Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger IS-0526 1 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
Kolofon Publikasjonens tittel: Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger Utgitt: 29.01.2016 Publikasjonsnummer: IS-0526 Utgitt av: Direktoratet for e-helse Kontakt: postmottak@ehelse.no Postadresse: Postboks 6737 St. Olavs plass, 0130 OSLO Besøksadresse: Verkstedveien 1, 0277 Oslo Tlf.: 21 49 50 70 www.ehelse.no Rapporten kan lastes ned på: www.ehelse.no 2 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
FORORD Denne brukerveiledningen er laget for fastleger som skal registrere og vedlikeholde informasjon i Adresseregisteret for sin virksomhet. Det overordnede formålet for Adresseregisteret er å understøtte tjenestebasert adressering. Fastleger er imidlertid et unntak som har anledning til å registrere seg som enkeltpersoner i Adresseregisteret under virksomhetstypen privatpraktiserende autorisert helsepersonell. Kontaktpersoner i hver enkelt virksomhet har en brukerkonto og ansvaret for å legge inn de opplysninger som det er nødvendig å publisere om sin virksomhet med tilhørende kommunikasjonsparter. Ved spørsmål eller behov for support kan man ta kontakt med Norsk Helsenetts kunde- og driftssenter. Postadresse: Telefonnummer: E-post: Norsk Helsenett SF Postboks 6123 7435 Trondheim 02017 (døgnåpen) eller 73565756 (ordinær takst innenfor kontortid) kundesenter@nhn.no 3 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
INNHOLD FORORD... 3 INNHOLD... 4 1 Om Adresseregisteret for fastleger 5 2 struktur og oppbygging av Adresseregisteret 6 2.1 Tjenestebasert adressering... 6 2.2 Opplysninger om kommunikasjonspart... 6 2.3 Virksomhetssertifikat... 7 3 Hvordan vedlikeholde Adresseregisteret 8 3.1 Forberedelser før registrering/vedlikehold... 8 3.2 Innlogging og utlogging... 8 3.3 Vedlikeholde virksomhetens adresseinformasjon m.m.... 10 3.4 Feltbeskrivelser... 11 3.5 Registrere kommunikasjonspart... 13 3.6 Deaktivere kommunikasjonspart... 18 3.7 Ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer og navn... 20 3.8 Hva er sammenhengen mellom kommunikasjonspart og EDI-adresse?... 20 4 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
1 OM ADRESSEREGISTERET FOR FASTLEGER Adresseregisteret er et felles nasjonalt register for presis adressering ved utveksling av helseopplysninger som sendes elektronisk og per post innenfor helse- og omsorgssektoren. Adresseregisteret skal være det autoritative registeret i sektoren for elektronisk adressering. Adresseregisteret skal inneholde korrekt og oppdatert informasjon om virksomheten og dens kommunikasjonsparter 1. Adresseregisteret skal inneholde informasjon som identifiserer og adresserer hver enkelt av sektorens ulike mottakere/avsendere. Dette gjelder både ved utveksling av elektroniske meldinger og postforsendelser. Alle som er tilknyttet Norsk Helsenett, kan søke i Adresseregisteret: https://register.nhn.no/ar for å gjøre oppslag på egen eller andres adresser. Adresseregisteret er kun tilgjengelig i helsenettet. Alle virksomheter blir gjennom abonnement knyttet til Norsk Helsenett med organisasjonsnummer og foretaksnavn hentet fra Enhetsregisteret. Alle endringer må registreres i Adresseregisteret. Det er virksomheten selv som har ansvar for at informasjonen til enhver tid er korrekt. Fastleger kan registrere seg som personlige kommunikasjonsparter tilhørende virksomheten. Eksempler på hendelser som krever aktivt vedlikehold i Adresseregisteret: FAKTA Virksomheten fornyer sitt/sine virksomhetssertifikater Nye kommunikasjonsparter opprettes Eksisterende kommunikasjonsparter skal deaktiveres Virksomheten får nye postadresser Kommunikasjonsparter får nye EDI-adresser eller postadresser Ved endringer av besøksadresse, web-adresse, e-post, telefonnummer Hvis ikke korrekte adresser er registrert i Adresseregisteret, vil ikke meldinger og post til og fra fastleger og andre som bruker Adresseregisteret komme fram. Norsk Helsenetts kunde- og driftssenter kan opprette ny brukerkonto og nytt passord, samt bistå ved å registrere eller oppdatere informasjon. 1 Jf. Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten 4 5 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
2 STRUKTUR OG OPPBYGGING AV ADRESSEREGISTERET Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten pålegger virksomheten å sørge for at innholdet i Adresseregisteret til enhver tid er oppdatert, noe som igjen sikrer at informasjonen kommer frem til riktig mottaker. 2.1 Tjenestebasert adressering For at fastleger skal kunne oppfylle det ansvar som følger av fastlegeforskriften, så er det nødvendig at fastleger kan registrere seg som personlige kommunikasjonsparter tilknyttet sin virksomhet. En fastleges personlige kommunikasjonspart er å betrakte som en tjenesteadresse. Hvert legekontor skal registrere informasjonen om sin virksomhet og minimum én kommunikasjonspart i Adresseregisteret. Kommunikasjonspartene skal alltid opprettes selv om legekontorene ikke har mulighet for elektronisk meldingsutveksling, da kommunikasjonspartene også brukes til postforsendelser. I disse tilfellene utelates den elektroniske adressen (edi-adressen). 2.2 Opplysninger om kommunikasjonspart For å sikre korrekt adressering, både ved elektronisk meldingsutveksling og ved postforsendelse skal følgende være registrert for hver fastlege som registreres som kommunikasjonspart: Navn på fastlegen HER-id til kommunikasjonsparten som tildeles automatisk av Adresseregisteret Postadresse Ved mulighet for elektronisk kommunikasjon skal følgende informasjon være utfylt: EDI-adresse Lenke til virksomhetssertifikat (LDAP-søkestreng), se punkt 3.4.8 Det anbefales også at det legges inn utfyllende kontaktinformasjon som telefonnummer, e- postadresse og eventuelt besøksadresse. 6 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
2.3 Virksomhetssertifikat Virksomhetssertifikat sikrer elektronisk kommunikasjon til og fra en virksomhet, og er en viktig nøkkel for sikker utveksling av elektronisk pasientinformasjon. Sertifikatet identifiserer virksomheten, og brukes for autentisering, kryptering og signering. I feltet for virksomhetssertifikat i Adresseregisteret skal man legge inn en LDAP-søkestreng. Denne benyttes til å hente ut offentlige nøkler fra kommunikasjonspartens virksomhetssertifikat. Disse nøklene er nødvendige da de tolker signaturen i meldinger fra kommunikasjonsparten, og krypterer innholdet i meldinger man sender til kommunikasjonsparten. 7 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
3 HVORDAN VEDLIKEHOLDE ADRESSEREGISTERET Norsk Helsenett har registrert alle virksomheter med organisasjonsnummer hvor foretaksnavn er hentet fra Enhetsregisteret. Kontaktpersoner i virksomhetene har fått tilsendt relevant informasjon samt brukernavn og passord for pålogging til Adresseregisteret. 3.1 Forberedelser før registrering/vedlikehold 3.1.1 Bestill EDI-adresse Alle virksomhetene som er tilknyttet helsenettet, får opprettet én eller flere EDI-konti (postkasser) hos Norsk Helsenett. Det anbefales at det opprettes én EDI-adresse per fagsystem. 3.1.2 Bestill eller finn fram virksomhetssertifikat Virksomhetssertifikat bestilles direkte fra utstederne Buypass eller Commfides. En LDAP-søkestreng benyttes for å finne riktig sertifikat. Denne søkestrengen legges inn i feltet for «Virksomhetssertifikat» i Adresseregisteret. Se punkt 3.4.8. 3.2 Innlogging og utlogging Brukernavn og passord til innlogging for vedlikehold av egne data i Adresseregisteret får virksomhetenes kontaktpersoner fra Norsk Helsenett. Ved problemer med innlogging eller ved behov for å få tilsendt brukernavn og passord på nytt, kan man kontakte Norsk Helsenetts kunde- og driftssenter. Telefonnummer: E-post: 02017 (døgnåpen) eller 73565756 (ordinær takst innenfor kontortid) kundesenter@nhn.no Datamaskinen som benyttes må være tilknyttet helsenettet. 8 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
1. Gå inn på siden https://register.nhn.no/ar og trykk på Logg inn. 2. Logg inn med brukernavn og passord tilsendt av NHN 3. Egen virksomhets hovedside kommer nå opp. 9 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
4. Logg ut finnes under menyen Valg, øverst i høyre hjørne. 3.3 Vedlikeholde virksomhetens adresseinformasjon m.m. Etter innlogging kan adresseinformasjon m.m. redigeres. For å starte vedlikehold av informasjon knyttet til egen virksomhet, trykk på Rediger øverst til høyre. FAKTA Ved sending av elektroniske meldinger eller postforsendelse, er det adressen som er registrert for kommunikasjonsparten som benyttes. 10 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
Informasjon kan legges inn/endres i alle «åpne» felt i redigeringsbildet (her markert med gult). Dersom organisasjonsnummer skal endres, må Norsk Helsenett kontaktes for å oppdatere informasjonen. Organisasjonsnavn oppdateres fra Brønnøysundregistrene og eventuelle endringer av dette må derfor gjøres i Brønnøysundregistrene. Se muligheter for å legge inn selvvalgt visningsnavn i neste avsnitt. Etter at informasjonen er oppdatert, trykk på Lagre. 3.4 Feltbeskrivelser 3.4.1 Arv av informasjon Som standard arves adresser og kontaktinformasjon registrert på virksomheten ned til kommunikasjonspartene. Dette skjer for å forenkle vedlikehold og det er mulig å overstyre arvet informasjon for hver enkelt kommunikasjonspart. Et grått felt med pilsymbol inneholder informasjon arvet fra overliggende nivå. Hvis man ikke ønsker å arve informasjon fra overliggende nivå, kan man trykke på. 11 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
Det er anledning til å la feltet stå tomt eller legge inn ny egen informasjon i feltet. Merk at også EDIadresser arves dersom virksomheten har registrert dette på toppnivå. Les mer om arv av EDI i avsnitt 3.4.7. 3.4.2 Visningsnavn (frivillig) Visningsnavnet blir søkbart, og presenteres som det primære navn ved søk. Det er viktig at man legger inn et gjenkjennbart navn på legekontoret selv om dette kan avvike fra det juridiske navnet. Navn som finnes mange steder i landet, kan med fordel ha stedsnavn/by som tillegg i visningsnavnet. Sentrum legekontor finnes for eksempel mange steder i landet (Tromsø, Stjørdal, Larvik). Da anbefales det at det legges inn «Sentrum legekontor i Tromsø» i feltet for visningsnavn. 3.4.3 Sentralbordnummer I dette feltet kan virksomhetens sentralbordnummer legges inn hvis telefonnummer lenger ned i lista er et direkte telefonnummer til et organisasjonsledd i virksomheten. 3.4.4 ICE (In Case of Emergency) ICE er et felt for direkte telefonnummer (kollega-/samhandlingsnummer) som bare personell i helsenettet ser og kan bruke, og som går forbi eventuelle telefonkøer med anrop fra pasienter/brukere. Dette feltet kan fylles ut ved redigering av en kommunikasjonspart. 3.4.5 Virksomhetstype Verdi i feltet for Virksomhetstype skal være «Privatpraktiserende autorisert helsepersonell». Virksomhetstypen registreres av Norsk Helsenett ved registrering av virksomheten i helsenettet. 3.4.6 HER-id HER-id er en identifikator (løpenummer) som unikt identifiserer en oppføring i Adresseregisteret. Denne skal benyttes til å identifisere avsender og mottaker unikt i den elektroniske samhandlingen. Alle nødvendige kommunikasjonsopplysninger om en kommunikasjonspart (som EDI-adresse, sertifikatopplysninger mv.) kan hentes ved oppslag i Adresseregisteret basert på HER-id. Hver fastlege i virksomheten er en egen kommunikasjonspart med en egen HER-id. HER-id tildeles av Adresseregisteret. 3.4.7 EDI-adresse EDI-adressen som er registrert på virksomhetsnivå, kan arves av hver enkelt kommunikasjonspart. EDI-adresse på toppnivå er kun for å forenkle manuell registrering dersom det er mange kommunikasjonsparter som skal bruke samme adresse. 3.4.8 Virksomhetssertifikat Om alle (eller mange av) virksomhetens kommunikasjonsparter benytter samme virksomhetssertifikat, kan LDAP-søkestrengen registreres i feltet "Virksomhetssertifikat", som er knyttet til selve virksomheten og på den måten arves til alle kommunikasjonspartene. 12 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
Dersom virksomheten har flere ulike sertifikater som benyttes av forskjellige kommunikasjonsparter, må man registrere/vedlikeholde LDAP-søkestrengen for den enkelte kommunikasjonspart. LDAP-søkestrenger som skal hente informasjon hos ulike leverandører vil se forskjellig ut avhengig av hvem som har utstedt sertifikatet. Eksempler: 1. For å hente informasjon om et virksomhetssertifikat utstedt av Buypass til organisasjonsnummer = 940 493 021, vil søkestrengen kunne se ut som følger: ldap://ldap.buypass.no/dc=buypass,dc=no,cn=buypass%20class%203%20ca?usercertificate; binary?sub?(sn=940493021) 2. For å hente informasjon om et virksomhetssertifikat utstedt av Commfides til organisasjonsnummer 964 083 266, vil søkestrengen kunne se ut som følger: ldap://ldap.commfides.com/ou=enterprise,dc=commfides,dc=com?usercertificate;binary?sub?(&(serialnumber=964083266)( (ou:dn:=encryption)(ou:dn:=signature))) En virksomhet har som regel flere slike sertifikater utstedt på samme organisasjonsnummer. Den nødvendige informasjonen man trenger fås av sertifikatutsteder. For å få hjelp til å legge inn denne søkestrengen i riktig format, ta kontakt med Norsk Helsenetts kunde- og driftssenter. 3.5 Registrere kommunikasjonspart Fastleger som er mottaker eller avsender av helsefaglige meldinger i helsenettet skal registreres som en kommunikasjonspart under den virksomheten som er deres arbeidssted, dette uavhengig av om fastlegen er fast ansatt eller vikar. Det er viktig at registreringen og vedlikeholdet i Adresseregisteret koordineres med teknisk personell. Disse kan sette opp meldingstjener og pasientjournalsystem slik at virksomheten er klar til å motta meldinger til kommunikasjonspartene de har registrert i Adresseregisteret. Anbefalt måte å gjøre dette på, er at man først registrerer den nye kommunikasjonsparten i Adresseregisteret med en framtidig «Gyldig fra»-dato slik at teknisk personell får tid på seg til å sette opp systemet til å motta kommunikasjonspartens meldinger før kommunikasjonsparten blir søkbar som aktiv i Adresseregisteret. 3.5.1 Fremgangsmåte ved registrering Datamaskinen som benyttes må være tilknyttet helsenettet. Logg inn i Adresseregisteret og startsiden for din virksomhet kommer opp. Trykk på Rediger, som står øverst til høyre i skjermbildet, for å komme inn i redigeringsbildet. 13 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
14 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
Under kommunikasjonspartene finnes knappen Legg til. Søk etter person for registrering som kommunikasjonspart. Søkeresultatet vil presenteres i en liste under søkevinduet. Velg person i listen som kommer opp og trykk på Registrering. 15 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
HPR-nummer og fødselsnummer presenteres på toppen og bør gi grunnlag til å sikre at man har valgt rett person. Her vises også yrke og spesialiteter. Det er mulig å velge bort yrke/spesialitet som man anser som ikke relevant for kommunikasjonsparten i den rollen vedkommende har i tilknytning til virksomheten. Der det er relevant kan informasjonen bidra til å hindre at henvisninger feilsendes. Valg av yrke/spesialiteter gjøres ved å huke av rett yrke/spesialitet for kommunikasjonsparten. Når ønsket informasjon om den nye kommunikasjonsparten er registrert i åpne felt, trykkes Lagre. Det kan legges inn flere kommunikasjonsparter ved at man går tilbake til virksomhetens redigeringsbilde og trykker Legg til på nytt. Om man trykker på Vis-knappen til høyre for den enkelte kommunikasjonsparten, får man opp en visning hvor høyre kolonne har all informasjon som skal til for å adressere kommunikasjonsparten, inkludert LDAP-søkestrengen som kan benyttes til å hente dens sertifikatnøkler. Under er et bilde av hvordan en kommunikasjonspart kan se ut. For å endre på opplysningene om kommunikasjonsparten trykker man på Rediger. 16 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
17 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
I redigeringsbildet for kommunikasjonsparten kan informasjon i åpne felt redigeres. Trykk på Lagre, for å lagre eventuelle endringer. 3.6 Deaktivere kommunikasjonspart Kommunikasjonsparter som fra en gitt dato ikke lenger skal sende/motta meldinger, må deaktiveres fra den samme dato. Deaktivering av en kommunikasjonspart gjøres ved å redigere dens gyldighetsperiode. Når datoen i feltet "Gyldig til" er blitt historisk, er kommunikasjonsparten ikke lenger aktiv. Fastleger skal settes deaktiverte fra dagen de slutter å praktisere ved virksomheten. Historiske kommunikasjonsparter vil være markert rosa og fremtidige blir blå. 18 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
Trykk Endre for å bekrefte ny gyldighetsperiode. Deretter OK i bekreftelsesbildet som kommer opp. 19 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
Når ny "Gyldig til"-dato er passert vil ikke kommunikasjonsparten vises lenger. Dersom det er ønskelig å se/endre på deaktiverte kommunikasjonsparter, trykk på Inkluderer deaktiverte. Deaktiverte kommunikasjonsparter vil da bli synlige. Meldinger skal ikke adresseres til deaktiverte kommunikasjonsparter. 3.7 Ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer og navn Norsk Helsenett skal varsles i god tid ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer eller endring av navn. En omorganisering kan kreve en koordinering med EPJ-leverandør, da endringer i Adresseregisteret og endringer i EPJ-systemet ofte må gjøres samtidig. 3.8 Hva er sammenhengen mellom kommunikasjonspart og EDI-adresse? Det er viktig at meldingen kommer frem til riktig fagsystem og at riktig mottaker blir varslet. Det skal kun opprettes én EDI-adresse per fagsystem. Denne sammenhengen ser slik ut: Fagsystem Tjenestetype EDI-adresse (fiktiv) EPJ [Navn på autorisert helsepersonell] Askeladd, Espen Askeladd, Per Askeladd, Pål osv. fiktivia@edi.nhn.no 20 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
Figur 1: Eksempel fra en stor kommune 21 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger
Besøksadresse Verkstedveien 1 0277 Oslo Postadresse Postboks 6737 St. Olavs plass 0130 OSLO postmottak@ehelse.no 22 ehelse.no Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger