Tromsø Kommune Handlingsplan ved stort antall utskrivningsklare pasienter Avdeling for helse og omsorg 16
Innhold Forord... 1 Bakgrunn... 2 Lovgrunnlag... 2 Arbeidsmetode... 2 Skjema handlingsplan ved stort antall utskrivningsklare pasienter... 3 Evaluering og revisjon... 6 Vedlegg Lokale risikovurderinger og handlingsplaner..6 Avtaler 6 1
Forord Denne handlingsplanen et supplement til overordnet samarbeidsavtale med UNN, og tjenesteavtale 5 samt kommunens krisehåndteringsplan. Den tar for seg kommunens håndtering av en situasjon med et stort antall utskrivningsklare pasienter; 10-20 pasienter flere enn det kommunens institusjonsplasser har normalbelegg for. For et større antall pasienter enn dette vil man måtte vurdere å iverksette kommunens krisehåndteringsplan. Alle som blir berørt av handlingsplanene ved stort antall utskrivningsklare pasienter må være kjent med overordnet handlingsplan for stort antall utskrivningsklare pasienter samt enhetens lokale handlingsplan for stort antall utskrivningsklare pasienter. I tillegg må de vite hvor de kan finne disse om det blir nødvendig å ta planverket i bruk. De ansvarlige etter handlingsplanene må gjennomgå og evaluere tiltakene for hver gang de blir tatt i bruk. Bakgrunn Sommeren 2016 hadde vi i Tromsø Kommune et stort antall utskrivningsklare pasienter inneliggende på sykehus. I tillegg til den praktiske utfordringen dette ga for kommunen og sykehus, vil de kunne ha påvirket pasientsikkerheten. For kommunen kom det store løpende utgifter for å dekke sengeplassene på UNN. I samme tidsrom står vi overfor utfordringer i forhold til omstilling i avdeling for helse og omsorg og vi er i økonomisk ubalanse i forhold til budsjett/overforbruk. Det er planlagt store byggeprosjekter inkludert Helsehuset, Otium og Kroken sykehjem, og det er forventet at vi vil ha kapasitetsproblemer med institusjonsplasser inntil disse står ferdige. Lovgrunnlag Handlingsplanen er hjemlet i Lov om kommunale helse og omsorgstjenester, lov om folkehelse samt Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse og omsorgstjenesten. Arbeidsmetode ne har sammen med de aktuelle enhetsledere og verneombud kartlagt og risikovurdert aktuelle utfordringer ved mottak av 10-20 pasienter ut over normalkapasitet. På bakgrunn av disse ROS analysene, har de så utarbeidet lokale handlingsplaner. På bakgrunn av disse har vi laget en overordnet handlingsplan som omfatter forberedende tiltak som må ligge til grunn for at vi skal kunne håndtere en slik situasjon når den oppstår, samt tiltak som iverksettes når situasjonen oppstår. Kommuneoverlege har koordinert arbeidet. 2
Skjema handlingsplan ved stort antall utskrivningsklare pasienter Pri Avvik/feil/mangel Tiltak Evt. kostnad Tidsfrist Ansvar Vurdering av effekt Kommentar Forberedende tiltak Senger og sengetøy 1 Mangel på senger og sengetøy 1. Etablere lager av beredskapssenger 2. Avtale om lån av inntil 10 senger med eksterne 3. Avtale om henting og tilbakelevering av senger Fortløpende Sykehjem Helse helse 4. Etablere beredskap for sengetøy 5. Etablere lokale lager for de aktuelle beredskapsplassene Helse Enhetsledere 3 Mangel på medikamenter Medikamenter 1. Overordnet rutine om utlevering av ordinerte medisiner og hjelpemidler ved brudd på samarbeidsavtalen 03.12.16 Enhetsleder Tildelingskonto ret, kommuneoverlege 1 Økt belastning på enhetene ut over deres kapasitet og økt ansvarsnivå for fagpersonell 2. Avtale med apotek om akutte større leveranser Personalressurser Kommunefarma søyt 3
1. Rutiner/avtaler for samarbeid med andre etater om sykepleierressurser Enhetsledere og avdelingsledere 2. Rutiner for samarbeid mellom enhetene på medisinsk faglig kompetanse 1. Etablere avdelingsvise rutiner for systematisk bruk av spesialisthelsetjenestens opplæringstilbud i henhold til samarbeidsavtalen 2. Beredskapsplan for legetjenester 01.03.17 helse og enhetsleder allmenlegetjenesten i institusjon 4 Endrede rammevilkår/behandlingstilbud 3. Beredskapsplan som orientering til fastlegene 4. Overordnet beordringsplan og rutine for beordring av personell Informasjon og avtaler til Bruker/pasienter og pårørende 1. Vedtakstekst som omfatter mulig 15.12.16 01.02.17 Tildelingskontoret sykehjem og etatsleder oppfølgingstjenesten tildelingskontoret endring i tilbud 2. Informasjonsbrev ved akutt endring i tilbud Avtaler om matleveranse Rådgiver, Elisabeth Breivik 4
1. Sjekke om akutt økt leveranse av mat inngår i avtale med leverandør (ISS). Lage avtale med ISS om akutt økt leveranse av mat Tiltak ved ikrafttredelse av beredskap 1 Unn kontakter tildelingskontoret pga opphopning av utskrivningsklare pasienter. Antall: 10-20. Tildelingskontoret avgjør at beredskapsplanen trer i kraft (avklare med TB) Tildelingskonto ret 2 Alle utfordringer over blir aktualisert Innkalling til koordineringsmøte mellom aktuelle etatsledere, aktuelle enhetsledere og kommuneoverlege 1. Planlegge utskrivelse fra korttidsplasser for å unngå å ta de sykeste rett hjem. 2. Prioritere reserveplasser i institusjon på bakgrunn av risikovurderinger og dagens status. 3. Avgjøre behov for lån av seng, hjelpemidler og/eller medisinsk utstyr 4. Trekke inn/intensivere samarbeid med pasientsentrert team. 5. Omdefinere vedtak for rullerende avlastning for hjemmeboende til hjemmebasert omsorg. Pr 01.11.16 utgjør dette 13 plasser. Tildelingskonto ret Aktuelle etatsledere, enhetsledere og kommuneoverlege 5
6. Vurdere behov for kjøp av plasser hos eksterne kommuner i henhold til samarbeidsavtale. 7. Fastlegene orienteres. 8. Avtale videre møteaktivitet mht oppfølging av beredskapsplan. 9. Evaluering og avslutning av beredskapssituasjonen. Evaluering og revisjon Handlingsplanen inngår som en del av det systematiske arbeidet med kvalitet i helsetjenesten og avvik fra denne meldes som avvik i henhold til gjeldende rutiner. Evaluering av tiltakene i handlingsplanen skjer fortløpende og bør for øvrig være tema i møte mellom de berørte aktørene i forbindelse med avslutning av handlingsplanen. Årlig revisjon som del av kommunens internrevisjon. I tillegg kan eventuell revisjon gjennomføres på bakgrunn av avviksmeldinger og evaluering etter aktuell hendelse. Vedlegg 1. Lokale risikovurderinger og handlingsplaner 1. Hjemmetjenesten risikoanalyse og handlingsplan 2. Sør Tromsøya sykehjem risikoanalyse og handlingsplan 3. Oppfølgingstjenesten risikoanalyse og handlingsplan 6
4. Seminaret risikoanalyse og handlingsplan 5. Tildelingskontoret risikoanalalyse og handlingsplan 2. Avtaler 7