Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 VALLE KOMMUNE KONTROLLUTVALET Møte nr.01/16 MØTEBOK Dato: 26.01.2016 kl. 13.00-14.15 Stad: Kommunehuset, formannskapssalen Til stades: Knut H. Nomeland, leiar Kent M. Lund, nestleiar Kjell Ove Tveiten Gyro K. Uppstad Anne Elisabeth Gilbert Axelssen møtte ikkje. Dessutan møtte: Revisor Tommy Pytten Utvalssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ingen merknader til innkalling og sakslista. SAKSLISTE: SAK 01/16 ÅRSMELDING FOR 2015 SAK 02/16 UTBETALINGAR I STRID MED KOMMUNALT REGELVERK SAK 03/16 HABILITET KOMMUNESTYREVEDTAK 65/15 Referatsaker: R 01/16 Uavhengighetserklæringar revisjonen R 02/16 Protokoll frå Setesdal Revisjonsdistrikt IKS R 03/16 Rapport fr Skatteoppkrevjaren i Valle Fast post: Revisor orienterer Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Valle, 26.01.2016 Godkjenning av møteboka: Knut H. Nomeland Kent M. Lund Kjell Ove Tveiten Gyro K. Uppstad Anne Elisabeth Gilbert Axelssen Utskrift vert sendt til: Kontrollutvalets medlemmer og varamedlemmer, ordførar, rådmann, revisor, Gunn Marith Homme og Setesdølen 2
Møtebok 26. januar 2016 Valle kontrollutval SAK 01/16 ÅRSMELDING FOR 2015 Samrøystes vedtak: Årsmeldinga for 2015 vert vedteken. Saksutgreiing: Sakshandsamar: Kjell Ivar Hommen SAK 01/16 KONTROLLUTVALET SI ÅRSMELDING FOR 2015 Vedlegg: Framlegg til årsmelding for 2015 Sekretær har utarbeida framlegg til årsmelding for Valle kontrollutval 2015. Framlegg til vedtak: Årsmeldinga for 2015 vert vedteken. SAK 02/16 UTBETALINGAR I STRID MED KOMMUNALT REGELVERK Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet ber Agder Kommunerevisjon IKS om å gjennomføre eit forvaltningsrevisjonsprosjekt «Vurdering av praktiseringa av kommunale reglar for tilskot i landbruket og tilskot til bustadbygging». Kontrollutvalet ynskjer å få ein prosjektplan til vurdering som grunnlag for ei drøfting av formål, problemstilling, gjennomføring, tidsplan og ressursbruk før prosjektet vert starta. Saksutgreiing: Sakshandsamar: Kjell Ivar Hommen SAK 02/16 UTBETALINGAR I STRID MED KOMMUNALT REGELVERK Vedlegg: Brev m/ vedlegg frå Bjørgulv N. Berg, datert 11.10.2015 3
Brev frå Bjørgulv N. Berg, datert 14.10.2015 Utgreiing frå rådmannen, datert 13.11.2015 Saksopplysningar: Kontrollutvalet har motteke to brev frå kommunestyrerepresentant Bjørgulv N. Berg, kor han peiker på fleire tilhøve kor han meiner at det har vore brot på kommunale regleverk. Kontrollutvalet gjorde i møte 13.10.2015 vedtak om å be rådmannen gjere ei skriftleg utgreiing av dei tilhøva som kjem fram i brev frå Bjørgulv N. Berg. Ein har motteke svar frå rådmannen, datert. 13.11.2015, kor han gjer greie dei tilhøva som kjem fram i breva frå Berg. Vurdering: Det syner seg at det kan vere fleire svakheter i dei reglane som gjeld tilskot og handsaminga av tilskot til ymse tiltak i kommunen. Det er ynskjeleg at det vert gjort ein gjennomgang av dei reglane som er vedteke, og av handsaminga av desse, slik at ein for framtida kan vere trygg på at dei tilskota som vert gjeven er kvalitetssikra og vert gjort på ein slik måte at kommunen kan kome attende til mottakar dersom krava til tilskotet ikkje vert følgd. Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet ber Agder Kommunerevisjon IKS om å gjennomføre eit forvaltningsrevisjonsprosjekt «Vurdering av kommunale reglar for tilskot i landbruket og tilskot til bustadbygging». Kontrollutvalet ynskjer å få ein prosjektplan til vurdering som grunnlag for ei drøfting av formål, problemstilling, gjennomføring, tidsplan og ressursbruk før prosjektet vert starta. SAK 03/16 HABILITET KOMMUNESTYREVEDTAK 65/15 Kjell Ove Tveiten ynska at utvalet vurdera hans habilitet, då han sit i kommunestyret og var med og handsama sak 65/15 der. Han gjekk frå under handsaminga av sin habilitet. Votering: Kjell Ove Tveiten vart samrøystes funne habil. Kent M. Lund ynskja at utvalet vurdera hans habilitet, då ha er dagleg leiar i Valle Vekst AS. Han gjekk frå under handsaminga av sin habilitet. Votering: Kent M. Lund vart samrøystes funne habil. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet kan ikkje gje ei vurdering av dei habilitetsspørsmåla som kjem fram i saka, då dette ikkje ligg innafor kontrollutvalet sitt kompetanseområde, vurdering av kommunestyret sitt skjønn. 4
Saksutgreiing: Sakshandsamar: Kjell Ivar Hommen SAK 03/16 HABILITET KOMMUNESTYRESAK 65/15 Vedlegg: Brev frå Sissel Åkre og Margit Dale, datert 5. januar 2016 Bakgrunn for saka: Sissel Åkre og Margit Dale ber i brev datert 5. januar 2016 om kontrollutvalet si vurdering av desse aspekta ved handsaming av sak 65/15 «Stadfesting av mandat: Godkjenning av forprosjekt sentrumsbygg i Valle Nytt folkebibliotek» i Valle kommunestyre 25. november 2016: 1. Handsaming av habilitetsspørsmåla 2. Olav Hovets habilitet Dei ynskjer ei vurdering av om habilitetsspørsmåla til tre av kommunestyrets medlemmer vart tilstrekkelig opplyst i kommunestyret før kommunestyret tok avgjerd om dei var ugild eller ikkje. Vidare ynskjer dei ei vurdering av om Olav Hovet, som medeigar og styremedlem i Valle Vekst AS, sjølv burde ha bedt om å få sin habilitet vurdert av kommunestyret. Dei syner til fvl. 6 2. ledd. Grunngjevinga for spørsmåla kjem fram i brevet frå Sissel Åkre og Margit Dale. Vurdering: Kontrollutvalet sitt mandat etter kommunelova og forskrift for kontrollutvalg er «å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på kommunestyrets vegne», jfr. kommunelova 77. 4 i forskrift for kontrollutvalg heter det: «Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning.» I merknadene til 4 i forskriften heter det i en uttalelse fra departementet at:» Kontrollutvalget fører etter første ledd kontroll og tilsyn med hele kommunens virksomhet, men har prinsippielt ikke et tilsynsansvar overfor kommunestyret selv, ettersom kontrollutvalget er underlagt kommunestyret.» Det heter videre at:»kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontrollorgan og dermed ikke underlagt andre organer i kommunen..kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke kommunestyret selv. Kontrollutvalget kan likevel uttale seg dersom kommunestyret for eksempel har truffet eller er i ferd med å treffe et vedtak som vil være ulovlig. Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre saker enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det fremgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Når det gjelder henvendelser fra andre enn kommunestyret eller revisjonen, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under kontrollutvalgets kompetanseområde og om det vil prioritere saken.» Ein syner til fvl. 6 2. ledd, som omhandlar skjønsmessig vurdering av ugildhet. 5
Ut frå det mandatet som kontrollutvalet har i medhald av kommunelova og forskrift for kontrollutval, finn ikkje kontrollutvalet det riktig å gjere ei vurdering av det skjønn og dei vurderingar som kommunestyret gjorde i samband med si handsaming av habiliteten til medlemmer av kommunestyret i sak 65/15. Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet kan ikkje gje ei vurdering av dei habilitetsspørsmåla som kjem fram i saka, då dette ikkje ligg innafor kontrollutvalet sitt kompetanseområde, vurdering av kommunestyret sitt skjønn. Referatsaker Desse referatsakene vart teke til orientering: R 01/16 Uavhengighetserklæringar frå revisjonen R 02/16 Protokoll frå Setesdal Revisjonsdistrikt IKS R 03/16 Rapport frå Skatteoppkrevjaren i Valle Fast post: Revisor orienterar Revisor orienterte om planer for framdrifta av revisjon av kommunerekneskapen for 2015. Eventuelt Neste møte er planlagt til torsdag 17. mars 2016. 6