RUTINE FOR BEHANDLING AV VARSLER OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD DRAMMEN KOMMUNE 1. INNLEDNING Drammen kommune har hatt interne rutiner for varsling av kritikkverdige forhold siden 2008. Bakgrunnen for revidering av dagens rutiner er å sikre at nye rutiner er i tråd med endringene i arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling, samt etableringen av ny varslingsordning jf. bystyresak nr. 66/17. Drammen kommune vektlegger åpenhetskultur på alle områder av kommuneforvaltningen. En slik kultur er viktig for det generelle arbeidsmiljøet og for den enkeltes trivsel. I tillegg er en åpen ytringskultur sentral for at virksomheten skal kunne drives på best mulig måte. Arbeidsgiver ønsker å legge til rette for varsling gjennom åpenhet, informasjon og gode rutiner. Alle som varsler skal tas på alvor og følges opp. Rutinen skal sørge for en forsvarlig fremgangsmåte som ivaretar rettsikkerheten for den som varsler og for den eller de det varsles om. Det skal alltid være forsvarlig å varsle i henhold til denne rutinen. Ordinær personaloppfølging vil fortsatt være leders ansvar og skal følges opp i linja. Ansatte skal som utgangspunkt ta opp personalsaker/andre forhold ved arbeidsplassen som den daglige drift og styring etc. med nærmeste leder. I de tilfeller hvor den konkrete saken ikke løses i linja, vil arbeidstaker kunne varsle om forholdet via varslingsordningen. Det vises til Hovedavtalens 3 hvoretter arbeidsgiver og tillitsvalgte har gjensidig plikt til å gjøre sitt beste for å skape og opprettholde et godt samarbeid på arbeidsstedet slik at partene kan ta opp og søke løst eventuelle problemer eller andre saker på en åpen og konstruktiv måte. Formålet med varslingsordningen er: legge til rette for en åpen kultur for varsling og øke tilliten til at kommunen kan og vil rydde opp i kritikkverdige forhold forebygge korrupsjon og misligheter ved å øke oppdagelsesrisikoen etablere trygghet for varsleren legge til rette for at både ansatte og eksterne kan varsle 1 S ide
2. ANSVAR OG ROLLER 2.1. Overordnet ansvar Rådmannen har overordnet ansvar for den sentrale varslingsordningen. 2.2. Eksternt varslingsmottak Det eksterne varslingsmottaket driftes av BDO og kan benyttes av både ansatte og eksterne (leverandører og andre). Etter mottak av varselet i eksternt varslingsmottak, foretas en foreløpig kategorisering og vurdering av varselet. Det skal gå tydelig frem av oversendelsen til sentralt varslingsråd om varselet faller innenfor varslingsordningen. 2.3. Sentralt varslingsråd (internt) Varselet blir behandlet av det sentrale varslingsrådet, som består av HR- og utviklingsdirektøren, hovedverneombudet, kommuneadvokaten, og advokat ved kommuneadvokats kontor. Varslingsrådet beslutter den videre prosessen i varslingssaker. 2.4. Sekretariatsfunksjon Interncontroller er varslingsrådets sekretariat og har koordinerings- og rapporteringsansvar overfor varslingsrådet, oppfølgingsansvar for eksternt varslingsmottak og er ansvarlig for fellesrutiner for saksbehandlingen av varslingssaker. 2.5. Saksbehandling Linja ved ansvarlig direktør har ansvar for utredning og behandling av varslingssaker i samsvar med beslutning i det sentrale varslingsrådet, og for eventuell linjeoppfølging av varslingssaker som henlegges eller avsluttes. Ansvarlig direktør har også ansvar for å sikre forsvarlig arkivering i tråd med sentral rutine for arkivering av varslingssaker. 3. VARSLING 3.1. Hva er varsling? Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold, som brudd på lover, regler eller etiske retningslinjer, til noen som kan gjøre noe med det. Ansatte har en lovbestemt rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Drammen kommunes varslingsordning er åpen for både ansatte og for eksterne (innbyggere, leverandører og andre), og alle oppfordres til å si fra eller varsle ved kjennskap til brudd på lover og regler. 3.2. Hva er kritikkverdige forhold? Med kritikkverdige forhold menes her brudd på lov, interne regler eller retningslinjer, samt brudd på den alminnelige oppfatning av hva som er forsvarlig og etisk akseptabelt. 2 S ide
Eksempler på kritikkverdige forhold kan være: korrupsjon og økonomiske misligheter som tyveri og underslag brudd på kommunens etiske regler brudd på regler om arbeidsmiljø og sosial dumping brudd på regler for anskaffelser upassende gaver eller bonuser mobbing, trakassering, seksuelle overgrep eller diskriminering fare for liv og helse misbruk av kommunens systemer eller eiendom brudd på regelverk tilknyttet ulike fagområder, eksempelvis taushetsplikt 3.3. Forhold som ikke inngår i varslingsordningen Ytringer om forhold som er allment kjent, regnes ikke som varsling. Kritiske ytringer, som faglig eller politisk uenighet, vil heller ikke anses å falle innenfor de forhold som varslingsbestemmelsene tar sikte på å verne. Videre omfattes ikke klager på vedtak eller tjenester av ordningen. Klage på enkeltvedtak må rettes til det tjenestestedet som fattet vedtaket innen klagefristen. Tjenestestedet kan hjelpe deg med å utforme klagen. Dersom du opplever feil eller mangler ved en tjeneste du mottar, må du kontakte virksomheten som yter tjenesten. Finn ut hvor du kan rette din henvendelse dersom den ikke omfattes av varslingsordningen: Bekymringsmeldinger knyttet til omsorgssvikt, rus, vold, incest eller seksuelle overgrep Kontaktinformasjon til sosiale- og barnevernsvakten Melde fra til barnevernstjenesten Problemer med vannet Hull i veien, gatelys, forsøpling, skilt, vedlikehold, brøyting eller strøing Er du usikker på hvor du skal henvende deg? Ta kontakt med Kundesenteret 3.4. Oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold Det er riktig og viktig å si fra om kritikkverdige forhold. Ansatte og innleide som har grunn til å tro at det foreligger ulovlige forhold knyttet til virksomheten, oppfordres til å varsle om dette. Det samme gjelder dersom den ansatte eller innleide, oppdager brudd på kommunens etiske reglement eller alminnelig etiske standarder. I tillegg til å ha en rett til å varsle, kan det følge av den enkeltes stilling eller arbeidsavtale at man har en plikt til å varsle. Arbeidstakere kan også ha en varslingsplikt etter arbeidsmiljøloven, blant annet om man blir kjent med at det foregår trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen, og om man blir oppmerksom på feil eller mangler som kan medføre fare for liv og helse, og vedkommende ikke selv kan rette på forholdet. 3.5. Gjengjeldelse mot varsler Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med aml. 2A-1 og Drammen kommunes rutiner for varsling av kritikkverdige forhold, er forbudt. 3 S ide
4. FREMGANGSMÅTE FOR VARSLING 4.1. Forsvarlig fremgangsmåte Fremgangsmåten ved varsling skal være forsvarlig jf. aml. 2A -1 andre ledd. Kritikken skal ikke bero på sladder eller ubegrunnede påstander. Arbeidstaker må ha saklig grunn for sin kritikk. Varsling iht. denne rutinen er å anse som forsvarlig 4.2. Slik varsler du I Drammen kommune kan du varsle via flere kanaler, herunder via: elektronisk skjema for varsling varslingstelefon personlig oppmøte brev, eller e-post Varsling via elektronisk skjema Når du varsler via det elektroniske skjemaet på Drammen kommunes nettside, varsler du via en kryptert nettløsning. Når du sender inn et varsel via webskjemaet, blir varselet kategorisert og behandlet av kommunens eksterne varslingsmottak før det oversendes kommunens sentrale varslingsråd for videre behandling. Kommunens eksterne varslingsmottak driftes av rådgivnings- og revisjonsselskapet BDO AS. Telefon eller oppmøte Varsling via telefon eller personlig oppmøte Ring 970 86 000 Åpningstid for varslingstelefonen er mandag-fredag kl. 09:00-15:30. Du kan også avtale personlig oppmøte hos det eksterne varslingsmottaket i BDOs lokaler i Vika Atrium i Oslo. Brev Send brev til: o BDO AS v/compliance og gransking o Postboks 1704 Vika o 0121 Oslo NB: Merk konvolutten «Varsel». Dersom du varsler anonymt via brev, kan vi ikke gi deg tilbakemelding på noe tidspunkt i behandlingen av varselet. E-post Varsel per e-post sendes til integrity@bdo.no 4.3.Anonymitet og partsinnsyn etter forvaltningsloven Det anbefales å varsle med full identitet, men det er også mulig å varsle anonymt. Av oppklaringshensyn og rettssikkerhetshensyn anbefales det at varslers identitet som et minimum gjøres kjent for BDO. Uavhengig av om varslers identitet er kjent, vil varslingen 4 S ide
bli håndtert i samsvar med lover og regler for offentlig saksbehandling. Dette kan bety at den/de som varselet direkte gjelder, får dette utlevert for å kunne imøtegå påstandene. Drammen kommune er opptatt av at varslingsordningen skal være trygg for alle som varsler, og vern for den det varsles om vil bli vektlagt i vurderingen. Partsinnsyn vil også utsettes dersom det av hensyn til undersøkelsene i saken ikke anses tilrådelig. 4.4. Varsling og offentlighet taushetsbelagte opplysninger unntas Dokumenter i varslingssaker er underlagt forvaltningslovens regler om taushetsplikt og offentleglovas regler om innsyn og eventuell annen særlovgivning. Det vil si at taushetsbelagte opplysninger alltid vil være unntatt offentlighet. Opplysninger som ikke kommer inn under unntaksbestemmelsene i offentleglova, vil derimot kunne bli offentliggjort eller bli gitt innsyn i etter innsynsbegjæring eller vedtak hos fylkesmannen. 5. SAKSGANG FOR VARSLING MOT MEDARBEIDERE I DRAMMEN KOMMUNE 1. BDO mottar varselet via varslingskanalen på nettet, per telefon, personlig oppmøte, brev eller e-post. Varsler får bekreftelse fra BDO på at varselet er registrert og mottatt. Etter mottak av varselet i eksternt varslingsmottak, foretas en kategorisering og foreløpig vurdering av varselet. BDO foretar nødvendige avklaringer med varsler (dersom identitet er kjent) før varselet oversendes kommunens interne varslingsråd. 2. Sekretær i varslingsrådet mottar varselet fra BDO og sender innkommet varsel til rådets medlemmer til informasjon og det berammes et møte for behandling av varselet. Varslingsrådet vurderer i møtet egen habilitet, og videre behandling av varselet besluttes; linja v/direktør, varslingsrådet selv eller 5 S ide
PWC/KPMG/Ernst&Young. Dersom et medlem av varslingsrådet er inhabilt fratrer dette medlemmet behandlingen av saken. Dersom varslingsrådet som sådan er inhabilt settes den videre behandlingen av varselet ut til BDO. 3. Varselet oversendes vedtatt behandlingsinstans for videre behandling. Det gis en frist på to uker for tilbakemelding til varslingsrådet for hvordan varselet er - eller planlegges håndtert. Fristen på to uker er hovedregelen, men den vurderes likevel i hvert enkelt tilfelle avhengig av alvorlighetsgrad på varselet. 4. Varslingsrådet vurderer tilbakemeldingen fra linja (som hovedregel) og tar stilling til om varselet håndteres og behandles på en god måte. De arbeidsrettslige og organisatoriske konsekvensene ligger til linja å beslutte. 5. Avsluttende behandling a. Hvis varslingsrådet vurderer at varselet håndteres og behandles på en god måte fra linja, avsluttes saken fra varslingsrådets side og det bes om en tilbakemelding om utfallet av behandlingen når saken er ferdigbehandlet eller senest etter tre måneder. Varsler orienteres fra varslingsrådet eller via BDO. b. Hvis varslingsrådet vurderer at saken ikke håndteres og behandles på en god måte; saken sendes tilbake for ny behandling med ny frist. c. Dersom varslingsrådet finner at tilbakemelding etter bokstav a, ikke er fulgt opp i tråd med opprinnelig beskrevet behandling, har varslingsrådet anledning til å åpne saken på nytt. 6. SAKSGANG FOR VARSLING MOT RÅDMANNEN I DRAMMEN KOMMUNE 6 S ide
1. BDO mottar varselet via varslingskanalen på nettet, per telefon, personlig oppmøte, brev eller e-post. Varsler får bekreftelse fra BDO på at varselet er registrert og mottatt. Etter mottak av varselet i eksternt varslingsmottak, foretas en kategorisering og foreløpig vurdering av varselet. BDO foretar nødvendige avklaringer med varsler (dersom identitet er kjent) før varselet oversendes kommunens interne varslingsråd. 2. Sekretær i varslingsrådet mottar varselet fra BDO, men medlemmene i varslingsrådet er inhabile ved varsler mot rådmannen og kan ikke håndtere saken. 3. Varselet oversendes ordfører for videre behandling. Saksbehandlingen kan ikke håndteres administrativt ettersom det er øverste administrative leder det varsles på. Saksbehandlingskapasitet må hentes eksternt, enten gjennom Buskerud Kommunerevisjon eller noen av de tre selskapene Drammen kommune har rammeavtale med; PWC, Ernst&Young eller KPMG. 4. Når saken er forberedt, legges den frem for formannskapet som håndterer oppfølgingen og behandlingen av varselet. 5. Når formannskapet har avsluttet behandlingen av varselet, orienteres varsler og den omvarslede av ordfører eller den som gis fullmakt til å håndtere avslutningen av saken om at saksbehandlingen er avsluttet. 7. SAKSGANG FOR VARSLING MOT MEDARBEIDERE I NYE DRAMMEN KOMMUNE 1. BDO mottar varselet via varslingskanalen på nettet, per telefon, personlig oppmøte, brev eller e-post. Varsler får bekreftelse fra BDO på at varselet er registrert og mottatt. Etter mottak av varselet i eksternt varslingsmottak, foretas en kategorisering 7 S ide
og foreløpig vurdering av varselet. BDO foretar nødvendige avklaringer med varsler (dersom identitet er kjent) før varselet oversendes kommunens interne varslingsråd. 2. Sekretær i varslingsrådet mottar varselet fra BDO og sender innkommet varsel til rådets medlemmer til informasjon og det berammes et møte for behandling av varselet. Varslingsrådet vurderer i møtet egen habilitet, og videre behandling av varselet besluttes; linja v/direktør, varslingsrådet selv eller PWC/KPMG/Ernst&Young. Dersom et medlem av varslingsrådet er inhabilt fratrer dette medlemmet behandlingen av saken. Dersom varslingsrådet som sådan er inhabilt settes den videre behandlingen av varselet ut til BDO. 3. Varselet oversendes vedtatt behandlingsinstans for videre behandling. I dette tilfellet vil vedtatt behandlingsinstans i utgangspunktet være prosjektrådmannen. Det gis en frist på to uker for tilbakemelding til varslingsrådet for hvordan varselet er - eller planlegges håndtert. Fristen på to uker er hovedregelen, men den vurderes likevel i hvert enkelt tilfelle avhengig av alvorlighetsgrad på varselet. 4. Varslingsrådet vurderer tilbakemeldingen fra prosjektrådmannen og tar stilling til om varselet håndteres og behandles på en god måte. De arbeidsrettslige og organisatoriske konsekvensene ligger til linja å beslutte. 5. Avsluttende behandling a. Hvis varslingsrådet vurderer at varselet håndteres og behandles på en god måte fra prosjektrådmannen, avsluttes saken fra varslingsrådets side og det bes om en tilbakemelding om utfallet av behandlingen når saken er ferdigbehandlet eller senest etter tre måneder. Varsler orienteres fra varslingsrådet eller via BDO. b. Hvis varslingsrådet vurderer at saken ikke håndteres og behandles på en god måte; saken sendes tilbake for ny behandling med ny frist. c. Dersom varslingsrådet finner at tilbakemelding etter bokstav a, ikke er fulgt opp i tråd med opprinnelig beskrevet behandling, har varslingsrådet anledning til å åpne saken på nytt. 8 S ide
8. SAKSGANG FOR VARSLING MOT PROSJEKTRÅDMANNEN I NYE DRAMMEN KOMMUNE 1. BDO mottar varselet via varslingskanalen på nettet, per telefon, personlig oppmøte, brev eller e-post. Varsler får bekreftelse fra BDO på at varselet er registrert og mottatt. Etter mottak av varselet i eksternt varslingsmottak, foretas en kategorisering og foreløpig vurdering av varselet. BDO foretar nødvendige avklaringer med varsler (dersom identitet er kjent) før varselet oversendes kommunens interne varslingsråd. 2. Sekretær i varslingsrådet mottar varselet fra BDO, men medlemmene i varslingsrådet er inhabile ved varsler mot prosjektrådmannen og kan ikke håndtere saken. 3. Varselet oversendes leder i fellesnemnda for Nye Drammen kommune for videre behandling. Saksbehandlingen kan ikke håndteres administrativt ettersom det er øverste administrative leder det varsles på. Saksbehandlingskapasitet må hentes eksternt, enten gjennom Buskerud Kommunerevisjon eller noen av de tre selskapene Drammen kommune har rammeavtale med; PWC, Ernst&Young eller KPMG. 4. Når saken er forberedt, legges den frem for ordførerne i Svelvik, Drammen og Nedre Eiker kommuner som håndterer oppfølgingen og behandlingen av varselet. Når ordførerne i de tre kommunene har avsluttet behandlingen av varselet, orienteres varsler og den omvarslede av lederen for fellesnemnda eller den som gis fullmakt til å håndtere avslutningen av saken om at saksbehandlingen er avsluttet. 9 S ide
9. ANSVARSFORDELING I SAKSBEHANDLINGEN AV VARSLINGSSAKER 9.1. Utredning Når varslingsrådet har besluttet at en sak skal utredes, er hvert ledd ansvarlig for å gjøre en selvstendig vurdering av om saken er tilstrekkelig opplyst før den avsluttes. 9.2. Ansvar for det materielle innholdet i en varslingssak De arbeidsrettslige og organisatoriske konsekvensene ligger til linja å beslutte. Spørsmål knyttet til det materielle innholdet i varslingssaker er det linja som har ansvar for å besvare. 9.3. Ansvaret for behandling av innsynsbegjæringer Ansvaret for behandling av innsynsbegjæringer og klager på avslått innsyn følger ansvaret for behandlingen av varslingssaken: Mottak og forberedende behandling Sekretær Under utredning i linja Saksansvarlig Under avsluttende behandling Sekretær Etter at saken er avsluttet som varslingssak Dokumenteier 9.4. Orientering/tilbakemelding til varsler Når varslingssaken er oversendt varslingsrådet, orienterer varslingsrådets sekretær varsler om at varselet er mottatt og behandlet i kommunens sentrale varslingsråd. Ved beslutning om videre behandling av varselet, orienterer sekretær varsler om dette, samt hvem som vil forestå den videre behandlingen. Ved avsluttet behandling orienterer sekretær varsler om dette. Det gis i liten grad detaljerte opplysninger om selve behandlingen av varselet. Varsler er nødvendigvis ikke part i saksbehandlingen av en varslingssak og dette vurderes i henhold til forvaltningslovens bestemmelser. Dersom en anonym varsler etterspør informasjon gjennom eksternt varslingsmottak, er varslingsrådets sekretær ansvarlig for å formidle informasjonen til og fra linja og varsler. Ved behov kan varsler bli kalt inn til et møte for nødvendige avklaringer, innhente mer informasjon eller få korrigerende opplysninger. Varsler får tilbakemelding fra varslingsrådet dersom varselet faller utenfor varslingsordningen. Varsler skal få skriftlig tilbakemelding enten direkte fra linja eller via BDO når saken er ferdigbehandlet i linja. 9.5. Orientering/tilbakemelding til den/de omvarslede Linja ved ansvarlig kommunaldirektør er ansvarlig for at den/de omvarslede blir orientert om varselet, og om utfall av en eventuell utredning/granskning. 10 S ide
Det må tas hensyn til rettsikkerhet og personvern for den det varsles om. Den det varsles om må gjøres kjent med de opplysninger som har fremkommet og få anledning til å gi sin versjon av saken. Når saken er ferdigbehandlet skal den omvarslede informeres skriftlig om utfallet av saken. Dersom konklusjonen er at det ikke har skjedd noe kritikkverdig, er det viktig for den det gjelder å få beskjed om at saken er avsluttet og ute av verden. Det kan være en stor belastning å vite at grunnløse anklager er fremmet. 11 S ide