MØTEINNKALLING Utvalg: REPRESENTANTSKAPET I AHSA Møtested: Marker kommunehus, kommunestyresalen Møtedato: 26.04.2019 Tid: 13.45 14.15 Dersom den faste representanten er forhindret fra å møte, bes han/hun snarest varsle sin vararepresentant. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Side Tittel 01/19 KONSTITUERING 02 02/19 ÅRSMELDING FOR 2018 03 03/19 ÅRSREGNSKAP FOR 2018 23 04/19 BANKINNSKUDD 36 05/19 VALG AV NY LEDER I AVVIKLINGSSTYRET 38 06/19 STYREHONORARER AVVIKLINGSSTYRET 39 07/19 STATUS AVVIKLINGSARBEIDET 40 08/19 EVENTUELT Hobøl, 1. april 2019 Olav Breivik representantskapsleder (sign.)
Sak 01/19 KONSTITUERING Ole Christian Borgeraas 01/19 REPRESENTANTSKAPET I AHSA 26.04.2019 Ingen. A. Godkjenning av innkallingen B. Godkjenning av sakslisten C. Valg av 2 representantskapsmedlemmer til å underskrive protokollen. Administrasjonens forslag til vedtak: A. Representantskapet godkjenner innkallingen til møte 26.04.2019 B. Representantskapet godkjenner sakslisten til møte 26.04.2019 C. Følgende to representantskapsmedlemmer velges til å underskrive protokollen: (velges på møtet)
Sak 02/19 ÅRSMELDING FOR 2018 Tor Morten Mandt 07/19 STYRET FOR AHSA 12.03.2019 02/19 REPRESENTANTSKAPET I AHSA 26.04.2019 1. Årsmelding 2018 for AHSA IKS Politisk behandling av årsmelding for AHSA IKS for driftsåret 2018. Saken behandles i styret og videresendes representantskapet for endelig godkjenning. Behandling i STYRET FOR AHSA 12.03.2019: Enstemmig vedtatt. Styrets innstilling til vedtak i representantskapet: Årsmeldingen for AHSA IKS for driftsåret 2018 godkjennes.
Sak 03/19 ÅRSREGNSKAP FOR 2018 Tor Morten Mandt 08/19 STYRET FOR AHSA 12.03.2019 03/19 REPRESENTANTSKAPET I AHSA 26.04.2019 1. Drifts- og balanseregnskap 2018 før selvkostberegning 2. Endelig drifts- og balanseregnskap 2018 3. Revisjonsberetning for 2018 Politisk behandling av årsregnskapet for AHSA IKS for driftsåret 2018. Saken behandles i styret og videresendes representantskapet for endelig godkjenning. Bakgrunn og saksopplysninger: Vedlagt følger resultatet for 2018, som viser et positivt årsresultat på kr.450.993,- inklusive renteinntekter, mens kontooppstilling viser et positivt resultat på kr. 753.966,-. Internrente er beregnet til kr. 266.488,-. Status selvkost er nå et negativt resultat på kr.1.259.802,-. Selskapet hadde i 2018 en omsetning på kr. 12.586.240,-. Avskrivninger er på totalt kr.2.207.001,-. Da AHSA vil være integrert i den nye kommunen fra 2020 og med det bli underlagt et annet regnskapssystem, må opparbeidet selvkost og avskrivninger vurderes på nytt. Det vises her til annen sak vedr. bankinnskudd. Kommentarer til de ulike hovedkapitler: Administrasjon 100: Resultat kr. 605.711,-, budsjett 672.000,- (90%). Hovedårsaken er refusjon av sykepenger. Drift 200. Resultat kr. 8.860.256 budsjett kr. 9.344.053 (94 %). Inntekter (143 %). Årsakene er utvidet beredskapsvakt for Hobøl, større inntekter på mottak av slam, og «overskudd» på innbytte av vaktbil. Personalkostander (96%): Det er her merinntekter på sykepenger. Konsulenttjeneste (144 %): Merforbruk for å innleie personell. Vedlikehold: (47 %). Det har vært lite behov for vedlikehold Andre driftskostnader (110%): Økte utgifter til slam, «etterslep» fra 2017 og merutgifter til el er hovedårsaken. Avskrivninger (102%). Økte avskrivninger bl.a. grunnet innkjøp av ny vaktbil. Pumpestasjoner (300) Resultat 474.402,-, budsjett 416.000,- (113%) Det har vært større utgifter til levering av ristegods..
Sak 03/19 Drift ledninger (400) (0 %), Vi har ikke vært noen aktivitet her. Fordeling av driftskostnadene. I henhold til selskapsavtalen skal eierkommunene belastes i henhold til forbruk. Driftstilskuddet for 2018, 2017 og 2016 fordelt på kommunene: 2018 2017 2016 Askim 80 % 8.501.995 79 % 8.192.732 79 % 7.862.166 Spydeberg 12 % 1.240.541 12 % 1.240.374 11 % 1.131.672 Hobøl 8 % 951.762 9 % 990.214 10 % 933.138 AHSA 100% 10.694.328 100 % 10.423.320 100 % 9.926.976 Behandling i STYRET FOR AHSA 12.03.2019: Enstemmig vedtatt. Styrets innstilling til vedtak i representantskapet: Årsregnskapet for 2018 med et positivt årsresultat på kr. 450.993 godkjennes. Overskuddet tilføres egenkapitalen.
Sak 04/19 BANKINNSKUDD Tor Morten Mandt 05/19 STYRET FOR AHSA 19.01.2019 04/19 REPRESENTANTSKAPET I AHSA 26.04.2019 Ingen. Bruk av AHSAs bankinnskudd før selskapet blir en del av Indre Østfold Kommune. Bakgrunn og saksopplysninger: AHSA har pr. 31.12.18 kr.14,44 mill i bankinnskudd, men regnskapet viser et akkumulert underskudd på kr.1,56 mill (2017). Årsakene til dette er: AHSA fører i henhold til vår selskapsavtale regnskapet etter Norsk Standard. Dette innebærer bl.a. at avskrivninger fører som en direkte driftsutgift. Avskrivninger skal normalt harmonisere med avdrag på gjeld til avskrivningsobjektet. AHSA har i dag ingen gjeld slik at regnskapsmessig avskrivning på 2,14 mill (2018) innebærer ingen direkte utgift. I henhold til regler om selvkost beregnes det kalkulatoriske renter på anleggsmidler. Før 2003 ble overskudd fra driften satt på fond for framtidige investeringer. Regler for oppbygging og bruk av fond er endret og oppsparte midler ble overført fil egenkapitalen (styresak 02/12). Bankinnskuddet er vel å betrakte som en del av eierkommunenes selvkostfond, og at det er naturlig at det kommer innbyggerne i Askim, Spydeberg og Hobøl til gode. Et alternativ er å ikke kreve inn driftstilskudd fra eierkommune i 2019. Dette er budsjettert med kr.10,69 mill. og AHSA vil ha tilstrekkelig likvide midler til fortsatt ha forsvarlig drift. Dette er en revidering av budsjettet og må behandles av representantskapet. Dersom dette blir vedtatt kan eierkommunene justere avgiftene for 2.halvår 2019. Behandling i STYRET FOR AHSA 19.01.2019: Enstemmig vedtatt.
Sak 04/19 Styrets innstilling til vedtak i representantskapet: Bankinnskudd p.t. kr.14,59 mill. er å betrakte som en del av eierkommunenes selvkostfond. Styret ønsker at dette skal komme abonnentene i eierkommunene til gode og ønsker å tilbakebetale kr.12 mill. så snart som mulig og anmoder representantskapet å godkjenne dette.
Sak 05/19 VALG AV NY LEDER I AVVIKLINGSSTYRET Åsmund Kobbevik 05/19 REPRESENTANTSKAPET I AHSA 26.04.2019 Ingen. Per Sturla Wærnes har bedt om fritak fra sitt verv i avviklingsstyret. Det velges derfor nytt medlem i avviklingsstyret. Bakgrunn og saksopplysninger: I forbindelse med at Per Sturla Wærnes har takket ja til jobb som rådmann i Notodden kommune, har han bedt om fritak fra vervet som medlem i avviklingsstyret. Prosjekt Indre Østfold kommune har tatt initiativ til å finne stedfortreder. Det foreslås å velge Jan Erik Fredriksen som nytt medlem. Forslaget er drøftet med representantskapets leder, som også er leder for valgkomitéen. Endret arbeidssituasjon, både i ansvar og i en annen del av landet, er en åpenbar grunn til at Wærnes trekker seg fra avviklingsstyret. En erstatter bør ha kompetanse innen eierskap, virksomhetsstyring og ledelse. Kandidaten som foreslås har mangeårig erfaring fra ledelse i offentlig sektor, med god kjennskap til eierstyring gjennom systemarbeid og styreverv, knyttet til både drift og avvikling. Forslaget er fremlagt for øvrige styremedlemmer og for representantskapets leder, som alle støtter kandidaten. Forslag til vedtak: 1. Per Sturla Wærnes innvilges fritak fra sitt verv som medlem av avviklingsstyret for Askim, Hobøl og Spydeberg avløpssamarbeid, IKS. 2. Representantskapet velger Jan Erik Fredriksen som nytt medlem i avviklingsstyret. Representantskapets vedtak:
Sak 06/19 STYREHONORARER AVVIKLINGSSTYRET Åsmund Kobbevik 06/19 REPRESENTANTSKAPET I AHSA 26.04.2019 Ingen. Fastsettelse av styrehonorarer til avviklingsstyret. Bakgrunn og saksopplysninger: Askim og Eidsberg kommune stiller med til sammen tre ansatte i avviklingsstyret til det interkommunal selskapet. Arbeidet med avvikling og bistand i forbindelse med avvikling og overføring til Indre Østfold kommune er svært arbeidskrevende. Vurderinger: Arbeidet i avviklingsutvalget ble påbegynt i oktober 2018, mens den formelle inntreden av avviklingsstyret forventes å finne sted i løpet av april 2019. Arbeidet vil pågå i hele 2019 og deler av 2020. Arbeidet vil gjennomføres i arbeidstiden eller som plusstimer på kveld og helg. Denne kostnaden må Askim, Eidsberg og Indre Østfold kommune dekke. Å være et styre for et IKS er et merarbeid og innebærer et økt ansvar. Å være avviklingsstyre for 5 IKSer et betydelig merarbeid og et betydelig økt ansvar. Satsene for styreverv varierer mellom ca 2500 kroner per møte og 2000 per møte. Om vi regner med at det er ca 12 måneder fra avviklingsutvalget begynte sitt arbeid (16 måneders arbeid og S styreansvar i ca 10 måneder), kan regnestykket se slik ut: 12 x 2500(høy sats X 1 selskap = 30 000 Ganger man dette med 5 selskaper får vi 150 000 per styremedlem pluss tillegg for ledere. 12 x 2000(midlere sats) x 1 selskap = 24 000 Ganger man dette med 5 får vi 120 000 per styremedlem. 24 000 eller 30 000 er en for lav kompensasjon. 120 000 eller 150 000 synes å være for høyt. Det foreslåes derfor en midlere løsning. Styremedlemmene gis et tillegg på 50 000 (det samme som alle andre prosjektmedarbeidere i Indre Østfold kommune har fått) for å ta ansvaret for alle de fem IKSer som skal avvikles. Leder gis et tillegg på 20 000. Hvert IKS betaler derfor 34 000 til avviklingsstyrets honorarer. 10000 til hvert styremedlem og 14000 til styreleder.
Sak 06/19 Samlet sett innebærer forslaget reduserte styrekostnader for eierne. Saksbehandler frasier seg styrehonorarer. Avviklingsstyrets innstilling til vedtak i representantskapet: Representantskapet vedtar at styremedlemmene gis et tillegg på 50 000 (det samme som alle andre prosjektmedarbeidere i Indre Østfold kommune har fått) for å ta ansvaret for alle de fem IKSer som skal avvikles. Leder gis et tillegg på 20 000. Hvert enkelt IKS betaler derfor 34 000 til avviklingsstyrets honorar Representantskapets vedtak:
Sak 07/18 STATUS AVVIKLINGSARBEIDET Per Sturla 07/19 REPRESENTANTSKAPET I AHSA 26.04.2019 Ingen. Orientering om status i avviklingsarbeidet. Bakgrunn og saksopplysninger: Representantskapets vedtak: