Møtetid: 16.09.2014 kl. 18:30-19:40 Sted: Formannskapssalen MØTEPROTOKOLL Ski kontrollutvalg Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 7 av 7. Møtende medlemmer: Roar Thun (Ap), Janne Brit Myrmo (SV), Helge Underland (H), Alexander Dalen (FrP), Kirsten M. Godager (KrF) Møtende varamedlemmer: Rolf Gjølstad (A) møtte for Geir Hammer (V), Aleksander Torgersen Arnesen (Frp) møtte for Bente Njøs Paulshus (H) Fra Follo distriktsrevisjon (FDR) møtte: Lillian Skår, revisor Møtesekretær: Lene H. Lilleheier (FIKS) Møteprotokoll godkjent 22.09.2014 Roar Thun/s./ Leder Helge Underland/s./ Nestleder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 58 (m): 95 93 96 56 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
Saksliste Side Saker til behandling 23/14 Rådmannens oppdaterte tilbakemelding - forvaltningsrapport om sykehjem 3 24/14 Ski kommunes tertialmelding 1. tertial 2014 3 25/14 Erklæringer fra revisor i forhold til kontrollutvalgets påseansvar 3 26/14 Overordnet revisjonsstrategi 2014 4 27/14 Prosjektplan selskapskontroll Follo ren IKS 4 28/14 Budsjett kontroll og tilsyn 2015 4 29/14 Tema for forvaltningsrevisjon 2015 5 30/14 Orienteringssaker Ski KU 16-9-14 5 Eventuelt Ski kontrollutvalg 16.09.2014 Side 2 av 6
Ski KU-23/14 Rådmannens oppdaterte tilbakemelding - forvaltningsrapport om sykehjem Kontrollutvalget tar rådmannens oppdaterte tilbakemelding av 29.7-14 angående den videre oppfølgingen av anbefalingene i forvaltningsrapporten «Kvalitet i sykehjem» til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski KU-24/14 Ski kommunes tertialmelding 1. tertial 2014 Kontrollutvalget tar tertialmeldingen til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatatt. Ski KU-25/14 Erklæringer fra revisor i forhold til kontrollutvalgets påseansvar Revisors egenvurdering av uavhengighet i brev av 20. august 2014 og revisors erklæring vedr. krav til utdanning og praksis og vandel i brev av 20.august 2014 tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedatt. Ski kontrollutvalg 16.09.2014 Side 3 av 6
Ski KU-26/14 Overordnet revisjonsstrategi 2014 Kontrollutvalget tar overordnet revisjonsstrategi 2014 til orientering. Utvalgets leder orienterte om at styret i FIKS har bedt FDR ta med fokusområdene i revisjonsstrategien, og at FDR etter denne henvendelsen har levert revisjonsstrategier med fokusområder. Innstillingen er enstemmig vedtatt. Ski KU-27/14 Prosjektplan selskapskontroll Follo Ren IKS Kontrollutvalget slutter seg til forslaget til prosjektplan for selskapskontroll av Follo Ren IKS. Utvalget forutsetter at revisjonens rapport leveres til kontrollutvalget før utgangen av året. Thun orienterte om at kontrollutvalgenes ledere har diskutert prosjektplanen i et fellesmøte. Underland fremmet på nytt spørsmålet knyttet til næringsavfall og Follo Ren sin håndtering av dette. Thun svarte at problemstillingen er tatt opp med de øvrige kontrollutvalgslederne, men ble ikke prioritert i det endelige forslaget. Thun åpnet for at Ski på eget initiativ kan be revisjonen gi en orientering om temaet. FDR bes om å se på omfanget av næringsavfall, og om dette blir subsidiert av husholdningene. Innstillingen ble enstemmigs vedtatt. Ski KU-28/14 Budsjett kontroll og tilsyn 2015 1. Ski kommunes utgifter for tilsyn og kontroll 2015 foreslås budsjettert til kr. 2 370 000 2. Saken oversendes Ski kommune og skal inngå i kommunens budsjett for 2015. Sekretæren orienterte om at det i budsjettforslaget er satt av midler til en oppstartskonferanse for det nyvalgte kontrollutvalget høsten 2015. Ski kontrollutvalg 16.09.2014 Side 4 av 6
Thun ba revisjonen gi en tilbakemelding på om justeringene i FDR sitt budsjett får konsekvenser for antall forvaltningsrevisjoner levert til Ski. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski KU-29/14 Tema for forvaltningsrevisjon 2015 Kontrollutvalget ønsker å få gjennomført forvaltningsrevisjon innen følgende områder i 2015: 1.. 2.. 3.. Sekretariatet bes utarbeide forslag til mål og problemstillinger for prosjektene. Utvalget diskuterte aktuelle temaer og ble enige om PPT, Beredskap og Vann og avløp. Sekretariatet ble i tillegg bedt om utarbeide aktuelle problemstillinger for IT-Sikkerhet. Kontrollutvalget ønsker å få gjennomført forvaltningsrevisjon innen følgende områder i 2015: 1. PPT i skole og barnehage 2. Sikkerhet og beredskap, inklusive IT-sikkerhet 3. Vann og avløp Sekretariatet bes utarbeide forslag til mål og problemstillinger for prosjektene. Ski KU-30/14 Orienteringssaker Ski KU 16-9-14 Sakene tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalg 16.09.2014 Side 5 av 6
Ski kontrollutvalg 16.09.2014 Side 6 av 6