Rapport fra undergruppe for EKSAMEN Pkt. 1 Dagens rutiner/arbeidsfordeling ARBEIDSOPPGAVER EKSAMEN HVEM GJØR DET PÅ HUM-fak Sette eksamensdatoer (i samråd med faglærere) Opprette eksamenforekomster i FS og publiserer i IKB (hjemmeeksamener) Lage eksamensoversikter (emne, dato, antall kandidater, eksamensform, sensorer o.l.) med frister til faglærere Lage eksamensoversikter (emne, dato, antall kandidater, eksamensform, sensorer o.l.) med kandidatliste til ansvarlig for utlevering/innlevering (Servicetorget i framtida) Innhente info om eksamenskommisjoner og sende til sekretær for programstyret Administrere obligatorisk undervisningsaktivitet (Ta ut lister fra FS til lærerne, registrere i FS) HVEM GJØR DET PÅ SV-fak HVEM GJØR DET PÅ AFL HVEM BØR GJØRE DET PÅ HSL Sende brev v/manglende arbeidskrav Gi dispensasjon fra arbeidskrav og lignende (i samråd med faglærer) Lage oppgavesett (utforme, oversette til bokmål/nynorsk) Faglærer /
Kopiere oppgavesett i riktig antall eksemplar Arkivere oppgavetekster og pensumlister i ephorte Levere eksamensoppgaver til eksamenskontoret/ekspedisjonen/ Servicetorget Kopiere, pakke og sende Ekspedisjonen eksamensoppgaver til sensorer Pakke og sende masteroppgaver til sensorer Sende ut kontrakter, brev og informasjon til sensorer Administrere muntlig eksamen (lage kandidatliste og oppslag om tid og sted, bestille rom, ta ut sensurliste, informere ekstern sensor o.l) Arkivere besvarelser Sensur; påse at sensurfrist overholdes og eventuelt purre på sensur, innhente underskrifter, sette oppslag, sende til eksamenskontoret (UTA) etc Arkiv Kontrollere og attestere sensorhonorar Videreformidle begrunnelse for karakter (til sensorer, fra/til student) Saksbehandling ved søknad om innpassing/godkjenning av ekstern utdanning Saksbehandling ved søknad om utsatt innleveringsfrist, klage på karakter, o.l Arkiv --- Faglærer/ekspedisjonen/ studiekonsulent /
(NB: Studentene leverer søknader, klager og legeerklæringer på Servicetorget/i ekspedisjonen som sender til rett studiekonsulent) Tilskriving/oppfølging av studenter som har sykdomsfrafall/annet frafall eller som har strøket til eksamen Saksbehandling ved klage på enkeltvedtak og formelle feil ved eksamen, fusk og lignende Saksbehandling ved søknad om dispensasjon fra frist, særlig tilrettelegging av eksamen og forvalte ekstern avvikling Samle, registrere (og fastsette) endelige skoleeksamensdatoer Utarbeide samla eksamensplan for fakultetet med dato, klokkeslett og eksamenssted Reservere eksamensrom, fordele kandidater på eksamensrom Rigge og rydde eksamenslokaler Kandidatnummerering Praktisk gjennomføring av eksamen (kontrollere hjelpemidler, ordne eksamenspapir, kladdeark, og kandidatlister på hvert rom, håndtere eksamensoppgaver og besvarelser osv) Rekruttere og administrere vakter (Lage oversikt over vaktbehov, engasjere vakter, sende informasjonsbrev og Drift / / (først til den som har saksansvar) / / UTA /UTA
arbeidsoversikt, justere vaktbehov.) Kontrollere og attestere vakthonorar Avvikle og administrere utsatt prøve og kontinuasjon Legge sensur inn i FS /UTA / Rapportering av sensur til DBH, inkludert forarbeid Oppbevaring/arkivering av papirprotokoll (originale sensurlister) Utforming og ajourføring av formular for vitnemål og Diploma Supplements Innlegging av vitnemålsdata i FS, ajourføre eventuelle manglende opplysninger Kvalitetssikring og kontroll av alle FSdata Kvalitetssikring og kontroll av selve vitnemålet og Diploma Supplements Overføring av grader til protokoll Utskriving av vitnemål, Diploma Supplements og karakterutskrifter Signering av vitnemål Skanning og/eller kopiering av vitnemål Overrekking/utsending av vitnemål Rapportering av oppnådde grader til DHB, inkludert forarbeid Forvaltning av kandidatarkiv UTA Trykking, bestilling og distribusjon av vitnemålspapir UTA Eksamenskonsulent ved fakultetet?
Svare på spørsmål angående eksamen //UTA Levere ut eksamensoppgaver (hjemmeeksamen) Ekspedisjonen Ekspedisjonen Ekspedisjonen Ta imot eksamensoppgaver (hjemmeeksamen) Ekspedisjonen Ekspedisjonen Ekspedisjonen Informasjon om frister for betaling og Avdeling for Avdeling for Avdeling for utdanning registrering, sjekke eksamensmelding utdanning (UTA) utdanning (UTA) (UTA) etc Trykke masteroppgaver Tekniker Trykkeri --- (Trykkeri) Gjøre avtaler med eksterne sensorer Faglærer Faglærer Faglærer Faglærer Skjemaer for oppmelding til kontinua- sjon/utsatt prøve, særordning, trekk fra eksamen, innpassing/-godkjenning av ekstern eksamen, og lignende Administrere disputaser/praktisk gjennomføring Forskningskonsulent Forskningsenheten/ Studieenheten (disputasteam) --- Forskningsenheten Pkt. 2 Forskjeller i dagens ordninger/rutiner mellom AFL, HUM-fak. og SV-fak. Vi har utarbeidet en svært detaljert oversikt over dagens ordninger og rutiner og vi viser primært til denne under pkt. 1. Hovedtrekkene i tabellen viser at det humanistiske- og det samfunnsvitenskapelige fakultet stort sett har samme ordninger/rutiner og at det finnes en arbeidsdeling mellom fakultetene og utdanningsavdelinga. Til forskjell fra dette har avdeling for lærerutdanning hånd om alt. Pkt. 3, 4, 5, 6 og 7 i mantatet har gruppa valgt å slå sammen, i hovedsak fordi vi mener at de henger sammen. Vi ser for oss to nivå. Et fakultets- og et instituttnivå.
For fakultetsnivå er vi enige i studiedirektørens råd om at det skal være en eksamensinspektør med overordnet ansvar for vitnemålutskriving, kvalitetssikring av eksamen, koordinering/saksbehandling av eksamensrelaterte spørsmål etc. samt at det må være kontoransatte. Flertallet i gruppa mener at på instituttnivå bør det finnes en studieadministrasjon som forvalter eksamen. Videre bør instituttene ha en kontaktperson/ansvarlig studiekonsulent som er knyttet til eksamensinspektøren. Eksamensinspektøren sammen med kontaktpersonene/eksamensansvarlige på instituttene bør danne et nettverk/team som har ansvar for eksamensavvikling. Vi ser for oss at en slik organisering gir nærhet til fagmiljøene og vil virke til å gjøre systemet fleksibelt gjennom nært samarbeid. Vi har tro på at dette vil styrke kvalitetssikringen ved eksamensavviklingen. HUM-faks representant er ikke helt enig i at studieadministrasjonen som forvalter eksamen nødvendigvis bør befinne seg på instituttnivå, og fremmer følgende forslag: Uavhengig av om studieadministrasjonen som forvalter eksamen blir tilknytta instituttnivå eller fakultetsnivå, bør de som skal arbeide med eksamen ha en viss nærhet og kjennskap til fagmiljøet, emnene og studieprogrammene/studieretningene som de skal jobbe med. Det bør derfor finnes studiekonsulenter som jobber med eksamen for hele fag og/eller program. Blant disse studiekonsulentene bør det også finnes personer som er hovedansvarlig for eksamensavviklinga for et visst antall fag og/eller program, og som danner et eksamensteam på fakultet knyttet til eksamensinspektøren. Dette vil styrke kvalitetssikringen ved eksamensavviklingen. Bemanningen i dag er som følger: 3 personer på AFL har eksamen som arbeidsområde (i tillegg har ekspedisjonen oppgaver), på HUM-fak. er det 5 (i tillegg har ekspedisjonen oppgaver) og på SV-fak. er det 10 (i tillegg har ekspedisjonene oppgaver). Det er verd å merke seg at både på AFL, HUM-fak og SV-fak. har disse personene andre arbeidsoppgaver i tillegg til eksamensarbeid (altså ikke 100% eksamensstillinger). Det er vanskelig foreslå en framtidig detaljert bemanningsplan siden organiseringen ennå er uklar. Vi tenker da primært på planene om et framtidig felles servicetorg og dets tjenester - for fakultetet som i dag ligger på planleggingsplanet. Trude Pedersen, AFL Marika Ljetoff, AFL Anita Garden, HUM-fak. Sylvia Steffensen, SV-fak.