TILSETTINGSREGLEMENT FOR BÅTSFJORD KOMMUNE Vedtatt av administrasjonsstyret 01.03.2006
1. Omfang Dette reglementet gjelder for tilsetting av arbeidstakere i alle hel- og deltidsstillinger hvor Båtsfjord kommune er arbeidsgiver. Reglementet vedtas og revideres av administrasjonsstyret. Dette reglementet kan ikke være i strid med lov- og avtaleverk som Båtsfjord kommune er bundet av. Det kan heller ikke være i strid med Båtsfjord kommunes delegasjonsreglement. 2. Myndighet til å opprette, nedlegge og omgjøre stillinger Administrasjonsstyret treffer vedtak om å opprette, nedlegge og omgjøre stillinger innenfor rammene av vedtatt budsjett. Rådmannen tillates innenfor prosjekter å gjøre midlertidige endringer i stillinger oppretting, nedlegging og omgjøring. Dersom endringene skal gjøres på permanent basis, skal saken behandles i administrasjonsstyret. Når det gjelder stillingsendringer i forhold til spesialundervisning i skoler og barnehager, skal stillingsendringer som hovedregel behandles av administrasjonsstyret. I særlige tilfeller hvor saken haster særskilt, og det gir konsekvenser for brukere dersom tilsetting ikke skjer raskt, kan administrasjonen gjennomføre stillingsendringen, under forutsetning av at det er innenfor budsjettets rammer. Slike stillingsendringer skal refereres i administrasjonsstyret. Midlertidige stillingsendringer i forhold til bruk av 10 %-midler, kan gjøres administrativt, så lenge de er innenfor de økonomiske rammer, og i tråd med gjeldende retningslinjer for bruk av denne ressursen. 3. Stillingsvurdering Ved ledighet i eller ved oppretting av stilling skal stillingens innhold og krav til stillingsinnehaver vurderes. Ved ledighet kan det vurderes om stillingen skal omorganiseres eller omgjøres. Så langt lov eller avtale ikke er til hinder for det, kan også inndraging av stillingen vurderes. Før administrasjonsstyret fatter endelig vedtak om inndraging eller omorganisering/ omgjøring, skal tillitsvalgte og arbeidsmiljøutvalg ha anledning til å uttale seg. Tillitsvalgte skal også få uttale seg ved opprettelse av stilling. Behovet for nytilsettinger i ledige stillinger skal vurderes grundig. Når stillinger er ledig for mer enn 6 mnd. skal det utarbeides en utredning av behovet for stillingen. Denne utredningen skal inneholde følgende opplysninger: - begrunnelse for stillingen - muligheter for å besette stillingen i redusert prosent
- muligheter for omplassering av andre personer (NB! Herunder kompetansekrav) - muligheten for å tillegge funksjonen til andre personer i andre stillinger Før stillingen lyses ut, skal denne utredningen behandles av adm.styret. Følgende ledige stillinger kan likevel lyses ut, uten at det har vært realitetsbehandlet i administrasjonsstyret: - Leger - Sykepleiere og psykiatriske sykepleiere - Lærere og førskolelærere - Assistenter/ miljøarbeidere i skolene - Assistenter/ fagarbeidere i barnehagene - Hjemmehjelper/ pleiemedarbeidere/ fagarbeidere/hjelpepleiere innen pleie og omsorg - Kokker/ kokkemedarbeidere på kjøkken helsesenter - Fagstillinger på sosialkontor, barnevern, helsestasjon og PPT-kontor - Renholdere - Biblioteksjef Behovet for disse stillingene skal også utredes, se forrige avsnitt. Utredningen refereres for administrasjonsstyret. Rådmannen gis tillatelse til konstituering i stillinger der dette er nødvendig av hensyn til driften. Det gis tilsvarende anledning til å ta inn vikar i inntil 6 mnd. Rådmannen avgjør ved tvilstilfeller. Rådmannen gis også tillatelse til å ansette skoleungdom i sommermånedene til utplanting/ vedlikehold av plener og lignende. 4. Utlysning av stillinger Generelle rutiner Ledige stillinger skal som hovedregel utlyses offentlig, med mindre det er gjort unntak som beskrevet i dette reglement. Fastsetting av utlysningstekst foretas av tilsettingsmyndighet i samråd med leder for den virksomheten som stillingen er knyttet til. Utlysningstekst bør drøftes med aktuelle tillitsvalgte. Eksterne utlysninger kunngjøres der det er hensiktsmessig for den aktuelle stillingen. Interne utlysninger skjer ved oppslag på alle aktuelle arbeidssteder i Båtsfjord kommune. Det sendes kopi av alle eksterne utlysninger til A-etat. Det sendes kopi av alle utlysningene til aktuelle ansattes organisasjoner. Tilsetting uten utlysning Det kan tilsettes i stilling uten forutgående utlysning ved: Vikariater og engasjementer på inntil 6 måneder Utvidelse av stilling for deltidstilsatt som ønsker større stilling.
Omgjøring fra midlertidig til fast stilling. Omplassering som følge av omorganisering Attføringssaker Evt. andre spesielle tilfeller Spørsmål om tilsetting uten utlysning avgjøres av det organ som er tillagt tilsettingsmyndigheten. Tvilstilfeller drøftes med tillitsvalgte. Intern utlysning Intern utlysning kan brukes når personalpolitiske hensyn tilsier det, og når det ut fra et saklig skjønn er klart at det finnes kvalifiserte søkere internt til ledige stillinger. Spørsmålet om intern utlysing avgjøres av tilsettingsmyndigheten. Tvilstilfeller drøftes med tillitsvalgte. Alle ansatte i Båtsfjord kommune kan søke internt utlyste stillinger. Tilsvarende kan ansatte i Båtsfjord menighet søke, jfr. tjenesteytingsavtale mellom Båtsfjord kommune og Båtsfjord menighet. 5. Søknadsfrister / fornyet utlysing Ved ekstern utlysing skal søknadsfristen normalt være 3 uker. Ved intern utlysning settes det en hensiktsmessig søknadsfrist etter en konkret vurdering. Tilsettingsmyndigheten avgjør om søknader innkommet etter fristens utløp skal tas med i betraktningen. Tilsettingsmyndigheten avgjør om det eventuelt skal foretas ny utlysning. Eventuelle tidligere søkere orienteres skriftlig, og gis mulighet til å opprettholde sin søknad. Dersom det etter 2. gangs utlysing ikke melder seg kvalifiserte søkere ut fra de krav som er stilt, kan arbeidsgiver vurdere å endre/redusere kvalifikasjonskravene og foreta ny utlysing i samsvar med dette. 6. Behandling av søknader For søknadsbehandlingen vises det generelt til Offentlighetsloven og Forskrifter om partsoffentlighet i tilsettingssaker. Mottak Det foretas registrering av søknadene etter hvert som de mottas. Som grunnlag for oppsetting av søkerliste kan søkerne bes om å utfylle standard søknadsskjema. Som hovedregel sendes registrerte søkere snarest mulig skriftlig bekreftelse på mottatt søknad. Søkerliste offentlig Offentlig søkerliste settes opp snarest mulig etter søknadsfristens utløp.
Når søkere har bedt om at deres navn unntas fra offentlig søkerliste foretar tilsettingsmyndighet en konkret vurdering i det enkelte tilfellet, i samsvar med offentlighetslovens bestemmelser. Offentlig søkerliste skal inneholde søkers navn, alder, tittel / yrke, arbeidssted og bostedskommune. Utvidet søkerliste - partsoffentlighet Som hovedregel utarbeides utvidet søkerliste for alle stillinger. Utvidet søkerliste skal inneholde søkers navn, adresse og alder, sivilstand, tittel / yrke, utdanning / eksamener, arbeidspraksis med angivelse av arbeidssted og arbeidets varighet. Søker som ber om det (part i saken), har rett til å få tilsendt utvidet søkerliste og andre opplysninger som kan gis i henhold til Forskrifter om partsoffentlighet i tilsettingssaker. Som hovedregel tilsendes alle søkere utvidet søkerliste så snart denne foreligger, samt opplysninger om når tilsetting forventes å skje. 7. Saksforberedelse / innstilling Innstillingsutvalg Det settes normalt sammen et innstillingsutvalg til å forberede / saksbehandle / legge fram innstilling i den enkelte tilsettingssak. Innstillingsutvalget består vanligvis av personalsjef og virksomhetsleder. For stillinger hvor det ut fra en konkret vurdering finnes hensiktsmessig, kan saksforberedelse / intervju / innstilling foretas av personalsjefen alene. Ved tilsetting av stabsledere (kontorsjef, økonomisjef, personalsjef og ass. rådmann) og virksomhetsledere bør innstillingsutvalget bestå av rådmann, personalsjef og leder for administrasjonsstyret. Intervju og referansekontroll Dersom innstillingsutvalget finner det hensiktsmessig, gjennomføres det intervju med de mest aktuelle søkerne. For spesielle stillinger kan tilsettingsorganet også vurdere å bruke andre utvelgelsesmetoder der hvor dette anses nødvendig og hensiktsmessig. For de mest aktuelle søkerne skal det innhentes referanser. Referanser innhentes normalt av virksomhetsleder etter at det evt. er foretatt intervju med søkerne. Dersom det er ønskelig å innhente andre referanser enn de søkeren selv har oppgitt, skal søkeren så langt som mulig orienteres om dette på forhånd.
Dersom det under referanseinnhenting eller på annen måte i saksforberedelsen framkommer nye opplysninger om en søker som er av betydning, skal disse forelegges for søkeren før innstilling foretas. Innstilling Innstillingsutvalgets innstilling utgjør grunnlaget for arbeidstakerorganisasjonenes uttalelse og behandlingen i tilsettingsorganet. Innstillingen skal inneholde en sammenfattende skriftlig redegjørelse for/ framstilling av, de vurderinger som er foretatt og som ligger til grunn for innstillingens konklusjon. Innstillingen er ikke offentlig. Uttalelse fra arbeidstakerorganisasjonene (utvalg av tillitsvalgte) Alle tilsettingssaker sendes til uttalelse i aktuelle arbeidstakerorganisasjoner. Oversendelsen bør inneholde: Utlysingstekst Utvidet søkerliste Innstilling fra innstillingsutvalg Organisasjonene gis en rimelig frist til å uttale seg, vanligvis en uke dersom ikke annet er avtalt. 8. Tilsettings-myndighetens vurdering Tilsettingsmyndigheten plikter å foreta en saklig og samvittighetsfull totalvurdering for å finne fram til de best kvalifiserte søkerne. I hht. Hovedtariffavtalens 2 legges en samlet vurdering av søkernes kvalifikasjoner ("teoretisk og praktisk utdanning samt skikkethet for stillingen") til grunn for denne vurderingen. Det skal tas spesielt hensyn til interne søkere som p.g.a. helsemessige problemer trenger omplassering og det ikke stilles tilsvarende krav til helse i den nye stillingen. Ved tilsettingen bør det tas spesielt hensyn til de habilitetsproblemer som kan oppstå når personer i nær familie ansettes på samme sted eller kommer i direkte over-/ underordnet forhold til hverandre. Vikarer skal normalt inneha de kvalifikasjoner som kreves ved fast tilsetting, men kravene kan fravikes etter en konkret vurdering. 9. Tilsettingsvilkår Arbeidstakeren tilsettes innenfor kommunens totale virksomhetsområde på de lønns- og arbeidsvilkår som følger av gjeldende lover, tariffavtaler, reglementer og tilsettingsdokumenter. Arbeidssted inntil videre skal også framgå av arbeidsavtalen. Ved evt. senere
behov for stillingsendringer/ endringer i arbeidsplass/ arbeidsområde drøftes og gjennomføres dette innenfor de regler som følger av lov og avtale. Alle tilsettinger skjer normalt med en prøvetid på 6 måneder med evt. tillegg for fravær. I prøvetiden gjelder 14 dagers gjensidig oppsigelsesfrist. Vurdering og bedømmelse av arbeidstakeren i prøvetiden skal skje samsvar med introduksjonsplan. 10. Tilsettingsbrev Tilsetting, både fast og midlertidig, skal meddeles skriftlig. Av tilsettingsbrevet skal det framgå hvilke vilkår og forpliktelser som gjelder for stillingen. Den nytilsatte må innen 1 uke fra tilsettingsbrevet er mottatt svare skriftlig om hun/han tar imot stillingen. Fristen kan utvides etter avtale. Når slik bekreftelse foreligger, gis de øvrige søkere melding om at ansettelse har skjedd, og de vedlegg som fulgte søknadene returneres. Pga. øvrige søkernes innsynsrett returneres ikke søknadspapirer for de som er innstilt og ikke tilsatt før etter minimum 2 måneder. Senest ved tiltredelse får arbeidstakeren utlevert ett eksemplar av arbeidsreglement og andre reglementer / retningslinjer som regulerer arbeidsforholdet. Samtidig får arbeidstakeren meddelt hvem som er tillitsvalgt, og melding om tilsetting sendes tillitsvalgt(e) innenfor det aktuelle arbeidsområdet. 11. Myndighet i tilsettingssaker Kommunestyret tilsetter rådmann. Administrasjonsstyret tilsetter assisterende rådmann, kontorsjef, økonomisjef, personalsjef og virksomhetsledere. Rådmannen eller den rådmannen bemyndiger tilsetter i alle andre stillinger. 12. Klage / anke/ begrunnelse Vedtak om tilsetting er unntatt fra Forvaltningslovens begrunnelsesplikt, og kan heller ikke påklages. Administrative tilsettingsvedtak kan ankes til administrasjonsstyret av arbeidstakerorganisasjonene. Administrasjonssjefen, eller den som møter i hennes sted, kan anke tilsettingsvedtak i administrasjonsstyret til kommunestyret. Slik anke må framsettes før møtets slutt og protokolleres.