SOGNDAL KOMMUNE Tilsetjingsreglement Revidert i administrasjonsutvalet den 21.12.12, skal 2/12
Innhaldsoversyn 1. Omfang... 3 2. Tilsetjingsmynde... 3 3. Før utlysing... 3 4. Utlysing... 3 5. Kvalifikasjonar og prioriteringar... 4 6. Tilsetjingsprosedyre... 4 7. Tilsetjingsvilkår... 5 8. Tilsetjingsbrev... 6 9. Lege-, tuberkulin- og politiattest... 7 10. Oppseiing... 7 11. Avskil/suspensjon... 7 Vedlegg 1 - Stillingsvurdering... 9 Vedlegg 2 - Oppfølgingssamtale innan dei første 3 månadane... 10 Vedlegg 3 - Oppfølgingssamtale innan 1 månad før prøvetida går ut.... 11 Vedlegg 4 - Retningsliner for intern utlysing... 12 22.11.2012 2
1. Omfang 1.1 Tilsetjingsreglementet gjeld for alle områda i kommunen. Det kommunale tariffområdet vert regulert av hovudavtalen. Reglane i reglementet gjeld ikkje når dei strir mot lov, tariffavtale eller andre avgjerder som er bindande for kommunen. 2. Tilsetjingsmynde 2.1 Kommunestyret tilset rådmann, jf. 22 i kommunelova. Administrasjonsutval og formannskap gjev uttale. 2.2 Rådmann tilset kommunalsjefar og einingsleiar (dvs. tenesteleiar og leiar for støtteeiningane). Einingsleiar tilset i si eining. 2.3 Rådmannen/einingsleiar føretar også konstituering og peikar ut stedfortreder, jf. hovudtariffavtalen kap. 1 13 i samsvar med pkt. 2.2. 2.4 Rådmannen kan trekkja attende delegasjonane etter pkt. 2.2 og 2.3. 2.5 Tenesteleiar helse og sosial har delegert mynde til å tildela driftstilskot til legar, fysioterapeutar og psykologar. 2.6 Delegert tilsetjingsmynde skal følgja prosedyrane og føresetnadene i tilsetjingsreglementet. 3. Før utlysing 3.1 Når ei stilling vert ledig, skal rådmannen/vedkomande einingsleiar vurdera trongen for stillinga/nytilsetjing ved å gjera ei stillingsanalyse, jf. vedlegg 1. 3.2 Rådmann/einingsleiar fastset utlysingsteksten etter drøftingar med den arbeidstakarorganisasjonen eller dei arbeidstakarorganisasjonane som organiserer tilsette innan fagområdet. 3.3 Kvalifisert arbeidstakar som er oppsagt pga. arbeidsmangel har førerett i 12 månader etter oppseiinga, jf. arbeidsmiljølova 67. Arbeidstakar som ikkje lenger kan så i sitt arbeid grunn sjukdom, skal få høve til å prøva anna arbeid som vedkomande kan vera kvalifiser for. Ved ein eventuell førerett til ny stilling etter ovannemnde, skal stillinga ikkje lysast ut, men det skal gjerast ei omplassering. 4. Utlysing 4.1 Som ein hovudregel skal det tilsetjast i heil stilling om ikkje arbeidssituasjonen eller omfanget av arbeidet tilseier noko anna. Rådmannen/einingsleiar avgjer om stillinga skal lysast ut internt for kommunen sine arbeidstakarar eller for grupper av arbeidstakarar. Kvalifiserte deltidstilsette skal få tilbod om å få auka stillingsbrøk ved intern utlysing, jf. retningsliner for uønska deltid. 4.2 Stillingskrava må fastsetjast ved utlysing. Innhaldet i utlysingsteksten vil som hovudregel vera juridisk bindande. Kunngjeringa skal opplysa om lønsvilkår, pensjonsvilkår, kvalifikasjonskrav (utdanning, praksis og personlege eigenskapar) og arbeidsområde for vedkomande stilling. For stillingar der kvinner er underrepresenterte, bør kvinner verta oppmoda om å søkja. For stillingar der det er krav om politi- og/eller tuberkulinattest skal dette gå fram i utlysinga. Eventulle krav om 22.11.2012 3
førarkort, bil etc. skal gå fram av utlysinga. Dersom det er grunn til å tru at vikariatet kan verta forlenga, bør dette gå fram av utlysinga. Dersom det er grunn til å tru at vikariatet kan gå over til fast tilsetjing og at det i så fall ikkje vert lyst ut på nytt, bør dette gå fram av lysingsteksten. 4.3 Følgjande atterhald skal vera med: Arbeidstakarar blir tilsette i kommunen på dei vilkår som til ei kvar tid går fram av gjeldande lover, reglement og tariffavtaler. Vidare skal det i utlysingar for administrative stillingar gå fram at administrasjonsmålet i kommunen er nynorsk. 4.4 Søknadsfrist for utlysingar er frå 2-3 veker. 4.5 Rådmann /einingsleiar kan avgjera at søknader som kjem inn etter at fristen har gått ut, skal handsamast som om dei hadde kome inn til rett tid. 4.6 Rådmann/einingsleiar kan etter drøftingar med tillitsvalde vedta at ei stilling skal tilsetjast utan utlysing. Kravet om utlysing gjeld ikkje for stillingar som er ledige for eit kortare tidsrom enn seks månader. 4.7 Dersom eit vikariat vert forlenga eller vikariatet går over til fast tilsetjing, kan rådmann/einingsleiar forlenga tilsetjinga eller gjera fast tilsetjing. Dei med uttalerett (utval av tillitsvalde/hovudtillitsvalde) skal få høve til å gje uttale før tilsetjinga vert forlenga eller før vikariat går over til fast tilsetjing. 4.8 Dersom kommunen finn at det ikkje har meldt seg nokon kvalifiserte søkjarar, kan rådmannen /einingsleiar avgjera at stillinga skal lysast ut på nytt. Før ei eventuell 3. gongs utlysing bør kravspesifikasjonen i utlysingsteksten vurderast på nytt. 4.9 Ekstern utlysing: Ved ekstern utlysing vil stillinga verta kunngjort gjennom aviser, tidskrift o.l. Fullstendig stillingsannonse vert oppretta i personalsystemet og arkivert i kommunen sitt sak- og arkivsystem. Utlysing/kunngjering i lokalavisa skal samlast i ei fellesutlysing. 4.10 Intern utlysing: Som ein hovudregel bør alle stillingar lysast ut eksternt. Ved eventuell intern utlysing nyttar ein oppslag på arbeidsplassen. I tillegg vert utlysinga lagt i personalsystemet og på kommunen si nettside med merknad om at denne stillinga kan søkjast berre av tilsette i kommunen. 5. Kvalifikasjonar og prioriteringar 5.1 Kvalifikasjonsprinsippet, dvs. ei samla vurdering av søkjaren si teoretiske og praktiske utdanning og dugleik for stillinga, skal brukast ved tilsetjing. Når søkjarar elles står kvalifikasjonsmessig likt, vil søkjar med lengst tenestetid i Sogndal kommune ha førerett. 5.2 Dersom søkjarar av begge kjønn er vurdert likt etter førre punkt, kan ein for stillingar innan omsorg og undervisning prioritere det kjønn som er underrepresentert i eininga. 5.3 Søkjarar frå EU/EØS-land vert å vurdera på lik linje med norske søkjarar m.o.t. teoretisk og praktisk utdanning samt dugleik. 6. Tilsetjingsprosedyre 6.1 Når søknadsfristen er ute, skriv personalavdelinga brev til søkjarane med opplysning om tilsetjingstidspunkt mm. Det skal det utarbeidast ei offentleg søkjarliste med opplysningar om namn, alder, stilling og adresse. Det skal vidare utarbeidast ei utvida søkjarliste som inneheld utdanning og 22.11.2012 4
praksis. Personalavdelinga sender utvida søkjarliste til dei av søkjarane som har bedt om dette. Samstundes vert søkjarliste sendt til dei med uttalerett (utval av tillitsvalde/ hovudtillitsvalde) saman med utlysingstekst. Einingsleiarane tek sjølv ut søkarliste frå personalsystemet. Dersom ein reknar med at det vil gå meir enn 3 veker etter søknadsfristen, før det vert gjort vedtak om tilsetjing, skal søkjarane få melding om dette. Tenesteleiar syter då for slik melding til personalavdelinga. 6.2 Ved tilsetjingar skal det som hovudregel nyttast intervju. Trongen for intervju skal vurderast i høve til det som er økonomisk og praktisk mest effektivt. Dei som vert innkalla til intervju må få melding om å ta med godkjente attestar og vitnemål. 6.3 Intervjuutvalet bør som hovudregel ikkje ha fleire enn 3 medlemer. Unnatak kan gjerast dersom kommunestyret er tilsetjingsorgan. 6.4 Ein tillitsvald som har kompetanse innan arbeidsområdet skal ha høve til å vera med på intervju. Organisasjonane peikar ut tillitsvald som skal delta i intervju. 6.5 Rådmann/einingsleiar sender framlegg til vedtak til den tillitsvalde som har delteke i intervjuet. Vedtaket skal som hovudregel innehalda namn på to kandidatar i prioritert rekkefølgje i tillegg til den som vert tilsett. Den tillitsvalde kan koma med merknader til vedtaket innan ein frist på 2-3 dagar. Talet på dagar kan vera færre dersom ikkje den tillitsvalde motset seg dette. Den tillitsvalde har ikkje rett til innsyn i sjølve saksutgreiinga, jf. forvaltningslova 3 og 19. Som ein hovudregel skal referansar ikkje hentast inn før etter intervjuet. Opplysningar om søkjaren hos tidlegare eller noverande arbeidsgjevar bør ikkje hentast inn utan samtykke frå søkjaren. 6.6 Dersom tillitsvald ikkje har merknader til tilsetjinga, vert denne effektuert på vanleg måte. Godkjente kopiar av vitnemål og attestar skal følgje saka vidare for utsending av tilsetjingsbrevet. 6.7 Dersom det i uttaleperioden nemnd i punkt. 6.1 og 6.7 kjem merknader /nye opplysningar som gjeld søkjarlista m.m., må dei med uttalerett etter pkt. 6.1, gjerast kjende med dette før tilsetjing vert gjort. 6.8 Dersom det kjem merknader til vedtaket eller den tillitsvalde ønskjer møte, vert det halde møte for å freista å koma fram til semje. 6.9 Møta vert haldne for stengde dører. 6.10 Dersom tillitsvalde ikkje er samde i framlegg til vedtak der einingsleiar har tilsetjingsmynde, vert saka lagt fram for rådmannen for endeleg vedtak om tilsetjing. Dersom tillitsvalde ikkje er samde i framlegg til vedtak der rådmannen har tilsetjingsmynde, vert saka lagt fram for administrasjonsutvalet for endeleg vedtak om tilsetjing. 6.11 Rådmannen orienterer leiar i administrasjonsutvalet om tilsetjing av kommunalsjefar og einingsleiarar før vedtak vert gjort. 7. Tilsetjingsvilkår 7.1 Arbeidstakaren vert tilsett i Sogndal kommune med dei løns- og arbeidsvilkår som går fram av gjeldande lover, reglement, tilsetjingsdokument og tariffavtaler. Arbeidstakar må vera budd på at endringar i oppgåve- og ansvarsområde kan følgje av omorganiseringar i kommunen. 22.11.2012 5
7.2 Den einskilde arbeidstakar vert tilsett skriftleg med ei prøvetid på 6 månader. 7.3 I prøvetida er det ei gjensidig oppseiingstid på 14 dagar. Arbeidstakar skal følgjast opp i prøvetida med samtale innan 3 månader og ny samtale i god tid før prøvetida går ut. Prøvetida kan bli forlengja om det i denne perioden er mykje fråvær, sjå skjema til bruk for oppfølging av tilsette. 7.4 I god tid før prøvetida går ut, skal einingsleiar melda frå dersom det er grunnar som talar mot fast tilsetjing. Spørsmål om oppseiing skal leggjast fram for rådmannen og arbeidstakaren sin tillitsvalde snarast mogeleg. Lege-, tuberkulin- og politiattest 8. Tilsetjingsbrev Tenesteleiar lagar saksframlegg i kommunen sitt saks- og arkivsystem. I saksframlegget skal det gå fram årsak til utlysing, saksutgreiing og tilråding til vedtak. Melding om tilsetjingar er omtale i eigen spalte i internavisa «Saman Om». Der det i utlysinga er stilt krav om bruk av eigen bil, skal det sendast avtale om dette saman med tilsetjingsbrevet. Saksframlegget saman med saksdokumenta (hugs rettkjend kopi av attestar og vitnemål) vert sendt til personalavdelinga som lagar tilsetjingsvedtak. Personalavdelinga lagar tilsetjingsbrev og fastset løn, i samråd med einingsleiar/rådmann. Originalbrev vert lagra i personalmappe både elektronisk og i papirformat. For kommunalt tilsette i NAV vert det berre lagra elektronisk. Det skal leggast inn referanse (år/saksnummer) frå tilsetjingssaka i den elektroniske personalmappa. Arkivet sender original av svarbrevet til personalavdelinga avdelinga med kopi til einingsleiar som tilviser på kopien og sender denne til lønsavdelinga. Personalavdelinga ryddar i saksmappa før den vert levert til arkivering. Original dokument til den som har teke i mot stillinga, vert lagt i personalmappa saman med søknadspapira. Arkivet går gjennom saksmappe og ser til at alle dokumenta er på plass i forhold til det som ligg i saks- arkivsystemet. Svar til søkarane med melding om kven som er tilsett skal sendast innan 14 dagar. 22.11.2012 6
9. Lege-, tuberkulin- og politiattest 9.1 For stillingar der det vert stilt spesielle krav til helse, skal det setjast krav om tilfredsstillande legeattest ved tilsetjing. 9.2 I stillingar der det er sett fram krav om godkjend tuberkulinattest, skal slik attest liggja føre før ein tek til i stillinga. 9.3 For stillingar i barnehage og skule skal det leggjast fram tilfredsstillande politiattest, jf. barnehageloven 20 og opplæringslova 10.9. Politiattest vert å leggja fram før arbeidstakar tiltrer stillinga. Attesten skal makulerast etter å ha vore nytta i tilsetjingssaka. Det bør lagast eit notat der det går fram at tilfredsstillande politiattest er motteken. 9.4 Kravet om lege-, tuberkulin- og politi attestar skal gå fram av utlysinga og saksutgreiing/ tilsetjingsbrev. 10. Oppseiing 10.1 Rådmannen gjer vedtak om oppseiing i stillingar der det er gjeve delegert mynde til tilsetjing. Oppseiinga skal vera skriftleg. Arbeidstakaren kan krevja skriftleg grunngjeving for oppseiinga. Når det gjeld oppseiing av pedagogisk personale, vert det vist til særskilde retningsliner for desse. 10.2 Ei oppseiing frå Sogndal kommune skal innehalda opplysningar om kva rettar arbeidstakaren har til å krevja forhandlingar, reisa søksmål og dei fristane som gjeld. Før vedtak om oppseiing vert gjort, skal det - dersom arbeidstakar ønskjer det - drøftast med arbeidstakar sin tillitsvalde. 10.3 Oppseiingsfristane skal vera i samsvar med gjeldande reglar i lov- og tariffavtale. Om arbeidstakar sine rettar vert det vist til kap. XII i arbeidsmiljølova og reglane i forvaltningslova. Det er ikkje klagerett på vedtak om oppseiing. 10.4 Rådmannen /einingsleiar avgjer saker om omplassering av arbeidstakarar. Sak om overføring av arbeidstakar er enkeltvedtak etter forvaltningslova 2. 10.5 Når ein arbeidstakar sluttar, har vedkomande krav på sluttattest, jf. arbeidsmiljølova 68. 10.6 For undervisningspersonale i grunnskulen skal handsaminga elles vera i samsvar med opplæringslova 10. 11. Avskil/suspensjon 11.1 Sogndal kommune ved rådmannen kan gje ein arbeidstakar avskil med påbod om å slutta i stillinga med ein gong dersom arbeidstakaren har gjort seg skuldig i grovt pliktbrot eller mishald av arbeidsavtale. 11.2 Melding om avskil skal vera skriftleg og skal innehalda opplysningar om rett til å krevja forhandlingar, reisa søksmål og kva fristar som gjeld. 11.3 Rådmann kan mellombels fjerne ein arbeidstakar frå stillinga når det er grunn til å tru at det ligg føre gyldig grunn til å gje arbeidstakaren avskil, og/eller situasjonen krev at vedkomande straks vert fjerna. Arbeidstakaren har krav på å få behalda løna si inntil vedtak om avskil er gjort. Rådmann 22.11.2012 7
handsamar saker om suspensjon. For undervisningspersonale i grunnskulen skal handsaminga elles vera i samsvar med opplæringslova 10. 11.4 Før det vert gjeve melding om avskil eller suspensjon, skal saka drøftast med arbeidstakaren sine tillitsvalde med mindre arbeidstakaren sjølv ikkje ønskjer det. 11.5 Arbeidstakar har rett til å klaga på vedtak om suspensjon og må få melding om dette, men det er ikkje klagerett ved avskil, jf. forvaltningslova 3. 11.6 Sogndal kommune ved rådmannen kan gje ein arbeidstakar avskil med påbod om å slutta i stillinga med ein gong dersom arbeidstakaren har gjort seg skuldig i grovt pliktbrot eller mishald av arbeidsavtale. 11.7 Melding om avskil skal vera skriftleg og skal innehalda opplysningar om rett til å krevja forhandlingar, reisa søksmål og kva fristar som gjeld. 11.8 Rådmannen kan mellombels fjerne ein arbeidstakar frå stillinga når det er grunn til å tru at det ligg føre gyldig grunn til å gje arbeidstakaren avskil, og/eller situasjonen krev at vedkomande straks vert fjerna. Arbeidstakaren har krav på å få behalda løna si inntil vedtak om avskil er gjort. Rådmann handsamar saker om suspensjon. For undervisningspersonale i grunnskulen skal handsaminga elles vera i samsvar med opplæringslova 10. 11.9 Før det vert gjeve melding om avskil eller suspensjon, skal saka drøftast med arbeidstakaren sine tillitsvalde med mindre arbeidstakaren sjølv ikkje ønskjer det. 11.10 Arbeidstakar har rett til å klaga på vedtak om suspensjon og må få melding om dette, men det er ikkje klagerett ved avskil, jf. forvaltningslova 3. 22.11.2012 8
Vedlegg 1 - Stillingsvurdering Eining Budsjettføremål Stillingsinnehavar Heimelsnummer Stillingsstorleik Stillingnemning Arbeidsstad Noverande oppgåver eventuelt stillingsomtale dersom det finst Tilråding/synspunkt Grunngjeving Eksisterer oppgåvene framleis, heilt eller delvis? Kan oppgåver/deler av oppgåvene verta omfordelte eller flytta? Kan deloppgåver verta løyst ved utviding/bruk av deltidsstilling eller andre/nye tekniske løysingar? Er stillinga tiltenkt andre eller endra oppgåver? Bør stillinga vidareførast? 22.11.2012 9
Vedlegg 2 - Oppfølgingssamtale innan dei første 3 månadane Stikkord/notat: 1. Er introduksjonsopplegget gjennomført som føresett? Korleis har det fungert? Kva bør eventuelt endrast? 2. Har arbeidsinnsatsen vore tilfredsstillande m.o.t. kvalitet effektivitet initiativ 3. Har arbeidstakar trong for særskild opplæring? 4. Er det trong for avklaring av arbeidsområdet og/eller ansvarstilhøvet? 5. Har arbeidstakar kvalifikasjonar som ikkje vert nytta? 6. Korleis har samarbeidet vore? med kollegaer med leiarar 7. Er det tilhøve ved arbeidsmiljøet som bør endrast? 8. Har arbeidstakaren møtt særskilde vanskar i arbeidet? 9. Er eininga/arbeidsplassen sine forventningar innfridd? Er den nye medarbeidaren sine forventningar innfridd? Det skal skrivast referat frå oppfølgingssamtalen, og denne skal lagrast i personalmappa til vedkomande. Referatet skal skrivast under av begge partar: Dato: Arbeidsgjevar: Arbeidstakar: 22.11.2012 10
Vedlegg 3 - Oppfølgingssamtale innan 1 månad før prøvetida går ut. Stikkord/notat: 1 Gjennomgang av oppfølgingsskjema gjort etter 3 månader. Korleis har det fungert? Kva bør eventuelt. endrast? 2. Har arbeidsinnsatsen vore tilfredsstillande m.o.t. kvalitet effektivitet initiativ 3. Har arbeidstakar trong for ytterlegare særskild opplæring? 4. Er det trong for avklaring av arbeidsområdet og/eller ansvarstilhøvet? 5. Har arbeidstakar kvalifikasjonar som ikkje vert nytta? 6. Korleis har samarbeidet vore? med kollegaer med leiarar 7. Arbeidsvurdering etter 3 månaders samtalen. 8. Utsikter til fast tilsetjing etter prøvetida evt. utvida prøvetid. 9. Kommentarar Det skal skrivast referat frå samtalen, og denne skal lagrast i personalmappa til vedkomande. Referatet skal skrivast under av begge partar. Dato: Arbeidsgjevar: Arbeidstakar: 22.11.2012 11
Vedlegg 4 - Retningsliner for intern utlysing 1. Som ein hovudregel bør alle stillingar lysast ut eksternt. 2. Eit klart unnatak frå regelen er dersom arbeidsgjevar gjennom drøftingar med dei tillitsvalde, klarlegg at det finst kvalifiserte deltidstilsette i tilsvarande stillingar i kommunen. Einingsleiar syter for at spørsmålet om intern utlysing vert vurdert saman med tillitsvalt. Dersom ein vurderer det til at det ikkje finst kvalifiserte deltidstilsette som ønskjer auka stilling, vert stillinga å lysa ut eksternt. Vurderinga skal liggja saman med den eksterne lysingsteksten/ tilsetjingssaka. 3. Dersom det i den årlege kartlegginga av deltidstilsette, går fram at det finst fast deltidstilsette i tilsvarande stillingar som ønskjer auka stilling, vert stillinga lyst ut internt, jf. hovudtariffavtalen kap. 1 2 punkt 2.3. 4. Eininga utarbeidar lysingstekst som skal opprettast i sak- og arkivsystemet. Personalavdelinga distribuerer lysinga til aktuelle avdelingar/arbeidsplassar, dvs. der det finst deltidstilsette innan den aktuelle fag/yrkesgruppa. Det kan og bli aktuelt å lysa ut stillinga berre innanfor gjeldande eining. 5. Interne lysingar vert å finna på oppslagstavler på stader som er kjende for dei tilsette. Den vert og lagt på kommunen si nettside med tilvising til at dette kun gjeld for tilsette i Sogndal kommune. Søknadsfrist bør vera minst 14 dagar. 6. Dersom det likevel ikkje er fast deltidstilsette som søkjer ved intern lysing, vert stillinga å lysa ut eksternt med ny søknadsfrist. 22.11.2012 12