Side 1
Side 2
Side 3
Austrheim kommune Side 4 KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato: 8. november 2013 Stad: Kommunehuset Kl.: 11.00 16.15 Tilstades: Solveig Hopen - leiar, Arne Kästel nestleiar og David Sætre Ludvigsen Innkalla: Til sakene 43/13 og 44/13 møtte assisterande rådmann og til sak 45/13 og 46/13 møtte dagleg leiar i Austrheim Næringsselskap AS Jan Olav Osen. Ordførar var også tilstade i sakene frå og med sak 43/13 til og med sak 46/13. Økonomisjef møtte til sak 47/13 Revisjon: Revisjonssjef Reidar Bjørsvik Sekretær: Sekretariatsleiar Bent Gunnar Næss... 40/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Til sak 45/13 spørsmål til Austrheim Næringsselskap AS om betaling av kostnadar som gjeld «Altiboks» og spørsmål til årsmeldinga. Svaret frå dagleg leiar på spørsmålet i årsmeldinga om kjøp/garanti for bygging av 2 hus i Breidvikområdet gjer at kontrollutvalet ser behov for å handsame desse to sakene i to adskilte saker. Sak 45/13 vert difor splitta i to saker og det forskyver resten av nummereringa av sakene. Samrøystes vedtak: Innkalling og saksliste vart godkjent med den merknad at sak 45/13 vert delt i to saker, sak 45/13 og sak 46/13. Det forskyver nummereringa på resten av sakene. 41/13 Godkjenning referat frå sist møte Samrøystes vedtak: Møteprotokollen vert godkjent slik han ligg føre. 42/13 Skriv og meldingar Revisor sin uttale til overformynderiet sin rekneskap for 01.01 30.06.13 AUFERA AS rekneskap og årsmelding 2012 Kystlandsbyen AS rekneskap og årsmelding 2012 Epost frå advokat Solberg 26.08.13 om assisterande rådmann sin habilitet i sak om Breidvik Eiendom AS. Samrøystes vedtak: Meldingane vert tekne til orientering slik dei ligg føre
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 2 av 11 Side 5 43/13 Gjennomgang av løyvinga i kommunestyresak 089/13, tilbakebetaling kommunestyresak 071/13 og saksutgreiinga i sak 070/13 Saksvedlegg: E-post frå sekretariatet med spørsmål frå kontrollutvalet 21.10.13 og svar frå assisterande rådmann i notat 30.10.13 med vedlegg. Spørsmål frå kontrollutvalet: Det er berekna renter kr 21.473,- på dei kr 70.000,- som var for lite utbetalt i 2009. Det kan sjå ut som det ikkje er rekna renter på beløpa som selskapet skuldar kommunen? Dei 261.545,- er tenester som kommunen har fakturert i juni og september i året 2010. Arbeid med kloakkleidningen 84.663,- inkl. mva. Tidlegare har kontrollutvalet fått opplyst at dette er utan mva, inklusiv mva er 105.829,-. Det står utan mva i oppstilling utarbeida av økonomimedarbeidar 07.06.13. Det kan sjå ut som kommunen har fakturert arbeidet med kloakkleidningen utan mva, kva er årsaka til det? Spørsmål til saksutgreiinga i sak 070/13 I pkt 3 vurderingar er det vist til regelverket. Kva regelverk er der konkret vist til? Når det gjeld tilbakebetalinga frå selskapet (071/13), kunne kontrollutvalet fått ein kopi av dokumentasjon av den tilbakebetalinga? Svar frå assisterande rådmann: I møte kom det ikkje fram noko meir forklaring til dette med berekning av renter. Svar frå assisterande rådmann: Synspunkt som kom fram i møte: I punkt 12 i kommunestyret sitt vedtak 089/12 står det at beløpet 84.663,- er inklusiv mva.
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 3 av 11 Side 6 o Assisterande rådmann opplyste at det er ein skrivefeil; det skal stå eksklusiv mva. Det vart stilt spørsmål ved om kommunen kan vidarefakturere utan mva. o Assisterande rådmann opplyste om at Breidvik Eiendom AS er mva registrert. Selskapet kunne difor fått mva refundert sjølv om kommunen hadde fakturert med mva. Når det gjeld tilbakebetaling frå selskapet (071/13) så fekk kontrollutvalet lagt fram rekneskapsbilag som viste at beløpet var tilbakebetalt innan 8. juli 2013. Tilbakebetalinga er frå Advokatpartners ANS. Samrøystes vedtak: I framtida må kommunen fakturere sine tilgodehavande fortløpande og dei må følgjast opp på forsvarleg måte. Det er ingen grunn til å fortsette motrekning slik det er gjort i denne saka. Dette har ført til uoversiktlege forhold og risiko for at kommunen ikkje får dei inntektene den skal ha. Kontrollutvalet finn det riktig at kommunen sitt tilgodehavande på kr 261.545,- hadde blitt handsama likt med det skuldige beløpet til Breidvik Eiendom AS på kr 70.000 med omsyn til berekning av renter. Kontrollutvalet ber om at revisjonen tek ein gjennomgang om kommunen sin praksis i denne saka er i samsvar med regelverket som gjeld for mva området. 44/13 Kommunen sine rutinar for fakturering og eit spørsmål i ei konkret sak Saksvedlegg: E-post frå sekretariatet med spørsmål frå kontrollutvalet 21.10.13 og svar frå assisterande rådmann i e-post. I e-post frå assisterande rådmann 01.11.13 står der følgjande: Viser til spørsmål frå kontrollutvalet: 37/13 Kommunen sine rutinar for fakturering. I saka som gjeld dobbeltutbetalinga til Breidvik Eiendom AS (BE) kom det fram at der var varer/tenester som ikkje var fakturert frå kommunen til selskapet. Eller at det var
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 4 av 11 Side 7 fakturert, men ikkje følgt opp sjølv om beløpet ikkje var betalt. Kontrollutvalet ønskjer ei orientering om kva rutinar kommunen har for fakturering og oppfølging og kvifor desse beløpa ikkje vart fakturert eller følgt opp. Dersom det eventuelt er andre tenester/varer som kommunen har levert til selskapet eller andre selskap/privat personar som ikkje er fakturert eller følgt opp å vil det vere ønskeleg å få det med i orienteringa. Rutinar: Økonomikontoret mottar fakturagrunnlag frå avdelingane. Økonomikontoret sender ut faktura fortløpande med 1. mnd frist. Økonomikontoret sender 1. purring og 1. inkassovarsel. Deretter vert det tatt avgjerd om saka skal sendast til Lindorff. I saka med BE vart det ikkje sendt vidare til Lindorff m.a. p.g.a. at administrasjonen meinte at sidan kommunen sjølv var medeigar sender vi ikkje inkassovarsel til oss sjølve. Administrasjonen var også klar på at kommunen skulle betala BE for eit anleggsbidrag som ikkje var klart då. Administrasjonen ville så motrekna kommunen sine krav mot den utbetalinga. Dersom det ligg i spørsmålet saka med kloakkleidningen, så var det eit arbeid som ikkje var heilt ferdig og avslutta. Derfor vart det ikkje klargjort fakturagrunnlag. Beløpet vart rekna inn som motkrav når det endelege anleggsbidraget skulle utreknast.» Dette kom fram i møte: Assisterande rådmann kommenterte og svarte på spørsmål i møte og det vart mellom anna peika på: Dei ulike sakene vert vurdert individuelt om dei skal sendast over til Lindorf. Økonomikontoret har følgt rutinane for innkrevjing. Det er administrasjon ved rådmann og assisterande rådmann som har avgjort at denne saka ikkje skulle sendast over til Lindorf. Det var også gjort tilsvarande Fonnesstraumen AS. Administrasjon meinte at løyvinga som var gjort i kommunestyret i 2009 til Breidvik Eigedom AS ikkje var utbetalt og at det i tillegg ville komme søknad om ekstra midlar. Det var semje om at slike prosjekt må avsluttast langt raskare slik at ein får avslutta desse sakene på ein betre måte. I dag skal ein fakturere alle selskap fortløpande. Det skal ikkje motreknast mot eventuelle søknadar som måtte komme om tilskott/anleggsbidrag. Kontrollutvalet sin kommentar: I artikkel om likhetsprinsippet utarbeida av professor Jan Fridthjof Bernt står der følgjande: «Likhetsprinsippet, en ulovfestet forvaltningsrettslig rettsregel som stiller krav om at forvaltningsorganer ikke skal utøve sin skjønnsmessige avgjørelsesmyndighet på en måte som innebærer usaklig forskjellsbehandling av borgerne. Dersom kommunen sine rutinar var følgt på vanleg måte ville ein sikra at alle selskap vart handsama likt.
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 5 av 11 Side 8 Dersom kommunen skal forskjellsbehandle selskap, og i dette tilfelle til gunst for BE så må det bygge på eit sakleg grunnlag. Den grunngjevinga som her er gitt bygger på to ting: Kommunen eigde om lag 11 % i selskapet Selskapet kunne få anleggsbidrag seinare frå kommunen BE er eit AS der kommunen eigde ein mindre andel av aksjane. BE er eit reint kommersielt selskap der føremålet er å skaffe inntening for eigarane. Det synes difor lite relevant å bruke argument om at kommunen er eigar i selskapet, og då skal selskapet handsamast på ein særskild måte. Det synes også lite relevant å nytte argumentasjon om at selskapet på eit seinare tidspunkt kunne motta anleggsbidrag og at ein difor ikkje skulle betale. Det forelå ikkje nokon søknad eller vedtak om dette på gjeldande tidspunkt. For kontrollutvalet synes det å vere usaklig forskjellsbehandling som gir konkurransevridande effekt, dette er svært uheldig. Denne saka er ikkje handsama i samsvar med dei krav som er til god offentleg handsaming der mellom anna eit av prinsippa er at det ikkje kan utøvast forskjellsbehandling dersom det ikkje er sakleg grunnlag for det. Likhetsprinsippet er eit av dei viktigaste prinsippa i offentleg forvaltning. Den grunngjevinga som her er nytta for at kommunen skal tilgodese BE med og ikkje å krevje inn fakturert beløp, kan ikkje kontrollutvalet sjå er gjort på eit sakleg grunnlag. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet har ingen kommentar til dei ordinære rutinane for fakturering og innkrevjing. Overfor selskapet Breidvik Eiendom AS har ikkje kommunen følgt dei ordinære rutinane. Den forskjellsbehandlinga som er gjort bygger ikkje på eit sakleg grunnlag og er difor ikkje i samsvar med dei krav som ein må kunne stille til god offentleg forvaltning. 45/13 AS Austrheim Næringsselskap og betaling av kostnadar som gjeldt «Altiboks» Saksvedlegg: E-post til dagleg leiar i AS Austrheim Næringsselskap med spørsmål 21.10.13. Notat frå dagleg leiar 04.11.13 og avtale om fordeling av kostnadane signert 15.10.13. Dagleg leiar (Jan Olav Osen) skriver i sitt notat følgjande:
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 6 av 11 Side 9 Etter spørsmål frå kontrollutvalet om dokumentasjon i saka til dagleg leiar i selskapet, vart fylgjande avklart i møte: Selskapet sitt namn er AS Austrheim Næringsselskap Frå 1.1.2013 betaler Statoil rekningane som gjeld «Altiboks» direkte til leverandøren. Statoil har avslutta sitt leigeforhold av leilighetane som Austrheim kommune har leigd frå Breidvik Utleie AS. Austrheim kommune har sagt opp sitt leigeforhold med Breidvik Utleie AS og avtalen vil være avslutta etter 15.02.14. Kostnadane før 1.1.2013 vart fordelt på dei ulike leigetakarane ut i frå ein skjønnsmessig vurdering. Abonnementet vart oppretta av Breidvik Eiendom AS (BE) og betalte desse kostnadane i starten. I 2012 var der ei rekning som ikkje vart ikkje betalt av BE. For å unngå at abonnementet vart sagt opp betalte AN.
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 7 av 11 Side 10 Avtalen om fordeling av kostnadane vart framforhandla hausten 2012, men avtale vart først skreve 15.10.2013. AN har seld ein av sine fem leilighetar i 2012. Salsummen var om lag 1,150 mill kr. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet synes saka var uoversiktleg og stiller spørsmål ved om dette var eit ansvar for AS Austrheim Næringsselskap, all den tid det var Austrheim kommune som hadde inngått avtale om leige av boligane. 46/13 Austrheim Næringsselskap AS og avtale om kjøp av to hus frå Byggmester Markhus AS Saksvedlegg: E-post til dagleg leiar med spørsmål 21.10.13 og svar i e-post 04.11.13. Spørsmålet frå kontrollutvalet var følgjande: «I årsmeldinga til selskapet står det at styret har handsama sak om kjøp/garanti for bygging av 2 hus i Breidvikområdet. Kontrollutvalet ønskjer ein skrifteleg orientering om kva denne saka gjeld og få tilsendt den dokumentasjon som måtte vere i saka.» I e-post frå rådmann 04.11.13 er der tatt med eit vedlegg som viser innkalling til styremøte i Austrheim Næringsselskap AS: Etter å ha bedt om å få tilsendt møteboka frå styremøte så kom den på e-post til leiar 06.11.13. I referatet frå møte står der følgjande om sak 03/13. I referatet står det at det i møte vart lagt fram garanti for leige frå Austrheim kommune. Kontrollutvalet fikk garantien lagt fram i møte og den er underteikna av ordførar og assisterande rådmann og er datert 02.01.13. I garantien står det følgjande:
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 8 av 11 Side 11 På spørsmål frå kontrollutvalet til dagleg leiar i AN vart fylgjande avklart i møte: Byggmester Markus har tilbudt seg å bygge to hus til den oppgitte summen. Det er ikkje gjort nokre vurderingar om der er andre firma som kunne vere aktuelle for dette oppdraget. Det er heller ikkje gjort nokon vurdering av om AN må følgje forskrift om offentlege anskaffingar. Årsaka til at ein ikkje hadde vurdert andre selskap eller hatt ein anbodsrunde var lite administrativ kapasitet i selskapet. Dei to husa er tenkt å leigast ut til kommunen som kan nytte dei som bustad for flyktningar. Kontrollutvalet vil understreke fylgjande: Selskapet har plikt til å undersøke om ein må følgje dei krav som er i forskrift om offentlege anskaffingar. Kontrollutvalet ser at der er fleire argument som taler for at selskapet fell inn under forskriften om offentlige anskaffelser fordi selskapet er: 100 % eigd av kommunen Kommunen har full styringsrett på selskapet Ein stor del av finansieringa skjer via kommunen. Kommunen har gitt ein garanti for leige av dei to husa som skal byggast. Kontrollutvalet viser til forskrift om offentlige anskaffelser 1-2, pkt 2. Kontrollutvalet viser og til dei vurderingane som er i kap 2 i «Veileder til offentlige anskaffelser» utgitt av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Den garantien som er gitt frå ordførar og assisterande rådmann seier ingenting om: Kva hus som skal leigast med adresse eller gards og bruksnr Kor lenge leiga skal vare Kva dei økonomiske rammene er I kommuneloven 9 står det at kommunestyret kan gi ordførar myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker. I reglementsamlinga for Austrheim kommune gitt ut av rådmann i september 2007 går det ikkje fram at kommunestyret har gitt ordførar nokon myndighet i enkeltsaker. I delegeringsreglementet vedteke av kommunestyret 21.09.04
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 9 av 11 Side 12 går det ikkje fram at ordførar har fått delegert nokon særskilt myndighet. Kommunestyret kan sjølvsagt ha gitt ordførar myndigheit i eit enkelt vedtak som kontrollutvalet ikkje er kjent med. Kontrollutvalet vil peike på at formannskapet ikkje har mynde til å inngå avtalar som påfører kommunen vesentlege utgifter, delegeringsreglementet 1-3. Kommunestyret sin delegering til rådmann er heimla i 23 i kommuneloven. I kommunen sitt delegeringsreglement står der følgjande i 3; I 3 35 er der omtalt kva mynde rådmann har til å inngå leigeavtalar. Garantien som er gjeve, har ingen tidsbegrensing eller økonomisk ramme. Slik kontrollutvalet ser det så har ikkje kommunestyret gitt mynde hverken til rådmann eller til ordførar om å gje garanti som vil kunne få økonomiske konsekvensar for kommunen i eit langsiktig perspektiv. Garantien som er gitt er underteikna av ordførar og assisterande rådmann. For kontrollutvalet vert det da uklart om dette er eit vedtak som er gjort av administrasjon eller av ordførar. Dersom det er snakk om eit langsiktig leigeforhold så kan det vere at dette må sjåast på som ein finansiell leigeavtale, viser til kommunal rekneskapsstandard nr 8. Den langsiktige leigeavtalen må da aktiverast i balansen som eit anleggsmiddel og langsiktig gjeld.
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 08.11.13 Side 10 av 11 Side 13 Kontrollutvalet vil også peike på at rådmann som dagleg leiar i AN vil vere innhabil i denne saka, forvaltningsloven 6 e). Det står også følgjande i 6; «Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan.» Kommunestyret bør difor få vurdert korleis saker frå AS Austrheim Næringsselskap skal handsamast i kommunen. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet finn at AS Austrheim Næringsselskap hadde plikt til å vurdere om dei er omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalet er ikkje kjent med at kommunestyret har delegert den mynde til ordførar eller rådmann til å gje ein slik garanti om leige av hus. Kontrollutvalet finn det difor rett at kommunestyret får saka om garanti om leige av to hus frå AS Austrheim Næringsselskap til handsaming. 47/13 Tertialrapport nr 2 2013 - økonomi Sakstilfang: Tertialrapport nr 2-2013 Kontrollutvalet fikk ein orientering frå økonomisjefen til tertialrapporten. Kontrollutvalet kommenterte at ein saknar at det vert rapportert på investeringsprosjekta slik kommunestyret har vedteke dei. Kontrollutvalet viser til forskrift om årsbudsjett 10 om krav til rapportering. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet tok saka til etterretning og reknar med at rapporteringa seinare vil bli tilpassa slik at ein føl dei krav som er i forskrift om årsbudsjett. 48/13 Kvalitetskontroll revisjonen Saksvedlegg: Oversendingsbrev frå revisjonen 27.09.13 med vedlegg Revisjonen gikk gjennom kva som ligg i kvalitetskontrollen og kva som er bakgrunn for dei avvika som er peika på. Det vart også gjort greie for kva som er gjort for å lukke avvika. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet tok orienteringa til etterretning. 49/13 Revisjon av kommunerekneskapen 2013 Revisjonen gav ein orientering om planane for revisjon av kommunerekneskapen for 2013. Revisjon av rekneskapen for 2013 er starta opp
Side 14
Austrheim kommune Side 15 KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato: 10. januar 2014 Stad: Austrheimhallen - møterommet Kl.: 12.00 16.15 Tilstades: Solveig Hopen - leiar, Arne Kästel nestleiar og Jakob Sæthre vara for David Sætre Ludvigsen Innkalla: Dagleg leiar Jan Olav Osen og styreleiar Per Lerøy i AS Austrheim Næringsselskap sak 07/14 og økonomisjef sak 07/14 Revisjon: Revisjonssjef Reidar Bjørsvik Sekretær: Sekretariatsleiar Bent Gunnar Næss Forfall: David Sætre Ludvigsen... 01/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Samrøystes vedtak: Innkalling og saksliste vart godkjent. 02/14 Godkjenning referat frå sist møte Samrøystes vedtak: Møteprotokollen frå 08.11.13 vert godkjent slik han ligg føre. 03/14 Skriv og meldingar Kommunestyret sitt vedtak i sak 125/13 Møteutskrift kontrollutvalet 08.11.13 Epost frå assisterande rådmann 23.12.12 og 02.01.13 om saksgang Samrøystes vedtak: Meldingane vert tekne til orientering slik dei ligg føre. 04/14 Spørsmål som gjeld MVA oppfølging av sak 43/13 Revisjon orienterte om kva som er gjort så langt med spørsmålet og kva som vil bli vurdert. Det vil komme ein eigen rapport i løpet av veke 3, den vil bli ettersendt til kontrollutvalet. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet tok orienteringa til etterretning.
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 10.01.2014 Side 2 av 10 Side 16 05/14 Kommunen sine rutinar for fakturering oppfølging av sak 44/13 Kontrollutvalet sin leiar hadde fått tilsendt rutinane for fakturering i kommunen. Desse vart vist i møte. I dei tilsendte rutinane for fakturering står der følgjande: Det er økonomikontoret som har ansvaret for å sende ut faktura. Rutinane inneheld følgjande aktivitetar Leiar i kontrollutvalet hadde vore i kontakt med medarbeidarane på økonomikontoret. Leiar i kontrollutvalet fikk gode inntrykk av dei rutinane som var på kontoret. Det som var ei utfordring var å sikre at dei rutinane som gjelder for at tenestepersonell leverer grunnlagsmateriale for fakturering til økonomikontoret, punkt 1 og 2 i aktivitetane. Det skal vere gitt beskjed til alle at grunnlag for fakturering skal raskt fram til økonomikontoret, men det har svikta der enkelte gonger. Økonomisjef gav uttrykk for i møte at det var eit område som ein vil følgje opp, slik at økonomikontoret raskast mogleg får eit grunnlag å sende faktura ut på. Revisjonen vil også omtale dette med fakturering i sin rapport som gjeld mva sjå sak 04/14. Det var også ein gjennomgang av dei tilsendte rutinane for innkrevjing av kommunale krav. Det står at rutinane gjeld krav som alle avdelingar har sendt fakturagrunnlag på. Det står følgjande om aktivitetar: I kommunestyret 04.12.13 vart det frå administrasjonen si side vist til den praksis som kommunen har overfor innkrevjing av kommunale krav som gjeld SFO og barnehage. Det finn kontrollutvalet lite relevant. Her dreier det seg om et kommersielt selskap der daglig leiar i selskapet har fakturert selskapet for sine tenester og der er fakturert tenester frå medlem i styret. Det kan såleis ikkje sidestillast med innkrevjing av kommunale avgifter. Kontrollutvalet kan ikkje sjå at der er noko nytt i denne saka og vil bare gjenta sitt vedtak frå sak 44/13. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet har ingen kommentar til dei ordinære rutinane for fakturering og innkrevjing. Overfor selskapet Breidvik Eiendom AS har ikkje kommunen følgt dei
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 10.01.2014 Side 3 av 10 Side 17 ordinære rutinane. Den forskjellsbehandlinga som er gjort bygger ikkje på eit sakleg grunnlag og er difor ikkje i samsvar med dei krav som ein må kunne stille til god offentleg forvaltning. Kontrollutvalet ønskjer å få eit oversyn over varer og tenester som kommunen har levert som ikkje er fakturert etter vanlege rutinar. Ein ber om få dette innan 10. februar 2014. 06/14 AS Austrheim Næringsselskap og betaling av kostnader som gjeldt Altiboks oppfølging av sak 45/13 Kontrollutvalet har ikkje nokon nye fakta i den saka. Kontrollutvalet vil difor berre gjenta det vedtaket som er i frå sak 45/13. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet synes saka var uoversiktleg og stiller spørsmål ved om dette var eit ansvar for AS Austrheim Næringsselskap, all den tid det var Austrheim kommune som hadde inngått avtale om leige av boligane. 07/14 Garanti frå kommunen om leige av to hus i Breidvikområdet frå AS Austrheim Næringsselskap og AS Austrheim Næringsselskap kontrakt om totalentreprise med Byggmester Markhus AS - oppfølging av sak 46/13 Nye saksvedlegg til saka: Brev frå kommunen ordførar og assisterande rådmann 02.01.13 om garanti til styreleiar Ole Lysø i AS Austrheim Næringsselskap Brev frå kommunen ordførar og assisterande rådmann 23.12.13 om tilbaketrekking av garanti til dagleg leiar Jan Olav Osen i AS Austrheim Næringsselskap Sak formannskapet 006/14 Tilbod frå Byggmester Markhus AS til AS Austrheim Næringsselskap 12.11.12 og totalentreprise 13.12.12 og garanti gitt av kommunen 02.01.13 I tillegg vart det ettersendt følgjande vedlegg til denne saka: Epost 03.01.14 frå sekretær for kontrollutvalet til advokat Solberg som gjaldt uttale i sak 006/14 i formannskapet. Epost 08.01.14 frå advokat Solberg - svar på epost 03.01.14 Epost 08.01.14 med referat styremøte AS Austrheim Næringsselskap for 2012 og 2013, men det mangla referat frå møte 28.11.13 og 05.06.12 I møte vart det delt ut: Epost frå avdvokat Solberg 10.01.14 svar på epost 09.01.14 Kontrollutvalet sitt vedtak og gjennomgang i denne saka har ført til følgjande: Advokat Solberg har i epost 18.12.13 gitt ein uttale som er lagt ved sak 006/14 til formannskapet. Der vert det sett på følgjande:
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 10.01.2014 Side 4 av 10 Side 18 - Om AS Austrheim Næringsselskap er omfatta av lovverket som gjeld offentlege anskaffingar og om det aktuelle kjøpet er omfatta. - Om garantien som er gitt 02.01.13 er gyldig Advokat Solberg har i epost 27.12.13 gitt ein uttale som er lagt ved sak 006/14 til formannskapet der habiliteten til administrasjon er vurdert. Garantien Advokat Solberg sin uttale 18.12.13 som er lagt ved til formannskapet sin sak 006/14 og uttaler der følgjande om garantien gitt frå ordførar og rådmann til AS Austrheim Næringsselskap: Ordførar hadde ingen myndighet til å inngå ein slik avtale Assisterande rådmann var innhabil til å inngå ein slik avtale Kommunen ved ordførar og assisterande rådmann har 23.12.13 sendt brev til dagleg leiar i AS Austrheim Næringsselskap om at garantien som var gitt ikkje er gjeldande og at saka må opp til politisk handsaming i formannskapet 08.01.14 og kommunestyret 15.01.14. Det gav som resultat at ordførar og assisterande rådmann trakk garantien tilbake i brev 23.12.13. Det som advokat Solberg uttaler er i samsvar med det kontrollutvalet sa i sak 46/13. Advokat Solberg sin uttale 18.12.13 som er lagt ved til formannskapet sin sak 006/14 og uttaler der følgjande om avtalen om bygging av to hus: Alt overveiende sannsynlig er AS Austrheim Næringsselskap et offentligrettslig organ som omfattes av regelverket for offentlige anskaffelser. Når det gjaldt den aktuelle kontrakten med Byggmester Markhus så sier Advokat Solberg følgjande: Det er på det rene at loven kom til anvendelse. Mest sansynlig kom ikke forskriften til anvendelse. Det er følgelig ikke tale om en bygge- og anleggskontrakt hvor byggmester skal oppføre en bygning i henhold til kommunen sine spesifikasjoner. I så fall ville det nevnte unntaket ikke komme til anvendelse. På bakgrunn av denne uttalelsen ble det stilt følgjande spørsmål til advokat Solberg i epost 03.01.14: For kontrollutvalet ville det være interessant om du kunne grunngi noe nærmere hvorfor kontrakten om totalentreprise ikke er tale om en bygge- og anleggskontrakt. Advokat Solberg svarer på epost 08.01.14 og skriv der mellom anna følgjande: Etter at jeg har lest ditt ovenfor nevnte e-brev, med vedlegg, hvor vedleggene er dokumenter som jeg tidligere ikke har sett, ser jeg at jeg burde stilt spørsmål til rådmannen om det var næringsselskapet eller Byggmester Markhus AS, eventuelt Kystlandsbyen, som eide den aktuelle tomten før jeg gav min endelige vurdering av saken. Jeg beklager sterkt at jeg ikke avklarte dette, som jeg nå som nevnt ser at jeg skulle gjort.
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 10.01.2014 Side 5 av 10 Side 19 For ordens skyld nevner jeg at jeg har fått bekreftet av Austrheim kommune at den faktiske situasjonen er slik som du har redegjort for i e- brevet av 03.01.2013. Det følger av det som ovenfor er nevnt at dersom ikke unntaket i innkjøpsforskriftens 2-1, annet ledd litra a kommer til anvendelse var næringsselskapet forpliktet til å overholde reglene i både anskaffelsesforskriftens del I og II, eventuelt del IV, i forbindelse med kontrakten om oppføring av de to aktuelle bolighusene. Sannsynligvis kommer imidlertid ikke unntaket til anvendelse. Munnleg avtale mellom AS Austrheim Næringsselskap og Breidvik Eiendom AS Eit anna forhold som kjem fram i advokat Solberg sin epost 08.01.13 er at det er ein munnleg avtale mellom AS Austrheim Næringsselskap og Breidvik Eiendom AS som kontrollutvalet tidlegare ikkje er kjent med. Advokat Solberg skriver følgjande: «Austrheim Næringsselskap kjøpte 6 boligtomter i Breivik av Breivik Eiendom AS i 2009. Disse tomtene ble kjøpt for at det skulle oppføres etablererboliger der av Breidvik Eiendom AS, eller selskap som direkte eller indirekte var eid av Breidvik Eiendom AS eller dette selskapet sine aksjeeiere, etter at man da hadde gjort undersøkelser med hensyn til om det var andre aktuelle boligalternativer i kommunen.» Vidare skriver Solberg følgjande: «Det er på det rene at det ikke foreligger noen skriftlig avtale mellom næringsselskapet og Breidvik Eiendom AS om enerett for oppførelse av boliger på de aktuelle tomtene. Dette har imidlertid vært en forutsetning mellom partene, som man som nevnt også har fulgt opp slik som nevnt. Også de tomtene som Breidvik Eiendom AS har beholdt i boligfeltet, som selskapet har opparbeidet med veger og vann- og avløpsanlegg, er solgt sammen med boliger som er oppført av byggmester Markhus.» Det var sendt epost til advokat Solberg om kven som opplyste om denne munnlege avtalen. I epost 10.01.14 skriver Solberg følgjande: «Opplysningene om enerett for oppføring av boliger på de aktuelle boligtomtene fikk jeg av ass. rådmann Olav Mongstad. Fra Olav Mongstad har jeg etter at mitt e-brev til deg av 08.01.2013 ble skrevet fått oversendt dokumenter som viser hvordan Austrheim Næringsselskap AS, Breidvik Eiendom AS og selskap med tilknytning til det sistnevnte selskapet, Vesthus AS, har tilbudt etablererboliger og inngått avtaler med potensielle kjøpere av de aktuelle tomtene med boliger som skal oppføres av selskap med slik tilknytning til Breidvik Eiendom AS som nevnt i mitt e-brev til deg av 08.01.2014.» Dagleg leiar og styreleiar i AS Austrheim Næringsselskap og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet og kommenterte enkelte ting. I tillegg var også økonomisjef til stade som er den som legg fram saka om leige for kommunestyret.: Styret og møtereferat Styret sin samansetning: Per Lerøy - leiar, Ragnhild Langøy, Olaug Sætre, Øystein Austrheim og Britt
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 10.01.2014 Side 6 av 10 Side 20 Skålevik Lerøy I referat frå styremøte 11.11.13 så står det at Ole Lysø møtte, men Per Lerøy er ikkje nevnt? Det er feil i referatet det skal være Per Lerøy og ikkje Ole Lysø. Status for tomtene og leilighetane til AN Det vart orientert om kjøpet av tomter og leilighetane i 2009 og status: Tomtene 6 stk vart kjøpt for 1,2 mill kr i 2009. Intensjonen var å selje dei vidare. Det var planar om bruken av desse tomtane, men det stoppa opp. 5 leilighetar i eigne rekkehus vart også kjøpt. Ein av leilighetane er solgt. Det er 4 leilighetar igjen. Ei av tomtene er seld til ein privatperson. Det var ikkje satt noko vilkår i salet av den tomta om kven som skulle bygge der, slik det var i avtalen ved sal av tomt i 2009 som ikkje vart realisert. Tomta var seld for kr 335.000,-. Huset på den tomta er ferdig bygd av Byggmester Markhus AS. På to av tomtene som AN eig vert det no ferdigstilt to hus. Det er inngått ein totaltentreprise med Byggmester Markhus AS som totalantreprenør og AN er byggherre. Intensjonen frå styret var at Byggmester Markhus skulle bygge hus på dei tomtene og selje dei etter kvart. Garantien og leigeavtalen med kommunen Leiga som kommunen må betale er satt til kr 9.000 pr mnd som eit utgangspunkt ut i frå kva NAV set som maksimale satsar. Det er ikkje gjort nokon endeleg vedtak. Dagleg leiar meiner at ei leige på kr 9.000 vil vere økonomisk forsvarleg for selskapet. Garantien tilbaketrekking av garantien er underteikna av ordførar og assisterande rådmann 23.12.13. I sakspapira til formannskapet er assisterande rådmann bytta ut med økonomisjef det er feil. Husbanken gir inntil 40% tilskott og maksimalt 840.000. Tilsagnet frå Husbanken er ikkje motteke ennå, men reknar med at den vil komme når kommunestyret har gjort sitt vedtak. AS Austrheim Næringsselskap sin forplikting til å følgje regelverket for offentlege innkjøp Det vart stilt spørsmål om formannskapet hadde fått Solberg sin uttale 08.01.14 om AN sin avtale om totalentreprise med Byggmester Markhus var omfatta av forskriften. Der Solberg seier at sin uttale 18.12.13 som låg ved til formannskapet sin sak 006/14 bygde på feil grunnlag. Rådmann Jan Olav Osen og assisterande rådmann Olav Mongstad hadde fått kopi av den eposten.
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 10.01.2014 Side 7 av 10 Side 21 Økonomisjefen svarte at den ikkje var ettersendt til formannskapet. Økonomisjefen hadde ikkje motteke denne eposten frå rådmann. Det vart ikkje gitt nokon grunngjeving kvifor den ikkje var ettersendt. Styreleiar sa at dersom det var begått feil i innkjøpet så måtte styret vere ansvarleg for det. Advokat Solberg skriver i sin uttale at det har vore ein føresetnad at Breidvik Eiendom AS hadde einerett til oppføring av bustadar på dei tomtene til AN. Den er ikkje skrifteleg, men det har vore ein føresetnad mellom partane. Solberg opplyser i epost 10.01.14 at opplysningane om einerett er gitt av assisterande rådmann Olav Mongstad. Dagleg leiar og styreformann seier til kontrollutvalet at dei ikkje kjenner til at det er nokon munnleg avtale om at Breidvik Eiendom AS om einerett for oppførsel av boliger på de aktuelle tomtene slik advokat Solberg skriver i epost 08.01.14. Det som kunne vere av avtale om var kva type hus som kunne byggast. Det vart ikkje vist til noko skrifteleg avtale. Dessutan peika styreformann på at Byggmester Markhus AS var ikkje eigar i Breidvik Eiendom AS i november 2012 da dåverande styreleiar Ole Lysø tok kontakt med Markhus om bygging av hus. Det var 26.01.13 innkalla til ekstra ordinær generalforsamling i Breidvik Eiendom AS da Markhus Holding AS hadde nettopp overtatt Cross Management AS sine aksjar. Styreleiar var klar på at det var ein vanskeleg kombinasjon og vere ordførar og styreleiar samtidig. I Solberg sin uttale 08.01.14 står det at AN var i kontakt med eigarane av Fonnesstraumen byggefelt og byggmester Taule. Det var Austrheim kommune som hadde den kontakten. Det vart spurt om det var andre ting som kontrollutvalet burde vore kjent med. Verken dagleg leiar eller styreleiar hadde noko meir informasjon å komme med. I brev til AS Austrheim Næringselskap (AN) frå Byggmester Markus 12.11.12 vert det vist til ein forespørsel. Dagleg leiar svarer på spørsmål om å få tilsendt kopi av den forespøreselen i epost 08.01.14 at han reknar med at den var munnleg frå styreleiar Ole Lysø. Ole Lysø var i tillegg til å vere styreleiar for AN også på den tida rådgjevar for Breidvik Eiendom AS, det kjem fram i rapport frå Solberg til kommunestyret 20.06.13. I sak 006/14 er økonomisjef sakshandsamar i og med at rådmann og assisterande rådmann er innhabil. Kontrollutvalet hadde innkalla økonomisjef til å svare på spørsmål i saksutgreiinga: Det vil ikkje bli laget til ein ny garanti. Men det er laget til eit utkast til ein husleigekontrakt på 20 år. Den vil gå frå 01.02.14 til og med 01.02.34. Det vil
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 10.01.2014 Side 8 av 10 Side 22 vere tilfredsstillande for å kunne motta tilskottet frå Husbanken. Leigekontrakten må vurdere om den skal aktiverast i balansen. Kontrollutvalet vil gjere sine vurderingar av fakta når ein kan sjå dei ulike sakene i samanheng. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet vil gjere endeleg vedtak når ein kan sjå dei ulike sakene (04/14, 05/14, 06/14 og 07/14) i samanheng. 08/14 Spørsmål frå ordførar om kven som kan møta som representant i kommunestyret Sakstilfang: - Epost frå ordførar 06.12.13 til kontrollutvalet - Uttale frå dagleg leiar i Norges kommunerevisorforbund 13.12.13 Ordførar skriv følgjande i eposten 06.12.13 som er sendt til dei faste medlemmene i kontrollutvalet og sekretrariatet: Kontrollutvalet har fått ein uttale frå dagleg leiar i Norges Kommunerevisorforbund Ole Kristian Rogndokken:
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 10.01.2014 Side 9 av 10 Side 23 Kontrollutvalet viser til spørsmålet om leiar i kontrollutvalet er gild eller ugild til å delta i å drøfte dei spørsmåla som ordførar tek opp. I og med at spørsmålet er reist frå ordførar vart det handsama ved at leiar forlot møte. Representantane Kästel og Sæthre diskuterte om leiar var gild eller ugild. Representantane viste til dagleg leiar i Norges kommunerevisorforbund som meiner at det ikkje ligg føre særegne forhold som gjer at leiar i kontrollutvalet er innhabil. Ein ser ikkje noko grunnlag for at leiar er ugild i denne saka, viser til forvaltningsloven 6. Leiar tok plass i møte igjen. Dei spørsmåla som ordførar tek opp er besvart i Rogndokken sin uttale. I uttalen vert det vist til kommuneloven 77, der det mellom anna kjem fram følgjande: Minimum ein av medlemmene i kontrollutvalet skal veljast blant kommunestyret sine medlem. Kontrollutvalet sin leiar har møte- og talerett i kommunestyret når utvalet sine saker vert handsama. Ordføraren stiller spørsmål om kontrollutvalet driver partipolitikk. Kontrollutvalet stiller seg fullstendig avvisande til ein slik insinuasjon. Ordførar sier det er uheldig at det kan stillast spørsmål ved ulike rolle. Kontrollutvalet viser her til kommuneloven 77 når det gjelder slike spørsmål. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet meiner at dei spørsmåla som ordførar tek opp er godt avklart i kommuneloven 77.
Side 24
Austrheim kommune Side 25 KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato: 20. januar 2014 Stad: Kommunehuset Møterom Børilden 3. etg Kl.: 14.00 17.00 Tilstades: Solveig Hopen - leiar, Arne Kästel nestleiar og David Sætre Ludvigsen Innkalla: Revisjon: Revisjonssjef Reidar Bjørsvik Sekretær: Sekretariatsleiar Bent Gunnar Næss Forfall:... 11/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Samrøystes vedtak: Innkalling og saksliste vart godkjent. 12/14 Godkjenning referat frå sist møte Samrøystes vedtak: Møteprotokollen frå 10.01.14 vert godkjent slik han ligg føre. 13/14 Skriv og meldingar Epost frå rådmann 16.01.14: «Austrheim kommunestyre vedtok i sak 125/13 fylgjande: Rapport frå kontrollutvalet sitt møte den 08.11.13 vert sett opp som eiga sak på første kommunestyremøte i 2014. Kommunestyret får ein grundig gjennomgang frå kontrollutvalet vedkomande sak 43,44,45 og 46. Austrheim kommunestyre har i møte den 15.01.14 vedteke å utsette denne handsaminga til kommunestyremøte den 19.03.14.» Kontrollutvalet har ikkje fått referatet frå kommunestyret. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet tek kommunestyret sitt vedtak til etterretning og tilpassar si handsaming til det. 14/14 Spørsmål som gjeld MVA oppfølging av sak 43/13 Saksvedlegg: Rapport frå revisjonen 17.01.14 «Spørsmål om mva handsaming» Konklusjonen i rapporten frå revisjonen er følgjande:
Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 20.01.2014 Side 2 av 3 Side 26 Rapporten har vore til høyring hos administrasjon, dei har ikkje hatt nokon kommentar til rapporten. Administrasjon sin opplysning til kontrollutvalet i sak 43/13 om at Breidvik Eiendom AS var registrert i Meirverdiavgiftsregisteret var feil. Det vart nytta som eit argument at ein difor kunne fakturere selskapet utan mva fordi det uansett ville fått mva refundert. Sjølv om det hadde vore riktig at selskapet var Meirverdiavgiftsregisteret så ville praksisen vore feil. Det er ingenting av det som administrasjon har gjort i denne saka som kan relaterast til det som lovverket gir heimel for. Kommunen har utelatt å fakturere mva på (84.663,- + 300.000,-) 384.663,-, det utgjer 96.166,- kr i mva som ikkje er fakturert. Det at kommunen ikkje har skrive ut faktura, men berre motrekna er ikkje i samsvar med dei krav som er i bokføringsføringsforkriften. Denne saka er heller ikkje handsama i samsvar med kommunen sine rutinar for fakturering. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet sluttar seg til revisjonen sine konklusjonar. Kommunen sin manglande fakturering og bruk av mellomrekning utan mva er ikkje i samsvar med gjeldande lovverk. Kontrollutvalet ønskjer å få ein oversikt frå administrasjon om eventuelle andre mellomrekningar som kommunen har nytta sidan 2008 og fram til no. Kontrollutvalet ber om å få denne oversikten innan 10. februar 2014. 15/14 Garanti frå kommunen om leige av to hus i Breidvikområdet frå AS Austrheim Næringsselskap og AS Austrheim Næringsselskap kontrakt om totalentreprise med Byggmester Markhus AS - oppfølging av sak 46/13 og 07/14 Nye saksvedlegg til saka: Epost 14.01.14 frå dagleg leiar med vedlagt referat frå styremøte i AS Austrheim Næringsselskap 28.11.13 I referatet frå AS Austrheim Næringsselskap 28.11.13 går det fram at styret har fått ein orientering frå førre styeleiar og kontrollutvalet sin sak 46/13 er kommentert, sak 35/13. Det er nokon punkt i referatet som kontrollutvalet ønskjer svar på frå styret: Det står mellom anna følgjande: «Anbod vart vurdert, men med utgangspunkt i selskapet sine vedtekter, omstende i
Side 27
Side 28
Side 29
Side 30
Side 31 Bent Gunnar Næss Fra: Bent Gunnar Næss Sendt: 3. januar 2014 11:07 Til: Karsten Solberg (ks@rblaw.no) Kopi: Solveig Hopen (mastrevik@fribokhandel.no) Emne: AS Austrheim Næringsselskap - regelverk offentlige innkjøp Vedlegg: Kontrakt med Markhus om bygging av to hus 13.12.13.pdf Viser til din epost 18.12.13 som ligger ved saksutgreiinga til formannskapet i Austrheim sak 006/14. Slik kontrollutvalet har oppfattet denne saka så hadde AS Austrheim Næringsselskap ei tomt som de ønsket å få oppført to hus på. De tok kontakt med Byggmester Markhus AS og fikk et tilbud fra han i brev 12.11.12, se vedlegg. Med bakgrunn i det tilbudet ble det 13.12.12 inngått en totalentreprise der AS Austrheim Næringsselskap er byggherre og Byggmester Markhus AS er totalentreprenør, se vedlegg. Det går også fram av denne kontrakten at byggherren ikke stiller noen garanti, pkt 8. I din saksutgreiing skriver du; «Det er følgelig ikke tale om en bygge- og anleggskontrakt hvor byggmester skal oppføre en bygning i henhold til kommunen sine spesifikasjoner. I så fall ville det nevnte unntaket ikke komme til anvendelse.» For kontrollutvalet ville det være interessant om du kunne grunngi noe nærmere hvorfor kontrakten om totalentreprise ikke er tale om en bygge- og anleggskontrakt. Med venleg helsing Bent Gunnar Næss Sekretariatsleiar Nordhordland Utviklingsselskap IKS Tlf mobil 48 12 46 23 Epost: bent.gunnar.naess@nordhordland.net www.nordhordland.net 1
Side 32 Bent Gunnar Næss Fra: Karsten Solberg <ks@rblaw.no> Sendt: 8. januar 2014 10:00 Til: Bent Gunnar Næss Kopi: Jan Olav Osen; Olav Mongstad Emne: Austrheim Næringsseskap AS Jeg viser til ditt e-brev til meg om denne saken av 03.01.2013. Min vurdering av Austrheim Næringsselskap AS sin håndtering av denne saken i relasjon til regelverket om offentlige anskaffelser i e-brevet av 18.12.2013 er basert på at næringsselskapet ikke eide tomten hvor de to aktuelle boligene ble oppført. Det faktiske grunnlaget for min vurdering av saken var side 7-10 av kontrollutvalget sin møtebok fra møte 08.11.2013, sammen med et kort oversendelsesbrev fra rådmannen. Etter at jeg har lest ditt ovenfor nevnte e-brev, med vedlegg, hvor vedleggene er dokumenter som jeg tidligere ikke har sett, ser jeg at jeg burde stilt spørsmål til rådmannen om det var næringsselskapet eller Byggmester Markhus AS, eventuelt Kystlandsbyen, som eide den aktuelle tomten før jeg gav min endelige vurdering av saken. Jeg beklager sterkt at jeg ikke avklarte dette, som jeg nå som nevnt ser at jeg skulle gjort. For ordens skyld nevner jeg at jeg har fått bekreftet av Austrheim kommune at den faktiske situasjonen er slik som du har redegjort for i e-brevet av 03.01.2013. Basert på at Austrheim Næringsselskap AS selv eide den aktuelle tomten vil rettsforholdet mellom næringsselskapet og Byggmester Markhus være en entreprise, hvor Markhus i denne saken er totalentreprenør. Også i relasjon til regelverket om offentlige anskaffelser må rettsforholdet mellom de nevnte selskapene, når man legger til grunn at dette regelverket kommer til anvendelse på det heleide kommunale aksjeselskapet, som utgangspunkt anses som en bygge- og anleggskontrakt hvor entreprenøren skal utføre arbeid og levere de materialene som er nødvendige for å gjennomføre arbeidet. Jeg viser her til forskriftens 4-1, litra c. For den type bygge- og anleggskontrakter som denne saken gjelder, hvor de aktuelle boligene skal nyttes av vanskeligstilte på boligmarkedet, var det sannsynligvis to alternative regelsett som næringsselskapet måtte forholde seg til. Dette følger av forskriftens 2-1, annet ledd og 2-1, syvende ledd. Det følger av forskriftens 2-1, annet ledd at for alle kontrakter som overstiger kr. 500.000,- eks. mva. gjelder forskiftens del I og II, med mindre noen av unntakene i annet ledd, litra a f, kommer til anvendelse. Dersom noe slikt unntak kommer til anvendelse, gjelder bare forskriftens del I og ikke også del II. Del I gjelder alminnelige bestemmelser for alle typer offentlige innkjøp. Del II gjelder blant annet hvilke anskaffelsesprosedyrer innkjøperen kan velge mellom og hvilke kunngjøringsregler som gjelder for konkurransen. Plikten til å kunngjøre slike kontrakter følger av 9-1. Unntakene i 2-1, annet ledd, er: «a. anskaffelsen kan bare foretas hos én leverandør i markedet, for eksempel av tekniske eller kunstneriske årsaker, eller for å beskytte en enerett mv., b. det foreligger et usedvanlig fordelaktig tilbud som gjør det mulig å anskaffe ytelser til en pris som ligger vesentlig under normale markedspriser, og en anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling ikke lar seg gjennomføre i det tidsrommet tilbudet foreligger, c. anskaffelsen på grunn av uforutsette omstendigheter ikke kan utsettes i den tiden det tar å 1
gjennomføre en konkurranse, d. uforutsette omstendigheter gjør det nødvendig å utføre tilleggsytelser som er strengt nødvendige for kontraktens fullføring, forutsatt at tildelingen skjer til samme leverandør, e. det i en forutgående anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling ikke foreligger tilbud, eller de tilbud som foreligger ikke er egnet, eller f. det f. gjelder varer eller tjenester som kjøpes på børs, råvarebørs eller lignende marked.» Side 33 Det følger av forskriftens 2-1, syvende ledd at innkjøpere av bygge- og anleggskontrakter for sosiale formål kan vedta at slike kontrakter, om nærmere bestemte vilkår er oppfylt, i stedet for å bli inngått etter reglene i del II eller del III kan inngås etter reglene i del IV. Forskriftens 25 1, som gjelder særskilt behandlingsmåte ved bygge- og anleggskontrakter for sosiale formål, lyder slik: «1) Dersom kontrakter om planlegging og oppføring av boliger for sosiale formål, på grunn av arbeidets betydning, kompleksitet og antatte varighet, krever samarbeid med representanter fra oppdragsgiver, sakkyndige og entreprenører, kan det vedtas en særskilt behandlingsmåte for å sikre valg av den entreprenør som er best egnet til å delta i et slikt samarbeid. (2) Ved kontrakter med en anslått verdi på minst 40 millioner kroner skal oppdragsgiver anvende reglene for kunngjøring og reglene om kvalitativ utvelgelse i forskriftens del III. Ved kontrakter med en anslått verdi på minst 500 000 kroner skal oppdragsgiver anvende reglene for kunngjøring og reglene om kvalitativ utvelgelse i forskriftens del II. (3) I kunngjøringen skal oppdragsgiver gi en mest mulig nøyaktig beskrivelse av arbeidene som skal utføres, slik at interesserte entreprenører kan foreta en realistisk vurdering av prosjektet. I kunngjøringen skal oppdragsgiver, oppgi hvilke kvalifikasjonskrav leverandøren må oppfylle, jf. 8-4 og 17-4 (kvalifikasjonskrav). 4. For bygge- og anleggskontrakter for sosiale formål med en anslått verdi på minst 40 millioner kroner, gjelder reglene i kapittel 16 (kommunikasjon), 17-4 (kvalifikasjonskrav), 17-8 (dokumentasjon av leverandørens finansielle og økonomiske stilling), 17-9 (dokumentasjon av leverandørens tekniske kvalifikasjoner), 17-12 (dokumentasjon av oppfyllelse av kvalitetssikringsstandarder), 17-13 (standarder for miljøledelsessystem), 18-4 (kunngjøring av konkurranseresultatet), kapittel 19 (frister), 20-12 (avvisning på grunn av forhold ved leverandøren), 20-16 (oppdragsgivers begrunnelsesplikt), 21-4 (supplerende opplysninger om leverandørenes kvalifikasjoner), 22-3 (meddelelse om kontraktstildeling og karensperiode) og 22-3a (suspensjon) tilsvarende. 5. For bygge- og anleggskontrakter for sosiale formål med en anslått verdi på minst 500.000 kroner, gjelder reglene i kapittel 7 (kommunikasjon), 8-4 (kvalifikasjonskrav), 9-2 (kunngjøring av konkurranseresultatet), 10-1 (frister), 11-10 (avvisning på grunn av forhold ved leverandøren), 11-14 (oppdragsgivers begrunnelsesplikt), 12-4 (supplerende opplysninger om leverandørenes kvalifikasjoner) og 13-3 (meddelelse om kontraktstildeling og karensperiode) tilsvarende.» I denne saken kan det reises spørsmål ved om unntaket i anskaffelsesforskriftenes 2-1, annet ledd, litra a kommer til anvendelse. Austrheim Næringsselskap kjøpte 6 boligtomter i Breivik av Breivik Eiendom AS i 2009. Disse tomtene ble kjøpt for at det skulle oppføres etablererboliger der av Breidvik Eiendom AS, eller selskap som direkte eller indirekte var eid av Breidvik Eiendom AS eller dette selskapet sine aksjeeiere, etter at man da hadde gjort undersøkelser med hensyn til om det var andre aktuelle boligalternativer i kommunen. I tillegg til 2
Side 34 Breidvik Eiendom AS var man også i kontakt med eierne av Fonnesstraumen byggefelt og byggmester Taule. Breidvik Eiendom AS skiftet navn til Kystlandsbyen AS i juni 2013 etter at byggmester Markus hadde kjøpt opp de aksjene som han via sitt holdingselskap ikke allerede eide i Breidvik Eiendom AS. Den første av de 6 nevnte tomtene ble, sammen med etablererbolig som Byggmester Markhus oppførte, solgt til en privatperson i november/desember 2013. Flyktningeboligene som denne saken gjelder er oppført på den andre og tredje tomten. Det ene bolighuset ble overtatt av næringsselskapet 03.01.2014. Det andre bolighuset skal overtas i slutten av inneværende måned. Det er på det rene at det ikke foreligger noen skriftlig avtale mellom næringsselskapet og Breidvik Eiendom AS om enerett for oppførelse av boliger på de aktuelle tomtene. Dette har imidlertid vært en forutsetning mellom partene, som man som nevnt også har fulgt opp slik som nevnt. Også de tomtene som Breidvik Eiendom AS har beholdt i boligfeltet, som selskapet har opparbeidet med veger og vann- og avløpsanlegg, er solgt sammen med boliger som er oppført av byggmester Markhus. Det er også på det rene at den nevnte unntaksregelen må fortolkes restriktivt, og i alle fall ikke utvidende. Det følger av sammenhengen i regelverket om offentlige anskaffelser, hvor det av lovens 5 fremgår at anskaffelser så langt som det er mulig skal være basert på konkurranse. Næringsselskapet hadde anledning til å ta opp spørsmålet om enerett for utbygging av de to tomtene med byggmester Markhus, og eventuelt kunngjøre entreprisekonkurranse for oppføring av flyktningeboligene. Selskapet hadde også den mulighet at man kunne innhentet juridisk vurdering av om det var nødvendig å kunngjøre konkurranse om entrepriseoppdraget. Både den omstendighet at man har undersøkt om det finnes andre og bedre boligalternativer i kommunen enn det som faktisk ble valgt, og den omstendighet at Markhus på privatrettslig grunnlag har råderett over tomtene i forhold til hvem som skal bygge de ut, selv om det er næringsselskapet som eier tomtene, er særlig relevante omstendigheter i vurderingen av om unntaket i forskriftens 2-1, annet ledd, litra a kommer til anvendelse. Sannsynligvis kommer imidlertid ikke unntaket til anvendelse. Jeg viser her særlig til premissene i Kofa sin sak 2009/170 av 14.06.2010. Når det er sagt er det neppe særlig klanderverdig at næringsselskapet, i en situasjon hvor det både er saklig grunn til å reises spørsmål ved om regelverket om offentlige anskaffelser kommer til anvendelse på selskapet sin virksomhet, og dertil i hvilken utstrekning det gjør det, har inngått slik avtale om oppføring av flyktningeboliger med byggmester Markhus som man har gjort uten først å kunngjøre noen entreprisekonkurranse. Det følger av det som ovenfor er nevnt at dersom ikke unntaket i innkjøpsforskriftens 2-1, annet ledd litra a kommer til anvendelse var næringsselskapet forpliktet til å overholde reglene i både anskaffelsesforskriftens del I og II, eventuelt del IV, i forbindelse med kontrakten om oppføring av de to aktuelle bolighusene. Med vennlig hilsen RASMUSSEN & BROCH ANS Karsten Solberg Tlf: +47 55 55 92 00 Fax: +47 55 55 92 05 Mail: ks@rblaw.no Web: www.rblaw.no 3
Side 35 Bent Gunnar Næss Fra: Karsten Solberg <ks@rblaw.no> Sendt: 10. januar 2014 08:52 Til: Bent Gunnar Næss Kopi: Olav Mongstad; Jan Olav Osen Emne: Austrheim Næringsselskap AS Vedlegg: 20140110081718290.pdf Jeg viser til ditt e-brev til meg om denne saken av i går, 09.01.2014. Opplysningene om enerett for oppføring av boliger på de aktuelle boligtomtene fikk jeg av ass. rådmann Olav Mongstad. Fra Olav Mongstad har jeg etter at mitt e-brev til deg av 08.01.2013 ble skrevet fått oversendt dokumenter som viser hvordan Austrheim Næringsselskap AS, Breidvik Eiendom AS og selskap med tilknytning til det sistnevnte selskapet, Vesthus AS, har tilbudt etablererboliger og inngått avtaler med potensielle kjøpere av de aktuelle tomtene med boliger som skal oppføres av selskap med slik tilknytning til Breidvik Eiendom AS som nevnt i mitt e-brev til deg av 08.01.2014.. Jeg vedlegger i denne sammenheng kopier av to skiv som gjelder henholdsvis tilbud om etablererbolig i Breidvik Kystlandsby og aksept av tilbud om etablererbolig i Breidvik Kystlandsby, samt to kjøpekontrakter mellom Austrheim Næringsselskap AS og to kjøpere fra 2009. Skrivet som gjelder tilbud om etablererbolig har Vesthus AS, i tillegg til Austrheim Næringsselskap AS og Beridvik Eiendom AS som avsendere. I de to nevnte kjøpekontraktene viser jeg spesielt til det som står i pkt. 1, litra b om at «Føresetnaden for kjøp av tomten er at det vert inngått avtale med Breidvik Eiendom om bygging av Breidvik type ungdom, jfr. vedlagt prosjekt." Med vennlig hilsen RASMUSSEN & BROCH ANS Karsten Solberg Tlf: +47 55 55 92 00 Fax: +47 55 55 92 05 Mail: ks@rblaw.no Web: www.rblaw.no Denne melding med tilhørende vedlegg er kun ment for adressaten. Dokumentet kan inneholde opplysninger undergitt taushetsplikt. Dersom De ikke er adressaten, må enhver utskrift, kopiering eller videreformidling av opplysninger unngås. Har De mottatt meldingen ved en feiltakelse, bes De vennligst gi oss beskjed pr. telefon, og slette meldingen. 1
Side 36 Bent Gunnar Næss Fra: Olav Andersen Sendt: 19. februar 2014 10:04 Til: Bent Gunnar Næss Emne: SV: Spørsmål frå kontrollutvalet Hei Bent! Vi er så vidt begynt på prosessen. Olav Mongstad er nå tilbake på jobb, men er fortsatt sykemeldt i 50 %. Årsregnskapet går nå mot slutten, Reidar Bjørsvik kommer neste onsdag. Som jeg nevnte til deg i telefonen, sender vi svaret til kontrollutvalget samtidig som vi sender saken til formannskapet/kommunestyret. Klarer vi dette før, gjør vi det. Med venleg helsing Olav B.Andersen Økonomisjef ------------------------------------ Austrheim kommune, 5943 Austrheim Direkte : 56 16 21 16, Sentralbord : 56 16 20 00, Mobil : 92 80 87 78 Heimeside : http://www.austrheim.kommune.no e-post: Olav.Andersen@austrheim.kommune.no Fra: Bent Gunnar Næss Sendt: 18. februar 2014 13:59 Til: Olav Andersen Kopi: Solveig Hopen Emne: SV: Spørsmål frå kontrollutvalet Har du fått sett noko på kontrollutvalet sitt spørsmål? Med venleg helsing Bent Gunnar Næss Sekretariatsleiar Nordhordland Utviklingsselskap IKS Tlf mobil 48 12 46 23 Epost: bent.gunnar.naess@nordhordland.net www.nordhordland.net Fra: Olav Andersen Sendt: 24. januar 2014 14:59 Til: Bent Gunnar Næss 1
Side 37 Kopi: Olav Mongstad; Jan Olav Osen; Per Lerøy; Olav B. Andersen Emne: SV: Spørsmål frå kontrollutvalet Hei! Når det gjeld spørsmål frå kontrollutvalet om å få eit oversyn frå administrasjonen over eventuelle andre mellomrekningar kommunen har nytta sidan 2008 og fram til no, vert det vist til KS 007/14. KS 00714/14 galdt utsetting av handsaming av saker til kontrollutvalet. Saka vart utsett til handsaming i kommunestyret den 19.3.2014. Det de spør om vil såleis bli handsama saman med dei andre sakene som gjeld kontrollutvalet. Som informasjon er det blitt bedt om utsetjing fordi båe rådmennene er inhabile i saka og økonomiavdelinga er travelt opptatt med årsoppgjeret. Dessutan er også Olav Mongstad blitt sjukemeld på ubestemt tid. De vil få informasjonen når vi sender møteinnkalling og saker til kommunestyret den 19.3.2013 Med venleg helsing Olav B.Andersen Økonomisjef ------------------------------------ Austrheim kommune, 5943 Austrheim Direkte : 56 16 21 16, Sentralbord : 56 16 20 00, Mobil : 92 80 87 78 Heimeside : http://www.austrheim.kommune.no e-post: Olav.Andersen@austrheim.kommune.no Fra: Bent Gunnar Næss Sendt: 22. januar 2014 08:06 Til: Olav Andersen; Jan Olav Osen Kopi: Solveig Hopen; Post Austrheim Emne: Spørsmål frå kontrollutvalet I sak 14/14 i kontrollutvalet sitt møte 20.01.14 vart det gjort følgjande vedtak ved handsaming av rapport om mva frå revisjonen. «Kontrollutvalet sluttar seg til revisjonen sine konklusjonar. Kommunen sin manglande fakturering og bruk av mellomrekning utan mva er ikkje i samsvar med gjeldande lovverk. Kontrollutvalet ønskjer å få ein oversikt frå administrasjon om eventuelle andre mellomrekningar som kommunen har nytta sidan 2008 og fram til no. Kontrollutvalet ber om å få denne oversikten innan 10. februar 2014.» Svaret på spørsmålet frå kontrollutvalet kan sendast til underteiknede innan 10.02.14. Med venleg helsing Bent Gunnar Næss Sekretariatsleiar Nordhordland Utviklingsselskap IKS Tlf mobil 48 12 46 23 Epost: bent.gunnar.naess@nordhordland.net 2
Side 38 www.nordhordland.net 14/14 Spørsmål som gjeld MVA oppfølging av sak 43/13 Saksvedlegg: Rapport frå revisjonen 17.01.14 «Spørsmål om mva handsaming» Konklusjonen i rapporten frå revisjonen er følgjande: Rapporten har vore til høyring hos administrasjon, dei har ikkje hatt nokon kommentar til rapporten. Administrasjon sin opplysning til kontrollutvalet i sak 43/13 om at Breidvik Eiendom AS var registrert i Meirverdiavgiftsregisteret var feil. Det vart nytta som eit argument at ein difor kunne fakturere selskapet utan mva fordi det uansett ville fått mva refundert. Sjølv om det hadde vore riktig at selskapet var Meirverdiavgiftsregisteret så ville praksisen vore feil. Det er ingenting av det som administrasjon har gjort i denne saka som kan relaterast til det som lovverket gir heimel for. Kommunen har utelatt å fakturere mva på (84.663,- + 300.000,-) 384.663,-, det utgjer 96.166,- kr i mva som ikkje er fakturert. Det at kommunen ikkje har skrive ut faktura, men berre motrekna er ikkje i samsvar med dei krav som er i bokføringsføringsforkriften. Denne saka er heller ikkje handsama i samsvar med kommunen sine rutinar for fakturering. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet sluttar seg til revisjonen sine konklusjonar. Kommunen sin manglande fakturering og bruk av mellomrekning utan mva er ikkje i samsvar med gjeldande lovverk. Kontrollutvalet ønskjer å få ein oversikt frå administrasjon om eventuelle andre mellomrekningar som kommunen har nytta sidan 2008 og fram til no. Kontrollutvalet ber om å få denne oversikten innan 10. februar 2014. 3
Side 39
Side 40
Side 41
Side 42
Side 43
Side 44
Side 45
Side 46
Side 47
Side 48
Side 49 Bent Gunnar Næss Fra: Per Lerøy Sendt: 23. januar 2014 17:16 Til: Bent Gunnar Næss; Jan Olav Osen Kopi: Solveig Hopen; Post Austrheim; Jan Olav Osen Emne: SV: Spørsmål frå kontrollutvalet til styret i AS Austrheim Næringsselskap Hei. Eg viser først til k-sak 007/14 «Utsetting av handsaming av kontrollutvalssaker» der vedtaket i k-sak 125/13 vart oppheva og det vart vedteke at den grundige gjennomgangen av kontrollutvalet sine saksnummer 43/13, 44/13, 45/13 og 46/13 skal utsetjast til kommunestyremøtet den 19.3.2014. Styreleiaren i AS Austrheim Næringsselskap kan ikkje akseptera den korte tidsfristen som er sett for å svara på spørsmåla som kontrollutvalet stiller. I slike saker er det viktig at eventuelle avvik eller observasjonar vert basert på fakta. For å sikra dette må spørsmåla drøftast i møter der både det nye styret, tidlegare styreleiar og dagleg leiar deltek. Dei enkelte møtedeltakarane har travle dagar og det er vanskeleg på kort varsel å finna møtetidspunkt som passar for alle. I tillegg må møtedeltakarane få tilstrekkeleg tid til å førebu seg til møta. Når ein veit at saka først skal opp i kommunestyret 19.3. og at kontrollutvalet først har møte 3.3., er det vanskeleg å forstå kvifor svara må vera sekretariatsleiaren i hende 10.2. Styreleiaren vil informera sekretariatsleiaren om kor tid styret i AS Austrheim Næringsselskap kan senda svara sine til sekretariatsleiaren, når ein har funne ein passande møtedato. Styreleiaren vil understreka to viktige prinsipp som bør vera styrande for all kontrollverksend me driv. Det er: Basert på fakta. Her må og skal ein basera seg på både munnlege og skriftlege kjelder, og ein skal sikra at det ein skriv i ein rapport verkeleg stemmer. Problem skal løysast på lavast mogeleg plan. Dette betyr kort og godt at ein ikkje må laga store saker av mindre avvik. Styreleiaren vil elles understreka det han sa på møtet i kontrollutvalet 10.1.2014 om at kontrollutvalet må leggja større vekt på å få fram alle fakta i sakene som utvalet handsamar enn det dei gjer i dag. Når det gjeld saker som selskapskontroll, bør kontrollutvalet varsla dette i god tid til selskapet som skal kontrollerast. Det bør avtalast møteplanar og intervjuplanar og kontrollutvalet må få tilsendt all relevant dokumentasjon. Ein må ha eit oppstartsmøte der alle aktuelle intervjukandidatar vert invitert og der planane for gjennomføringa av kontrollen og måla og mandatet for selskapskontrollen vert gjennomgått. Deretter gjennomfører ein intervjua i tråd med planen. Det må lagast eit enkelt referat frå kvart intervju og intervjuobjektet må få lesa gjennom dette og signera det. I mange tilfelle vil saker verta betre belyst gjennom gruppeintervju. I vårt tilfelle bør heile styret i AS Austrheim Næringsselskap kallast inn til eit felles intervju. Etter kontrollen er gjennomført må det haldast eit avsluttande møte der alle som har vore involvert i intervjua vert invitert og der den førebelse rapporten med sine observasjonar og avvik vert presentert. Då kan eventuelle feil eller misforståingar ryddast av vegen. Deretter må den førebelse rapporten med rettingane frå sluttmøtet sendast til selskapet for sluttkontroll før den endelege rapporten vert produsert og offentleggjort. I den endelege rapporten er det naturleg at ein har forslag til tidsfristar for lukking av avvik og det er naturleg at dei som er ansvarleg for dette, melder tilbake om fristane er akseptable eller kjem med framlegg til nye fristar. Det som er skisser over tok underteikna opp i møtet 10.1.2014, utan at det er nemnt i møtereferatet. Eg undrar kvifor. Slik saka vår har utvikla seg, lurer eg på om møteutskrifter bør offentleggjerast mens ein har ein pågåande prosess. Me ser no at nokon prøver å laga ei sak av ein selskapskontroll som langt frå er sluttført og det kan verken tena saka eller vera rett. Slik åtferd skapar berre gnissingar og stress. 1
Side 50 Det er elles to ting i møteutskrifta eg stussar litt på. Det vert gjort eit nummer av at Solberg sin uttale av 8.1.2014 ikkje vart lagt fram for formannskapet i sak 006/14, sjølv om det i møtet vart klart at denne uttalen ikkje hadde noko med f-sak 006/14 å gjera. F-sak 006/14 handlar om Austrheim kommune skal inngå ein leigekontrakt med AS Austrheim Næringsselskap, noko eit klårt fleirtal i både formannskapet og seinare kommunestyret har svara ja på. Det andre er at det på side 7 i møteutskrifta vert peika på at Ole Lysø i første halvår 2013 var styreleiar i AS Austrheim Næringsselskap samstundes med at han var rådgjevar for Breidvik Eiendom AS. Eg forstår ikkje samanhengen! AS Austrheim Næringsselskap inngjekk ein kontrakt med Byggmester Markhus AS om bygging av to hus på næringsselskapet sine eigne tomtar. Breidvik Eiendom AS hadde ikkje noko med denne saka å gjere i det heile. Er slike opplysningar teke med i møteutskrifta for å svekka truverdet til Ole Lysø eller har det relevans for saka? Eg syns kontrollutvalet rotar her og at slike irrelevante opplysningar i ei møteutskrift berre er eigna til å svekka utvalet sitt eige truverde. La oss i framtida jobba saman for å få alle fakta på bordet, med avvik og forbetringsområder og la oss saman få på plass gode rutinar som er kjent av styremedlemmene og andre som opptrer på vegne av selskapet, slik at selskapet kan fungera som eit godt og effektivt verkty i utviklinga av kommunen vår. Beste helsing Per Lerøy Styreleiar AS Austrheim Næringsselskap Mob. 94506747 Fra: Bent Gunnar Næss Sendt: 22. januar 2014 08:25 Til: Per Lerøy; Jan Olav Osen Kopi: Solveig Hopen; Post Austrheim Emne: Spørsmål frå kontrollutvalet til styret i AS Austrheim Næringsselskap I sak 15/14 i kontrollutvalet sitt møte 20.01.14 så har kontrollutvalet spørsmål til styret i AS Austrheim Næringsselskap: 15/14 Garanti frå kommunen om leige av to hus i Breidvikområdet frå AS Austrheim Næringsselskap og AS Austrheim Næringsselskap kontrakt om totalentreprise med Byggmester Markhus AS - oppfølging av sak 46/13 og 07/14 Nye saksvedlegg til saka: Epost 14.01.14 frå dagleg leiar med vedlagt referat frå styremøte i AS Austrheim Næringsselskap 28.11.13 I referatet frå AS Austrheim Næringsselskap 28.11.13 går det fram at styret har fått ein orientering frå førre styeleiar og kontrollutvalet sin sak 46/13 er kommentert, sak 35/13. Det er nokon punkt i referatet som kontrollutvalet ønskjer svar på frå styret: Det står mellom anna følgjande: «Anbod vart vurdert, men med utgangspunkt i selskapet sine vedtekter, omstende i område og vanskar med å få aktuelle utbyggarar på plass vart det ikkje aktuelt med anbod.» 1. Kva er det i selskapet sine vedtekter som tilseier at det ikkje er aktuelt med anbod? 2. Kva er dei konkrete omstende i område som tilseiar at det ikkje er aktuelt med anbod? 3. Kva vanskar har det vore å få andre firma til å vere totalentreprenør for to hus der AS Austrheim Næringsselskap er byggherre? 2
«.. Med utgangspunkt i den delegerte mynde som ligger i 3 35 tilseier sakens karakter at dette ikkje er ein kommunestyresak.» 1. Kva er det som gjer at styret i AS Austrheim Næringsselskap har vurdert om dette er ei kommunestyresak eller ikkje? «Styret vurderte i samband med inngåinga av avtale med byggmeister Markhus om kjøpet/garantien var omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser, men fant at det ikkje var tilfelle. Det er ikkje registrert eventuelle konkurrentar i saka.» 1. Kvar er dokumentasjon på at styret har vurdert om avtalen om bygging av to hus, der Byggmester Markhus AS er totalentreprenør og AS Austrheim Næringsselskap er byggherre, ikkje er omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser? 2. Kva har styret gjort for å registrere eventuelle konkurrentar i saka? Kontrollutvalet sender over desse spørsmåla til styret i AS Austrheim Næringsselskap og ber om å få eit skrifteleg svar frå styret innan 10. februar 2014. I Aksjeloven ( 6-29) står der at protokollen skal underteiknast av alle styremedlemmen som har deltatt i styrebehandlinga. Ingen av dei protokollane som kontrollutvalet har fått er underteikna av nokon av styremedlemmene. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet oversender desse spørsmåla til styret i AS Austrheim Næringsselskap. Side 51 Svaret frå styret i AS Austrheim Næringsselskap kan sendast til underteiknede innan 10.02.14. Med venleg helsing Bent Gunnar Næss Sekretariatsleiar Nordhordland Utviklingsselskap IKS Tlf mobil 48 12 46 23 Epost: bent.gunnar.naess@nordhordland.net www.nordhordland.net 3
Side 52 Bent Gunnar Næss Fra: Per Lerøy Sendt: 23. februar 2014 18:13 Til: Bent Gunnar Næss Emne: Svar frå styret i AS Austrheim Næringsselskap på spørsmål frå kontrollutvalet i Austrheim kommune i utvalet si sak 15/14. Svar frå styret i AS Austrheim Næringsselskap på spørsmål frå kontrollutvalet i Austrheim kommune i utvalet si sak 15/14. Styret i AS Austrheim Næringsselskap hadde møte på kommunehuset i Austrheim 19.2.2014 der spørsmåla frå kontrollutvalet vart drøfta. Med på møtet var heile styret med unnatak av Olaug Marie Sætre som hadde meldt forfall. Dagleg leiar Jan Olav Osen var også med på møtet. I tillegg deltok tidlegare styreleiar Ole Lysø på den delen av møtet der spørsmåla frå kontrollutvalet vart drøfta. Økonomisjefen i Austrheim kommune Olav Andersen var også tilstades, men han deltok ikkje aktivt på den delen av styremøtet der spørsmåla frå kontrollutvalet vart drøfta. Kontrollutvalet har i ein e-post datert 22.1.2014 kome med seks spørsmål til styret i AS Austrheim Næringsselskap. Spørsmåla er relatert til protokollen frå styremøtet i AS Austrheim Næringsselskap datert 28.11.2013. Dette er: «Styret vurderte i samband med inngåinga av avtale med byggmeister Markhus om kjøpet/garantien var omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser, men fant at det ikkje var tilfelle. Det er ikkje registrert eventuelle konkurrentar i saka.» Her stiller kontrollutvalet følgjande spørsmål: 1. Kvar er dokumentasjon på at styret har vurdert om avtalen om bygging av to hus, der Byggmester Markhus AS er totalentreprenør og AS Austrheim Næringsselskap er byggherre, ikkje er omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser? 2. Kva har styret gjort for å registrere eventuelle konkurrentar i saka? 3. Kva vanskar har det vore å få andre firma til å vere totalentreprenør for to hus der AS Austrheim Næringsselskap er byggherre? Styret i AS Austrheim Næringsselskap drøfta ved fleire høve dette spørsmålet, men konkluderte med at selskapet er eit aksjeselskap som skal følgja aksjelova og at selskapet ikkje er underlagt lov om offentlege innkjøp. At det viser seg at dette ikkje er riktig, tek styret til vitande. Styret meiner at noko av forklaringa på at styret ikkje har vore heilt oppdatert på kva retningslinjer som til ein kvar tid gjeld for selskapet, er at selskapet ikkje har eigne administrative ressursar. Styret har sidan 2009 arbeidd med å realisera bustadar på dei seks aktuelle tomtane som selskapet kjøpte frå Breidvik Eiendom AS. I utgangspunktet ønskte både kommunen og næringsselskapet å byggja ungdomsbustadar på desse tomtane. Dette skulle vera eit samarbeidsprosjekt mellom Austrheim kommune, AS Austrheim Næringsselskap, Breidvik Eiendom AS og Husbanken. Ungdomsbustadane skulle byggjast slik at dei skulle vera rimelege og dermed lett tilgjengelege for målgruppa, kombinert med at det skulle vera gode moglegheiter for å utvida buarealet ved hjelp av eigeninnsats. Næringsselskapet jobba saman med Breidvik Eiendom AS opp mot arkitektar og fleire aktuelle byggfirma for å finna prospekt som var i tråd med intensjonane. På eit tidspunkt hadde næringsselskapet ein avtale med Vesthus AS og kontraktar med to ungdommar som skulle kjøpa dei to første husa, men etter ei tid viste det seg at byggfirmaet ikkje var i stad til å levera husa i tråd med intensjonane. Andre byggfirma, som firma knytt til Waldegruppa, vurderte også konseptet, utan at prosjektet let seg realisera. I 2011 innleia Byggmester Markhus AS eit samarbeid med Breidvik Eiendom AS om å byggja eit leilegheitsbygg på nabotomten til næringsselskapet sine tomtar. I førstninga var det berre eit samarbeidsprosjekt om leilegheitsbygget, 1
men dette utvikla seg etter kvart til eit tettare samarbeid om å realisera Kystlandsbyen. Firma knytt til Bjørn Rune Markhus gjekk også inn på eigarsida i tomten til leilegheitsbygget. Etter kvart overlèt Breidvik Eiendom AS meir og meir av den operative verksemda til Byggmester Markhus AS, ein kan nærmast snakka om ei glidande verksemdsoverdraging som starta i 2011 og som enda i 2013 med at Markhus Holding AS og andre selskap i konsernet hadde overteke 100% av aksjane i Breidvik Eiendom AS. I denne fasen inngjekk Markhus Holding AS også ein avtale med Austrheim kommune om kjøp av eigedommen nord for brannstasjonen på Mastrevik. Planen var at det her skulle setjast opp produksjonshall for ferdighus. Tanken var at selskap i Markhus-gruppa skulle levera ferdighus frå anlegget og at Breidvik Kystlandsby skulle vera eit kjerneområde for leveransane frå anlegget. Avtalen AS Austrheim Næringsselskap hadde med Breidvik Eiendom AS var at prosjekt frå Breidvik Eiendom AS måtte kjøpast på eigedomen som næringsselskapet hadde kjøpt frå Breidvik Eiendom AS, altså på dei seks aktuelle tomtane. Dette går mellom anna klart fram av møtereferatet frå styremøtet i selskapet datert 15. september 2009. Styret har vurdert forholda slik at når utviklinga av Kystlandsbyen etter kvart vart eit samarbeidsprosjekt mellom Breidvik Eiendom AS og Byggmester Markhus AS, så var næringsselskapet forplikta til å gje oppdraget med å oppføra bustadane på dei seks tomtane til dette selskapet dersom styret fann tilbodet akseptabelt. Styret viser også til det kommuneadvokat Solberg skriv i sin e-post til Bent Gunnar Næss 10.1.2014: «I de to nevnte kjøpekontraktene viser jeg spesielt til det som står i pkt. 1, litra b om at «Føresetnaden for kjøp av tomten er at det vert inngått avtale med Breidvik Eigedom om bygging av Breidvik type ungdom, jfr. vedlagt prosjekt.»» Når Breidvik Eiendom AS så brukar Byggmester Markhus AS til den fysiske utviklinga av Breidvik Kystlandsby, finn styret i AS Austrheim Næringsselskap det heilt naturleg og i tråd med dei intensjonane som var i avtalen mellom AS Austrheim Næringsselskap og Breidvik Eiendom AS då tomtane vart kjøpt, å gjera det same. Dei korte svara på dei tre spørsmåla vert då som følgjer: 1. Styret i AS Austrheim Næringsselskap vurderte det slik at næringsselskapet er eit aksjeselskap som følgjer aksjelova og ikkje lov om offentlege innkjøp. 2. Det var bindingar i avtalane mellom AS Austrheim Næringsselskap og Breidvik Eiendom AS på tomtane som gjorde det uaktuelt med opne anbod. 3. Det hadde vore gjort fleire forsøk med ulike byggfirma på å få i gang ei utbygging av tomtane, utan at ein hadde funne løysingar som hadde akseptable økonomiske vilkår. Fleire andre firma hadde med andre ord vore vurdert, mellom anna Vesthus AS og Walde AS, utan at ein hadde funne nokon som kunne levera forsvarleg løysingar. Neste punkt kontrollutvalet ynskjer uttale til er: «.. Med utgangspunkt i den delegerte mynde som ligger i 3 35 tilseier sakens karakter at dette ikkje er ein kommunestyresak.» Side 53 Kontrollutvalet har følgjande spørsmål: 1. Kva er det som gjer at styret i AS Austrheim Næringsselskap har vurdert om dette er ei kommunestyresak eller ikkje? Her er svaret at AS Austrheim Næringsselskap ikkje har vurdert om dette er ei kommunestyresak eller ikkje og det er heller ikkje næringsselskapet si oppgåve. Dette dreier seg om at næringsselskapet ville ha ein økonomisk garanti frå Austrheim kommune før ein sette i gang prosjektet. Styret i næringsselskapet har inga meining om kven i kommunen som har mynde til å gje slike garantiar. Fakta er at alle leigekontraktar for husvære i kommunen vert inngått på administrativt nivå. AS Austrheim Næringsselskap har i denne saka fått leigekontraktar som er godkjent av kommunestyret i k-sak 006/14. Siste punkt kontrollutvalet vil at styret skal uttala seg om er: «Styret vurderte i samband med inngåinga av avtale med byggmeister Markhus om kjøpet/garantien var omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser, men fant at det ikkje var tilfelle. Det er ikkje registrert eventuelle konkurrentar i saka.» 2
Side 54 Kontrollutvalet har følgjande spørsmål til dette: 1. Kvar er dokumentasjon på at styret har vurdert om avtalen om bygging av to hus, der Byggmester Markhus AS er totalentreprenør og AS Austrheim Næringsselskap er byggherre, ikkje er omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser? 2. Kva har styret gjort for å registrere eventuelle konkurrentar i saka? Her vil styret i AS Austrheim Næringsselskap visa til utgreiinga som er knytt til dei tre første spørsmåla frå kontrollutvalet. Styret vil vidare visa til at spørsmålet om offentlege innkjøp har vore tema i det nye styret ved fleire høve. Eit samla styre meiner at det i saka om bygging av to bustader i Kystlandsbyen, har handla i god tru og til beste for AS Austrheim Næringsselskap og eigaren av selskapet. Styret viser også til at generalforsamlinga har vore godt informert om kjøpet av tomtane frå Breidvik Eiendom AS, intensjonane med kjøpet og bindingane dette har ført med seg. Styret i AS Austrheim Næringsselskap ser at selskapet ikkje har følgt Aksjelovens 6 29 som seier at protokollen skal underteiknast av alle styremedlemmane som har delteke i styrebehandlinga. Dette seier me oss leie for. Styret skal sjå til at protokollane frå 2013 og 2014 vert signert i tråd med gjeldande lovverk og innføra betre rutinar for dette i framtida. Beste helsing Per Lerøy Styreleiar AS Austrheim Næringsselskap Fra: Bent Gunnar Næss Sendt: 22. januar 2014 08:25 Til: Per Lerøy; Jan Olav Osen Kopi: Solveig Hopen; Post Austrheim Emne: Spørsmål frå kontrollutvalet til styret i AS Austrheim Næringsselskap I sak 15/14 i kontrollutvalet sitt møte 20.01.14 så har kontrollutvalet spørsmål til styret i AS Austrheim Næringsselskap: 15/14 Garanti frå kommunen om leige av to hus i Breidvikområdet frå AS Austrheim Næringsselskap og AS Austrheim Næringsselskap kontrakt om totalentreprise med Byggmester Markhus AS - oppfølging av sak 46/13 og 07/14 Nye saksvedlegg til saka: Epost 14.01.14 frå dagleg leiar med vedlagt referat frå styremøte i AS Austrheim Næringsselskap 28.11.13 I referatet frå AS Austrheim Næringsselskap 28.11.13 går det fram at styret har fått ein orientering frå førre styeleiar og kontrollutvalet sin sak 46/13 er kommentert, sak 35/13. Det er nokon punkt i referatet som kontrollutvalet ønskjer svar på frå styret: Det står mellom anna følgjande: «Anbod vart vurdert, men med utgangspunkt i selskapet sine vedtekter, omstende i område og vanskar med å få aktuelle utbyggarar på plass vart det ikkje aktuelt med anbod.» 1. Kva er det i selskapet sine vedtekter som tilseier at det ikkje er aktuelt med anbod? 2. Kva er dei konkrete omstende i område som tilseiar at det ikkje er aktuelt med anbod? 3. Kva vanskar har det vore å få andre firma til å vere totalentreprenør for to hus der AS Austrheim Næringsselskap er byggherre? 3
Side 55 «.. Med utgangspunkt i den delegerte mynde som ligger i 3 35 tilseier sakens karakter at dette ikkje er ein kommunestyresak.» 2. Kva er det som gjer at styret i AS Austrheim Næringsselskap har vurdert om dette er ei kommunestyresak eller ikkje? «Styret vurderte i samband med inngåinga av avtale med byggmeister Markhus om kjøpet/garantien var omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser, men fant at det ikkje var tilfelle. Det er ikkje registrert eventuelle konkurrentar i saka.» 3. Kvar er dokumentasjon på at styret har vurdert om avtalen om bygging av to hus, der Byggmester Markhus AS er totalentreprenør og AS Austrheim Næringsselskap er byggherre, ikkje er omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser? 4. Kva har styret gjort for å registrere eventuelle konkurrentar i saka? Kontrollutvalet sender over desse spørsmåla til styret i AS Austrheim Næringsselskap og ber om å få eit skrifteleg svar frå styret innan 10. februar 2014. I Aksjeloven ( 6-29) står der at protokollen skal underteiknast av alle styremedlemmen som har deltatt i styrebehandlinga. Ingen av dei protokollane som kontrollutvalet har fått er underteikna av nokon av styremedlemmene. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet oversender desse spørsmåla til styret i AS Austrheim Næringsselskap. Svaret frå styret i AS Austrheim Næringsselskap kan sendast til underteiknede innan 10.02.14. Med venleg helsing Bent Gunnar Næss Sekretariatsleiar Nordhordland Utviklingsselskap IKS Tlf mobil 48 12 46 23 Epost: bent.gunnar.naess@nordhordland.net www.nordhordland.net 4
Side 56
Side 57
Side 58
Side 59 Bent Gunnar Næss Fra: Jan Olav Osen Sendt: 22. januar 2014 13:25 Til: Bent Gunnar Næss Kopi: Per Lerøy; Eli Stien; Inger Synnevåg; Olav Andersen Emne: Åtferd til leiaren i kontrollutvalet Hallo! Rådmannen viser til møteutskrift frå kontrollutvalet sitt møte 10.januar 2014. I sak 05/14 går det fram at leiaren i kontrollutvalet har vore i kontakt med medarbeidarane på økonomikontoret i Austrheim kommune og forhøyrt seg om rutinane dei nyttar seg av. Rådmannen vil på det sterkaste presisera at slike møter skal avtalast og godkjennast av rådmannen og berre han, og at slike avtalar skal gjerast i god tid før sjølve møtet finn stad. Rådmannen vil vidare understreka at det etter slike møter alltid skal skrivast møtereferat og at referatet skal signerast av alle som har delteke på møtet før det vert offentleggjort eller brukt i ei vidare sakshandsaming. Rådmannen finn åtferda til leiaren i kontrollutvalet svært klanderverdig i denne saka og understrekar at slik åtferd ikkje kan aksepterast. Med hilsen Jan Olav Osen Rådmann Austrheim kommune mob. 918 52 497 1