Referat styringsgruppemøte etablering av «Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS» 21/03-19. Deltakere fra Styringsgruppen: Kommunalsjef Eirik Heggemsnes, Molde Assisterende rådmann Bjørn Sletbakk, Tingvoll Rådmann Torill Hovdenak, Rauma Kommunalsjef Geir Gönsz, Aukra Rådmann Birgit Eliassen, Gjemnes Kommunedirektør Randi Dyrnes, Sunndal (stilte pga fravær E. Lervik) Administrasjonssjef Per Sverre Ersvik, Hustadvika Tillitsvalgt Lisa Nagell Pedersen, Fagforbundet Gjemnes Ikke møtt: Teknisk sjef Eilif M. Lervik, Sunndal Øvrige deltakere: Bjerke Prosessledelse ved Jan Gaute Bjerke Molde brann og redning ved Alf Magne Smørholm, Trygve Lennavik og Jon Børge Horneland Oppstart og presentasjon av nye medlemmer i styringsgruppen Eirik Heggemsnes åpnet møtet og ønsket nye medlemmer av styringsgruppen velkommen. Det var ingen innvendinger til utsendt agenda. Det ble gjennomført en presentasjonsrunde. Alf Magne Smørholm orienterte deretter kort om fremdriftsplan. Det er stort tidspress framover. Eirik Heggemsnes understreket at det er nødvendig med et godt produkt. Tidspresset må ikke hindre dette. Behandlede saker Gjennomgang av forrige referat og oppfølging av tidligere oppsatte saker: 6/19 Forespørsel om plass for hovedtillitsvalgt i styringsgruppa Hovedtillitsvalgte for fagforbundet i Gjemnes kommune er innlemmet i styringsgruppa. 7/19 Info om søknad GassROR og innstilling vedr. brannsamarbeid Hustadvika kommune Ift søknaden om støtte fra GassROR så er behandlingen av denne satt på vent. Det antydes at det fort kan ta enda litt tid før søknaden blir avklart. Alf Magne orienterte om at det ikke er mottatt tilbakemelding fra alle kommuner om utvidet finansieringsbehov med fordeling basert på innbyggertall.
8/19 Ønske om inntreden i brannsamarbeidet fra Hustadvika kommune Hustadvika er nå inkludert i utredningsarbeidet av nytt brannvernsamarbeid. Det er forutsatt at Hustadvika trer inn på det stadiet arbeidet er kommet og under forutsettening av at forhold som alt er avklart aksepteres. Videre skal inkludering skje på en slik måte at den ikke får innvirkning på framdriften av etableringsprosessen. 9/19 Forslag til selskapsavtale og eierstrategi Tidligere utsendt selskapsavtale ble gjennomgått på nytt. Utkastet er justert etter kommentarer ved forrige møte. Følgende ble kommentert i dette møtet: - Pkt 2.1: tabeller ang. verdifastsettelse bør flyttes til et vedlegg. - Det må videre sees på omformulering i forhold til at selskapets oppstartskostnader dekkes av selskapskapitalen. - 2.6: Avsnitt to flyttes fram slik at dette kommer først. Forandre ordbruk fra «kommunen» til «deltagerkommunene». Punktet må være tydeligere på at dette gjelder alle kommunene og alle brannstasjonsbygg. - Det kom opp spørsmål ang. hvem som skal eie øvingsanlegget i Årødalen. Dette anlegget er under oppføring og er spesifikt tilrettelagt for brannøvelser. Anlegget vil bli en styrke for hele brannsamarbeidet. Det må avklares endelig hvorvidt nytt IKS skal leie dette området av Molde kommune. - 3.2: Her kom det på nytt innspill fra Molde om at styreleder skal komme fra nye Molde. Det kom synspunkt fra øvrige styringsgruppemedlemmer om at fag og kompetanse skal styre sammensetningen av styret. Ikke representasjon fra hver kommune/ eller ut fra geografi. Flertall i styringsgruppen mener at det skal holdes fast at det skal overlates til valgkomiteen å finne de rette personene for et profesjonelt styre. Holdningen blant øvrige medlemmer av styringsgruppen er at det kan være en bedre tilnærming at leder for representantskapet skal komme fra Molde kommune. Det ble enighet om at sammensetning av styret og ledelse av representantskapet heller bør reguleres gjennom eierstrategien enn at det fastsettes i selskapsavtalen. - 4.1: Her må det rettes opp slik at det framgår at representantskapets møter generelt skal holdes for åpne dører. - 10.1: Her skal det stå «etter lov om voldgift». Kom innspill om at det generelt bør det sees på om betegnelser i ny kommunelov skal legges til grunn. Kom også innspill om at det i minst mulig grad bør henvises til regelverk. Det ble konkludert med at det ikke skal gjøres justeringer ift dette i avtalen på nåværende tidspunkt. Videre ble forslag til eierstrategi behandlet. Følgende ble kommentert: - Pkt. 1.2: Representantskapet bør (ikke skal) bestå av sentrale politikere - Det må med et pkt. om at det kan være hensiktsmessig at største kommune har leder av representantskapet de første årene - Det kom opp spørsmål om det er behov for eierstyringssekretariat og eiermøter. Hva er hensiktsmessig organisering? Er det som er oppsatt i strategien pkt. 1.4 1.6 for omfattende? Det kom videre innspill om at det kan være viktig med denne organiseringen for politikeropplæring og for å ha et rammeverk for dialog og kontroll. Punktene kan også være viktige for at rådmannsnivået skal komme inn på riktig tidspunkt. Beskrevne løsninger viker fremmed for flere av medlemmene i styringsgruppen. Styringsgruppen kom fram til at det ikke er behov for å opprette et eierstyringssekretariat. Pkt. 1.6 kan strykes og behovet bakes inn i andre deler av strategien (pkt. 3?). Resten av kapittel 1 må som følge av dette justeres og bearbeides.
- 2.1: Formuleringen «på sikt» tas bort i 3. siste strekpunkt. - Om det er behov for justering av eierstrategien kan dette gjøres ved behov. Det er viktig at eierne har et bevisst forhold til eierstrategien. Det kom innspill om at denne bør gjøres mer konsis og mindre omfattende. - I strategien bør det i større grad benytte «bør» i stedet for «skal» ifm representasjon o.l. - Det er ønskelig med en god samhandling mellom kommuner og IKS ift økonomiprosessen. Det må ses på eierstrategien ift til dette. - Hvordan skal eierstrategien vedtas? Dette ansvaret bør ligge hos representantskapet og må beskrives. Vedtak Kommentarer, innspill og signaler fra styringsgruppen følges opp som referert over. Oppdatert selskapsavtale og eierstrategi gjennomgås på neste møte. 10/19 Felles beslutningsgrunnlag for likelydende vedtak Saksframlegget utsendt i forkant av møtet ble gjennomgått. Heggemsnes kom med innspill om en litt annen oppbygging av saksframlegget i form av en prosjektrapport som besvarer alle sentrale spørsmål, som grunnlag for ett kortere saksframlegg. Det ble av andre kommentert at det kan være en utfordring at vedlegg til saksframlegg ikke blir lest, noe som taler for et informativt saksframlegg. Det er videre et viktig moment at det økonomiske grunnlaget er utredet. Dette kan være vanskelig å bake inn i saksframlegget. Det er et poeng at saksframlegget skal stå på egne bein og kan forstås uten å finne fram vedlegg. Det er også ønskelig å få fram hvordan arbeidet er organisert og hvem som har deltatt. Rådmennene står fritt til å tilpasse saksframlegget. Det er kun vedtaket i deltakerkommunene som må være likt. Styringsgruppen kom fram til at det er ønskelig med en prosjektrapport som kan brukes som et vedlegg til saksframlegg. Prosjektgruppen må utarbeide rapporten. Det kom videre fram følgende innspill til justeringer av vedtaks-teksten: - «Medeier» endres til «deltakerkommune» - Hver enkelt kommune må inn med ett tallfestet beløp som skal innbetales ved oppstart. Det må sjekkes opp til neste møte hvordan dette skal formuleres. - Det er ikke gjort vedtak i nye Molde kommune, så i teksten må alle tre kommunene ramses opp. - Det ble kommentert at leder av styringsgruppen ikke trenger å nevnes ved navn. - Det bør sees på formuleringer på s. 3 ang. gevinster ift. nye krav og framtidige behov på tvers av kommunene. - Forhold med betydning for ansatte og ansattes rettigheter bør beskrives bedre. Dette kan gjøres i prosjektrapporten. Det bør komme tydelig fram hvilke rettigheter ansatte har ift virksomhets-overdragelse og hvordan denne prosessen skal gjennomføres bla. ift. tillitsvalgtes medvirkning. - Pkt 7: Det ble stilt spørsmål om der er for ambisiøst å gjennomføre lønnsharmonisering med virkning fra dag 1? Bjerke påpekte at det er viktig at dette er på plass for å unngå feil fokus. Prosjektleder har tro på at det er mulig å komme i mål med lønnsharmoniseringsarbeidet til oppstart. Det ble påpekt at det er viktig å få gjort dette arbeidet. Videre ble det reist spørsmål om hvilke konsekvenser lønnsharmoniseringen får budsjettmessig? Erfaringer fra andre etableringer er at dette ikke utgjør de største kostnadene. Arbeidet handler mer om opprydding og få på plass lik praksis. Det ble konkludert med at formuleringen med «virkning fra dag 1» bør vurderes nærmere.
- Siste avsnitt pkt 12: Det blir for spesifikt å beskrive at ledelse av nytt felles brannvesen ikke lar seg gjøre med kun 3 hele stillinger. Dette tas ut. Vedtak Kommentarer, innspill og signaler fra styringsgruppen følges opp som referert over. Prosjektleder får i oppdrag å sørge for at det utarbeides en prosjektrapport som kan brukes som et vedlegg til saksframlegget. Prosjektrapport og oppdatert saksframlegg behandles på neste møte. 11/19 Orientering om kommunikasjonsstrategi Saken utgår. Hovedkonklusjonene belyses eventuelt i prosjektrapporten. 12/19 Orientering om ROS-analysen, Saken utgår. Hovedkonklusjonene belyses eventuelt i prosjektrapporten. Nye saker som var oppsatt for første gang på dette møtet: 13/19 Økonomi etablering av økonomigruppe Det ble i forrige møte i styringsgruppen, sak 9/19, gjort følgende vedtak: Det må gjøres et eget arbeid med å kartlegge økonomi sammen med økonomiavdelingene i kommunene for å få fram sammenlignbare kostnadsbilder. Det er viktig at «skjulte kostnader» synliggjøres for å få riktig bilde. Fordelingsnøkkelen skal på sikt være etter folketall. Det må framskaffes bedre tall før det fastsettes harmoneringsmodell/overgangsordning. Dette tas opp igjen på neste styringsgruppemøte. Alf Magne Smørholm orienterte innledningsvis om arbeidet som er gjort så langt ift utredning av økonomi. Det har blitt tydelig for Smørholm at det bør utpekes en økonomigruppe med nødvendig forankring i eierkommunene og med fullmakter for å arbeide fram et godt grunnlag. I den videre diskusjonen i styringsgruppen framkom følgende: - Det som haster mest ift etablering av selskapet er å få fram dagens driftskostnader. Ressursbehovet må bli en oppgave for det nye selskapet. Nå er det viktig å få på plass en riktig modell. Det kan ikke tas stilling til alle moment i denne fasen. - Det er utfordrende at en del kommuner har drevet under krav. Det blir derfor feil å legge til grunn dagens kostra-tall for å beregne innskudd. Det må skaffes bedre oversikt over hvordan kostnader er fordelt og ført som grunnlag for å vurdere tallene videre. - Det vil ikke være realistisk å kunne oppfylle alle krav fra 1. januar 2020. Det må være en overgangsperiode som brukes til å rigge nytt selskap opp mot krav. Derfor må det tas utgangspunkt i dagens status og arbeide videre derfra for å få dette til. - Det som er viktigst nå er å skaffe grunnlag for driften første året. Tall og gap må på bordet. - I den kommunale hverdagen er det en kontinuerlig prosess med prioriteringer. - Modellen for kostnadsfordeling er satt, men tallene mangler. Status og gap må synliggjøres som grunnlag for å bestemme den videre vegen. - Det er viktig at alle eierne føler at det er balanse ved inngangen i nytt samarbeid. - Målsetning med samarbeidet er bedre og billigere tjenester, men også at de skal være ihht krav i regelverket.
- Det kan være en utfordring dersom IKS får leve sitt eget liv. IKS må også drives etter samme kriterier som øvrige kommunale tjenester. - Viktig å få fram alle reelle kostnader som grunnlag for en rettferdig inngangsbillett. Kompetansekrav er viktig å etterleve. Prosessen med oppgradering av materiell og utstyr må tas over lenger tid. - Det må også foretas verdifastsetting av materiell og utstyr. - Det oppleves feil å starte et nytt selskap uten å ha ressurser til å etterleve tydelige myndighetskrav. - Riktig grunnlag med god kvalitet er viktig for den videre prosessen med å utjevne kostnader og for videre arbeid med å bygge nytt selskap. - Det er også forventninger om synergier ved etablering av et brannvernsamarbeid. - Tall og status må nå på plass. Styringsgruppa tar med til egen organisasjon at det nå kommer en bestilling fra prosjektleder som må prioriteres. - Det er viktig at kommunene går inn med riktig billett. Deretter skal IKS gi bedre kvalitet på tjenesten og bedre ressursutnyttelse. - Det er ikke landet hvilke overgangsordninger som skal velges eller om det skal være en overgangsordning på fire år. Oppsummert så ber styringsgruppen om at økonomiske forhold nå må avklares ift hvor vi står og hva som er gapet? Løsningen er å samle ansvarlige personer i økonomiavdelingene å få belyst kostnadene som benyttes i kommunene i dag. Prosjektleder tar kontakt med hver kommune for å få etablert dette. Vider kom prosjektleder med forslag om at det lages nyhetsbrev der det belyses i generelle formuleringer at det er en del som mangler ift kompetanse og utstyr i en del kommuner. Innledningsvis var holdningen i styringsgruppen er at dette er for tidlig å gå ut med. Det ble også kommentert at det vil kunne ta lang tid å få lukket identifiserte gap på kompetanse og materiell. Det kom imidlertid også innspill om at det kan være fornuftig å informere generelt om gapet som er funnet gjennom kartleggingsarbeidet. Det var etter hvert enighet om at prosjektleder skal sørge for at det formuleres et nyhetsbrev som godkjennes av leder for styringsgruppen før utsendelse. Vedtak: Prosjektleder får i oppdrag å sørge for at relevante økonomiske forhold for etablering av IKSet beskrives på en slik måte at styringsgruppen for etablering kan ta stilling til dette på neste møte. Det skal etableres en økonomigruppe med deltagelse fra ansvarlige personer i berørte økonomiavdelinger for å utarbeide et slikt felles økonomigrunnlag. Medlemmene i styringsgruppen tar med til egen organisasjon at det nå kommer en bestilling fra prosjektleder som må prioriteres høyt. Prosjektleder sørger for at det utarbeides et nyhetsbrev som også informere generelt om gapet som er funnet gjennom kartleggingsarbeidet i forhold til kompetanse og materiell. Nyhetsbrevet skal godkjennes av leder for styringsgruppen før utsendelse. 14/19 Orientering om forebyggendeanalyse og beredskapsanalyse Saken utgår. Hovedkonklusjonene belyses eventuelt i prosjektrapporten.
15/19 Eventuelt Møtet 12. april utvides til tidsrommet 08:30 til 14:00. Det legges inn en enkel lunsj i forbindelse med møtet. Økonomigruppens arbeid bør ut i forkant av møtet (8. april) slik at det blir muligheter for gjennomgang eller avklaringer i forkant av møtet i styringsgruppen. Molde 21. mars 2019 Jon Børge Horneland Referent