Merkevare- og kommunikasjonsstrategi 2016-2019 Administrativt dokument Vedtatt i rådmannens ledergruppe 11.01.16
Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 2 Sørum kommune som identitet... 3 2.1 Innledning... 3 2.2 Visjon og verdier... 4 2.3 Merkevareløfter... 5 3. Målsettinger... 6 3.1 Merkevaremål... 6 3.2 smål... 6 4. Målgrupper... 6 5. Roller og ansvar... 7 6. Krisekommunikasjon... 9 7. Rapportering... 9 8. Målevaluering... 9 9. Handlingsplan for 2016... 9 2
1 Innledning Dette dokumentet beskriver Sørum kommune sin merkevare- og kommunikasjonsstrategi, samt roller og ansvarsplassering relatert til gjennomføringen av strategiene. Det beskriver også hvordan strategiene skal følges opp og evalueres. Merkevarestrategien angir retningen og identiteten for selve kommuneorganisasjonen slik at vi oppfattes på en lik og positiv måte i vårt møte med omgivelsene. sstrategien bygger i sin tur på merkevarestrategien og beskriver hvordan kommunen fører en god dialog med omgivelsene. Strategiene gjør organisasjonen bedre rustet til å møte og løse de strategiske mål i perioden 2016 til 2019. Satsningsområder i økonomiplanen Slik underbygger strategien kommuneplanen Positivt driftsresultat Gode tjenester med fokus på forebygging God frivillighetspolitikk Utvikle Sørumsand som tettsted Synliggjøre kommunen som attraktiv arbeidsgiver Satsingsområdene krever samhandling, dialog og møter med en rekke ulike målgrupper. Merkevare- og kommunikasjonsstrategien støtter opp om satsingsområdene med løsninger for en god og tydelig dialog mot de ulike målgruppene, og angir en felles, positiv, retning for kommuneorganisasjonen. Ved at kommunen oppfattes som løsningsorientert, kunnskapsrik og tilgjengelig vil dette understøtte satsingsområdene i økonomiplanen. 2 Sørum kommune som identitet 2.1 Innledning Hensikten med en merkevarestrategi for Sørum kommunes organisasjon er over tid å skape en tydelig og felles identitet for hva kommuneorganisasjonen skal være, og hvordan vi ønsker at omgivelsene skal oppfatte oss. sstrategien bygger på offentlighetsloven, samt kommuneloven 4 om at kommunen skal drive en aktiv informasjonsvirksomhet. Den bygger også på statlig kommunikasjonspolitikk, hvor innbyggerne har krav på korrekt informasjon 3
om sine rettigheter, plikter og muligheter, tilgang til informasjon om kommunens virksomhet og bli involvert i utformingen av politikk, ordninger og tjenester. sstrategien tar utgangspunkt i merkevarestrategien og skal skape et grunnlag for en bedre og mer bevisst kommunikasjonskultur innad i kommunen og i møtet med omgivelsene. Den skal også formidle merkevarestrategiens essens. Strategiene vil sammen positivt bidra til å påvirke oppfatningen av kommuneorganisasjonen, og å sikre at kommunen fremstår som en godt synlig, profesjonell og positiv aktør i lokalsamfunnet. For å lykkes med dette må vi som kommuneorganisasjon først bli bevisste på hvilken rolle kommunikasjon skal ha mot de ulike målgruppene. Denne tydeliggjøringen skal brukes aktivt for å forbedre sin kommunikasjon, internt så vel som eksternt. 2.2 Visjon og verdier Den gode kommune er Sørum kommune sin visjon. Denne er overordnet for denne strategien. Eksternt rommer visjonen at Sørum kommune skal være et godt sted å være innbygger, å drive frivillig arbeid og næring. Internt rommer visjonen at vi er en dyktig kommune med kloke hoder og flinke hender. Dette er ytterligere konkretisert i kommuneplanen for 2015 til 2027: En kommune der innbyggerne har trygge levekår, og der det er lagt til rette for en bærekraftig tettsteds- og næringsutvikling. 4
2.3 Merkevareløfter Merkevareløftene er selve verdiopplevelsen vi ønsker skal kjennetegne oss, og de personlighetstrekk vi ønsker å bli assosiert med. Vi kan ikke beslutte en merkevareposisjon, vi må jobbe for å fortjene den og alle må gå i samme retning samtidig. Derfor er disse løftene viktige og daglige styringspunkter. Spesielt for alle med et lederansvar i kommunen, som skal sørge for at merkevarearbeidet blir fulgt opp innenfor sine ansvarsområder. De tre merkevareløftene til Sørum kommune er: Løsningsorientert Kunnskapsrik Tilgjengelig Merkevareløftene er stemt frem blant ansatte i Sørum kommune, og beskriver hvordan vi oppfører oss, utfører vår jobb og kommuniserer med våre kolleger og omgivelsene. En tydeliggjøring i hvordan disse merkevareløftene henger sammen med kommunens øvrige egenskaper og fordeler, kommer frem i følgende sammenstilling av merkevarehjulet. Merkevarehjulet illustrerer hvordan kommunens egenskaper og verdier skaper fordeler for omgivelsene, og hvordan dette sammen med hvordan vi ønsker å fremstå, tydeliggjør essensen i vår merkevare. EGENSKAPER FORDELER VERDIER PERSONLIGHET Kompetente, profesjonelle, service- og samhandlingsorienterte Innovativ, mangfoldig, kvalitet, brukerorientering ESSENS Dialog, åpenhet, lojalitet Imøtekommende, pålitelig, engasjert, proaktiv Løsningsorientert, kunnskapsrik, tilgjengelig 5
3. Målsettinger 3.1 Merkevaremål Sørum kommune oppleves av omgivelsene som en fremtidsorientert og ledende kompetanseorganisasjon i regionen, ved at vi kjennetegnes som løsningsorienterte, kunnskapsrike og tilgjengelige. Sørum er en synlig, profesjonell og positiv aktør i lokalsamfunnet. Ansatte i kommunen er bevisste og utfører handlinger som bygger på vår felles utvikling, retning og identitet, slik at vi fremstår som mer enhetlige i vårt møte med omgivelsene. 3.2 smål Sørum kommune driver aktiv informasjons- og kommunikasjonsarbeid som gir riktig og nødvendig informasjon til relevante målgrupper. Sørum kommune praktiserer meroffentlighet, blant annet ved å publisere alle offentlige saker og dokumenter på hjemmesiden. Alle saker og dokumenter er utformet med et klart språk tilpasset målgruppene. Sørum kommune er aktivt involvert i dialog med omgivelsene gjennom bruk av sosiale medier og arenaer/kanaler som er formålstjenlig for å føre dialog med definerte målgrupper. Sørum kommune har en god kommunikasjonskultur, som stimulerer til å dele informasjon og kunnskap. Alle saker og dokumenter, konvolutter/trykksaker, nettsteder og opptrykk skal utformes i henhold til visuell profil. 4. Målgrupper Målgruppene innbyggere, frivillige organisasjoner og næringsliv er naturlige samarbeidspartnere for kommunen. Vi ønsker at disse opplever og oppfatter kommuneorganisasjonen på en positiv og lik måte i møte med kommunen. Ansatte i Sørum kommune er en fjerde målgruppe. Vi må sørge for god internkommunikasjon, bevisstgjøring av merkevarens kjerne og betydning internt i kommuneorganisasjonen. Dette er viktig for å sikre at alle krefter drar i samme retning. De ansatte skal være bevisst på sitt eget bidrag bidrar til den totale oppfatningen av kommuneorganisasjonen. Omgivelsene vil danne sin oppfatning av Sørum kommune gjennom hvilke forventninger de har til oss i utgangspunktet og hvordan disse forventningene innfris i direkte møte med oss. Omgivelsene vil også basere sitt inntrykk av kommunen hvordan vi omtaler kommunen i andre sammenhenger. 6
5. Roller og ansvar Hele kommuneorganisasjonen har ansvar for gjennomføring av merkevare- og kommunikasjonsstrategien. Informasjons- og kommunikasjonsansvaret er i stor grad delegert til virksomhetene. Det betyr at hver virksomhet har ansvaret for å informere og holde i dialogen med sine ansatte og interessenter. Ved omdømmekritiske saker bistår avdeling for kommunikasjon. Rådmannens ledergruppe Ledergruppen setter målene for kommuneorganisasjonen, og vurderer større endringer som foreslås i forbindelse med merkevarearbeidet. De har videre et ansvar for å sørge for at arbeidet blir evaluert og for at nødvendige ressurser er tilgjengelige. Rådmannens ledergruppe har det overordnede ansvaret for kommunens kommunikasjonsaktiviteter. Den skal sørge for at kommunens kommunikasjonsaktiviteter er i henhold til de lover og regler som foreligger, og at kommunikasjonsarbeidet skaper gode totaleffekter for kommunen. s- -avdelingen Avdelingen er de interne koordinatorene, og følger merkevarearbeidet fra dag til dag. De har dialog med både rådmannens ledergruppe og virksomhetslederne, og jobber for å sørge for at totalen i alle iverksatte tiltak bidrar mot kommunens felles målsetning. Avdelingen er kommunens interne fagressurs for kommunikasjon. Denne avdelingen har ansvaret for å sørge for at kommunens kommunikasjonsaktiviteter utføres i tråd med de prinsipper som er definerte i merkevare- og kommunikasjonsstrategien. Avdelingen er en intern rådgiver og støttespiller for virksomhetsledere og ansatte i kommunen, som enten har ansvar for utvikling av kommunikasjonsplaner eller har konkrete saker de ønsker en vurdering av. Avdelingen har også ansvaret for å måle effektene av de tiltakene som er definert i merkevare- og kommunikasjonsstrategien, og eventuelt gjøre endringer i denne som følge av tilbakemeldinger fra interne eller eksterne interessenter. 7
Ledere i Sørum kommune Virksomhetslederne, administrative ledere og enhetsledere har ansvaret for å konkretisere og levendegjøre merkevareplattformen i den enkelte virksomhet/avdeling. Dette handler om å omsette den i konkrete tiltak for den enkelte virksomhet, samt avstemme at disse tiltakene er i tråd med den overordnede retningen for kommuneorganisasjonen. Virksomhetene har fått delegert informasjons- og kommunikasjonsansvar for sin virksomhet. Det innebærer at virksomhetene har ansvaret for å utforme lokale planer, informere og holde i dialogen med sine ansatte og interessenter. Hensikten er å stimulere til en god kommunikasjonskultur og utnytte fordelen av at den som sitter nærmest saken, kjenner den best og er best egnet til å informere om den. Med andre ord: Kommunens virksomheter har selv ansvaret for å sørge for effektiv kommunikasjon mot sine målgrupper. Lederen i de ulike virksomhetene har ansvaret for å se til at det utvikles en kommunikasjonsplan for virksomheten, og at ansvaret for oppfølging av denne planen fastsettes. Den som har ansvaret for oppfølging av virksomhetens kommunikasjonsplan, har videre et ansvar for å avsjekke med avdeling for kommunikasjon i Sørum kommune i de tilfeller det er usikkerhet rundt hva som er den best egnede kommunikasjonsformen/metoden eller kanalen. Ansatte i Sørum kommune De ansatte er den viktigste bevisførselen av merkevareløftene. Det er sentralt at alle ansatte i kommunen, er klar over hva man som helhet jobber mot i kommunen, og dermed sin egen rolle og bidrag i dette. Alle ansatte er representanter for kommunen. Måten de møter andre på gjennom merkevareløftene vil bidra til påvirke oppfatningen av kommuneorganisasjonen i positiv retning. Den enkelte virksomhet og ansatt er ansvarlig for å foreta en informasjonsbeslutning. Det betyr at i hvert tilfelle en beslutning tas, skal det samtidig vurderes om saken skal informeres om. 8
6. Krisekommunikasjon Krisekommunikasjon står beskrevet i overordnet plan for kommunal kriseledelse kapittel 4. 7. Rapportering Egen merkevare- og kommunikasjonsstrategi inngår i virksomhetsplanen. Denne følger eksisterende rapporteringsrutiner. Avdeling for kommunikasjon bistår med rådgivning for utforming ved behov. 8. Målevaluering Det skal årlig gjøres evalueringer av merkevare- og kommunikasjonsarbeidet i kommunen, herunder realisering av merkevaremålene, samt de ansattes og eksternes oppfatning av kommunens kommunikasjonsaktiviteter. Det skal årlig avstemmes at merkevarestrategien understøtter kommunens strategiske mål. 9. Handlingsplan for 2016 Sørum kommune har de siste årene utarbeidet planer og arbeidsverktøy til hjelp for å styrke virksomhetenes kommunikasjonsarbeid. Virksomhetene spiller en sentral rolle i merkevare- og kommunikasjonsarbeidet, og er med på å realisere målene i merkevare- og kommunikasjonsstrategien. Å styrke virksomhetenes kompetanse ytterligere vil prioriteres i 2016. Tiltak Verktøykasse for virksomhetsledere bruk av merkevare, kommunikasjon og visuell profil i hverdagen Oppfølging av virksomhetenes merkevare- og kommunikasjonsarbeid Relansering av sorumbeta.no (nytt innhold, nytt design) Videoproduksjoner knyttet til prosjektene Kurs Målevaluering Ansvarlig 9