Framtidas mål, strategiar, organisering og prioritering (jf. M.1.2 og M.1.3): Prosjekt Økonomi, delprosjekt: Kemner

Framtidas mål, strategiar, organisering og prioritering (jf. M.1.2 og M.1.3): Prosjekt Økonomi, delprosjekt: Kemner 1 INNLEIING... 2 2 SAMANDRAG... 2 3 NASJONALE FØRINGAR OG KOMMUNAL FØRINGAR FOR TENESTENE... 2 4 STATUS, TRENDAR OG UTFORDRINGAR... 2 5 SATSINGSOMRÅDE, MÅL OG STRATEGIAR FOR TENESTENE... 4 6 ORGANISERING AV TENESTENE... 5 7 OPPGÅVER, FUNKSJONSOMTALE OG DIMENSJONERING... 5 7.1 KVA FOR TENESTER, OPPGÅVER OG FUNKSJONAR SKAL UTFØRAST DELPROSJEKTET OMFATTA?... 5 7.2 FORSLAG TIL DIMENSJONERING/STILLINGSRESSURSAR I OPPGÅVELØYSINGA OG TENESTETILBODET (INN I ORGANISASJONEN OG UT TIL INNBYGGJARANE)... 5 7.3 KOMPETANSEBEHOV... 6 7.4 OPPLÆRINGSBEHOV... 6 8 LOKALISERING... 6 8.1 LOKALISERINGSKONSEKVENSAR AV FORESLÅTT ORGANISERING OG OPPGÅVE-/TENESTELØYSING:... 6 8.2 KVA ER BEHOVET KNYTT TIL LOKALE, AREAL, INVENTAR OG UTSTYR... 6 9 LOKALE FORSKRIFTER OG INTERNE REGLEMENT... 7 10 AVTALER MED EKSTERNE LEVERANDØRAR... 7 11 AVTALER MED EKSTERNE SAMARBEIDSPARTNARAR.... 7 12 BEHOV FOR DIGITALE VERKTØY OG SYSTEM... 7 12.1 BEHOV FOR DIGITALE VERKTØY OG SYSTEM SOM TEK OMSYN TIL INNOVASJON I ORGANISASJONEN OG TENESTETILBODET. 7 12.2 KORLEIS SIKRE KONVERTERING AV DATA FRÅ EKSISTERANDE KOMMUNAR... 7 12.3 KORLEIS SIKRE INTEGRERING MELLOM IT-SYSTEM... 7 13 KONSEKVENSAR... 7 13.1 ØKONOMI... 8 13.2 TILSETTE... 8 13.3 DIGITALISERING... 8 14 OVERSIKT TILTAK (PRIORITERT LISTE FØR OG ETTER 01.01.2020)... 8 14.1 OVERSIKT TILTAK SOM MÅ GJENNOMFØRAST INNAN 31.12.2019... 9 14.2 OVERSIKT TILTAK SOM KAN VENTE TIL ETTER 01.01.2020... 9 1

1 Innleiing I delprosjekt Kemner er det presentert framlegg til framtidige satsingsområde, mål og strategiar samt forslag til organisering og dimensjonering for kemnerkontoret. Avdelinga er foreslått organisert under Kommunalsjefen for økonomi. Kemneren må ha eit godt samarbeid på tvers med dei andre einingane, økonomistyring, kommuneadvokaten og innkjøp for å få eit best mogleg resultat. 2 Samandrag Kemneren har i dag 5 årsverk og kjøper tenester frå Kemneren i Bergen som tilsvara omlag 1 årsverk. Arbeidsoppgåvene ved kontoret er innkrevjing av skattar og avgifter, skatterekneskap og arbeidsgjevarkontroll. Kemneren ønskjer samlokalisering saman med dei andre einingar innan kommunalsjefen for økonomi. Kemneren foreslår å utgreie om kemnerkontoret skal utvidast til å ta innkrevjing av alle kommunale krav. Kemneren må samarbeida med innkjøpsansvarlege i kommunen for å motverka arbeidsmarknadskriminalitet. 3 Nasjonale føringar og kommunal føringar for tenestene Skatteavdelingane i Fjell, Sund og Øygarden vart slegen saman i februar 2009. Det er oppretta ei felles folkevald nemnd etter Kommunelova 28 c Kemnerverksemda er fagleg underlagt skatteetaten og arbeidet vert utført etter instruks for skatteoppkrevjarar av 08.04.2014. Kemneren er administrativt underlagt servicetorgsjefen i Fjell kommune. 4 Status, trendar og utfordringar Kemnerkontoret for Fjell, Sund og Øygarden følgjer skatteetaten sine krav og retningslinjer og fungerer tilfredsstillande i dag. Kemneren har særnamskompetanse, noko som inneber at vi kan halde forretning for utleggspant og leggje ned utleggstrekk for krava vi har ansvaret for. Per i dag vert kompetansen berre nytta i samband med innkrevjing av skattekrav. Kemneren har særnamskompetanse på innkrevjing av bestemte krav fordi ein skal begrense belastninga på det ordinære namsmannsapparatet. Kemneren meiner at kommunen har ein unytta ressurs ved at ikkje særnamskompetansen vert nytta fullt ut. Det er to typar kommunale krav, dei med tvangsgrunnlag som kan krevjast inn etter skattebetalingslova og krav utan tvangsgrunnlag som kommunen kan velja å ha eigeninnkrevjing på. F.eks. barnehage, SFO, kulturskulen, legevakt, eigenbetaling ved sjukeheimen m.m. Dei krava kemneren har særnamsmannskompetanse på er tilknytningsavgift, vatn/avløp, renovasjon, eigedomsskatt, feieavgift og parkerings- og piggdekkgebyr.( Jmf Lov om vass- 2

og avløpsanlegg 6, Forureiningslova 34,5 ledd, Eigedomsskattelova 27, Brann og eksplosjonsvernlova 28, 2 ledd, Pantelova 6-1) I det siste har media sett fokus på den private inkassobransjen og bruk av gebyr. I Norge har vi den mest lønnsame inkassobransjen i verden med dei høgaste inkassosatsane og slik at bransjen kan tene store pengar på små krav. Kommunane har eit samfunnsansvar for å ivareta låginntektsfamiliar, og sjå til at dei ikkje vert belasta for unødvendige utgifter. I dag nyttar Fjell, Sund og Øygarden, Lindorff på inkasso. I tillegg har VAR selskapa eigen avtalar for innkrevjing gjennom Kred!tor, Kreditorforeningen og Visma Collectors AS. Sjølv om Var selskapa er sjølvstendige aksjeselskap, er dei eig av kommunen og Kemneren sin særnamsmynde kan brukast til innkrevjing av krava. Kemnerkontoret har avtale med Fjell VAR, Sund VA, Sund kommune og Øygarden kommune om motrekning av kommunale krav i skatteavrekningane. Dei siste åra har Kemneren totalt motrekna kommunale avgifter på kr. 800.000 pr år i tilgode skatt. Motrekningane utfører kemnerkontoret utan kostander for kommunane/var selskapa. Eksemplar frå NAV Fjell: Sak 1: Ubetalt husleige, kommunal bustad kr. 43.383,-. Nav betalte Lindorff kr. 54.371,-. Sak 2: Ubetalt husleige, kommunal bustad kr. 47.000,-. Nav betalte Lindorff kr. 56.960,-. Totalt utbetalt i omkostningar frå kommunen til Lindorff i desse to sakene er ca 21.000,-. Nav synes det generelt er vanskeleg for skyldnar å inngå nedbetalingsavtaler med Lindorff. For å sikra klienten ein stad å bu, må NAV gå inn og betale ut heile restansen inkl. omkostningar til Lindorff. NAV har og eit behov for å gje sosiale lån, men dei har ikkje per i dag mogeligheiter for å krevja inn desse låna. Dermed vert ytingane gitt som stønad og vert ikkje tilbakebetalt til kommunen. Bergen kemnerkontor har ei avdeling for innkrevjing av alle typar kommunale krav og har følgjande erfaringar ved dette arbeidet: 1. Kommunen kan styre pågangen mot skyldnaren og dermed styre størrelsen på gebyr og salær som elles hadde blitt lagt til kravet ved privat inkasso. Dersom ein skyldnar har ti saker legg kommunen til eit gebyr per skyldnar i motsetning til inkassobyrå som legg til eit gebyr på kvart krav. 2. Auka gebyrinntekter til kommunen. 3. Bergen har raskare og større løysningsgrad på krava ved eigeninkasso enn om krava blir sendt til privat inkasso. 4. Betre kompetanse i kommunen og interessante arbeidsoppgåver for tilsette. Kemneren har fått inn nokre fakta ved bruk av privat inkassoselskap på nokre krav: Sund VA Inkassoselskap Kred!tor, Kreditorforeningen Tal saker i 2018 Utbetaling av til inkassoselskapet Bruk av ressursar 408 9.043 20 % Bra Samarbeid med inkassoselskapet Anna 3

Sund kommune Fjell kommune Fjell VAR Øygarden kommune Lindorff 115 22.200 50 % - 100 % Bra Lindorff? Ca 350.000 Funger fint men Lindorff stiller veldig mange spørsmål til krav som tar ein god del tid Visma Collectors Ca 0 Inkassoselskapet AS 2.500 får alle gebyr/omkostninger i sakene Lindorff 457 Ved oppbygging av ei større innkrevjingsavdeling vil ein finna resursar i Fjell, Sund og Øygarden, men ein må ha ei nærare analyse for å sjå på dei økonomiske konsekvensane av dei ulike vala. Det må kjøpast inn eit innkrevjingssystem som er integrert saman med rekneskapssystemet for overføring av informasjon mellom systema. Når det gjeld fakturering av krav er det mogleg at kemnerkontoret kan utføra denne oppgåva ved overføring av ressursar til dette arbeidet. For at nye Øygarden kommune skal bli mest mogleg effektiv og digitalisert er det meir hensiktsmessig at eigarane/einingane av kravet er ansvarleg for å registra inn krava i fakturasystemet mot rekneskapsavdelinga. Når kravet er forfalt kan rekneskapsavdelinga overføre kravet elektronisk til innkrevjingssystemet hos Kemneren for vidare innkrevjing. Kommunen vil då ha ein avstand mellom kravseigar og innkrevjinga noko som kan væra hensiktsmessig. Arbeidsmarknadskriminalitet: Skatteetaten ønskjer at Kemneren samarbeider med innkjøpsavdelinga i kommunen, og at Kemneren skal vera rettleiar for kommunen sin innkjøpsfunksjon. Skatteetaten måler Kemneren sitt samarbeid med kommunen sin innkjøpsfunksjon med desse spørsmåla: - Har Kemneren sytt for at kommunen sine leverandørar innanfor risikobransjen skal levera utvida skatteattest? - Gjennomfører Kemneren oppfølgingskontrollar av kommunen sine leverandører innanfor risikobransjen? - Har kommunen som innkjøper inngått 10 strategiske grep? 5 Satsingsområde, mål og strategiar for tenestene Ved utvikling av nye Øygarden kommune vil vi foreslå at Kemneren, i tillegg til innkrevjing av skattar og avgifter, utviklar avdelinga til eit større innkrevjingsmiljø ved å inkludere innkrevjing av kommunale krav slik dei m.a. gjer det i Bergen kommune. Ei innkrevjingsavdeling vil få ei totaloversikt over uteståande krav per skyldnar og kan leggje til rette for rett innkrevjingsløp. Ved å utnytte særnamskompetansen ved innkrevjing vil vi bidra til å redusere belastninga på det ordinære namsmannsapparatet. Vidare vil kommunen kunne få sikra 4

uteståande krav på eit tidlegare tidspunkt. Andre fordelar ved å praktisere som særnamsmann er betre utnytting av spesialkompetanse, betre kjennskap til debitor, og moglegheiter for å koordinere innkrevjinga av ulike krav. Det er viktig å følgje den digitale utviklinga men det er og viktig at ei innkrevjingsavdeling er tilgjengelig for møte med den gruppa av skyldnarar som enda ikkje er digitalisert. Kemneren har erfaring med at i møte med skyldnarar som ikkje meistar dagens digitalisering, klarer ein å få til ein dialog og dermed innbetaling av uteståande krav. Digitalisering vil være eit satsingsområde for heile økonomiavdelinga. Når det gjeld skattar og avgifter følgjer desse krava Skatteetaten sitt digitaliseringsløp. For kommunale krav viser ein til delprosjekt økonomistyring sin omtale om framtidige elektroniske løysingar der innbyggjarane ved pålogging kan sjå sine eigne krav, skrive ut faktura, sende klage eller søkje om betalingsavtalar. Det er eit mål for Kemneren å etablere samarbeid med innkjøpsavdelinga for å unngå arbeidsmarknadskriminalitet i kommunen sine innkjøp. 6 Organisering av tenestene Delprosjektet Kemner ser for seg at eininga Kemner vert lagt under Kommunalsjef Økonomi. Det er viktig at kemnerkontoret etablerer eit godt samarbeid mellom dei andre einingane som er foreslått lagt under Kommunalsjef Økonomi, og at Kemneren vert inkludert i eit større økonomisk fagmiljø. 7 Oppgåver, funksjonsomtale og dimensjonering 7.1 Kva for tenester, oppgåver og funksjonar skal delprosjektet omfatta? Dagens oppgåver: Skatterekneskap, innkrevjing, kontroll og administrative oppgåver. Forslag nye tenester: Innkrevjing av kommunale krav. 7.2 Forslag til dimensjonering/stillingsressursar i oppgåveløysinga og tenestetilbodet (inn i organisasjonen og ut til innbyggjarane) Det er fem stillingheimlar på kemnerkontoret. (For tida er ein av desse stillingane vakant) Då NAV Fjell skulle etablera seg i Fjell rådhus, måtte kemnerkontoret flytta ut. Kemneren fekk kontor ved sida av Skatt Vest, Sotra. Då Skatt Vest, Sotra vart lagt ned og lensmannskontoret skulle inn i kontorbygget, flytta kemnerkontoret nok ein gong. Kemneren er ei lita avdeling som er svært sårbar pga plassering utanfor andre avdelingar i kommunen. Det hender at Kemneren må stengje kontoret for publikumsbesøk av omsyn til sikkerheita til tilsette. Det må alltid være minimun to personar tilstade for å kunne ta imot kundar. Det vert brukt ressursar i dag til innkrevjing av kommunale krav som kan vurderast overført til kemnerkontoret for utvikling av innkrevjingsavdelinga. Sjå tabell under pkt. 4. 5

7.3 Kompetansebehov Dei tilsette på kemnerkontoret har økonomisk og juridisk utdanning. Bruk av kommuneadvokaten sin advokatbevilgning for inkassoverksemda. 7.4 Opplæringsbehov Oppfrisking av innkrevjing av kommunale krav og opplæring i nye system. NKK sin inkassokonferanse i mai og NKK kurs i september 2019. Det er stadig nye retningsliner frå Skatteetaten som ein må kursast i. 8 Lokalisering 8.1 Lokaliseringskonsekvensar av foreslått organisering og oppgåve- /tenesteløysing: Kemneren ser for seg at heile organisasjonen til kommunalsjef økonomi vert samla på ein plass. Sjå pkt 7.2. om sårbarheit på kemnerkontoret. Det er eit mål å bruke dei ulike fagområda best mogleg på tvers av organisasjonsboksane. Nærleik til kvarandre og forståing av dei ulike fagområda er med å gjere det enklare å nytte kvarandre sin kompetanse. Eit anna viktig moment er at heile økonomiområdet skal byggje nytt felles arbeidsmiljø og felles kultur. Det er naturleg at kemnerkontoret er lokalisert i kommunesenteret for å være tilgjengelig for publikum. Fjell kommune leiger kontorplass til Kemneren og NAV Muligheten i andre etasje på Skjenet 11. I tillegg er det eit kontorlokale til i same etasje, som ein er kjent med at huseigar vurderer nye leigetakarar i. Det er moglegheit å bygge om desse kontorlokala dersom ein i nye Øygarden kommune ønskjer å fortsetja leigeavtalen på Skjenet 11. 8.2 Kva er behovet knytt til lokale, areal, inventar og utstyr Kontorlokalet på Skjenet 11 er leigd av Straume Eiendom AS. Leigekontrakten gjeld ut 2019. Nye Øygarden kommune må vurdera om det er tenleg å leiga kontorlokalet vidare eller om kemnerkontoret skal flyttast. Slik som lokalet er i dag har vi 7 kontorplassar. Kvar kontorplass er fullt utstyrt med datautstyr med felles kopimaskin for kontoret. Kemnerkontoret har eit saksarkiv som per i dag ikkje er digitalisert. Det må vurderast korleis vi kan digitalisera dette. Sjølve arkivet er eit elektrisk rullearkiv. Per i dag har kvar tilsett på kemnerkontoret utanom i ekspedisjonen, kvar sitt cellekontor. For å ivareta teieplikt og personvernomsyn i møte ved skyldnar er det ønskjeleg at saksbehandlarane har eige cellekontor der sikkerheita for tilsette er ivaretatt. 6

9 Lokale forskrifter og interne reglement Kemnerkontoret sine interne rutinebeskrivingar må oppdaterast med nytt namn og org.nr. Dersom kemnerkontoret får tillagt nye oppgåver må det skivast rutinar for dei. 10 Avtaler med eksterne leverandørar Avtale med Skatteetaten/Sits om levering av diverse system. Avtale med Finn Clausen Sikkerhetssystemer AS om kjøp av forbruksvarer til Jalema arkivsystemet. 11 Avtaler med eksterne samarbeidspartnarar. Kjøp av arbeidsgjevarkontroll i Bergen kommune. Kvar kommune har eigen skattekonto i Nordea. Dei må avsluttast og det må opprettast ein konto for nye Øygarden kommune. Skatterekneskapet vert ført for kvar enkelt kommune. Skatteetaten har laga brukarrettleiing på korleis Kemneren skal avslutta rekneskapet for Fjell, Sund og Øygarden, og starta opp igjen med nye Øygarden kommune i 2020. Kjøp av tenester hos Infotorg og Adv Jan Grønnerud må oppdaterast med NØK. Medlemsskap i NKK, NØF og Skattebetalerforeningen må oppdaterast. 12 Behov for digitale verktøy og system 12.1 Behov for digitale verktøy og system som tek omsyn til innovasjon i organisasjonen og tenestetilbodet Ved innkrevjing av kommunale krav må ein sikra at ein kjøper eit innkrevjingssystem som samhandlar med fakturasystemet/rekneskapet. 12.2 Korleis sikre konvertering av data frå eksisterande kommunar Når det gjelder skatterekneskapet er det laga ei rutine for å sikre rett konvertering ved samanslåing av kommunar. 12.3 Korleis sikre integrering mellom it-system Det er viktig ved kjøp av innkrevjingssystem at ein tenkjer vidt i forhold til system under andre delprosjekt. At ein sikrar at hovudsystemet f.eks. på økonomi samhandlar med innkrevjingssystemet. 13 Konsekvensar 7

13.1 Økonomi Totalbudsjettet for kemneren i Fjell, Sund og Øygarden er ca 5,3 mill. Av dette er ca 3 mill lønnskostnadar inkl arbeidsgjevaravgift og ca 1,2 mill kjøp av arbeidsgjevarkontroll frå Bergen kommune. På inntektsida er 1,4 mill refusjon frå Sund og Øygarden vedr skattesamarbeidet og gebyrinntekter på 0,6 mill. Desse postane må ein sjå nærare på: - Kjøp av innkrevjingssystem - Auka gebyrinntekter til kommunen som kan finansiera ressursar på kemnerkontoret 13.2 Tilsette Kemnerkontoret har i dag 5 årsverk og i tillegg vert det kjøpt tenester frå Bergen kommune tilsvarande omlag 1 årsverk. Dersom kemnerkontoret får ansvar for fleire oppgåver i NØK må kontoret tilførast ressursar. 13.3 Digitalisering Kemnerkontoret som er fagleg underlagt skatteetaten følgjer digitaliseringsløpet til skatteetaten. Det er rom for å digitalisera meir lokalt f.eks. ved innkjøp av innkrevjingssystem som sender brev ut elektronisk. Det er viktig at skyldnaren har moglegheiter å møte saksbehandlarar på kemnerkontoret. 14 Oversikt tiltak (prioritert liste før og etter 01.01.2020) Tiltak Ansvarleg Frist Nytt organisasjonsnummer for NØK som skal knytast mot avtale bank og ny skattekonto Driftskontoen til kommunen for mottak av skatteinngang per månad Ny logo/kommunevåpen Kemner må informere Skatteetaten Kemner må informere Skatteetaten Kemner må informere Skatteetaten August 19 November 19 November 19 Uttak av diverse lister før konvertering Kemner 29.12.2019 Godkjenning av utbetalingar Kemner 28.12.2019 Regnskapsavvik Kemner 28.12.2019 Margin for ny kommune Kommunestyret Desember 19 Bankavstemming Kemner 02.01.2020 8

Avstemming kontoar Kemner 02.01.2020 Innbetaling ny skattekonto Kemner 02.01.2020 Tildele fullmakter, rollesett, aktørgruppe, Kemner Januar 20 profiler Bestilling til Evry for oppslag i register via skatterekneskapet Kemner Januar 20 14.1 Oversikt tiltak som må gjennomførast innan 31.12.2019 - Konvertering i skatterekneskapet sjå tabell - Avslutte og starte ny bankkonto - Digitalisering og rydding i arkivet på kemnerkontoret - Gjennomgang om Kemneren skal utvidast til å vert ein innkrevjingsavdeling for heile kommunen og VAR selskapa. - Starte eit prosjekt om vurdering av eigeninkasso i regi av Kemneren. 14.2 Oversikt tiltak som kan vente til etter 01.01.2020 - Konvertering i skatterekneskapet sjå tabell. - Dersom kemnerkontoret ikkje skal flyttast kan digitalisering og rydding i arkivet utsetjast. 9