ÅRSMELDING FOR IKT AGDER IKS 2013
FORORD I 2013 markerte IKT Agder sitt 10 årsjubileet med både interne og eksterne arrangementer. Jubileumsseminaret den 8. februar, med blant annet besøk og gode ord fra daværende statsråd i Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet, Rigmor Aasrud, som et høydepunkt. Mange dyktige foredragsholdere gav også et godt innblikk i selskapets historie og formidlet interessante tanker om den digitale framtid. Som «10-åring» fremstår selskapet som en moden og solid tjenesteleverandør til sine eierorganisasjoner, men det er heller ikke tvil om at selskapet har et videre utviklingspotensiale og at framtida vil gi nye utfordringer og muligheter. Etter ønske fra eierne og i tråd med strategiplanen som ble vedtatt i april 2013, ble det i løpet av året gjennomført en ekstern gjennomgang av selskapets og eierkommunenes IKT-kostnader og tjenestekvalitet sammenlignet med andre kommuner av tilsvarende størrelse. Undersøkelsen som var basert på regnskapsdata for 2012, gir en klar indikasjon på at driftskostnadene ligger på et konkurransedyktig nivå. Med en gjennomsnittlig prisreduksjon på 4 % i 2013 er dette ytterligere forsterket. Undersøkelsen gav også gode indikasjoner på områder hvor man kan oppnå ytterligere gevinster. Prosesser for å følge opp dette er igangsatt i samarbeid med eierkommunene. I løpet av 2013 fastsatte representantskapet hvilket nivå selskapets egenkapital bør ligge på. Det ble budsjettert med at dette nivået skulle nås i løpet av 2013. Når selskapet også i 2013 presenterer et resultat bedre enn budsjettert, betyr det at det er grunnlag for å tilbakebetale deler av årets resultat til eierne. Ved starten av nåværende styrets funksjonsperiode, så styret et behov for å styrke kommunikasjonen mellom organer som er styrende eller premissgivende for selskapets virksomhet. Det har i løpet av året blitt etablert gode strukturer for dette, noe vi mener vil være vesentlig for videreutvikling av selskapet i tråd med kommunenes behov. Vi håper også dette skal bidra til å gjøre selskapet til en attraktiv arbeidsplass. Styret vil takke selskapets ansatte og ledelse for det gode arbeidet som er lagt ned i 2013. Kurt Birkeland Styreleder ÅRSMELDING 2013 side 1
Innhold Forord... 1 Innledning... 3 Visjon og verdier... 3 Representantskap... 4 Styret... 4 Organisering... 5 Personal- og lønnsforhold... 6 Likestilling... 6 Fravær... 6 Miljø... 7 Tjenesteutvikling for eierkommuner... 8 Interne prosjekter... 8 Kostnadsvurdering... 9 Økonomi... 9 Regnskapsoversikt... 10 Brukertilfredshet... 10 Medarbeidertilfredshet... 11 Vedlegg 1- Årsregnskap IKT Agder IKS 2013... 12 Resultatregnskap 2013... 12 Balanse pr. 31.12.13... 13 Noter 2013... 15 Note 1 Regnskapsprinsipper... 15 Note 2 Prosjekter i arbeid... 15 Note 3 Pensjonsforpliktelser... 16 Note 4 Spesifikasjon av lønnskostnader... 19 Note 5 Antall ansatte, godtgjørelse til styre og revisor og daglig leder... 19 Note 6 Driftsmidler... 19 Note 7 Kasse- og bankinnskudd... 20 Note 8 Salg av varer og tjenester til eierkommunene... 20 Vedlegg 2- Revisors beretning 2013... 21 Vedlegg 3- Informasjon om selskapet... 23 Daglig leder... 23 Avdeling Service... 24 Avdeling Drift... 25 Avdeling Prosjekt... 26 Vedlegg 4 - Oppsummering fra årlige evalueringsmøter for oppfølging av service level of agreement (SLA)... 27 ÅRSMELDING 2013 side 2
INNLEDNING Selskapet kom i operativ drift 1. februar 2003, og registrert under navnet Agder IKT Driftssenter IKS. Til daglig benyttes IKT Agder. Eierne av selskapet er Aust-Agder fylkeskommune og kommunene Arendal, Froland og Grimstad. IKT Agder er lokalisert i Arendal kommune med fysisk lokalisering og selskapsadresse Ragnvald Blakstadsvei 1, Postboks 788 Stoa 4809 Arendal. Selskapet har i 2013 leid noen få kontorplasser i Ericssonbygget i Grimstad. Det ble vedtatt en eierstrategi for selskapet 30. september 2011. Den tar utgangspunkt i selskapsavtalens 4 som sier: Selskapet skal ivareta deltakernes oppgaver knyttet til drift, service og utvikling av informasjons- og kommunikasjonsteknologi, samt være deltakernes faglige instans innen dette området. De strategiske hovedpunktene er at IKT Agder skal: være et felles kompetansemiljø innenfor IKT for eierne bidra til at ansatte og folkevalgte i eierorganisasjonene har effektive og fremtidsrettede IKTverktøy bidra til kostnadseffektive IKT-tjenester for eierne med optimal kvalitet på brukergrensesnittet bidra til at innbyggerne tilbys gode og hensiktsmessige kommunale digitale tjenester være miljøbevisst ivareta de roller og utføre de oppgaver som eierne anser som hensiktsmessige for å realisere eiernes mål med selskapet Eierstrategien er lagt til grunn for utarbeidelsen av selskapsstrategien. VISJON OG VERDIER Selskapets visjon og verdier er som følger: Visjon: Utvikling i samarbeid Våre verdier GLØDENDE, OFFENSIV, TROVERDIG og TYDELIG skal danne grunnlag for vårt arbeid, prege oss i alt vi gjør og vi skal leve opp til vår visjon. Selskapets visjon skal underbygge hovedmålsetning om å oppnå gode, fremtidsrettede og felles IKT løsninger for eierne. Selskapets verdier understøtter følgende: Glødende -> vi skal dyrke entusiasmen hos medarbeiderne Offensiv -> vi skal være i forkant av utfordringene Troverdighet -> vi skal besitte kompetanse Tydelighet -> vi skal være tydelige i forhold til hva vi er og hvilke råd vi gir ÅRSMELDING 2013 side 3
REPRESENTANTSKAP Representantskapet er selskapets øverste organ og eierne utøver sin myndighet i selskapet gjennom dette fora. Representantskapet avholdt fem møter i 2013, hvor følgende saker ble behandlet: Årsmelding og regnskap for 2012 Egenkapitalbehov for IKT Agder Godtgjørelse til ekstern styreleder Selskapsstrategi for 2013 2016 Nye kontorlokaler for IKT Agder Nye økonomiske fordelingsnøkler mellom eierkommunene Kostnadsvurdering / benchmarking av IKT Agder Utredning av felles ERP system og Sak/Arkiv system Budsjett for 2014 og økonomiplan for perioden 2014 2017 Generell informasjon om status og utvikling i selskapet Representantskapet bestod i 2013 av følgende medlemmer: Leder Willy Hægeland Froland kommune Representant Harald Danielsen Arendal kommune Representant Arild Eielsen Aust-Agder fylkeskommune Representant Per Kristian Vareide Grimstad kommune Representantskapets medlemmer er rådmennene i de fire eierkommunene. STYRET Styret hadde i 2013 åtte styremøter. I tillegg ble det gjennomført et strategiseminar. Det har vært løpende kontakt mellom styreleder og daglig leder. Sentrale saker som har vært behandlet i styret: Årsregnskap og årsmelding 2012 Egenkapitalbehov for IKT Agder Avslutning av Fellesprosjekter og OFG 2011 prosjekter Medarbeider- og brukertilfredshetsundersøkelse fra 2012 Medarbeider- og lønnssamtale med daglig leder Fastsettelse av ramme for generelt lønnsoppgjør 2013 Selskapsstrategi for 2013 2016 Nye kontorlokaler for IKT Agder IAM (felles identitet og rollestyring) evalueringsprosjekt og oppstart av SIKT prosjektet Nye økonomiske fordelingsnøkler mellom eierkommunene Kostnadsvurdering / benchmarking av IKT Agder Utredning av felles ERP system og Sak/Arkiv system Budsjett 2014 og økonomiplan for perioden 2014 2017 Jevnlige regnskaps- og statusrapporter Utvidelse av myndighetsmatrise Styreinstruks Egenevaluering av styrets arbeid Generell informasjon om status og utvikling i selskapet ÅRSMELDING 2013 side 4
Styret har i 2013 hatt følgende sammensetning: Leder Kurt Birkeland Ekstern styreleder Nestleder Helge Moen Grimstad kommune Styremedlem Ingunn Kilen Thomassen Arendal kommune Styremedlem Anne-Liv Garmann-Johnsen Froland kommune Styremedlem Stig Nilssen Aust-Agder fylkeskommune Styremedlem Daniel Sjølander Ansattrepresentant IKT Agder Observatør Glenn Tegnander Ansattrepresentant IKT Agder Varamedlem Jon Eiklund Grimstad kommune Varamedlem Kari Rasmussen Arendal kommune Varamedlem Bård Noraberg Froland kommune Varamedlem Ebba Laabakk Aust-Agder fylkeskommune Varamedlem John G. Bergh Aust-Agder fylkeskommune (for styreleder) Varamedlem Hilde Westnes Ansattrepresentant IKT Agder Varamedlem Sigrun Krumsvik Ansattrepresentant IKT Agder Selskapet oppfyller kravene i allmennaksjelovens 6-11a (krav om representasjon av begge kjønn i styret) ORGANISERING Selskapet er organisert i følgende avdelinger: Funksjon Navn leder Avdeling Antall ansatte inkl. leder Daglig leder Kjetil Nyhus 2 Avdelingsleder Solveig Aanjesen Service 20 Inkl. en midlertidig stilling og to lærlinger Avdelingsleder Tonny Morewood Drift 17 Avdelingsleder Else Skjellum Prosjekt 10 Det ble i 2012 etablert fem funksjonsgrupper for å ivareta en tydeligere oppfølging av selskapets kunder, samt å bedre kommunikasjons- og informasjonsflyt på tvers. Gruppene har fungert gjennom 2013 og er som følger: FG Kunde FG Kunde Forvaltning FG Teknisk FG Sikkerhet FG Service- Management Har det operative oppfølgingsansvaret overfor hver eierkommune. Har ansvaret for å koordinere aktivitet knyttet opp mot eierkommunenes IKT forvaltningsorganisasjon (forvaltning og nyutvikling av IKT løsninger). Har ansvaret for å utrede og gi rådgivende innspill til teknologisk IKT utvikling i selskapet. Har ansvaret for å utrede og gi rådgivende innspill knytte til teknisk sikkerhet og informasjonssikkerhet i selskapet og ut mot eierkommunene. Har ansvaret for å koordinere aktivitet knyttet til ITIL prosessene i selskapet. ÅRSMELDING 2013 side 5
PERSONAL- OG LØNNSFORHOLD Pr 31.12.2013 hadde IKT Agder 49 ansatte inkl. en midlertidig ansettelse og to lærlinger. Disse delte på 46,4 hele stillinger. I tillegg har selskapet fire ubesatte stillinger. Selskapet samarbeider med Aust-Agder fylkeskommune om ytterligere to lærlingeplasser, og har det faglige oppfølgingsansvaret. Selskapet har i forhold til lønnsgodtgjørelse forholdt seg hovedsakelig til kommunenes rammebetingelser og brukt KS-tariffområde. Selskapet benytter også KLP som pensjonsleverandør. Med utgangspunkt i forebyggende helsearbeide, startet selskapet i 2010 en generell satsing på stimulering til fysisk aktivitet for de ansatte. Dette har fortsatt både gjennom 2012 og 2013. Fra 2013 fikk den interne miljøgruppen et større ansvar for dette arbeidet. Det var i 2013 ingen skader eller ulykker blant ansatte knyttet til arbeidsforhold eller arbeidsplass. Kompetanse er selskapets viktigste styrke. IKT området endrer seg raskt og det har vært satset tungt på kompetanseutvikling. I 2013 ble det brukt kr 991 214 på kompetansehevende tiltak. Dette er en økning på ca 27 % sammenliknet med 2012. Lønns- og personalrettede kostnader var i 2013 på vel 34 millioner. Dette utgjør ca 49 % av totale driftskostnader, noe som er en økning fra 2012 på ca 4 %. LIKESTILLING IKT området er fortsatt en mannsdominert bransje. Selskapet har en kvinneandel på 19,4 %. Blant lederne i selskapet er kvinneandelen 50 %. Etter siste lønnsoppgjør i 2013 hadde kvinner i snitt 103 % av menns lønn inkl. ledere og 98 % ekskl. ledere. De ansatte og innleide i selskapet hadde i 2013 en bakgrunn fra fire ulike nasjoner. FRAVÆR Som det går fram av den forenklede tabellen under, er den samlede fraværsprosenten for selskapet på 5,86 %, eller over 94,14 % nærvær. Dette er en økning i fravær fra 2012, der samlet fravær var på 4,18 %. Det er nedgang i barns sykdom, men økning innen egenmelding og sykemeldinger. År Egenmelding 1-3 dager 4-16 dager 17 dager eller Totalt fravær høyere 2011 1,66 % 0,07 % 0,28 % 2,70 % 4,71 % 2012 1,42 % 0,02 % 0,31 % 2,43 % 4,18 % Egenmelding Barns eller barnepassers Sykemelding sykdom 2013 2,32 % 0,42 % 3,12 % 5,86 % Merk: Selskapet har gått over til nytt timeregistreringssystem i 2013. ÅRSMELDING 2013 side 6
Det jobbes kontinuerlig med å påvirke og redusere både kortids- og langtidsfraværet. Selskapets interne miljøgruppe er gitt handlingsrom for forebyggende aktiviteter både knyttet til trivsel og fysisk aktivitet. Det er naturlig også en lederoppgave å følge dette opp tett og jevnlig. MILJØ I 2010 ble selskapet Miljøfyrtårnsertifisert. Dette ble realisert gjennom en større kartlegging innenfor miljø, energi og avfallshåndtering. Arbeidet har styrket selskapets internkontroll og bevisstgjøring på forurensing og energibesparelse. Dette arbeidet har fortsatt i 2013. Størst praktisk og økonomisk betydning har dette i forhold til energiforbruket på serverrommene. ÅRSMELDING 2013 side 7
TJENESTEUTVIKLING FOR EIERKOMMUNER Selskapet har deltatt med mye ressurser i prosjekter, og bidratt til utvikling av IKT tjenester i eierkommunene. Følgende er gjennomført i 2013: Byggeprosjekter på blant annet Eureka 1, Helsestasjon Arena-senteret, Landviktunet 16, Sam Eyde II, Fevik skole og Dømmesmoen GK Ressurser på Web (RPW) Lønnsslipp på nett for Arendal kommune Kulturskole nytt fagsystem Skoleskyss ny webbasert tjeneste Oppgradering trådløst nettverk i grunnskolen Skole pc-er - prosjektledelse og teknisk løsning for skolepc-er. Printerorganisering - standardisering av maskinvare og styresystem for utskrift. Inn og utgående elektronisk faktura - sende og motta elektroniske fakturaer direkte fra og til økonomisystemet. Feide for grunnskolen - utvikling av Feide autentisering og en helhetlig identitetshåndtering av alle elever og ansatte i grunnskolen. Mine Eiendommer - utvikling av tjeneste hvor innbyggere kan autentiseres ved hjelp av IdPorten i kommunenes portal for å se på sine eiendommer, med tilhørende eiendomsdokumentasjon og innsyn i gebyrgrunnlaget. Meldingsløftet - koble fagprogrammer som benyttes innenfor helse- og omsorg, til Norsk helsenett slik at de kan utveksle meldinger som epikriser, prøvesvar, vaksinasjoner og andre typer meldinger med sykehus, fastleger, NAV, Helfo og andre samarbeidsparter Oppgradert til ny versjon av system (WinMed 3) for helsestasjoner og legekontorer Innført Agresso for Arendal pensjonskasse Utredningsprosjekter innenfor ERP (regnskap, lønn og HR), Sak/Arkiv, GIS, skoleadministrativt system for kommunene Skoleadministrativt system for fylkeskommunen noe delaktig i prosessen med anskaffelse av nytt skoleadministrativt system for alle fylkeskommuner INTERNE PROSJEKTER IKT Agder har gjennomført en rekke tekniske prosjekter knyttet til teknologisk utvikling og effektivisering. Følgende er de største prosjektene gjennomført i 2013: Etablert en ny løsning for overvåking av basis infrastruktur Etablert eget driftssenter Ny antivirus løsning på klienter og serverplattform Ny løsning for mailfiltrering og håndtering av uønsket e-post (SPAM) Anskaffelse av nytt Identitets- og rollebasertsystem (IAM) og påbegynt prosjekt for innføring Anskaffelse og bytte av sentral lagringsløsning Innført nytt overvåkingssystem Sikkerhetsløsning knyttet til tjenestenektangrep (DDOS) Domenemigrering Froland kommune ÅRSMELDING 2013 side 8
KOSTNADSVURDERING Det ble høsten 2013 gjennomført en kostnadsvurdering av selskapets priser og kostnadsnivå. Analysen ble utført av objektiv part og sammenlikner kostnadsnivået med andre tilsvarende selskaper. Kostnadsvurderingen er utført ved å se på IKT-kostnader og administrasjonskostnader opp mot tjenesteomfang, IKT-modenhet og kundetilfredshet. Det er viktig å påpeke at en kostnadsvurdering ikke vil være 100 % nøyaktig, da det alltid vil være en rekke usikkerhetsfaktorer. Resultatene må derfor sees på som en indikasjon og gi muligheter for en ytterligere analyse. Tallgrunnlaget som er brukt er hentet fra 2012. Selskapet har gjennomført ytterligere kostnadsreduksjoner i 2013. IKT Agder kommer bra ut i forhold til de andre selskapene som er med i analysen. Selskapet har gode, kvalitative tjenester til et riktig kostnadsnivå. Det vil alltid være områder som kan videreutvikles, og selskapet har som mål å ytterligere effektivisere og samordne IKT området for våre eierkommuner. I 2013 har følgende økonomiske tiltak blitt gjennomført: Generell prisreduksjon til eierkommunene på 4 % Egenkapitalstyrking Avsluttet økonomisk fellesprosjektene, OFG 2011 og OFG 2012 som ga en tilbakeføring til eierkommunene Besparelse innenfor leverandøravtaler og nye tekniske løsninger Reduksjon i investeringene Bedre likviditetsstyring De tiltak som er utført i 2013 bidrar til større kontroll og forutsigbarhet. Dette gjør videre at selskapet har et mål om et 0-resultat fra 2014 med en ytterligere prisreduksjon til eierkommunene på 6 %. I forbindelse med utførte analyse, er det utviklet et verktøy som gjør det mulig å gjennomføre nye analyser og sammenlikninger mot flere tilsvarende selskaper. IKT Agder vil med jevne mellomrom utføre slike analyser for å sjekke ut at vi fortsatt har et riktig nivå i forhold til tjenester, kvalitet og kostnader. ØKONOMI Selskapet har utviklet en prismodell for eierkommunene som er grunnlag for betaling for selskapets tjenester. Den enkelte kommune betaler for de tjenester som rent faktisk tas ut. Dette gir en forutsigbarhet både for kundene og selskapet. I bunn for prismodellen ligger en SLA (tjenestenivåavtale) som styrer kvalitet på tjenestene. Denne modellen vurderes til å fungere bra. Selskapet hadde i 2010 og 2011 underskudd på grunn av behov for å finansiere felles kundeprosjekter. Prosjektregnskapene ble i 2013 avsluttet og gjenstående midler ble tilbakeført til eierkommunene. I 2013 som i 2012, går selskapet med et betydelig høyere overskudd enn budsjettert. Årsaken til dette er knyttet til et mindre forbruk innenfor lønn, avskrivninger (mindre investeringer) og noe høyere inntekter enn budsjettert. ÅRSMELDING 2013 side 9
Selskapet har siden 2006 ført IKT prosjektregnskap for kommunene. For å kunne skille prosjekter fra drift er regnskapsoversikten derfor delt opp. Prosjekter er finansiert av kommunene selv, mens drift blir finansiert gjennom selskapets produkt- og prismodell (hver enkelt kommunes uttak av tjenester). Regnskapsoversikt 2013 2013 2013 2013 2012 2012 2012 2012 Budsjett IKT Agder Budsjett IKT Agder Noter Prosjekter Drift (drift ) Offisielt regnskap Prosjekter Drift (drift ) Offisielt regnskap Driftsinntekter Salg til eier 1,2,8 3 687 005 73 269 660 71 403 395 76 956 664 4 120 678 73 144 224 69 898 000 77 264 902 Salg til eiers selskaper og andre 0 1 865 446 1 088 000 1 865 446 0 680 191 782 000 680 191 Andre inntekter 313 650 313 650 Sum driftsinntekter 3 687 005 75 135 105 72 491 395 78 822 110 4 434 328 73 824 415 70 680 000 78 258 743 Driftskostnader Lønns- og personalkostnader 3,4,5-3 101-34 217 416-34 956 549-34 220 517-217 572-30 664 154-33 217 000-30 881 726 Avskrivninger 6 0-5 942 506-7 309 900-5 942 506 0-7 712 780-7 333 000-7 712 780 Leie- og Leasing -43 404-4 713 489-4 640 000-4 756 892-179 597-5 342 886-7 131 000-5 522 483 Anskaffelser HW og SW -944 613-17 629 219-16 440 000-18 573 831-1 594 835-16 610 018-15 709 000-18 204 853 Interne prosjekter 1 0 0 1 1 220 439-1 220 439 Andre driftsutgifter -2 695 699-6 791 169-7 120 000-9 486 868-3 652 028-6 505 295-6 445 000-10 157 323 Sum driftsutgifter -3 686 815-69 293 799-70 466 449-72 980 615-4 423 593-68 055 572-69 835 000-72 479 165 Driftsresultat 190 5 841 306 2 024 946 5 841 496 10 735 5 768 843 845 000 5 779 578 Finansinntekter og -kostnader Renteinntekter, andre finansinntekter 0 341 655 100 000 341 655-1 93 807 5 000 93 806 Rentekostnader, andre finanskostnader -189-247 543-125 000-247 732-10 733-357 544-350 000-368 277 Resultat av finansposter -189 94 112-25 000 93 923-10 734-263 737-345 000-274 471 Årets resultat 1 5 935 418 1 999 946 5 935 419 1 5 505 106 500 000 5 505 106 Overføringer Avsatt for tilbakebetaling eiere -3 935 419 Overføring til annen egenkapital -2 000 000-5 505 106 Sum overføringer -5 935 419-5 505 106 Årets resultat er bedre enn budsjettert og ligger innenfor en ramme som tilsier at forutsetningene om fortsatt drift er til stede. BRUKERTILFREDSHET Selskapet har over flere år gjennomført en årlig brukerundersøkelse. For 2013 ble denne utført i desember. Målet med brukerundersøkelsen er å få en god oversikt over hvor tilfredse brukerne er med de tjenester selskapet tilbyr. Undersøkelsen ble sendt ut til 7195 brukere, hvor en har fått 1855 svar. Dette utgjør 25,8 i svarprosent. Dette er en nedgang sammenliknet med 2012. Undersøkelsen viser et totalt meget bra resultat. Den viser fremgang fra 2012 innenfor de fleste områder. I forhold til total service- og leveransegrad, viser undersøkelsen et resultat på 60 % (topp 2 som er karakterene 5 eller 6, hvor 6 er høyeste karakter). Dette er en nedgang fra 2012, og en er noe usikker på årsaken til dette da alle andre indikatorer viser en fremgang. Året 2005 viste en total service- og leveransegrad på 48 % (topp 2). Selskapet har arbeidet målrettet med å øke denne, noe siste års resultater bekrefter. Ut i fra resultatene fra årets undersøkelse konkluderer selskapets ledelse med at servicegraden innenfor de fleste områder er meget god. Det vil naturlig alltid være områder som må vedlikeholdes og forbedres, og selskapet vil ha fokus på følgende områder videre i 2014. ÅRSMELDING 2013 side 10
Tettere saksoppfølging i selskapet knyttet til prioritering, evt. omfordeling av saker og den enkeltes eierskap. Dette arbeidet er det fokus på ukentlig. Skolesektor: Det må arbeides tettere med skolene, både grunn- og videregående skole. Bedre informasjon/kommunikasjon, jevnlige felles treffpunkter med rektorer og IT ansvarlige i skolene, utarbeide felles mål kortsiktig og langsiktig for videreutviklingen av IKT. Helse og Omsorg: I utgangspunktet har selskapet mottatt gode tilbakemeldinger. Selskapet mener selv vi kan få til bedre informasjon/kommunikasjon, felles og faste treffpunkter, utarbeide felles mål kortsiktig og langsiktig for videreutvikling av IKT Arbeidet med informasjonssikkerhet i kommunene (IT sikkerhetsforum) bør intensiveres. IKT Agder kan ha en større rolle på vegne av eierkommunene. Må videre avklares med IKT enhetene i kommunene. MEDARBEIDERTILFREDSHET Selskapet har i flere år gjennomført medarbeidertilfredshetsundersøkelse. I 2013 ble denne gjennomført i november og desember. Det totale resultatet viser noe nedgang i forhold til 2012. Det er flere årsaker til dette som kan oppsummeres med større endringer for alle ansatte, relativt ny ledelse og endrede rammebetingelser fra eierkommuner og andre eksterne faktorer. Det er viktig at tilbakemeldingene fra undersøkelsen tas på alvor og at det sette fokus på tiltak slik at en så tidlig som mulig kan snu trenden. Følgende tiltak vil igangsettes utover i 2014: Utvikle felles kultur gjennom blant annet utarbeidelse av samspillsregler, eierskap og holdninger Fokus på informasjonsprosesser og to-veis kommunikasjon Større tydelighet knyttet til selskapets utvikling og retning gjennom utarbeidelse av handlingsplaner Større samordning mellom avdelingene Flytte til nye lokaler fra høsten 2014 ÅRSMELDING 2013 side 11
VEDLEGG 1- ÅRSREGNSKAP IKT AGDER IKS 2013 Resultatregnskap 2013 Noter 2013 2012 Driftsinntekter Salg av tjenester til eierkommunene 1,2,8 76 956 664 77 264 902 Andre inntekter 1 865 446 993 841 Sum Driftsinntekter 78 822 110 78 258 743 Driftskostnader Lønns- og personalkostnader 3,4,5 34 220 517 30 881 726 Avskrivninger 6 5 942 506 7 712 780 Andre driftsutgifter 32 817 591 33 884 659 Sum Driftskostnader 72 980 615 72 479 164 Driftsresultat 5 841 496 5 779 578 Finansinntekter og finanskostnader Renteinntekter 317 814 93 806 Andre finansinntekter 23 841 - Rentekostnader 247 732 368 277 Resultat av finansposter 93 923-274 471 Årets resultat 5 935 419 5 505 107 Overføringer Overføring til annen egenkapital -2 000 000-5 505 107 Avsatt for tilbakebetaling eiere -3 935 419 ÅRSMELDING 2013 side 12
Balanse pr. 31.12.13 Noter 2013 2012 Anleggsmidler Varige driftsmidler Maskiner og utstyr 6 12 131 848 9 746 256 Finansielle anleggsmidler Egenkapitalinnskudd KLP 224 957 177 715 Sum anleggsmidler 12 356 805 9 923 971 Omløpsmidler Kundefordringer 2 918 864 4 482 034 Andre fordringer 8 243 432 8 482 580 Kasse og bankinnskudd 7 27 951 963 6 208 267 Sum omløpsmidler 37 114 259 19 172 880 Sum eiendeler 49 471 064 29 096 851 Noter 2013 2012 Egenkapital Opptjent egenkapital Annen egenkapital 5 152 884 3 152 884 Sum egenkapital 5 152 884 3 152 884 Gjeld Avsetning for forpliktelser Pensjonsforpliktelse AFP 62-65 3-53 000 Pensjonsforpliktelse KLP 3 6 225 564 5 042 110 Sum avsetning for forpliktelser 6 225 564 5 095 110 Kortsiktig gjeld Kassekreditt 7 14 014 907 - Leverandørgjeld 12 949 212 10 523 107 Skyldig skattetrekk 1 130 911 1 064 720 Skyldig arbeidsgiveravgift 720 083 689 427 Påløpte feriepenger 3 141 004 2 943 475 Annen kortsiktig gjeld 2 2 201 080 5 628 128 Avsatt for tilbakebetaling eiere 3 935 419 - Sum kortsiktig gjeld 38 092 616 20 848 857 Sum egenkapital og gjeld 49 471 064 29 096 851 ÅRSMELDING 2013 side 13
ÅRSMELDING 2013 side 14
NOTER 2013 Note 1 Regnskapsprinsipper Agder IKT Driftssenter IKS er et interkommunalt selskap som fører regnskapet etter regnskapslovens bestemmelser for små foretak. Prosjekter i arbeid er inntektsført i henhold til fremdrift. Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år etter anskaffelsestidspunktet. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmiddel/langsiktig gjeld. Omløpsmidler er vurdert til det laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på opptakstidspunktet Varige driftsmidler er balanseført og avskrives over driftsmidlets forventede levetid. Selskapets ansatte er omfattet av en kollektiv pensjonsordning gjennom Kommunal Landspensjonskasse som oppfyller kravene etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Dette er en forsikret ordning. Pensjonsordningen er omtalt i note 3. Note 2 Prosjekter i arbeid Selskapet utfører tjenester for sine eiere. Prosjekter som er av en slik størrelse at de løper over flere år blir vurdert med hensyn til fremdrift pr. 31.12. Opptjente ikke fakturerte inntekter (utfakturerte inntekter er mindre enn medgåtte kostnader) blir presentert som kundefordringer i balansen. Forskuddsfakturerte inntekter (utfakturerte inntekter er større enn medgåtte kostnader) blir presentert som kortsiktig gjeld i balansen. I resultatregnskapet presenteres endringer i året som økning/reduksjon av salgsinntekter. Ved fullførelsen av prosjektene skal utfakturerte inntekter være lik medgåtte kostnader. Prosjektene skal ikke gi tap eller fortjeneste for selskapet. Prosjektnavn: Medgåtte kostnader pr. 31.12.13 Utfakturert pr. 31.12.13 For lite/for mye(-) utfakturert pr. 31.12.13 For lite/for mye(-) utfakturert pr. 31.12.12 Utlegg for eiere 368 074 Pedagoger i admin 161 015 74 200 86 815 86 815 Meldingsløftet Sam Eydes vgs. Arendal pensjonskasse E-faktura 245 918 5 371 380 418 659 183 801 0 5 052 611 399 549 214 947 245 918 318 769 19 110-31 146 245 918 318 769 0-31 146 Time/prosjekt 665 217 0 665 217 665 217 OFG prosjekter *) 4 802 222 5 219 529-417 307 305 962 Fellesprosjekter 44 893 123 47 965 106-3 071 983-7 456 241 Totalt pr. 31.12.13 56 741 335 58 925 942-2 184 607-5 496 632 Forskuddsfakturerte inntekter kr. 2 184 607 pr. 31.12.13 presenteres som kortsiktig gjeld. Tilsvarende tall pr. 31.12.12 var kr 5 496 632. Årets endring på kr 3 312 025 inngår i regnskapslinjen Salg av tjenester til eierkommunene i resultatregnskapet. ÅRSMELDING 2013 side 15
*) Følgende OFG prosjekter 2013 er utført: Videreutvikling innbyggerportal Videreutvikling ansattportal Utgående EHF faktura Mine Eiendommer Ressurser på Web Geointegrasjon Feide i grunnskolen Meldingsløft omsorg, Froland kommune Meldingsløft omsorg, Grimstad kommune Forprosjekt sak/arkiv system Forprosjekt ERP system Forprosjekt GIS Forprosjekt administrativt system for skole og barnehage Utredning for samordning av ERP og sak/arkiv systemer Skoleskyss utvidet funksjonalitet Note 3 Pensjonsforpliktelser Selskapet har kollektiv pensjonsforsikring i KLP Forsikring. Pensjonsordningen er ytelsesbasert og er tilpasset nytt avtaleverk for offentlig tjenestepensjon, inklusive pensjonen fra Folketrygden. Det var 47 ansatte som er med i ordningen pr. 31.12.13. Balanseført verdi for pensjonspremiefond og pensjonsforpliktelser samsvarer med beste estimat pr. 31.12.2013 beregnet av KLP. Arbeidsgiveravgift på netto pensjonsforpliktelse er innarbeidet i regnskapet. Estimatendringer pr. 31.12.2013 er resultatført etter beregning fra KLP i henhold til Regnskapslovens regler. Pensjonskostnad: 2013 2012 Årets opptjening 3 497 932 3 239 995 Rentekostnad 986 934 882 485 Forventet avkastning -886 485-759 859 Adm.kostnader 159 819 138 189 Resultatført estimatavvik 614 571 202 530 Netto pensjonskostnad 4 372 771 3 703 340 Pensjonspremie dekt av de ansatte -469 258-448 163 Selskapets andel av pensjonskostnaden 3 903 513 3 255 177 Arbeidsgiveravgift netto pensjonskostnad 550 395 458 980 Netto pensjonskostnad inkl. arbeidsgiveravgift 4 453 908 3 714 157 ÅRSMELDING 2013 side 16
Spesifikasjon av brutto pensjonspremiemidler pr. 31.12 31.12.2013 31.12.2012 Brutto pensjonsmidler 01.01 16 016 892 13 112 962 Estimatavvik midler 01.01 185 548-738 771 Faktiske pensjonsmidler 16 202 440 12 374 191 Forfalt premie inkl. adm. 3 335 563 3 135 701 Administrasjonskostnad -159 819-138 189 Utbetalinger -121 233-114 670 Forventet avkastning 886 485 759 859 Brutto pensjonspremiefond 31.12 20 143 436 16 016 892 Spesifikasjon av brutto pensjonsforpliktelse pr. 31.12 31.12.2013 31.12.2012 Brutto pensjonsforpliktelse 01.01 20 435 919 16 964 350 Estimatavvik forpliktelse 01.01 800 119-536 241 Faktisk forpliktelse 21 236 038 16 428 109 Årets opptjening 3 497 932 3 239 995 Rentekostnad 986 934 882 485 Utbetalinger -121 233-114 670 Brutto pensjonsforpliktelse 31.12 25 599 671 20 435 919 Netto pensjonsforpliktelse 5 456 235 4 419 027 Beregnet AGA på netto pensjonsforpliktelse 769 329 623 083 Balanseført netto forpliktelse inkl. aga 6 225 564 5 042 110 Økonomiske forutsetninger: 2013 2012 Diskonteringsrente 4,00 % 4,50 % Forventet lønnvekst 2,87 % 3,16 % Forventet G-reg/pensjonsreg. 2,87 % 3,16 % Forventet avkastning 5,00 % 5,50 % Pensjonsforsikringen med KLP var frem til 01.01.13 ikke omfattet AFP ordningen 62-65 år. Akkumulert avsetning pr. 01.01.13 utgjorde kr. 53.000. Fra og med 01.01.13 er denne forpliktelsen omfattet av pensjonsforsikringen med KLP, og avsetningen reduseres til kr. 0. Årets pensjonskostnad er redusert med kr. 53 000. ÅRSMELDING 2013 side 18
Note 4 Spesifikasjon av lønnskostnader Lønns- og personalkostnader fordeler seg slik: 2013 2012 Lønn inkl. feriepenger 25 646 370 23 698 565 Arbeidsgiveravgift 4 043 208 3 780 174 Pensjonskostnader *) 4 010 759 2 602 890 Andre personalkostnader 520 180 800 097 Sum lønns- og personalkostnader 34 220 517 30 881 726 *) Pensjonskostnader: Netto pensjonskostnad inkl. aga kr 4 453 908 Reduksjon avsetning AFP 62-56 kr -53 000 Tilskudd sikringsordningen KLP kr 15 974 AGA av årets betalte premie som inngår i linjen for arbeidsgiveravg. kr -406 123 Pensjonskostnader kr 4 010 759 Det er 47 personer som omfattes av pensjonsordningen og har denne aldersfordelingen: 20-29 år 30-39 år 40-49 år 50-59 år 60+ Antall 6 10 19 9 3 Note 5 Antall ansatte, godtgjørelse til styre og revisor og daglig leder Selskapet har hatt 49 ansatte gjennom året og det er utført totalt 48,4 årsverk. Det er utbetalt kr 70 000 som godtgjørelse til styreleder i 2013. Utbetalt lønn og annen godtgjørelse til daglig leder utgjør kr 789 985. Årslønn daglig leder pr. utgangen av året var kr 840 000. Som honorar til revisor er det kostnadsført kr 52 000 ekskl. mva for revisjon. Rådgivning og annen bistand utgjør ca 20 %. Note 6 Driftsmidler Maskiner og utstyr Datautstyr/ maskinvare Dataprogrammer Sum driftsmidler Anskaffelseskost 01.01. 568 072 16 277 940 17 828 770 34 674 782 Tilgang i året 0 7 755 798 572 299 8 328 097 Anskaffelseskost 31.12 568 072 24 033 738 18 401 069 43 002 879 Akk. Avskrivninger 31.12 568 072 14 019 165 16 283 795 30 871 032 Bokført verdi 31.12. 0 10 014 573 2 117 274 12 131 847 Årets avskrivninger 0 4 321 709 1 620 797 5 942 506 Økonomisk levetid 5 år 5 år 4 år ÅRSMELDING 2013 side 19
Note 7 Kasse- og bankinnskudd Herav bundne skattetrekksmidler kr 1 452 355. Selskapet har en innvilget trekkrettighet på kr 47 mill. Note 8 Salg av varer og tjenester til eierkommunene Selskapets utfakturering til eierkommunene skjer på grunnlag av faktisk forbruk I 2012 og 2013 fordeler denne utfaktureringen seg som følger: Eier Utfakturert % - Utfakturert % -fordeling 2013 fordeling 2012 Arendal kommune 32 335 175 43,91 % 37 477 974 45,27 % Froland kommune 5 401 991 7,34 % 3 752 460 4,53 % Grimstad kommune 16 586 359 22,52 % 17 677 607 21,35 % Aust-Agder fylkes- kommune 19 321 115 26,64 % 23 890 900 28,85 % Sum 73 644 640 100,00% 82 798 941 100,00 % Endring prosjekter i arbeid Jfr. note 2 Årets inntekter fra eierkommunene 3 312 025 76 956 665-5 534 039 77 264 902 ÅRSMELDING 2013 side 20