Oslo kommune Kommunerevisjonen

Oslo kommune Kommunerevisjonen Kontrollutvalget Dato: 07.06.2013 Deres ref: Vår ref (saksnr.): Saksbeh: Arkivkode 201100244-33 Truls Asle Hørlyk Stende 126.2.2 Revisjonsref: Tlf.: OPPFØLGINGSUNDERSØKELSE ETTER RAPPORT 9/2011 SYKEHJEMSETATENS OPPFØLGING AV LØNNS - OG ARBEIDSVILKÅR I SYKEHJEM DRIFTET AV KOMMERSIELLE AKTØRER Saken gjelder: I tråd med kontrollutvalgets vedtak av 29.01.2013 (sak 11) har Kommunerevisjonen gjennomført en oppfølgingsundersøkelse etter rapport 9/2011 Sykehjemsetatens oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår i sykehjem driftet av kommersielle aktører. Undersøkelsen faller inn under fokusområdet anskaffelser og kontraktsoppfølging i Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 som bystyret behandlet 13.06.2012 (sak 165). Oppfølgingsundersøkelsen har vært rettet mot byråden for eldre og Sykehjemsetaten. Kommunerevisjonen har undersøkt status for tiltakene Sykehjemsetaten og Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester varslet i rapport 9/2011, samt om bystyrets organer er blitt orientert i tråd med bystyrets vedtak i sak 366/11. Oppfølgingsundersøkelsen viser at Sykehjemsetaten hadde iverksatt flere av tiltakene etaten meldte i sin uttalelse til rapport 9/2011. Sykehjemsetaten hadde gjennomført dokumenterte risikovurderinger av kontrollbehovet. Videre hadde Sykehjemsetaten kontrollert blant annet bestemmelser for arbeidstid og maler for arbeidskontrakter hos flere leverandører. Etaten hadde også fulgt opp tips og innhentet informasjon om minstelønn. Videre opplyste etaten at også andre tiltak var iverksatt, herunder at prosedyren for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår ble evaluert halvårlig og at risikovurderinger og korrespondansen angående tipsene ble journalført. Etaten opplyste også at den våren 2013 var i gang med å innhente og kontrollere signerte kontrakter. Sykehjemsetaten hadde ikke gjennomført egne kontraktsoppfølgingsmøter om lønns- og arbeidsvilkår slik den varslet i uttalelsen til rapport 9/2011, men lønns- og arbeidsvilkår hadde vært fulgt opp i de ordinære kontraktsoppfølgingsmøtene. Når det gjaldt tiltak etaten varslet i en prosedyre vedlagt uttalelsen den gang, hadde ikke etaten før våren 2013 innhentet signerte arbeidskontrakter, kun maler for arbeidskontrakter. Etaten hadde heller ikke kontrollert lønnsoversikt for alle enkeltansatte i en faggruppe ved å få en utkjøring fra registeret til leverandørens lønnskontor for en bestemt måned, slik prosedyren tilsier. Etaten opplyste imidlertid at den våren 2013 var i gang med å innhente og kontrollere lønnslipper. Adresse: Grenseveien 88 0663 OSLO Telefon resepsjon 23 48 68 00 Telefaks 23 48 68 01 Org.nr.: 976 819 861 Epost: postmottak@krv.oslo.kommune.no Internett: http://www.krv.oslo.kommune.no

2 Oppfølgingsundersøkelsen viser videre at Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester hadde iverksatt meldte tiltak knyttet til oppfølging av Sykehjemsetatens kontroll av lønns og arbeidsvilkår og utarbeidelsen av tiltaksplaner for anskaffelser. Sentrale tiltak knyttet til det nye regimet for kontraktsoppfølging i EST-sektoren synes nå å bli iverksatt i løpet av 2013. I notater til finanskomiteen har byråden for helse og sosiale tjenester orientert om aspekter ved arbeidet med et nytt regime for kontraktsoppfølging i EST-sektoren, og om enkelte resultater fra Sykehjemsetatens kontroll- og oppfølgingsarbeid. I tillegg oppga byrådsavdelingen at den planla å orientere bystyrets organer om ytterligere to sentrale tiltak før sommeren 2013. Saksframstilling: Under presenteres rapport 9/2011, den politiske behandlingen av rapporten og deretter oppfølgingsundersøkelsen som nå er gjennomført. 1. Kommunerevisjonens undersøkelse i 2011 Rapport 9/2011 I februar 2011 hadde NRK oppslag om arbeidsforholdene ved Ammerudlunden sykehjem som ble driftet av Adecco Helse AS. Arbeidstilsynet i Oslo gjennomførte etter oppslaget tilsyn ved sykehjemmet og politianmeldte Adecco for brudd på arbeidsmiljøloven. Leverandørene av sykehjemstjenester er som arbeidsgivere ansvarlige for etterlevelse av regler om lønns- og arbeidsvilkår for sine ansatte. Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 1 stiller samtidig krav til offentlige oppdragsgivere om å innta krav til lønns- og arbeidsvilkår i tjenestekontrakter som overstiger en viss verdi. Forskriften pålegger også oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravene til lønns- og arbeidsvilkår etterleves. Kommunerevisjonen vurderte om Sykehjemsetaten hadde sikret at forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ble etterlevd. Kommunerevisjonen så i første rekke på oppfølging av forhold vedrørende arbeidstid og godtgjørelse. Kommunerevisjonen undersøkte etatens oppfølging av alle kommersielle sykehjem i og utenfor Oslo som etaten hadde avtale med, og så særskilt på oppfølgingen av sykehjem driftet av Adecco Helse AS. Kommunerevisjonens rapport viste blant annet at Sykehjemsetatens løpende vurderinger av kontrollbehovet ikke kunne dokumenteres. Etaten satte i gang den første særskilte kontrollen av kommersielle leverandørers lønns- og arbeidsvilkår i juli 2009. Kontrollen ble ikke ferdigstilt eller brukt aktivt i etatens oppfølgingsarbeid. I 2010 gjennomførte Sykehjemsetaten flere kontroller av lønns- og arbeidsvilkår i kommersielle sykehjem. Kontrollene var beheftet med svakheter, og mottatt informasjon som kunne indikere brudd på lønns- og arbeidsvilkår, ble ikke i tilstrekkelig grad fulgt opp. Kommunerevisjonen mente Sykehjemsetaten i løpet av 2010 mottok informasjon som tilsa en ny risikovurdering av Adeccos lønns- og arbeidsvilkår, en ny vurdering av kontrollbehov ved Adeccos institusjoner og bruk av andre kontrollformer enn bekreftelse fra leverandøren på at lov og forskrift ble fulgt opp. Anbefalinger På bakgrunn av undersøkelsen anbefalte Kommunerevisjonen at Sykehjemsetaten 1 Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, FOR-2008-02-08-112

3 vurderte i hvilken grad etaten kunne benytte kontraktsoppfølgingsmøter mer aktivt for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår hos driftere av sykehjem vurderte tiltak som kunne sikre at det ble gjennomført vurderinger av kontrollbehovet i tråd med forskriftens krav sørget for at tips og varsler om kritikkverdige forhold inngikk i etatens vurderinger av risiko for brudd på lønns- og arbeidsvilkår vurderte hva som ville være egnede kontrollformer for å avdekke brudd på lønns- og arbeidsvilkår, herunder - behovet for å innhente informasjon fra andre enn institusjonsleder/kontraktsansvarlig - i hvilke sammenhenger det skulle gjennomføres stikkprøvekontroller og hvordan disse kontrollene eventuelt skulle gjennomføres - behovet for uanmeldte kontroller ved sykehjem mv. vurderte å oppdatere gjeldende rutine for kontroll og oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår sørget for at alle leverandører overholdt dokumentasjonsplikten og besvarte henvendelser vedrørende ansattes lønns- og arbeidsvilkår vurderte behovet for en prosedyre som anga fremgangsmåte dersom kontroll av lønns- og arbeidsvilkår viste uoverensstemmelser i forhold til regelverk. Uttalelser til rapport 9/2011 og varslede tiltak Sykehjemsetaten og Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester varslet flere tiltak knyttet til Kommunerevisjonens anbefalinger. Etaten la en revidert Sykehjemsetatens prosedyre for sikring, kontroll og oppfølging av privat ansattes lønns- og arbeidsforhold (datert 22.05.2011) ved sin uttalelse til rapport 9/2011. Sykehjemsetatens og byrådsavdelingens varslede tiltak blir omtalt nærmere under punkt 2.1 og 2.2 i denne saken. Politisk behandling av rapporten Rapport 9/2011 ble behandlet av kontrollutvalget 14.06.2011 (sak 55). Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget merker seg at Sykehjemsetatens kontrakter med de kommersielle leverandørene i Oslo i all hovedsak inneholdt bestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår i tråd med krav i forskrift og rundskriv. Sykehjemsetaten har ikke kunnet dokumentere at det i tilstrekkelig grad er foretatt vurderinger av behovet for å kontrollere at bestemmelsene ble fulgt. Kontrollene som ble gjennomført, var i hovedsak basert på egenerklæringer fra leverandørene, manglende opplysninger ble ikke fulgt opp, og tips om brudd på bestemmelsene ble ikke undersøkt grundig nok. Utvalget merker seg at Kommunerevisjonen mener etaten både i 2009 og 2010 hadde informasjon som tilsa en ny risikovurdering av Adeccos lønns- og arbeidsvilkår, en ny vurdering av kontrollbehov og bruk av andre kontrollformer enn bekreftelse fra leverandøren på at lov og forskrift følges. Kontrollutvalget understreker det ansvaret offentlige oppdragsgivere har for å gjennomføre nødvendig kontroll med om leverandører overholder kravene i kontrakten, herunder lønnsog arbeidsvilkår. Utvalget merker seg at Sykehjemsetaten og Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester har varslet relevante tiltak på bakgrunn av Kommunerevisjonens rapport.

4 Kontrollutvalget tar for øvrig Kommunerevisjonens rapport 9/2011 Sykehjemsetatens oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår i sykehjem driftet av kommersielle aktører, til orientering. Saken sendes finanskomiteen. Saken ble behandlet av finanskomiteen 19.10.2011 (136) og av bystyret 16.11.2011 (sak 366). Bystyret fattet vedtak i tråd med kontrollutvalgets vedtak, med følgende tillegg: Byrådet bes orientere bystyrets organer om resultater av arbeidet som er igangsatt for å etablere nytt regime for kontraktsoppfølging i EST-sektoren. 2. Kommunerevisjonens oppfølgingsundersøkelse i 2013 Følgende problemstillinger er undersøkt i oppfølgingsundersøkelsen: Har Sykehjemsetaten og Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester iverksatt tiltak i tråd med det som ble varslet i rapport 9/2011? Har byrådet orientert bystyrets organer i tråd med bystyrets vedtak ved behandling av rapporten? Oppfølgingsundersøkelsen er basert på data innhentet i mars 2013 gjennom intervjuer og dokumentanalyse. Faktabeskrivelsen ble verifisert av Sykehjemsetaten og Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester i april 2013. Det er primært perioden fra høsten 2011 og hele 2012 som er undersøkt. Det er også sett på enkelte forhold for våren 2013. Per 01.01.2013 hadde Sykehjemsetaten ansvaret for kontraktstyring av 25 ikke-kommunale sykehjem, hvorav 12 var drevet av kommersielle aktører. I undersøkelsesperioden driftet ti kommersielle leverandører disse tolv sykehjemmene. Tre leverandører driftet to sykehjem hver. Fem av de kommersielle sykehjemmene lå utenfor Oslo kommune. 2.1 Sykehjemsetatens iverksetting av varslede tiltak I det følgende er det redegjort for status for Sykehjemsetatens varslede tiltak knyttet til prosedyrer for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår, etatens vurdering av kontrollbehov og behandling av tips, kontraktsoppfølgingsmøter og til slutt kontroller av lønns- og arbeidsvilkår. Sykehjemsetaten har opplyst at den den har lagt opp til en strengere prosedyre enn lovens krav tilsier. Kommunerevisjonen har ikke vurdert prosedyren opp mot kravene i lov og forskrift i denne oppfølgingsundersøkelsen. Evaluering og oppretting av prosedyrer Meldte tiltak I uttalelsen til rapport 9/2011 meldte Sykehjemsetaten: Prosedyren for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår datert 22.05.2012 skulle evalueres årlig. Etaten ville vurdere behovet for en egen prosedyre for lukking av avvik etter kontrollene. Faktabeskrivelse Sykehjemsetaten opplyste at den i forbindelse med de halvårlige risikovurderingene (se nedenfor) i praksis gjennomgikk prosedyren for oppfølging av private ansattes lønns- og arbeidsvilkår. Etaten vurderte da om punktene i prosedyren fortsatt var relevante og om det var nødvendig å legge til nye. Sykehjemsetaten hadde ikke datert evalueringen i prosedyren,

5 noe som skulle gjøres i henhold til prosedyren. Per mars 2013 hadde ikke etaten sett behov for å oppdatere prosedyren. Etaten opplyste at prosedyren og etatens rutiner på området var basert på blant annet Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Sykehjemsetaten opplyste at en ikke hadde vurdert det som hensiktsmessig å opprette en skriftlig prosedyre for lukking av avvik. Etaten opplyste at den hadde innarbeidet en fast praksis, integrert i etatens kontraktsoppfølging, om å stille krav om retting av avvik, og eventuelt ta stikkprøver hvis kontrollene viste avvik. Etaten opplyste at den hadde tatt stikkprøvekontroller etter to av åtte kontroller av arbeidstid i 2012, for å undersøke om etatens pålegg var fulgt opp av leverandørene. Etaten opplyste at det også var tatt stikkprøvekontroll våren 2013. Dette var en del av avvikslukkingen. Gjennomgangen av tre av etatens kontroller av arbeidstid og en av kontrollene av arbeidsavtaler, viste at etaten hadde stilt krav om retting. Etter én kontroll av arbeidskontrakter hadde imidlertid ikke Sykehjemsetaten mottatt oppdaterte kontrakter som etterspurt. Sykehjemsetaten opplyste at dette skyldtes en inkurie, og at leverandørene var fulgt opp i de to andre kontrollene av arbeidskontrakter. Kommunerevisjonens vurdering Sykehjemsetaten opplyste at prosedyren for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår ble evaluert halvårlig. Sykehjemsetaten hadde ikke vurdert det som hensiktsmessig å opprette en egen prosedyre for lukking av avvik etter kontrollen av lønns- og arbeidsvilkår. Kommunerevisjonens gjennomgang av utvalgte kontroller viste at etaten hadde stilt krav om retting av avvik. Vurdering av kontrollbehov og behandling av tips Meldte tiltak I uttalelsen til rapport 9/2011 meldte Sykehjemsetaten: Etaten ville vurdere kontrollbehovet to ganger årlig og journalføre disse vurderingene. Vurderingene skulle gjennomføres som risikovurderinger. Alle tips skulle journalføres og tips om kritikkverdige forhold skulle følges opp så tidlig som mulig. Alle tips etaten mottok skulle gjennomgås og ligge til grunn for risikovurderingene av lønns- og arbeidsvilkår. Faktabeskrivelse Siden hovedundersøkelsen i 2011 hadde Sykehjemsetaten gjennomført risikovurderinger av forhold knyttet til lønns- og arbeidsvilkår. Etaten hadde fra høsten 2011 risikovurdert mellom 15 og 19 slike forhold hvert halvår. Forhold som skåret relativt høyt i risikovurderingene, var for eksempel forskjellige brudd på bestemmelser om arbeidstid, brudd på lov- og avtaleverk i arbeidsavtaler og brudd hos underleverandører. Forholdene som skulle kontrolleres, ble tatt inn i planen for kontraktsoppfølgingsmøter for det aktuelle halvåret. Sykehjemsetaten opplyste at risikovurderingene var basert på flere informasjonskilder, blant annet etatens erfaringer, politiske føringer, saker i media, andre etater, tips, tidligere kontraktsoppfølgingsmøter og klagesaker. Sykehjemsetaten opplyste at risikovurderingene ble journalført, dette er ikke undersøkt nærmere. Sykehjemsetaten opplyste at den valgte ut hvilke sykehjem som skulle kontrolleres basert på informasjon om for eksempel turnusendringer, personalsituasjon, organisasjonsendringer, tips og klager fra pårørende om manglende bemanning eller fagkompetanse. Ifølge etatens

6 halvårlige oppsummering av kontraktsoppfølgingsmøtene hadde minst to sykehjem blitt kontrollert for arbeidstid hvert halvår i undersøkelsesperioden. Etaten opplyste at etatens data og eksterne rapporter hadde vist at også ideelle driftere hadde brutt bestemmelser knyttet til lønns- og arbeidsvilkår. Etaten opplyste at den behandlet alle de 25 kommersielle og ideelle sykehjemmene likt når det gjaldt oppfølging, men oppfølgingsundersøkelsen har, som hovedundersøkelsen, vært avgrenset til de 12 kommersielle sykehjemmene. Sykehjemsetaten opplyste at den hadde jevnlige, formelle og uformelle møter med Fagforbundet hvor lønns- og arbeidsvilkår kunne være tema. Etaten har oversendt tre møtereferater fra henholdsvis 2011, 2012 og 2013 som eksempler på møter der lønns- og arbeidsvilkår var tatt opp. Etaten opplyste at en siden høsten 2011 hadde mottatt to tips som kunne knyttes til lønns- og arbeidsvilkår hos kommersielle leverandører. I januar 2012 fikk etaten tips i et møte med Fagforbundet om at ansatte på et sykehjem hadde fått beskjed om at bemanningen på alle poster skulle reduseres, uten at dette var tatt opp med tillitsvalgte eller arbeidsmiljøutvalg. Etaten fulgte dette opp samme dag i en epost til leverandøren, som opplyste at ingen turnuser var sagt opp. Fagforbundet skulle følge opp saken på sin side. Sykehjemsetaten opplyste at etaten i etterkant hadde kontrollert at bemanningen ved sykehjemmet var i henhold til kontrakt. Ifølge etatens oppsummering av kontraktsoppfølgingsmøtene hadde den også kontrollert arbeidstid ved sykehjemmet våren og høsten 2012. I ett av de oversendte møtereferatene fremkom det at etaten i mai 2012 mottok ett tips om at en turnus ikke var godkjent av tillitsvalgte. Etterfølgende korrespondanse mellom leverandøren og Sykehjemsetaten viser at etaten hadde hatt et møte med leverandøren tre dager senere, hvor tipset ble tatt opp. Sykehjemsetaten fulgte opp temaet videre i etterkant av møtet, og fikk en skriftlig forklaring og bekreftelse på at turnusen ville bli godkjent og signert. Ifølge Sykehjemsetatens oppsummering av kontraktsoppfølgingsmøtene for våren 2012 fikk etaten oversendt godkjente turnuser i juni 2012. Ifølge oppsummeringen og Sykehjemsetatens opplysninger fulgte etaten dette opp videre. Sykehjemsetaten opplyste at den etterfølgende korrespondansen med leverandørene angående tipsene var journalført. Sykehjemsetaten opplyste at tipset fra januar 2012 ikke ble lagt til grunn for den neste risikovurderingen, ettersom tipset ble vurdert som avkreftet. "Turnus sett av fagforening" var et punkt i risikovurderingen for høsten 2012. Kommunerevisjonens vurdering Basert på de mottatte opplysningene er det Kommunerevisjonens vurdering at Sykehjemsetaten hadde iverksatt de varslede tiltakene knyttet til vurdering av kontrollbehovet og oppfølging av tips. Sykehjemsetaten opplyste også at risikovurderinger og korrespondansen angående tipsene ble journalført. Kontraktsoppfølgingsmøter Meldte tiltak I uttalelsen til rapport 9/2011 meldte Sykehjemsetaten: Etaten skulle gjennomføre egne kontraktsoppfølgingsmøter knyttet til lønns- og arbeidsvilkår. Disse kunne iht. prosedyren være uanmeldte eller anmeldte etter behov. Det ville være naturlig å benytte noe tid på aktuelle og avgrensede temaer knyttet til oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår i ordinære kontraktsoppfølgingsmøter.

7 Faktabeskrivelse Sykehjemsetaten fulgte opp og kontrollerte i hovedsak sykehjemmene i forbindelse med de faste halvårlige kontraktsoppfølgingsmøtene. Før hvert kontraktsoppfølgingsmøte fikk det enkelte sykehjem tilsendt planen for kontraktsoppfølgingsmøtet som blant annet inneholdt punkter knyttet til lønns- og arbeidsvilkår. I planen fremgikk det hvilke temaer som skulle kontrolleres, men ikke hvilken tidsperiode, avdeling, osv. Hva som skulle tas opp i møtet, eller kontrolleres, varierte fra halvår til halvår. Etaten opplyste at den fulgte opp kontrakter også på andre områder, og at etaten jobbet mest med kontraktsoppfølging av kvalitet på tjenesten. Sykehjemsetatens møtereferater viste at etaten hadde gjennomført de halvårlige møtene med alle de 12 sykehjemmene driftet av kommersielle leverandører høsten 2011, samt våren og høsten 2012, med unntak av to sykehjem/ leverandører høsten 2011. Etaten opplyste at disse møtene hadde blitt avlyst. 2 Møtereferatene fra undersøkelsesperioden viste at temaer knyttet til lønns- og arbeidsvilkår hadde blitt tatt opp med de kommersielle sykehjemmene, herunder at etaten kunne orientere om at sykehjemmene kunne bli gjenstand for kontroll. Malene for møtene inneholdt punkter knyttet til lønns- og arbeidsvilkår. Sykehjemsetaten opplyste at alle punktene i malen ble gått gjennom i kontraktsoppfølgingsmøtene med alle leverandørene, men dette fremgikk ikke alltid av møtereferatene. Etaten opplyste videre at den ikke referatførte alt som ble sagt, om det ikke kom frem noe spesielt. Etaten opplyste at enkelte sykehjem ble grundigere kontrollert ut fra en risikovurdering, og at dette da ville komme frem i referatene. Sykehjemsetaten gjennomførte ikke egne kontraktsoppfølgingsmøter om lønns- og arbeidsvilkår. Etaten opplyste at det fungerte godt å ta opp lønns- og arbeidsvilkår i de ordinære kontraktsoppfølgingsmøtene. Etaten opplyste at den hadde gjennomført to uanmeldte kontroller i begynnelsen av 2013 som blant annet omfattet lønns- og arbeidsvilkår. Sykehjemsetaten viste ikke til noen andre slike kontroller i undersøkelsesperioden. Vi har sett dokumentasjon fra en av disse kontrollene. I september 2011 arrangerte Sykehjemsetaten et møte med kommersielle og ideelle leverandører hvor etaten gikk gjennom to eksterne revisjoner av lønns- og arbeidsvilkår i kommersielle, ideelle og kommunale sykehjem utført av PWC og Deloitte. Ifølge referatet var alle de kommersielle leverandørene til stede på møtet. Kommunerevisjonens vurdering Sykehjemsetaten hadde ikke gjennomført egne kontraktsoppfølgingsmøter om lønns- og arbeidsvilkår i undersøkelsesperioden. Lønns- og arbeidsvilkår var imidlertid et fast punkt på dagsordenen til de halvårlige kontraktsoppfølgingsmøtene med leverandørene. Etaten hadde i hovedsak gjennomført disse møtene. Etaten har opplyst at den har gjennomført to uanmeldte kontroller/møter som omfattet lønns- og arbeidsvilkår i 2013. 2 Etaten oppga at det ene møtet var planlagt gjennomført i desember 2011, men ble avlyst. Etaten holdt derfor møte med dette sykehjemmet som det første våren 2012 (gjennomført 29.02.2012). Sykehjemsetaten kunne ikke oppgi grunnen til at møtet med det andre sykehjemmet ble avlyst (Møtet på våren ble gjennomført 07.06), men etaten kontrollerte ifølge oppsummeringen av kontraktsoppfølgingsmøtene dette sykehjemmet for arbeidstid høsten 2011.

8 Kontroller av lønns- og arbeidsvilkår Meldte tiltak Gjennom uttalelsen til rapport 9/2011, og den vedlagte prosedyren av 22.05.2011, meldte Sykehjemsetaten følgende tiltak Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår: Arbeidskontrakter: Etaten skulle innhente kopier av arbeidskontraktene for de ulike arbeidstakergruppene og undersøke om forskjellige elementer i kontrakten var i henhold til lov. Lønnsbetingelser: - Sykehjemsetaten skulle innhente oversikter over minstelønn hos alle leverandører. - Etaten skulle sammenligne lønnsoversiktene fra konkurranseutsatte sykehjem med gjeldende tariffbestemmelser for å se om leverandørene forholdt seg til inngått tariff eller den tariff som normalt ble brukt på området. Stikkprøvekontroller: - Stikkprøver kunne gjennomføres ved uanmeldte besøk på det enkelte sykehjem. - Etaten skulle ta stikkprøver av: - Vaktlister for å kontrollere utført arbeid opp mot arbeidstidsbestemmelser. - Planlagt turnus for å se om denne var satt opp i samsvar med regler for arbeidstidsbestemmelser. - Lønnsoversikt for alle enkeltansatte i en faggruppe ved å få en utkjøring fra registeret til leverandørens lønnskontor for en bestemt måned. - Dersom avvik ble oppdaget i lønnsoversikten skulle det følges opp mer i detalj og det skulle bes om regler for utløsning av overtid, kveldstillegg, nattillegg, osv. Omfang av kontroller: Det skulle som minimum gjennomføres en kontroll i året, og flere ved behov. Ifølge Sykehjemsetatens uttalelse til rapport 9/2011 ville etaten gjennomgå status for eventuelle ubesvarte dokumenter i interne møter, for å sikre at alle leverandører overholdt dokumentasjonsplikten. Faktabeskrivelse Arbeidskontraktene: Ifølge etatens oppsummering av kontraktsoppfølgingsmøtene og Sykehjemsetatens opplysninger hadde etaten kontrollert leverandørenes maler for arbeidskontrakter hos fire av tolv sykehjem og tre av ti leverandører i perioden vi har undersøkt. Stikkprøve av den ene kontrollen fra juli 2012 viste at Sykehjemsetaten hadde mottatt maler for arbeidskontrakter for tre kategorier ansatte. 3 En av etatens juridiske rådgivere opplyste å ha sjekket kontraktsmalene opp mot arbeidsmiljølovens bestemmelser. Sykehjemsetaten ga tilbakemelding til leverandøren om at kontraktsmalene ikke omfattet to relevante punkter 4 i arbeidsmiljøloven og ba om å få tilsendt oppdaterte kontakter. Informasjon om videre gang i denne kontrollen følger under Oppfølging av eventuelle ubesvarte henvendelser. 3 Sykehjemsetaten hadde mottatt følgende kontrakter: Arbeidsavtale for ansatte på timebasis, Ansettelseskontrakt og Arbeidsavtale for midlertidig ansettelse/vikariat. 4 Arbeidsmiljøloven 14-6, punkt k (lengde av pauser) og punkt m (opplysninger om ev. tariffavtaler)

9 Sykehjemsetaten hadde ikke kontrollert signerte arbeidskontrakter, men opplyste i forbindelse med ferdigstillelse av denne saken i juni 2013 at slike kontrakter var innhentet og at kontrollen var i gang. Lønnsbetingelser: Sykehjemsetaten hadde i løpet av høsten 2011 og våren 2012 gjort undersøkelser knyttet til minstelønn. Det forelå blant annet informasjon om minstelønn i sykehjemmene og sammenligning mot tariffavtaler. Kommunerevisjonen har ikke undersøkt dette nærmere. Stikkprøvekontroller og omfang av kontroller: Ifølge etatens oppsummering av kontraktsoppfølgingsmøtene hadde etaten kontrollert arbeidstid gjennom innhenting av turnus og/eller arbeidslister ved følgende antall sykehjem driftet av kommersielle leverandører: fem sykehjem høsten 2011, seks sykehjem våren 2012 og to sykehjem høsten 2012. Totalt ble ni av tolv kommersielle sykehjem og syv av ti kommersielle leverandører kontrollert i denne perioden. Sykehjemsetaten har opplyst at den, som nevnt over, i 2012 i tillegg til disse kontrollene tok to stikkprøvekontroller av om etatens pålegg etter kontrollene var fulgt opp av leverandørene. I forbindelse med ferdigstillelse av denne saken i juni 2013 opplyste Sykehjemsetaten at det også var tatt stikkprøver våren 2013. Ifølge etaten ble sykehjemmene/leverandørene som var valgt ut for kontroll under kontraktsoppfølgingsmøtet, bedt om å legge fram for eksempel turnus, bemanningslister eller arbeidskontrakter. Sykehjemsetaten gikk gjennom dokumentasjonen i etterkant av møtet. Sykehjemsetaten fulgte deretter opp mulige avvik gjennom epostkorrespondanse med leverandøren. Som nevnt over, opplyste Sykehjemsetaten at den også tok stikkprøvekontroller for å sjekke at avvik faktisk var lukket. Vi gikk gjennom Sykehjemsetatens dokumentasjon og arbeidsdokumenter fra de to kontrollene høsten 2012. Gjennomgangen viste at Sykehjemsetaten hadde sjekket forhold knyttet til arbeidstid ved å hente inn turnus og arbeidslister for tre etterfølgende uker i begge kontrollene. Etter kontrollene påpekte Sykehjemsetaten flere forhold per epost til leverandørene, blant annet mulige lovbrudd knyttet til arbeidstid. I den etterfølgende epostkorrespondansen mellom etaten og leverandørene redegjorde leverandørene blant annet for korrigeringer og begrunnet sin praksis når det gjaldt jobbing flere dager på rad. Sykehjemsetaten opplyste at fordi praksisen etter etatens vurdering var i henhold til lovverket, hadde etaten godtatt leverandørenes svar i begge tilfellene. Kommunerevisjonen har ikke undersøkt dette ytterligere. I tillegg til disse kontrollene, utførte Deloitte en revisjon av lønns- og arbeidsvilkår i seks kommersielle sykehjem, som ble ferdigstilt i juni 2011. Deloitte undersøkte blant annet om turnus og faktisk arbeid var i samsvar med lovverket, samt ansattes arbeidsavtaler, lønn og pensjonsordninger. Sykehjemsetaten hadde ikke gjennomført kontroller av lønnsoversikt for alle enkeltansatte i en faggruppe ved å få en utkjøring fra registeret til leverandørens lønnskontor for en bestemt måned i undersøkelsesperioden, som meldt i den vedlagte prosedyren. Etaten opplyste at den i løpet av våren 2013 skulle innhente lønnsslipper med tilhørende sladdede arbeidskontrakter for en fast ansatt, en tilkallingsvakt og en vikar ved tre sykehjem driftet av kommersielle aktører for sammenligning. I forbindelse med ferdigstillelse av denne saken i juni 2013 opplyste Sykehjemsetaten at den hadde innhentet dokumentene og at kontrollen hadde begynt.

10 Oppfølging av eventuelle ubesvarte henvendelser: Sykehjemsetaten opplyste at den gjennomgikk møtereferater, for deretter å drøfte internt hva etaten eventuelt manglet, for å følge opp at leverandørene ettersendte dokumenter etaten etterspurte i kontraktsoppfølgingsmøtene. Etaten viste til en forespørsel fra januar 2012 fra etaten til en leverandør, hvor den purret på dokumenter som var etterspurt i kontraktsoppfølgingsmøtet 2011. Ifølge korrespondansen hadde etaten mottatt og fulgt opp de etterspurte dokumentene. I kontrollen etaten hadde gjort av maler for arbeidsavtaler, nevnt over, oversendte ikke leverandøren oppdaterte kontrakter etter at Sykehjemsetaten hadde bedt om dette. Etter at etaten hadde purret én gang i august 2012, og leverandøren fortsatt ikke sendte kontraktene, fulgte ikke etaten dette opp videre. Sykehjemsetaten opplyste at dette skyldtes en inkurie, men at leverandørene var fulgt opp i de to andre kontrollene av arbeidskontrakter våren 2013. Sykehjemsetaten sendte en ny purring til leverandøren i april 2013 og mottok da nye arbeidskontrakter som ikke er vurdert i denne oppfølgingsundersøkelsen. Underleverandører Sykehjemsetaten hadde ikke kontrollert underleverandører selv (For eksempel renhold og kafédrift), men opplyste at den vil vurdere å ta stikkprøvekontroller av underleverandører. Etaten skulle, ifølge planen for kontraktsoppfølgingen Høsten 2011, undersøke både arbeidsavtaler og minstelønn hos underleverandører. Etaten opplyste at den ikke hadde kontrollert dette hos underleverandører til kommersielle leverandører, men at temaet kunne ha blitt tatt opp i møtene ettersom det sto i malen for møtereferatene. I møtereferatene så vi at det var nedfelt at arbeidskontrakter hos underleverandører ble tatt opp i ett møte. 5 Prosedyrer for oppfølging av underleverandører var tema i malen for kontraktsoppfølgingsmøtene høsten 2012, og det var referatført at temaet var tatt opp i møtene. 6 Sykehjemsetaten skulle ifølge planen for kontraktsoppfølgingsmøter våren 2013 igjen kontrollere leverandørenes prosedyrer for oppfølging av underleverandører. Kommunerevisjonens vurdering Arbeidskontraktene: Sykehjemsetaten hadde kontrollert maler for arbeidskontrakter i enkelte sykehjem i undersøkelsesperioden. Etaten hadde ikke innhentet og kontrollert signerte arbeidskontrakter, slik etatens prosedyre tilsier, men opplyste i forbindelse med ferdigstillelse av denne saken at en slik kontroll var i gang. Lønnsbetingelser: Sykehjemsetaten hadde innhentet informasjon om minstelønn hos leverandørene og hadde sammenliknet lønnsoversikter med gjeldende tariffavtaler, i tråd med etatens egen prosedyre som lå vedlagt uttalelsen til rapport 9/2011. Stikkprøvekontroller og omfang av kontroller Sykehjemsetaten hadde gjennomført flere enn én kontroll per år av lønns- og arbeidsvilkår. Etaten hadde gjennomført stikkprøvekontroller i året av arbeidstidsbestemmelser ved innhenting av turnus og vaktlister hos flere leverandører, men hadde ikke kontrollert lønnsoversikt for alle enkeltansatte i en faggruppe ved å få en utkjøring fra registeret til 6 Det var ikke tydelig at dette var tatt opp i møtet med Bøn/Valstad. Sykehjemsetaten understreket at temaet ble tatt opp i møtene

11 leverandørens lønnskontor for en bestemt måned, slik prosedyren tilsier. Sykehjemsetaten opplyste imidlertid at den var våren 2013 var i gang med å innhente og kontrollere lønnsslipper. Oppfølging av eventuelle ubesvarte henvendelser Sykehjemsetaten fulgte opp at leverandørene ettersendte dokumenter etaten etterspurte i kontraktsoppfølgingsmøtene ved å gjennomgå møtereferater og drøfte hva som eventuelt manglet internt. Stikkprøvekontrollen gjennomført i forbindelse med oppfølgingsundersøkelsen viste at etaten ikke hadde mottatt de etterspurte dokumentene etter én kontroll av arbeidskontrakter. Underleverandører Sykehjemsetaten hadde ikke selv kontrollert underleverandører, men etaten hadde tatt opp oppfølging av underleverandører i kontraktsoppfølgingsmøtene med hovedleverandørene. 2.2 Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenesters iverksetting av tiltak Oppfølging av Sykehjemsetaten Meldte tiltak I uttalelsen til rapport 9/2011 meldte byrådsavdelingen at den ville følge opp at Sykehjemsetatens kontroll av lønns- og arbeidsvilkår i sykehjem driftet av kommersielle aktører ble utført i henhold til lov og forskrift. Faktabeskrivelse Byrådsavdelingen opplyste at den fulgte opp Sykehjemsetaten gjennom tildelingsbrev og lederkontrakten med etatsdirektøren. Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår i private og ideelle sykehjem var nevnt spesielt i byrådsavdelingens tildelingsbrev til Sykehjemsetaten både for 2012 og 2013. Byrådsavdelingen opplyste at oppdrag gitt i tildelingsbrev ble fulgt opp i lederkontrakter og viste i den forbindelse til at etterlevelse av anskaffelsesregelverket var omtalt i kommunes mal for lederkontrakter. Etaten ble også fulgt opp gjennom sektordirektørmøter, etatsoppfølgingsmøter, samt i andre planlagte eller ad hoc møter og samtaler gjennom året. Byrådsavdelingen opplyste at anskaffelser og kontraktsoppfølging hadde vært tema i sektordirektørmøter både i 2011 og i 2012. Byrådsavdelingen opplyste videre at byråden hadde kontaktmøter med etatsdirektørene hver 14. dag. Anskaffelser hadde også vært en av sakene på dagsorden i etatsoppfølgingsmøtene med Sykehjemsetaten. Oversendte referater fra slike møter viste følgende: August 2011: Etaten fikk beskjed om å utarbeide en handlingsplan for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår for ansatte i sykehjem. Oktober 2011: Sykehjemsetaten oppga at den nye rutinen for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår var iverksatt og redegjorde for kontroller og oppfølging av kommersielle og ideelle sykehjem på området denne høsten. Desember 2011: Etaten gjentok at prosedyren var iverksatt. Februar 2012: Sykehjemsetaten redegjorde for kontrollene av lønns- og arbeidsvilkår i kommersielle og ideelle sykehjem høsten 2011. Mars 2012: Sykehjemsetaten redegjorde generelt for arbeidet med anskaffelser.

12 I tillegg fikk byrådsavdelingen informasjon gjennom Sykehjemsetatens årsberetning og viste til at etaten i årsberetningen for 2012 skrev følgende: Alle private sykehjem følges opp gjennom 2 planlagte kontraktsoppfølgingsmøter i året. Oppfølgingen er basert på risikovurderinger som gjøres 2 ganger i året. Ved behov foretar også etaten akutt kontraktsoppfølging. Det er gjennomført kontroll av kvalitet, samt kontroll av lønns- og arbeidsvilkår hos ansatte ved sykehjemmene. Vedrørende lønns- og arbeidsvilkår har etaten kontraktfestet bestemmelser om regler for dette i alle kontrakter om kjøp av sykehjemstjenester. Etaten har egne risikovurderinger for dette 2 ganger i året, og kontraktsoppfølging følger vurderingene. 7 Kommunerevisjonens vurdering Byrådsavdelingen har fulgt opp Sykehjemsetatens kontroll av lønns- og arbeidsvilkår i sykehjem driftet av kommersielle leverandører gjennom bl.a. tildelingsbrev og møter i undersøkelsesperioden. Gjennomgang av anskaffelsesområdet Meldte tiltak I uttalelsen til rapport 9/2011 meldte byrådsavdelingen at den i april 2011 nedsatte en arbeidsgruppe som skulle gjennomgå anskaffelsesområdet, «med spesielt fokus» på kontraktsoppfølging i EST-sektoren. Gruppen skulle utarbeide forslag til prioriterte tiltak på kort og lang sikt. Nytt regime for kontraktsoppfølging i EST-sektoren skulle etter planen iverksettes annet halvår 2011. Faktabeskrivelse Byrådsavdelingen opplyste at den i 2011 ledet arbeidsgruppen som gjennomgikk anskaffelsesområdet med særlig vekt på kontraktsoppfølging i etatene i EST-sektoren. I arbeidsgruppen delte etatene informasjon om status, beste praksis og utfordringer. Mer konkret opplyste byrådsavdelingen at følgende ble gjort: Rutiner, sjekklister og prosedyrer ble innhentet og delt mellom etatene. Arbeidsgruppen drøftet kravene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Det ble konstatert at det ikke forelå felles maler eller rutiner for kontraktsoppfølging. Etatene i sektoren gjennomgikk og oppdaterte egne rutiner, sjekklister og prosedyrer basert på drøftinger i arbeidsgruppen og resultater fra revisjonene i etterkant av Adecco saken. Byrådsavdelingen opplyste at den høsten 2011 vurderte at kontraktsoppfølging var et område hvor det var behov for å iverksette tiltak, og byrådsavdelingen delte denne høsten sine erfaringer med Utviklings- og kompetanseetaten. Byrådsavdelingen opplyste at den derfor i 2012 hadde deltatt i en arbeidsgruppe som særskilt fokuserte på anskaffelser av myke tjenester under ledelse av Utviklings- og kompetanseetaten. Byrådsavdelingen opplyste at resultater fra begge arbeidsgrupper ble videreført i egen bestilling til Velferdsetaten høsten 2012, og at etaten hadde nedsatt en bredt sammensatt arbeidsgruppe fra EST-sektoren for å utarbeide en veileder i kontraktsoppfølging for sektoren. Per mars 2013 jobbet arbeidsgruppen med et revidert forslag til veileder, som etter planen skulle sendes på høring før den ble godkjent og implementert. Byrådsavdelingen opplyste at veilederen skulle godkjennes i ledermøte i juni 2013. 7 Årsberetning 2012 for Sykehjemsetaten, side 27.

13 Ifølge byrådsavdelingen hadde Velferdsetaten fra 2013 fått tildelt et særlig ansvar for å bistå virksomhetene i EST-sektoren med anskaffelsesfaglig bistand, spesielt rettet mot anskaffelser og kontraktsoppfølging av myke tjenester. Byrådsavdelingen opplyste at Velferdsetaten skulle opprette en egen enhet til å ivareta dette arbeidet. Kommunerevisjonens vurdering Byrådsavdelingen varslet i rapport 9/2011 at det nye regimet for kontraktsoppfølging skulle iverksettes i løpet av andre halvår 2011. Basert på opplysningene fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester ser det ut til at de sentrale elementene knyttet til det nye regimet for kontraktsoppfølging har blitt eller blir iverksatt i 2013: Den nye veilederen for kontraktsoppfølging av "myke tjenester" skal komme på plass før sommeren 2013 og Velferdsetaten har fra 2013 har fått et særlig ansvar for å bistå med anskaffelsesfaglig bistand og skal opprette en egen enhet for dette. Tiltaksplaner Meldte tiltak I uttalelsen til rapport 9/2011 meldte byrådsavdelingen at den ville følge opp at alle virksomheter hadde utarbeidet tiltaksplaner for anskaffelser i tråd med Oslo kommunes anskaffelsesstrategi. Faktabeskrivelse Byrådsavdelingen hadde stilt krav til utarbeidelse og oppdatering av tiltaksplaner for anskaffelser i alle virksomheter i tildelingsbrev for 2011, 2012 og 2013, og byrådsavdelingen opplyste også at den ville følge dette opp videre. Kommunerevisjonens vurdering Den mottatte dokumentasjonen indikerer at byrådsavdelingen hadde fulgt opp at virksomhetene under Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester hadde utarbeidet tiltaksplaner for anskaffelser. Byrådens orientering til bystyret I sak 366 av 16.11.2011 vedtok bystyret blant annet følgende Byrådet bes orientere bystyrets organer om resultater av arbeidet som er igangsatt for å etablere nytt regime for kontraktsoppfølging i EST-sektoren. Faktabeskrivelse Bystyret er ikke orientert i en egen sak om arbeidet med nytt regime for kontraktsoppfølging. På spørsmål fra Kommunerevisjonen henviste byrådsavdelingen til tre notater sendt fra byråden for helse og sosiale tjenester til finanskomiteen. Notat 29/2011 av 23.11.2011 var Svar på spørsmål fra Rina Mariann Hansen (A) vedrørende Kommunerevisjonens rapport 09/11. Hansen hadde bedt om status for arbeidet med nytt kontraktsoppfølgingsregime. Byråden for helse og sosiale tjenester svarte i notatet at Sykehjemsetaten hadde revidert prosedyren for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår. Byråden redegjorde også kort for noen sektorovergripende aktiviteter i EST-sektoren knyttet til internkontroll og tiltaksplaner på anskaffelses- og kontraktsoppfølgingsområdet, samt oppfølging gjennom styringsdialogen og virksomhetsstyring. Til slutt sto det at EST ville

14 opprettholde arbeidet som et felles prosjekt innen anskaffelses- og kontraktsoppfølging, men at det var viktig å avvente organiseringen av de nye etatene. Notat 14/2012 av 17.02.2012 Stikkprøvekontroll av ansattes lønns- og arbeidsvilkår var et svar på bystyrets vedtak av 13.04.2011 (i sak 97) Privat forslag i forbindelse med konkurranseutsetting og drift av sykehjem, hvor bystyret blant annet hadde bedt byrådet om å legge frem en oversikt over hva som fremkom av stikkprøvekontroller av lønns- og arbeidsvilkår i omsorgssektoren. Byråden for helse og sosiale tjenester la i notatet frem en oversikt over kontroller gjennomført av tidligere Helse- og velferdsetaten, tidligere Rusmiddeletaten, og Barne- og familieetaten, samt status per februar 2012. For redegjørelser angående Sykehjemsetaten viste byråden til revisjoner gjennomført av eksterne aktører og Kommunerevisjonen. Notat 16/2012 av 02.03.2012 Vedtak og flertallsmerknader t.o.m andre halvår 2011 som forutsetter tilbakemelding fra byrådet Finanskomiteen, var også et svar på sak 97 av 13.04.2011. Byråden for helse og sosiale tjenester viste til at daværende byråd for helse og eldreomsorg i notat av 19.09.2011 hadde orientert om Sykehjemsetatens kontroller av kommunale sykehjem og sykehjem drevet av kommersielle og ideelle aktører. Videre viste byråden til at Sykehjemsetatens prosedyre for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår og et brev av 26.08.2011 fra Sykehjemsetaten til Byrådsavdeling for finans og næring om etatens arbeid for å forhindre brudd på arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser var vedlagt notatet av 19.09.2011. Byrådsavdelingen opplyste i forbindelse med denne oppfølgingsundersøkelsen at den planla å orientere bystyrets organer om følgende to iverksatte tiltak (Begge tiltakene er omtalt over): At Velferdsetaten hadde fått i oppdrag fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester å etablere en arbeidsgruppe som skal utarbeide en veileder i kontraktsoppfølging med spesielt fokus på bydelens anskaffelser av myke tjenester. Veilederen vil bli godkjent av byrådsavdelingen i juni (ledermøtet) 2013. At Velferdsetaten hadde fått i oppdrag fra byrådsavdelingen å etablere en enhet som skal yte bistand til bydelenes anskaffelser av myke tjenester. Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester opplyste at den vil orientere bystyrets organer om disse hovedgrepene i en egen orientering før sommerferien 2013. Kommunerevisjonens vurdering Bystyrets organer har gjennom de nevnte notatene blitt orientert om aspekter ved arbeidet med et nytt regime for kontraktsoppfølging i EST-sektoren, og om enkelte resultater fra Sykehjemsetatens kontroll- og oppfølgingsarbeid. Kommunerevisjonen konstaterer at byrådsavdelingen planla å orientere om ytterligere to sentrale tiltak før sommeren 2013. 2.3 Kommunerevisjonens konklusjon Oppfølgingsundersøkelsen viser at Sykehjemsetaten hadde iverksatt flere av tiltakene etaten meldte i sin uttalelse til rapport 9/2011. Sykehjemsetaten hadde gjennomført dokumenterte risikovurderinger av kontrollbehovet. Videre hadde Sykehjemsetaten kontrollert blant annet

15 bestemmelser for arbeidstid og maler for arbeidskontrakter hos flere leverandører. Etaten hadde også fulgt opp tips og innhentet informasjon om minstelønn. Videre opplyste etaten at også andre tiltak var iverksatt, herunder at prosedyren for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår ble evaluert halvårlig og at risikovurderinger og korrespondansen angående tipsene ble journalført. Etaten opplyste også at den våren 2013 var i gang med å innhente og kontrollere signerte kontrakter. Sykehjemsetaten hadde ikke gjennomført egne kontraktsoppfølgingsmøter om lønns- og arbeidsvilkår slik den varslet i uttalelsen til rapport 9/2011, men lønns- og arbeidsvilkår hadde vært fulgt opp i de ordinære kontraktsoppfølgingsmøtene. Når det gjaldt tiltak etaten varslet i prosedyre vedlagt uttalelsen den gang, hadde ikke etaten før våren 2013 innhentet signerte arbeidskontrakter, kun maler for arbeidskontrakter. Etaten hadde heller ikke kontrollert lønnsoversikt for alle enkeltansatte i en faggruppe ved å få en utkjøring fra registeret til leverandørens lønnskontor for en bestemt måned, slik prosedyren tilsier. Etaten opplyste imidlertid at den våren 2013 var i gang med å innhente og kontrollere lønnsslipper. Oppfølgingsundersøkelsen viser videre at Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester hadde iverksatt meldte tiltak knyttet til oppfølging av Sykehjemsetatens kontroll av lønns og arbeidsvilkår og utarbeidelsen av tiltaksplaner for anskaffelser. Sentrale tiltak knyttet til det nye regimet for kontraktsoppfølging i EST-sektoren synes nå å bli iverksatt i løpet av 2013. I notater til finanskomiteen har byråden for helse og sosiale tjenester orientert om aspekter ved arbeidet med et nytt regime for kontraktsoppfølging i EST-sektoren, og om enkelte resultater fra Sykehjemsetatens kontroll- og oppfølgingsarbeid. I tillegg oppga byrådsavdelingen at den planla å orientere bystyrets organer om ytterligere to sentrale tiltak før sommeren 2013.

16 Kommunerevisoren fremmer følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget merker seg at Kommunerevisjonens oppfølgingsundersøkelse etter rapport 9/2011 Sykehjemsetatens oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår i sykehjem driftet av kommersielle aktører viser at Sykehjemsetaten har iverksatt flere meldte tiltak. Etaten har blant annet gjennomført dokumenterte risikovurderinger av kontrollbehovet og kontrollert arbeidstidsbestemmelser hos de kommersielle leverandørene. Kontrollutvalget merker seg at Sykehjemsetaten ikke hadde gjennomført egne kontraktsoppfølgingsmøter om lønns- og arbeidsvilkår, slik den varslet i uttalelsen til rapport 9/2011, men at lønns- og arbeidsvilkår hadde vært fulgt opp i de ordinære kontraktsoppfølgingsmøtene. Videre merker utvalget seg at etaten opplyste å være gang med å kontrollere signerte arbeidskontrakter og lønnsslipper våren 2013. Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester har fulgt opp Sykehjemsetatens kontroller av lønns- og arbeidsvilkår. Kontrollutvalget merker seg at bystyret vil bli orientert om tiltak knyttet til nytt regime for kontraktsoppfølging før sommeren 2013. Kontrollutvalget tar for øvrig Kommunerevisjonens oppfølgingsundersøkelse etter rapport 9/2011 til orientering. Saken sendes helse- og sosialkomiteen. Med hilsen Unn H. Aarvold kst. kommunerevisor Randi Blystad ass. avdelingsdirektør Utskrift av protokoll sendes: Byråden for eldre Byråden for helse og sosiale tjenester Sykehjemsetaten