Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Medlemmer: Morten Ovedal, leder Anne Grethe Liland, nestleder Anja Ovedal Varamedlemmer: Ragnhild Byberg Haughom, 1. varamedlem Tom Johansen, 2. varamedlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid: Mandag 3. juni 2013 kl. 09.00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen SAKSLISTE: SAK 08/13 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 09/13 PROSJEKTPLAN SAK 06/13 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Referater: Møtebok fra Styret i Agder Sekretariat Protokoll fra fellesmøte av ledere av kontrollutvalg Eventuelt Sirdal, 27. mai 2013 Morten Ovedal Leder Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær Varamedlemmer møter bare ved nærmere innkalling Eventuelle forfall bes meldt til Kjell Ivar Hommen, tlf. 975 10298. Kopi sendt til: Ordfører, rådmann, revisor og avisen Agder Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Kontrollutvalget i Sirdal kommune Sak 09/13 Møtedato: 03.06.2013 Saksbehandler: kih SAK 09/13 PROSJEKTPLAN Vedlegg: Prosjektplan Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Bakgrunn: I Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015, vedtatt av Sirdal kommunestyre 13.12.2012, prioriteres følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt øverst: Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Kontrollutvalget gjorde i sitt møte den 22. april 20134 følgende vedtak: Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjonen Vest om å lage en prosjektplan for prosjektet Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Prosjektplanen forventes ferdig til neste møte i kontrollutvalget som etter planen er 3. juni 2013. Kommunerevisjonen Vest har lagt frem en prosjektplan, datert 16. mai 2013, hvor prosjektet beskrives. Revisjonen foreslår følgende problemstillinger for prosjektet: Har Sirdal kommune etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak? Blir utvalgte politiske vedtak iverksatt? Prosjektet avgrenses til å undersøke kommunestyrevedtak for perioden 2011 og 2012 når det gjelder spørsmålet om iverksettelse av vedtak. Ved gjennomføringen av prosjektet legges til grunn følgende kriterier: Kommuneloven Forarbeider og kommentarer til kommuneloven Anerkjent teori og forskning Prosjektet er stipulert med et timeforbruk på 100 timer. Dette er innenfor kontrollutvalgets budsjettramme for 2013. Vi viser til vedlagte prosjektplan. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak basert på de problemstillinger og innenfor den rammen som fremgår av prosjektplan, datert 16. mai 2013. Rapporten forventes mottatt innen utgangen av..2013.
KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Deltakende kommuner: Audnedal, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Åseral Kontrollutvalget i Sirdal v/agder Sekretariat Boks 120 4491 Kvinesdal Dato: Vår ref: 16.5.2013 301/13-010 Prosjektplan forvaltningsrevisjon, politiske vedtak Bakgrunn Kontrollutvalget i Sirdal bestilte i møtet 22.4.2013 et forvaltningsrevisjonsprosjekt om å se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. På bakgrunn av denne bestillingen legger vi med dette frem forslag til prosjektplan. Formål og problemstilling Revisjonen foreslår følgende problemstillinger for prosjektet: Har Sirdal kommune etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak? Blir utvalgte politiske vedtak iverksatt? Avgrensning Prosjektet vil omhandle hvorvidt kommunen har utarbeidet et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Videre vil vi undersøke et utvalg av politiske vedtak. Utvalget er avgrenset til å se på kommunestyrevedtak. Ut fra prosjektets ramme vil vi undersøke kommunestyrevedtak fra perioden 2011 og 2012. Prosjektet har ikke som tema å undersøke om saker blir forsvarlig utredet. Det faller også utenfor revisjonens oppgave å vurdere hensiktsmessigheten av de politiske vedtakene. Kriterier Revisjonskriteriene er de normer og standarder som er relevante for det området som skal undersøkes i en forvaltningsrevisjon. Kriteriene fastsettes vanligvis ut fra relevant lovverk, politiske vedtak, føringer, retningslinjer og anerkjent teori. Ved gjennomføringen av dette prosjektet legger revisjonen til grunn følgende kriterier: Kommuneloven Forarbeider og kommentarutgave til kommuneloven Anerkjent teori og forskning Hovedkontor Avdelingskontorer Flekkefjord Lyngdal Mandal Kirkegaten 50 Postboks 353 Store Elvegate 1 A 4400 Flekkefjord 4577 Lyngdal 4514 Mandal Telefon 38 32 80 30 (33/34/35) Telefon 38 33 41 90 / 92 Telefon 38 27 30 47 / 48 E-post: post@komrev-vest.no Organisasjonsnummer: 974 783 169MVA
KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS Ytterligere revisjonskriterier vil kunne bli lagt til under gjennomføringen av prosjektet. Metode Forvaltningsrevisjonen vil bli gjennomført i henhold til krav fastsatt i kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Revisjonen vil benytte seg av dokumentanalyse, samtale/intervju med aktuelle relevante personer i kommunen, samt gjennomgang av et utvalg av politiske vedtak. Generelt vil revisjonen plukke vedtak for kontroll ut fra en vesentlighetsvurdering og på stikkprøvebasis. Ressurser og tidsplan Irene Loka vil være oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjonsprosjektet. Prosjektansvarlig er Veronika Andresen. Prosjektet gjennomføres innenfor et timeforbruk på 100 timer. Revisjonen vil fremlegge rapport fra prosjektet innen 2013. Med hilsen Sign. Irene Loka Revisjonssjef Sign. Veronika Andresen Forvaltningsrevisor Side 2
Kontrollutvalget i Sirdal kommune Sak 10/13 Møtedato: 03.06.2013 Saksbehandler: kih SAK 10/13 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Bakgrunn for saken: I Plan for selskapskontroll, vedtatt av Sirdal kommunestyre 25.04.2013, er gjennomføring av selskapskontroll i selskapet IRS Miljø IKS prioritert som 1. prioritet. Selskapet har kommunene Sirdal, Kvinesdal, Flekkefjord og Lund som eiere. Selskapet skal sikre at kommunen gjennomfører sitt samfunnsansvar innen renovasjon overfor den enkelte av innbyggerne i sine eierkommuner. Sirdal kommune har en eierandel på 23,1 % i selskapet. Formålet med selskapskontrollen er å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger og i henhold til aktuelle lover og regler. Kontrollutvalget har i sitt budsjett for 2013 100 timer til disposisjon for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Denne ressursen er allerede benyttet gjennom vedtak om bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Det anses allikevel som realistisk at kostnaden forbundet med selskapskontrollen kan dekkes innenfor årets budsjett til revisjon, da det synes mulig å kunne hente en effektiviseringsgevinst innenfor regnskapsrevisjon. Det legges til grunn at alle eierkommunene gjør vedtak om selskapskontroll. Signalene fra de andre kontrollutvalgene er positive til dette, men det er enda ikke gjort formelle vedtak i disse kommunene. Normalt sett vil kostnadene fordeles etter eierandelen i selskapet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre selskapskontroll i IRS Miljø IKS. Det legges til grunn at de andre eierkommunene også gjør vedtak om selskapskontroll i selskapet.
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Dato: Fredag 26. april 2013 kl. 13.00-14.30 Sted: Sekretariatets kontor i Kvinesdal AGDER SEKRETARIAT - styret MØTEBOK Tilstede: Bjarne Johansen, leder Malin Stokkeland Ebba Farre Roksvold Harald Lande Andre: Kjell Ivar Hommen, daglig leder Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Saksliste Sak 01/13 Protokoll fra forrige møte Sak 02/13 Årsregnskap for 2012 Sak 03/13 Lønnsreguleringer pr. 01.05.2013 Drøftingssak: Henvendelse fra arbeidsutvalg fra 16 kontrollutvalg om evt. Innlemmelse i Agder Sekretariat Orientering: Møte med ledere av KU 23.04.2013 Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder UNDERSKRIFTER: Bjarne Johansen Malin Stokkeland Ebba Farre Roksvold Harald Lande Utskrift sendes: Styrets medlemmer samt kontrollutvalgsleder, ordfører og rådmann i deltakerkommunene. 2
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Møtebok 26. april 2013 Agder Sekretariat Sak 01/13 Protokoll fra møte 13. september 2013 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Protokoll fra 13. september 2013 godkjennes. Sak 02/12 Årsregnskap for 2012 Enstemmig vedtak: 1. Styrets årsberetning for 2012 godkjennes. 2. Det foreliggende regnskap avlegges som selskapets regnskap for 2012. Etter at regnskapet er avlagt, skal regnskapet til revisjon hos Bruli Revisjon AS. Styret gjør slikt vedtak under forutsetning av at revisor ikke har merknader til det fremlagte regnskapet: 1. Styret godkjenner regnskapet for 2012. 2. Årets merforbruk, kr 14.048 dekkes fra disposisjonsfond. Sak 03/13 Lønnsreguleringer pr. 01.05.2013 Enstemmig vedtak: Det gis et tillegg i lønn fra 01.05.2012 for utvalgssekretær Willy Gill og daglig leder Kjell Ivar Hommen tilsvarende rammen i kommuneoppgjøret for 2013. Sak 04/13 Årsmelding for 2012 Enstemmig vedtak: Årsmeldingen for 2012 vedtas. 3
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder DRØFTINGSSAK: Agder Sekretariat har fått henvendelse fra arbeidsgruppe som representerer disse kommunene: Aust-Agder fylkeskommune, Vest-Agder Fylkeskommune, Søgne, Vennesla, Kristiansand, Songdalen, Arendal, Birkenes, Froland, Gjerstad, Grimstad, Lillesand, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli vedr. muligheten for et mulig samarbeid med Agder Sekretariat. Styreleder og daglig leder var invitert til møte i arbeidsgruppen 15. april 2013, hvor det fremkom ønske om at vi undersøkte muligheten for at disse kommunene kunne bli innlemmet i vårt selskap. Det er sendt en henvendelse ordføreren i de 16 eierkommunene, og samtlige har gitt tilbakemelding. Alle gir uttrykk for at de er positive til henvendelsen, men flere har tatt forbehold om bl.a. økte årlige kostnader og kapasitet for sin kommune. Før styret tar en nærmere beslutning om å arbeide videre med sikte på en utvidelse av selskapet, ønskes det en vurdering/avklaring av enkelte forhold som vil være viktige for å kunne ta en beslutning: Dette gjelder bl.a: Fiktivt budsjett for 2014 basert på en tenkt bemanningsøkning. Hvordan fordele kostnadene mellom store, mellomstore og mindre kommuner? Daglig leder arbeider videre med saken, og tar kontakt med leder av arbeidsgruppen/leder av Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Orientering Styret ble orientert om avholdt fellesmøte av KU-ledere i de 11 kommunene som eier Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Fellesmøtet drøftet hvordan Agder Sekretariat skulle forholde seg til et ønske/anmodning fra eiermøte i Kommunerevisjonen Vest om at sekretariatet skulle gjøre en utredning om forhold knyttet til en eventuell konkurranseutsetting av revisjonsselskapet. 4
AGDER SEKRETARIAT FELLESMØTE LEDERE AV KONTROLLUTVALGENE i eierkommunene til Kommunerevisjonen Vest PROTOKOLL Tilstede: Judith Birkeland Alf Skeime Svein Bøgwald Harald Lande Jens Monstad Lars Odin Engeli Bjørn Pedersen Benjamin Le Maitre Hans Gunnar Sveindal Flekkefjord kontrollutvalg (medlem) Hægebostad kontrollutvalg Kvinesdal kontrollutvalg Lyngdal kontrollutvalg Marnardal kontrollutvalg Åseral kontrollutvalg Farsund kontrollutvalg Lindesnes kontrollutvalg Audnedal kontrollutvalg (medlem) Leder av Sirdal og Mandal kontrollutvalg hadde forfall. Andre: Kjell Ivar Hommen Willy Gill Agder Sekretariat Agder Sekretariat Dato: Tirsdag 23. april 2013 kl. 19.00-20.30 Sted: Lyngdal rådhus Innkalling til møtet var utsendt 16. april 2013. DRØFTINGSSAK Bakgrunnen for møtet var å drøfte med lederne av kontrollutvalgene hvordan vi som sekretariat for kontrollutvalgene skal forholde oss til et ønske/anmodning fra eiermøte i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Eiermøtet ønsket/anmodet om at Agder Sekretariat undersøkte og utarbeidet et notat/utredning om følgende forhold: Hvordan gjennomføre konkurranseutsetting av revisjonen. Innhente opplysninger fra kommuner som har privat revisjon. Kan Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS delta med anbud i en eventuell konkurranseutsetting. Enstemmig uttalelse fra fellesmøtet: 1. Fellesmøtet for ledere av kontrollutvalgene mener det er prinsipielt feil at Agder Sekretariat skal utrede denne saken etter anmodning fra eiermøte i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS, avholdt 6. mars 2013. 2. Fellesmøtet viser for øvrig til at:
Det er kontrollutvalget som er det eneste organ som har rett til å avgi innstilling til kommunestyret/bystyret/fylkestinget når det gjelder valg av revisjonsordning og ved valg av revisor. Det er kontrollutvalgets ansvar at innstillingen er grundig forberedt, herunder at det innhentes eventuelle synspunkter fra andre instanser i kommunen før innstillingen blir avgitt. Det er kommunestyret/bystyret/fylkestinget som skal gjøre vedtak om revisjonsordning og foreta valg av revisor. Kvinesdal, 23. april 2013 Kjell Ivar Hommen Willy Gill Utskrift sendes til: Kontrollutvalgsledere, ordfører og rådmann i deltakerkommunene.