Saksbehandler: Tove Klæboe Nilsen, tlf. 75 51 29 14 Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: 30.06.2008 Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Deres dato: Deres referanse: VEILEDER til søknad om forskningsmidler i Helse Nord for 2008 Krav til søknadens innhold og vedlegg Fullstendig utfylt søknadsskjema med budsjett for prosjektet for 2009 Budsjettet skal være spesifisert på lønnskostnader, utstyr, om det søkes midler til reiser m.m.(se også retningslinjer s. 4-5 i denne veilederen) Protokoll/prosjektbeskrivelse, maks 10 sider pluss referanser og figurer må vedlegges (for startstipend og infrastruktur, se andre krav til prosjektbeskrivelse) CV for prosjektleder, PhD-kandidat og prosjektmedarbeidere som det søkes finansiering for, inkludert liste over publikasjoner må vedlegges Regional komité for medisinsk forskningsetikk, helseregion Nord-Norge (REK Nord) må søkes om godkjenning hvis det er aktuelt for prosjektet. Hvis det er aktuelt for søknaden, må det også søkes godkjenning fra Datatilsynet, Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste, Personvernombudet for forskning og Statens legemiddelverk. Likeledes må det søkes om unntak fra taushetsplikt og godkjenning av Biobank der dette er aktuelt. Det er nok å ha søkt disse andre instansene på søketidspunktet til Helse Nord, men tildelte midler vil først stilles til rådighet når og godkjenninger foreligger Ved samarbeidsprosjekter, for eksempel mellom HF-ansatte og universitets- eller høgskoleansatte, må det framkomme tydelig av søknaden og foreligge dokumentasjon som bekrefter samarbeidet og partenes bidrag i det. Det kreves bekreftelser fra avtaleparter, og også CV for disse dersom de er prosjektmedarbeidere Det søkes om støtte til ett prosjekt pr. søknad Nytt flerårig prosjekt Midlene bevilges for budsjettåret 2009, men det kan søkes om flerårige prosjekter (Søknadstype Nytt flerårig prosjekt ). Dersom søknaden innvilges gis prosjektene finansiering for hele prosjektperioden (inntil 3 år) ved tilfredsstillende framdrift (årlig søknad om videreføring av prosjekt gjennom esøknad). Ved søknad om Nytt flerårig prosjekt skal prosjektets totale budsjett inkluderes i prosjektbeskrivelsen, slik at forskningsutvalget kan beregne framtidige kostnader dersom prosjektet innvilges Flerårige prosjekter kan gis finansiering for inntil 3 år. For lengre prosjekter må det søkes på nytt etter dette Sluttrapport skal leveres ved prosjektets slutt. Både prosjektleder og veileder skal signere sluttrapporten. Sluttrapport vil innhentes av forskningsutvalget midlene er bevilget fra Flerårige prosjekter som søkte og fikk midler i 2008 For flerårige prosjekter som fikk bevilgning for 2008 fra Helse Nord må det sendes elektronisk søknad om videreføring gjennom esøknad Prosjektet identifiseres ved bruk av prosjektnummer fra forrige tildeling. Merk formateringen, for eksempel PFP001-05 eller SFP002-06 Skjemaet inneholder felt for framdriftsrapport og budsjett. Protokoll og andre vedlegg behøver ikke sendes på nytt Postadresse: Besøksadr.: Telefon: Telefaks: www.helse-nord.no Helse Nord RHF Sjøgata 10 75 51 29 00 75 51 29 01 Epost: postmottak@helse-nord.no 8038 BODØ Organisasjonsnummer: 883 658 752
For enkelte flerårige prosjekter vil prosjektleder bli bedt om å levere ny full søknad (søknadstype Nytt flerårig prosjekt ). Prosjektleder vil i så fall bli kontaktet angående dette Doktorgradsstipend og postdoktorstipend Ved innvilgelse av PhD- og postdoktorsøknader garanteres finansiering for 3 år framover eller 6 år i 50% gitt tilfredsstillende framdrift (hhv. søknadstype Doktorgradsstipend eller Postdoktorstipend ) Vedrørende lønnsberegning og dekningsbidrag søkes det ut fra retningslinjene gitt i juni 2008 (se eget skriv om avlønning) Lønnsberegning for ansatte i helseforetakene: Det beregnes kun sosiale utgifter ved nye hele doktorgrads- og postdoktor og forskerstillinger som ikke allerede har ansettelsesforhold i et HF Stipendiater som får finansiering må søke om opptak til PhD-programmet ved universitetet innen 3 måneder etter oppstart i 2008. PhD-kontrakt må legges ved eller ettersendes Klinisk forskningssenter ved første framdriftsrapport. Dersom denne mangler stoppes utbetalingen Det kan søkes om kortere stipend for avslutning av doktorgrad, f. eks. for forskerlinjestudenter (Søknadstype Korttidsstipend for avslutning av doktorgrad ) Korttidsprosjekt Det er mulig å søke om kun driftsmidler inntil kr 50 000 pr. år (Søknadstype Korttidsprosjekt ) Startstipend Kandidater fra miljøer med liten forskningserfaring eller forskningssvake avdelinger kan søke om startstipend for å utarbeide PhD-søknader Søker må begrunne i søknaden at området/avdelingen har lite forskningserfaring (Søknadstype Korttidsprosjekt ) Søkere fra områdene medisin og helsefag kan søke. Det gis inntil 3 mnd. frikjøp tilsvarende kandidatens grunnlønn pr. stipend Klinisk forskningssenter ved UNN vil vurdere søknadene Det øremerkes minimum et stipend for søkere fra hvert HF, uavhengig av fagområde, gitt god kvalitet på søknaden Ønsket frikjøpsperiode må angis. Bekreftelse på frikjøp fra avdelings- eller seksjonsleder må vedlegges Det forutsettes at det i disse søknadene knyttes en forskningskompetent person til prosjektet, og at det samarbeides med andre parter, fortrinnsvis Klinisk forskningssenter i frikjøpsperioden for utforming av forskningsprotokoll Søknaden skal ha form av en prosjektskisse på 2 sider og bør inkludere følgende punkter: Problemstilling Hovedresultater fra litteraturstudier av emnet Studiens formål / primært endepunkt Studiepopulasjon Datainnsamling og metode Tidsperspektiv Etter frikjøpsperioden må det leveres en rapport i form av ferdig utarbeidet protokoll 2
Infrastruktur Det kan søkes støtte til generelle infrastrukturtiltak av mindre størrelse til nytte for mange forskere/prosjekter (som tidligere gikk til programmene KIP og LIP, klinisk og laboratorieinfrastruktur). Dette gjelder særlig utstyr og teknisk personell knyttet opp mot drift av eksisterende eller nye kjernefasiliteter. I 2008 ble det tildelt til sammen 1 mill kr til 3 prosjekter I tillegg til de generelle søkekravene leveres en prosjektbeskrivelse på 2 sider som begrunnelse for søknaden (Søknadstype Infrastruktur ) Søker Søker må ha doktorgrad eller være tilkjent førstestillingskompetanse. Dersom forskeren selv ikke har doktorgrad eller tilkjent førstestillingskompetanse, må veileder eller annen deltaker i prosjektet være stå som søker og være prosjektleder Prosjektleder er ansvarlig for rapporteringen fra prosjektet senere, og er ansvarlig for prosjektet i prosjektperioden Prosjektet må forankres i ledelsen ved søkerens institusjon, og oversendes leder for gjennomsyn, bekreftelse og kommentar. Vanligvis vil dette være klinikkleder eller instituttleder ved den institusjon der prosjektet utføres og søker er ansatt i prosjektperioden. Når søknaden er forankret forplikter ledelsen ved institusjonen seg til å gi søker permisjon for gjennomføring av prosjektet ved eventuell innvilgelse av søknaden Se også utdyping av ansvar og rettigheter sist i dette dokumentet - Retningslinjer Søknadsbehandling Søknadene behandles i: Somatisk forskningsutvalg Psykiatrisk forskningsutvalg Forskningsutvalget ved Senter for Aldersforskning Telemedisinsk forskningsutvalg og underlegges ekstern fagvurdering i flere av utvalgene. Søknader om startstipend vurderes av Klinisk forskningssenter ved UNN. Søknader om infrastrukturmidler vurderes av USAM direkte etter innstilling fra en komité med forskningskompetente personer. Søknadsinnstilling går fra disse forskningsutvalgene/styrene til Universitetssamarbeidet, samarbeidsorganet mellom Helse Nord RHF, Universitetet i Tromsø og NFR. Midlene for 2008 tildeles i tildelingsmøte senest 1.desember. Søkerne blir tilskrevet etter dette. 3
Retningslinjer vedrørende søknader og behandling av søknader på årlige forskningsmidler til Helse Nord RHF Vedtatt etter behandling i Universitetssamarbeidet 07.06 2006, revidert 08.06.07 og 12.06.08. For søkere, forskningsutvalgene underlagt Universitetssamarbeidet, og Universitetssamarbeidet. Finansiering 1. Veilederhonorar: Veiledere ansatt i et HF i Helse Nord og/eller ved UiT skal ikke ha ekstra honorar (HF-ansatte har plikt både til å drive pasientbehandling, forskning, opplæring og utdanning) for veiledning knyttet til forskningsprosjekter finansiert gjennom Helse Nord. Dersom man må hente veiledningskapasitet utenfor landsdelen kan RHF imøtekomme veilederhonorar over bevilgningen. 2. Konsulenthonorar: Eks dersom Sintef er med i et prosjekt regnes det som drift kjøp av tjenester. Det godtas ikke kjøp og salg av tjenester mellom enhetene i regionen, for eksempel fra NST og til PFP, eller internfakturering mellom RHF og HF. 3. Postdoktorstillinger: Det skal kunne søkes om 3-årig postdoktor over de regionale midlene når dette er prosjektrelatert. Post.doc. kan også gis som 50% finansiering over 6 år. 4. Kongresstøtte: Gis dersom forskeren skal legge fram sitt prosjekt på spesifisert kongress. 5. Utenlandsopphold: Det kan søkes om finansiering av utenlandsopphold når det er prosjektorientert og i tilknytning til post.doc. Det brukes samme satser som UiT/Med.fak (80% av NFR-satsene). Begrenset til post.doc.-stipendiater. Utstyr 1. Finansiering av utstyr for ca 100 000 kr (veiledende grenser) skal fortsatt kunne inkluderes i prosjektsøknadene. 2. Utstyret er søkerinstitusjonens eiendom. 3. Utstyr over dette beløpet må søkes eget HF og USAMs gruppe for utstyrssøknader. Ledelsesansvar/prosjektlederansvar i prosjekter 1. Ledelsesansvaret for prosjekter understrekes, og både søker, søkerinstitusjon (pkt 1 i skjemaet) og veileder (pkt 14) må være bevisst de ulike rollene samt plikter og rettigheter i forhold til ansettelse, eiendomsrett til utstyr, veilederansvar m.m. 2. Søkerinstitusjon er den institusjon som påtar seg arbeidsgiveransvaret for søkeren, og det organisatoriske ansvaret for gjennomføringen av prosjektet. 3. Veileder påtar seg hovedsakelig faglig veilederansvar og kan være ansatt på annen institusjon enn søker. 4
4. Forskningsutvalgene følger opp dette i søknadsbehandlingen Kriterier 1. Alle forskningsutvalg skal vektlegge relevanskriteriet i tillegg til kriteriet om vitenskapelig kvalitet (relevans: vurdere om prosjektet er relevant for spesialisthelsetjenesten ut fra prioriterte oppgaver innen pasientbehandling, opplæring av pasienter og pårørende). For 2009 skal relevans telle 30% og kvalitet 70% i vurderingen. 2. Translasjonsforskning inkluderes jfr. Vilje til forskning definisjon s. 163 (jf. referat fra møte i USAM 07.06.06). 3. Alle forskningsutvalg tar med gjeldende policy om søknader til REK osv til egne utvalgsmedlemmer (ref. USAM 31.03.06). 4. Habilitetsbestemmelsene må følges i alle utvalg. Bestemmelser fremgår av de overordnede kriteriene. Vurderingsprosessen i alle utvalg Utvalgene vil fra høsten 2008 bruke evurdering i sin vurdering. Det er opp til utvalgene selv å bruke referee, men det oppfordres sterkt til det. Tildeling og avslag på søknader 1. Søkere skal få kopi av anonymiserte eksterne fagvurderinger. 2. Der det ikke er eksterne fagvurderinger, fortsetter samme praksis for tilbakemelding som før, jfr. kriterienes pkt. 5. Strategier Forskningsutvalgene kan lage underliggende strategier for egne områder. Disse må godkjennes i USAM, og være underliggende Helse Nords vedtatte forskningsstrategi. Rapporteringsrutiner 1. Rapportering leveres fra 2008 gjennom erapport ved begynnelsen av kalenderåret. Rapporteringen administreres av Klinisk forskningssenter. Det presiseres at publikasjonsoversikt og doktorgrader er viktig å rapportere på.. 2. Prosjektene skal også levere regnskapsrapport via regnskapsansvarlig i sin institusjon. 3. Innleverte rapporter er en forutsetning for videre finansiering. 4. Det innføres sluttrapport for alle Helse Nord-finansierte prosjekter. Dette håndteres og følges opp av forskningsutvalgene, på samme måte som årsrapportering. Forskningsutvalgene tar dette videre til USAM. 5. Sluttrapporten leveres av prosjektleder og veileder. 5
Publiseringstradisjoner Viktig å publisere i de riktige tidsskriftene, jfr. FRIDA og godkjente tidsskrifter for helseforetakene for 2006 (ref. Nifu Step). Det presiseres at det er viktig å publisere at ikke materiale blir liggende og at sluttføringen med publisering ikke blir noe av. Adresseregistrering Det vises til vedtak i USAM 26.03.07: 1. Alle som publiserer på Helse Nord-finansierte prosjekter skal forholde seg til gjeldende regleverk for publisering både i universitetenes FRIDA-system og helseforetakenes regelverk for adressering (registreres via Nifu Step også for 2007). 2. Den institusjonen som er naturlig å kreditere skal krediteres, uansett arbeidsgiver. Det vil si at UiT-ansatte med Helse Nord-finansiering, eller der prosjektet utføres i hovedsak ved et HF, skal kreditere begge institusjoner i publisering, dvs. oppgi to adresser. 3. Ved dobbeltstilling skal begge arbeidsgiveres adresser brukes. 6