Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato dok.: 8. desember 2009 Dato møte: 17. desember 2009 Saksbehandler: Styresekretær Vedlegg: 1. Liste med stiftelser tilknyttet helseforetaket 2. Retningslinjer vedrørende helseforetakenes forhold til gaver, stiftelser og legater SAK 176/2009 RUTINER OG RETNINGSLINJER I FORHOLD TIL PRIVATE GIVERE, STIFTELSER, FOND, LEGATER ETC. 1.0 Innledning Helseforetaket mottar hvert år gavemidler fra private givere som stiftelser, privatpersoner, selskaper etc. Dette inngår som en normal del av virksomheten som skal forvaltes av foretaket. For å sikre en god forvaltning er det behov for å plassere ansvar og oppgaver i organisasjonen gjennom rutiner og retningslinjer for helseforetakets samhandling med private givere. Utgangspunktet er de fellesregionale retningslinjer vedrørende helseforetakenes forhold til stiftelser og legater som ble gjort bindende for Oslo universitetssykehus HF i foretaksmøte 12. februar 2009. I samsvar med de fellesregionale retningslinjene er det nedenfor forslag til rutiner og retningslinjer i Oslo universitetssykehus. Målsetningen er en ordning som sikrer interessene og gir nødvendig selvstendighet for både helseforetak og giver, uten å være for komplisert og upraktisk. Det er viktig for helseforetaket å ivareta og støtte opp om givernes gode intensjoner og hensikt. 2.0 Rutine for mottak av midler fra private givere etc. Innledningsvis presiseres at rutinene nedenfor gjelder mottak av gavemidler fra private givere og omfatter ikke tilskudd i foretaksstrukturen eller som mottas fra offentlige organer, som for eksempel midler fra Norges forskningsråd eller EUsystemet osv. Gavemidler fra private givere kommer i hovedsak inn til helseforetaket enten etter søknad på utlyste midler eller etter initiativ fra giver selv. Med hensyn på rutiner for håndteringen kan de sistnevnte også deles opp i engangsgaver
Oslo universitetssykehus HF styresak 176/2009 Side 2 av 5 (leilighetsgaver) og i årvisse gaver, typisk fra en stiftelse, med helseforetaket som sitt formål. Nedenfor gjennomgås først noen generelle implikasjoner som må ivaretas ved mottak og forvaltning av gavemidler. Etter det gjennomgås hensyn og ordninger for mottak og forvaltning av gaver, alt etter om de er fremkommet etter søknad eller på givers eget initiativ, og om de er årvisse eller engangsgaver. 2.1 Hensyn som må ivaretas ved mottak av gaver Gaver og bidrag gitt til helsepersonell er regulert i lov og forskrift 1. Etter forskriften er det forbudt for helsepersonell å motta ytelser som er egnet til å påvirke helsepersonells tjenestelige handlinger på en utilbørlig måte. Gaver som mottas på vegne av helseforetaket vil også kunne falle inn under forskriften. Rutinen for mottak av gavemidler fra private bør derfor bidra til uavhengighet mellom helsepersonell og private givere. I tillegg til habilitetsvirkningen for de ansatte vil midler fra eksterne kunne påvirke selve virksomheten i helseforetaket. Gaver er som regel gitt til et bestemt formål og kan dermed ha direkte betydning for sammensetning av og størrelse på helseforetakets virksomhet, og for økonomiske prioriteringer av helseforetakets egne midler. Mottak av midler fra eksterne, må av helseforetaket behandles deretter for å sikre nødvendig ledelseskontroll og at kravene til forvaltning oppfylles. Oppsummert må ordningen for gaver til helseforetaket ta hensyn til givers intensjon, de ansattes habilitet og virksomhetens uavhengighet, styring og samordning. 2.2 Engangsgaver (leilighetsgaver) Mottak av engangsgaver på givers eget initiativ må også behandles ut fra hensynene gjennomgått ovenfor. Dette kan ivaretas med en enkel rutine om at foretakets regnskapsavdeling involveres ved tilbud om gaver. I forhold til habilitet ved behandling av gaver er det en fordel at regnskapsavdelingen har organisatorisk avstand til førstelinjeaktiviteten i foretaket som har kontakten med private givere og som typisk er tenkt som mottaker og bruker gavemidlene. Regnskapsavdelingen kan informere og veilede giver og ansatte om hvordan midlene best kan tas imot innenfor foretakets retningslinjer for å oppnå givers intensjoner. Regnskapsavdelingen skal påse at leder informeres om gaver til sitt virksomhetsområde. Dersom gaven er av en betydning eller art som kan påvirke strategiske, styringsmessige eller økonomiske prioriteringer ved helseforetaket skal sykehusledelsen informeres for avklaring av mottaket. Dette er for eksempel aktuelt dersom gavens formål faller utenfor foretakets virksomhetsområde, dersom gaven har vesentlig betydning for virksomheten ved andre enheter ved 1 Helsepersonelloven 9 og forskrift om begrensinger i helsepersonells adgang til å motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse av 2. juli 1999 nr 64.
Oslo universitetssykehus HF styresak 176/2009 Side 3 av 5 heleforetaket, eller dersom gaven medfører driftskostnader som hospitalet ikke kan ta på seg. Dette er nedfelt i foretakets interne fullmaktsstruktur ved at mottak av gaver er regulert slik at administrerende direktør kan motta gaver innenfor daglig ledelse. Det vil si at mottak av gaver som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller stor betydning og der det ellers er regulert slik skal vedtas av styret. Ledere på nivå to i organisasjonen kan innenfor samme begrensing motta gaver med verdi inntil 5 millioner kroner, ledere på nivå tre innenfor 1 million kroner og ledere på nivå fire inntil 10 000 kroner. Andre kan ikke egenhendig motta gaver på vegne av helseforetaket. 2.3 Årvisse gaver og avtaler med faste givere Bekjempelse av sykdom og fremme av helse er vanlige formål for gaver fra private, herunder stiftelser etc. Flere stiftelser har mer direkte tilknytning til Oslo universitetssykehus ved å ha støtte til deler at helseforetakets virksomhet som sitt formål. Samhandlingen med stiftelser eller andre givere, hvis formål er konkret knyttet til Oslo universitetssykehus, bør gjennomføres innenfor en ordning avtalt med den enkelte giver for å sikre best mulig utnyttelse av midlene til støtte for stiftelsens formål og helseforetakets virksomhet. Helseforetaket vil arbeide for å inngå slike avtaler med relevante stiftelser og givere. 2.4 Søknad om gavemidler fra private En rekke givere som foreninger og stiftelser, har gavemidler til utdeling etter søknad. Ut fra samme hensyn som ovenfor legges det opp til at alle søknader om gavemidler skal sendes etter godkjenning av leder som har mottaksfullmakt. 3.0 Forvaltning av gavemidler Etter ordningene ved helseforetaket er det i dag tre mulige plasseringer av gaver som skal komme Oslo universitetssykehus til gode. Gaven kan plasseres på øremerket gavekonto i helseforetaket, hos Medinnova eller i en stiftelse. Regnskapsavdelingen vil som del av sin veiledning overfor giver orientere om de mulige plasseringsalternativene og hva som passer i forhold til givers intensjoner og helseforetakets ordning. For faste årvisse givere vil det være bestemt hvordan midlene skal forvaltes. Som eksempel plasseres midler fra Kreftforeningen i helseforetaket. Tidsaspekt og formål med midlene gir veiledning for hvordan de best kan forvaltes. Det er hensiktsmessig å plassere gavemidler som skal brukes innen kort tid til konkrete formål i helseforetaket. Gaver som er tilskudd til prosjekter over tid kan ha nytte av forvaltningstjenesten til Medinnova. Gaver som er ment som en generell og varig støtte til virksomheten plasseres best i en stiftelse hvor avkastningen på en fleksibel måte kan komme formålet til gode over tid. 4.0 Organisering i forbindelse med stiftelser i tilknytning til helseforetaket Ved sin selvstendighet og uforanderlighet egner stiftelser seg til å forvalte et pengebeløp til støtte for et bestemt formål. Stiftelser har slik gode forutsetninger for å bygge opp en grunnkapital og fremstå som en varig og sikker plassering for
Oslo universitetssykehus HF styresak 176/2009 Side 4 av 5 et formål i tilknytning til helseforetakets virksomhet. Samtidig vil plassering i en stiftelse hindre at gavemidler blir sammenholdt uriktig med helseforetakets økonomi. Stiftelser er per definisjon en selvstendig enhet. Som del av formålet for flere stiftelser har imidlertid Oslo universitetssykehus innflytelse og interesser i stiftelser. Slike stiftelser er opplistet i vedlegget til denne saken. For å ivareta sine interesser, og for å medvirke til at forvaltningen av stiftelsene oppfyller gitte krav, vil helseforetaket i overensstemmelse med de fellesregionale retningslinjene, ha veiledende retningslinjer i forbindelse med organisering av stiftelser der det skulle bli aktuelt. Retningslinjene vil i utgangspunktet gjelde eventuelle nye stiftelser. For eksisterende stiftelser er en eventuell organisering etter helseforetakets retningslinjer bare aktuelt dersom stiftelsen selv ønsker det. Sentrale områder for retningslinjene er: 4.1 Stiftelsers formål For midler som er ment å støtte helseforetakets virksomhet over tid er det viktig å sikre fleksibilitet i mulig anvendelse av midlene, slik at bruksområdet ikke blir for snevert og gaven ikke kan brukes til det beste for sitt formål og givers intensjoner. Gavemidler som forvaltes gjennom stiftelser for helseforetakets virksomhet bør derfor ha et noe vidt formål, som forskning eller pasientbehandling, eller være knyttet opp mot større sykdomsområder eller pasientgrupper. Innenfor disse formålene kan stiftelsene eventuelt opprette fond for mer bestemte formål. 4.2 Styret Stiftelser har et styre. Helseforetakets holdning er at styret skal være uavhengige av de som mottar midler fra stiftelsen (helseforetaket og dets eiere). Styrenes funksjon er å skape troverdighet, sikre god plassering av grunnkapitalen og bidra til å synliggjøre stiftelsenes formål. Styret er øverste ledelse og vedtar utdelinger fra stiftelser. Stiftelser bør dele ut midler i en åpen og dokumenterbar prosess. 4.3 Representantskap Stiftelsene bør ha et representantskap som velger styret og fastsetter styrets godtgjørelse. Representantskapet vedtar etter forslag fra styrene eventuelle endringer i stiftelsens vedtekter. For stiftelser av noe størrelse vil representantskapet kunne være styret i helseforetaket eller den styret gir fullmakt. 4.4 Administrasjon og stiftelsene Flere stiftelser er ikke av en størrelse som understøtter en egen administrativ forvaltning. Det er av interesse at stiftelsene som er tilknyttet helseforetaket fungerer godt og etter sin hensikt. For å bidra til dette kan helseforetaket etter avtale med den enkelte stiftelse, bidra til å ivareta den daglige drift for stiftelsen. Det vil typisk inneholde oppgaver som å sørge for regnskapsføring og melding til offentlige myndigheter, rapportering etc. Administrative tjenester som skal utføres for stiftelsene vil bli regulert i en skriftlig forvaltningsavtale mellom
Oslo universitetssykehus HF styresak 176/2009 Side 5 av 5 stiftelse og helseforetaket. Oppgaven skal utføres i enheter som for eksempel regnskapsavdelingen, som ikke er potensielle mottakere av midler fra stiftelsen. 4.5 Strukturering av stiftelser Mangfoldet av til dels mindre stiftelser som virker uten noen samordning innenfor samme formål gir grunnlag for å hevde at det er hensiktsmessig med større sammenstilling og koordinering for å øke effekten av stiftelsenes gaver. St. Olavs Hospital etablerte i 2004 en egen fondsstiftelse for helseforetaket som har som formål å forvalte gaver og fond ved St Olavs Hospital, samt dele ut midler fra kapitalen og dens avkastning til forskjellige tiltak og aktiviteter forbundet med virksomheten. Ved opprettelsen og senere er flere stiftelser lagt inn i fondsstiftelsen. Stiftelsen og dens formål promoteres på helseforetakets hjemmesider. Med de mange, men også store og veldrevne stiftelser som knytter seg til Oslo universitetssykehus, foreslås det ikke å opprette en sentral samlet fondsstiftelse for helseforetaket. Oslo universitetssykehus vil imidlertid ved anledning ha som tilnærming at det er mest hensiktsmessig om stiftelser i tilknytning til helseforetaket er strukturert i enheter som er så store at de kan ivareta sin egen forvaltning på en god måte. 5.0 Rapportering Som vedtatt i de fellesregionale retningslinjene vil Oslo universitetssykehus iverksette tiltak for å holde oversikt over stiftelser foretaket er involvert i. Dette vil sammen med gaver som giver har gitt til bestemte formål og som derfor balanseføres i foretakets regnskap bli rapportert til Helse Sør-Øst i årlig melding. Forslag til vedtak 1. Styret gir sin tilslutning til de foreslåtte utfyllende rutiner og retningslinjer for oppfølgingen av retningslinjer vedrørende helseforetakenes forhold til gaver stiftelser og legater som er vedtatt av foretaksmøte. 2. Styret ber administrerende direktør følge opp arbeidet med å få på plass avtaler for samarbeidet mellom Oslo universitetssykehus og større stiftelser som har helseforetakets virksomhet i sitt formål, herunder Radiumhospitalets legater og Radiumhospitalets Forskningsstiftelse. Oslo den 8. desember 2009 Siri Hatlen