INNKALLING TIL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2011 Ordinært sameiermøte i avholdes fredag 29. april 2011, kl. 18.00. Sted: Hvaler Samfundshus TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og en eller to sameiere til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2010 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2010 4. BUDSJETT FOR 2011 5. INNKOMNE FORSLAG A) Forslag fra Styret - Forsikring B) Forslag fra Styret Innløsning/kjøp festetomt C) Forslag fra Styret Reviderte vedtekter Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 5 styremedlemmer for 2 år B) Valg av 1 varamedlem for 2 år C) Valg av styreleder for 1 år Styret vil legge frem forslag til valg i sameiermøtet. Oslo, 22. mars 2011 Styret i Morten Kristoffersen /s/ Elin Dalen /s/ Janicke Kielland /s/ Marit Lunder /s/ (varamedlem) I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 ÅRSBERETNING FOR 2010 TILLITSVALGTE Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET VALGT FOR Styreleder Morten Kristoffersen 2010-2011 Styremedlem Elin Dalen 2010-2011 Styremedlem Janicke Kielland 2009-2011 Varamedlem Ole-Andreas Hafnor 2009-2011 Varamedlem Marit Lunder 2010-2012 To styremedlemmer har fratrådt i løpet av perioden 2010 2011. GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Av sameiets 5 styremedlemmer og varamedlemmer er det 3 kvinner og 2 menn. Sameiet er positiv til likestilling og tar sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er regnskapssjef Egil Havre, OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. EIENDOMMEN Sameiet består av 47 næringseksjoner. Sameiet er registrert i Brønnøysund med organisasjonsnummer 982445469. Sameiet ligger i Hvaler kommune og har følgende gårds- og bruksnummer: 50-116 Styret er ikke kjent med at det ytre miljøet forurenses i vesentlig grad. FORSIKRING Sameiets hytter og fellesanlegg er fullverdiforsikret i Gjensidige Forsikring med polisenumre 78240664 (privatforsikring fritidsbolig) og 78240992 (næringslivsforsikring for bygning og eiendler). Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvaret for at sameiet til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering eller påbygging. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse.
3 Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker Innbo, løsøre og egen utebod. Hvis sameiets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til Forsikringsavdelingen i OBOS tlf 22 86 55 00 faks 22 86 57 04 e-post : forsikring@obos.no. Oppfølging av forsikringsaker blir gjort av Forsikringsavdelingen i OBOS. STYRETS ARBEID Ordinært sameiermøte ble avholdt 30.04.2010 på Hauge, Vesterøy. Til stede var 31 seksjonseiere og 8 med fullmakt, til sammen 39 stemmeberetiggede. Det ble avholdt 6 styremøter i 2010. Styret har distribuert 5 informasjonsskriv til sameierne i 2010 med informasjon om bruk av fellesområder, planlagte og gjennomførte tiltak og annet. DUGNAD Dugnad ble arrangert 1. mai 2010 med bestilling av container til avfall, kvist, løv og annet. Styret takker alle deltakerne for god innsats samt utegruppen for servering av kaffe, saft og vafler. MILJØTILTAK Styret arrangerte en sommerfest i juli 2010. SØPPELCONTAINER Ordningen med søppelcontainer for husholdningsavfall på området har fungert tilfredsstillende. Returordninger for papir, papp og glass finnes i Ødegårdskilen og for annet avfall på Kirkeøy. SERVICEHUSET Bruk og utleie av servicehuset i 2010 foregikk stort sett i henhold til etablerte regler for dette. FELLESOMRÅDER Styret har en avtale med to sameiere som sørger for diverse arbeid og stell av fellesområdene. Båtplassene på bryggen ved servicehuset disponeres av sameiere gjennom et bryggelag eller for tre seksjoner i henhold til inngåtte avtaler. De kan ikke benyttes av andre sameiere/gjester annet enn etter avtale med sameier som disponerer plassen. Skilt med parkering forbudt ble satt opp ved innkjøringen til Havtunet under dugnaden 1. mai 2011. Styret har ikke vurdert andre tiltak for å hindre parkering av uvedkommende på vår eiendom. Parkering av båthengere kan være en utfordring for parkeringskapasiteten om sommeren. Båthengere skal ikke parkeres på anlegget, men på dertil avsatte steder i omegnen. Hver enkelt sameier plikter å orientere seg om slike steder og informere eventuelle leietakere. TEKNISKE ANLEGG To sameiere har ikke innbetalt kr. 4 300 til strømmåleranlegg (forfalt i 2008). Styret har vurdert hvordan disse pengene kan drives inn, men har vært forbeholdne med å starte innkreving i henhold til legalpantet på grunn av beløpenes beskjedne omfang. Brannvarslingsanlegget ble reparert i første halvår 2010 etter lynnedslag året før. Forsikringsoppgjør for denne skaden og skade på strømmåleranlegget av samme årsak er sluttført.
4 VANN OG AVLØP Vannet frøs på begge moloene i november - desember 2010, men ble tint etter få dager. Årsaken var at koplinger på varmekabelen til vannet i en del kummer hadde fått skader som kortsluttet strømtilførselen. Kummene bør gjennomgås før vintersesongen for å sikre at isolasjonen (Glava) er pakket godt rundt elektriske kabler og koplinger. En overløpsledning fra pumpestasjonen lå i vannoverflaten på et par steder inn til anlegget fra sommeren 2009. Hvaler kommune fikk senket ledningen sommeren 2010. Kommunen har engasjert et konsulentfirma for å finne ny trase for de kommunale ledningene i sjøen ved Havtunet. Hvaler kommune hadde ved utgangen av 2010 ikke informert sameiet om ny trase og plan for gjennomføring av arbeidet. TILTAK MOT GNAGERE I august 2009 inngikk styret en avtale med Anticimex som etablerte 6 stasjoner med åteutlegg for gnagere. Bakgrunnen var observasjon av rotter på anlegget. Anticimexs kontroll i løpet av året viste få spor etter gnagere. Avtalen med Anticimex ble avsluttet i august 2010. FORSIKRING Styret har utredet muligheten for at hver sameier forsikrer egen seksjon utvendig. Bakgrunnen har vært et ønske fra noen sameiere om å oppnå billigere forsikring. Sameiet må fortsatt ha en felles forsikring for servicehus, teknisk bod, fellesarealer og ledningsnett frem til den enkelte seksjons mottakspunkt. Et alternativ for å oppnå billigere forsikring for seksjonene er å se på innholdet i nåværende forsikringer og gjøre tiltak for å redusere forsikringskostnadene. TILTAK I EGEN BRUKSENHET Enkelte endringer som det burde vært søkt om ble gjennomført i 2009 og 2010. Styret har i diverse informasjonsskriv bedt om at det for disse tiltakene ble sendt søknad snarest mulig. VEDLIKEHOLD UTFØRT I 2010 Isikringsanlegg service på kompressor, installasjon av SMS varsling og reparasjon/tining av luftledninger i november desember 2010 Utbedring for å sikre tilfredsstillende mottak av TV-signaler VEDLIKEHOLD FREMOVER Listen viser tiltak som styret mener må prioriteres. Noe midler er inkludert i budsjettet for 2011, men det er ikke rom for større utgifter til vedlikehold og oppgradering av felles uteområder, servicehus, lekeplass, ballplass, sittegrupper, etc. Issikringsanlegg overhaling og nødvendig seksjonering og utskiftning av ledningsnettet. Reparasjon etter vannlekkasje i servicehuset ny bordkledning på yttervegg og skifte av balkongdør i 2. etasje. Vedlikehold og oppgradering av felles uteområder, lekeplass, ballplass, sittegrupper, etc. Beising av hyttene Løpende vedlikehold og reparasjoner etter behov. Oppgradering av innkjøring til området, strender, støyvoll og andre utearealer samt fundamentering under bryggene. Innvendig oppussing av servicehuset.
5 KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2010 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om kostnadsutvikling og budsjett for 2011. Årsregnskapet for 2010 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes herved at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. RESULTAT Årets resultat på kr 9.257,- som fremkommer i resultatregnskapet foreslås disponert som følger: Til vedlikeholdsfond kr. 70 500 Fra vedlikeholdsfond kr. -50.968 Til opptjent egenkapital 0 Fra opptjent egenkapital kr. -28.789 Bruk av vedlikeholdsfondet er forslått for tiltak gjennomført for utbedring av TV-signaler og service/annet arbeid på issikringsanlegget (kr. 35.968,-) samt egenandel i forbindelse med forsikringsoppgjør for reparasjon av brannalarmanlegg etter lynskade sommeren 2009 (kr. 15.000,-). DRIFTSINNTEKTER Inntektene i 2010 var til sammen kr. 637.500,- mot budsjettert med kr. 710.000,-. Andre inntekter kr. 3.000,- kom fra uteleie av servicehuset. Avviket mot budsjett 2010 gjelder felleskostnader. Sameiermøtet 2010 vedtok økte felleskostnader for 2010 med opp til kr. 3.000,- pr. seksjon, men styret besluttet i november 2010 å bare kalle inn kr. 1.500,- pr. seksjon. DRIFTSKOSTNADER Driftskostnadene i 2010 var på kr. 661.637,- mot budsjettert med kr. 634.000,-. Avviket i forhold til budsjett 2010 på kr. 27.637,- skyldes hovedsakelig: Revisjonshonorar kr. 14.330,- høyere enn budsjett på grunn av økte kostnader for revisjon 2009. Kr. 18.750,- av totalt kr. 22.330,- gjelder 2009. Konsulenthonorar kr. 7.635,- høyere enn budsjett på grunn av mer bistand fra OBOS enn antatt i forbindelse med sameiermøtet. Drift og vedlikehold kr. 7.699,- høyere enn budsjett: o Kr. 15.000,- for egenandel i forbindelse med forsikringsoppgjør etter reparasjon av brannalarmanlegget etter lynnedslag i 2009. o Kr. 8.301,- lavere kostnader enn budsjettert for annet. Forsikringer kr. 13.994,- høyere enn budsjett. Energi kr. 22.232,- høyere enn budsjettert for drift av elektriske anlegg. Både forbruk og pris økte i forhold til antakelsene i budsjettet for 2010. Andre driftskostnader kr. 36.873,- lavere enn budsjett. Kr. 25.000 var budsjettert for tilsyn i vintersesongen, men ble ikke anvendt da en sameier uten kostnad for sameiet påtok seg ukentlig tilsyn.
6 Revisors honorar for regnskapsåret 2010 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. Forøvrig vises til de enkelte tallene i regnskapet og den regnskapsmessige oversikt som fremkommer under noter til regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2010 som påvirker regnskapet i vesentlig grad. Oslo, 22. mars 2011 Styret for Morten Kristoffersen /s/ Elin Dalen /s/ Janicke Kielland /s/ Marit Lunder /s/ (varamedlem)
7 Tlf: +47 23 11 91 00 Fax: +47 23 11 91 01 www.bdo.no Org.nr. 993 606 650 MVA BDO AS Postboks 1704 Vika Munkedamsveien 45 0121 Oslo Til årsmøte i Eierseksjonssameiet Økholmen Sjøbodmiljø REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Eierseksjonssameiet Økholmen Sjøbodmiljø, som består av balanse per 31. desember 2010, resultatregnskap som viser et underskudd på kr 9.257,-, for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og forretningsførers ansvar for årsregnskapet Styret og forretningsfører er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret og forretningsfører finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for boligselskapets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av boligselskapets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av forretningsfører er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Eierseksjonssameiet Økholmen Sjøbodmiljø per 31. desember 2010 og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge.
8 Andre forhold Budsjettallene som fremkommer i årsregnskapet er ikke revidert. Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at forretningsfører har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av boligselskapets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. 7. april 2011 BDO AS Merete Otterstad Sandsnes/s/ statsautorisert revisor
9 5949 - SAMEIET ØKHOLMEN SJØBODMILJØ RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Note 2010 2009 2010 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 2 634 500 564 000 705 000 Andre inntekter 3 3 000 5 048 5 000 SUM DRIFTSINNTEKTER 637 500 569 048 710 000 DRIFTSKOSTNADER: 4 Avskrivninger 12-9 875-9 875-10 000 Revisjonshonorar 5-22 330-15 594-8 000 Forretningsførerhonorar -68 255-79 791-69 000 Konsulenthonorar 6-12 635-9 789-5 000 Drift og vedlikehold 7-137 699-144 384-130 000 Forsikringer -173 994-145 661-160 000 Festeavgift 8-100 000-100 000-100 000 Energi 9-107 232-73 883-85 000 Kabel-TV -2 490-8 022-3 000 Andre driftskostnader 10-27 127-35 023-64 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -661 637-622 022-634 000 DRIFTSRESULTAT -24 137-52 974 76 000 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 11 14 880 1 827 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 14 880 1 827 0 ÅRSRESULTAT -9 257-51 147 76 000 Overføringer: Til vedlikeholdsfond 70 500 70 500 Fra vedlikeholdsfond -50 968-39 662 Til opptjent egenkapital 0 0 Fra opptjent egenkapital -28 789-81 985
10 BALANSE EIENDELER Note 2010 2009 ANLEGGSMIDLER Varige driftsmidler 12 866 750 876 625 SUM ANLEGGSMIDLER 866 750 876 625 OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader 64 891 43 166 Kortsiktige fordringer 13 44 535 76 014 Driftskonto i OBOS 99 888 119 308 Innestående bank 6 676 2 656 SUM OMLØPSMIDLER 215 990 241 145 SUM EIENDELER 1 082 740 1 117 770 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 82 150 110 940 Kapitalinnskudd - servicehus 752 000 752 000 Vedlikeholdsfond 120 870 101 338 SUM EGENKAPITAL 955 020 964 278 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 61 590 91 030 Leverandørgjeld 61 886 62 049 Annen kortsiktig gjeld 14 4 244 413 SUM KORTSIKTIG GJELD 127 720 153 492 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 1 082 740 1 117 770 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, 22. mars 2011, Styret for Morten Kristoffersen /s/ Elin Dalen /s/ Janicke Kielland /s/ Marit Lunder (varamedlem) /s/
11 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader 564 000 Felleskostnader, ekstrainnkreving 70 500 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 634 500 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Leie servicehuset 3 000 SUM ANDRE INNTEKTER 3 000 NOTE: 4 STYREHONORAR Det er ikke utbetalt honorar til styret for perioden 2009/2010. Styret har fått dekket bevertning ifbm. styremøter og sameiermøte for kr 1 472 jfr. note 10. NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 22 330, hvorav kr 18 750 gjelder 2009. NOTE: 6 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand -2 813 OBOS Eiendomsforvaltning AS -8 742 Visma Services Norge AS -1 081 SUM KONSULENTHONORAR -12 635 NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold VVS -3 668 Drift/vedlikehold elektro -9 744 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -8 574 Drift/vedlikehold fellesanlegg -35 478 Drift/vedlikehold brannsikring -64 942 Egenandel forsikring -15 000 Kostnader dugnader -294 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -137 699
12 NOTE: 8 FESTEAVGIFT Tomten er festet fra Kurt Nordeng. Festetid 99 år fra 01.07.1996. NOTE: 9 ENERGI / FYRING Elektrisk energi -107 232 SUM ENERGI / FYRING -107 232 NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container -4 077 Driftsmateriell -194 Snørydding/gressklipping -14 190 Alarm Safetel as -1 052 Trykksaker -1 235 Andre kostnader tillitsvalgte -1 472 Andre kontorkostnader -1 340 Porto -3 034 Drivstoff biler, maskiner osv -100 Bankgebyr -434 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -27 127 NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 123 Renter bank 26 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 260 Gjensidige Forsikring, utbytte 2009 14 471 SUM FINANSINNTEKTER 14 880 NOTE: 12 VARIGE DRIFTSMIDLER Bobleanlegg Tilgang 2007 148 125 Avskrevet tidligere -21 500 Avskrevet i år -9 875 116 750 Servicehus Tilgang 2006 750 000 750 000 SUM VARIGE DRIFTSMIDLER 866 750 SUM ÅRETS AVSKRIVNINGER -9 875
13 NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Kundefordring 2 450 Forskuddsbetalt forsikring 36 490 Forskuddsbetalt GSM abonnement 172 Andre forskudd 5 423 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 44 535 Posten "Andre forskudd" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2011, med motpost i leverandørgjeld. Kostnadsføring og utbetaling vil skje i 2011. NOTE: 14 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Gjensidige Forsikring, ikke akseptert tilbakebetalt premie -4 244 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -4 244
14 INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR ÅR 2011 (Budsjett) Styret har satt opp en oversikt over forventede inntekter og kostnader i 2011 i Budsjett 2011 for godkjennelse i sameiermøtet. De årlige felleskostnadene er foreslått økt med kr. 2.000,- pr. seksjon fra kr. 12.000,- pr. seksjon til kr. 15.000 pr. seksjon samt en ekstra innkreving på kr. 1.000,- pr. seksjon for 2011. Dette skal sikre midler til forsvarlig drift, vedlikehold og utvikling av anlegget som nå er over 10 år gammelt slik at økte vedlikeholdsbehov må påregnes. Ellers forventes økte kostnader i 2011 for energi (elektrisk strøm). Styret har budsjettert for å etablere en tjeneste for tilsyn/vaktmester for å forhindre og lettere oppdage feil og skader som oppstår utenfor sommersesongen. Bortsett fra fjorårets engangsøkning på kr. 1.500,- pr. seksjon har felleskostnadene vært uendret siden 2008. Den foreslåtte økningen av felleskostnadene med kr. 2.000,- tilsvarer en årlig økning på ca. 5,2% i denne perioden. Drift og vedlikehold er budsjettert med kr. 160.000,-. Kr. 65.000 gjelder drift av brannvarslingsanlegget i henhold til inngått avtale. Ca. kr. 47.000 er pr. mars 2011 medgått for isskringsanlegget til tining av ispropper i ledninger og restart etter strømbrudd. Resten av budsjettet skal dekke annen drift samt vedlikehold som styret har anbefalt i årsberetningen under avsnittet Styrets arbeid. Forsikringer er budsjettert med kr. 160.000 basert på terminering av de to eksisterende polisene (årlig kostnad kr. 190.000) i løpet av første halvår og fortsatt felles forsikring av hyttene til bedre vilkår enn dagens avtale. Dersom et forslag til sameiermøtet om at hver enkelt sameier forsikrer egen seksjon utvendig blir vedtatt, vil denne budsjettposten kunne reduseres og bidra til at driftsresultatet forbedres. Budsjett for Energi/fyring kr. 120.000,- er basert på strømforbruket i 2010 og de to første månedene i 2011 samt fortsatt høye strømpriser i 2011. Andre driftskostnader er budsjettert med kr. 42.000,-. Av dette utgjør kr. 15.000,- tilsyn/vaktmester i perioden oktober desember 2011 som styret har budsjettert for i vintersesongen for lettere å forhindre eller oppdage feil og skader som kan oppstå da. Budsjettet gir et forventet årsresultat på kr 11.000,-. For øvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Vedtak: Sameiermøtet vedtar budsjettet for 2011 inklusive den foreslåtte økningen av de årlige felleskostnadene med kr. 2.000,- pr. seksjon (fra kr. 12.000,- til kr. 15.000,- pr. seksjon) samt en ekstra innkreving på kr. 1.000,- pr. seksjon for 2011.
15 5949 - SAMEIET ØKHOLMEN SJØBODMILJØ BUDSJETT 2011 Regnskap Budsjett Budsjett 2010 2010 2011 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 634 500 705 000 658 000 Ekstra innkreving 47 000 Andre inntekter 5 000 5 000 5 000 SUM DRIFTSINNTEKTER 639 500 710 000 710 000 DRIFTSKOSTNADER: Avskrivninger -9 875-10 000-10 000 Revisjonshonorar -22 330-8 000-5 000 Forretningsførerhonorar -68 255-69 000-72 000 Konsulenthonorar -12 635-5 000-10 000 Drift og vedlikehold -137 699-130 000-182 000 Forsikringer -170 811-160 000-160 000 Festegavgift -100 000-100 000-100 000 Energi/ fyring -107 232-85 000-115 000 Kabel-TV -2 490-3 000-3 000 Andre driftskostnader -27 127-64 000-42 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -658 454-634 000-699 000 DRIFTSRESULTAT: -20 954 76 000 11 000 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 14 880 0 0 RES. FINANSINNT./- KOSTNADER 14 880 0 0 ÅRSRESULTAT -6 074 76 000 11 000
16 INNKOMNE FORSLAG Sak A) Forslag fra Styret Forsikring Sameiet har siden starten hatt felles forsikring i Gjensidige fordelt på to poliser for fellesanlegg (næringslivsforsikring for bygning og eiendeler) og for seksjoner/hytter (privatforsikring fritidsbolig flexi, fullverdi). Hver sameier har hatt ansvar for innboforsikring for egen seksjon. Styrene i sameiet har lenge vurdert tilpasning av eksisterende forsikringsordning til nåværende behov. De to forsikringspolisene har ikke vært endret i omfang og dekning etter at Havtunet AS sluttet å drive utleie av de seksjonene som ble et borettslag før de ble seksjoner i sameiet. Nåværende styre har vurdert muligheten for at hver sameier forsikrer egen seksjon utvendig. Bakgrunnen har vært et ønske fra noen samiere om å oppnå billigere forsikring. Hver sameier må da i en tinglyst erklæring forplikte seg til gjenoppbygging dersom seksjonen blir skadet ved brann eller på annen måte. Hva sameiet kan gjøre hvis sameier ikke har økonomi til å gjenoppbygge er uklart. Eventuelt tvangssalg vil ta tid og å selge en branntomt er neppe lett. Sameiet må fortsatt ha en felles forsikring for servicehus, teknisk bod, alle deler av brannalarmanlegget og strømmåleranlegget, fellesarealer og ledningsnett frem til den enkelte seksjons mottakspunkt. Det er imidlertid grunn til å spørre om hvilket endret risikobilde et forsikringsselskap ser for seg ved å kunne tilby billigere forsikring ved å forsikre hver seksjon for seg enn hva en fellesforsikring av alle seksjonene vil utgjøre pr. seksjon. Vil forsikring av seksjonene hver for seg gi tilstrekkelig dekning for sameiet totalt? Et alternativ for å oppnå billigere forsikring for seksjonene er å se på innholdet i nåværende forsikringer og gjøre tiltak for å redusere forsikringskostnadene. Styret innhentet i februar 2010 tilbud på ny fellesforsikring for hyttene uten å gjøre en fullstendig vurdering av dekning i forhold til sameiets nåværende behov. Laveste tilbud ville gitt en årlig besparelse på i størrelsesorden kr. 1.200 pr. sameier. Styret vedtok i mai 2010 å arbeide for at hver enkelt sameier forsikrer egen seksjon mens sameiet fortsatt vil ha en felles forsikring for servicehus, teknisk bod, fellesarealer og ledningsnett frem til den enkelte seksjons mottakspunkt. Under skadeoppgjøret høsten 2010 etter lynnedslag i brannalarmanlegget måtte begge sameiets forsikringer benyttes for å få dekket skader henholdsvis i fellesanlegg og i 12 av hyttene. Alle deler av brannalarmanlegget og strømmåleranlegget bør forsikres felles. Dette må innarbeides i tilbud på ny felles forsikring. Ellers kan forsikringsoppgjør bli krevende når flere seksjoner er berørt av samme skade. Det vil kreves egenandel for hver aktiv forsikring og flere forsikringsselskaper og poliser vil være involvert.
17 En juridisk vurdering som styret fikk utført i februar 2011 konkluderer med at nåværende forsikringsordning har vært en del av felleskostnadene fra starten av. En endring må besluttes av sameiermøtet blant annet fordi den berører omfanget av felleskostnader utover det styret kan beslutte. Styret er delt i sin innstiling til forslaget. Begge forslagene til vedtak krever etter styrets mening 2/3 flertall for å bli vedtatt. Forslag til vedtak A1: Sameiermøtet vedtar å endre forsikringsordning fra felles til individuell for egen seksjon med hytte og uteanlegg avgrenset av hyttevegg, gjerder, port, bod og bryggefront mot sjø. Forslag til vedtak A2: Sameiermøtet vedtar at fremtidig forsikringsordning for sameiet skal vedtektsfestes og pålegger styret å fremme et forslag om dette i neste sameiermøte basert på resultatet i avstemningen om vedtak A1 og de forsikringsavtaler som vil inngås for sameiet basert på dette. Sak B) Forslag fra Styret - Innløsning/kjøp av festetomt Styret i sameiet mottok en henvendelse fra grunneier i mai 2010 om sameiet var interessert i innløsning/kjøp av festetomten gnr 116 bnr 50 i Hvaler kommune. Styret i sameiet har meldt tilbake interesse for kjøp av festetomten og sameiet er bedt om å komme med et tilbud. Vederlag beskrives i reglene om innløsning av festetomter, sist endret i oktober i 2009. Etter de nye reglene skal vederlaget ved innløsning av festetomter som er festet bort til bolighus og fritidshus tilsvare 25 ganger årlig festeavgift, etter regulering på innløsingstidspunktet. Regulering av festeavgiften skjer etter festekontrakten i henhold til konusmpisindeksen pr. 15.06.1996. Regulering fra juni 2006 til september 2010 gir 9,3% økning, dvs. en festeavgift regulert til ca. kr. 110.000 med 25 ganger årlig festeavgift ca. kr. 2.750.000. Ved tidsbestemte festekontrakter som vår (festetid 99 år fra 1996) kan bortfester fremdeles kreve at innløsningssummen blir fastsatt til 40% av råtomtverdien med fradrag for verdiøkning som festeren har tilført tomten i form av utfylling, hus og anlegg). Slik takst som grunnlag for vederlaget er et alternativ som mange vil fraråde fordi takst av næringseiendom kan være utfordrende. Styret diskuterte også kjøp med grunneier i 2006 i forbindelse med siste regulering av festeavgiften selv om grunneier i utgangspunktet ikke hadde noe ønske om å selge da. Kr. 3.000.000 var oppe som vederlag (det samme som etter daværende regler om vederlag på 30 ganger årlig festeavgift). Grunneier har på forespørsel om prisantydning gitt inntrykk av at prisen bør være høyere enn kr. 3.000.000 for at salg skal være interessant.
18 Sameiet som fester har ikke innløsingsrett og det er grunneier som kommer med forespørsel om innløsing. Styret har derfor sett bort fra regler om skjønn, etc. for å fastsette vederlaget. Finansiering kan skje ved innkalling av midler fra hver sameier, lånopptak av sameiet eller en kombinasjon. I følge informasjon styret har innhentet har långiver ikke mulighet til å ta pant i sameiets eiendom, men må registrere pantsikkerhet på hver seksjon. Hver sameier blir ansvarlig for felles lån i henhold til sin sameiebrøk. Kostnadene for å betjene lånet må kalles inn som felleskostnader. Styret anbefaler innkallling av midler fra hver sameier som da selv kan avgjøre om egen finansiering skal skje ved kontantoppgjør, lånopptak eller i en kombinasjon. En sum for innløsning/kjøp på kr. 3.500.000 pluss gebyrer og avgifter vil kreve innkalling av i størrelsesorden kr. 80.000 fra hver sameier og gi kr.100.000 i lavere årlige felleskostnader eller kr. 2.127,67 pr. sameier. Et nei til forslag om kjøp vil føre til at festekontrakten løper videre til 2095 med en årlig festeavgift kr. 100.000 som hver av partene kan kreve indeksregulert hvert 10. år. Festekontrakten åpner for regulering av festeavgiften etter forskrifter gitt av Kongen for verdimåling. Styrets vurdering er at slike nye forskrifter og regler vil regulere festeavgifter slik at ingen av partene får urimelige fordeler. I følge grunneier skal det være andre interessenter til å kjøpe festetomten. Styret foreslår at et eventuelt kjøp blir gjennomført med skjøteoverdragelse og tinglysing slik at sameiet vil stå som eier av tomten. Forslag til vedtak: Sameiermøtet vedtar å gi styret fullmakt til å fremsette et tilbud til grunneier om innløsning/kjøp av festetomten gnr 116 bnr 50 i Hvaler kommune for inntil kr. 3.500.000 eksl. gebyrer og avgifter samt på vegne av sameiet å inngå avtale om innløsning/kjøp innenfor denne prisrammen. Sameiermøtet vedtar at finansiering av et eventuelt kjøp skal skje ved innkalling av 1/47 av summen for innløsing/kjøp fra hver sameier. Sak C) Endring til sameiets vedtekter Etter Eierseksjonslovens 19 har den enkelte sameier enerett til bruk av sin bruksenhet og rett til å nytte fellesarealer til det de er beregnet til eller vanlig brukt til eller som er i samsvar med tiden og forholdene. På Havtunet har den enkelte sameier rett til eksklusiv bruk innenfor egen port. Videre er det gitt anledning til at den enkelte sameier kan foreta en viss tilpasning og utnyttelse av disse utearealene. Utnyttelse av noe omfang fordrer etter vedtektene styrets eller sameiemøtets godkjennelse, jfr. vedtektenes 12 og 18. Det er også gjennomført endringer i utnyttelse uten nødvendige godkjenninger, slike som flytting av gjerder, utlegging av brygger mm. Endringer er som hovedregel begrunnet i den enkelte sameiers eget ønske og sjelden i forhold til det beste for fellesskapet. Kostnader ved endringer dekkes av den enkelte. Ved endring av utnyttelse av de naturlige arealene kan det i henhold til
19 Eierseksjonslovens 19, 5. i vedtektene gis bestemmelser om midlertidig enerett for en eller flere sameiere til bruk av bestemte deler av fellesarealene og om vilkårene for enerett. Iht. til gjeldende vedtekter 4, ledd 2 er ytre vedlikehold av bygninger, felles brygger etc. sameiets ansvar. Etter Eierseksjonslovens 20, 2. kan det i vedtektene fastsettes at eierne av bestemte seksjoner skal ha plikt til å holde deler av fellesarealet ved like. Sameiermøtet 30. april 2010 vedtok at vedlikehold av boder, gjerder mv naturlig knyttet til bruken av den enkelte seksjon samt av brygger utover opprinnelige brygger med påstigningsbrygger likevel er respektive sameiers ansvar. Beising og maling av boder og gjerder skal skje etter en enhetlig plan. Styret foreslår en ytterligere endring i vedtektenes 4 til at den enkelte sameier skal ha ansvar for ytre og innvendig vedlikehold av egen seksjon utvendig inkludert sjøbod, brygger, påstigningsbrygger, boder, gjerder og andre innretninger innenfor seksjonens grenser som anlegges og naturlig brukes av den enkelte seksjon. Forslag til vedtak: Sameiermøtet vedtar ny 4 til vedtektene: Ytre og innvendig vedlikehold av egen seksjon inkludert sjøbod, brygger, påstigningsbrygger, boder, gjerder og andre innretninger innenfor seksjonens grenser som vist i oversikten i reseksjoneringsbegjæringen datert 19.05.2004 og tinglyst 31.10.2005, påhviler fullt ut for egen regning den enkelte sameier. Innvendige vann- og avløpsledninger omfattes av vedlikeholdsplikten til og med forgreningspunktet inn til seksjonen, og elektriske ledninger til og med seksjonens sikringsboks. Beising og maling av boder, brygger og gjerder skal skje etter en enhetlig plan. Dersom en sameier misligholder sin vedlikeholdsplikt etter varsel fra styret, kan sameiermøtet med minst to tredjedeler av de avgitte stemmene beslutte at vedlikeholdsarbeidet skal utføres for vedkommende sameiers regning. Vedlikehold av øvrige deler av eiendommen inkludert bygninger, felles brygger, fellesrom, fellesarealer, anlegg og utstyr, herunder parkeringsplasser og friarealer, er sameiets ansvar.