? Idèfase Skisse Planlegging Gjennomføring Resultat
Bakgrunn: Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester (USHT) Troms har stor tro på prosjektorientert arbeid. Derfor legges det til rette for utviklingsarbeid i praksis basert på prosjekt som arbeidsmetode. Ordningen med «Frie prosjektmidler» - senere kalt bare Frie midler - ble innført i 2000. Fra 2011 omfattet ordningen også Utviklingssenter for hjemmetjenester (UHT) Troms. I perioden 2000 2014 er det utbetalt ca 3,5 millioner kroner til totalt 162 prosjekter. Hva kan det søkes midler til? Frie midler gis som økonomisk støtte til mindre fag- og utviklingsprosjekt i praksis, og tar utgangspunkt i ideen om den lærende organisasjonen. Prosjektene må kunne gjennomføres i løpet av ett år, og skal ha som mål å fremme faglig utvikling som bidrar til økt kvalitet på behandlings- og omsorgstilbudet til brukere i hjemmetjeneste og sykehjem i Troms. Størrelsen på tildelte midler avhenger av årlige tildelinger fra Helsedirektoratet og øvrige tilgjengelige ressurser. Hvem kan søke midler? Midlene er tilgjengelige for helsearbeidere og andre aktuelle fagpersoner i kommunehelsetjenesten i Troms fylke. Midlene skal stimulere helsepersonell til å gripe fatt i egne ideer som de brenner for, og prosjektene må gjerne være i samarbeide med frivillige organisasjoner. Hvordan skal søknaden fremmes og hvem prioriteres? Søknaden skrives på eget skjema og sendes eletronisk til USHT. Det må foreligge en uttalelse fra institusjonens leder om samtykke til å forankre og gjennomføre prosjektet i organisasjonen. Videre må det framgå av prosjektsøknaden hvilke erfaringer og eksisterende kunnskap prosjektet bygger på. Ved prioritering av tildeling vektlegges: USHTs mål og satsningsområder prosjektets betydning for økt kvalitet på behandlingsog omsorgstilbudet en gjennomarbeidet prosjektbeskrivelse som kan vise til den faglige nytten av prosjektet og hvordan prosjektet er forankret hos leder praksisnære prosjekt som kan gjennomføres innenfor budsjettåret og de økonomiske rammer en har til rådighet nytenkning prosjektets overføringsverdi til andre hvordan resultatene av prosjektet er tenkt presentert og publisert kommuner/tjenesteder som ikke har søkt tidligere
Rapportering og økonomi Etter gjennomført prosjekt skal det leveres en enkel prosjektrapport og en oversikt over hvordan midlene er brukt. Dersom det er prosjekt som ansees som spesielt interessante, blir disse oppfordret til å lage en mer utførlig rapport. Alle gjennomførte prosjekt vurderes for fremlegg på det påfølgende års Vårkonferanse og/ eller Vintelys. Prosjektkurs Fra USHT s side er det viktig å bidra med kompetanseheving i form av opplæring og veiledning om prosjektorientert arbeid. Dette for å gi enhetene et verktøy for systematisk planlegging, gjennomføring, avslutning, implementering og publisering av egne prosjekt. Det er derfor utviklet en kursportefølje som følger prosessen hele veien fra ide til avsluttet prosjekt. Porteføljen består nå av tre trinn som har litt ulike temaer knyttet til prosjektarbeid i teori og praksis. Kursene er fordelt utover året i tråd med utviklingstrinnene i prosjektprosessene. I tillegg får hvert prosjekt en kontaktperson i USHT dersom det er behov for ytterligere oppfølging eller veiledning.
Trinn 1: Gøy å jobbe i fagprosjekt - fra ide til prosjekt Målgruppe: Dette kurset tilbys helsepersonell som ønsker å lære mer om prosjektarbeid generelt og spesielt til de som planlegger å søke Frie midler det kommende året. Det stilles ingen krav til forkunnskap eller erfaring knyttet til prosjektarbeid, og kurset avholdes hver høst i god tid før søknadsfristen for neste års tildeling. Hovedtema for kurset: Hva er et prosjekt? Hvordan utarbeide en prosjektsøknad og komme i gang med egne prosjekt? Spissing, avgrensing og struktur Suksesskriterier og fallgruver Idemyldring og gruppearbeid med veiledning Gjennomføring: Hensikten med dette kurset er å motivere ansatte til å se prosjektarbeid som en god mulighet til gjennomføring av utviklingsarbeid i praksis. Kurset består i hovedsak av teori knyttet til prosjektarbeid generelt. Her fokuseres det på hva som kjennetegner prosjekt som arbeidsform i forhold til måten man ellers løser andre oppgaver i hverdagen. Det blir også fokusert på hvilken rolle et prosjekt skal ha i forhold til linjeorganisasjonen, og hvordan man kan planlegge gjennomføringen for å lykkes best mulig. Et annet viktig moment er utforming av prosjektsøknaden. Her blir det gitt veiledning og konkrete tips i forhold til forankring i egen organisasjon, spissing av problemstilling, sammensetning av prosjektgruppe og så videre. I tillegg til teoridelen settes det også av tid til idemyldring. Her legges det ofte grunnlag for samarbeid mellom enheter eller det oppstår nye vinklinger på prosjektideene. Gjennom denne prosessen bevisstgjøres deltagerne på egne og andres styrker og ressurser i forhold til fagutvikling i praksis. Mange får tips om hva som er gjort tidligere, hvilke resultater og erfaringer som er tilgjengelige og som kan danne grunnlag for deres eget arbeide.
Trinn 2: «Å jobbe prosjektorientert» Dette kurset arrangeres hvert år i januar og tilbys de som fått innvilget Frie midler og som skal i gang med sine prosjekter. Kurset er egnet for personer både med og uten erfaring fra prosjektarbeid, og man ser helst at det deltar flere personer fra hvert prosjekt. Det anbefales også sterkt at nærmeste leder fra linjeorganisasjonen deltar på dette kurset for å sikre forankring og støtte til gjennomføringen. Hovedtema for kurset: Hvordan arbeide systematisk og prosjektorientert Utarbeide prosjektplan med framdriftsplan og milepæler Prosjektleders rolle Jobbing med eget prosjekt og tilbud om veiledning Gjennomføring: Dette kurset starter med at deltagerne selv får presentere de prosjektene de har fått midler til. Gjennom dette får de spørsmål og innspill som ofte bidrar til bevissthet rundt styrker og svakheter med planene de har lagt. Her vil man også se om det er prosjekter som har sammenfallende tema og som dermed vil kunne dra nytte av å samarbeide. Teorien som presenteres er delvis en kort repetisjon/ fornyelse av den grunnteorien som brukes på trinn 1. Dette fordi det ofte er deltagere på trinn 2 som av ulike grunner ikke har vært på trinn 1. I tillegg viser erfaringer at deltagerne ofte har et annet utgangspunkt for forståelse av teorien når de har hørt den før, og når de har et eget konkret prosjekt å knytte den til. Den andre delen av teorien går mer på detaljer i prosjektplanleggingen og gjennomføringen. Her tas det opp tema som forankring, fremdrift, milepælsplaner, budsjett og regnskap. En del av teoridelen fokuserer spesielt på prosjektleder-rollen og hvilke spesielle utfordringer som knytter seg til den. Erfaringer har vist at mange prøver en flat struktur i prosjektledelsen, men at det ofte faller uheldig ut. Derfor anbefales det at man definerer en klar ledelse, og at det gis rom for å utøve prosjektlederrollen i tillegg til daglige arbeidsoppgaver. Tema som berøres her er forankring, valg av prosjektdeltagere, daglig prosjektdrift, håndtering av kryssende interesser mellom prosjekt og linjeorganisasjonen, bruk av logg og rapportering. Siste del av kursdagen brukes til selvstendig arbeid der det gis veiledning til hver prosjektgruppe på egne prosjekt. Det kan dreie seg om hjelp til spissing av problemstilling/ målsetning, oppsett av milepælsplan, organisering og så videre. Erfaringene viser at mange har lyst til å løse litt for mange problem/ utfordringer i ett og samme prosjekt. Det er derfor viktig å ta runden med avgrensning tidlig i prosessen, slik at alle prosjektene blir gjennomførbare ut fra tilgjengelige ressurser.
Trinn 3: «Å avslutte prosjekt» Siste kurs i porteføljen omhandler avslutning av prosjekt. Det tilbys alle de som har gjennomført et prosjekt finansiert av Frie midler det inneværende året. Kurset avholdes på høsten slik at de alle fleste deltagerne er inne i siste fase av sine prosjekter. Hovedtema for kurset: Presentasjon av prosjektene Hvordan avslutte et prosjekt Rapportering Publisering og implementering Jobbing med eget prosjekt og tilbud om veiledning Gjennomføring: Hovedfokuset på dette kurset er presentasjon av alle årets prosjekter med status på hva som er gjennomført, hva som gikk bra og hva som kunne vært gjort annerledes/ bedre. Her utfordres deltagerne også i det å kunne presentere sine resultater på en oversiktlig og informativ måte. De får konstruktive tilbakemelding og innspill om hvordan de best kan spre kunnskapen også utenfor egen organisasjon. Gjennom denne presentasjonen blir det plukket ut 5-7 prosjekt som får anledning til å presentere sine prosjekt på neste års Vårkonferanse og/eller Vinterlys. mot publisering og spredning, i tillegg til implementering og rapportering. De som mottar Frie midler avkreves ikke et detaljert regnskap, men de må kunne dokumentere i korte trekk hva midlene er brukt til. De må også levere en prosjektrapport etter en ferdig utarbeidet mal. Kurset har derfor lagt inn tid til gruppearbeid med veiledning slik at prosjektene kan komme i gang med disse rapportene. Oppsummering 15 års erfaring med Frie midler har gitt USHT en unik erfaring i bruk av prosjekt som arbeidsmetode i fagutvikling. Dette er et konsept som er adoptert av andre utviklingssentra, men da uten prosjektkursdelen. Helsepersonell ser ofte muligheter fremfor begrensninger, men det kan virke som de er lite vant til å bruke prosjekt som arbeidsmetode og ønsker litt ekstra opplæring og veiledning i forhold til det. Prosjektkursene er derfor en viktig faktor til at ordningen med Frie midler har blitt en suksess. Teorien som presenteres på kurset er også knyttet opp
Linker: http://www.utviklingssenter.no/frie-midler-muligheter-framfor-begrensninger.4953509-176108.html Artikkel i Demens og alderspsykiatri nr 1/ 2009 http://www.nordemens.no/?pageid=2508&itemid=1735 Det kan fritt kopieres fra denne metodeboken hvis kilden oppgis. Brukeren oppfordres til å oppgi navn, at den er utgitt av Utviklingssentrene for sykehjem og for hjemmetjeneste i Troms, og at den i sin helhet er tilgjengelig på www.utviklingssenter.no 2015 Utviklingssentrene for sykehjem og for hjemmetjeneste (USHT) Troms