Sakliste Gausdal kommune STYRE/RÅD/UTVALG: MØTESTED: MØTEDATO: KL. Kommunestyret Kommunestyresalen 25.04.2013 18.00 Kl. 18.00 Orientering fra Idrettsrådet SAKER TIL BEHANDLING: Sak 22/13 Sak 23/13 Sak 24/13 Sak 25/13 REVIDERTE VEDTEKTER IKA OPPLANDENE HØRINGSUTTALELSE TIL HANDLINGSPROGRAMMET FOR FYLKESVEGNETTET 2014-2017. UTVIDELSE AV INNKJØPSFAGLIG SAMARBEID OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK PR. 28.02.13 SVAR PÅ INTERPELLASJON Sakene er utlagt i politisk sekretariat fram til møtedagen. Eventuelle forfall meldes til servicetorget, tlf. 61 22 45 92, e-post: servicetorget@gausdal.kommune.no. Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Gausdal, 17.04.13 Hans Oddvar Høistad Ordfører Rannveig Mogren Rådmann
Gausdal kommune 2 Ark.: 068 Arkivsaksnr.: 11/1488 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 37/13 Formannskapet 16.04.2013 22/13 Kommunestyret 25.04.2013 Saksbehandler: Randi Stetrud REVIDERTE VEDTEKTER IKA OPPLANDENE Vedlegg: Forslag til nye vedtekter Rapport fra styremøte i IKA 071112 SAMMENDRAG: Den opprinnelige modellen for prissetting av tjenester som kjøpes fra IKA har vist seg å være komplisert og uhensiktsmessig for et så omfattende samarbeid som IKA er. En ny modell for prissetting av den årlige kontingenten krever en endring av ordlyden i vedtektene. Denne endringen må godkjennes likelydende av alle samarbeidskommunenes kommunestyrer. Det foreslås at Gausdal kommune vedtar forslag til nye vedtekter for det interkommunale arkivsamarbeidet «IKA Opplandene» SAKSOPPLYSNINGER: IKA opplandene ivaretar arkivfaglige oppgaver for flere kommuner i Oppland og Hedmark. IKA Opplandene har eget styre hvor hver kommune er representert gjennom en regionsrepresentant. Gausdal kommune har i flere år hatt avtale om kjøp av hylleplass og deponering av eldre arkiver med Oppland Fylkesarkiv. Hensikten har vært å sikre bevaring av arkiver i samsvar med arkivlovens bestemmelser. Ettersom saksbehandlingssystemene og arkivene blir mer og mer helelektroniske, vil behovet for bistand fra IKA øke, og tjenestene forandres. Ut fra de opplysninger vi har vil ikke dette medføre særlig økonomiske forandringer for kommunen. IKA Opplandene vedtok på eiermøtet i 2012: 1. Styret får i oppgave å synliggjøre fylkeskommunens årlige bidrag som medlem av IKAO. Dette innarbeides i budsjettet for 2013. 2. Dagens bestemmelser for prising av tjenester må samtidig gjennomgås. 3. Styret får i oppgave å vurdere gjeldende organisasjonsform opp mot andre samarbeidsmodeller, herunder en gjennomgang av vedtektene. Dette legges fram i eiermøtet 2013. Oppfølgingspunktene innarbeides i handlingsplanen. Styret fulgte opp og satte ned ei arbeidsgruppe til å følge opp eiermøtets bestilling. Styret vedtok arbeidsgruppas rapport i møte 7.11.2012. Side 2 av 10
Sak 22/13 Rapporten ble behandlet i eiermøtet 21.02 og vedtatt med følgende ordlyd: «Rapportens hovedkonklusjoner Jfr. eiermøtets bestilling sak 5. 2012, godkjennes. Ny prismodell iverksettes fra 1.1.2013. Forslag til ny ordlyd i 7 godkjennes. Tittel endres fra «Organisatoriske forhold» til «Betaling medlemskommuner». Nødvendig vedtektsendring av 7 legges fram for det enkelte kommunestyre/fylkesting ved første anledning. Styret oversendes vedtak fra den enkelte kommune.» VURDERING: Den opprinnelige modellen for prissetting har vist seg å være både komplisert og uhensiktsmessig for et så omfattende samarbeid, pr. dato 41 er kommuner med i samarbeidet. Omfanget av arkiver som skal deponeres, både papirarkiver og elektroniske, har resultert i utvidelse av magasinkapasitet og økt bemanning. Som det framgår av vedtaket forutsetter en ny modell for prissetting av den årlige kontingenten en endring av vedtektenes 7. Vedtatt forslag til ny ordlyd av 7 : «Deltakerne betaler årlig inn midler til driften av samarbeidet i samsvar med vedtatt budsjett. Grunnlaget for beregning av driftstilskuddet skal baseres på fastsatt fordelingsnøkkel. Oversikt over kostnader og fordeling av disse på den enkelte deltaker skal baseres på en fordelingsnøkkel fastsatt ut fra medlemskommunenes befolkningstall pr. 1. juli året før budsjettåret.» Som kjent er det interkommunale samarbeidet IKA Opplandene basert på Kommunelovens 27, og utgjør ikke et eget rettssubjekt. En vedtektsendring krever derfor et likelydende vedtak i alle kommunestyrene. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: Kommunestyret gir sin tilslutning til nødvendig endring av 7 i vedtektene for IKA Opplandene. Ordlyden i ny 7: Betaling medlemskommuner «Deltakerne betaler årlig inn midler til driften av samarbeidet i samsvar med vedtatt budsjett. Grunnlaget for beregning av driftstilskuddet skal baseres på fastsatt fordelingsnøkkel. Side 3 av 10
Sak 22/13 Oversikt over kostnader og fordeling av disse på den enkelte deltaker skal baseres på en fordelingsnøkkel fastsatt ut fra medlemskommunenes befolkningstall pr. 1. juli året før budsjettåret.» Ny prismodell iverksettes fra 1.1.2013. Formannskapet behandlet saken, saksnr. 37/13 den 16.04.2013. Behandling: Enstemmig tiltrådt. Innstilling Kommunestyret gir sin tilslutning til nødvendig endring av 7 i vedtektene for IKA Opplandene. Ordlyden i ny 7: Betaling medlemskommuner «Deltakerne betaler årlig inn midler til driften av samarbeidet i samsvar med vedtatt budsjett. Grunnlaget for beregning av driftstilskuddet skal baseres på fastsatt fordelingsnøkkel. Oversikt over kostnader og fordeling av disse på den enkelte deltaker skal baseres på en fordelingsnøkkel fastsatt ut fra medlemskommunenes befolkningstall pr. 1. juli året før budsjettåret.» Ny prismodell iverksettes fra 1.1.2013. Side 4 av 10
Gausdal kommune 5 Ark.: Q10 Arkivsaksnr.: 12/261 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 17/13 Planutvalget 12.04.2013 23/13 Kommunestyret 25.04.2013 Saksbehandler: Gudbrand Aanstad HØRINGSUTTALELSE TIL HANDLINGSPROGRAMMET FOR FYLKESVEGNETTET 2014-2017. Vedlegg: Ingen SAMMENDRAG: I innspill til Handlingsprogrammet for fylkesvegnettet 2014 2017, fattet kommunestyret vedtak om at fire prosjekter burde prioriteres. Av disse er det bare gang/sykkelveg på strekningen Fv. 255 Statoil Forset som er inntatt i høringsutkastet. Etter nærmere undersøkelser synes vegen Perhus Bleken Lium lite realistisk å gjennomføre, og administrasjonen tilrår at denne ikke tas inn i handlingsplanen. Administrasjonen tilrår at gang/sykkelveg på strekningen Fv. 255 Granbakken Forset tas inn i handlingsplanen SAKSOPPLYSNINGER: Vi viser til høringsutkast til Handlingsprogrammet for fylkesvegnettet 2014 2017, med høringsfrist 3. mai. Gausdal kommunestyre vedtok i sak 9/12 innspill til planen. Det ble fattet følgende vedtak: Som innspill til handlingsprogrammet for fylkesvegnettet i perioden 2014 2017 prioriteres følgende tiltak i Gausdal kommune: Veger: 1) Fv. 318 Berge Jevanhaugen / Utbedring 2) Fv. 341 Pershus Lium Bleken / Ny vegforbindelse til Fv. 318. Gang/sykkelveger: 1) Fv. 255 Statoil Forset / Gs-veg. 2) Fv. 255 Linflåa Forset / Gs-veg. Av disse tiltakene, er det bare gang/sykkelveg Fv. 255 Statoil Forset (pkt. 1 under gang/sykkelveger) som er tatt inn høringsutkastet. Etter at kommunen sendte sitt innspill er det gjennomført undersøkelser mht. Fv 341 Pershus - Lium Bleken (pkt. 2 under veger). Dette prosjektet synes av ulike årsaker vanskelig gjennomførbart. Side 5 av 10
Sak 23/13 VURDERING: I tillegg til høringsutkastet bør følgende tiltak tas inn i endelig handlingsplan: Veger: 1) Fv. 318 Berge Jevanhaugen / Utbedring Gang/sykkelveger: 2) Fv. 255 Linflåa Forset / Gs-veg. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende Innstilling : I handlingsprogrammet for fylkesvegnettet i perioden 2014 2017 prioriteres følgende tiltak i Gausdal kommune: Veger: 1) Fv. 318 Berge Jevanhaugen / Utbedring Gang/sykkelveger: 1) Fv. 255 Statoil Forset / Gs-veg. 2) Fv. 255 Granbakken Forset / Gs-veg. Planutvalget behandlet saken, saksnr. 17/13 den 12.04.2013. Behandling: Harald Ove Foss fremmet følgende tilleggsforslag: Veger: 2)Fv 255 Forset Øvre Svatsum.(Joker) Innstilling: I handlingsprogrammet for fylkesvegnettet i perioden 2014 2017 prioriteres følgende tiltak i Gausdal kommune: Veger: 1) Fv. 318 Berge Jevanhaugen / Utbedring 2)Fv 255 Forset Øvre Svatsum.(Joker) Gang/sykkelveger: 1) Fv. 255 Statoil Forset / Gs-veg. 2) Fv. 255 Linflåa Forset / Gs-veg. Side 6 av 10
Gausdal kommune 7 Ark.: 601 Arkivsaksnr.: 13/416 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 32/13 Formannskapet 16.04.2013 24/13 Kommunestyret 25.04.2013 Saksbehandler: Rannveig Mogren UTVIDELSE AV INNKJØPSFAGLIG SAMARBEID Vedlegg: Forslag til nye vedtekter og samarbeidsavtale. SAMMENDRAG: Det foreslås at Ringebu og Sør-Fron kommuner får delta i innkjøpsfaglig samarbeid. SAKSOPPLYSNINGER: Oppland fylkeskommune og kommunene Nord-Fron, Lillehammer, Øyer og Gausdal har etablert et innkjøpssamarbeid, INNOFF. Samarbeidet er etablert etter Kommunelovens 27, og trådte i kraft 1. januar 2011. Det vises til identiske saksframlegg og vedtak i de deltakende kommuner/fylkeskommune. Utvidelse av samarbeidet: Innkjøpssamarbeidet har mottatt en forespørsel om deltakelse fra Ringebu og Sør-Fron kommuner. Forespørselen er behandlet i INNOFFs styre og representantskap, med følgende vedtak i møter 19.12.2012: «Forutsatt godkjenning i de enkelte deltakerkommunene tilbys Ringebu og Sør-Fron kommuner deltakelse i samarbeidet INNOFF. Ringebu og Sør-Fron kommuner tilbys deltakelse i INNOFF med de rettigheter og plikter som følger av samarbeidets vedtekter og utfyllende samarbeidsavtale. Ringebu og Sør-Fron kommuner tilbys styredeltakelse i styret for INNOFF.» Saken er behandlet i kommunestyrene i Ringebu og Sør-Fron, hhv. 18. og 19. februar 2013. Begge kommunestyrene har vedtatt at de ønsker å slutte seg til samarbeidet. Endring av samarbeidsavtale og vedtekter: Vedlagt følger forslag til nye vedtekter og samarbeidsavtale. Endringen består av følgende: Vedtekter 1 er utvidet med Ringebu og Sør-Fron kommuner. Samarbeidsavtalen punkt 1 utvides med Ringebu og Sør-Fron kommuner. Samarbeidsavtalens punkt 5 endres fra 5 til 7 deltakere. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: Side 7 av 10
Sak 24/13 1. Det offentlige innkjøpssamarbeidet i Oppland, INNOFF, utvides med 2 deltakere, og består nå av Oppland fylkeskommune og Lillehammer, Øyer, Gausdal, Nord-Fron, Ringebu og Sør-Fron kommuner. 2. Framlagt forslag til vedtekter og samarbeidsavtale vedtas. 3. Oppnevning av samarbeidets representantskap og styre delegeres til rådmannen. 4. Kommunestyrets vedtak er betinget av likelydende vedtak av andre deltakere i samarbeidet. 5. Forutsetning for samarbeid for Gausdal kommune er betinget av deltakelse fra Lillehammer og Øyer kommuner. Formannskapet behandlet saken, saksnr. 32/13 den 16.04.2013. Behandling: Enstemmig tiltrådt. Innstilling: 1. Det offentlige innkjøpssamarbeidet i Oppland, INNOFF, utvides med 2 deltakere, og består nå av Oppland fylkeskommune og Lillehammer, Øyer, Gausdal, Nord-Fron, Ringebu og Sør-Fron kommuner. 2. Framlagt forslag til vedtekter og samarbeidsavtale vedtas. 3. Oppnevning av samarbeidets representantskap og styre delegeres til rådmannen. 4. Kommunestyrets vedtak er betinget av likelydende vedtak av andre deltakere i samarbeidet. 5. Forutsetning for samarbeid for Gausdal kommune er betinget av deltakelse fra Lillehammer og Øyer kommuner. Side 8 av 10
Gausdal kommune 9 Ark.: Arkivsaksnr.: 13/447 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 25/13 Kommunestyret 25.04.2013 Saksbehandler: Øivind Nyhus OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK PR. 28.02.13 Vedlegg: Rådmannens rapport «Oppfølging av politiske vedtak pr. 28.02.13» SAMMENDRAG: Det foreslås at kontrollutvalget innstiller overfor kommunestyret at rapporten tas til orientering SAKSOPPLYSNINGER: Som et ledd i sitt tilsyn med kommunens forvaltning vil kontrollutvalget se etter at vedtak fattet i politiske organer blir fulgt opp av administrasjonen og de underliggende politiske organer. Den vedlagte rapport er utarbeidet i henhold til de retningslinjer som er gitt av kontrollutvalget og kommunestyret. Bl.a. innebærer dette at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og vurderer hvorvidt fremdriften av de enkelte saker og de gitte kommentarer anses tilfredsstillende. VURDERING: Sekretariatet har ingen spesielle kommentarer til rapporten og overlater til kontrollutvalget og kommunestyret å foreta ytterligere vurderinger, sett fra disse organers ståsted. KONKLUSJON: Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende I N N S T I L L I N G: Kommunestyret tar rapporten Oppfølging av politiske vedtak pr. 28.02.13 til orientering. KONTROLLUTVALGET BEHANDLET SAKEN I MØTET DEN 5.4.13 Møtebehandling: Rådmannen var til stede og svarte på spørsmål. I samsvar med sekretariatets forslag fattet kontrollutvalget følgende enstemmige I N N S T I L L I N G: Kommunestyret tar rapporten Oppfølging av politiske vedtak pr. 28.02.13 til orientering. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende Side 9 av 10
Sak 25/13 innstilling: Kommunestyret tar rapporten Oppfølging av politiske vedtak pr. 28.02.13 til orientering. Side 10 av 10