Årshjul for studieseksjonen Det medisinsk-odontologiske fakultet Ansvarlige ØL - Ørjan Leren KW - Kristin Walter TVM - Torunn V. Mikalsen STS - Studieseksjonen MKS - May K. Skjerlie FAS - Forskningsseksjonen KBJ - Karen B. Jacobsen TL -Tone Larsson - Marit Bergheim LAA - Linn Aarvik SB - Siri Bjerkestrand GA- Guro Akre Sist oppdatert: Ansvarlig for årshjulet: TK - Torill Knag ABM - Ane B. Mengshoel MNÅ - Marthe N. Årvik DTM - Dina T. Midtflø År Måned Fast/AndreSaksforberedelse Prosess/kommentar Adm. ansvarlige Frist Kolonne1 Januar Fast Semesterstart Brukerstøtte semesterregistrering Infosenteret i samarbeid med studiekonsulenter på fak/inst Sem.reg innen 01.feb Januar Fast Utsending av vitnemål, medisin MAS Januar Fast Bestilling av studentlisenser MAS Januar Fast Mottak internasjonale studenter Int. koordinatorer Januar Fast Internasjonal uke UiB/Internasjonal dag Infomasjonsmøter om MOF studentutveksling Ane/komite Januar Fast Messedeltakelse Studiekonsulenter Januar Fast Kulldeling medisin jfr retningslinjer Karen Januar Fast Frist for ev rapportering på Program for Ev koordinering med evaluering og kvalitetsutvikling (PEK) økonomiseksjonen Januar Fast Lage bekreftelser til de som forventes å bli Bruk FS-studentsamlebilde, søk opp ferdig inneværende semester (primært kullet og sjekk at opplysningene er medisinstudiet) riktig Mars Fast Dialogmøte studenttillitsvalgte LAA/ Januar Fast Koordinere tidspunkt for undervisningsmøter KW med samarbeidende sykehus Onsdag uke 3 Frist fra SA 30.jan Januar Fast Informasjonsmøte psykiatri utplassering Tidlig i januar vårsemester Karen Januar Andre Undervisningsregnskap Stenger database for registrering for Reg.frist 31. jan høstsemesteret Februar Fast Dialogmøte med timeplanleggere 03.feb Februar Fast Korrektur av "Prospective students" Koordinere ift. instituttene + LAA (Brosjyre) internasjonale koordinatorer Februar Fast Søknadsfrist utveksling (Hoved) Informasjon og veiledning til Ane 01.feb studenter som søker Februar Fast Dialogmøte MOSU Seksjonsleder, visedekan Februar Fast Seminar for studieledelsen og programutvalgene seksjonsleder/visedekan 4. og 5. februar
Februar Fast Rapportering DBH høst (studie og forskning), inkl. rapporteringsmøte Studieseksjonen kvalitetssikrer data og følger opp (koordinere med FAS), Marit, FAS Februar Fast Utdanningsmelding Instituttvis oppfølging/mosu /Programutvalg/Institut ter 10.feb (Fak) 15.feb (UiB) Frist PU/institutt 20.feb Februar Fast Besøk/dialogmøter med instituttene seksjonsleder Mars i Februar Fast Nettverksgruppe studie Marit, STS Februar Fast Arbeidsstuer timeplanlegging Februar Fast Åpning av søknadsweb for Guro, institutter 01.feb masterutdanninger Februar Fast VINTERFERIEUKE 9 uke 9 Mars Fast Rapportering DBH, inkl. rapporteringsmøte Studieseksjonen kvalitetssikrer data og følger opp Mars Fast følger opp ift. instituttene, Marit Intern frist 01.mar, ekstern frist 15.mar 1. mars (5. mars v-) Frist timeplanlegging høstsemester Mars Fast Rombestilling studiestart Dina Mars Fast Frist søknad nasjonal utveksling høst May 15.mar Mars Fast Info til studenter, SAK May Mars Fast Informasjonsmøte desentral undervisning B-Viktig med god involvering fra Studiekonsulent/KBJ i 01.apr kull for høstkullet instituttenes side samarbeid med K1 og K2 Mars Andre Fakultetstyremøte Resultatoversikt Mars Andre Studieledelse Inkl utkast Utdanningsmelding Mars Andre Besøk/dialogmøter med instituttene seksjonsleder Mars Fast Nasjonalt utdanningsmøte medisin 19.mar Studieseksjonen følger opp og forbereder aktuelle saker April Fast PÅSKEFERIE UKE 16 April Fast Utdanningsmelding - ferdigstilling Fakultetet utarbeider samlet melding, behandles i fakultetsstyret Frist UiB 1.apr Februar Fast Utlysning undervisningsprisene ved MOF Informasjon til alle som kan nominere April Fast Frist søknad om særplass desentral undervisning April Fast Søknadsfrist SO Studiekonsulentene svarer på henvendelser ang. opptak April Fast Søknadsfrist master Studiekonsulentene svarer på henvendelser ang. opptak Studiekonsulent/KBJ 15.apr SO-frist 15.apr frist 15.apr
April Fast Studiestartseminar Planlegge studiestart høst for alle 28. april? Nødvendig? studentgrupper, koordinere i samarbeid med studie-konsulenter Dina fak/inst April Fast Informasjon om søkertall SO - opptak Orientering Mai-møtet? studieledelse/fakultetsstyret Mai Andre Felles sosial HMS-samling fakultets og Slutten av mai? Sjekke instistuttadm. Nedsetting Komite Mai Fast Eksamensplan Maj Mai Publisering uke 25 Mai Fast Kopiering av emnedata på Mi side til nytt semester /instituttene Mai Fast Rutine i FS kopiere fra forrige semester Forberede FS til neste semester Marit Mai Fast Informasjonsmøte om særoppgaver Leder for medisin Mai Fast Forberede studiestart Program og informasjon inkl. redigering velkomstbrev og studiestartbrosjyre for fakultetet Mai Fast FS-rutiner utdanningsplaner, kullister Sjekke at utd. planene stemmer for avgangsstudenter vårsemester, Marit tar ut rapporter (med tanke på vitnemålsproduksjon) særoppgavekomite/mks Koordinering v/ Dina Studieveiledere Slutten av mai Frist fra SA: medio mai Mai Fast Opptak av utvekslingsstudenter Oversending til/fra SA Marte 15.mai Mai Fast Informere om hospitantstudierett Melding til institutter om dette Frist 1. jun Mai Fast Dialogmøte MOSU seksjonsleder mai Mai Andre Undervisningsregnskap Åpne database for registrering av data 31.aug for vårsemesteret Mai Andre Studieledelse Inkl. undervisningsprisene Mai Andre Nettverksgruppe studie Mai Andre Nasjonalt dekanmøte medisin Sted? seksjonsleder juni? Mai Andre Medarbeidersamtaler seksjonssjef Mai Andre Rydde på P: ALLE Mai Andre Studentlisenser B-kull MKS Primo juni Mai Fast Gruppering av A-kull medisin i A1 A2 KBJ sist i mai? Juni Fast Melding til institutter om dette Marit Publisering av Litteraturlister og timeplaner 01. jun Juni Fast Etter 4. studieår (etter sensur i May Studentlisenser farmasistudenter FARM204) Juni Fast Avslutningsarrangement Odontologi/tannpleie/medisin/ Arrangementsansvar/oppføl 20.jun ging/deltakelse v/studiekonsulenter
Juni Fast Info til studentene om søknader alternativ Studiekonsulent på institutt 01.jul plass psykiatri utplassering Juni Fast Utstedelse av vitnemål avgangskull Medisin, ernæring, bachelor og May mastergrader Juni Fast Sommeravslutning Fakultetsadministrasjon og studieseksjon Juni Fast Fakultetets dag Utdanningspriser Juni juni opplæring av ny telefonsentral alle Juni Fast Melding til SAK om studenter som har bestått avsluttende eksamen Autorisasjon May Juni/juli (påvente av sensur) Juni Fast Masteropptak Juli Fast FERIEMÅNED Juli Fast Opptaksmøter Juli Fast Utstedelse av vitnemål avgangskull Juli Fast Hovedopptak bachelor/profesjon/integrert master Odontologi/tannpleie og medisin Seksjonsleder Medio juli Odontologi/tannpleie May + eksamenskonsulenter på inst. Gjennomføres fra SO 19.07. Studieseksjonen følger opp og vurderer ev supplering Medio juli Svarfrist 26.07 for tilbud i hovedopptak August Fast Semesterstart uke 33 Velkomstuke nye studenter alle studieprogram, inkl. koordinering ift fadderprogram. Dina Semesterregistre ring innen 01.sept Semesterregistrering - utdanningsplaner. følge opp velkomstprogram i samarbeid med studiekonsulenter fak/inst og fadderansvarlige Mai Fast Koordinere og sette datoer for neste semesters nettverksmøter Alle Innen semesterstart August Fast Melding Mi side semesterregistrering Slutten av aug August Fast Mottak internasjonale studenter uke 32 Ansvarlig for innreisende studenter + samarbeid med institutter og SA August Fast AMEE/ADEE internasjonale konferanser August Fast Rapportering DBH, Marit August Fast Avslutningsmarkering ernæring, farmasi Guro, Marte Ev. deltakelse fra seksjonen Slutten av aug.
August Fast Utplassering i psykiatri (infomøte) og desentral 2 (info på Mi side) Karen, Lise, Tore September Fast Nøkkeltall opptak Studieseksjonen legger frem Seksjonsleder bachelor/profesjon/integrert nøkkeltall for fakultetsstyret Septemb Fast Rekrutteringsarbeid Arbeidsgruppe byrjar med Linn førebuing av rekrutteringstiltak til neste opptak September Fast Søknadsfrist supplering utveksling Informasjon og veiledning til vårsemester studenter som søker September Fast Bruk FS-studentsamlebilde, søk opp Lage bekreftelser til de som forventes å bli kullet og sjekk at opplysningene er ferdig inneværende semester riktig MAS/ September Fast Dialogmøte tillitsvalgte LAA/ September Fast Søknad om midler i Program for evaluering Påminnelse, intern frist - inkl. og kvalitetsutvikling (PEK) Ugleprisen September Fast Dialogmøte MOSU Ørjan September Fast Undervisningsregnskap - resultater Rapporter om registreringer totalt Oktober Fast Søknadsfrist Program for evaluering og kvalitetsutvikling (PEK), inkl. nominering Ugleprisen Koordinere/behandle innspill, ev samarbeid med økonomiseksjonen Oktober Fast Rapportering DBH, inkl. rapporteringsmøte Studieseksjonen kvalitetssikrer data og følger opp ( koordinere med FAS), Ørjan Oktober Fast Søknadsfrist innvekslingsstudenter Oversending til/fra SA Marte 15.okt Oktober Fast Frist søknad om særplass desentral undervisning Karen 15.okt Ca 30 aug. 01.sept (Ny) 01.okt Intern frist 01.sept/01.okt, ekstern frist 15.okt Oktober Fast følger opp ift. instituttene med Frist timeplanlegging vårsemester arbeidsstuer 01.okt Oktober Fast Revidere/oppdatere serviceavtaler og Alle 15.okt rutinebeskrivelser, standardsvar Oktober Fast Nasjonalt studieadministrativt seminar Studiekonsulenter deltar Tromsø Oktober Fast Korrektur av programfaldarar/studerekatalog Studierettleiarar utfører kvalitetsjekk og sikrar fagleg forankring LAA Oktober Fast Frist søknad nasjonal utveksling v-2015 May 15.okt Oktober Fast Orienteringssak til SU og styret om 15.okt rapporteringsresultat vårsemester Oktober Fast HMS-seminar fakultetsadministrasjonen
November Fast FS-rutiner utdanningsplaner, kullister Sjekke at utd. planene stemmer for avgangsstudenter høstsemester, MAB tar ut rapporter Studieveiledere November Fast Info til studentene om søknader alternativ Studiekonsulent 01.des plass psykiatri utplassering utplassering November Fast Informasjonsmøte om valgtermin, deling av KBJ/ABM Ca. 15 okt. kull November Fast Nasjonalt fakultetsmøte odontologi Studieseksjonen følger opp og forbereder aktuelle saker November Fast Gruppering av B-kull medisin i B1 B2 KBJ 15.nov November Fast Klargjøre i FS før åpning av Studentweb i uke 50 November Fast Rutine med å kopiere fra forrige Kopiering av emneinformasjon på Mi Side semester November Fast Søknadsfrist hospitering November Fast Dialogmøte MOSU KOH, Visedekan November Fast Instituttenes frist for å sende inn MKS 01.nov eksamensplan Desember Fast Søknadsfrist master, internasjonale 01.des studenter November Fast Tentativt program KW/TVM/KOH + PU Invitasjon til programutvalgsseminar sekretærer og Visedekan Desember Fast Publisering time-, eksamensplan og 01.des litteraturlister for vårsemester Desember Fast Besøk SUS, Førde og Haugesund KOH/Visedekan Desember Fast Studentweb åpner for vårsemesteret Uke 50, 12 des. Desember Fast Deltakelse/oppfølging 13.des Avslutningsarrangement medisin v/studiekonsulenter Desember Fast Oppfølging ved Utstedelse av vitnemål avgangskull medisin eksamenskonsulenter Desember Fast Honorering Programsensorer KW Desember Andre Juleavslutninger Desember Fast Koordinere og sette datoer for nettverksmøter vår Marit/ + nettverksledere Okt/nov Fast Rekruttering til utdanningsmesser Årlig henvendelse fra SA Linn