Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet ikke elektornisk arkiv- og saksbehandling. Se ephorte-sakene 2009/3-10 Arkivleder. Planen bør være ferdig innen 1.juni 2010 (Arkivforum i Ålesund). 2 Arkivplan for medlemmer av Arkivforum Forslag til mal for samtlige høgskoler (2010/10) Arkivleder ved HiT er bedt om å utarbeide et forslag til mal for høgskolene. Malene vil først bli diskutert når høgskolene begynner å ta den i bruk. Den vil også være et tema på neste Arkivforum. Se ephorte-sak første utkast ble sendt ut 30.11.09. Arkivleder Første utkast er sendt ut. Planen vil bli diskutert på Arkivforum i juni -10 3 Arkivdepot FA 4 Gjennomgåelse av saker i ephorte Ordne og avslutte arbeidet med papirarkivet for FA for perioden 1994 2006 (2008/800) Påføring av koder for bevaring eller kassasjon - ferdigstilling Det gjenstår en del arkivmateriale (fra klasse 4 og utover) som skal ordnes, skrives lister og settes bort. I tillegg må det ryddes noe i bortsettingsrommet i kjeller i B-bygget. Saker som kan ferdigstilles må være avsluttet, og koder påført før periodiseringen kan starte. Student- og personalmapper på personer som har har tatt avsluttende eksamen / har sluttet skal være avsluttet Alle på arkivet deltar. Arbeidet skal være ferdigstilt innen desember 2010, og før en periodisering av nåværende arkiv starter i 2011 Alle på arkivet deltar Arbeidet må være utført før vi kan starte periodiseringen av nåværende arkiv januar 2011. 5 Manglende dokumentasjon i høgskolens godkjente system Viktige saker / hendelser mangler dokumentasjon Et stort problem er manglende dokumentasjon i ephorte. Lovverket angir både arkiveringsplikt og journalføringsplikt. Arkiveringsplikten sier at vi har plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som et ledd i den virksomheten organet driver. Journalføringsplikten er noe snevrere, men med et helelektronisk arkiv er det ingen muligheter for å skille på disse pliktene. Alle dokumenter må journalføres for å innfri arkiveringsplikten (eventuell ny ordning i NOARK-5). Alternativt må høgskolen gå tilbake til ordningen med arkivdeler for papirbaserte dokumenter som ikke ønskes journalført. Arkivleder utarbeider en oversikt over manglende dokumentasjon Arkivleder følger med på HiTs nettside på abonnerer på Maltwaters News og HiTs nyhetsavis på nettet.. Mye oppdages i.f.m. dagens post eller ved henvendelser til arkivet.. Arkivleder ønsker å få innlegg på FA-møter, og adm.møter på avdelingene. 1
6 Offentlig journal Legge ut off. journal på høgskolens nettside Alt ligger til rette for å legge ut en journal på nettet. Flere etterspør nå denne tjenesten. Ledelsen må ta en avgjørelse om de ønsker å publisere. Hvis ja, følgende spørsmål må besvares: 1. Skal notater legges ut? 2. Hvor lenge skal journalen ligge publisert før den fjernes? 3. Hvor på høgskolens nettsider skal den ligge? 4. Hvem skal ha det daglige ansvaret for informasjon som legges ut? 5. Skal ledelsen godkjenne journalen før publisering? 6. Utarbeide rutiner for innsynsbegjæringer PO-direktør. PO-direktør i samarbeid med arkivleder og informasjonsleder tar opp spørsmålet med høgskoledirektøren 7a Fjernstyring av PC-er Arkivet ønsker å få anledning til fjernstyring av ephorte-brukernes PC er (2009/1253) Dette vil i stor grad lette arbeidet både for arkivet og for brukerne når det oppstår problemer med bruk av ephorte. Avdelingene har heller ikke oppnevnt nye superbrukere når de tidligere superbrukerne har sluttet, og enkelte brukere har lite oppfølging på sitt studiested. Arkivtjenesten ved HiT er også den eneste tjenesten som er sentralisert, d.v.s. at det ikke er arkivtilsatte lenger ute på avdelingene. Tvilsom om det er IT-tjenesten som skal bestemme om arkivet kan få slik tilgang. PO-direktør, og ber om at saken legges frem for ledergruppa. Pr. dato januar 2010 har IT-tjenesten ikke ville gi arkivet slik tilgang. Se ephorte-sak 2009/1253. 7b Superbrukere 8a Utvalgsmodul i ephorte Behov for flere superbrukere? Innføre utvalgsmodul for faste utvalg med saksframlegg (2009/1255) Det er foreslått både Nefsis og Skytype, men begge disse systemene medfører at brukerne må installere systemet på egne maskiner, i tillegg kreves kamera, høyttaler og lignende Dersom arkivet ikke får tilgang til fjernstyring av brukernes PC er, kan det være behov for flere superbrukere, spesielt i Bø. Modulen er nå friskmeldt, men vedleggene til saksframlegg må konverteres til PDF (melding fra Uninett 8.10.09, jf. ephorte-sak 2009/1255). Skal modulen nå innføres ved HiT? Hvis ja, følgende spørsmål må besvares: 1. Skal vi bruke eksterne konsulenter? (Kfr. Med HJB) 2. Dato for innføring 3. Opplæringsplan 4. Skal vi starte med ett eller alle utvalgene? 5. Hvilke utvalg er aktuelle? Videre fremdrift avgjøres når det er bestemt om arkivet får tillatelse til fjernstyring eller ikke.. Arkivleder har sendt et notat til PO-direktør, jf. sak 9/1255. PO-direktør tok saken opp i møtet 30.9.09. PO-direktør som beskriver utvalgsmodulen. 2
8b Lesetilgang Lesetilgang for vitenskapelig personale Det bør vurderes om det kan være behov for lesetilgang for vitenskapelig personale. Det oppstår ofte problemer i.f.m. utsending av innkallinger, kopier og lignende som går rett fra ephorte. Mulig at en innføring av utvalgsmodulen kan rette opp i noe av dette. Venter med videre fremdrift til vi ser hvordan utvalgsmodulen virker 9 E-postintegrasjon med ephorte / Outlook2ePhorte Import av e-post direkte til ephorte / bruk av funksjonen Ekspeder med e-post De fleste høgskolene har integrert e-postsystemet med ephorte. Dagens situasjon er at arkivet bruker unødvendig mye tid på å arkivere e-post og brukerne gjør ofte feil med å benytte funksjonen Ekspeder med e-post. Vi kan heller ikke få modulen Outlook2ePhorte når integrasjon ikke er gjennomført. Outlook2ePhorte gjør at brukerne kan få se inngående post fra egen e-post uten å logge seg inn på ephorte. Avhengig av hva som blir fattet med en eventuell innføring av Outlook Dette gjelder også Outlook2ePhorte 10 Postmottak@hit.no Viderefordeling fra arkivet ikke arkivverdig post Det er problemer med å fordele ulike postmeldinger (ikke arkivverdige), spesielt til personer på Avdeling AF. Selv adm.sjefen har problemer med hvem som skal ha posten der. Hva kan gjøres for å forbedre dette? Saken er tatt opp på EFL. De vil ha det som i dag. Vil unngå å engasjere egne aktører. På AF skal saken tas opp på et kontormøte. Uprioriterte oppgaver i samarbeid med biblioteket og avdelingene (videre fremdrift er avhengig av når prosjektene kommer i gang): Forskerarkiv ved HiT Opprette forskerarkiv ved HiT (2008/1646) Målet er å ta vare på viktig materiale etter personer som slutter ved HiT, spesielt dokumenter og lignende som ligger igjen etter at en forsker har avsluttet sitt arbeide ved HiT. Høgskoledirektør / rektor oppnevner et utvalg med Bakken som leder. Utvalget skal bestemme navn, utfyllende mandat og rutiner for innhenting og utlån av dokumenter. Arkivet skal ordne og registrere innleverte arkiv. Biblioteket skal oppbevare og låne ut materialet. Videre fremdrift er avhengig av hva som skjer på første møtet i utvalget Masteroppgaver System for å registrere / arkivere masteroppgaver (2008/635) I samarbeid med bibliotek- og IT-tjenesten. Det arbeides med et system for å fange opp innleverte masteroppgaver både til bibliotek og til arkivet. Håper på en løsning i 2010. 3
Uprioriterte oppgaver eller spørsmål som bør tas opp til diskusjon Avviksdatabasen Arkivet bør få tilgang til avviksdatabasen (2007/820) Dokumentasjon som legges i avviksdatabasen er arkivverdig, og skal registreres i ephorte i tillegg. Arkivet bør få tilgang for å sikre at det som legges i basen fanges opp og arkiveres i ephorte. Arkivet er tidligere nektet adgang til basen (e-post til CG). Arkivleder sender studieseksjonen en forespørsel om tilgang. Skanning Skanning utenfor arkivet Flere og flere enheter / avdelinger skaffer seg skanner. Oppfyller disse kravene til godkjente formater? Bør dette undersøkes? Foreløpig journalføres formatene Rutiner Endring / forbedring av rutiner (2006/1) Har vi rutiner som bør endres? Veiledninger som bør utarbeides? For eksempel journalføring av brev med status F? Under kontinuerlig oppdatering. Nevnte rutine er endret og gjøres gjeldende fra 1.2.10 Fagsystemer Arkivverdig dokumentasjon i fagsystemer (2007/1782) Ingen av høgskolens fagsystemer er integrert med ephorte. Fronter: Mye arkivverdig dokumentasjon legges i Fronter, og skal da i tillegg legges i ephorte. Dette blir dessverre gjort i liten grad. Hva må gjøres her? Nexus edu: Bevaringsverdig informasjon (studiebøker, planer, håndbøker) blir registrert i nexus. Foreligger ikke skriftlige planer om konvertering til ephorte. Hva blir gjort? Hvem har ansvaret? CGU? Mstas/FS: Uttrekk er ikke tatt. Skal det settes opp hva som i tillegg skal registreres i ephorte? EasyCruit: Kan glippe med overføring av søkerlister og søknader med vedlegg til den som får stillingen. 4
Arkivdepot FA Flytting av materialet (Sak i DL) Rommet tilfredsstiller ikke kravene for bortsettingsarkiv. Ledelsen er informert om dette etter en vannlekkasje i 2001. Det er ikke funnet andre rom for bortsetting av arkivene. Arkivleder gjør driftssjef oppmerksom på at det ikke har skjedd noe i saken på 9 år. Arkivet må også hente inn utlånt materiale Kurs og opplæring i ephorte Interne kurs vår og høst 2010 (2008/986) Det har vært liten deltakelse på kurstilbudene som er gitt. Likedan liten respons på tilbud om veiledning direkte til brukerne. Hva kan vi gjøre for å få brukerne til å gå på kurs eller benytte veiledningen? Ny kursrekke vil bli satt opp For våren -10 5