Kark tekstbehandling Del A tekstbehandling (Word o.l.) Del B argumentdiagram (for ex.phil. ved HF, JU, SV) Del C filbehandling (lagring, transport, sending, utskrift på UiB) Del D retting av tekstformatering som lagar krøll i nettlesarane Direkte til del B Direkte til del C Direkte til del D Innleiing Dette er ei innføring i enkel tekstbehandling med vekt på å skriva for Internett og Kark (grøn). Alle som skal levera oppgåver i grøn Kark, kan ha nytte av å sjå gjennom rettleiinga, særleg du som er flink i tekstbehandling (Det er dei flinke som har lært seg til å bruka funksjonar som fungerer dårleg i nettlesarar). Rettleiinga er først og fremst meint for førstesemesterstudentane og andre som ikkje har brukt Kark før. Vi konsentrerer oss om tekstbehandlingsprogrammet Microsoft Word, og til og med en litt gammal versjon, men du vil finna dei same funksjonane i dei fleste tekstbehandlingsprogramma. 1. Du skal levera teksten din i Kark ved å lasta opp oppgåvefila. Du kan levera i seks filformat a. Wordfil (doc). Dette er formatet til tekstbehandlaren Microsoft Word. b. Wordfil (docx). Dette er formatet til tekstbehandlaren Microsoft Word 2007. c. Rein tekst (txt). Dette er formatet til dei aller enklaste skriveprogramma. Oppgåver i rein tekst kan ikkje innehalda nokon form for pynt, heller ikkje tabellar, bilete eller diagram av noko slag. Overskrifter og avsnitt kan berre skiljast ut med dobbelt linjeskift. d. Rikt tekstformat (rtf). Oppgåver i dette formatet kan innehalda det meste, men akkurat kva vil variera etter kva program dei er laga i. Det er mange program som kan lagra i dette formatet, og formatet vil fungera fint for dei aller fleste akademiske oppgåver. e. Open Document (odt). Dette er formatet til tekstbehandlaren i Open Office. f. Webside (htm/html). Alle tekstbehandlarar kan lagra dokumenta som websider. 2. Du som brukar Word, leverer doc-/docx-fila di og du som brukar Open Office, leverer odt-fila. De treng ikkje å tenkja på filformat. 3. Du som brukar andre program, har det litt meir tungvint, men berre litt. Du må må bruka lagre som og velja å lagra i ein filtype som Kark kan ta imot, gjerne doc eller rtf. Rein tekst eller txt-fil brukar du berre dersom du ikkje har høve til å lagra i eit av dei andre formata. 4. Oppgåver som inneheld illustrasjonar (bilete, grafar) kan lagast i dei fleste prgram. Det same gjeld exphil-oppgåver som inneheld argument-digram, men om du brukar Microsoft Word for PC treng du ikkje å gjera diagramma om til bilete før du leverer. 5. Automatisk signatur i Kark a. Oppgåva di blir automatisk påført forfattarnamn. b. Oppgåva di blir automatisk påført leveringstidspunkt. c. Oppgåva di får automatisk Kark sin tematittel, t.d. Utkast alfa som overskrift over namn og tidspunkt. 6. Og hugs: Akademiske tekstar skal ikkje pyntast i utrengsmål. Enkelt er alltid best. Del A tekstbehandling (Word o.l.) 1. Marker avsnitt med tabulatorinnrykk eller 2 trykk på linjeskift-tasten (ei blank linje). 2. Marker overskrifter med 2 trykk på linjeskift-tasten (ei blank linje) eller ved å markera overskrifta som stiltype Overskrift 1, 2 eller 3. Merk: Overskrifter på same tekstnivå må få same stiltype; font og storleik. All tekst, også overskriftene, bør vera svart (automatisk). Du endrar stiltypen ved å merkja teksten med musa og endra vala på verktøylinja for formatering. 1
Merk: Når du brukar denne måten å markera overskrifter på, kan tekstbehandlingsprogrammet laga automatiske innhaldslister med korrekte sidetal. Dette blir først interessant når oppgåvene blir svært lange, så det er vanlegvis ikkje aktuelt med automatiske innhaldslister før du skal skriva oppgåver på 200- og 300-nivå. (Når du kjem så langt, lagar du innhaldsliste i Menylinja: Sett inn - Referanse - Stikkordlister og tabeller - Innholdsfortegnelse). 3. Vanleg tekst (brødtekst) skal ha stiltypen Normal og du skal berre bruka ein font og ein storleik gjennom heile oppgåva. Du bør bruka ein heilt vanleg font og ein heilt vanleg storleik som Arial eller Times New Roma i storleik 12. All tekst bør vera svart (eller automatisk). 4. Tekstformatering. Tekstbehandlingsprogramma (Word o.l.) har mange mogelegheiter som ikkje fungerer på Internett og kanskje heller ikkje når oppgåva blir opna for lesing i same programtype på andre maskiner. Av den grunn bør ein halda seg til dei vanlege funksjonane. a. Formatering som godt kan brukast i oppgåver som skal leverast elektronisk er: i. Feite typar (bold) ii. Kursiv (italic). iii. Understreking (Merk: Det er ikkje alltid at understreking visest i alle nettlesarar) iv. Punktlister Merk teksten og vel stil. Klikk på ikona for å setja inn nummererte eller unummerert lister. Bruk innrykksfunksjonen til å laga underpunkt i lister. Merk: Dersom du treng lister, er det betre å bruka dei automatiske listefunksjonane enn å prøva å laga punkt og innrykk manuelt. Manuelle lister held seg ikkje alltid på plass på sidene. v. Innrykk Bruk innrykksfunksjonen til å rykkja inn heile avsnitt. Merk: Ikkje bruk mellomrom-tasten til å laga innrykk eller plassera tekst eller grafiske element på sida. 5. Sider er ikkje relevant storleik på Internett så ein kan ikkje bruka sidefunksjonar. a. Ikkje bruk tid på å laga pen framside (tittelside). Ho vil ikkje framstå som eiga side på Internett b. Innhald i topp- og botnmarg visest ikkje på Internett. c. Du treng ikkje setja inn sidetal i topp- eller botnmarg. Merk: Automatiske sidetal er nyttige når du skriv for papir og sjølv kan du ha nytte av sidetal i eller annan informasjon i topp- eller botnmargen i dokumentet ditt. Det gjer ikkje noko om informasjonen er der, han visest berre ikkje på Internett. Det same gjeld eigne framsider: Dei framstår ikkje som eiga side i nettlesaren, men det er ikkje problematisk at dei er der. 6. Sider og margar i tekstbehandlaren a. Sjølv om sider er ein irrelevant på Internett, skal du bruka dei vanlege marginnstillingane (2,5 cm i Word). Det er for at oppgåva skal bli god å lesa på skjerm og lett å skriva ut når det er naudsynt. b. Dersom tekstbehandlingsprogrammet ditt har ein annan margstorleik som standard, bør du 2
endra margane til 2,5 cm. c. Du skal halda deg til vanlege, ståande sider (portrett(portrait). 7. Linjeavstanden kan endrast i tekstbehandlingsprogrammet. Det hender at studentane får beskjed om å bruka ein bestemt linjeavstand i oppgåvene. Då bør du bruka denne linjeavstanden slik at du ser korleis du ligg an i forhold til lengdekravet. Du endrar linjeavstanden frå menylinja (Menylinja Format Avsnitt Linjeavstand) Merk 1: Det hender at teksten blir vist med enkel linjeavstand på Internett uansett kva du har valt. Dette skuldast eigenskapar ved nettlesarane. Lærarar og sensorar vil kjenna til fenomenet. Merk 2: Ved utskrift frå Kark vil sidene oftast få Kark sine sidetal og dokumentinformasjon i topp- og botnmarg. Det er innstillingar hos den som skriv ut som avgjer om dette kjem på utskriftene. 8. Automatisk noteverk/referansar. Du kan bruka referanseverktøyet, men ver merksam på at både fotnotar (notar på kvar side) og kapittelnotar blir til sluttnotar (sist i dokumentet) på Internett. Merk: Førstesemesterstudiet brukar Harvard-metoden til litteraturreferansar, så det er ikkje sikkert at du treng Sett inn referanse -funksjonen før du kjem lenger ut i studiet. Sjå Stilark for førstesemesterstudenter om refereringsteknikk og reglar. 9. Bilete. Det er mogeleg å illustrera teksten med bilete. Dersom du set inn eit bilete i teksten, skal du gjera det enkelt, det vil seia setja det inn mellom to avsnitt. Ikkje bruk tid på å få teksten til å flyta rundt biletet eller på å stilla opp tekst og bilete ved sidan av kvarandre. Du veit likevel ikkje korleis det blir sjåande ut på Internett eller på lesaren si maskin. Du set inn bilete frå toppmenyen i tekstbehandlaren (Menylinja Sett inn Bilde Frå fil) Merk 1: Det er normalt ikkje aktuelt å setja inn bilete i ex.phil.-oppgåver. Merk 2: Oppgåver som inneheld bilete, må alltid leverast inn som worddokument. 10. Tabellar. Det er mogeleg å setja inn tabellar, men dei bør ikkje vera for store og kompliserte. Det 3
fungerer ofte betre med fleire mindre tabellar enn ein kjempestor. Du kan setja inn tabell frå toppmenyen i tekstbehandlaren (Menylinja Tabell Sett inn) eller med tabellikonet på standardverktøylinja. musetast. Du redigerer tabellen frå menylinja eller med høgre 11. Ordteljing. Dersom du har fått beskjed om å skriva eit bestemt tal ord eller teikn, kan du ha god hjelp av ordteljaren. Merk 1: Orda i diagram og notar skal ikkje teljast. Grunninnstillingane er normalt slik at dei ikkje blir telt med. Merk 2: Kark tel også ord og kan komma til eit anna resultat enn tekstbehandlaren din sjølv om begge tel korrekt. Det er tekstbehandlaren sitt tal som gjeld dersom det er avvik. 12. Stavekontrollen er eit nyttig hjelpemiddel for det skal sjølvsagt ikkje vera skrivefeil i oppgåver på universitetsnivå. Ver merksam på at du sjølv må vurdera forslaga stavekontrollen kjem med. Du startar stavekontrollen med abc-ikonet på standardverktøylinja eller frå menylinja (Menylinja Verktøy Stavekontroll og grammatikk). Du kan læra programmet nye ord og former ved å velja Legg til når du får spørsmål om du vil godta eit av endringsforslaga. Du kan byta språk og målform for stavekontrollen på menylinja. (Menylinja Verktøy Stavekontroll og grammatikk). Av og til må du merkja heile teksten (Ctrl+A på tastaturet) eller frå menylinja (Menylinja Rediger Merk alt) for å få språkvalet til å omfatta heile teksten. 13. Sjølve innleveringa føregår på same måten som når du legg vedlegg til epost. Sjå Kark-rettleiinga. Til toppen Del B: Argumentdiagram Ex.phil.-studentane ved HF, JU og SV kan få bruk for argumentdiagram i oppgåvene sine. Diagramma byggjer du opp av tekstboksar og piler. Sjå på den rettleinga som passar før du byrjar å laga argumentdiagram Microsoft Word for PC Microsoft Word for Mac iwork (Pages) for Mac Open Office for PC og Mac Studentane ved HF, JU og SV finn diagram-eksempel i Mi side og kan ta utgangspunkt i desse når dei skal laga oppgåver med argumentdiagram. Argumentdiagram og elektronisk innlevering Når du skriv oppgåver som skal leverast på papir, er det ikkje så nøye korleis teksten er formatert så lenge 4
oppgåva ser OK ut i utskrift på din eigen skrivar. Ved elektronisk innlevering må du ta omsyn til at oppgåva skal sjå OK ut på skjerm og/eller i utskrift hos andre. Det stiller andre krav til formateringa. Diagramma må lagast korrekt for at dei skal fungera på Internett og i tekstbehandlingsprogram hos andre enn forfattaren sjølv. Det vil først og fremst seia at alle tekstboksane er plasserte innafor tekstboksområde (lerret i terminologien til Microsoft Word) og margar. Margane må ikkje flyttast for å laga betre plass og boksane må ikkje flyttast slik at diagrammet kjem utanfor margane. Heile strukturen få plass på ei side Bruk visinga Utskriftsoppsett når du lagar diagram I denne visinga ser du margane. Oftast skiftar visinga automatisk til Utskriftsoppsett når du set inn ein tekstboks. Dersom det ikkje skjer, må du endra visinga sjølv. Det gjer du i toppmenyen. (Vis - Utskriftsoppsett) Margar Eit vanleg Word-dokument går mellom 0-16 i MSWord-linjalen (du slår på linjalen under Vis i menyen) og alle margane er vanlegvis 2,5 cm. Dette er grunninnstillingane til tekstbehandlaren dersom ikkje du eller andre har endra oppsettet på maskina di. Dersom du må tilbakestilla margane, gjer du det i toppmenyen. (Vis - Fil - Utskriftsformat) Merk: OpenOffice/Star Office har 2,0 cm marg som standard. Byt til 2,5. Aktiver verktøylinja Tegning Aktiver verktøylinja "Tegning" om du ikkje alt har ho på skjermen. Ofte blir teiknelinja aktivert om ein byrjar med å setja inn ein tekstboks frå toppmenyen Du gjer det manuelt under "Vis" i toppmenyen. (Vis - Verktøylinjer - Tegning) Du treng denne verktøylinja når du skal setja inn piler og du kan bruka ho til å setja inn tekstboksar. Døme på korrekt oppretting av tekstboksar Klikk på tekstboks-ikonet i verktøylinja "Tegning": NB! Det er svært viktig at du brukar tekstboks-ikonet (over) og IKKJE teikneboks-ikona rektangel eller ellipse:. Alternativt kan du velja ""Sett inn" og "Tekstboks" i toppmenyen. Lerret Når du lagar den første tekstboksen, blir det vanlegvis oppretta eit lerret (tekstboksområde) i Word. Lerretet er ei ramme (sjå biletet under) som boksane i tekstboksstrukturen (argumentdiagrammet) skal vera inni. Lerretet visest som ei skravert ramme når du arbeider med boksestrukturen din. Klikk mellom boksane i strukturen får å aktivera den skraverte linja. (Automatisk oppretting av lerret er ei innstilling i Word). Eksempel på korrekt oppsett diagram med synleg lerret: 5
Merk: Fleire strukturar krev fleire lerret. Det er lurt å laga fleire mindre strukturar på fleire lerret i staden for ein svær struktur, men då må du passa på lerreta ikkje overlappar eller at du ikkje strekkjer ein boks over fleire lerret. Altså: Skal du gjennomføra tre analyser, er det enklare med eit skjema for kvar enn ein diger struktur som inneheld alle tre. Lerretsstorleiken Du kan endra storleiken på lerretet. Det må gjerne fylla ei hel side, men det bør ikkje gå over fleire sider. Aktiver lerretet og dra i dei svarte hjørne- eller midtmerka. Pass på at du ikkje drar lerretet ut i margane. Fleire boksar Bruk "Sett inn tekstboks" i meny eller ikonlinje for å setja inn fleire boksar. Bruk pil-ikonet for å få plassera piler med musa. Juster storleiken på boksane ved å dra i hjørna (endrar både breidde og høgde) eller dei feite markeringane midt på sidene (endrar berre breidde eller høgde). Pilar mellom boksane Det er ofte mange piltypar å velja mellom i tekstbehandlaren. Bruk enklaste sort og lag berre rette strekar, jfr. pilane på biletet over 6
Korrekt oppsette boksar Tekstboksane i den skraverte ramma (lerretet) er korrekt laga. Boksane er plasserte på lerretet og lerretet er innafor margane (0-16). Det er mogeleg å endra storleiken på lerretet ved å dra i hjørna (svarte vinkla)r, eller dei feite markeringane midt på sidelinjene. Pass alltid på at du ikkje overskrir margane når du utvidar lerretet og pass på at du ikkje plasserer boksar og piler utanfor lerretet. Merk: Dersom tekstbehandlaren din ikkje har lerret, er det spesielt viktig at strukturane ikkje kjem ut i side-, topp- og botnmargane) Storleiken på tekstboksane Pass på at det er litt luft (nok til ei ekstra linje) under den siste tekstlinja i boksen. Er boksen for trong, kan det henda siste linja ikkje vieset. Marker boksen og dra i dei svarte hjørne- eller midtmerka. Pass på at du ikkje kjem utanfor lerretet (margane om tekstbehandlaraen din ikkje har lerret). Fontstorleik i tekstboksane Vanleg tekst kan godt ha storleik 12 punkt. Det blir gjerne for stort i tekstboksane, set fontstorleiken inne i boksane til 8 eller 9 punkt (Det blir oftast same storleik i alle boksane. Dersom det ikkje skjer automatisk, bør du sjølv passa på at det blir likt i alle boksane.). Formatering av lerret og boksar Vel og aktiver lerret eller boks. Bruk høgre musetast. Gjer endringane og lagra dei med OK-knappen. (Høgre musetast Formater lerret/formater tekstboks). Du bør berre gjera enkle val og ikkje bruka fyllfarge eller andre fargar. For ex.phil.-studentar ved HF, JU og SV: Sjå eksempel i Mi side. Ting å unngå Ikkje bruk fine piler. Bruk vanlege, heilt enkle og rette. Ikkje sånne med fyll-fargar. 7
Ikkje bruk andre Autofigurar, ferdige diagram eller andre wordmalar enn Tekstboks Ikkje fargelegg (verken fontfargar eller bakgrunnsfargar). Ikkje skuggelegg og ikkje bruk tredimensjonale funksjonar. Ikkje utvid margar eller sidelengd for å få betre plass. Ikkje bruk liggjande sider. Ikkje lag strukturar som går over to sider. Sjekk tekstboksane dine etter innlevering Sjå etter at alle boksane er på plass og at heile teksten er synleg når oppgåva di visest på Internett. Dersom du har mista boksar eller innhald i boksane, ordnar du originalen og legg inn på nytt. Bruk utkastinnleveringa i læringsprosessen, også når det gjeld tekstboksar Lag tekstboksar i utkastet dersom det skal vera tekstboksar i den endelege oppgåva. Går det greitt, er alt i orden. Om det ikkje går bra, kan du prøva å retta det opp med det same og i alle fall har du tid til å finna ut kva som må gjerast før den endelege innleveringa. Du har til og med tid til å spørja nokon om hjelp om du treng det. For ex.phil.-studentar ved HF, JU og SV: Bruk gjerne eksempla som ligg i fillageret på Mi side. Du kan lasta dei ned på di eiga maskin og arbeida vidare med dette dokumentet som utgangspunkt. Trøst om det går gale Lærar og sensor har alltid tilgang til originaldokumentet som du leverte inn, slik at dei kan sjå korleis du har tenkt at teksten skal vera, uavhengig av korleis oppgåva ser ut på Internett. Dersom der er mogeleg, bør du likevel prøva å få skikk på oppgåva di sjølv. Dette fordi det er meininga at det skal vera rett gjort og fordi det medfører ekstraarbeid for administrasjon, lærar og sensor når internettversjonen av oppgåva er ufullstendig eller vanskeleg å lesa. Tekniske vanskar vil likevel aldri få gå ut over karaktervurderinga. Det går som oftast bra! I rettleiinga må vi ta opp alt som kan gå gale. Det gir inntrykk av at det er fryktelig vanskeleg å jobba med tekstboksar og oppgåver som skal lesast på Internett. Så veldig vanskeleg er det likevel ikkje. Vanleg tekst er oftast heilt uproblematisk. Som oftast går det heilt fint med argumentdiagramma også, sjølv om det kan vera litt plunder med å få dei på plass. Til toppen Del C: Filbehandling lagring, transport og sending Hugs å lagra teksten din mens du jobbar! Gi teksten eit namn når du byrjar å skriva, då er det lett å klikka på lagringsikonet (ser ut som ein gamaldags diskett) på standardlinja av og til. Det er alltid dumt å missa gullkorn! Det kan også vera lurt å begynna ei ny arbeidsøkt eller ein ny skrivedag med å lagra dokumentet under nytt namn, slik at gårsdagens arbeid framleis er intakt om du skulle komma til å gjera endringar som du angrar på. Lagra Når du skriv på maskinene til UiB og er logga på som deg sjølv, kan du lagra på ditt eige, personlege område hos IT-avdelinga. Du når dette området frå alle UiB-maskinene. Området heiter My documents/mine dokumenter og ligg under brukarkontoen din Lagre som Kark tar imot Word-dokument (.doc og docx) og odt-filer frå Open Office. Kark godtar også rein tekst (.txt) og rikt tekstformat (.rtf) og htm/html. Dersom du brukar andre tekstbehandlarar enn Microsoft Word og Open Office må du bruka denne funksjonen. Mens du skriv lagrar du i tekstbehandlaren sitt filformat, men før levering må du lagra oppgåva di i eit av dei formata som Kark tar imot. Fil (Heilt til venstre på menylinja) Lagre som Vel eventuelt mappe å lagra i Finn på eit namn. Du kan godt bruka same namn som originalfila sidan den nye fila blir ein kopi i eit anna filformat. Det kan vera lurt å laga et namn som fortel deg at dette er innleveringsversjonen din. 8
Vel filtype (oftast doc eller RTF) Lagra 7. Sjå spesielle rettleiingar for exphil-opgåver som inneheld argumentdiagram. Sjå uansett Råd for Open Office om du brukar dette programmet, og Råd for Mac om du brukar Mac. Transport av dokument Dersom du brukar fleire datamaskiner og treng å flytta filene dine mellom maskinene, treng du ein flyttbar lagringsplass. Det vanlegaste er å bruka ein minnepinne. Oppgåve i epost Dersom du skal senda tekstar med epost, skal du alltid senda dei som vedlegg, aldri som del av sjølve ebrevet. Dersom teksten blir sendt inne i sjølve brevet, vil han få med seg ein del epostformatering. Det kan vera vanskeleg, og i alle fall tidkrevjande, å reinska ein tekst som har vore sendt som ebrev. Utskrift på UiB Dersom du skal skriva ut tekst på PC-romma, må du leggja til den aktuelle skrivaren og velja rett skrivar når du skal skriva ut. Del D - retting av tekstformatering som lagar krøll i nettlesarane Som regel blir oppgåvene OK når dei blir viste i nettlesarane, men det hender av og til at dei ikkje ser ut som forventa. Det skuldast at nettlesar og tekstbehandlingsprogram ikkje tolkar informasjonen om korleis teksten skal sjå ut heilt likt. Mindre avvik må ein finna seg i. Dersom avvika gjer det vanskeleg å lesa eller kommentera oppgåva, må du retta i originalen og levera inn på nytt (Sjå Kark-manualen). Brei tekst Det hender at studentar som legg boka på mellomromtasten, refererer til nettsider med lange urkar eller strever med å få plass til argumentdiagram, opplever problemet med breie tekstar. Teksten er for brei dersom du finn ein horisontal rullestokk (scroll bar) under teksten. I tillegg til at brei tekst er vanskeleg lesa og kommentera på Internett, kan det henda skrivaren til lærar og sensor ikkje greier å skriva ut breie tekstar skikkeleg. Det altså god grunn til å ordna og leggja inn på nytt. Tekstar. Sjå rettleiinga Brei tekst? i Kark om du må fiksa teksten din. Smal tekst Dersom teksten blir for smal i nettlesaren, har du antakeleg skrive i ein spalte. Det kan ha skjedd sjølv om teksten ser heilt fin ut på maskina som er brukt til å skriva han. Den enklaste løysinga er å kopiera teksten inne i spalta (altså ikkje både teksten og spalten, men berre sjjølve teksten) og så lima teksten inn i eit nytt dokument utan spaltar. Smal tekst er ikkje eit vanleg problem. Variarande fontar og fontstorleik Det hender at formateringa tilsynelatande smittar frå overskrift til avsnitt eller at font og storleik varierer sjølv om det ikkje er variasjon i originalen. Bruk Vis formatering for å finna feil og stadardisera formateringa. Ofte er det nok å sjekka at alle vanlig tekst har fått stiltypen Normal. Til toppen Oppdatert februar 2012 - kark@uib.no 9