LAMU-referat til AMU-møtet 30.november 2015

LAMU-referat til AMU-møtet 30.november 2015 LAMU Møtetidspunkt Stikkord HF-LAMU 17.09.15 Oppussing av SBH og NTH, ARK, vernerunder, lokaler i IAKH, HMS-nettsider JUS-LAMU 16.10.15 Referat foreligger ikke MN-LAMU 30.11.15 Referat foreligger ikke MED-LAMU 16.09.15,11.11.15 Referat foreligger ikke OD-LAMU - Møtedato ikke annonsert SV-LAMU 10.11.15 Byggesaker, Kildesortering, HMS-kurs, TF-LAMU - Ikke tilgjengelig UV-LAMU - Møtedato ikke annonsert NHM-LAMU 8.9.15 ARK, Radonmålinger, innflytting Økern KHM-LAMU - Ikke tilgjengelig EA-LAMU - Møtedato ikke annonsert UB-LAMU - Møtedato ikke annonsert LOS-LAMU 23.09.15 ARK, Spørreundersøkelse åpent landskap, konflikthåndteringsrutine, nyansatte

Møte 10. november 2015 - Det samfunnsvitenskapelige fakultet http://www.sv.uio.no/om/hms/hms-arbeidsmiljo/lokalt-arbeidsmiljoutvalg/mote/2015/... Page 1 of 2 26.11.2015 Møte 10. november 2015 Til stede: Matthew Rix Whiting, Ingvill Nygård Bojer, Sindre Bæk, Rune Greaker, Carolina Lybäck-Forsbacka, Jan Hovde, Tone Vold-Sarnes (referent) Ikke til stede: Terje Hegge, Jamal Bajja, Mohamed Abdulhamid Hazza Tid og sted: 10. nov. 2015 13:00-14:00, Møterom 432, 4. etg ES Sak 1: Godkjenning av saksliste Godkjent Sak 2: Godkjenning av referat (fra forrige møte) Godkjent Sak 3: Saker til/fra driftsområdene Teknisk-nordre og Gaustad Driftsområde Gaustad: Utskifting av vinduer i Harald Schjelderups hus: Byggetrinn 1, ferdigstilles i slutten av november. Dårlig inneklima i Aud 1, 2 og 3. Statsbygg vurderer ventilasjonsanlegget og forbereder oppgradering i 2016. LAMU ber om at kontorsjefen ved PSI holdes løpende orientert om byggesaker. Driftsområde Øvre: Bedre lysforhold i Aud 1-7 og foajeen. Noe støy knyttet til oppussing av Sophus Bugges hus. Utskiftning av vinduer i Sophus Lies auditorium i desember. Under arbeid: Oppfølging av voldsalarmer og hvem som har ansvar for utrykning (Ansvar: Pål Lindberg, Stig Rune Backsæter). Zoran begynner på Nedre Blindern 1.1.2016. Jan Ingar Thomassen vikar. Under forrige brannklokketest virket alle klokkene. Sak 4: Studentrelaterte saker Fint med nye oppslagstavler utenfor SVSU og inne i programutvalgskontorene. SVSU inviterer studieleder og koordinator for SV-info til et møte om informasjonsbehov fra og til studentene. Oppfølging av universell utforming.av skilting av 2. og 3. etg ES. Studieleder følger opp.

Møte 10. november 2015 - Det samfunnsvitenskapelige fakultet http://www.sv.uio.no/om/hms/hms-arbeidsmiljo/lokalt-arbeidsmiljoutvalg/mote/2015/... Page 2 of 2 26.11.2015 Dårlig internettdekning i auditoriene i ES og på programutvalgskontorene. Få stikkontakter i studentarealene. Timere til programutvalgskontorene: Bestilt. Kaldt på lesesalen/auditoriene: Standard innetemperatur på 22 grader. Sak 5: Saker fra læringsmiljøkontakten Ingen kampanje for Si fra-systemet i høst. Systemet frontes på monitorene i SV-info. Sak 6: Status kildesorteringsprosjektet ved fakultetet Orientering i møtet om hvordan det går med kildesorteringen ved de enkelte enhetene. Studieleder inviterer prosjektleder og verneombud til et statusmøte. Sak 7: HMS-kurs ved UiO Kommende kurs i HMS ligger på UiOs nettsider. Medlemmer av LAMU skal gjennomføre modul 1-7. Studieleder følger opp cursing av studentene. Sak 8: Orientering om aktuelle saker fra LVO Samling for verneombud ved UiO er 1. desember kl 9-12. Sak 9: Bestilling av bedriftshelsetjenester for 2016 Bestillingsskjema for 2015. Carolina fra BHT rapporterte på hvilke tjenester fakultetet har fått fra BHT hittil i år. Innspill til tjenester for 2016 tatt opp i møtet. Sak 10: Eventuelt Ingen saker. Publisert 28. okt. 2015 14:29 - Sist endret 12. nov. 2015 11:19

Referat fra LAMU møte den 17.09.2015 Tilstede: Arbeidsgiver Helga Reiss, arbeidsgiver Tor Egil Førland, arbeidsgiver Ragnhild Rebne, verneombud Mons Vedøy, verneombud Ferenc Kovacs, Kristine Mollø-Kristensen og Carolina Lybäck- Forsbacka fra Enhet for BHT, sekretær for LAMU Karoline Farbrot Agenda: 1. Gjennomgang av referat 2. Orientering EA 3. Orientering lokalt hovedverneombud 4. Fakultetets orientering ved Helga Reiss - Helga Reiss orienterte om status for oppussing av Sophus Bugges hus. - Oppussing av 7.-12. etasje i Niels Treschows hus (NT) ble dessverre utsatt før sommeren fordi oppussing av Sophus Bugges hus blir dyrere enn antatt. HF har hatt tett oppfølging med Eiendomsavdelingen (EA) i etterkant. En rekke strakstiltak for å bedre luftkvaliteten i bygget blir nå gjennomført: støvsuging av bøker og vask av kontorer, samt rens av vindusapparater og ventilasjonsanlegg. o Ny masterplan for UiOs eiendommer ble godkjent av uuniversitetsstyret 23.06.2015. NT er nevnt i forbindelse med oppussing av Øvre Blindern: https://www.uio.no/foransatte/organisasjon/adm/ea/aktuelt-saker/dokumenter/masterplan-for-uioseiendommer-%28enkeltsider%29.pdf - Helga Reiss orienterte om dialogmøte med EA den 17.09.2015. Fakultetet tok opp enhetenes brukerbehov og NT. EA ønsker å holdes informert om estimerte arealbehov knyttet til fakultetets SFF-søknader. EA orienterte om ny struktur for internhusleie fra 2017. - Helga Reiss orienterte om status for planlegging av Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen (ARK). Planlegging fortsetter med fokus på forankring, opprettelse av styringsgruppe, lokale prosjektledere og prosessleder. Verneombudene vil få en aktiv rolle i prosessen. Informasjonsmøte for verneombudene finner sted 23.09.2015. Opplæring med prosjektansvarlig for ARK ved NTNU vil finne sted 09.12.2015. - HF har mottatt melding om to uønskede hendelser. Begge hendelsene håndteres i tråd med universitets rutiner. - Mottakelse for nyansatte fant sted 03.09.2015. Midlertidige og faste ansatte ble invitert. Hele mottakelsen ble holdt på engelsk. 5. HMS-koordinator informerer - Karoline Farbrot orienterte om status for oppfølging av IAKHs lokaler i Fredriksgate 3. Punktavsug skal installeres i maleriatelier i uke 40. - Vernerunde ved ILNs lokaler i Henrik Wergelands hus ble gjennomført 17.06,2015. - HMS-nettsider (inkludert LAMU-siden) er flyttet til eksterne HF-nettsider, ny lenke: http://www.hf.uio.no/om/hms/ Mye av informasjonen på disse sidene er av interesse for studenter. Det foregår også en prosess med å revidere instituttenes HMS-nettsider og flytte dem til eksterne sider.

- Det skal velges nye arbeidstakerrepresentanter til LAMU for perioden 2016-2017. Arbeidstakerrepresentantene skal velges blant verneombudene. Valg avholdes i midten av oktober. På samme møte blir det også valg av lokalt hovedverneombud og vara. HMSkoordinator vil kalle inn til valg og delta på valgmøtet. Diskusjonssaker: Evt.

Universitetet i Oslo Referat fra møte i LOS-LAMU 23.09.2015 Tilstede: Fra arbeidsgiversiden: Tove Kristin Karlsen(leder), Tone Rogstadkjærnet, Eva Mjelde. Fra arbeidstakersiden: Simon Ødegaard og Sylvi Anita Varsi Øien. Fra BHT: Carolina Lybäck-Forsbacka. Kontaktperson for LOS. Skal delta i LOS-LAMU 2 ganger i året. Forfall: Kristin Dahl Rolfsen, Bjørg Larsen, Lars Oftedal, John Skogen og Ingvild Myklebust Sekretær: Mette Børing Tilstede under sak 13/2015 : Inger Kristine Mollø-Christensen (BHT) og under orienteringssak vedrørende status for ARK i LOS deltok Bente Hennie Strandh. Sak 9/2015 Referat fra møte i LOS-LAMU Godkjent på sirkulasjon. Referatet sendes fra nå av ut med neste innkalling da det går lang tid mellom møtene. Sak 13/2015 Rapport 2015 Spørreundersøkelse blant de ansatte som sitter i åpne kontorlandskap i Lucy Smiths hus BHT ved Inger Kristine Mollø-Christenen og Carolina Lybäk-Forsbacka presenterte rapporten. Den er en fysisk rapport som tar for seg opplevelsen av å sitte i åpne landskap. 105 av 128 spurte har svart og det har vært avholdt allmøte i avdelingen hvor rapporten ble presentert. Mange er stort sett fornøyde, men det er enkelte funn som kan bli bedre. Eva Mjelde orienterte om hvordan rapporten blir fulgt opp i avdelingen. Det settes ned en liten gruppe med verneombud, leder, representant fra Sogn Arena og BHT som gis i oppgave å identifisere funn som det skal gjøres noe med. Tove Kristin Karlsen takket for en nyttig og konkret gjennomgang av rapporten og av hvordan den vil bli fulgt opp. De funn og læringspunkter som gjelder mer generelt for planlegging av nye arbeidslandskap vil det være viktig at forankres i Eiendomsavdelingen.Rapporten tas videre til universitetsdirektørens ledergruppe. Sak 10/2015 Referat fra siste møte i AMU LAMU gikk gjennom referatet. SAK 11/2015 Avvikshåndtering i LOS og rapportering LAMU gikk gjennom rutinene men en innmeldt sak og konkluderte at det fungerer som det skal. SAK 12/2015 Konfliktshåndteringsrutiner LAMU gikk gjennom forslag til endringer i konfliktshåndteringsrutiner som har vært oppe i AMU. Hver avdeling bør gjennomgå den nye rutinen. Tove Kristin Karlsen følger opp i forhold til Personalstøtte. Orienteringssaker Hjertestartere BHT har sendt saken videre til EHMSH. Der må den videre til AMU. Mottak av nyansatte (fra forrige møte i LAMU) LAMU ønsker at det lages en tidslinje hvor alt praktisk ved nyansettelser kommer når det skal. Det tar for lang tid å få tilganger og rettigheter i systemene i dag. Oppdraget sendes til Enhet for intern administrasjon. Enhet for intern administrasjon Postadr.: Postboks 1071 Blindern, 0316 OSLO Kontoradr.: Lucy Smiths hus, Problemveien 7 Telefon: 22 85 62 55 Telefaks: postmottak@admin.uio.no Org.nr.: 971 035 854

2 Sykefraværsstatistikk(fra forrige møte i LAMU) LOS-LAMU ber om å få AMUs vurdering av at vi ikke kan ta ut sykefraværsrapporter fra SAP som kan brukes. Status ARK-undersøkelsen i LOS Bente Hennie Strandh orienterte om status. Spørreskjema er nå sendt til alle ansatte i LOS. Det har vært en god prosess og opplæring av prosjektledere i forkant av undersøkelsen. Det har vært arrangert allmøte i Sophus Lie auditorium og det har vært lokale møter. Det er gjennomført planleggingsmøter med leder og prosessleder. Alle i LOS inviteres til tilbakemeldingsmøter. Ledere skal igjennom fakta ark 2 og komme med forslag til hvordan funn fra undersøkelsen skal følges opp.

Naturhistorisk museum Til LAMUs medlemmer, varamedlemmer og observatører. Administrasjonen Postboks 1172 Blindern NO-0318 Oslo www.nhm.uio.no e-post: postmottak@nhm.uio.no Besøksadresse: Sars gate 1, Oslo Telefon: 22 85 17 04 Dato: 8.9.2015 Saksnr.: 2012/514 REFERAT FRA LOKALT ARBEIDSMILJØUTVALG 3/15 DEN 8.9.2015. Arbeidsgiverrepresentanter: Geir Rogstad Jon Lønnve Cecilie Webb Arbeidstakerrepresentanter: Bjørn Petter Løfall May-Liss Funke Anne Tiril Myhre Pedersen Hanna Støstad Observatører: Fridtjof Mehlum Eirik Rindal Oddmund Fostad Finn Ervik Knut Andresen Krenar Badivuku Avdelingsdirektør og ansvarlig for studentenes læringsmiljø. Leder for LAMU 2015 Arbeidsgiverrepresentant. Arbeidsgiverrepresentant, vara. Lokalt hovedverneombud. Ansatte representant. Studentrepresentant. Studentrepresentant, vara. Seksjonsleder for Seksjon for forskning og samlinger. Seksjonsleder for Seksjon for konservering- og forskningsteknikk. Leder i Botanisk hage. Leder i Botanisk hage. Kontaktperson fra bedriftshelsetjenesten. HMS-koordinator (Sekretær). Vedtakssaker Sak 22/15 Referat fra LAMU-møte 1-15 Geir Rogstad ønsket velkommen til LAMU-medlemmer og NHM s seksjonsledere, som var tilstede for å presentere en oppsummering av tilbakemeldingsmøtene knyttet til ARK. Videre ønsket han velkommen til Knut Andresen fra bedriftshelsetjenesten (BHT) som var tilstede for å informere rundt BHT sin bistand til NHM i 2015. Referatet var lagt ved innkallingen. Det var ingen kommentarer til forrige referat. 1

Naturhistorisk museum Sak 23/15 Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen ved NHM (ARK). Samtlige seksjonsledere var invitert til LAMU for å presentere en oppsummering etter tilbakemeldingsmøtene i forbindelse med ARK. Fridtjof Mehlum informerte på vegne av SFS. Han informerte om at seksjonen opplevde at veldig mange meldte seg på under tilbakemeldingsmøtet og hadde mange innspill. Videre informerte Fridtjof om at det har blitt satt ned en arbeidsgruppe i seksjonen som skal arbeide videre med innspillene som hadde kommet inn. Mange av innspillene er gode men ikke realistiske i forhold til å gjennomføres i nær fremtid. Slik som å etablere en felles kantine. Arbeidsgruppen fortsetter arbeidet med utarbeidelsen av realistiske tiltak som skal inn i en handlingsplan frem mot siste LAMU. Eirik Rindal orienterte på vegne av SKF. Eirik informerte om at de opplevde å ha et godt tilbakemeldingsmøte og ville jobbe jevnlig med dette fremover. Han informerte deretter om at det ikke var stemning for å lage en arbeidsgruppe som skal jobbe med dette, men at man heller ønsker å jobbe med dette på seksjonsmøtene. Videre orienterte han om at det har vist seg at SKF i likhet med SFS kunne tenke seg mer informasjon deling på tvers av SFS og SKF. Oddmund Fostad og Finn Ervik informerte på vegne av Botanisk hage. De informerte om at hagen allerede har bestemt seg for en del saker som de ønsker å ha fokus på. Videre informerte de om at de fremover skal jobbe for å få ned konkrete tiltak i handlingsplanen. Avslutningsvis informerte Oddmund om at hagen skulle ha et seksjonsmøte i forbindelse med ARK, for å jobbe videre med dette. Cecilie Webb informerte på vegne av UTAD. Hun informerte om at langtidsplanlegging og faste møtepunkter gikk igjen som viktige temaer. UTAD vil fortsette arbeidet mot neste LAMU med utarbeidelse av handlingsplan med konkrete tiltak. UTAD opplevde tilbakemeldingsmøtet som gunstig og det var ingen store overraskelser på tilbakemeldingene som kom. Geir Rogstad informerte på vegne av administrasjonen. Geir informerte om at det var et godt tilbakemeldingsmøte med mange som meldte seg på og mange forslag. Videre viste han eksempler på hvilke forslag som hadde blitt meldt inn. Administrasjonen skal på seminar slutten av september der fokuset er å jobbe med å få ned konkrete tiltak som skal inn i handlingsplanen. Orienteringssaker Sak 24/15 Studentsaker. Hanna Støstad informerte om at hun opplever at det er mange besøkende som tror at sørsiden av Colletts hus fungerer som hovedinngang og etterlyste skilting til paviljongen. Cecilie Webb informerte om at UTAD har en dialog med EA vedrørende skilt, men det dette tar tid ettersom EA ikke har kompetanse på skiltproduksjon. Videre spilte Anne Tiril Myhre Pedersen og Hanna Støstad at NHM, ved UTAD og Botanisk hage, i større grad bør benytte seg av stipendiatene ved NHM. De utdypet at mange av stipendiatene gjør pliktarbeidet sitt på Blindern, mens de ser at de kan bidra masse ved NHM. Ledelsen noterer seg dette. 2

Naturhistorisk museum Sak 25/15 Sak 26/15 Sak 27/15 Sak 28/15 Sak 29/15 Bedriftshelsetjenesten informerer. Knut Andresen informerte om at Bedriftshelsetjenesten nå har flyttet til nye lokaler ved Kristian Ottosens hus. Videre presenterte han de forskjellige ansatte ved BHT og deres kompetanseområde. Knut Andresen gikk deretter gjennom tjenestekatalogen til BHT og oppfordret NHM til å ta kontakt ved behov. Avslutningsvis orienterte han rundt sakene som BHT har bistått NHM med i 2015 og besvarte spørsmål fra LAMU medlemmer. Radon resultater etter kontrollmålinger ved NHM. Krenar Badivuku informerte om at det har vært gjennomført kontrollmålinger i forbindelse med Radon i vinter. Resultatene for de enkelte rom har ikke blitt mottatt enda, men radon prosjektgruppen forteller at resultatene også i år indikerer at radonverdiene er tilfredsstillende og at tiltak som er gjort, knyttet til dette, ser ut til å fungere. Parkering i hagen. Geir Rogstad orienterte rundt de nye parkeringsplassene i Sofienberggata og Monrads gate som er etablert for ansatte ved NHM. Videre informerte han at han allerede ser at disse plassene utenfor hagene er i bruk og at hagen nærmest er bilfri. May Liss Funke spilte inn at hun opplever at UiOs biler til tider holder høy fart i hagen. Videre syntes hun at de ansatte, ved NHM, ikke burde sykle i hagen ettersom dette er forbudt for besøkende. Ledelsen noterer seg dette. Kontaktmøter mellom EA og NHM. Krenar Badivuku informerte om at overordnede saker til EA primært skal meldes inn via Jon Lønnve, mens saker som omhandler hagen skal meldes inn via Oddmund Fostad. Slike overordnede saker ble tidligere meldt inn til lokal EA, men NHM har besluttet at det er mer effektivt å melde direkte inn til ledelsen i EA. De faste månedlige kontaktmøtene vil fastholdes for driftssaker og saker som angår sikkerheten ved NHM. Status Økern. Jon Lønnve informerte om status på Økern i dag. Det er noen forsinkelser knyttet til labutstyr som må produseres i Danmark. Videre informerte han om at det har vært dialog med HMS-koordinator vedrørende type lysarmaturer som skal brukes i kontorene, for å sikre at belysningen er tilfredsstillende. Videre informerte Jon om at det begynner å se veldig fint ut på Økern og tror at de ansatte vil oppleve tilfredsstillende lokaler. May Liss spilte inn at hun gledet seg til nye lokaler og trodde at dette også gjaldt flere av de som skal flytte inn. 3

Naturhistorisk museum Sak 30/15 Sak 31/15 Orientering rundt romkabal ved NHM. Erik Rindal informerte om at det har blitt satt en arbeidsgruppe i forbindelse med romkabalen ved NHM. Samtlige seksjoner er presentert i denne gruppen og fra vernelinjen sitter Remi Nilsen. Videre fortalte Eirik at man fremover vil kartlegge hva som finnes av arbeidsplasser ved NHM samt avdekke behov fra forskjellige ansatte. Arbeidsgruppen satser på å fullføre dette arbeidet innen 2015. Øya-festivalen Krenar Badivuku informerte om at han har hatt kontakt med vakt- og alarmsentralen og fått en evaluering etter Øya festivalen. Tilbakemeldingene har vært gode. Det har vært bortvisninger fra hagen i forbindelse med rus og alkohol, men ingen store uønskede hendelser fra årets Øya-festival. Neste møte: 10. november, klokken 0900 i administrasjonsbrakka. Krenar Badivuku HMS-koordinator Kopi: Arbeidsmiljøutvalget v/hms-stab. (hms-post@admin.uio.no) NHMs interne informasjonsside v/e. Aronsen. Seksjonsledere og verneombud ved NHM. Hovedverneombudet ved UiO Hege Lynne. (hovedverneombudet@uio.no) Arkiv 4