Fleet Management Portal (FMP) Kundeguide
Oversikt Fleet Management Portalen (FMP) sørger for at autoriserte brukere får sanntidsinformasjon om din flåte av skrivere og multifunksjonsenheter (MFD) og sørger for at du kan vise og sende henvendelser relatert til utskrift. Tjenesten som leveres er bygget på en proaktiv løsning for ekstern overvåking, og bare feil som ikke er registrert automatisk av enheten bør manuelt rapporteres ved bruk av portalen. FMP gir også andre funksjoner, for eksempel muligheten til å sende bestillinger på forbruksmateriell og telleverksavlesning der hvor de ikke kan hentes automatisk. Dette dokumentet er en veiledning for å hjelpe deg logge på Fleet Management Portalen (FMP) og begynne å bruke de viktigste funksjonene. Innhold Oversikt... 1 Førstegangs bruk... 2 Navigasjon... 3 Printere... 4 Telleverksavlesninger... 6 Bestilling av forbruksmateriell... 7 Forespørsel om service... 8 MPS applikasjons-støtte... 10 1 Fleet Management Portal kundeguide V1.0.2
Førstegangs bruk Dette kreves første gang du logger deg inn på systemet. 1) For å logge inn på FMP vennligst gå til https://office.services.xerox.com/fmp/ Merk: Støttede nettlesere: Microsoft Internet Explorer 7.0, 8.0 & 9.0 Firefox 11.0.X Funksjonaliteten kan bli påvirket hvis andre nettlesere brukes. 2) Du vil se logg inn skjermen nedenfor. 3) Når du logger inn på FMP portalen for første gang må du tilbakestille passordet. Klikk på Forgot Password linken. 4) Skriv inn brukernavnet ditt (som typisk er din e-postadresse) og klikk Send. Et nytt midlertidig passord vil bli sendt til deg. 5) Logg inn med det midlertidige passordet som du har fått på e-post. Merk: Du vil bli bedt om å endre passordet når du logger deg inn med det midlertidige passordet ditt. Passord må være en alfanumerisk kode med minst syv tegn, og inneholde minst ett tall, en stor bokstav og en vanlig (liten) bokstav. 2 Fleet Management Portal kundeguide V1.0.2
Navigasjon Etter vellykket innlogging på FMP vil du se velkomstskjermen nedenfor: 1) Skjermen inneholder tre faner: Printers Detaljert flåtestatus informasjon. View Supply Orders Statusvisning på bestillinger av forbruksmateriell. View Service Requests Statusvisning på reparasjonsforespørsler. 2) I hovedområdet på skjermen er det seks innholdspaneler: Printers Detaljert flåtestatus informasjon. Meter Reads Mulighet til å vise og sende telleverksavlesninger. View Supply Orders Mulighet til å sende og få status på bestilling av forbruksmateriell. View Service Requests Mulighet til å sende og få status på reparasjonsforespørsler. External links Hurtiglenker for visning skader/hendelser. My Documents Vise dokumenter som deles av tjenesteleverandøren. 3 Fleet Management Portal kundeguide V1.0.2
3) I øverste høyre hjørne er det tre valgknapper: Home Snarvei til hjemmeside fra en annen side. Settings Tillater valg av om bare de relevante sidene eller alle skader/hendelser blir vist eller bare de fra de siste 90 dagene. Sign Out Velg denne for å logge av fra portalen. Resten av dette dokumentet vil gi noen flere detaljer om noen av de viktigste funksjonene i FMP. Printere Printers panelet er et av de viktigste som tilbys av FMP og som gir en brukervennlig visning av den nåværende tilstanden på skriverflåten din. 1) Fra hjemmesiden klikk Printers linken i Printers kontrollpanelet. 2) Du kan filtrere skriverne som vises i skriver-rutenettet for å oppnå ulike visninger: Vis bare In Scope eller Out Of Scope enheter, eller begge. Vis bare nylig oppdagede enheter. Vis bare enheter i en bestemt tilstand, f.eks. bare de med en advarsel eller feil. Vis basert på status for skader/hendelser for skriverne. 4 Fleet Management Portal kundeguide V1.0.2
3) Klikk på en enhet fra skriverens oversikt for å få tilgang til detaljert informasjon. Bruk kategoriene øverst på skjermen for å navigere. Skriver handlinger Bruk Actions menyen på toppen av skriver-rutenettet for å velge funksjoner for en eller flere bestemte skrivere. Noen funksjoner er ikke tilgjengelige for alle brukere. Get Printer Status er tilgjengelig for alle brukere. De statusdata som vises for skriverne i nettet og på de detaljerte skriver-skjermene kan være flere timer gammel og blir vanligvis oppdatert en gang om dagen. For å få tilgang til aktuelle data, velg skriverne som er interessante og velg Get Printer Status kommandoen. Innen noen få minutter vil den oppdatere FMP og vise gjeldende data som for eksempel nivåer på forbruksmateriell. 5 Fleet Management Portal kundeguide V1.0.2
Telleverksavlesninger For å sende inn en telleverksavlesning for eksempel for en ikke-nettverksenhet, må avlesninger sendes inn på månedlig basis (telleverksavlesning bør generelt sett bli samlet inn automatisk for nettverksenheter). 1) Klikk på Submit Meter Reads linken på the Meter Reads panelet. 2) For å sende inn en telleverksavlesning velg enheten og klikk på Enter Meters. 3) Tast inn den nødvendige informasjonen og klikk på Submit Meters. Å fullføre Description feltet er valgfritt. Merk: Telleverket som blir angitt, må være større enn den forrige avlesningen som blir vist. 4) Det neste skjermbildet vil vise det innsendte og de siste telleverksavlesningene for enheten. 6 Fleet Management Portal kundeguide V1.0.2
Bestilling av forbruksmateriell I dette panelet kan du bestille forbruksmateriell til enheter. Vi vil proaktivt bestille de fleste forbruksartikler før de må byttes, så vennligst sjekk status før du sender inn en ny ordre. Ved å klikke på View Supply Orders linken får du tilgang til en liste over eksisterende ordre. 1) I panelet for bestilling av forbruksmateriell, klikk på Order Supplies linken. 2) Enhetene som er linket til din profil vil bli listet opp. Velg enheten du trenger å bestille forbruksmateriell til og klikk Add Supplies. 3) Det neste vinduet viser en liste med forbruksmateriell som kan bestilles. Merk: Hvis listen viser generelle rekvisitaelementer som ikke er spesifikke for enhetsmodellen, velg den generelle artikkelen som blir vist. Servicesenteret vil konvertere dette til modellspesifikt produktet for forsendelse. 4) Skriv inn ønsket antall og klikk Add to Shopping Cart. 5) Når bestillingen din er ferdig, trykk på Checkout. 6) En oppsummering av ordren din vil bli vist. Kontroller at alle nødvendige felter er fylt ut (de med et * etter navnet) og velg Submit Order for å plassere ordren. 7 Fleet Management Portal kundeguide V1.0.2
Forespørsel om service Du må kanskje sende inn manuelle serviceforespørsler fordi noen feil eller problemer som for eksempel utskriftskvalitet, ikke kan overvåkes automatisk. 1) På View Service Requests panelet klikk på Request Services linken. 2) Det neste skjermbildet vil vise åpne hendelser til nettstedet ditt på en fane og alle åpne hendelser til alle dine områder på en annen. Du kan kontrollere om serviceforespørselen du ønsker å sende inn allerede er i systemet. 3) Den neste skjermen viser en liste over enheter tilknyttet profilen din. Klikk på enheten du ønsker å sende inn en henvendelse om og klikk Next. 4) Skjermen er delt i fire områder Customer information Dette viser dine kontaktdetaljer. Device information Dette viser detaljene for enheten som er valgt. Open Tickets for this Device Denne delen viser åpne henvendelser om enheten. Ticket Details For å be om en tjeneste/service for enheten som er valgt. 8 Fleet Management Portal kundeguide V1.0.2
5) I seksjonen for detaljer om henvendelser, klikk på rullegardinmenyen for Requested Service og velg hvilken service/tjeneste du trenger. Submit a Field Service Request Be om at servicesenteret kontrollerer enheten og iverksetter nødvendige tiltak, f.eks. sender en servicetekniker. Request a Non Standard Consumable Be om en ikke-standard forbruksartikkel. Forespørsler om standard forbruksmateriell skal sendes som bestilling på forbruksmateriell, som dekket tidligere i denne veiledningen. (MPS) Application Support Be om hjelp for en tredjeparts løsning som støttes av leverandøren din. Nærmere detaljer om dette alternativet finner du nedenfor. Remove this Device from your fleet Fjern enheten fra flåten din. Request a Configuration Change Be om en konfigurasjonsendring til enheten. Request a Physical Device Move Be om at en enhet skal flyttes til et annet sted. MERK: Antallet og eksakt navn på de tjenester som tilbys deg i Requested Service menyen kan avvike noe fra de ovennevnte. 6) Når du har valgt den servicen du trenger, fyll ut Description feltet med en tydelig forklaring av detaljene i din forespørsel. Det kan oppstå forsinkelser hvis beskrivelsen ikke er tydelig. Hvis du ønsker at en annen enn den påloggede brukerkontoen skal bli kontaktet for denne forespørselen, ber vi deg fylle de valgfrie kundefeltene. 7) Når du har fullført de relevante feltene, klikk på Submit nederst til høyre på skjermen for å sende din serviceforespørsel til servicesenteret. For å sjekke fremdriften på forespørselen klikk på View Service Requests linken på FMP. Serviceforespørsler som ikke vedrører eksisterende enheter kan også sendes ved å velge User Service alternativet. 9 Fleet Management Portal kundeguide V1.0.2
MPS applikasjons-støtte Denne delen er bare relevant hvis vi gir støtte for 3. parts løsninger som Equitrac og FMP blir brukt til å engasjere slik støtte. Følg instruksjonene ovenfor for å sende inn en serviceforespørsel. I Enter Details skjermen klikk på rullegardinmenyen for Requested Service og velg MPS Application Support. Skjermen nedenfor vil dukke opp. Severity = Velg nivå på alvorlighetsgrad (1-4). 10 Fleet Management Portal kundeguide V1.0.2
Application = Velg applikasjonskategorien. Innenfor hver applikasjonskategori vil det være en tilhørende liste med applikasjoner. Nedenfor finner du eksempler: For Content & Storage: Docushare. For Cost Control & Access: Cirrato, Equitrac og Safecom. For Document Management : NSI Autostore. For MPS Cloud Applications: Mobile Print. For Scanning & Faxing: ecopy ShareScan, ixware, RightFax og ScanFlowStore. Applikasjonene du ser kan avvike fra de som er nevnt ovenfor. Alternativt kan du gå inn på Source System Ref #. Beskriv til slutt problemet i boksen for fritekst-beskrivelse for å gi best mulig informasjon til oss slik at vi kan forstå din forespørsel, og klikk deretter på Submit. For å sjekke fremdriften klikk på View Service Requests linken. 2013 Xerox Corporation. Alle rettigheter reservert. XEROX og XEROX and Design er varemerker som tilhører Xerox Corporation i USA og/eller andre land. 10/13 BR7981 Dokument versjon: 1.0.2 (July 26th, 2013). MPSGD-02OC 11 Fleet Management Portal kundeguide V1.0.2