Organisasjonsplan styreverv og ansvarsområder Versjon 10. april 2015 Styreverv i henhold til vedtekter Leder, nestleder, kasserer og sekretær, 2 styremedlemmer, 2 vararepresentanter Styrets organisering og funksjonelle ansvarsområder fra sesongen 2015 Leder Nestleder Kasserer Sekretær Styremedlem Styremedlem Arrangement Økonom i Info Medlemsregister Materiell Båter & utstyr båter Materiell Bygg & anlegg Materielle ansvarsområder fordelt av styret på personer i eller utenfor styret Leder Materiell Materiellansvarlige i styret Bygg & anlegg Joller Kjølbåt/ Andungen Seilbrett/ SUP Kajakk Færing Aktivitetsgrupper i Hvitsten Seilforening Materiell Hvitsten seilforening har per 2015 følgende undergrupper: jollegruppe, padlegruppe og brettgruppe. Gruppene er representert med minst et styremedlem. Leder avgjør hvem som koordinerer gruppene og enten har materialansvar eller samarbeider tett med denne om det er personer utenfor styret. I det følgende beskrives ansvarsområder til styret og spesifikke materielle ansvarsområder som enten kan fordeles i styret eller av personer utenfor styret etter avtale med styret.
FUNKSJONSBESKRIVELSE FOR STYREVERV LEDER Sikre at foreningen organiseres og driftes iht. årsmøtevedtatt lov for Hvitsten seilforening. Ansvarlig for iverksettelse av årsmøtet og overordnede organisasjonsledd (NIF/NSF s) regelverk og vedtak. 1. Daglig ledelse av foreningen 2. Innkalling til og gjennomføring av styremøter 3. Hovedansvarlig for delegering av arbeidsoppgaver og oppfølging av disse, Herunder utnevnelse av gruppeansvarlige (jollegruppe, padlegruppe osv.) 4. Innkalling til og gjennomføring av årsmøtet 5. Overordnet HMS ansvar inkludert politiattester 6. Prosjektleder for spesielle arrangementer (seilsamlinger* etc,) (kan delegeres) og etter behov oppnevne komiteer/utvalg/personer for spesielle prosjekter eller oppgaver, og utarbeide mandat/instruks for disse. 7. Kontaktperson mot NSF/NIF, huseier, Hvitsten vel, kommune, sponsorer 8. Posthenting / distribusjon (kan delegeres) 9. Offisiell e-post (kan delegeres) 10. Webansvarlig (kan delegeres) 11. Disponere foreningens bankkonti sammen med økonomiansvarlig. Myndighet: Rett til å nekte personer verv i foreningen basert på foreningens lov og politiattester. Fullmakt til å kjøpe inn/bestille båter og utstyr i henhold til budsjett og styrevedtak (de enkelte innkjøp kan delegeres andre i styret eller gruppeansvarlige). To stemmer ved avstemning i styret for og sikre oddetall av stemmer i styret. Kommentarer *Årets seilsamling i juli er foreningens viktigste arrangement som gir barn og ungdom og dels foresatte opplæring i seiling, padling, surfing og SUP og kjøring av følgebåt avhengig av aldersgrupper og tilgang på instruktører og kompetente foreldre. Seilsamling gjennomføres som prosjekt på tvers av grupper og ansvarsområder hvor hele styret har oppgaver og som ledes av leder eller den styret peker ut.
FUNKSJONSBESKRIVELSE FOR STYREVERV NESTLEDER OG ARRANGEMENTANSVARLIG Sikre at foreningen organiseres og driftes iht. årsmøtevedtatt lov for Hvitsten seilforening 1. Avlaste leder og være dennes stedfortreder ved behov 2. Bistå leder med sponsorkontakt Hvis ikke annet avtales er også nestleder koordinator for kurs og arrangementer Planlegge og gjennomføre foreningens ulike arrangementer som kurs og samlinger i samarbeid med gruppeansvarlige. Videre sikre at alle arrangementer er dekket inn av tilstrekkelig mange, engasjerte og kompetente frivillige, eventuelt innleide instruktører som gjennomfører i henhold til foreningens overordnede mål, strategi, og eventuelt skrevne rutiner 1. Ansvarlig for eventuelle felles sesongåpning og sesongavslutningsarrangement (kan delegeres andre i styret) 2. Ansvar for koordinering, påmelding og gjennomføring av foreningens arrangement i samarbeid med leder/prosjektleder (kan delegeres gruppeansvarlige) 3. Sikre at alt nødvendig utstyr er på plass til de ulike arrangement (kan delegeres gruppeansvarlige) 4. Arrangere sosiale aktiviteter for foreningens medlemmer (kan delegeres andre i styret) Myndighet: Rett til å nekte personer verv i foreningen basert på foreningens lov og politiattester Fullmakt til å kjøpe inn nødvendige varer og utstyr for gjennomføring av de arrangementer foreningen påtar seg (kan delegeres gruppeansvarlige/prosjektansvarlige)
FUNKSJONSBESKRIVELSE FOR STYREVERV ØKONOMIANSVARLIG Holde oversikt med foreningens økonomi. Sammen med leder jobbe for å skaffe foreningen gaver, finansiell støtte og sponsorinntekter ved å knytte til oss samarbeidspartnere som kan identifisere seg med foreningens mål. 1. Sørge for korrekt regnskap og presentere status hvert styremøte 2. Legge frem revidert regnskap og budsjett til årsmøtet 3. Søknader om midler sammen med leder 4. Medlemskontingenter 5. Utsendelse av fakturaer og purringer 6. Betaling av regninger / avgifter 7. Administrere foreningens forsikringer 8. Disponere foreningens bankkonti sammen med leder Myndighet: Sammen med attestasjonsansvarlig stå for alle utbetalinger fra foreningen basert på de utgifter styret legger opp til.
FUNKSJONSBESKRIVELSE FOR STYREVERV SEKRETÆR OG INFOANSVARLIG Sikre at styrets arbeid og vedtak blir dokumentert og foreningens dokumentarkiv holdes oppdatert og tilgjengelig for styret og medlemmer for relevant informasjon. 1. Referent ved styremøter og tilgjengelig referent for årsmøtet 2. Ansvarlig for arkivering av foreningens dokumenter i permer og filer på egnet sted 3. Utarbeide nødvendige dokumenter til årsmøtet sammen med leder 4. Holde foreningens medlemsregister med e-postadresser og øvrig kontaktinfo oppdatert, herunder registrere inn- og utmeldinger i samarbeid med økonomiansvarlig. 1. Webansvarlig om ikke annet avtales (holde foreningens nettsted oppdatert) 2. Bistå leder med info til medlemmene Myndighet:
FUNKSJONSBESKRIVELSE FOR STYREVERV MATERIALANSVARLIG BYGG OG ANLEGG Ansvaret innebærer å ha hovedansvar for ettersyn av hus (sjøboden og osteboden) og utearealer inkludert båtramper, strender og bøyer som foreningene disponerer til sin virksomhet. 1. Arrangere årlig fellesdugnad i samråd med andre grupper og gi innspill til oppgaver som rengjøring og vedlikehold av bygg, interiør, båtramper. 2. Koordinere behov for lagringsarealer og utstyr med material ansvarlige. 3. Sørge for at husene har låsesystem som virker og vedlikeholde dette. 4. Avlese og rapportere strømforbruk til strømleverandør. 5. Administrere eventuell utlån av lokaler i henhold til styrets regler. 6. Foreta enklere løpende vedlikehold og renhold av bygg og av arealer foreningen disponerer. 7. Bytte lyspærer inne og ute ved behov (ikke de to flomlysene, de tilhører vellet). 8. Sjekke og eventuelt vedlikeholde brannvernutstyr (pulverapparater, brannstige, brannalarm). 9. Gi melding til styret ved mangler som feil i elektrisk anlegg, vannlekkasjer og byggtekniske mangler/skader. Myndighet: Fullmakt til å kjøpe inn forbruksutstyr og mer kostbart utstyr etter styrets anvisning.
FUNKSJONSBESKRIVELSE FOR STYREVERV MATERIALANSVARLIG BÅTER, BRETT & UTSTYR Sikre at foreningens båter & utstyr blir tatt vare på og vedlikeholdt. Se til at nødvendig båter & utstyr er på plass eller tilgjengelig for gjennomføring av arrangementer. Et overordnet båt/materialansvar der det er naturlig å samarbeide godt med gruppeansvarlige/materiellansvarlige. 1. I samarbeid med styret fordele oppgaver til medlemmer i eller utenfor styret (ansvarsgrupper) med ettersyn av foreningens seiljoller, brett, kajakker, Andungen, færing. 2. I samarbeid med gruppeansvarlige holde oppdatert oversikt over foreningens eiendeler og utstyr som medlemmer oppbevarer i sjøboden inkludert tilsyn, vedlikehold og merking av foreningens utstyr 3. I samarbeid med gruppeansvarlige sørge for etterfylling av forbruksmateriell 4. I samarbeid med gruppeansvarlige skaffe oversikt over vedlikeholdsbehov til dugnader og bistå i planlegging og gjennomføring av dugnader 5. I samarbeid med gruppeansvarlige sørge for at det holdes orden i lagerlokaler og utenfor 6. Sammen med arrangementansvarlig kjøpe inn nødvendig utstyr til arrangementer 7. Skaffe til veie øvrig utstyr ved behov meldt fra styret 8. Oppdatere og bekjentgjøre foreningens utlånsregler i samråd med styret og gruppeansvarlige Myndighet: Fullmakt til å kjøpe inn forbruksutstyr til båter og mer kostbart utstyr etter styrets anvisning.
FUNKSJONSBESKRIVELSE FOR MATERIELLE ANSVARSOMRÅDER JOLLER Overordnet ansvar for drift og vedlikehold av joller og følgebåt, herunder innkjøp av reservedeler. Ansvarlig for planlegging, koordinering og gjennomføring av diverse kurs og arrangementer i sesongen. 1. Arrangere årlig fellesdugnad i samråd med andre grupper. 2. Herunder gjennomgang av teknisk standard for sesongen a. Vask/voksing b. Traller, luft i hjul c. Rigg og seil d. Bøyer og fortøyning e. Følgebåt bunnstoff, vask/voks, motor, pontonger pumpes, fortøyning klar til båtplass, system for låsing av båt. 3. Løpende vedlikehold/oppsyn. 4. Innkjøp av bensin til følgebåt og forsvarlig lagring av denne. 5. Oppbevaringssystem i forsvarlig stand. 6. Kontaktperson ved skader i forbindelse med utlån/bruk. 7. Sørge for forsvarlig opplegging av joller, og følgebåt på høsten. a. Joller rengjøres, tømmes for vann og overdekkes b. Følgebåt på land, rengjøres og tømmes for vann, pontonger tømmes for litt luft, motor ferskvannskjøres og drivolie/pakninger byttes. 8. Sjekke generell stand for evt. innkjøp i løpet av vinteren. 9. Evaluere sesongen for Styret.
FUNKSJONSBESKRIVELSE FOR MATERIELLE ANSVARSOMRÅDER KAJAKK Overordnet ansvar for drift og vedlikehold av kajakker og flytebrygge, herunder innkjøp av reservedeler. Ansvarlig for planlegging, koordinering og gjennomføring av diverse kurs og arrangementer i sesongen. Hovedansvar medfører ansvar for område og sikre utførelse ved delegering i eller utenfor klubben. 1. Arrangere årlig fellesdugnad i samråd med andre grupper. a. Gjennomgang av teknisk standard for sesongen, ror, wirer, årer osv. b. Vask/voksing c. Sjekke feste/forankring for flytebrygge og generell stand, evt. olie. 2. Løpende vedlikehold. 3. Oppbevaringssystem i forsvarlig stand. 4. Kontaktperson ved skader i forbindelse med utlån/bruk. 5. Sørge for forsvarlig lagring av kajakker og opplegging/sikring av flytebrygge på høsten. 6. Kajakker rengjøres, tømmes for vann og plasseres i opplagringslokale/stativ. 7. Sjekke generell stand for evt. innkjøp i løpet av vinteren. 8. Innkjøp av utstyr etter avtale med styret. 9. Arrangere kurs eller henvise til de aktuelle kurs i området. Det er ønskelig at det er minst et begynnerkurs (våttkort) per sesong i Hvitsten med egne eller innleide instruktører. 10. Bidra til å arrangere felles padleturer for medlemmer og evt i samarbeid med andre klubber. 11. Evaluere sesongen for Styret.
FUNKSJONSBESKRIVELSE FOR MATERIELLE ANSVARSOMRÅDER SEILBRETT OG SUP Overordnet ansvar for drift og vedlikehold av seilbrett, herunder innkjøp av reservedeler. Ansvarlig for planlegging, koordinering og gjennomføring av diverse kurs og arrangementer i sesongen. Hovedansvar medfører ansvar for område og sikre utførelse ved delegering i eller utenfor klubben. 1. Sesongstart: a. Kontroll alle brett, rigger og utstyr. Sjekke mastefot og tilbehør. b. Reparere skader c. Gjennomgå plassering i bygningen. Skille utlånsbrett og eierbrett 2. Utarbeide regler for lån av brett og SUP. Følge opp avvik. Innføre krav til «lånekurs» *) 3. Innkjøp av brett og utstyr etter avtale med Styret. Etablere forhandleravtaler 4. Frekvent kontroll av utstyr i sesongen. Utføre reparasjoner og supplere utstyr. 5. Arrangere kurs. Nybegynner, viderekommende og spesialkurs. 6. Arrangere regatta og fellessamlinger 7. Sesongslutt: a. Klargjøre foreningsutstyr for opplag. b. Reparere skader og supplere utstyr c. Evaluere sesongen for Styret d. Foreslå innkjøp av utstyr for neste sesong *) Med «lånekurs» foreslås et timeskurs i forbindelse med behandling av brett og utstyr og bruk av sikkerhetsutstyr. «Lånekurs» er et krav for å kunne låne brett.
FUNKSJONSBESKRIVELSE FOR MATERIELLE ANSVARSOMRÅDER KJØLBÅT Ansvaret innebærer å ha hovedansvar for kjølbåten(e) og sikre utførelse ved eventuell delegering. 1. Klargjøring a. Kontroll stående og løpende rigg, seil og utstyr. b. Slipe og stoffe uv skrog. Polere fribord. c. Foreta eventuelle reparasjoner d. Prøvekjøre motor og sikre forsvarlig og riktig lagring ombord e. Sjekke førtøyningsmateriell og sikkerhetsutstyr 2. Utsetting. a. Lagring og ettersyn av opplagsmateriell b. Avtale utsetting 3. Fast fortøyning. Sjekk og fornyelse 4. Utarbeide retningslinjer og krav for utlån og bruk kjølbåt. Følge opp avvik. 5. Ukentlig kontroll av stående/løpende rigg og motor. 6. Tilsyn på vannet i sesongen 7. Arrangere dag-/overnattingsturer og kurs. Sikkerhetskurs og seilkurs. 8. Innkjøp og supplere utstyr etter avtale med Styret. 9. Opptak og klargjøring for opplag. 10. Avtale opptak a. Ettersyn og klargjøring av alt utstyr for opplag b. Konservere motor c. Utarbeide liste for vedlikehold, innkjøp og reparasjoner d. Periodisk tilsyn med båten i opplag 11. Evaluere sesongen for Styret
FUNKSJONSBESKRIVELSE FOR MATERIELLE ANSVARSOMRÅDER FÆRING (NORDLANDSBÅTEN) Ansvaret innebærer å ha hovedansvar for båten og sikre utførelse ved eventuell delegering. 1. Klargjøring. a. Kontroll rigg, seil, årer og annet utstyr. b. Slipe, stoffe, olje og male skrog. c. Foreta eventuelle reparasjoner d. Sjekke førtøyningsmateriell, selvlens og sikkerhetsutstyr 2. Utsetting. 3. Fast fortøyningsbøye. Sjekk og fornyelse 4. Utarbeide retningslinjer og krav for utlån og bruk. Følge opp avvik. 5. Ukentlig kontroll av båt i bøye, vedlikeholde selvlens (filter). 6. Innkjøp og supplere utstyr etter avtale med Styret. 7. Opptak og klargjøring for opplag. a. Utarbeide liste for vedlikehold, innkjøp og reparasjoner b. Periodisk tilsyn med båten i opplag 8. Evaluere sesongen for Styret