BÆRUM KOMMUNE EIENDOM 501193 ÅSTERUDENHETEN ETT-TRINNS ANBUDSKONKURRANSE MED FORHANDLINGER TILBUDSFORESPØRSEL TOTALENTREPRISE DATO:03.07.2012 Total kvalitetsledelse Bærum kommune Eiendom TKL Eiendom
Innholdsfortegnelse SIDE NR.: 2 av 16 1 Innledning - generelt...3 1.1 Innbydelse... 3 1.2 Om oppdragsgiver... 3 1.3 Orientering om prosjektet... 3 1.4 Prosedyreform og kunngjøring... 4 1.5 Utforming av kontrakten... 4 2 Konkurransegrunnlaget m.v...5 2.1 Konkurransegrunnlaget... 5 2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 5 2.3 Befaring... 5 2.4 Informasjonsmøte... 6 3 Tilbudet...7 3.1 Tilbudets struktur... 7 3.2 Tilbudsbrev... 7 3.3 Tilbudsvedleggene... 7 3.3.1 Dokumentasjon av kvalifikasjoner... 7 3.3.2 Dokumentasjon av tildelingskriteriene... 7 3.4 Offentlighetsloven... 8 3.5 Språk, format, kopier... 8 3.6 Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse)... 8 3.7 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse)... 8 3.8 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet... 8 3.9 Tilbudskonvolutt eller -pakke... 9 3.10 Vedståelsesfrist... 9 3.11 Forbehold og avvik... 9 3.12 Alternative tilbud... 9 3.13 Deltilbud... 9 3.14 Annet... 9 4 Kvalifikasjoner...10 5 Forhandlinger...13 6 Tildeling av kontrakt...14 7 Underskrift...15 8...15
1 INNLEDNING - GENERELT SIDE NR.: 3 av 16 1.1 Innbydelse Bærum kommune Eiendom innbyr med dette til konkurranse om kontrakt 200 Totalentreprise i prosjektet 501193 Åsterudenheten. 1.2 Om oppdragsgiver Eiendom Utbygging har rollen som tiltakshaver og byggherre i prosjektet. Kommunen skal selv stå for tildeling av utleieboliger og forvaltning, drift og vedlikehold av bygningene samt oppfølgingstjenester for brukere på stedet. 1.3 Orientering om prosjektet Eiendommen består i dag av fem stk bygninger med adresse Åsterudveien 17. Fire av disse ble bygget tidlig på åtti-tallet med formål vernehjem for alkoholskadde. Det femte bygget er fra 1930-tallet og har vært brukt til både boligformål og kontorformål. Sistnevnte bygg har i dag noe utstyr tilhørende Sivilforsvaret og dette må flyttes i forbindelse med riving. Utsnitt av eiendommen. Stiplet rød linje viser formålsgrense og grense for kontraktens omfang. De fire førstnevnte byggene skal i stor grad strippes ned til bæresystem og bygges opp igjen etter dagens forskriftskrav. Sistnevnte bygg skal rives ned til grunnmur og reises opp som komplett nytt bygg. Alle fem bygg skal etter ombygging og modernisering fungere som utleieboliger, totalt 24 stk, hvorav ett bygg innehar diverse fellefunksjoner. Prosjektet har målsetting om lavenergibygg/klasse B-bygg. Dagens el-oppvarming skal derfor erstattes med fornybar varmekilde. Utomhusarealet skal opparbeides og tilfredsstille kravene til universell utforming. Eiendommen har trafikale utfordringer. Disse utfordringene må løses gjennom grundige vurderinger i prosjekteringsfasen og ha stor oppmerksomhet i totalentreprenørs rive- og byggefasen.
SIDE NR.: 4 av 16 Ytterligere informasjon om prosjektet og kontrakten finnes i Oppdragsbeskrivelse samt vedlegg. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av at prosjektet får tilfredsstillende finansiering og myndighetenes godkjenning. Tilbyder kan ikke kreve erstatning dersom konkurransen skulle blir avlyst som følge av manglende finansiering, godkjenning eller annen saklig grunn. 1.4 Prosedyreform og kunngjøring Konkurransen gjennomføres som ett trinns åpen konkurranse med forhandling, iht lov om offentlige anskaffelser. 1.5 Utforming av kontrakten Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 3431 med de endringer som fremgår av de generelle kontraktsbestemmelsene i vedlagt Oppdragsbeskrivelse for prosjektet.
SIDE NR.: 5 av 16 2 KONKURRANSEGRUNNLAGET M.V. 2.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Denne tilbudsforespørselen med Oppdragsbeskrivelse med vedlegg Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra befaring eller informasjonsmøte i henhold til nedenstående bestemmelser. Konkurransegrunnlaget utleveres vederlagsfritt ved å be om å få tilsendt brukernavn og passord til prosjekthotellet: https://joint2.prosjekthotell.com/eroom/501193sterudenheten/501193konkurransegrunnlag 2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, oppfordres han til å ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal sendes rettes til: Bærum kommune Eiendom 1304 Sandvika Att: Kurt Tryaire Haugen Epost: kurt.haugen@baerum.kommune.no Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 2.3 Befaring Befaring avholdes den: 08.08.12, kl 12.00 Formålet med befaringen er å gi tilbyderne innsyn i rammebetingelser for kontraktsarbeidene som ikke lett lar seg beskrive. Det vil bli ført referat fra befaringen som angir tidspunkt for befaring, hvem som var til stede og hva som ble befart. Dersom det blir stilt spørsmål til konkurransegrunnlaget under befaringen, vil spørsmål og svar inntas i referatet. Referatet vil bli distribuert til samtlige registrerte tilbydere. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget.
SIDE NR.: 6 av 16 Tilbydere skal delta på befaringen. Dersom en tilbyder har unnlatt å delta på befaringen, vil oppdragsgiver legge til grunn at tilbyderen har samme kunnskap om rammebetingelsene for kontraktsarbeidene som de tilbydere som deltok på befaringen. 2.4 Informasjonsmøte Informasjonsmøte avholdes ikke.
SIDE NR.: 7 av 16 3 TILBUDET 3.1 Tilbudets struktur Entreprenøren skal ved utarbeidelsen av sitt tilbud organisere innholdet i henhold til følgende struktur: Tilbudsbrev Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav ihht. punkt 4 Dokumentasjon av tildelingskriteriene ihht. punkt 6 3.2 Tilbudsbrev Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. I tilbudsbrevet skal det tydelig beskrives evt. avvik, alternative tilbud (dersom tillatt) eller forbehold som gjelder for tilbudet jfr. punkt 3.10. 3.3 Tilbudsvedleggene 3.3.1 Dokumentasjon av kvalifikasjoner Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, jf kolonne C og D. Dokumentasjonen som skal leveres skal være på norsk jfr. 3.5. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde/forplikte avgiver rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. I tilknytning til kravene i punkt 4 viser vi til Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd): I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Slik dokumentasjon må vedlegges tilbudet for å bli tatt i betraktning i vurderingen av om kvalifikasjonskravene er innfridd. 3.3.2 Dokumentasjon av tildelingskriteriene Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt 5 nedenfor, jf kolonne C og D.
SIDE NR.: 8 av 16 3.4 Offentlighetsloven I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra 01.01.2009 vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene gjenstand for offentlig innsyn. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/time priser, påslagsprosenter etc., men som hovedregel ikke totalpris og kapittelsummer). 3.5 Språk, format, kopier Tilbudet og alle innleverte vedlegg skal utformes på norsk. Tilbudet skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir 2. En elektronisk versjon av hele tilbudet usladdet. 3. En versjon i papir hvor taushetsbelagte opplysninger jf. pkt. 3.4 er sladdet. Dette gjelder tilbudsbrev og tilbudsskjema og evt. andre dokumenter som skal unntas. Originaltilbudet skal hulles og settes i ringperm/hefte. Tilbudsbrev legges som første dokument i ringpermen/heftet. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene skal settes inn som vedlegg til tilbudsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i tabellene i pkt. 4 og 5 nedenfor. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. Tilbudsskjema og mengdebeskrivelsen skal ikke settes inn i ringpermen/heftet, men vedlegges separat. 3.6 Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse) Bærum kommune Eiendom 1304 Sandvika Att.: Kurt Tryaire Haugen 3.7 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Bærum kommune Eiendom Kommunegården 4.etasje, Arnold Haukelands plass 10, Sandvika Att.: Kurt Tryaire Haugen 3.8 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende d.v.s. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: Kl. 11.00 den 14.09.2012.
SIDE NR.: 9 av 16 3.9 Tilbudskonvolutt eller -pakke Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. En lukket forsendelse skal det ikke være mulig å få tilgang til uten at forseglingen brytes, slik at det lar seg konstatere uten videre om forsendelsen har vært åpnet før tilbudsåpning. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet) Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Tilbud prosjekt 501193 Åsterudenheten 3.10 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 90 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 3.11 Forbehold og avvik I tilbudsbrevet skal det redegjøres presist og entydig for ethvert forbehold mot kontraktsvilkårene eller avvik fra kravspesifikasjonene, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Det tillates likevel en spesifikk henvisning til slik redegjørelse inntatt i et av de øvrige tilbudsdokumentene. Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på slik måte vil ikke bli hensyntatt, med mindre det er åpenbart at tilbyder har ment å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 3.12 Alternative tilbud Det kan ikke inngis alternative tilbud. 3.13 Deltilbud Det kan ikke inngis deltilbud. 3.14 Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud må bæres av tilbyder. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse.
SIDE NR.: 10 av 16 4 KVALIFIKASJONER For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonen skal minst angi: a. Foretakets navn og registeringsnr. b. Foretakets forretningsadresse c. Hvem som kan opptre på foretakets vegne/tegne foretakets firma 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Norsk firma: Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) 1.2 Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Norsk firma: Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (utstedes av kemner/ kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor). 1.3
SIDE NR.: 11 av 16 A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktleser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser. (www.lovdata.no) 1.4 Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha god kredittverdighet, og forøvrig ha tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre oppdraget Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3.1 1.5 Forpliktelseserklæring stilles i form av selvskyldnererklæring eller lignende. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha tilfredsstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner i forhold til denne kontrakten. Foretakets relevante leveranser de siste tre årene, inkludert prosjektets totale kostnad, foretakets kontraktssum og entrepriseform, tidspunkt og oppdragsgiver - foretak og referansepersoner må oppgis. 1.6 Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i
SIDE NR.: 12 av 16 A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold henhold til punkt 3.3.1 og vedlagte mal. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem. Redegjørelsen må som minimum inneholde en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten, en beskrivelse av når og hvordan systemet er implementert i firmaet og hvor ofte systemet blir oppdatert samt en beskrivelse av hvordan systemet vil bli brukt til å sikre kvaliteten i denne kontrakten 1.7 Ansvarsrett iht plan- og bygningsloven Tilbudt organisasjon og personell skal ha en tilfredsstillende kompetanse og evne til å Sentral godkjenning for de aktuelle arbeidene, alternativt dokumentasjon som gjør det sannsynlig at man vil oppnå lokal godkjenning for de aktuelle arbeidene. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3.1 og vedlagte mal Organisasjonsplan for oppdraget som viser tilbudt personell i de ulike nøkkelposisjonene d.v.s. ledelsen i prosjektet ned til anleggsleder 1.8 1.9
SIDE NR.: 13 av 16 A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud gjennomføre kontrakten. Nøkkelpersonell skal snakke og skrive godt norsk CV for tilbudt nøkkelpersonell i organisasjonsplanen. Av CV skal det fremgå erfaring, alder, utdannelse, språkkunnskaper, relevante referanseoppdrag og hvilken rolle vedkommende har hatt i disse oppdragene. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3.1 og vedlagte mal 1.10 5 FORHANDLINGER Forhandlingene gjennomføres ihht FOA 11-8.
SIDE NR.: 14 av 16 6 TILDELING AV KONTRAKT Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris 60 % Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev Tilbudsbrev Utfylt tilbudsskjema med opplysninger om totalpris, timesatser, påslagsfaktorer og opsjoner. Hele skjema skal være utfylt, inkl navn på rådgiver/firma som skal prosjektere eller utføre underentreprise/-leveranse. 2.1 Kvalitet 20 % Beskrivelse og dokumentasjon av løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som tilbyder selv foreslår. Leverandør skal dokumentere at tilbudt løsning eller tilbudt produkt oppfyller konkurransegrunnlagets funksjonskrav og kvalitetsnivå. 2.2 Byggetid 20 % Tilbyders fremdriftsplan. Planen skal vise tilbudt byggetid, dvs. oppstart og ferdigstillelsestidspunkt. 2.3 Planen skal vise alle hovedaktiviteter for bygningsmessige og tekniske fag samt sentrale milepæler. Planen skal vise at tilbudt byggetid er gjennomtenkt og faktisk lar seg gjennomføre. SHA-planen skal også være integrert i framdriftsplanen.
7 UNDERSKRIFT SIDE NR.: 15 av 16 Sandvika, den 03.07.2012 Bærum kommune Eiendom Utbygging Kurt Tryaire Haugen Prosjektleder 8 VEDLEGG 1. Forpliktelseserklæring
SIDE NR.: 16 av 16 VEDLEGG 1 EKSEMPEL PÅ FORPLIKTELSESERKLÆRING Firma xxxxxx stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet til firma xx i prosjektet xx. for Bærum kommune Eiendom. Dato, Firma underskrift (for firmaet som stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet) NB denne erklæringen kan kun benyttes for kvalifikasjonskriteriet Tekniske og faglige kvalifikasjoner