KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT

Side 1

Side 2

Side 3

Austrheim kommune Side 4 KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato: 8. november 2013 Stad: Kommunehuset Kl.: 11.00 16.15 Tilstades: Solveig Hopen - leiar, Arne Kästel nestleiar og David Sætre Ludvigsen Innkalla: Til sakene 43/13 og 44/13 møtte assisterande rådmann og til sak 45/13 og 46/13 møtte dagleg leiar i Austrheim Næringsselskap AS Jan Olav Osen. Ordførar var også tilstade i sakene frå og med sak 43/13 til og med sak 46/13. Økonomisjef møtte til sak 47/13 Revisjon: Revisjonssjef Reidar Bjørsvik Sekretær: Sekretariatsleiar Bent Gunnar Næss... 40/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Til sak 45/13 spørsmål til Austrheim Næringsselskap AS om betaling av kostnadar som gjeld «Altiboks» og spørsmål til årsmeldinga. Svaret frå dagleg leiar på spørsmålet i årsmeldinga om kjøp/garanti for bygging av 2 hus i Breidvikområdet gjer at kontrollutvalet ser behov for å handsame desse to sakene i to adskilte saker. Sak 45/13 vert difor splitta i to saker og det forskyver resten av nummereringa av sakene. Samrøystes vedtak: Innkalling og saksliste vart godkjent med den merknad at sak 45/13 vert delt i to saker, sak 45/13 og sak 46/13. Det forskyver nummereringa på resten av sakene. 41/13 Godkjenning referat frå sist møte Samrøystes vedtak: Møteprotokollen vert godkjent slik han ligg føre. 42/13 Skriv og meldingar Revisor sin uttale til overformynderiet sin rekneskap for 01.01 30.06.13 AUFERA AS rekneskap og årsmelding 2012 Kystlandsbyen AS rekneskap og årsmelding 2012 Epost frå advokat Solberg 26.08.13 om assisterande rådmann sin habilitet i sak om Breidvik Eiendom AS. Samrøystes vedtak: Meldingane vert tekne til orientering slik dei ligg føre

Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 2 av 11 Side 5 43/13 Gjennomgang av løyvinga i kommunestyresak 089/13, tilbakebetaling kommunestyresak 071/13 og saksutgreiinga i sak 070/13 Saksvedlegg: E-post frå sekretariatet med spørsmål frå kontrollutvalet 21.10.13 og svar frå assisterande rådmann i notat 30.10.13 med vedlegg. Spørsmål frå kontrollutvalet: Det er berekna renter kr 21.473,- på dei kr 70.000,- som var for lite utbetalt i 2009. Det kan sjå ut som det ikkje er rekna renter på beløpa som selskapet skuldar kommunen? Dei 261.545,- er tenester som kommunen har fakturert i juni og september i året 2010. Arbeid med kloakkleidningen 84.663,- inkl. mva. Tidlegare har kontrollutvalet fått opplyst at dette er utan mva, inklusiv mva er 105.829,-. Det står utan mva i oppstilling utarbeida av økonomimedarbeidar 07.06.13. Det kan sjå ut som kommunen har fakturert arbeidet med kloakkleidningen utan mva, kva er årsaka til det? Spørsmål til saksutgreiinga i sak 070/13 I pkt 3 vurderingar er det vist til regelverket. Kva regelverk er der konkret vist til? Når det gjeld tilbakebetalinga frå selskapet (071/13), kunne kontrollutvalet fått ein kopi av dokumentasjon av den tilbakebetalinga? Svar frå assisterande rådmann: I møte kom det ikkje fram noko meir forklaring til dette med berekning av renter. Svar frå assisterande rådmann: Synspunkt som kom fram i møte: I punkt 12 i kommunestyret sitt vedtak 089/12 står det at beløpet 84.663,- er inklusiv mva.

Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 3 av 11 Side 6 o Assisterande rådmann opplyste at det er ein skrivefeil; det skal stå eksklusiv mva. Det vart stilt spørsmål ved om kommunen kan vidarefakturere utan mva. o Assisterande rådmann opplyste om at Breidvik Eiendom AS er mva registrert. Selskapet kunne difor fått mva refundert sjølv om kommunen hadde fakturert med mva. Når det gjeld tilbakebetaling frå selskapet (071/13) så fekk kontrollutvalet lagt fram rekneskapsbilag som viste at beløpet var tilbakebetalt innan 8. juli 2013. Tilbakebetalinga er frå Advokatpartners ANS. Samrøystes vedtak: I framtida må kommunen fakturere sine tilgodehavande fortløpande og dei må følgjast opp på forsvarleg måte. Det er ingen grunn til å fortsette motrekning slik det er gjort i denne saka. Dette har ført til uoversiktlege forhold og risiko for at kommunen ikkje får dei inntektene den skal ha. Kontrollutvalet finn det riktig at kommunen sitt tilgodehavande på kr 261.545,- hadde blitt handsama likt med det skuldige beløpet til Breidvik Eiendom AS på kr 70.000 med omsyn til berekning av renter. Kontrollutvalet ber om at revisjonen tek ein gjennomgang om kommunen sin praksis i denne saka er i samsvar med regelverket som gjeld for mva området. 44/13 Kommunen sine rutinar for fakturering og eit spørsmål i ei konkret sak Saksvedlegg: E-post frå sekretariatet med spørsmål frå kontrollutvalet 21.10.13 og svar frå assisterande rådmann i e-post. I e-post frå assisterande rådmann 01.11.13 står der følgjande: Viser til spørsmål frå kontrollutvalet: 37/13 Kommunen sine rutinar for fakturering. I saka som gjeld dobbeltutbetalinga til Breidvik Eiendom AS (BE) kom det fram at der var varer/tenester som ikkje var fakturert frå kommunen til selskapet. Eller at det var

Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 4 av 11 Side 7 fakturert, men ikkje følgt opp sjølv om beløpet ikkje var betalt. Kontrollutvalet ønskjer ei orientering om kva rutinar kommunen har for fakturering og oppfølging og kvifor desse beløpa ikkje vart fakturert eller følgt opp. Dersom det eventuelt er andre tenester/varer som kommunen har levert til selskapet eller andre selskap/privat personar som ikkje er fakturert eller følgt opp å vil det vere ønskeleg å få det med i orienteringa. Rutinar: Økonomikontoret mottar fakturagrunnlag frå avdelingane. Økonomikontoret sender ut faktura fortløpande med 1. mnd frist. Økonomikontoret sender 1. purring og 1. inkassovarsel. Deretter vert det tatt avgjerd om saka skal sendast til Lindorff. I saka med BE vart det ikkje sendt vidare til Lindorff m.a. p.g.a. at administrasjonen meinte at sidan kommunen sjølv var medeigar sender vi ikkje inkassovarsel til oss sjølve. Administrasjonen var også klar på at kommunen skulle betala BE for eit anleggsbidrag som ikkje var klart då. Administrasjonen ville så motrekna kommunen sine krav mot den utbetalinga. Dersom det ligg i spørsmålet saka med kloakkleidningen, så var det eit arbeid som ikkje var heilt ferdig og avslutta. Derfor vart det ikkje klargjort fakturagrunnlag. Beløpet vart rekna inn som motkrav når det endelege anleggsbidraget skulle utreknast.» Dette kom fram i møte: Assisterande rådmann kommenterte og svarte på spørsmål i møte og det vart mellom anna peika på: Dei ulike sakene vert vurdert individuelt om dei skal sendast over til Lindorf. Økonomikontoret har følgt rutinane for innkrevjing. Det er administrasjon ved rådmann og assisterande rådmann som har avgjort at denne saka ikkje skulle sendast over til Lindorf. Det var også gjort tilsvarande Fonnesstraumen AS. Administrasjon meinte at løyvinga som var gjort i kommunestyret i 2009 til Breidvik Eigedom AS ikkje var utbetalt og at det i tillegg ville komme søknad om ekstra midlar. Det var semje om at slike prosjekt må avsluttast langt raskare slik at ein får avslutta desse sakene på ein betre måte. I dag skal ein fakturere alle selskap fortløpande. Det skal ikkje motreknast mot eventuelle søknadar som måtte komme om tilskott/anleggsbidrag. Kontrollutvalet sin kommentar: I artikkel om likhetsprinsippet utarbeida av professor Jan Fridthjof Bernt står der følgjande: «Likhetsprinsippet, en ulovfestet forvaltningsrettslig rettsregel som stiller krav om at forvaltningsorganer ikke skal utøve sin skjønnsmessige avgjørelsesmyndighet på en måte som innebærer usaklig forskjellsbehandling av borgerne. Dersom kommunen sine rutinar var følgt på vanleg måte ville ein sikra at alle selskap vart handsama likt.

Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 5 av 11 Side 8 Dersom kommunen skal forskjellsbehandle selskap, og i dette tilfelle til gunst for BE så må det bygge på eit sakleg grunnlag. Den grunngjevinga som her er gitt bygger på to ting: Kommunen eigde om lag 11 % i selskapet Selskapet kunne få anleggsbidrag seinare frå kommunen BE er eit AS der kommunen eigde ein mindre andel av aksjane. BE er eit reint kommersielt selskap der føremålet er å skaffe inntening for eigarane. Det synes difor lite relevant å bruke argument om at kommunen er eigar i selskapet, og då skal selskapet handsamast på ein særskild måte. Det synes også lite relevant å nytte argumentasjon om at selskapet på eit seinare tidspunkt kunne motta anleggsbidrag og at ein difor ikkje skulle betale. Det forelå ikkje nokon søknad eller vedtak om dette på gjeldande tidspunkt. For kontrollutvalet synes det å vere usaklig forskjellsbehandling som gir konkurransevridande effekt, dette er svært uheldig. Denne saka er ikkje handsama i samsvar med dei krav som er til god offentleg handsaming der mellom anna eit av prinsippa er at det ikkje kan utøvast forskjellsbehandling dersom det ikkje er sakleg grunnlag for det. Likhetsprinsippet er eit av dei viktigaste prinsippa i offentleg forvaltning. Den grunngjevinga som her er nytta for at kommunen skal tilgodese BE med og ikkje å krevje inn fakturert beløp, kan ikkje kontrollutvalet sjå er gjort på eit sakleg grunnlag. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet har ingen kommentar til dei ordinære rutinane for fakturering og innkrevjing. Overfor selskapet Breidvik Eiendom AS har ikkje kommunen følgt dei ordinære rutinane. Den forskjellsbehandlinga som er gjort bygger ikkje på eit sakleg grunnlag og er difor ikkje i samsvar med dei krav som ein må kunne stille til god offentleg forvaltning. 45/13 AS Austrheim Næringsselskap og betaling av kostnadar som gjeldt «Altiboks» Saksvedlegg: E-post til dagleg leiar i AS Austrheim Næringsselskap med spørsmål 21.10.13. Notat frå dagleg leiar 04.11.13 og avtale om fordeling av kostnadane signert 15.10.13. Dagleg leiar (Jan Olav Osen) skriver i sitt notat følgjande:

Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 6 av 11 Side 9 Etter spørsmål frå kontrollutvalet om dokumentasjon i saka til dagleg leiar i selskapet, vart fylgjande avklart i møte: Selskapet sitt namn er AS Austrheim Næringsselskap Frå 1.1.2013 betaler Statoil rekningane som gjeld «Altiboks» direkte til leverandøren. Statoil har avslutta sitt leigeforhold av leilighetane som Austrheim kommune har leigd frå Breidvik Utleie AS. Austrheim kommune har sagt opp sitt leigeforhold med Breidvik Utleie AS og avtalen vil være avslutta etter 15.02.14. Kostnadane før 1.1.2013 vart fordelt på dei ulike leigetakarane ut i frå ein skjønnsmessig vurdering. Abonnementet vart oppretta av Breidvik Eiendom AS (BE) og betalte desse kostnadane i starten. I 2012 var der ei rekning som ikkje vart ikkje betalt av BE. For å unngå at abonnementet vart sagt opp betalte AN.

Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 7 av 11 Side 10 Avtalen om fordeling av kostnadane vart framforhandla hausten 2012, men avtale vart først skreve 15.10.2013. AN har seld ein av sine fem leilighetar i 2012. Salsummen var om lag 1,150 mill kr. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet synes saka var uoversiktleg og stiller spørsmål ved om dette var eit ansvar for AS Austrheim Næringsselskap, all den tid det var Austrheim kommune som hadde inngått avtale om leige av boligane. 46/13 Austrheim Næringsselskap AS og avtale om kjøp av to hus frå Byggmester Markhus AS Saksvedlegg: E-post til dagleg leiar med spørsmål 21.10.13 og svar i e-post 04.11.13. Spørsmålet frå kontrollutvalet var følgjande: «I årsmeldinga til selskapet står det at styret har handsama sak om kjøp/garanti for bygging av 2 hus i Breidvikområdet. Kontrollutvalet ønskjer ein skrifteleg orientering om kva denne saka gjeld og få tilsendt den dokumentasjon som måtte vere i saka.» I e-post frå rådmann 04.11.13 er der tatt med eit vedlegg som viser innkalling til styremøte i Austrheim Næringsselskap AS: Etter å ha bedt om å få tilsendt møteboka frå styremøte så kom den på e-post til leiar 06.11.13. I referatet frå møte står der følgjande om sak 03/13. I referatet står det at det i møte vart lagt fram garanti for leige frå Austrheim kommune. Kontrollutvalet fikk garantien lagt fram i møte og den er underteikna av ordførar og assisterande rådmann og er datert 02.01.13. I garantien står det følgjande:

Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 8 av 11 Side 11 På spørsmål frå kontrollutvalet til dagleg leiar i AN vart fylgjande avklart i møte: Byggmester Markus har tilbudt seg å bygge to hus til den oppgitte summen. Det er ikkje gjort nokre vurderingar om der er andre firma som kunne vere aktuelle for dette oppdraget. Det er heller ikkje gjort nokon vurdering av om AN må følgje forskrift om offentlege anskaffingar. Årsaka til at ein ikkje hadde vurdert andre selskap eller hatt ein anbodsrunde var lite administrativ kapasitet i selskapet. Dei to husa er tenkt å leigast ut til kommunen som kan nytte dei som bustad for flyktningar. Kontrollutvalet vil understreke fylgjande: Selskapet har plikt til å undersøke om ein må følgje dei krav som er i forskrift om offentlege anskaffingar. Kontrollutvalet ser at der er fleire argument som taler for at selskapet fell inn under forskriften om offentlige anskaffelser fordi selskapet er: 100 % eigd av kommunen Kommunen har full styringsrett på selskapet Ein stor del av finansieringa skjer via kommunen. Kommunen har gitt ein garanti for leige av dei to husa som skal byggast. Kontrollutvalet viser til forskrift om offentlige anskaffelser 1-2, pkt 2. Kontrollutvalet viser og til dei vurderingane som er i kap 2 i «Veileder til offentlige anskaffelser» utgitt av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Den garantien som er gitt frå ordførar og assisterande rådmann seier ingenting om: Kva hus som skal leigast med adresse eller gards og bruksnr Kor lenge leiga skal vare Kva dei økonomiske rammene er I kommuneloven 9 står det at kommunestyret kan gi ordførar myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker. I reglementsamlinga for Austrheim kommune gitt ut av rådmann i september 2007 går det ikkje fram at kommunestyret har gitt ordførar nokon myndighet i enkeltsaker. I delegeringsreglementet vedteke av kommunestyret 21.09.04

Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 9 av 11 Side 12 går det ikkje fram at ordførar har fått delegert nokon særskilt myndighet. Kommunestyret kan sjølvsagt ha gitt ordførar myndigheit i eit enkelt vedtak som kontrollutvalet ikkje er kjent med. Kontrollutvalet vil peike på at formannskapet ikkje har mynde til å inngå avtalar som påfører kommunen vesentlege utgifter, delegeringsreglementet 1-3. Kommunestyret sin delegering til rådmann er heimla i 23 i kommuneloven. I kommunen sitt delegeringsreglement står der følgjande i 3; I 3 35 er der omtalt kva mynde rådmann har til å inngå leigeavtalar. Garantien som er gjeve, har ingen tidsbegrensing eller økonomisk ramme. Slik kontrollutvalet ser det så har ikkje kommunestyret gitt mynde hverken til rådmann eller til ordførar om å gje garanti som vil kunne få økonomiske konsekvensar for kommunen i eit langsiktig perspektiv. Garantien som er gitt er underteikna av ordførar og assisterande rådmann. For kontrollutvalet vert det da uklart om dette er eit vedtak som er gjort av administrasjon eller av ordførar. Dersom det er snakk om eit langsiktig leigeforhold så kan det vere at dette må sjåast på som ein finansiell leigeavtale, viser til kommunal rekneskapsstandard nr 8. Den langsiktige leigeavtalen må da aktiverast i balansen som eit anleggsmiddel og langsiktig gjeld.

Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 10 av 11 Side 13 Kontrollutvalet vil også peike på at rådmann som dagleg leiar i AN vil vere innhabil i denne saka, forvaltningsloven 6 e). Det står også følgjande i 6; «Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan.» Kommunestyret bør difor få vurdert korleis saker frå AS Austrheim Næringsselskap skal handsamast i kommunen. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet finn at AS Austrheim Næringsselskap hadde plikt til å vurdere om dei er omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalet er ikkje kjent med at kommunestyret har delegert den mynde til ordførar eller rådmann til å gje ein slik garanti om leige av hus. Kontrollutvalet finn det difor rett at kommunestyret får saka om garanti om leige av to hus frå AS Austrheim Næringsselskap til handsaming. 47/13 Tertialrapport nr 2 2013 - økonomi Sakstilfang: Tertialrapport nr 2-2013 Kontrollutvalet fikk ein orientering frå økonomisjefen til tertialrapporten. Kontrollutvalet kommenterte at ein saknar at det vert rapportert på investeringsprosjekta slik kommunestyret har vedteke dei. Kontrollutvalet viser til forskrift om årsbudsjett 10 om krav til rapportering. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet tok saka til etterretning og reknar med at rapporteringa seinare vil bli tilpassa slik at ein føl dei krav som er i forskrift om årsbudsjett. 48/13 Kvalitetskontroll revisjonen Saksvedlegg: Oversendingsbrev frå revisjonen 27.09.13 med vedlegg Revisjonen gikk gjennom kva som ligg i kvalitetskontrollen og kva som er bakgrunn for dei avvika som er peika på. Det vart også gjort greie for kva som er gjort for å lukke avvika. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet tok orienteringa til etterretning. 49/13 Revisjon av kommunerekneskapen 2013 Revisjonen gav ein orientering om planane for revisjon av kommunerekneskapen for 2013. Revisjon av rekneskapen for 2013 er starta opp

Side 14

Austrheim kommune Side 15 KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato: 10. januar 2014 Stad: Austrheimhallen - møterommet Kl.: 12.00 16.15 Tilstades: Solveig Hopen - leiar, Arne Kästel nestleiar og Jakob Sæthre vara for David Sætre Ludvigsen Innkalla: Dagleg leiar Jan Olav Osen og styreleiar Per Lerøy i AS Austrheim Næringsselskap sak 07/14 og økonomisjef sak 07/14 Revisjon: Revisjonssjef Reidar Bjørsvik Sekretær: Sekretariatsleiar Bent Gunnar Næss Forfall: David Sætre Ludvigsen... 01/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Samrøystes vedtak: Innkalling og saksliste vart godkjent. 02/14 Godkjenning referat frå sist møte Samrøystes vedtak: Møteprotokollen frå 08.11.13 vert godkjent slik han ligg føre. 03/14 Skriv og meldingar Kommunestyret sitt vedtak i sak 125/13 Møteutskrift kontrollutvalet 08.11.13 Epost frå assisterande rådmann 23.12.12 og 02.01.13 om saksgang Samrøystes vedtak: Meldingane vert tekne til orientering slik dei ligg føre. 04/14 Spørsmål som gjeld MVA oppfølging av sak 43/13 Revisjon orienterte om kva som er gjort så langt med spørsmålet og kva som vil bli vurdert. Det vil komme ein eigen rapport i løpet av veke 3, den vil bli ettersendt til kontrollutvalet. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet tok orienteringa til etterretning.

Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 10.01.2014 Side 2 av 10 Side 16 05/14 Kommunen sine rutinar for fakturering oppfølging av sak 44/13 Kontrollutvalet sin leiar hadde fått tilsendt rutinane for fakturering i kommunen. Desse vart vist i møte. I dei tilsendte rutinane for fakturering står der følgjande: Det er økonomikontoret som har ansvaret for å sende ut faktura. Rutinane inneheld følgjande aktivitetar Leiar i kontrollutvalet hadde vore i kontakt med medarbeidarane på økonomikontoret. Leiar i kontrollutvalet fikk gode inntrykk av dei rutinane som var på kontoret. Det som var ei utfordring var å sikre at dei rutinane som gjelder for at tenestepersonell leverer grunnlagsmateriale for fakturering til økonomikontoret, punkt 1 og 2 i aktivitetane. Det skal vere gitt beskjed til alle at grunnlag for fakturering skal raskt fram til økonomikontoret, men det har svikta der enkelte gonger. Økonomisjef gav uttrykk for i møte at det var eit område som ein vil følgje opp, slik at økonomikontoret raskast mogleg får eit grunnlag å sende faktura ut på. Revisjonen vil også omtale dette med fakturering i sin rapport som gjeld mva sjå sak 04/14. Det var også ein gjennomgang av dei tilsendte rutinane for innkrevjing av kommunale krav. Det står at rutinane gjeld krav som alle avdelingar har sendt fakturagrunnlag på. Det står følgjande om aktivitetar: I kommunestyret 04.12.13 vart det frå administrasjonen si side vist til den praksis som kommunen har overfor innkrevjing av kommunale krav som gjeld SFO og barnehage. Det finn kontrollutvalet lite relevant. Her dreier det seg om et kommersielt selskap der daglig leiar i selskapet har fakturert selskapet for sine tenester og der er fakturert tenester frå medlem i styret. Det kan såleis ikkje sidestillast med innkrevjing av kommunale avgifter. Kontrollutvalet kan ikkje sjå at der er noko nytt i denne saka og vil bare gjenta sitt vedtak frå sak 44/13. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet har ingen kommentar til dei ordinære rutinane for fakturering og innkrevjing. Overfor selskapet Breidvik Eiendom AS har ikkje kommunen følgt dei

Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 10.01.2014 Side 3 av 10 Side 17 ordinære rutinane. Den forskjellsbehandlinga som er gjort bygger ikkje på eit sakleg grunnlag og er difor ikkje i samsvar med dei krav som ein må kunne stille til god offentleg forvaltning. Kontrollutvalet ønskjer å få eit oversyn over varer og tenester som kommunen har levert som ikkje er fakturert etter vanlege rutinar. Ein ber om få dette innan 10. februar 2014. 06/14 AS Austrheim Næringsselskap og betaling av kostnader som gjeldt Altiboks oppfølging av sak 45/13 Kontrollutvalet har ikkje nokon nye fakta i den saka. Kontrollutvalet vil difor berre gjenta det vedtaket som er i frå sak 45/13. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet synes saka var uoversiktleg og stiller spørsmål ved om dette var eit ansvar for AS Austrheim Næringsselskap, all den tid det var Austrheim kommune som hadde inngått avtale om leige av boligane. 07/14 Garanti frå kommunen om leige av to hus i Breidvikområdet frå AS Austrheim Næringsselskap og AS Austrheim Næringsselskap kontrakt om totalentreprise med Byggmester Markhus AS - oppfølging av sak 46/13 Nye saksvedlegg til saka: Brev frå kommunen ordførar og assisterande rådmann 02.01.13 om garanti til styreleiar Ole Lysø i AS Austrheim Næringsselskap Brev frå kommunen ordførar og assisterande rådmann 23.12.13 om tilbaketrekking av garanti til dagleg leiar Jan Olav Osen i AS Austrheim Næringsselskap Sak formannskapet 006/14 Tilbod frå Byggmester Markhus AS til AS Austrheim Næringsselskap 12.11.12 og totalentreprise 13.12.12 og garanti gitt av kommunen 02.01.13 I tillegg vart det ettersendt følgjande vedlegg til denne saka: Epost 03.01.14 frå sekretær for kontrollutvalet til advokat Solberg som gjaldt uttale i sak 006/14 i formannskapet. Epost 08.01.14 frå advokat Solberg - svar på epost 03.01.14 Epost 08.01.14 med referat styremøte AS Austrheim Næringsselskap for 2012 og 2013, men det mangla referat frå møte 28.11.13 og 05.06.12 I møte vart det delt ut: Epost frå avdvokat Solberg 10.01.14 svar på epost 09.01.14 Kontrollutvalet sitt vedtak og gjennomgang i denne saka har ført til følgjande: Advokat Solberg har i epost 18.12.13 gitt ein uttale som er lagt ved sak 006/14 til formannskapet. Der vert det sett på følgjande:

Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 10.01.2014 Side 4 av 10 Side 18 - Om AS Austrheim Næringsselskap er omfatta av lovverket som gjeld offentlege anskaffingar og om det aktuelle kjøpet er omfatta. - Om garantien som er gitt 02.01.13 er gyldig Advokat Solberg har i epost 27.12.13 gitt ein uttale som er lagt ved sak 006/14 til formannskapet der habiliteten til administrasjon er vurdert. Garantien Advokat Solberg sin uttale 18.12.13 som er lagt ved til formannskapet sin sak 006/14 og uttaler der følgjande om garantien gitt frå ordførar og rådmann til AS Austrheim Næringsselskap: Ordførar hadde ingen myndighet til å inngå ein slik avtale Assisterande rådmann var innhabil til å inngå ein slik avtale Kommunen ved ordførar og assisterande rådmann har 23.12.13 sendt brev til dagleg leiar i AS Austrheim Næringsselskap om at garantien som var gitt ikkje er gjeldande og at saka må opp til politisk handsaming i formannskapet 08.01.14 og kommunestyret 15.01.14. Det gav som resultat at ordførar og assisterande rådmann trakk garantien tilbake i brev 23.12.13. Det som advokat Solberg uttaler er i samsvar med det kontrollutvalet sa i sak 46/13. Advokat Solberg sin uttale 18.12.13 som er lagt ved til formannskapet sin sak 006/14 og uttaler der følgjande om avtalen om bygging av to hus: Alt overveiende sannsynlig er AS Austrheim Næringsselskap et offentligrettslig organ som omfattes av regelverket for offentlige anskaffelser. Når det gjaldt den aktuelle kontrakten med Byggmester Markhus så sier Advokat Solberg følgjande: Det er på det rene at loven kom til anvendelse. Mest sansynlig kom ikke forskriften til anvendelse. Det er følgelig ikke tale om en bygge- og anleggskontrakt hvor byggmester skal oppføre en bygning i henhold til kommunen sine spesifikasjoner. I så fall ville det nevnte unntaket ikke komme til anvendelse. På bakgrunn av denne uttalelsen ble det stilt følgjande spørsmål til advokat Solberg i epost 03.01.14: For kontrollutvalet ville det være interessant om du kunne grunngi noe nærmere hvorfor kontrakten om totalentreprise ikke er tale om en bygge- og anleggskontrakt. Advokat Solberg svarer på epost 08.01.14 og skriv der mellom anna følgjande: Etter at jeg har lest ditt ovenfor nevnte e-brev, med vedlegg, hvor vedleggene er dokumenter som jeg tidligere ikke har sett, ser jeg at jeg burde stilt spørsmål til rådmannen om det var næringsselskapet eller Byggmester Markhus AS, eventuelt Kystlandsbyen, som eide den aktuelle tomten før jeg gav min endelige vurdering av saken. Jeg beklager sterkt at jeg ikke avklarte dette, som jeg nå som nevnt ser at jeg skulle gjort.

Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 10.01.2014 Side 5 av 10 Side 19 For ordens skyld nevner jeg at jeg har fått bekreftet av Austrheim kommune at den faktiske situasjonen er slik som du har redegjort for i e- brevet av 03.01.2013. Det følger av det som ovenfor er nevnt at dersom ikke unntaket i innkjøpsforskriftens 2-1, annet ledd litra a kommer til anvendelse var næringsselskapet forpliktet til å overholde reglene i både anskaffelsesforskriftens del I og II, eventuelt del IV, i forbindelse med kontrakten om oppføring av de to aktuelle bolighusene. Sannsynligvis kommer imidlertid ikke unntaket til anvendelse. Munnleg avtale mellom AS Austrheim Næringsselskap og Breidvik Eiendom AS Eit anna forhold som kjem fram i advokat Solberg sin epost 08.01.13 er at det er ein munnleg avtale mellom AS Austrheim Næringsselskap og Breidvik Eiendom AS som kontrollutvalet tidlegare ikkje er kjent med. Advokat Solberg skriver følgjande: «Austrheim Næringsselskap kjøpte 6 boligtomter i Breivik av Breivik Eiendom AS i 2009. Disse tomtene ble kjøpt for at det skulle oppføres etablererboliger der av Breidvik Eiendom AS, eller selskap som direkte eller indirekte var eid av Breidvik Eiendom AS eller dette selskapet sine aksjeeiere, etter at man da hadde gjort undersøkelser med hensyn til om det var andre aktuelle boligalternativer i kommunen.» Vidare skriver Solberg følgjande: «Det er på det rene at det ikke foreligger noen skriftlig avtale mellom næringsselskapet og Breidvik Eiendom AS om enerett for oppførelse av boliger på de aktuelle tomtene. Dette har imidlertid vært en forutsetning mellom partene, som man som nevnt også har fulgt opp slik som nevnt. Også de tomtene som Breidvik Eiendom AS har beholdt i boligfeltet, som selskapet har opparbeidet med veger og vann- og avløpsanlegg, er solgt sammen med boliger som er oppført av byggmester Markhus.» Det var sendt epost til advokat Solberg om kven som opplyste om denne munnlege avtalen. I epost 10.01.14 skriver Solberg følgjande: «Opplysningene om enerett for oppføring av boliger på de aktuelle boligtomtene fikk jeg av ass. rådmann Olav Mongstad. Fra Olav Mongstad har jeg etter at mitt e-brev til deg av 08.01.2013 ble skrevet fått oversendt dokumenter som viser hvordan Austrheim Næringsselskap AS, Breidvik Eiendom AS og selskap med tilknytning til det sistnevnte selskapet, Vesthus AS, har tilbudt etablererboliger og inngått avtaler med potensielle kjøpere av de aktuelle tomtene med boliger som skal oppføres av selskap med slik tilknytning til Breidvik Eiendom AS som nevnt i mitt e-brev til deg av 08.01.2014.» Dagleg leiar og styreleiar i AS Austrheim Næringsselskap og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet og kommenterte enkelte ting. I tillegg var også økonomisjef til stade som er den som legg fram saka om leige for kommunestyret.: Styret og møtereferat Styret sin samansetning: Per Lerøy - leiar, Ragnhild Langøy, Olaug Sætre, Øystein Austrheim og Britt

Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 10.01.2014 Side 6 av 10 Side 20 Skålevik Lerøy I referat frå styremøte 11.11.13 så står det at Ole Lysø møtte, men Per Lerøy er ikkje nevnt? Det er feil i referatet det skal være Per Lerøy og ikkje Ole Lysø. Status for tomtene og leilighetane til AN Det vart orientert om kjøpet av tomter og leilighetane i 2009 og status: Tomtene 6 stk vart kjøpt for 1,2 mill kr i 2009. Intensjonen var å selje dei vidare. Det var planar om bruken av desse tomtane, men det stoppa opp. 5 leilighetar i eigne rekkehus vart også kjøpt. Ein av leilighetane er solgt. Det er 4 leilighetar igjen. Ei av tomtene er seld til ein privatperson. Det var ikkje satt noko vilkår i salet av den tomta om kven som skulle bygge der, slik det var i avtalen ved sal av tomt i 2009 som ikkje vart realisert. Tomta var seld for kr 335.000,-. Huset på den tomta er ferdig bygd av Byggmester Markhus AS. På to av tomtene som AN eig vert det no ferdigstilt to hus. Det er inngått ein totaltentreprise med Byggmester Markhus AS som totalantreprenør og AN er byggherre. Intensjonen frå styret var at Byggmester Markhus skulle bygge hus på dei tomtene og selje dei etter kvart. Garantien og leigeavtalen med kommunen Leiga som kommunen må betale er satt til kr 9.000 pr mnd som eit utgangspunkt ut i frå kva NAV set som maksimale satsar. Det er ikkje gjort nokon endeleg vedtak. Dagleg leiar meiner at ei leige på kr 9.000 vil vere økonomisk forsvarleg for selskapet. Garantien tilbaketrekking av garantien er underteikna av ordførar og assisterande rådmann 23.12.13. I sakspapira til formannskapet er assisterande rådmann bytta ut med økonomisjef det er feil. Husbanken gir inntil 40% tilskott og maksimalt 840.000. Tilsagnet frå Husbanken er ikkje motteke ennå, men reknar med at den vil komme når kommunestyret har gjort sitt vedtak. AS Austrheim Næringsselskap sin forplikting til å følgje regelverket for offentlege innkjøp Det vart stilt spørsmål om formannskapet hadde fått Solberg sin uttale 08.01.14 om AN sin avtale om totalentreprise med Byggmester Markhus var omfatta av forskriften. Der Solberg seier at sin uttale 18.12.13 som låg ved til formannskapet sin sak 006/14 bygde på feil grunnlag. Rådmann Jan Olav Osen og assisterande rådmann Olav Mongstad hadde fått kopi av den eposten.