Administrasjonsmenyen Sted- og persondata
Menyoversikt De som er streket over trenger dere ikke forholde dere til som nye superbrukere. Vedrørende menyen Personer/forskn.res.: Denne menyen brukes for å knytte «herreløse» publikasjoner til riktig person, men vi vil på det sterkeste fraråde dere å bruke den, da det er lett å gjøre feil. Trykker man galt vil man slette vedkommendes personnummer fra databasen, dvs. vedkommende vil ikke lenger være identifisert CRIStin-person, profilen forsvinner, og publikasjonene vil ikke lenge ha et tilknytningspunkt og ender opp som foreldreløse poster. Denne menyen er derfor kun for sekretariatet.
Person/bruker/ansettelser Legge til og redigere ansettelse I denne menyen kan du: Legge til ansettelse Redigere ansettelse Sette sluttdato på ansatte, slik at de ikke lenger er aktive i systemet Se veiledning på nettsidene: http://www.cristin.no/cristin/brukerveiledninger/personregistrering.html
Person/bruker/ansettelser legge til og endre ansettelse Før du kan legge inn en person, må du sjekke om vedkommende allerede er identifisert i CRIStin. Et personnavn er sjelden unikt og det er derfor best å bruke person- /fødselsnummer (11 siffer) når dere søker på personer i CRIStin. Dette sikrer at dere kun får opp den personen dere er ute etter.
Registrere person i systemet Dersom fødselsnummeret ikke allerede er registrert i CRIStin, vil du få opp denne menyen. Informasjon merket med rød stjerne er obligatorisk. I Reservert skal det stå Nei. Dette gjør profilen søkbar i CRIStin. Fødselsdato og personnummer legges inn automatisk om dere søker på fødselsnummer. Merk: når denne informasjonen er registrert er personen bare opprettet som CRIStin-person. Om vedkommende skal være tilknyttet deres institusjon i CRIStin, må dere legge til en ansettelse.
Legge til og redigere ansettelse Start- og sluttdato Legge til ansettelse Redigere personopplysninger: Navn E-post Telefonnummer Når dere registrerer personer som vil ha en kortvarig ansettelse, er det lurt å sette på sluttdato slik at vedkommende blir inaktiv når de fratrer stillingen. Forlenger de ansettelsen, kan dere endre på sluttdatoen. Husk også å sette sluttdato på ansatte som slutter ved institusjonen. Redigere ansettelsesinformasjon, som: Tilhørighet ved institusjonen Tidsperiode for ansettelse Stillingsnavn
Automatisk og manuell registrering av ansatte Det finnes to ulike metoder for å få registrert ansatte i CRIStin: Automatisk, nattlig overføring fra personalsystemet Tilbys foreløpig kun til store institusjoner Ta kontakt på support@cristin.no om dere ønsker en vurdering av om automatisk overføring vil lønne seg for dere. Manuelt, via menyen Person/bruker/ansettelser Anbefales for mindre institusjoner, da løsningen med automatisk overføring krever en del forarbeid.
Utenlandske ansatte uten norsk fødselsnummer For utenlandske gjesteforskere som ikke har D-nummer, eller lignende, kan CRIStin opprettet et fiktivt fødselsnummer som dere kan bruke for å registrere dem i CRIStin. Vi trenger: Navn Kjønn Fødselsdato; minimum fødselsår Ta kontakt på support@cristin.no
Feil i persondata knyttet til andre institusjoner Enkelte institusjoner sender persondata til CRIStin på personer som bare har en løs tilknytning til institusjonen. Fører til feilaktige institusjonstilknytninger i CRIStin og sekretariatet har ikke mulighet til å rette. Ved feil i persondata knyttet til andre institusjoner: ta direkte kontakt med superbruker ved den aktuelle institusjonen. Sett gjerne sekretariatet@cristin.no på kopi. Du finner oversikt over alle superbrukere på våre nettsider: http://www.cristin.no/cristin/cristin-institusjoner/
Mailliste for rettinger - UiO Universitetet i Oslo (UiO) har opprettet en mailliste der man kan sende lister over ansatte som ikke skal ha tilknytning der. Feilretting-cristin@admin.uio.no Inkluder: Navn Fødselsdato (MERK: IKKE hele fødselsnummeret!) Registrert stilling ved UiO som skal fjernes
Personer/ansettelser Søkefunksjon gir langt bedre treff ved søk på ansatte! Her kan du: finne all personinformasjon som er registrert om en person ved din institusjon Informasjonen som kommer opp er den samme som i menyen Person/bruker/ansettelser, men her har dere ikke redigeringsmuligheter. Vi anbefaler derimot å bruke denne menyen om dere ønsker å finne tak i ansattinformasjon, da dere vil få langt bedre treff. Noen bruker Personer/bruker/ansettelser for å søke, men denne er ment til å registrere og redigere, ikke for å søke opp personer.
Personer/ansettelser søk på personer Personløpenummeret (CRIStin-ID) til den ansatte. Denne er unik. MERK: ved henvendelser til sekretariatet er det dette tallet dere skal sende. Ikke send person-/fødselsnummer! Viser om en ansatt er registrert med en aktiv ansettelse. En ikke-aktiv person vil ikke ha mulighet til å logge seg på systemet, via din institusjon. Det er ikke nok å være identifisert med fødselsnummer i CRIStin for å kunne logge seg på man må ha en aktiv ansettelse ved en institusjon.
Brukerroller Her finner du en liste over brukernavn til ansatte ved institusjonen og hvilke rettigheter de har i CRIStin-systemet. Brukes for å: Tildele rettigheter, eks. superbrukerrettigheter Endre passord, for institusjoner med CRIStin-pålogging (påloggingsproblemer knyttet til Feide må lokal IT hjelpe til med)
Brukerroller rettigheter Overordnede rettigheter: SY = Systembruker (CRIStin-sekretariatet) SB = Superbruker For å tildele rettigheter og endre passord TS = kan redigere tidsskrift og ansettelser (må tildeles av sekretariatet) Lokale rettigheter; knyttet til underenheter: VA = kan redigere vitenskapelig arbeid RA = kan kontrollere og godkjenne publikasjoner i forbindelse med NVI-rapportering PP = kan redigere personprofiler PR = kan redigere prosjekter
Legge til rettigheter og endre passord Dersom ny superbruker skal være institusjonssuperbruker, og kunne legge til ansatte, må de ha rettigheten som kalles «Oppdatere tidsskrifter», i tillegg til superbrukerrettighetene. Ny superbruker må meldes inn til sekretariatet for at de skal få tildelt denne rettigheten. For institusjoner med CRIStin-pålogging
Endringer i institusjonshierarki/stedstruktur Ta kontakt så tidlig i prosessen som mulig! Større endringer kan kun skje utenom rapporteringsperioden, dvs. mai-desember. Se innføring i opprettelse og endring av stedstruktur på våre nettsider: http://www.cristin.no/cristin/sted-og-persondata/stedstruktur.html For veiledning og spørsmål, ta kontakt på: support@cristin.no