Høylandet kommune Kontrollutvalget

Høylandet kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 Behandlet av kontrollutvalget i møte den 1. februar 2013, sak 004/13 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2012... 3 2.1 MØTER... 3 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER... 3 2.3 FORVALTNINGSREVISJON... 4 2.4 SELSKAPSKONTROLL... 4 2.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER... 4 2.6 TILSYN MED REVISJONEN... 4 2.7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON... 5 2.8 BEFARING/BESØK... 5 2.9 KURS OG KONFERANSER.5 3 AVSLUTNING... 5 VEDLEGG OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2012... KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 2 AV 7

1 INNLEDNING Kontrollutvalget har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret, jfr. kommuneloven med forskrifter. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollutvalgets hjemmel og mandat, viser en til kontrollutvalgets årsplan. Fra og med valgperioden 2007-2011 er det lovfestet at minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer (Kommuneloven 77 nr. 1). Kontrollutvalg for perioden 2011-2015 ble valgt av kommunestyret den 06.10. 2011, sak 0055/11. Det ble valgt 3 faste medlemmer og 3 varamedlemmer. Leder Laura Sve Øie Johannes Aun Okstad Nestleder Knut Terje Årsandøy Randi Hammer Medlem Ole Hammer Kåre Georg Grongstad Av kontrollutvalgets faste medlemmer sitter Knut Terje Årsandøy i kommunestyret. Kommunestyret vedtok også i sak 0055/11 at 1. varamedlem skal kalles inn fast til alle møter, samt oppfordret kontrollutvalget til å vedta åpne møter. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2012 2.1 MØTER Kontrollutvalget har i 2012 holdt 5 møter, og behandlet 36 saker, se vedlegg. Til sammen - ligning var tilsvarende tall for 2011, 4 møter og 33 saker. Kontrollutvalget vedtok i sak 007/12 den 30.01. 2012 å holde utvalgets møte for åpne dører. Møtet lukkes ved behandling av saker underlagt lovbestemt taushetsplikt jf. Kommuneloven 77.8 Kommunens revisor innkalles til alle kontrollutvalgets møter og har møte- og talerett. Ordføreren har møte og talerett i kontrollutvalget, og mottar møteinnkalling og møteprotokoll. Rådmannen mottar også møteinnkalling og møteprotokoll. 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER Kontrollutvalget i Høylandet avga uttalelse til kommunens årsregnskap den 18.04. 2012, sak 011/12 og behandlet årsmelding for 2011, sak 010/12 i samme møte. I forbindelse med behandlingen av årsregnskapet fikk kontrollutvalget fremlagt følgende dokumenter fra KomRev Trøndelag IKS: Revisjonsnotat til årsregnskapet for 2011 Revisjonsberetning for 2011 for Høylandet kommune KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 3 AV 7

Saksgangen ved behandlingen av kommunens regnskaper er for øvrig regulert i Kommune - loven med tilhørende forskrifter. Kontrollutvalgets uttalelser skal foreligge før formannskapet avgir sin innstilling til kommunestyret, slik at formannskapet kan ta disse uttalelsene i betraktning ved sin innstilling. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON KomRev Trøndelag har startet arbeidet med overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015, jf. sak 030/11 i kontrollutvalget den 28.11. 2011. Innspill i saken ble gitt av kontrollutvalget i møte den 30.01. 2012 som sak 006/12. Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 ble behandlet av kontrollutvalget den 18.04. 2012 som sak 013/12. Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 ble behandlet i kommunestyret den 20.09. 2012 som sak 0049/12. Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt innen Helse og omsorg ble behandlet av kontrollutvalget den 26.11. 2012 som sak 033/12. 2.4 SELSKAPSKONTROLL KomRev Trøndelag IKS utfører selskapskontroll og kontrollutvalget foretok bestilling av selskapskontroll jf. sak 023/10 den 15.11. 2010. Det ble forventet at rapport forelå i september 2011. Selskapskontroll i Namas Vekst AS ble ikke igangsatt i 2011 slik som forventet, men ved henvendelse fra KomRev Trøndelag ble det forespurt om Høylandet kommune ønsket å delta i eierskapskontroll av Namdal Rehabilitering IKS da flere kommune hadde prioritert dette. Kontrollutvalget foretok da en bestilling av selskapskontroll i Namdal Rehabilitering IKS jf. sak 008/12 den 30.01. 2012 i en rullering av plan for selskapskontroll 2008-2011. Eierskapskontroll i Namdal Rehabilitering IKS ble behandlet som sak 026/12 i kontrollutvalget den 08.10. 2012 og i kommunestyret den 18.10. 2012 som sak 5412. KomRev Trøndelag IKS har startet arbeidet med plan for selskapskontroll i perioden 2012 2015, jf. sak 031/11 i kontrollutvalget den 28.11. 2011. Planen ble behandlet av kontrollutvalget den 18.04. 2012 som sak 014/12. Planen ble behandlet i kommunestyret den 20.09. 2012 som sak 0048/12. 2.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Kontrollutvalget behandler rapporter etter revisjonens gjennomgang av møteprotokoller fra formannskap og kommunestyre. Hensikten med denne gjennomgangen av saksframlegg og vedtak er å påse at saker av vesentlig økonomisk betydning er i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer, hhv. sak 009/12 og sak 022/12. 2.6 TILSYN MED REVISJONEN Utvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. I løpet av året er det jevnlige møter mellom KomSek og KomRev. Oppsummering etter møtene presenteres for kontrollutvalget. I 2012 har det vært gjennomført ett møte med revisjonen og oppsummering etter møtet ble presentert for kontrollutvalget sak 034/11 den 26.11. 2012. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 4 AV 7

Oppdragsansvarlig revisor skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. Denne ble forelagt kontrollutvalget i møtet den 08.10. 2012, sak 024/12. 2.7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON Kommunens administrasjon har orientert om ulike forhold, bl.a. Sak 001/12 Redegjørelse vedrørende brøyting og anbudsprosessen der Sak 002/12 Redegjørelse og status for hvordan Høylandet kommune møter samhandlingsreformen Sak 019/12 Redegjørelse og status for hvordan Høylandet kommune møter samhandlingsreformen oppfølging sak 002/12 i kontrollutvalget Sak 020/12 Redegjørelse oppfølging av kommunestyrevedtak Sak 030/12 Redegjørelse: Vaskeriavtale I tillegg var det orientering fra administrasjonen under behandlingen av årsregnskap og årsmelding for 2011, sak 011/12 og sak 010/12 i møtet den 18.04. 2012. 2.8 BEFARING/BESØK Kontrollutvalget har gjennomført besøk / befaring i Høylandet kommune, barnehagen 19. november 2012. Oppsummering av besøket ble behandlet i kontrollutvalget den 26.11. 2012 som sak 036/12. 2.9 KURS OG KONFERANSER Kontrollutvalgets leder deltok på kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen den 1. 2. februar 2012. 3 AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige meldingen er derfor viktig informasjon om det tilsyn kontrollutvalget utøver på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer allikevel fortløpende hvilke saker og hvilken informasjon som bør presenteres for kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Høylandet den 1. februar 2013 Laura Sve Øie Knut Terje Årsandøy Ole Hammer Leder Nestleder Medlem KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 5 AV 7

Saker behandlet av Høylandet kontrollutvalg 2012 SAKLISTE_30.02012 001/12 Redegjørelse vedrørende brøyting og anbudsprosessen der 002/12 Redegjørelse og status for hvordan Høylandet kommune møter samhandlingsreformen 003/12 Referatsaker 004/12 Saker behandlet i kontrollutvalget i 2011 005/12 Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 006/12 Overordna analyse- plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. Innspill 007/12 Åpne møter i kontrollutvalget 008/12 Rullering av plan for selskapskontroll 009/12 Rapport vedrørende gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2011 Eventuelt Revisjonen undersøker økonomireglement i forhold til investeringer til neste møte 18.april 2012. SAKLISTE 18.04.2012 010/12 Høylandet kommunes årsberetning for 2011 011/12 Høylandet kommunes årsregnskap for 2011 012/12 Referatsaker 013/12 Overordna analyse- plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. 014/12 Plan for selskapskontroll 2012-2015 015/12 Skatteoppkreverfunksjon 2011 016/12 Besøk i kommunal institusjon / avdeling 017/12 Forum for kontroll og tilsyn 018/12 Orientering fra revisjonen Eventuelt Ved gjennomgang av møteprotokoller 1. og 2. halvår ønskes det at revisor gjennomgår og etterser underskrifter av møteprotokoller i formannskapet og kommunestyret. I kontrollutvalgets møte i september 2012 ønskes en orientering angående oppfølging av kommunestyrevedtak. SAKLISTE 08.10.2012 019/12 Redegjørelse og status for hvordan Høylandet kommune møter samhandlingsreformen oppfølging sak 002/12 i kontrollutvalget 020/12 Redegjørelse oppfølging av kommunestyrevedtak 021/12 Referatsaker 022/12 Rapport vedrørende gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 1. halvår 2012 023/12 Revisjonsstrategi 2012 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 6 AV 7

024/12 025/12 026/12 027/12 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring Budsjett for kontroll og tilsyn 2013 Eierskapskontroll IKS Namdal Rehabilitering IKS Besøk på kommunal avdeling / institusjon Eventuelt Rådmann ga en kort orientering om handlingsplan / økonomiplan / budsjett / budsjettprosess og tekniske tjenester. Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse angående vaskeritjenesten i møtet den 26. november 2012. SAKLISTE_19.11.2012 028/12 Besøk i barnehagen 029/12 Oppsummering etter besøk i barnehagen SAKLISTE_26.11.2012 030/12 Redegjørelse: Vaskeriavtale 031/12 Referatsaker 032/12 Status for revisjonsarbeidet 033/12 Forvaltningsrevisjon Helse og omsorg - prosjektplan 034/12 Rapportering etter kontaktmøte med revisjonen 035/12 Kontrollutvalgets årsplan for 2013 036/12 Besøk i barnehagen - oppsummering KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 7 AV 7