Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon Protokoll fra styremøte 07/18 tirsdag, 9. oktober 2018 Til stede: Forfall: Adm: Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe, Turid Williksen, Jon Syversen, Kjell Kvifte, Torgrim Bilstad Bjørn Tangnes og Siri Barfod. Anita Hokholt Engh. Runar Sveen. A: DISKUSJONSSAK Ungdomsutvalget møtte med følgende representanter: Stine Sæthre, Martine Angell Eid og Benjamin Hebnes. B: BESLUTNINGSSAKER Sak 42/18 Godkjenne protokoll 06/18 Protokoll 06/18 godkjennes. Sak 43/18 Moderniseringsprosessen fremdrift / høring i AIK Norges idrettsforbund presenterte 20. september tre alternative modeller for fremtidig organisering av norsk idrett. Se: https://www.idrettsforbundet.no/nyhet/rapport-forslag-til-tre-alternative-modellerfor-fremtidig-organisering-av-norsk-idrett/ Tidslinjen for behandling av dette er: - 01. okt. 12. okt.: Samråd, møter med personer i ulike roller i organisasjonen - 12. okt. 27. okt.: Bearbeiding i prosjekt- og styringsgruppen - 25. okt.: Behandles i Idrettsstyret - 26. okt. 02. des.: Høring - 13. des.: Endelig behandling i Idrettsstyret, så Idrettstinget Undervegs i prosessen skal idrettskretsene involvere idrettslag, idrettsråd og særkretser/regioner. Dette må det lages en plan for. Styret bør vurdere å nedsette
en arbeidsgruppe som leder prosessen frem mot høringssvaret 02.12. Denne kan bestå av tre fra styret og en fra administrasjonen. Forslag til datoer og organisering: - Innspillsmøter med IL og IR, Romerike, Follo, Vestregionen i uke 46 og 47 - Idrettsrådsseminaret 19.-20.10. diskuterer organisering av idrettsråd - Beramme et eget møte med særkretser/ regioner i uke 48 (Viken + moderniseringsprosessen) Det inviteres til innspillsmøter med idrettslag, idrettsråd og særkretser/ regioner i tråd med styrets signaler. Datoer for innspillsmøter i uke 46-48 fastsettes i samråd med styreleder. Sak 44/18 Fremdrift Viken Regionaliseringsprosessen i den offentlige forvaltningen har hatt en periode med mange innspill fra politikere, men det synes nå som om situasjonen er tilbake til ordinær fremdrift. Det er ventet forslag i Stortinget fra flere representanter, men det ser ikke ut til å være flertall for å endre tidligere vedtak. Neste møte i fellesnemda i Viken er 8.10. Se www.viken.no Det er også kommet melding fra regjeringen og Krf om nye oppgaver til fylkeskommunene. Der må idrettskretsene følge opp når dette konkretiseres ytterligere. Saksliste for neste møte i interimsstyret er sendt ut, og arbeidet fortsetter i tråd med tidligere planer. Tilsetting av ny organisasjonssjef for Viken vil bli en av sakene interimsstyret skal jobbe med fremover (i samarbeid med NIF sentralt). Videre er det viktig å involvere/organisere en valgkomité med mandat og føringer. Hvilke muligheter og utfordringer moderniseringsprosessen innebærer for idrettskretsen vil også drøftes. Den politiske kontakten til Fellesnemda vil skje når interimsstyret for Viken blir invitert til dialogmøte. Rammebetingelsene fra fylkeskommunen er avgjørende. Administrativt vil de tre organisasjonssjefene jobbe med en kartlegging av hvilke arbeidsoppgaver den enkelte medarbeider ønsker i en ny organisasjon. Styret bør gi signaler til AIKs representanter i interimsstyret om videre prioriteringer og fremdrift. Informasjon om fremdrift i Viken tas til etterretning. Styrets signaler tas med i videre behandling og fremdrift.
Sak 45/18 Fordeling av representasjon idrettsråd/særkretser Det vises til orientering i forbindelse med styreseminaret og forespørsel om ønsker fra den enkelte. Vedlagt følger forslag til fordeling av representasjon. Fordeling av representasjonsoppgaver vedtas i tråd med forslaget. Sak 46/18 Gjennomføring av seminaret med idrettsrådene 19.-20.oktober. Det vises til program for seminaret med idrettsrådene (Thon hotell Ski). Det bør avklares en kjøreplan, og vedlagt følger et forslag. Forslag til kjøreplan reguleres i tråd med styrets signaler. Sak 47/18 Tildeling idrettsråd I årets budsjett er det satt av midler til idrettsråd fordelt på to områder. Det er grunntilskudd kr 60 000 og tilskudd til dekning av kostnader til KlubbKontor kr 50 000. KlubbKontor er blant annet en løsning for enklere dokumentlagring og rollebasert tilgang til dokumenter og epostkonto. Flere av idrettsrådene i Akershus har tatt dette i bruk, men vi har ikke en komplett oversikt. Tilbudet kommer via NIF som har sørget for en iverksetting og opplæring i systemet våren 2018. En gratis nettsideløsning (for idrettsråd) er også en del av den pakken. Dagens leverandør av systemet er Atea. Se informasjon her: https://atea.klubb.nif.no/sider/idrettsrad.aspx AIK har tradisjon for å gi et grunntilskudd til idrettsrådene. For en tid tilbake var tilskuddet knyttet til konkrete oppgaver, men dette ble ikke videreført fra og med i fjor. Momenter fra diskusjonen: - Det ble vist til prosess knyttet til fordeling av tilskudd i tidligere år - Grunntilskudd kr. 3 000 fordeles likt til alle - De som har tatt i bruk KlubbKontor kan søke om kr. 2 000 Tilskudd idrettsråd fordeles med kr. 3 000 per idrettsråd. De som har tatt i bruk KlubbKontor kan søke om kr. 2 000 i tillegg.
Sak 48/18 Søknad fra Sørum IR om støtte til seminaret med Skedsmo og Fet AIK har mottatt søknad fra Sørum idrettsråd om støtte til seminaret 13.10. Det vises til vedlagte søknad. Invitasjon til seminaret er tidligere sendt til styret i AIK. I 2017 hadde AIK en søknadsbasert ordning hvor både Fet og Skedsmo IR ble tildelt midler til å dekke kostnader til seminaret (kr 15 000 hver). Sørum søkte ikke i fjor. AIK har ikke en søknadsbasert ordning eller et budsjett til denne type fordeling i 2018. Dersom det skulle bli aktuelt må det gjøres omprioriteringer i budsjettet, og det bør i så fall utlyses generelt til idrettsrådene. Søknad avslås på grunn av manglende dekning til formålet i budsjett for 2018. Sak 49/18 Overføring av midler fra idrettslag Ved oppløsning eller annet opphør av idrettslaget tilfaller lagets overskytende midler etter avvikling et formål godkjent av idrettskretsen. Dette følger av lovnorm for idrettslag 22 (3). Det foreligger vedtak om nedleggelse av Nedre Romerike Trekkhundklubb, og idrettslaget har overført overskytende beløp til AIK. Det utgjør kr166 721,50. Klubben har oversendt protokoll fra eget årsmøte hvor de ber om at midlene overføres til hundekjørerkretsen og deres arbeid med unge utøvere. I tråd med tidligere praksis anbefales det å støtte klubbens eget forslag til disponering. Siri Barfod erklærte seg inhabil. Overskytende midler (kr 166 721, 50) fra nedlagte idrettslag, Nedre Romerike Trekkhundklubb, overføres til Akershus hundekjørerkrets og øremerkes deres arbeid med unge utøvere. Midlene fordeles over to år. Styret forutsetter rapportering etter første år.
Sak 50/18 Årets ildsjel Se vedlagte henvendelse fra NIF vedrørende Årets ildsjel og prosess for utvelgelse av finalist i hver idrettskrets. AIK har tradisjon for å gjøre dette via en komité som innstiller til styret. Forslag til prosess: Det oppnevnes tre personer fra styret til komiteen. NIF oversender kandidater fra vårt fylke 29.10. Komiteen innstiller til styremøtet 6.11. og vedtak i saken fattes der. Finalisten fra Akershus inviteres til årets middag med æresmedlemmer og tillitsvalgte 4.12. Styret signaler: - Styret kan foreslå egen kandidat - Muligheten for nominering markedsføres bredt ut Prosess for utvelgelse av finalist fra Akershus idrettskrets til årets ildsjel vedtas i tråd med ovenstående punkter. Komiteen ble oppnevnt og består av Siri Barfod, Bjørn Tangnes og Torgrim Bilstad. Sak 51/18 Henvendelse fra Østfold IK om Aktiv på Dagtid Det vises til tidligere utsendt invitasjon til dialogmøte med Østfold idrettskrets og deres samarbeidspartnere i prosjektet Aktiv på Dagtid. Tema: «Et årlig dialogmøte om status på tilbudet og ikke minst behandling av handling og strategiplanen for 2019-2022.» Styret bør diskutere saken i lys av prosessen med etablering av Viken. En strategiplan for 2019-2022 går langt inn i perioden hvor dagens tre idrettskretser vil være sammenslått. Det er daglig leder i Buskerud og Akershus som er invitert, men det bør være opp til idrettskretsene hvem de mener bør representere, dersom det skulle være aktuelt. Det pågår mange prosesser i norsk idrett nå, og det er vanskelig å styre alt i rett rekkefølge. Ideelt sett burde det først fattes vedtak om hva Viken IK skal/ ikke skal jobbe med før en går inn på enkeltområde og enkeltstrategier. På den annen side kan det være forståelige grunner for at prosesser som denne kommer i forkant av en helhetsdiskusjon. Saken følges opp i tråd med styrets signaler. Torgrim Bilstad stiller på møtet.
Sak 52/18 Bytte av bankforbindelse AIK er kunde av Idrettens Regnskapskontor (IRK - en fellestjeneste i NIF) på Ullevål. Det er en fellestjeneste som leverer god service og som sørger for utvikling og modernisering i forhold som har med regnskapet å gjøre. Nå er det en overgangsfase til ny versjon av regnskapssystemet Visma, og det stilles krav til løsninger i den enkeltes bankforbindelse. I den sammenheng viser det seg at vår bankforbindelse ikke kan levere en løsning som er en forutsetning for den nye versjonen av regnskapssystemet. Det enkleste for alle er å følge en felles mal og bruke samme leverandør som NIF. Det er nødvendig med standardisering for å få effekt av fellesløsningene. NIF har i mange år hatt tilbud om en konsernkontomodell. Vedlagt følger nærmere informasjon om ordningen. Saken utredes nærmere og utsettes til neste styremøte. C: ORIENTERINGSSAKER a) Fremdrift mot Idrettstinget 2019 b) Redegjørelse om evaluering av forvaltningsordningene (vedlagt) c) AIKs søknad om støtte til ungdomsløftet Akershus fylkeskommune (vedlagt) d) Konsulent ungdomsidrett e) Møte paraidrettstvalget Akershus idrettskrets f) Notat om Statsbudsjettet (fra NIF) g) Idrettsgallaen AIK bør stille tas som sak på neste møte Referatsaker: a) Opptak av lag: Romerike Danseklubb (tilhørighet Ullensaker) 27.09.2018 Leder: Ann Spilling Romerike Shotokan Karateklubb (tilhørighet Skedsmo) 02.10.2018 Leder: Idrees Saeed Askur Islandshestforening (tilhørighet Asker) 03.10.2018 Leder: Fride Bakke Giverholt b) Gjenopptak av idrettslag Ullensaker Volleyballklubb 07.09.2018 Leder: Vidar R. Johnsen c) Navnendring Follo SFK Ungdom endret navn til Nordre Follo FK 06.09.2018