Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Møtedato/tid: 24.11.2014 kl. 10:00 12:15 Møtested: Møtende medlemmer: Rådhuset, Kommunestyresalen Oddvar M. Lian, leder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: John Geir Stølan, nestleder Merja Korkman Jens Selnes, 1. vara (ikke nådd pr. telefon) Åshild Johanne Lian, 2. vara Egil Arve Hov, leder forvaltn. drift og vedlikehold (sak 42 og 44) Arild Risvik, rådmann (sak 43 og 45) Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS (sak 41-47) Eva J. Bekkavik, kontrollutvalgssekretær Saker til behandling: 041/14-050/14 Arkivsak: 14/126 Saksliste 041/14 Godkjenning av protokoll fra møte den 23.09.2014 042/14 Brannsikringsarbeid - Orientering til 043/14 Boligprosjekt 2013 - Orientering til 044/14 Forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon - Ny orientering til 045/14 Forvaltningsrevisjon utleieboliger - prosjektplan 046/14 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune 047/14 Plan for Selskapskontroll 2015-2016 - Orientering til 048/14 Forslag til møteplan for 1. halvår 2015 049/14 Referatsaker 050/14 Eventuelt Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 41-42-44-43-45-47-46-48-49-50
Sak 041/14 - Godkjenning av protokoll fra møte den 23.09.2014 Møteprotokoll fra s møte 23.09.2014 godkjennes. Møteprotokoll fra s møte 23.09.2014 godkjennes. Sak 042/14 - Brannsikringsarbeid - Orientering til Egil Arve Hov, leder forvaltn. drift og vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra. Befaring og registrering ble gjennomført 13. november 2014, Snillfjord kommune venter nå på den branntekninske rapporten fra Rambøll som skal utarbeides etter befaringen. Følgende tillegg til innstillingen ble fremmet: Kontrollutvalget ønsker å få tilsendt den branntekninske rapporten når den foreligger. Innstilling og tillegg ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ønsker å få tilsendt den branntekninske rapporten når den foreligger. Sak 043/14 - Boligprosjekt 2013 - Orientering til Arild Risvik, rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra. Ramme på 3,3 mill. ble gitt til prosjektet, sluttregning pr. i dag er 3,7 mill.
Det har vært omfattende bruk av arkitekt, mye rydding på tomteområdet, kostnader til veier, vann, kloakk og installasjoner, samt noen kostnader til annonser. Snillfjord kommune jobber nå med salg av tomtene. Det er laget en brosjyre vedr. prosjektet. Snillfjord kommune har lagt ut prosjektet på Doffin for å knytte til seg entreprenører for utbygging. Snillfjord kommune søker Lokalsamfunnsutviklings midler (LOK-midler) fra Sør- Trøndelag fylkeskommune for å bidra til finansiering av prosjektet. Fremdriftsplan i prosjektet er at utbygger er på plass i løpet av mars april 2015, og oppstart av utbyggingen kan starte i løpet av sommeren 2015. Følgende omforent forslag til vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ønsker å ha med saken videre. Kontrollutvalget ønsker ny orientering på utvalgets siste møte før sommeren. Innstilling og tillegg ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ønsker å ha med saken videre. Kontrollutvalget ønsker ny orientering på utvalgets siste møte før sommeren. Sak 044/14 - Forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon - Ny orientering til Saken legges frem uten forslag til vedtak. Egil Arve Hov, leder forvaltn. drift og vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra. Krogstadøra-, Sunde- og Berg vannverk har beredskapsplanen i sin internkontrollperm. Beredskapsvakt jobbes det med, frem til nå har det vært en vakttjeneste på frivillig basis. Følgende omforent forslag til vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ønsker å ha med saken videre, vedr. beredskapsplan og ROSanalyse, på sin oppfølgingsliste Kontrollutvalget ønsker å ha med saken videre, vedr. beredskapsplan og ROSanalyse, på sin oppfølgingsliste
Sak 045/14 - Forvaltningsrevisjon utleieboliger - prosjektplan Saken legges frem uten forslag til vedtak. Anna Ølnes, forvaltningsrevisor Revisjon Midt-Norge IKS, bisto under behandling av saken. Arild Risvik, rådmann, deltok også under behandling av saken, og svarte på spørsmål fra. Følgende omforent forslag til vedtak ble fattet: Kontrollutvalget slutter seg til problemstillingene revisjonen har skissert i sin prosjektplan. Kontrollutvalget slutter seg til problemstillingene revisjonen har skissert i sin prosjektplan. Sak 046/14 - Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til orientering og ber sekretariatet om å ta med innspill fremkommet i møtet i videre oppfølging av sakene. Kommunestyrets sak 1/2010 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune tas ut av s oppfølgingsliste. Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til orientering og ber sekretariatet om å ta med innspill fremkommet i møtet i videre oppfølging av sakene.
Sak 047/14 - Plan for Selskapskontroll 2015-2016 - Orientering til Kontrollutvalget tar saken til orientering. Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS, deltok under behandling av saken. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak 048/14 - Forslag til møteplan for 1. halvår 2015 Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2015: Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret Formannskapet Kontrollutvalget 16. 11. 8. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2015: Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret Formannskapet Kontrollutvalget 16. 11. 8. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig.
Sak 049/14 - Referatsaker Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen, svarer på spørsmål vedr. kommunesektoren. 2. Lødingen og Brønnøy fulgte ikke saksbehandlingsreglene ved lukking av møtene i formannskapet og kommunestyret, konkluderer Sivilombudsmannen. 3. Referat kommunesektorens etikkutvalg. 4. Samlenotat vedr. statsbudsjettet 2015. 5. Snillfjord frivilligsentral, revisjonsberetning 2013 og tilbakemelding fra revisor etter årsrevisjon 2013 (dokumenter utdelt i møtet). Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Sak 050/14 - Eventuelt Saken legges frem uten forslag til vedtak. Samling for kontrollutvalg 15. oktober på Quality Panorama Hotel, Tiller Fylkesmannen hadde et innlegg om tilsynsordningen i kommunene og samarbeidet med kontrollutvalgene/sekretariat Anders Berg-Olsen, Handelshøyskolen i Trondheim, Hvordan kan forebygge korrupsjon? Kontrollutvalgsleder Ola Huke, Melhus, og Johan G. Foss, Frøya, hadde innlegg henholdsvis om politiker og kontrollutvalgsmedlem, og hva bør det legges vekt på ved opplæring av nye medlemmer til (jf. ny valgperiode). Nestleder i Malvik, Per-Arild Lyng og ordfører Terje Granmo hadde innlegg om sin opplevelse av høringen vedr. Malvik Biogass AS. NKRFs kontrollutvalgskonferansen 4. 5. Februar 2015 på Gardermoen Invitasjonen ble delt ut i møtet. Invitasjonen sendes til Jon Geir og Merja på e-post. Ingen vedtak.