjenesten 2. Spesialpedagogisk hjelp/spesialpedagogisk undervisning i barnehage/skole 3. Styrings- og kontrollsystem 4. Enkeltvedtak
Sak nr. Sak Møtedato 12/2015 Eventuelt 24.03.2015 Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets vedtak Sign. Utskrift