KULTUR OG SAMFUNN Samfunnsplan, arealtenester og folkehelse
Innhald 1. Bakgrunn... 3 1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune... 3 1.2 Visjon... 3 2. Mål... 3 2.1 Intensjonsavtalen... 3 2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål... 4 2.3 Prinsipp for tenesteyting... 4 2.5 Digitalisering... 5 3. Prosjektorganisering... 5 4. Prosjektbestilling... 6 5. Organisering og ansvar... 8 5.1 Prosjektmetodikk... 6 5.2 Prosjektstyring... 10 5.3 Prinsipp for organisering av delprosjekt... 10 6. Framdrift og milepelsplan... 10 6.1 Projectplace... Feil! Bokmerke er ikke definert. 7. Rapportering, omfang og avgrensing... 11 8.Rammevilkår og økonomi... 12
1. Bakgrunn 1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune Nye Øygarden består av Fjell, Sund og Øygarden som utgjer eit felles geografisk område med sterk kystkultur. Den nye storkommunen med omlag 40.000 innbyggjarar vil handtera framtidige velferdsoppgåver på ein betre måte enn dagens kommunar kvar for seg. Den nye kommunen vil ha betre føresetnader for å løysa framtidas utfordringar. 1.2 Visjon Øygarden - eit fyrtårn i vest. Den nye kommunen skal byggja vidare på felles kyst- og strilekultur med lokalt sjølvstyre, gode tenestetilbod til innbyggarane og framtidsretta samfunns- og næringsutvikling som sikrar attraktivitet og vekst i heile kommunen. 2. Mål 2.1 Intensjonsavtalen Nye Øygarden kommune skal vera ein framtidsretta og kunnskapsbasert samfunnsutviklar, med fortrinn innanfor energi, teknologi og marine ressursar. Kommunen skal løfta fram 3 viktige verdiar som felles kultur, språk og identitet. Beste praksis i dei noverande kommunane skal vidareførast. Nærtenesteprinsippet skal leggjast til grunn med daglege tenester som er tilgjengelege for innbyggjarane lokalt og digitalt. Me skal ha ein kommune innbyggjarane er stolte av og der det er godt og trygt å bu og leva. Nye Øygarden skal ha gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting. Den nye kommunen skal vera eit regionalt og nasjonalt fyrtårn innan teknologi, energi og marine næringar.
2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål Kommunen skal vera ein attraktiv bu- og arbeidsregion i bergensregionen Kommunen skal ha ein berekraftig kystkultur Kommunen skal levera tenester av høg kvalitet til beste for innbyggjarane Heile kommunen skal takast i bruk med levande lokalsamfunn og eit mangfaldig kommunesenter Kommunen skal vera ein god arbeidsgjevar der trivsel og kompetanse er grunnleggjande faktorar Infrastruktur innan veg, fiberkabling og VAR-tenester er høgt prioritert og skal framleis byggjast ut 2.3 Prinsipp for tenesteyting Nærtenesteprinsippet skal leggjast til grunn for tenesteytinga i den nye kommunen. Det betyr at dei publikumsretta tenestene skal vera sikra i kommunale servicesenter, og dei brukarretta tenestene skal vera lokaliserte så nær brukarane som mogeleg. Tenestene skal vera på same nivå som i dag, eller betre, og gjeldande planar skal vidareførast. Tenester som innbyggjarane ikkje nyttar dagleg, kan sentraliserast til kommunesenteret eller kommunedelsentera. Effektiviseringsvinstar ved etablering av ein ny større kommune skal gje betre tenester til innbyggjarane Kommunen skal ha ein handlekraftig og effektiv kommunal organisasjon med god leiing, høg kompetanse og kvalitet i alle ledd. Kommunen skal jobba for effektiv internkommunikasjon. Digitalisering skal kompensera for fysiske avstandar. Vår nye storkommune skal ha gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting som til dømes velferdsteknologi.
2.5 Digitalisering Digital samanslåing byr på mange utfordringar og mogligheiter. Kommunesamanslåinga er eit unikt høve til å byggje ein ny og framtidsretta kommune. I omstillingsprosessen skal det leggjast vinn på å finne nye løysingar og auka graden av digitalisering Eksisterande kommunar har ulike digitale løysningar som må handterast i samanslåingsprosessen. Nokre løysingar vert avslutta, nokre vert vidareført og andre må skaffast på nytt Data som ligg elektronisk lagra i ulike system må overførast til nye system, og samanhengen mellom kommunen sine interne løysningar og kommunale og nasjonale fellesløysingar må ivaretakast for å sikre god informasjonsflyt og effektiv oppgåveløysning. 3. Prosjektorganisering Prosjektrådmann Overordna styringsgruppe Prosjekt: Kultur og samfunn Delprosjekt: Samfunnsplan, areal og folkehelse
4. Prosjektbestilling for delprosjekt samfunnsplan, arealtenester og folkehelse Dei beste løysningane frå noverande kommunar må identifiserast og vurderast opp mot framtida sine oppgåver og utfordringar. I dei tilfella beste praksis ikkje er god nok, må vi sjå etter nye og betre løysningar (neste praksis). Det er eit mål at velferdstenestene i den nye kommunen skal vera organisert så nær innbyggjarane som mogeleg. Det skal sikrast gode og likeverdige tenester med tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forbetring, fornying og effektivisering. Dette vil vera viktige element for å ivareta målsettinga om utnytte ressursane på ein best mogleg måte. Skildring og klargjering av oppgåver lagt til delprosjekt: I delprosjekt samfunnsplan, arealtenester og folkehelse inngår følgjande ansvar- og tenesteområde: Folkehelse Planstrategi og analyse Samfunnsplanlegging og temaplan By- og stadsutvikling Arealplanlegging Byggesak Geodata, oppmåling, matrikkel, adressering Energi og klima Landbruk og miljø Punktlista over er ikkje uttømmande og fagområder som naturleg høyrer til opplistinga må takast omsyn til i arbeidet til delprosjektet. Til dømes inngår skogbruk og viltforvalting under punktet «Landbruk og miljø». Anna eksempel er oppfølging av ulovlege tiltak og tilsyn som må reknast under punktet «byggesak». Dersom delprosjektgruppa erfarer at det er fagområder går over i ansvarsområdet til andre delprosjekt, er delprosjektleiar ansvarleg for å løfte problemstillinga opp til prosjektgruppe kultur og samfunn.
Oppdraget til delprosjektgruppa vert delt inn i fire oppgåver. Det er utarbeidd ein mal for oppgåva med å kartlegge no-situasjon, kalla M1.1. Innhald i dei fire milepælsoppgåvene: 1. M1.1. Gjennomføre ei kartlegging av situasjonen i dag for tenesteområdet samfunnsplan, arealtenester og folkehelse i dei tre kommunane. Oppgåva skal mellom anna omtale organisering, årsverk, status, utfordringar, relevante nøkkeltal og statistikk. Det vert vist til vedlagt mal for kartlegginga som gruppa skal nytta ved utarbeiding av kartleggingsrapport. 2. M1.2. Med bakgrunn i kartlegginga etter punkt 1 skal det utarbeidast ein rapport der gruppa skal omtale og peika på framtidige satsingsområder, mål og strategiar for tenesteområda. 3. M1.2. Med utgangspunkt i rapport etter arbeid med punkt 2 «framtidige satsingsområder, mål og strategiar» skal gruppa utarbeide ein organisasjonsplan for tenesteområdet som omtaler organisering, lokalisering og rolle- og funksjonsomtaler. 4. M1.3. Med utgangspunkt i framtidige satsingsområder, mål og strategiar og organisasjonsplanen skal delprosjektetgruppa utarbeide ein tiltaksplan som omtaler kva som må vere på plass til 2020 og kva som må gjennomførast etter kommunesamanslåing. M1.1 - Rapport om kartlegging av no-situasjon bør omtale følgjande element: - Nasjonale og regionale føringar og trendar - Kommunale lokale forskrifter, interne reglement, planar og satsingsområder - Relevante nøkkeltal og statistikk o Økonomiske nøkkeltal o Tilsette - Kartlegge kva oppgåver som ligg til tenesteområde i kvar kommune - Digitale verktøy og system - Organisasjonsstruktur og lokalisering av tenester og bygningsmasse. - Tverrfagleg samarbeid som eksisterer i dag - Avtaler med eksterne samarbeidspartnarar - Avtale med eksterne leverandørar av varer og tenester. M1.2 - Rapport om framtidige satsingsområder, mål og strategiar bør omtale følgjande element: - Definere kva oppgåver tenesteområda skal omfatte i framtida - Nasjonale, regionale og kommunale føringar for tenestene. - Status, trendar og utfordringar - Satsingsområde, mål og strategi for tenesteområda. - Behov for digitale verktøy og system - Om mogleg synleggjere konsekvensar av tilrådingar i høve økonomi, tilsette og digitalisering. M1.2 - Rapport om organisasjonsplan bør omtale følgjande element: - Organisering og dimensjonering av tenestene o Kompetansebehov
o Opplæringsbehov - Rolle- og funksjonsomtale - Lokalisering - Lokale forskrifter og interne reglement - Avtaler med eksterne leverandørar - Avtaler med eksterne samarbeidspartnarar. M1.3 - Tiltaksrapport skal omtale følgjande element. - Tydeleg tilråding av tiltak som må utførast før 2020 og kva tiltak som kan vente til etter samanslåinga. Føringar for arbeidet med dei ulike milepælane: M1.1 Kartlegge no-situasjon: Skaffe oversyn over innhald, organisering og IKT verktøy i dei tre kommunane. Skildre fordeler og ulemper med dagens organisering og tenesteomfang. Arbeid som pågår i andre prosjekt/arbeidsgrupper innan tenesteområdet til samfunnsplan, arealplan og folkehelse må rapportere til og samhandl med delprosjektleiar. Sikre tverrfaglig samarbeid og samhandling med tverrgåande prosjekt under andre kommunalsjefområder. M1.2 Foreslå satsingsområde, mål og strategiar for Nye Øygarden kommune Delprosjektgruppa må ta omsyn til at den nye kommunen vil ha eit innbyggjartal på 40 000. Det skal takast omsyn til nasjonale og regionale føringar. Gruppa skal peike på satsingsområder, mål og strategiar eit realistisk bilete kva som er mogleg å gjennomføre innan ein kort og lengre tidshorisont. M1.2 Organisasjonsplan - tilrå tenesteomfang, organisering, struktur, kompetanse og lokalisering i den nye kommunen Heilskapleg, samanhengande og framtidsretta tenestetilbod Brukarvennlege tenester med ny framtidsretta praksis eller beste praksis i dei noverande kommunane skal vidareførast.
Referansegrupper brukarperspektiv og høyringar Effektivisering av arbeidsprosessar og tenester Nærtenesteprinsippet og tilgjengelege teneste både lokalt og digitalt Arbeidsgivarpolitikk der trivsel og kompetanse er grunnleggjande faktorar M1.3 Tiltaksplan 1. Tiltaksplanen må innehalda ein prioritert tiltaksplan før og etter 1.1.2020 kostnadsoverslag for eventuelle forslag til innkjøp. 5. Organisering og ansvar: Prosjektleiar: Medlemmer: Hanna Gjesdal (F) Avdelingsleiar Miljø, geodata og oppmåling Ole Karsten Midtgård (S) Leiar arealavdeling Linda Midtkandal (F) Seksjonsleiar byggesak Lena Svalastog Garnes (F) Avdelingsleiar plan Mona Rabben (S) Rådgjevar plan/htv akademikerne Sund Steffen Molnes (S) Rådgjevar byggesak Øyvind Lunde (Ø) Einingsleiar plan og forvaltning Sven Selås Kallevik (Ø) - Planleggar 5.1 Prosjektmetodikk «Prosjektveiviseren» er Difi sin anbefalte prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekt i offentlege verksemder. Denne prosjektmodellen er lagt til grunn for prosjektet med etablering av den nye kommunen.
5.2 Prosjektstyring Overordna styringsgruppa Overordna stryringsgruppe tek stilling til politiske og prinsipielle spørsmål som må vidare til fellesnemnda for avgjerd Andre spørsmål frå prosjektgruppene kan overordna styringsgruppe ta avgjerd om Prosjektgruppe/ styringsgruppe Prosjektleiar kultur og samfunn rapporterer til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen som utarbeider sakene til møte i overordna styringsgruppa Politiske og prinsipielle spørsmål må løftast til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen Delprosjekt Delprosjekta rapporterer til prosjektgruppe kultur og samfunn, som er styringsgruppe for dei fire delprosjekta ; 1. samfunnsplan, arealtenester og folkehelse, 2. kultur, 3. samferdsle og 4. eigedomsforvaltning. Politiske og prinispielle spørsmål må løftast til prosjektgruppa 5.3 Prinsipp for organisering av delprosjekt Delprosjektleiar har mynde til å organisera arbeidet på ein tenleg måte som gjev framdrift og resultat i samsvar med milepelsplan. Deltakarar i prosjektgruppa og tillitsvalte kan inngå i delprosjekt, både som deltakarar og delprosjektleiarar. Prosjektleiar skal ikkje inngå som deltakar i delprosjekt. 6. Framdrift og milepælsplan Milepæl Oppgåve Frist M1.1 Kartlegging av nosituasjon 17.12.2018 M1.2 Framtidige satsingsområder, mål og strategiar 14.01.2019
M1.2 Organisasjonsplan for tenesteområdet i ny kommune M1.3 Tiltaksrapport kva må vera på plass før 01.01.2020/kva må vente 14.01.2019 21.01.2019 Bestilling med fristar innan M1, M1.2 og M1.3 Delprosjektleiar og gruppa legg sjølv oppgåver, fristar og ansvar for gjennomføring i milepelsplanen. Rapportar og organisasjonsplan skal leverast til prosjektgruppe kultur og samfunn ved prosjektleiar innan fristane som er gjevne. Delprosjektgruppa skal lage ei tydelig organisering og plan for utføring og ansvarsfordeling av arbeidet. Det skal lagast ein møteplan for denne arbeidsperioden. 6.1 Projectplace Alle delprosjekt skal ta i bruk prosektstyringsverktøyet Projectplace der det vil bli gjeve opplæring i bruk. 7. Rapportering, omfang, avgrensing og involvering Delprosjektleiar leverer statusrapport til prosjektgruppa kvar 14.dag eller oftare. Det skal rapporterast på status og framdrift etter milepelsplanen. Delprosjektleiar skal sikre at alle prosjektdeltakarane tek i bruk «Projectplace» som prosjektstyringsverktøy og får naudsynt opplæring. Medlemer i delprosjektgruppene har eit sjølvstendig ansvar for å informere og involvere tilsette på eigne arbeidsplassar
8. Rammevilkår og økonomi Naudsynte personressursar vert tilført prosjektet frå overordna styringsgruppe Behov for økonomiske ressursar må avklarast med overordna styringsgruppe i forkant Behov for ekstern kompetanse/ ressursar må avklarast med overordna styringsgruppe i forkant