Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Arkivsak: 13/161 Møtedato/tid: 27.11.2013, kl. 09:30 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Per Bjarne Bonesvoll, leder Ann Karin Haugen Martin E. Martinsen Ingebrigt Stensås, vara for Kjønnås John Morten Laugsand, vara for Halvorsen Forfall: Gjertrud Kjønnås, nestleder Helge A. Halvorsen Andre møtende: Kopi: Varamedlemmer Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 034/13 035/13 036/13 037/13 038/13 039/13 040/13 041/13 Godkjenning av protokoll fra møte den 30.10.2013 Forvaltningsrevisjonsrapport - Tilpasset opplæring og tidlig innsats - Tilbakemelding fra rådmannen Orientering til kontrollutvalget - Refsetvollen hyttefelt Den finansielle revisjonen i Midtre Gauldal kommune - Orientering fra revisor Profilering av kontrollutvalgets arbeid Referatsaker Forslag til møteplan for 1. halvår 2014 Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 20.11.2013 Per Bjarne Bonesvoll (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

Godkjenning av protokoll fra møte den 30.10.2013 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.11.2013 Saksnr 034/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/161-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 30.10.2013 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 30.10.2013 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

Forvaltningsrevisjonsrapport - Tilpasset opplæring og tidlig innsats Tilbakemelding fra rådmannen Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.11.2013 Saksnr 035/13 Eva J. Bekkavik 216, &58 12/37-12 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Forvaltningsrevisjon Tilpasset opplæring og tidlig innsats tilbakemelding fra rådmannen Utrykt vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats. 2. Kontrollutvalgets sak 4/2013 Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats (kontrollutvalgets møte 14.02.2013). 3. Kommunestyrets sak 19/2013 Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats (kommunestyrets møte 15.04.2013). Saksutredning På kontrollutvalgets møte den 14.02.2013 i sak 4/2013 ble forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats behandlet. Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Revisjon Midt-Norge IKS formulerte følgende problemstilling for prosjektet: Er det lagt til rette for at Midtre Gauldal kommune skal tilby tilpasset opplæring ihht lov og regelverk? For å belyse den overordnede problemstillingen har revisor formulert to delproblemstillinger: 1. Har Midtre Gauldal et forsvarlig system for å påse at kravene til tilpasset opplæring i opplæringslova blir fulgt i skolene? 2. I hvilken grad praktiserer Midtre Gauldal tilpasset opplæring? Revisjonens konklusjon Er det lagt til rette for at Midtre Gauldal kommune skal tilby tilpasset opplæring ihht lov og regelverk? Det er revisors konklusjon at Midtre Gauldal kommune har et forsvarlig system for å påse at 1-3 om tilpasset opplæring blir fulgt i skolene5. Systemet forholder seg til både nasjonale og lokale føringer for arbeidet i skolene. Det er allikevel viktig at den informasjonen som kommer fram i tilstandsrapport/skolevurdering gir et tilstrekkelig nyansert bilde av eksempelvis lærertetthet på 1. til 4. trinn. Lærertetthet fremheves som ett viktig element i tilpasset opplæring, og det er synliggjort at lærertettheten er større i barneskolene enn i ungdomsskolen. Det er også vist at den 3

tilpassede opplæringen som foregår i grunnskolen i Midtre Gauldal inneholder variasjon, både når det gjelder lærestoff, læremidler, arbeidsmåter, organisering og intensitet. Det er i tillegg synliggjort egne satsningsområder som støtter opp under tilpasset opplæring. Blant annet synes kommunens arbeid knyttet til spesialundervisning å være hensiktsmessig. Kommunen er kommet kort i forhold til tidlig innsats i regning, noe som er en svakhet ved skolenes arbeid med tilpasset opplæring. Konklusjon når det gjelder den overordnede problemstillingen er at Midtre Gauldal kommune legger til rette for å tilby tilpasset opplæring ihht lov og regelverk, men at det er svakheter i forhold til skolenes arbeid med tidlig innsats knyttet til regning som grunnleggende ferdighet. Revisors anbefalinger: Rådmannen bør sørge for å synliggjøre lærertetthet på 1. til 4.trinn overfor skoleeier Rådmannen bør følge opp iverksettingen av tidlig innsats i regning Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 27/2012: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2, samt å synliggjøre lærertetthet på den enkelte enhet for trinn 1 til 4. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober 2013. Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte 15.04.2013 i sak 19/2013 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2, samt å synliggjøre lærertetthet på den enkelte enhet for trinn 1 til 4. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober 2013. Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget I brev av 02.10.2013 (mottatt av sekretariatet 08.11.2013 pr. e-post) har rådmannen gitt sin tilbakemelding på revisjonens anbefalinger i pkt. 6.2 (vedlagt) Kontrollutvalgets sekretariat har i e-post av 06.11.2013 bedt rådmannen om å orientere på kontrollutvalgets møte 27.11.2013. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass anbefalingene som revisor ga i rapportens pkt. 6.2, eller om de anser at anbefalingene er gjennomført og kommunestyrets vedtak er fulgt opp. 4

Kontrollutvalget i Midtre Gauldal v. Per Bjarne Bonesvoll 7295 Rognes Deres ref: Vår ref 2012/3873-5 Dato 02.10.2013 Melding til Kontrollutvalget i Midtre Gauldal, v. Per Bjarne Bonesvoll Jf. pålegg etter forvaltningsrevisjon om Tilpasset opplæring, 2012 Revisjon Midt-Norge IKS gjennomførte i 2012 forvaltningsrevisjon i forhold til tilpasset opplæring i skolene i Midtre Gauldal. Rapporten ble lagt fram i Kommunestyret i mars 2013 med konklusjon og anbefalinger. Revisor ga følgende anbefalinger som vi med dette rapporterer utført: 1. Rådmannen bør synliggjøre lærertettheten for 1.til 4. trinn for skoleeier. Lærertetthet beregnes med utgangspunkt i forholdet mellom elevtimer og lærertimer, og gir informasjon om størrelsen på undervisningsgruppen. Indikatoren inkluderer timer til spesialundervisning og andre lærertimer som tildeles på grunnlag av individuelle elevrettigheter. Status/tilstand iflg. GSI (Grunnskolens informasjonssystem) for skoleåret 2012/13: Indikator og nøkkeltall Midtre Gauldal Kommune (gjennomsnitt for skolene) Lærertetthet 1.-4.trinn: 11,32 10.9 Lærertetthet 5. 7.trinn: 9,63 Lærertetthet 8.-10. 17,9 trinn Postadresse 7290 STØREN E-post: postmottak@midtre-gauldal.kommune.no Telefon 72 40 30 00 5 SørTrøndelag fylke Nasjonalt 13,4 13,0 14,8 14,4 Telefaks 72 40 30 01 Bank Org.nr 6402 05 02272 970187715 www.midtre-gauldal.kommune.no

Budal skole Singsås skole Soknedal skole Støren barneskole 2010/11 1.-7.trinn 9,5 2011/12 1.-7.trinn 9,1 2012/13 1.-7.trinn 8,9 2012/13 1.-4.trinn 9,21 2012/13 5.-7.trinn 8,59 12,8 11,1 10,1 8,33 11,87 8,3 10,3 9,2 10,59 7.81 13,6 13,9 13,7 17,15 10.25 Tabellen settes inn i Skolevurdering og tilstandsrapport for skoleåret 2012/13, som legges fram for Oppvekst-og kulturutvalget og Kommunestyret i løpet av oktober november 2013. 2. Rådmannen bør følge opp iverksettingen av tidlig innsats i regning. Rådmannen har gjennom drøftinger i nettverksmøtet for skolelederne initiert og fulgt opp tiltak for å forbedre tidlig innsats i regning. Skolene skal utvikle lokale læreplaner og undervisningsstandarder i regning for å få mer konsistente prøveresultater fra år til år. En egen gruppe av matematikklærere er etablert for å arbeide med dette. Gruppen skal også vurdere læreverk opp mot læreplan, og gi anbefalinger om bruken av læremidler. Dette er vesentlig fordi enkelte læreverk avviker fra progresjonen i læreplanen. Rektorene i barneskolene skal rekruttere flere lærere med spesialutdanning i regning som basisferdighet og i matematikk. Skolene skal prioritere flere lærerressurser til 1.-4.klasse, slik at lærertettheten øker, også i regning. Midtre Gauldalskolen har vansker med å skape stabile resultatnivå fra år til år. Skolene må derfor sørge for å spre vellykkede tiltak, som er brukt av en lærer, til andre lærere med andre årskull. Skolene skal rapportere ift. tiltak for tidlig innsats gjennom Skolevurdering og tilstandsrapport høsten 2013. Med hilsen Bodil Brå Alsvik assisterende rådmann Gunn Bergmann skolefaglig rådgiver 6 Side 2 av 2

Orientering til kontrollutvalget - Refsetvollen hyttefelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.11.2013 Saksnr 036/13 Eva J. Bekkavik 033 11/196-38 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Tilbakemelding fra enhetsleder Næring, Plan og Forvaltning Saksutredning På kontrollutvalgets møte 15.12.2011 ble det under sak 44/2011 Eventuelt, diskutert henvendelser som kontrollutvalgets leder har fått ang. inngjerding av hytter i Refsetvollen hyttefeltet. Reguleringsplan for området ble utdelt i møtet. For å få mer kunnskap om saken vedtok kontrollutvalget følgende: Refsetvollen hyttefelt Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering i saken på sitt møte 23. februar, i tillegg inviteres Statskog v/geir Wagnild slik at kontrollutvalget kan få en orientering om Statskog sin rolle vedr. inngjerding av hytter. Kontrollutvalgets sekretariat sendte brev til Midtre Gauldal kommune v/rådmannen og til Statskog v/geir Wagnild den 16.12.2011 (vedlegg), og ba om en orientering i saken på kontrollutvalgets møte 23. februar 2012. Administrasjonen ble bedt om en orientering vedr. gjeldende reguleringsplan og oppsetting av gjerder i Refsetvollen hyttefelt. Statskog ble bedt om å gi en orientering om sin rolle vedr. inngjerding av hytter i hyttefeltet. Statsskog v/geir Wagnild meldte tilbake til kontrollutvalgets sekretariat om at han stilte i møtet. Kontrollutvalgets møte 23.02.2012 Rådmannen v/ Øyvind Aundal, fagleder plan- og byggesak, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget i utvalgets sak 02/2012 Orientering til kontrollutvalget vedr. Refsetvollen hyttefelt. Geir Wagnild, Statskog, hadde meldt forfall til kontrollutvalgets møte via administrasjonen i Midtre Gauldal kommune Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om å foreta en befaring på Refsetvollen hyttefelt og rapportere tilbake til kontrollutvalget. Rådmannen ble i brev av 28.02.2012 bedt om å foreta en befaring på Refsetvollen hyttefelt når føreforholdene tillot dette, samt gi kontrollutvalget en tilbakerapportering etter endt befaring. Kontrollutvalgets sekretariat etterlyste tilbakerapporteringen til kontrollutvalget i forkant av utsendelsen av sakspapirer til kontrollutvalgets møte 11. oktober 2012. Det ble da brakt på det rene at en slik befaring enda ikke var gjennomført. 7

Kontrollutvalgets møte 11.10.2012 Kontrollutvalget ble orientert om at det ikke var foretatt noen befaring i hyttefeltet fra Midtre Gauldal kommune sin side, på bakgrunn av dette gjorde utvalget følgende vedtak i sak 33/2012 Eventuelt Refsetvollen hyttefelt Orienteringen gis til kontrollutvalget på utvalgets møte 29. november. Rådmannen ble i brev av 15.10.2012 bedt om å gi en orientering vedr. Refsetvollen hyttefelt på kontrollutvalgets møte 29.11.2012. Kontrollutvalgets møte 29.11.2012 Hubertinea Doeven, fagleder plan- og byggesak, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Det ble foretatt en befaring 18. oktober sammen med Geir Wagnild fra Statsskog. Befaringen resulterte i en rekke avvik i forhold til gjeldende reguleringsplan. Avvikene medfører ikke problemer for kommunen. Konklusjon fra fagleder: Plankart og de faktiske forhold avviker noe, men om det bør kreves planendring eller også søknad om dispensasjon fra dette kravet, og/eller en konkret ulovlighetsoppfølging vedrørende en eller flere avvik, beror på en egen saksbehandling innefor plan- og bygningslovens bestemmelser. Midtre Gauldal kommune ved plan- og byggesak har da også anmodet Statsskog om å melde inn om hva man ønsker å følge opp av ovenfornevnte avvik. Hyttene har ca 1 mål tomt til disp (ikke fradelt tomt), pga at det ikke er noe vedtak i reguleringsplanen som sier at man ikke kan sette opp gjerder rundt hyttene så har ikke Midtre Gauldal kommune noen muligheter for å nekte dette. Kontroll og tilsynsfunksjonen i Plan- og bygningsloven er dessverre ikke prioritert i Midtre Gauldal kommune pga. for lite bemanning. Følgende vedtak ble fattet: Saken settes opp på nytt til kontrollutvalgets møte 14. februar slik at hele utvalget får ta del i saken. Kontrollutvalgets møte 14.02.2013 Bjørn Enge, varaordfører, bisto kontrollutvalget under behandling av saken. Følgende vedtak ble fattet: Saken oversendes Utvalg for næring- plan og miljø for en eventuell videre oppfølging. Kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding på utfallet av saken innen 15. november 2013. Tilbakemelding fra Utvalg for næring- plan og miljø Hubertina Doeven, Enhetsleder Næring, Plan og Forvaltning, har i e-post av 06.11.2013 gitt følgende tilbakemelding: Vi har av kapasitetsmessige hensyn ikke hatt anledning til å fremme saken til NPMutvalget enda. Dette vil forhåpentligvis skje den 19 november, som er etter fristen. 8

Fra: Doeven Hubertina [mailto:hubertina.doeven@midtre-gauldal.kommune.no] Sendt: 6. november 2013 12:32 Til: Eva J Bekkavik Emne: Refsetvollen hyttefelt - vedtak i Kontrollutvalget 6/13 Hei Det går fram av vedtaket at saken sendes tilbake til NPM-utvalget for eventuell videre oppfølging. KU ønsker en tilbakemelding på utfallet av saken innen 15. nov. 2013. Vi har av kapasitetsmessige hensyn ikke hatt anledning til å fremme saken til NPM-utvalget enda. Dette vil forhåpentligvis skje den 19 november, som er etter fristen. mvh Hubertina Doeven Enhetsleder Næring, Plan og Forvaltning Midtre Gauldal kommune Tlf 72403124 9

Den finansielle revisjonen i Midtre Gauldal kommune - Orientering fra revisor Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr Eva J. Bekkavik 216 12/163-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Saksutredning I henhold til kommunelovens 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse av kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Dette er ytterligere presisert i forskrift om kontrollutvalg (15.06.2004, no. 905) som i 6 utdyper kontrollutvalgets tilsynsrolle i forhold til revisjonen av kommunens regnskaper. Vi gjengir 6 i sin helhet: 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Som det fremgår av bestemmelsene skal kontrollutvalget holde seg orientert om revisjonsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat har i den anledning invitert oppdragsansvarlig revisor for Midtre Gauldal kommune til kontrollutvalgets møte for å orientere planleggingen av revisjonsarbeidet for 2013 og den løpende revisjonen så langt i året. Kontrollutvalget vil på denne måten både ha mulighet til å følge opp det arbeidet som gjøres, forsikre seg om at revisjonen fungerer på en betryggende måte og gi innspill til revisor i videre arbeid. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors orientering i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til revisors orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 10

Profilering av kontrollutvalgets arbeid Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.11.2013 Saksnr 038/13 Eva J. Bekkavik 033 11/196-36 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspill og kommentarer som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med en presentasjon av kontrollutvalget Saksutredning Et av temaene på Samling for kontrollutvalg, som ble avholdt 7. november 2012, var Media. Under dette temaet ble det gitt en generell orientering om følgende punkter: Viktigheten av en mediastrategi Hvordan kan kontrollutvalgene bruke media Håndtere media Det ble videre lovt fra sekretariatet sin side, at det skulle lages en egen diskusjonssak som skulle legges frem for kontrollutvalgene i løpet av våren/tidlig høst 2013. Kontrollutvalget behandlet på sitt møte 19. september 2013 i sak 19/2013 en diskusjonssake vedr. profilering av kontrollutvalgets arbeid og mediehåndtering. Kontrollutvalget gjorde bl.a. følgende vedtak: Kontrollutvalget utarbeider en presentasjon av utvalgets arbeidsområde for eventuell publisering i MG-nytt Fra Kontrollutvalgsboken (Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver) fra KRD, er følgende momenter hentet: Kontrollutvalget er kommunestyrets redskap Ikke en arena for partipolitikk Ikke overprøve politiske beslutninger Kontrollperspektivet viktig Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Regnskapsrevisjon (finansiell revisjon) Undersøkelser/granskning/utredning Uavhengighet og objektivitet er viktige forutsetninger for at kontrollutvalget skal fylle sin rolle på en tillitvekkende måte. Eget sekretariat Innspill fra innbyggere, ansatte, andre: hvor skal de henvende seg? Sekretariat, kontrollutvalgets medlemmer eller kommunen? 11

Dette kan være momenter kontrollutvalget kan diskutere i sitt møte 27. november for å komme frem til en presentasjon av kontrollutvalgets rolle og oppgaver. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må på dagens møte starte arbeidet med utarbeidelsen av en presentasjon av utvalgets arbeidsområde for en eventuell publisering i MG-nytt. 12

Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.11.2013 Saksnr 039/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/161-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om pilitisk vedtak, kommunestyrets sak 72-2013 Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget Stor tilsynsaksjon med brann- og redningstjenestene 46 utro tjenere i staten på tre år NKRF i komitehøring på Stortinget einfo 13/7 - Forholdet mellom kontrollutvalgsforskriften 19 og forvaltningsloven 13 Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunestyrets sak 72/2013 Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget, melding om politisk vedtak. 2. Direktoratets tilsynsaksjon avdekket lovbrudd hos de fleste brannvesen i Trøndelag. 3. Korrupsjon, underslag og misligheter er mer omfattende i staten enn tidligere kjent. 4. Kommunal- og forvaltningskomiteen holdt åpen høring i forbindelse med behandlingen av Statsbudsjettet 2014. 5. NKRF har fått spørsmål fra et medlem om dokumenter som sendes medlemmene av kontrollutvalget, også skal sendes i usladdet versjon til ordføreren, selv om de inneholder taushetsbelagte opplysninger. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 13

Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Kongensgate 9 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Att. Eva J Bekkavik Melding om vedtak Deres ref: 11/196-37 Vår ref 2013/3308-4 Dato 19.11.2013 Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget Kommunestyret i Midtre Gauldal behandlet ovennevnte sak i møte 181113, sak 72/13. Vedtaket følger vedlagt. Med hilsen Margret Innset Buberg saksbehandler Postadresse 7290 STØREN E-post: postmottak@midtre-gauldal.kommune.no Telefon 72 40 30 00 14 Telefaks 72 40 30 01 Bank Org.nr 6402 05 02272 970187715 www.midtre-gauldal.kommune.no

Saksframlegg Arkivnr. Utvalg Kommunestyret Saksnr. 2013/3308-2 Utvalgssak Møtedato 72/13 18.11.2013 Saksbehandler: Margret Innset Buberg Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget Dokumenter i saken: 1 I Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Saksopplysninger Kontrollutvalget har i møte 301013 behandlet sak vedr Retningslinjer for høring, kontrollutvalget i Midtre Gauldal og tilrår at kommunestyret vedtar vedlagte retningslinjer. Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret vedtar Retningslinjer for høring, kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune. Saksprotokoll i Kommunestyret - 18.11.2013 Kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak Kommunestyret vedtar Retningslinjer for høring, kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune. 15 Side 2 av 2

6 Nyheter Fredag 25. oktober 2013 Stor tilsynsaksjon med brann- og redningstjenestene: Tilsynsaksjon: DSB har dokumentert lovbrudd hos mange av brann- og redningsetatene i Midt-Norge. Arvid Hammernes er befal i brannvesenet og fagleder i teknisk etat i Frøya kommune. Johan Pettersen er befal i brannvesenet, og John Birger Johnsen er brannmannskap og tillitsvalgt Foto: KJELL A.OLSEN Her avdekket DSB lovbrudd: Agdenes brannvesen GBrøt loven: Plan overbrannverntiltak er mangelfull. Brannve- Hitra brannvesen GBrøt loven: Bemanningen og kompetansen er ikketilfredsstil- Holtålen, Røros, Os og Tydal interkommunale brann- og redningsledelse GBrøt loven: Ikkeavsatt tilstrekkelig ressurser til ledelse og senet har ikkegjennomførtalle lovpålagte tilsyn de siste årene. Der tilsynene ikkeer fulgt opp, har brannvesenet ikkereagert. Det foreligger ikkeskriftlige tilbakemeldinger på tilsynsrapportene. Det påpekes også at brannvesenet ikkeskal bistå med å utarbeide dokumentasjon for eiere av særskilte brannobjekter. DSB påpeker også at kommunen bør søkesamarbeid med andre brannvesen. GBrøt loven: Funn på avvik av brann- og redningsledelsens Fosen brann- ogredningstjeneste tak og brannvesenets myndighetsutøvelse vedtilsyn ikkeer tilfredsstillende. Det bryter med brann- og eksplosjonsvernlovens paragrafer om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid og paragraf om etablering og drift av brannvesen. GBrøt loven: Tilsynet utført i2011 avdekket at bemanningen ikkevartilfredstillende. Frøya brannvesen GBrøt loven: I2012 ble det gjennomførtkun to av 47 tilsyn på særskilte brannobjekter.listen overbrannobjekter er heller ikkerevidert. Videre avdekket DSB at brannvesenet ikkehar reagerttilstrekkelig hvis ikketidligere avvik avdekket på tilsyn ikkeer fulgt opp, samt at tilsynene som er gjennomførtikkeer tilstrekkelige. Videre påpeker DSB at Frøyabrannvesen må søkesamarbeid med andre brannvesen. Gauldal brann og redning internkontrollsystem viser at myndighetsutøvelsen vedtilsyn ikkeer tilfredsstillende. Dette bryter med loversom omfatter helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, samt lovom etablering og drift av brannvesen. Innherred samkommune brann og redning GBrøt loven: DSB menerbemanning, plan overbrannverntil- Lierne, Røyrvik og Namsskogan brannvesen GBrøt loven: DSB skriverat det forebyggende arbeidet kommunene samarbeider om ikkehar tilfredsstillende risiko- og sårbarhetsanalyse og plan for brannforebyggende tiltak. De avdekker også at myndighetsutøvelsen vedtilsyn ikketilfredsstiller krav fastsatt i, eller imedhold til lov. Meldal brannvesen GBrøt loven: Plan overbrannverntiltak og kommunenes myndighetsutøvelse vedtilsyn, er ikketilfredsstillende. Dette bryter med brann- og eksplosjonsvernlovens paragrafer om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, samt paragraf om etablering og drift av brannvesen. GBrøt loven: Kommunens internkontrollsystem, som skal sikre Hemne og Aure brannvesen GBrøt loven: Kommunens risiko- og sårbarhetsanalyse er fra GBrøt loven: Kommunenes risiko- og sårbarhetsanalyse, myndighetsutøvelse vedtilsyn og mangelen på samarbeid er ikketilfredsstillende. En mangelfull risiko- og sårbarhetsanalyse fører til at man ikkefår gjennomførtkartlagt risikopå en systematisk måte. Nærøy brannog redningsvesen GBrøt loven: Det foreligger ikkerisiko-og sårbarhetsanalyse og plan overbrannverntiltak. DSB skriver at brannvesenets reaksjonsmidler ikkeer brukt tilstrekkelig der avvik fratilsyn ikkeer fulgt opp. Videre er avvik hjemlet iplan- og bygningsloven, noe brann- og redningsvesenet ikkehar myndighet til. at krav til brannforebyggende oppgaverfølges opp, er ikke tilfredsstillende. Dette gjelder plan overbrannverntiltak. Itillegg rådes Meldal til åsøkesamarbeid med flere kommuner. Meråker brannvesen 1998, og derfor foreldet. Har ikkegjennomførtalle lovpålagte tilsyn i2012.de hjemler videre avvik iplan- og bygningsloven, noe de ikkehar myndighet til. Meråker bør søkesamarbeid med andre kommuner,og planen overbranntiltak bør omfatte ulike satsingsområder. 16 lende. Plan overbrannverntiltak og myndighetsutøvlsen ved tilsyn er ikkegod nok. Kommunen må også søkesamarbeid med andre kommuner,påpeker DSB. Orkdal og Skaun brann- og redningsvesen forebyggende personell. Det foreligger ikkerisiko- og sårbarhetsanalyse, eller skriftlig plan overbranntiltak. Videre peker DSB på at Orkdal og Skaun kommune bør etablere fullt samarbeid for best mulig åutnytte samlet kompetanse som er i regionen. Overhalla brannvesen GBrøt loven: Plan for forebyggende tiltak, myndighetsutøvelse vedtilsyn, informasjonstiltak og liten grad av samarbeid med andre kommuner om forebyggende oppgaver. Selbu brannvesen GBrøt loven: En ubesattstilling medfører at det er for liten kapasitet til ågjennomføre tilsyn med særskilte brannobjekter. Selbu brannvesen har ikkegjennomførtalle lovpålagte tilsyn de siste årene. De bør søkesamarbeid med andre kommuner. Risiko- og sårbarhetsanalysen er15 år gammel, og derfor foreldet. Det påpekes også at brannvesenet ikkeskal utforme branntekniskeløsninger ibyggesaker. Snillfjord brann- og redningsvesen GBrøt loven: Risiko-og sårbarhetsanalysen er13 år gammel, og siden dette har det skjedd endringer irisikobildet. DSB anser at plan for brannverntiltak ikkeforeligger,noe som skal utarbeides årlig. Videre er ikkelovpålagte tilsyn med særskilte brannobjekter gjennomførti2012.kommunen må også søke samarbeid med andre kommuner. Vikna og Leka brannvesen GBrøt loven: Har ikkereagertder avvik ikkeer fulgt opp. Disse avvikene har de selv dokumentertvedtilsyn. Avvik er hjemlet i plan- og bygningsloven, tilsyn er ikkesystemrettet nok. Vikna og Leka må også søkesamarbeid med flere kommuner. De må også utarbeide ny risiko- og sårbarhetsanalyse, skriver de. Kilde: Tilsynsrapporter fra Direktoratet for sikkerhet og beredskap

Nyheter Fredag 25. oktober 2013 7 17 av 23 brøt loven Direktoratets tilsynsaksjon avdekket lovbrudd hos de fleste brannvesenene i Trøndelag. På Frøya vurderer de samarbeid for åfå orden på problemene. direktør for brann- og rednings- soner som skal rykke ut når det sen og John Birger Johnsen, som avdeling i DSB. brenner,men som har mulighe- jobber beredskap i det lokale Har man avvik, øker faren ten til å planlegge tilsyn lang tid brannvesenet, støtter ham på for at det skal begynne å brenne.på forhånd,fortsetter hun. dette. Men de mener det er nødhensikten med brannvesenets Flere brannvesen kan hente vendig at brannvesenets beredforebyggende arbeid er jo net- fordeler med sammenslåing og- skapsfunksjon har tilhold på topp å forebygge brann, sier så nårdet kommer til beredskap, Frøya, til tross for at de ikke har med for eksempel å ha felles like stor fagkompetanse som teknisk etat i Frøya kommune. hun. Frøya: Brannvesenet på Frøya I mange av tilsynsrapportene brannsjef,mener DSB. fulltidsbrannvesen. Selv har de Han forteller at de også vurer bare ett av mange brannvesen Vi er ikke ute etter å spare som jobber for det lokale brannderer samarbeid med Hitra vises det til at kommunene bør som har fått beskjed fra Direksamarbeide. penger,men ønsker å få bedre vesenet sivile jobber,og rykker kommune når det kommer til toratet for samfunnssikkerhet og Vi ser særlig i Sør- og Nord- kvalitet i tjenestene. Samtidig ut år alarmen går. beredskap (DSB) om å rette opp i branntilsyn. Trøndelag at de små miljøene gjør det vel ikke kommunene Men det at vi ikke har like forhold som ikke er i henhold til gjør tydeligere feil, mens de noe at de sparer penger,men forgod kompetanse som fulltids185 brøt loven på landsbasis lovverket. Tilsynet på Frøya er bare ett av større brannvesenene kommer oss er ikke økonomi et spørsmål.brannvesen skyldes at det ikke Frøya brannvesen hadde kun er plasser å oppdrive for de i delgjennomført tilsyn i to av 47 så- mange der DSB har avdekketav- bedre ut av det,legger hun til. tidsbrannvesenet som ønsker å vik. Totalt har 17 av de 23 brannkalte særskilte brannobjekter. Sårbart på Frøya På Frøya erkjenner de at det ta kurs.av 20 ansatte i vårt delvesenene i Trøndelag fått bedet er bygninger og områder Ønsker sammenslåing skjed om å utarbeide en forplik- Hun viser til at flere kommuner forebyggende arbeidet er sår- tidsbrannvesen har kun tre hvor brann kan skade viktige utdanning som kulturhistoriske bygninger, tende handlingsplan for å rette kun har en deltidsstilling som er bart, ettersom det er en stilling godkjent avsatt til det forebyggende ar- som fylles av én person. deltidsmannskap,sier Johansamt steder hvor brannfaren el- opp avvikene. På landsbasis ble det avdekketbeidet, som er besatt av en per- Idet brannforebyggende ar- sen, som er tillitsvalgt i Frøya ler konsekvensene av brann er særlig stor.blantflereavvikdsb avvik i185 av de totalt 232 tilsy- son med mange andre oppgaver beidet er det aktuelt å innlede brannvesen. samarbeid,så vi får et større fagavdekket på Frøya, var også en nene. Disse tilsynene var rettet i kommunen. Ut fra det som kom frem i miljø,sier Hammernes. utdatert liste over slike særskilte mot brannvesenets forebyglorns BJERKAN926 01 376 Hans kolleger,johan Petter- lorns.bjerkan@adresseavisen.no gende arbeid, noe enkelte kom- denne tilsynsrunden ser vi at brannobjekter. Selv mener Frøya brannvesen muner har delegert til interkom- mange kommuner har for lite fokus på det forebyggende at systemavvikene skyldes en munale samarbeid. brannvernet. Etablerer man ubesatt fulltidsstilling i hele fjor. større miljø i samarbeid over Vedkommende hadde per- -Brannfaren øker Hensikten med brannvesenets misjon i hele fjor,og har nå sagt Tilsynsaksjonen har vart i to år, kommunegrensene, kan man få opp jobben. Vi er nå i en anset- og flere av avvikene kan derfor fulltidsstillinger med helt annen forebyggende arbeid er jo nettopp telsesprosess, sier Arvid Ham- nå være rettet opp nå.resultatet oppmerksomhet rundt faget, åforebygge brann. mernes,som er blant befalene iav tilsynet bekymrer likevel sier hun. Frøya brannvesen og fagleder i Anne Rygh Pedersen,avdelings- Dette er ikke snakk om per- ANNE RYGH PEDERSEN, avdelingsdirektør for brann- og redningsavdeling i DSB Vikna og Leka brannvesen Nærøy brannog redningsvesen Namsskogan Godkjent! Røyrvik Lierne, Røyrvik og Namsskogan brannvesen Ingen avvik eller anmerkninger: GNamsos brann- og redningsvesen GTrøndelag brann- og redningstjeneste Namsos brannvesenhøylandet FlatFlatFlatFlatangerFlatangerFlatanger Flatanger Namsos OverOverOverhallhallhallhalla Overhalla Grong rong ogrong og Høylandet orong o Lier Lierne brann- obranbran og redningsvesen Namdalseid Snåsa SnåsaSnåsa Inntrøndelag brannvesen. (Steinkjer, Verran, Snåsa, Inderøy, Osen og Namdalseid) Steinkjer Verran Frøya brannvesen Agdenes brannvesen Inderøy Bjugn Verdal Levanger Hitra brannvesen Rissa Leksvik Frosta Snillfjord brannog redningsvesen Hemne og Aure brannvesen Innherred samkommune brann og redning. Stjørdal brannog redningstjeneste stestesteste (Levanger, Verdal og Frosta) StjøStjøStjørdalrdalrdal Stjørdal Trondheim Malvik Hemne Orkdal og Skaun brannog redningsvesen Orkdal Skaun Meldal Meld Melhus Meråker ker Meråker brannvesen esennvesbrannvnv Trøndelag brannog redningstjeneste Trondheim, Malvik, Klæbu, Rissa og Leksvik Selbu lbu brannvesenlbu brannvesen esen brannvesen SelbuSelbu Selbu Tyda Tydal Meldal brannvesen Rennebu Renn ebu Midtre Gauldal Trøndelag brannog redningstjeneste Oppdal og Rennebu Gauldal brann og redning Os Midtre Gauldal Oppdal og Melhus Brannvesenet har brutt loven Holtålen Har fått anmerkning(er) Røros Flatanger brannvesen GAnmerkninger: Grong Flatanger brannvesen esenenesenesenesenesen Overhalla brannvesen Fosen brannosen og redningstjeneste Anmerkninger: Ikke avdekket avvik Holtålen, Røros, Os og Tydal interkommunale brannog redningsledelse grafikk@adresseavisen.no / Foto: Kjell A. Olsen 17 Selv om DSB ikkebetegner det som avvik påpeker de at brann- og redningsvesenet ikkeskal tilbykurs eller andre tjenester som medfører ulovlig kryssubsidiering, noe som strider med EØS-avtalen. De påpeker også at Flatanger brannvesen ikkeskal bistå eier og brukere av særskilte brannobjekter med åutarbeide dokumentasjon. De rådes også til åutvide samarbeidet til flere kommuner. Grong og Høylandet brann- og redningsvesen GAnmerkninger: DSB har ikkeavdekket avvik hos brannvesenet igrong og Høylandet. De mener likevel de bør etablere samarbeid med flere kommuner for åsikre kvalitet og stabilitet. De skriver også at deres planverk istørre grad bør omfatte tiltak på ulikesatsningsområder.de mener også at deres reaksjonsmidler ikkehar blitt brukt tilstrekkelig når avvik ikkehar blitt fulgt opp, samt at avvik har blitt hjemlet iplan- og bygningsloven, noe de ikkehar myndighet til. Inn-Trøndelag brannvesen GAnmerkninger: Avvik blir hjemlet iplan- og bygningsloven, noe brannvesenet ikkehar myndighet til. Det påpekes også at plan for forebyggende brannverntiltalk skal omfatte tiltak for åredusere kartlagt risikoog informasjons- og motivasjonstiltak, samt målsetninger for det forebyggende arbeidet. InnTrøndelag brannvesen er et interkommunalt samarbeid mellom Steinkjer,Verran, Snåsa, Inderøy,Osen og Namdalseid. Stjørdal brannog redningstjeneste GAnmerkning: DSB avdekket ingen avvik istjørdal, men mener de bør etablere samarbeid med andre kommuner for åutnytte kompetansen som er i regionen.

46 utro tjenere i staten på tre år Korrupsjon, underslag og misligheter er mer omfattende i staten enn tidligere kjent. En rapport fra Riksrevisjonen viser at det er avdekket 46 utro tjenere i staten på tre år. Av NTB/Kommunal rapport 7. november 2013-8:54 Rapporten ble oversendt Stortinget fra Riksrevisjonen tirsdag, melder Aftenposten. I rapporten skriver Riksrevisjonen at 21 virksomheter har opplyst at de har avdekket misligheter i perioden fra 2010 til og med oktober 2012. «Hver tiende statlige virksomhet har avdekket misligheter i løpet av de siste tre årene», heter de i rapporten. De fleste av de 46 sakene er hemmeligholdt eller dysset ned. Verken Riksrevisjonen eller Stortingets vaktbikkje med ansvar for å kontrollere pengebruken for de folkevalgte er blitt informert. Ifølge rapporten opplyser bare 11 av 21 virksomheter at de har informert Riksrevisjonen, slik reglene krever. Fire statlige virksomheter svarer at de ikke har sagt fra, mens tre sier at de har sagt fra om noen tilfeller. Tre etater mente det ikke var aktuelt å si fra. 220 statlige virksomheter er med i kartleggingen. ( NTB) 18

NKRF i komitehøring på Stortinget NKRF deltok i dag, 12.11.2013, på en åpen høring i Stortingets kommunal- og forvaltningskomite. Kommunal- og forvaltningskomiteen holdt åpen høring i forbindelse med behandlingen av Statsbudsjettet 2014. NKRF, representert ved styreleder Per Olav Nilsen og daglig leder Ole Kristian Rogndokken, var blant deltakerne i dagens høring på Stortinget. I den korte tilmålte tiden valgte NKRF å fokusere på to temaer: kontrollutvalgenes arbeidsforhold og foreldelsesfristen for merverdiavgiftskompensasjon. Kontrollutvalgenes arbeidsforhold Regjeringen har varslet en kommunereform. Den vil sannsynligvis medføre endringer i både oppgavefordelingen mellom forvaltningsnivåene og i kommunestrukturen. For NKRF er det i denne forbindelse viktig å belyse hva dette kan bety for forvaltningen og tjenesteproduksjonen i kommunesektoren. Vi vet at store endringer påvirker organisasjoners evne til å levere tjenester, og på kort sikt øker risikoen for feil. I slike omstillingsprosesser er det derfor viktig at kontrollutvalgene tildeles ressurser til å gjennomføre forvaltningsrevisjoner rettet mot bruk av fellesskapets verdier. Dette innebærer å følge med på at prosessene gjennomføres etter kommunestyrets intensjoner og at innbyggerne får de tjenester de har krav på, samt unngå svakere rettssikkerhet. Kontrollutvalgene utgjør en vesentlig faktor for å opprettholde tilliten til lokaldemokratiet. Kostra-tallene viser at det er store variasjoner i tilgjengelige ressurser for kontrollutvalgene og deres sekretariat. Av kommuner med folketall under 10.000 har 118 brukt mindre enn 0,2 % av brutto driftsinntekter i gjennomsnitt de siste fem årene. Dette skal dekke både kontrollutvalgets egen aktivitet og revisjon av kommunen. Erfaringer fra vår kvalitetskontroll av egne medlemmer og tall fra «Forvaltningsrevisjonsregisteret», som NKRF har etablert sammen med KS, viser at en god del kontrollutvalg ikke gjennomfører årlig forvaltningsrevisjon. Dette er i strid med forskriften om kontrollutvalg. Få forvaltningsrevisjoner medfører at vesentlige tjenesteområder ikke blir underlagt kontroll. En gjennomgang av «Forvaltningsrevisjonsregisteret» viser for eksempel at i perioden 2010-2013 har bare 28 kommuner rapportert inn revisjoner av barnevernstjenesten. For kommunens beredskap er det bare rapportert inn 8 revisjoner i samme periode. Regelen om årlig forvaltningsrevisjon i kommunene må innskjerpes, og staten må sørge for at kravet overholdes. Det er ikke hensiktsmessig å angi en absolutt grenseverdi for hva som er forsvarlig bruk av ressurser. Til det er forholdene for ulike mellom kommunene. Videre er det selvsagt opp til de enkelte kommunestyrer å fastsette rammene for kommunens tilsynsaktivitet. NKRF mener imidlertid at et tilsynssystem som ikke fungerer etter hensikten vil bidra til å undergrave tilliten til kommunal sektor. Regelen om årlig forvaltningsrevisjon i kommunene må innskjerpes, og staten må sørge for at kravet overholdes. 19

Foreldelsesfristen for merverdiavgiftskompensasjonen Ordningen med kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner og visse private og ideelle virksomheter, ble opprettet for å forhindre konkurransevridning som følge av merverdiavgiftssystemet. Ordningen har virket i mange år og synes i store trekk å virke etter hensikten. Imidlertid har vi sett noen uheldige sider knyttet til det å rette opp feil. Det sendes oppgave for merverdiavgiftskompensasjon hver andre måned. Dersom det avdekkes feil, noe som dessverre er uunngåelig, må krav fremmes sammen med neste periode. Feil som blir avdekket senere vil være foreldet. Vanlig foreldelsesfrist er tre år. I et konkret tilfelle fra i høst har Sogn og Fjordane fylkeskommune tapt ca. 12,5 millioner kroner på en feil oppstått hos Statens Vegvesen. I en uttalelse fra kontrollutvalget i Oslo vises det til at Oslo kommune har tapt 112 millioner kroner for perioden 2005-2008. Foreldelsesfristen for merverdiavgiftskompensasjon må settes slik at det gis rimelig tid til å foreta korreksjoner. Som eksemplene viser, fører den knappe foreldelsesfristen til at en rekke kommuner og fylkeskommuner taper penger på ordningen. Dette er utilsiktede virkninger, som i tillegg til å påføre kommuner og fylkeskommuner tap også kan medvirke til å redusere effekten av hele ordningen. Loven om merverdiavgiftskompensasjon ligger under Finansdepartementets ansvarsområde, men da kommunene lett blir den tapende part ønsket NKRF også å ta dette opp med Kommunal- og forvaltningskomiteen. Foreldelsesfristen for merverdiavgiftskompensasjon må settes slik at det gis rimelig tid til å foreta korreksjoner. 20

einfo 13/7 - Forholdet mellom kontrollutvalgsforskriften 19 og forvaltningsloven 13 NKRF har fått spørsmål fra et medlem om dokumenter som sendes medlemmene av kontrollutvalget, også skal sendes i usladdet versjon til ordføreren, sjøl om de inneholder taushetsbelagte opplysninger. Vi har lagt saken fram for Kommunaldepartementet, som har svart ja på spørsmålet, jf. vårt brev 16. september 2013 og departementets svar 4. november. Oslo, 15. november 2013 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Vedlegg: NKRFs brev av 16. september 2013 til KRD KRDs svar av 4. november 2013 Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. 21 Telefon: 23 23 97 00 E-post: post@nkrf.no Web: www.nkrf.no Org.nr.: 975 450 694 Kontonr.: 1450.12.70424

22

Norges Kommunerevisorforbund Ole Kristian Rogndokken Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Deres ref Vår ref Dato 13/2215-3 04.11.2013 Spørsmål om anvendelsen av kontrollutvalgsforskriften 19 når det dreier seg om taushetsbelagt informasjon Vi viser til deres brev av 16. september og 23. oktober 2013 med spørsmål om kontrollutvalgsforskriften 19 og forholdet til forvaltningsloven 13 når det dreier seg om taushetsbelagt informasjon. Slik departementet ser det, er ikke forvaltningsloven 13 til hinder for at ordføreren kan motta en kopi av innkalling og saksdokumentene til møtene i kontrollutvalget. Det fremgår av forvaltningsloven 13 bokstav b nr. 2 at taushetsplikten i 13 første ledd ikke er til hinder for at opplysningene brukes for det formål de er gitt for eller innhentet for. Det følger av forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner at innkalling og saksdokumenter til møter i kontrollutvalget skal sendes med kopi til aktuell ordfører. Det finnes således hjemmel i forskrift for å sende kopi av saksdokumentene til ordfører, og de innhentede opplysningene brukes dermed for det formål de er gitt eller innhentet for, jf. forvaltningsloven 13 bokstav b nr. 2. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Elisabeth Torkildsen rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Postadresse Kontoradresse NOpostmottak@krd.dep.no http://www.krd.dep.no/ Telefon* 22 24 90 90 Org no. 972 417 858 23 Saksbehandler

Forslag til møteplan for 1. halvår 2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.11.2013 Saksnr 040/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/161-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2014: Januar Kommunestyret Formannskapet Kontrollutvalget Februar Mars April 20. Mai Juni 8. 12. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Saksutredning For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. I budsjettet for 2014 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 6 møter i 2014, og det er naturlig å avvikle 3 på våren og 3 på høsten. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Midtre Gauldal kommune har ikke vedtatt møteplan for 2014 enda, kontrollutvalgets sekretariat har konferert med økonomisjefen når det gjelder behandlig av regnskapet for 2013. Utvalget kan løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 1. halvår 2014: Januar Kommunestyret Formannskapet Kontrollutvalget Februar Mars 20. 24 April Mai Juni 8. 12.

20. februar 2014 På møte i februar vil kontrollutvalgets årsmelding for kontroll- og tilsynsfunksjonen i 2013 legges frem. Videre må ny Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 utarbeides. 8. mai 2014 I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetning innen 15. april, så fremt årsregnskapet er rettidig avlagt. I så fall vil behandlingen av årsregnskapet, med avgivelse av kontrollutvalgets uttalelse bli en viktig sak på møtet i april. Forvaltningsrevisjonsprosjekt vedr. utleieboliger i Midtre Gauldal kommune vil være ferdigstilt og klar for behandling i kontrollutvalget. I tillegg vil også rapport fra selskapskontroll i TrønderEnergi være klar for behandling. Videre må bestilling av en forvaltningsrevisjon vurderes. 12. juni 2014 For å følge opp tilsynsarbeidet og for å planlegge resten av året, vil det være hensiktsmessig å avvikle et møte før sommeren. Aktuelle saker er bestilling av forvaltningsrevisjon, møteplan for 2. halvår 2014 og eventuelle innspill til planleggingen av den finansielle revisjonen av Midtre Gauldal kommune. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 3 møter 1. halvår 2014. Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. 25

Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.11.2013 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/161-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. 26 Saksnr 041/13