Utvalget for kultur og personrettede tjenester Møteinnkalling Utvalg: Utvalget for kultur og personrettede tjenester Møtested: Vikerhavn, Rådhuset Dato: 11.05.2011 Tidspunkt: 18:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 37 50 00. Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 22/11 Godkjenning av protokoll for forrige møte PS 23/11 Spørsmål PS 24/11 Den Lokale Kulturelle Skolesekken 2011-2014 PS 25/11 Hvaler kommunes tilskudd til ikke-kommunal barnehage 2011 PS 26/11 Budsjett 2011 kommunale barnehager - konsekvenser PS 27/11 Søknad om skjenkebevilling - Nor Tandoorikjøkken, Kaur PS 28/11 Prosjektplan - Internkontroll og kvalitetsstyring PS 29/11 Prosjektplan - Konkurranseeksponering PS 30/11 Meldinger og informasjon På grunn av innskriving ved Floren skole kunne ikke møtet legges dit som avtalt i forrige utvalgsmøte. Møtet blir derfor avholdt på rådhuset, møterom Vikerhavn. UKPT inviteres til å se filmen Bawke (om flyktninger), i forkant av møtet, kl 17:30. Enkel bevertning fra kl 17:00 Sverre Johnsen Utvalgsleder Torleif Gjellebæk Rådmann Møteinnkalling side 1 av 28
PS 22/11 Godkjenning av protokoll for forrige møte Møteinnkalling side 2 av 28
PS 23/11 Spørsmål Møteinnkalling side 3 av 28
Hvaler kommune Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2010/1623 - Den Lokale Kulturelle Skolesekken 2010/2011 - Doknr 1 A30 Knut Egil Knutsen Behandlingsrekkefølge Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester 11.05.2011 24/11 Den Lokale Kulturelle Skolesekken 2011-2014 Sammendrag Hvaler kommune har en avtale med Østfold kulturproduksjon (Østfold fylke) som innebærer at en tredel av statlige midler blir overført til kommunen hvert år slik at kommunen kan utvikle og gjennomføre en Lokal Kulturell Skolesekk for skolene. Hvaler får 1,77% av disse midlene hvert år. For skoleåret 2010/2011 utgjorde dette kr 37 000,-. Dette tilbudet skal henvende seg til alle elever i grunnskolen uavhengig av bakgrunn og funksjonsnivå. Hvalers historie, og bygdas kulturelle mangfold skal danne plattformen for utvikling og gjennomføring av tilbudet. Det skal i løpet av våren 2011 inngås en ny treårsavtale med Østfold Kulturproduksjon med bakgrunn i en lokalt utviklet plan for DLKS som skal være politisk behandlet. Det er inngått et samarbeid med Kystmuseet på Hvaler om tilbud til skolene for de neste tre skoleårene. Saksopplysninger Den Kulturelle Skolesekken (DKS) skal: Medvirke til at elevene i grunnskolen får et profesjonelt kulturtilbud Legge til rette for at elever i grunnskolen skal få tilgang til, gjøre seg kjent med og få et positivt forhold til kunst- og kulturuttrykk innenfor det utvidete kulturbegrepet. Utvikle en helhetlig innlemming av kunst- og kulturuttrykk i realiseringen av skolens læringsmål. Den Lokale Kulturelle Skolesekken (DLKS) skal: Benytte lokal kulturarv og lokale kunst- og kulturressurser til aktiviteter. Appellere til å utvikle barns nysgjerrighet, kreativitet og ansvarsfølelse. Sikre at elevene får fagkunnskap som grunnlag i kreative uttrykksformer og egen formidling gjennom ord, bilde, musikk, sang, dans og drama. Sikre elevenes møteplasser med fagfolk innenfor ulike kunst- og kulturområder. Sikre tilbud til funksjonshemmede elever. For den neste treårsperioden er det inngått et samarbeid med Kystmuseet på Hvaler som gjør at alle elevene i grunnskolen får et tilbud i løpet av disse tre årene. De tildelte statlige midlene vil i sin helhet dekke de kostnadene som er tilknyttet til tilbudene, inkludert transport. Det er også i denne sammenheng utarbeidet et tilbud til barnehagene, men siden barnehagene ikke er med i DKS må disse stå for transport selv. Tema for 5-åringene i barnehagene vil bli Barn i gamle dager. Temaene til skolene vil bl.a. bli: 2. trinn: Barn i lek og arbeid 5. trinn: Steinindustrien 7. trinn: Minnefinnere og digitale historiefortellinger Lokale kulturminner 9. trinn: Maritim kultur Møteinnkalling side 4 av 28
Vedlegg Sidene 1 til og med 4 i dokumentet Hvaler rundt 1900, Kystmuseet Hvalers formidlingsprosjekt for barnehager og skoler på Hvaler DLKS 2011-2014. (Disse sidene er del av den planen for den lokale kulturelle skolesekken som må gjøres til gjenstand for politisk behandling). Av praktiske og økonomiske grunner sendes ikke hele nevnte dokument ut sammen med sakspapirene. Dokumentet er på 31 sider. Spesielt interesserte kan få hele dokumentet i papirversjon ved henvendelse til formannskapssekretæren, eller det kan hentes elektronisk på fra kommunenws hjemmesider, www.hvaler.kommune.no. På hjemmesidene velges politikk og demokrati, deretter aktuelt utvalg, og vedlegg til aktuell møteinnkalling. Hjemmelsgrunnlag Stortingsmelding 38 Kunnskapsløftet Vurdering Planen henvender seg til femåringer i barnehagene og alle elever i grunnskolen uavhengig av bakgrunn og funksjonsnivå. Hvalers historie, og bygdas kulturelle mangfold danner en god plattform for utvikling og gjennomføring av tilbudet. I henhold til kommunens delegeringsreglement er det utvalget for kultur og personrettede tjenester som treffer vedtak i denne saken, etter innstilling fra rådmannen. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen anbefaler utvalget for kultur og personrettede tjenester å gjøre slikt vedtak: Planen for DLKS i samarbeid med Kystmuseet vedtas for skoleårene 2011/2012-2013/2014. Hvaler kommune, 05.04.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 5 av 28
Hvaler kommune Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2011/82 - Huser gårdsbarnehage 2011 - Doknr 17 A11 Kirsten Elvsveen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester 11.05.2011 25/11 Tilskudd til ikke-kommunal barnehage 2011 - konsekvenser Sammendrag UKPT behandlet i sitt møte 23.03.2011, sak 15/11, kommunes økonomiske tilskudd til ikke-kommunale barnehager for 2011. Tilskuddet skulle senere justeres i forhold til kommunestyrets vedtak om endelig budsjett. Kommunestyret behandlet i sitt møte 07.04.2011, sak 24/11, Økonomisk balanse i eksisterende drift revurdering av budsjett og økonomiplan. Rammene til de kommunale barnehagene ble her redusert med kr 750 000, i forhold til rådmannens budsjettforslag. På bakgrunn av dette er tilskuddet til ikke-kommunal barnehage nå fastsatt i henhold til de økonomiske rammene som ble vedtatt av kommunestyret i sak 24/11. Saksopplysninger Fra 1. januar 2011 er utgiftene til kommunale og private barnehager innlemmet i rammetilskuddet til kommunene. Den enkelte kommune skal utarbeide kommunale tilskuddssatser per heltidsplass. Det kommunale tilskuddet skal dekke kostnader til ordinær drift i barnehagen, sammen med foreldrebetaling. Kommunen skal fastsette en tilskuddssats for drift og en tilskuddssats for kapital per heltidsplass. Kommunen skal sørge for likeverdig behandling av alle barnehager i kommunen. Hvaler kommunes tilskudd per heltidsplass til ikke-kommunale barnehager, for perioden 01.01 31.12.2011, blir som følge av kommunestyrets vedtak i sak 24/11: I 2011 kroner Drift inkl admin. Kapital Totalt Ordinære barnehager små barn 149 899 7 800 155 699 Ordinære barnehager store barn 70 320 7 800 78 120 Hvaler kommune følger statsbudsjettets opptrapping av prosentvis andel av tilskudd til ikke-kommunale barnehager. De ikke-kommunale barnehagene får utbetalt 88 % av tilskudd per heltidsplass for perioden 01.01 31.07.2011 og 91 % fra 01.08 31.12.2011. Tilskudd til ikke-kommunal barnehage blir derfor per heltidsplass små barn kr 138 961 og per heltidsplass store barn kr 69 722. I statsbudsjettet for 2012, vil ny prosent for andel av tilskudd per heltidsplass bli fastsatt i tråd med opptrapping mot full økonomisk likeverdig behandling med kommunes egne barnehager. Den ikke-kommunale barnehagen er i brev datert 14.04.2011, underrettet om at den for perioden 01.01 31.12.2011 gis et kommunalt tilskudd på kr 4 552 678. Eier av Huser Gårdsbarnehage har i møte med seksjonssjefen 19.04.2011, gitt uttrykk for stor bekymring for at det kommunale tilskuddet er utilstrekkelig for en betryggende drift. Møteinnkalling side 6 av 28
Fylkesmannen i Østfold, avdeling for utdanning og justis, har i brev datert 19.04.2011 sendt en henvendelse til Rakkestad-, Marker-, Hobøl-, Spydeberg og Hvaler kommuner. Kunnskapsdepartementet har bedt Fylkesmannen om å spesielt følge opp de kommunene som har tilskuddssatser lavere enn 15 pst av de nasjonale gjennomsnittssatsene. Fylkesmannen sier i sitt brev at kommunen har tilskuddssatser som ligger mer enn 15 pst lavere enn de nasjonale gjennomsnittssatsene. Fylkesmannen ber derfor kommunen gjøre en vurdering av samlet offentlig finansiering av de ikkekommunale barnehagene i 2011 sammenlignet med 2010, og sende denne til Fylkesmannen innen 03.05. 2011. Dersom det fremkommer nedgang i bevilgningen, ber Fylkesmannen kommunen kommentere hva som kan være grunnen til denne reduksjonen. Hjemmelsgrunnlag Lov av 17. juni 2005 nr 64 om barnehager, med endringer i 8 og 14. Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlige tilskudd til ikke-kommunale barnehager, av 29. oktober 2010. Vedtak i kommunestyret 07.04.2011, sak 24/11 Vurdering I sitt svar på henvendelsen fra Fylkesmannen, gir administrasjonen følgende orientering: Den ikke-kommunale barnehagen på Hvaler åpnet 15.08.2010. Barnehagen fikk følgende offentlige driftstilskudd i 2010 fra 15.08 31.12.2010: Statstilskudd 1 339 433,- Kommunalt tilskudd 620 967,- Refusjon søskenmoderasjon 26 792,- Sum offentlig tilskudd 2010 1 987 192,- Offentlig finansiering omregnet til årsvirkning 2010 4 769 260,- Offentlig finansiering 2011 4 552 678,- (ikke medregner refusjon søskenmoderasjon) Redusert offentlig finansiering 216 583,- Nedgang i bevilgningen og størrelsen på tilskuddssatsen er på bakgrunn av følgende faktorer: Barnetallet i den ikke-kommunale barnehagen har økt fra 37 barn ved oppstart 15.08.2010 (15 barn under 3 år, 22 barn over 3 år) til 46 barn pr 15.12.2010 (23 barn under 3 år, 23 barn over 3 år). Rammene for drift av de kommunale barnehagene er redusert, jf vedtak i kommunestyre 07.04.2011, sak 24/11, Økonomisk balanse i eksisterende drift revurdering av budsjett og kommuneplan. Kommunen fører tilsyn med alle barnehagene i kommunen, minimum en gang per år for å sikre at barnehagene drives etter lov og forskrifter. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen foreslår at saken tas til orientering Hvaler kommune, 27.04.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 7 av 28
Hvaler kommune Saksnr 2011/991 - Budsjett 2011 kommunale barnehager - Doknr 1 Arkivkode A10 Saksbehandler Kirsten Elvsveen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester 11.05.2011 26/11 Arbeidsmiljøutvalget 12.05.2011 10/11 Administrasjonsutvalget 12.05.2011 8/11 Budsjett 2011 kommunale barnehager - konsekvenser Sammendrag Kommunestyret behandlet i sitt møte 07.04.2011, sak 24/11, Økonomisk balanse i eksisterende drift revurdering av budsjett og økonomiplan. Rammene til de kommunale barnehagene ble her redusert med kr 750 000,- i forhold til rådmannens budsjettforslag. Dette får konsekvenser for tilbudet i de kommunale barnehagene i 2011. I denne saken orienterer rådmannen om disse konsekvensene Saksopplysninger I budsjettet ligger det en reduksjon i grunnbemanningen i forhold til redusert barnetall i de kommunale barnehagene fra 15. 08.2011. Grunnbemanningen i barnehagene er tre voksne pr 9 barn under 3 år/18 barn over 3 år, hvorav en er pedagogisk leder med utdanning som førskolelærer. Øvrige tiltak tilsvarende kr 750 000,- er vurdert tatt ned uten ytterligere reduksjon i grunnbemanningen. Vurdering Bemanningen med nedtak av 2,7 årsverk tilfredsstiller lovens krav om bemanning i forhold til antall barn. For å drive forsvarlig innenfor de vedtatte rammer har rådmannen besluttet å ikke redusere grunnbemanningen i barnehagene ytterligere. Det har vært vurdert å legge ned den barnehagen med færreste barn, si opp plassene til de barna som ikke hadde rett til barnehageplass (de åtte barna som ikke er fylt ett år innen 1.9.2011), for så å overflytte barn og deler av bemanningen til de øvrige barnehagene. Den øvrige bemanningen i den nedlagte barnehagen vil da bli overtallig. Konsekvensen av dette kan være at de åtte barna som sies opp fra barnehageplassen, kan søke seg til private barnehager i egen/andre kommuner. Dette vil medføre ekstra kostnader for kommunen. Kommunen må betale tilsvarende nasjonal tilskuddssats til den kommunen som barnet søkes privat barnehageplass i. Heller ikke i forhold til vurderinger rundt infrastruktur, mulig utbygging og tilflytting til kommunen er dette en løsning som anbefales. Rådmannen vurderer å redusere barnehagenes budsjett slik at postene for sykevikar uten refusjon blir kraftig redusert. Budsjettpostene for vikar ferie/avspasering, timelønnet ekstrahjelp, vikarer og overtid vurderes fjernet helt. En så stor reduksjon av vikarpostene er bare mulig å gjennomføre ved å lage et enklere barnehagetilbud som er mindre fleksibelt i forhold til foresattes behov. Barnehagene blir derfor Møteinnkalling side 8 av 28
feriestengt i uke 27, 28, 29 og 30 allerede fra sommeren 2011. Dette innebærer styrt ferie for barn (fire uker jf vedtektene) og ansatte. Kommunens barnehagevedtekter vil måtte endres som en følge av dette. Rådmannen ser at dette medfører ulempe for foresatte og ansatte fordi begge grupper allerede i midten av april har avtalt ferie for sommeren 2011. Rådmannen vil derfor gi et tilbud ved en av barnehagene sommeren 2011. Uke 27 gjelder dette 96 barn, uke 28 gjelder det 42 barn, uke 29 gjelder det 45 barn og uke 30 gjelder dette 46 barn som har meldt fra at de vil bruke barnehageplassen sin disse ukene. Om foresatte fremdeles velger barnehageplass for barna sine i sommer, vil kommunen ha problemer med å dekke behovet for plass ved en barnehage. I tillegg kan barnehagene ikke ta inn vikar i arbeidsgiverperioden ved fravær (kortere enn 16 dager). Dette gir et redusert tilbud i barnehagene i periodene med stort sykefravær. (Omgangssyke mv) I perioder med stort sykdomsforfall vil det å ha et forsvarlig tilsyn være målet. Det kan være en fare for at barnehagene må stenge ved stort sykdomsforfall dersom dette gjør driften uforsvarlig i forhold til å ha tilsyn med barna. Virksomhetslederne i barnehagene er sterkt bekymret for at disse tiltakene vil påvirke forsvarlighet og kvalitet i barnehagetilbudet. Virksomhetslederne er også sterkt bekymret for slitasje på de ansatte dersom det ikke settes inn vikar i arbeidsgiverperioden. Det vil være minimale muligheter for kompetanseutvikling og deltagelse på kurs og konferanser i barnehagene dette året. I barnehagene har man personalmøter på kveldstid for alle ansatte ca seks ganger pr år. Det er ikke mulig å ha denne type møter på dagtid. I disse møtene er i all hovedsak arbeidsmiljø, pedagogisk arbeid og kvalitetsutvikling tema. Personalmøtene vil falle bort fra dags dato da dette krever overtidsbetaling. Rådmannen vil informere foresatte og ansatte om disse endringene i eget skriv. I henhold til kommunens delegeringsreglement er det utvalget for kultur og personrettede tjenester som treffer endelig vedtak i denne saken. Alle andre utvalg som behandler saken kan uttale seg til den, hvis utvalget selv ønsker det. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen anbefaler utvalget for kultur og personrettede tjenester å gjøre slik vedtak: Utvalget for kultur og personrettede tjenester tar til orientering denne saken om konsekvensene for de kommunale barnehagene, som følge av vedtatt budsjett for 2011. Hvaler kommune, 27.04.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 9 av 28
Hvaler kommune Saksnr 2011/953 - Skjenkebevilling - Nor-Tandoorikjøkken - Kaur - Doknr 4 Arkivkode U63 Saksbehandler Torunn Akselsen Engum Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester 11.05.2011 27/11 Søknad om skjenkebevilling - Nor Tandoorikjøkken, Kaur Saksopplysninger Nor Tandoorikjøkken, Kaur er et enmannsforetak. Eier er ei indisk dame, Pukhraj Vir Kaur, som har fått bygget, etter egen tegning, en vogn med et fullt utstyrt tandoorikjøkken som inkluderer en ekte tandooriovn, noe som er helt nytt i Østfold fylke. Mattilsynet har bekreftet godkjenning av tandoorikjøkkenet. Kaur har inngått avtale med Hvaler Resort & Spa AS om leie og bruk av lokaler for matservering i lukkede selskap. Dette som tillegg til levering av cateringmat generelt fra sitt mobile tandoorikjøkken, samt uteservering fra samme sted. Hvaler Resort & Spa AS innehar egen skjenkebevilling tilhørende sine lokaler, og ved servering av mat i disse lokalene vil Hvaler Resort & Spa selv stå ansvarlig for skjenking. Kaurs konsept er å selge ekte indisk mat og gode indiske drikker, med det menes indisk øl og vin. Slik ønsker de å skape en fin indisk atmosfære og tilføre Hvaler kommune en ny opplevelse. Nor Tandoorikjøkken, Kaur søker om alminnelig skjenkebevilling for alkoholholdig drikk i gruppe 1, 2 og 3 for uteservering fra mobilt tandoorikjøkken plassert på oppmerket område innenfor Hvaler Resort & Spa sin eiendom, se vedlagte kart over Sandbakken. Området er på ca 50 kvm med plass til ca 30-40 personer. Ønskede åpningstider er Hvaler kommunes vedtatte skjenketider for utendørs servering. Styrer for bevillingen vil være Pukhraj Vir Kaur, og med Iqbal Singh som stedfortreder. Begge har avlagt og bestått kunnskapsprøve. Vedlegg Områdekart over Sandbakken, Kirkeøy. Innkomne merknader Sosialtjenesten og politiet har ihht Alkoholloven vært forespurt om søknaden. Politiet har ingen bemerkninger til saken. Sosialetaten, som ifølge Alkoholloven har et særlig ansvar for å vurdere søknaden ut fra et sosialt og helsemessig perspektiv, er imidlertid skeptisk til å tillate utendørs alkoholservering på Sandbakken vegg-i-vegg med tidligere Hvaler kurs- og konferansesenter. Med bakgrunn i at Hvaler kommune har et stort behov for tilrettelagte rus- og psykiatriboliger har kommunen kjøpt Hvaler kurs- og konferansesenter av Fredrikstad Energi AS med formål å etablere boliger for vanskeligstilte i disse bygningene. Det skal etableres 5 stk fullverdige boenheter og en akuttleilighet for midlertidig opphold i tillegg til et felles aktivitetssenter. Byggeprosjektet antas å være fullført i løpet av sommeren 2011, med innflytning forhåpentligvis i midten av september eller oktober 2011. Skatteattest foreligger. Det er ikke innhentet ytterligere bemerkninger fra skatte- og avgiftsmyndigheter da selskapet er nyopprettet og ennå ikke satt i drift. Selskapet er registrert i Brønnøysund-registrene. Møteinnkalling side 10 av 28
Hjemmelsgrunnlag Alkoholloven 1-6 Alkoholloven 1-7, 1-7 a, b og c Ruspolitisk handlingsplan med tilhørende retningslinjer for tildeling av salgs- og skjenkebevillinger, vedtatt av kommunestyret 14.5.2008 Vurdering Pukhraj Vir Kaur og Iqbal Singh oppfyller de krav som alkoholloven stiller til styrer og stedfortreder. Sett i forhold til Ruspolitisk handlingsplan for Hvaler kommune er det to forhold ved denne søknaden som gjør at rådmannen finner det vanskelig å anbefale at det gis tillatelse til uteservering av alkohol ihht søknaden. I handlingsplanen står det at følgende steder ikke bør tildeles permanent skjenkebevilling: Steder lokalisert i umiddelbar nærhet av typisk boligområde, og Gatekjøkken, hamburgerbar og lignende. Rådmannen legger vekt på at skjenkearealet blir liggende i umiddelbar nærhet til kommunale boliger for vanskeligstilte. Disse boligene har også verandaer på vestsiden, mot uteserveringsområdet. Salgsstedet er i tillegg et mobilt kjøkken, som må anses å falle inn i handlingsplanens kategori gatekjøkken, hamburgerbar og lignende, som ikke bør tildeles permanent skjenkebevilling. Rådmannen anbefaler derfor at det ikke innvilges skjenkebevilling for uteservering fra mobilt tandoorikjøkken plassert på Hvaler Resort & Spa sin eiendom på Sandbakken. Rådmannens forslag til vedtak Utvalget for kultur og personrettede tjenester anbefales å gjøre følgende vedtak: Søknad fra Nor Tandoorikjøkken, Kaur, datert 14.04.11, om skjenkebevilling for uteservering fra mobilt tandoorikjøkken plassert på Hvaler Resort & Spa sin eiendom på Sandbakken, innvilges ikke. Hvaler kommune, 27.04.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 11 av 28
Møteinnkalling side 12 av 28
Hvaler kommune Saksnr 2011/419 - Prosjekt Internkontroll - Doknr 3 Arkivkode 030 Saksbehandler Ole Kristian Helgesen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk 11.05.2011 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 11.05.2011 28/11 Arbeidsmiljøutvalget 12.05.2011 11/11 Administrasjonsutvalget 12.05.2011 10/11 Formannskapet 12.05.2011 Kommunestyret 26.05.2011 Prosjektplan - Internkontroll og kvalitetsstyring Sammendrag Kommunestyret vedtok i sak 14/11 den 17. februar å prioritere arbeidet med å utarbeide en plan for innføring av kvalitetssystem/internkontroll. Kortfattet prosjektbeskrivelse vedlegges dette saksfremlegget, mens fullstendig (foreløpig) prosjektplan kan lastes ned fra kommunens hjemmesider www.hvaler.kommune.no, eller bestilles tilsendt fra formannskapssekretæren. Rådmannen anbefaler at det gjennomføres et prosjekt som beskrevet i vedlagte prosjektplan for å styrke internkontrollen i kommunen, og sikre god kvalitet i utførte tjenester. Prosjektet tar sikte på å innføre det samme IT systemet som Fredrikstad kommune har valgt, og videreføre samarbeidet med deres prosjekt. Det er allerede bevilget kroner 100.000,- til prosjektet i budsjettet for 2011. Dette vil dekke prosjektets eksterne kostnader til opplæring, maskin- og programvare. Organisasjonen må omdisponere egne ressurser til dette arbeidet i et anslått omfang på 4 750 timeverk. Prosjektet vil således være svært ressurskrevende, og det vil ta ressurser fra andre arbeidsoppgaver. Systemet vil bli innført gradvis og være ferdig innført første halvår 2012. Rådmannen anser det som helt nødvendig å gjennomføre et slikt prosjekt, slik at kommunen kan oppfylle flere lovpålegg om internkontroll på en bedre måte, enn hva som i dag er tilfelle. I flere eksterne og interne tilsyn er det avdekket mangler i kommunens internkontroll. Rådmannen har også gjort oppmerksom på dette i flere årsmeldinger, budsjetter og økonomiplaner. Prosjektet har også potensiale for å bidra til mer effektiv ressursutnyttelse. Saksopplysninger Bakgrunn Kommunestyret vedtok i sak 14/11 den 17. februar 2011 Prioritering av kommunalt planarbeid for 2011 - vedtak i påvente av Planstrategi 2011-2015 å prioritere Planlegging av internkontroll. I denne sakens vedlagte planspesifikasjon var følgende beskrevet: Formål/hensikt Planlegge prosjekt internkontroll i henhold til kommunestyrets vedtak om budsjett/økonomiplan 2011-2014, kapittel 3.1.1. Prosjektet forutsettes planlagt og startet innen sommerferien 2011. Gjennomføringen vil skje i 2011 og 2012. Hensikten med planleggingen er å få etablert et prosjekt som Møteinnkalling side 13 av 28
kan gi kommunen et internkontrollsystem som tilfredsstiller alle pålegg som kommunen har om å drive internkontroll. Hovedmål 1. Utarbeide prosjektplan, med målsettinger, organisering, aktiviteter, fremdrift, kostnader og finansiering 2. Beslutte gjennomføring av prosjektet i kommunestyret 26.05.11, basert på prosjektplanen 3. Starte prosjektet i juni 2011 På denne bakgrunn fremlegges forslag til prosjektplan for en vurdering og en eventuell innføring av nytt kvalitetssystem/internkontroll i Hvaler kommune. Prosjektet vil gjennomføres i nært samarbeide med tilsvarende prosjekt i Fredrikstad kommune. Vi vil benytte det samme IT-systemet som Fredrikstad kommune har valgt, nemlig RiskManager fra Digital Kvalitet AS (www.digitalkvalitet.no/). Hvaler kommunes prosjektleder vil også delta på prosjektgruppemøter i Fredrikstad kommune for erfaringsutveksling. Ambisjonsnivået og prioriteringer innefor den enkelte seksjon er ikke foretatt. Seksjonsledernes handlingsrom bestemmes av rådmannens minimumskrav og tilgjenglige ressurser. Prosjektplanen vil bli ajourført etter at prosjektorganisasjonen er etablert. Prosjektet opererer med følgende beslutningspunkter (ved et beslutningspunkt tar man stilling til om prosjektet skal fortsette som planlagt, om kursen skal endres, eller om prosjektet skal termineres): Godkjenne prosjektplan og beslutte oppstart av prosjektet o Forutsetter at prosjektplan versjon 1.0 foreligger o Besluttes av kommunestyret 26. mai 2011. Godkjenne seksjonenes ambisjonsnivåer og prioriteringer o Forutsetter at innstilling fra seksjonssjefene foreligger og at en risikovurdering er foretatt o Besluttes av prosjekteier (rådmann) i juni 2011 Godkjenne forvaltningsregime o Forutsetter at det foreligger et forslag til hvordan systemet skal forvaltes og vidlikeholdes o Besluttes av prosjektets styringsgruppe i september 2011 Avslutte prosjektet o Forutsetter at sluttrapport fra prosjektet foreligger, at prosjektet er innført i alle seksjoner og sentral stab. o Besluttes av kommunestyret desember 2012 Fremlagte prosjektplan vil være kommunens plan for vurdering og en eventuell gjennomføring av prosjektet for innføring av nytt system for internkontroll/kvalitetstyring i Hvaler kommune. Den skal sikre at de mål som vedtas i planen nås. Videre inneholder planen en beskrivelse av organisering (foreløpig), fremdrift (med beskrivelse av milepæler, aktiviteter og beslutningspunkter), økonomi, rapporterings- og møtestrukturer. Prosjektplanen er et godt nok grunnlag for å starte prosjektet, og vil bli justert når aktivitetsomfanget og organiseringen er fullt ut kjent. Reviderte prosjektplaner vil godkjennes av prosjektets styringsgruppe. Budsjett/økonomiplan 2011-2014 kapittel 3.1.1 (Utdrag) Forbedring av kommunens styringssystem Aktivitetene i denne kategorien krever betydelige ressurser utenom de ordinære rammene vi har i form av økonomi, ansatte og kompetanse. I tillegg representerer denne kategorien aktiviteter som berører praktisk talt alle deler av kommunens virksomheter, herunder også viktige verktøy i det politiske arbeidet. Rutiner og systemer for lovpålagt internkontroll. Gjennom flere år har rådmannen pekt på at kommunen mangler gode rutiner og systemer som tilfredsstiller statlige krav, i flere lover og forskrifter, om kommunenes internkontroll. Kontrollutvalget, kommunerevisjonen og andre tilsynsmyndigheter har etterlyst det samme. Siden rutinene og systemene for internkontroll bør være en vesentlig del av kommunens styringssystem, på samme måte som konkurranseeksponering (bestiller-/utfører), foreslår rådmannen at vi forsøker å arbeide Møteinnkalling side 14 av 28
med internkontroll og konkurranseeksponering i en sammenheng. Arbeidet med rutiner og systemer for lovpålagt internkontroll forusettes å kunne skje i det alt vesentlige med ressurser og kompetanse som allerede finnes i organisasjonen, men det kan bli aktuelt å kjøpe et datasystem for å effektivisere kontrollen. Til dette foreslås det bevilget 100.000 kroner netto i 2011. Det vil i tillegg bli søkt om ekstern finansiering som i så fall vil bidra til øket aktivitet eller tempo i arbeidet. Pålegget om internkontroll Kravet til internkontroll i norske kommuner er forankret i en rekke bestemmelser i kommuneloven og særlover. I kommunelovens 23 beskrives administrasjonssjefens ansvar i forhold til internkontroll. I 2. ledd heter det: Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. I kommunelovens 77, 4. ledd heter det Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Ut i fra dette vil det være naturlig å se på internkontroll også i forhold til oppgaver som ikke er direkte spesifisert i de enkelte lover eller forskrifter. I kommuner vil internkontroll være aktuelle på følgende områder: Sikre at gjeldende lover og forskrifter følges. Sikre at vedtak og bestemmelser fra eksterne myndigheter blir fulgt opp og etterleves. Sikre at legale vedtak og bestemmelser gitt av egne kommunale organer blir fulgt opp og etterleves. Kommunelovens 23.2 gir ingen operasjonalisering av hva som menes med betryggende kontroll. Internkontrollforskriftene operere likevel med et felles sett av krav som kan sees på det nærmeste man kommer operasjonaliserte krav. Sitat for forskriftene: Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold aktuelle lov. Internkontroll innebærer at den/de ansvarlige for virksomheten skal: beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten, sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes gjøre bruk av erfaringer til forbedring av virksomheten skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen, foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten Kvalitetstyring Det kan være vanskelig å skille mellom begrepene internkontroll og kvalitetsstyring, og det er heller ikke strengt nødvendig. Internkontroll er det begrepet som er mest utbredt i lovgivningen som pålegger slik kontroll, og det forbindes ofte med system. Med kvalitetsstyring tenker vi ofte på hva styringen innholdsmessig fokuserer på, eksempelvis kvalitative indikatorer. Kvalitet/resultat har tre dimensjoner Brukeropplevd (Subjektiv) kvalitet Møteinnkalling side 15 av 28
o Den tilfredsheten som den enkelte tjenestemottager opplever ved tjenestens beskaffenhet. Standarddefinert (Objektiv) kvalitet o Det nivået som er definert som godt nok av standardsettende organ (kan være både sentrale, regionale eller lokale myndigheter). o Lov, forskrift, politiske vedtak, etc. Prosesskvalitet (måten tjenesten blir utført) o Med hvilke virkemidler, form, politiske prioriteringer og omdømme tjenesten blir produsert o Privat/offentlig, grad av medvirkning, Miljøhensyn, lokale innkjøp, etc Styringssystemets elementer Økonomi o Resultat/Standard (objektiv) Resultatfokus og effektivitet Politisk styring og kontroll Tjenestekvalitet o Brukeropplevd (subjektiv) o Standard (objektiv) Tilgjengelighet, innbygger- og brukerorientering Utviklingsstrategi og lærende organisasjon Organisasjon o Medarbeideropplevd (subjektiv) o Standard (objektiv) Kommunen som arbeidsgiver Lederskap, ansvar og delegering Samfunn o Befolkningsopplevd (subjektiv) o Standard (objektiv) offentlighet og demokrati Kommunen som samfunnsutvikler Målsetninger for internkontrollen og kvalitetsstyringen i prosjektet Prosjektet opererer med følgende hovedmålsetninger: Alle virksomheter er tilbudt et nytt system for ivaretakelse av internkontroll og kvalitetsstyring. Seksjonene og sentral stab har et etablert system som ivaretar internkontrollen og kvalitetsstyring i den grad de selv mener er tilstrekkelig for å ivareta de krav som er stilt av rådmannen og dem selv innenfor eget område. Det finnes tilstrekkelig akseptanse og kompetanse i hele organisasjonen for å ivareta dette området gjennom bruk av det nye systemet. Ved prosjektets slutt skal følgende være oppnådd: Seksjonenes fastsatte målsetninger (omfang) i forhold til internkontroll og kvalitetsstyring innenfor prosjektets rammer er oppnådd. Systemet bygger på oppdaterte reglementer innenfor innkjøp, personal, økonomi og delegering. Alle seksjoner har etablerte kontaktflater mot Fredrikstad kommune for kompetanseoverføring, faglig utveksling og praktisk samarbeide innenfor områdene internkontroll og kvalitetsstyring Alle prosedyrer, rutiner og sjekklister er samlet i et felles IT-system som er enkelt å bruke og tilgjengelig for alle som trenger informasjonen eller funksjonaliteten i systemet. Kun relevante (gjeldende) versjoner av dokumenter skal tilgjengelig for brukerne av systemet. Det finnes etablerte kvalitetsindikatorer i alle virksomheter. Disse er tilgjengelige gjennom ITsystemet Det er etablert rutiner for avviksrapportering i alle virksomheter, samt systemstøtte for dette. Det er en etablert forståelse og aksept for systemet i hele ledelseslinja. Rutiner for rapportering av kvalitet er etablert i tertialrapporter og årsrapporter. Møteinnkalling side 16 av 28
Rutiner og ansvar er etablert for interne kvalitetsrevisjoner og vedlikehold/videreutvikling av selve kvalitetssystemet. Forvaltningsstrategi og kvalitetshåndbok med beskrivelse av kvalitetssystemet foreligger. Vedlikeholds- og driftsavtale for IT-system er inngått med Fredrikstad kommune. Systemer som ikke lenger benyttes er sanert. Gjennom oppnåelse av målene vil man kunne oppnå følgende effekter: Vi er i stand til å måle om vi oppfyller lover, forskrifter, offentlige krav og egne vedtak. Dette kan også dokumenteres. Systemet vil medføre tidsbesparelser i en rekke prosesser. Kvaliteten på arbeidet som utføres kan måles opp mot planlagt (fastsatt politisk eller lovmessig) kvalitet. Dette gir oss muligheter for å korrigere utførelsen eller justere kravene. Gjeldende reglementer forstås og etterleves likt i hele kommunen. Vedlegg Kvalitetsystem/Internkontroll Prosjektbeskrivelse versjon 1.0 (kortfattet) Fullstendig (foreløpig) prosjektplan (22 sider) kan lastes ned fra kommunens hjemmesider www.hvaler.kommune.no, eller bestilles tilsendt fra formannskapssekretæren. På hjemmesidene velges politikk og demokrati, deretter aktuelt utvalg, og vedlegg til aktuell møteinnkalling. Hjemmelsgrunnlag Kommuneloven 23, 2. ledd Kommuneloven 77, 4. ledd Lovhjemler og forskrifter som ligger til grunn for plikten til internkontroll og som anses være relevante for Hvaler kommune (Kilde: Kommunal og regionaldepartementet - Kartlegging av lover og forskrifter om internkontroll i kommunar og fylkeskommunar 2009): o Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). o Lov om barneverntjenester (barnevernsloven) o Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven) o Lov om vern mot smittsomme sykdommer (smittevernloven) o Lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) o Lov om kommunale krisesentertilbud (krisesenterloven) o Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) o Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) o Lov om grunnskolen og den videregående opplæringen (opplæringsloven). o Lov om særlige rådgjerder under krig, krigsfare og liknende forhold (beredskapsloven) o Lov om matproduksjon og mattrygghet mv. (matloven) o Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten o Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) o Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester o Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner o Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. o Forskrift om vannforsyning og drikkevann (Drikkevannsforskriften) o Forskrift om skadedyrbekjempelse o Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten o Forskrift om miljørettet helsevern o Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. o Forskrift om smittevern i helsetjenesten. o Forskrift om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste mv. o Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn. o Forskrift om behandling av personopplysninger (personopplysningsforskriften) o Forskrift til opplæringsloven Møteinnkalling side 17 av 28
o o o Forskrift om eiendomsregistrering (matrikkelforskriften) Forskrift for arbeidet med bygg- og anleggsberedskap Forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen Vurdering Generelt Arbeidet med et system for internkontroll er en kontinuerlig prosess. Utviklingen av et nytt system for internkontroll og kvalitetsstyring vil bygge på eksisterende rutiner, prosedyrer og retningslinjer. En kartlegging av gjeldende praksis i kommunen, tilsier allikevel at det er helt nødvendig å supplere, revidere og videreutvikle gjeldende etablerte rutiner på en rekke områder. Dette for at kommunen skal kunne sies å ha en tilfredsstillende løsning innenfor området. Det er stor variasjon i praksis innenfor kvalitetssikring og internkontroll i de ulike seksjoner. I deler av organisasjonen er rutinebeskrivelser og sjekklister fraværende, mens i andre deler av organisasjonen er slike beskrivelser både utarbeidet og godt innarbeidet i det daglige arbeidet. Det brukes også mye tid i forbindelse med å fremskaffe data i forbindelse ulike eksterne tilsyn. Innføringen av et felles elektronisk system for internkontroll og kvalitetsstyring vil medføre: Oversikt, god tilgjengelighet, bedre forståelse og enklere tilgang til kommunens internkontroll og rutiner for sikring av kvalitet. God versjonskontroll og etablerte godkjenningsrutiner ved endring av rutinene. Automatisk varsling om endringer. Helhetlig system for registrering, rapportering og oppfølging av avvik. Mulighet for enhetlig system for gjennomføring av risikovurderinger innenfor alle kvalitetsområder. Dette for å vurdere gjeldede rutiner opp mot reell risiko for at uønskede hendelser inntreffer. Nyttig verktøy for lederne i dialog med de ulike tilsynene Alle prioriterte rutiner vil ble gjennomgått og eventuelt revidert som en del av etableringen av kvalitetssystemet. Nye rutiner vil bli etablert der hvor de mangler innenfor prioriterte områder. Sammenhengen med prosjekt konkurranseeksponering Prosjekt kvalitetssystem/internkontroll henger sammen med det andre store forbedringsprosjektet som Hvaler kommune vil starte i 2011, prosjekt konkurranseeksponering. Sammenhengen består i at kvalitetssystemet/internkontrollen er viktig del av kommunens styringssystem, sammen med de delene av styringssystemet som vi nå ønsker å utvikle på en måte som eksponerer oss mer for konkurranse. Disse endringene av styringssystemet skjer innenfor rammen av prosjekt konkurranseeksponering. Erfaringer fra konkurranseutsatte virksomheter i andre norske kommuner i senere tid, viser klart at kvalitetssystemene og internkontrollen må ta opp i seg de spesielle utfordringene som følger av konkurranseutsetting av virksomhet, særlig i pleie- og omsorgsektoren. Fremdrift Prosjektplanens fremdrift bygger på rammene gitt av planspesifikasjonen. Innenfor disse rammene er det avsatt tid til utvikling og innføring av systemet. Seksjonene vil prioritere og organisere arbeidet innenfor disse rammene. De områder som faller utenfor prosjektets rammer vil håndteres som en del av den ordinære driften etter prosjektets slutt. Prosjektet vil sørge for utarbeidelser av egne rutiner for vedlikeholde og videreutvikling av selve kvalitetssystemet. Prosjektet vil organiseres med egne delprosjektet innefor hver seksjon, samt et egne delprosjekt for sentral stab og innkjøpsområdet. Delprosjektene vil ha et selvstendig ansvar for innføringen innenfor egen enhet. Systemet vil implementeres gradvis og være ferdig implementert første halvår 2012. Prosjektets milepæler: MP1 Prosjektstart 04.03.2011 Møteinnkalling side 18 av 28
MP2 MP3 MP4 MP5 MP6 MP7 MP8 MP9 MP10 MP11 MP12 MP13 MP14 MP15 MP16 MP17 MP18 Prosjektplan foreligger Risikovurdering foreligger Seksjonenes ambisjonsnivå og prioriteringer foreligger Personalhåndbok og HMS håndbok foreligger Økonomihåndbok foreligger Innkjøpshåndbok foreligger Forvaltningsregime avklart Oppstart nytt system - seksjon Helse og sosial Oppstart nytt system - seksjon Opplæring og kultur Oppstart nytt system - seksjon Miljø og teknikk Oppstart nytt system - sentral stab Systemet ferdig innført - seksjon Helse og sosial Systemet ferdig innført - seksjon Opplæring og kultur Systemet ferdig innført - seksjon Miljø og teknikk Systemet ferdig innført - sentral stab Sluttrapport foreligger Prosjekt avsluttet 26.04.2011 26.04.2011 27.06.2011 07.11.2011 07.11.2011 07.11.2011 10.11.2011 10.11.2011 15.12.2011 15.12.2011 16.02.2012 06.02.2012 13.06.2012 20.06.2012 26.06.2012 17.08.2012 22.08.2012 Økonomi Det ble bevilget kroner 100.000,- til prosjektet i budsjettet for 2011. I tillegg er det søkt om kroner 200.000,- i skjønnsmidler til prosjektet i 2011 fra Fylkesmannen i Østfold. De bevilgede midler over budsjettet vil dekke de eksterne kostnadene prosjektet har med kjøp av maskiner og programvare, samt eksterne konsulenter til opplæring. Ved kjøp av systemet vil det påløpe fremtidige direkte drifts- og lisenskostnader på kroner 20.000,- pr. år. Den vesentlige kostnaden for realiseringen av prosjektet er knyttet til bruk av interne ressurser. Et foreløpig anslag viser et totalt timeforbruk ved gjennomføringen av prosjektet på 4 750 timeverk. Her er alle timer medregnet, også opplæring av ansatte som skal benytte systemet. 2011 2012 Sentral stab 1 646 1055 591 Helse og sosial 956 790 166 Miljø og teknikk 988 672 316 Opplæring og kultur 1 160 762 398 SUM timeverk 4 750 3279 1471 For øvrig vises det til prosjektbeskrivelse og prosjektplan. Risiko Det har vært gjennomført en risikoanalyse av prosjektet. Alle risikofaktorer vil bli videre bearbeidet i prosjektarbeidet gjennom å initiere tiltak for å redusere/fjerne årsak til at hendelsene inntreffer og/eller redusere konsekvensene om de inntreffer. Følgende risikoelementer er identifisert: Prosjektets aktiviteter blir ikke prioritert i en hektisk hverdag. Manglende forankring i hele organisasjonen Høyt ambisjonsnivå i forhold til resultater man ønsker å oppnå Manglende interesse og oppfølging fra ledelsen Manglende kompetanse i organisasjonen Systemet blir ikke vedlikehold etter lansering IT systemet dekker ikke våre krav Konklusjoner Innføring av et internkontroll- og kvalitetssystem er en formidabel oppgave for organisasjonen, men helt nødvendig for å oppnå målsetningene om tilfredsstillende internkontroll og sikring av kvalitet i utført arbeid. Dagens rutiner kan ikke sies å være tilfredsstillende. Møteinnkalling side 19 av 28
Et nytt elektronisk system vil gi en bedre oversikt over og tilgjengelighet til gjeldende rutiner i organisasjonen. Like fullt vil arbeidet med å implementere selve systemet være en marginal oppgave i forhold til arbeidet med å revidere dagens rutiner og eventuelt etablere nye innenfor områder hvor det i dag mangler. Ved en realisering av prosjekt konkurranseeksponering vil en videreutvikling og justering av kvalitetsrutinene være påkrevet. Arbeidet med prosjektet vil måtte medføre en omprioritering av andre oppgaver for enkelte ressurser i administrasjonen i prosjektets levetid. Denne investeringen i tidsbruk vil være lønnsom for kommunen på sikt. Rådmannen vil foreslå å gjennomføre prosjektet slik prosjektplanen beskriver som et ledd i utviklingen av organisasjonen etter intensjonene i økonomiplanen til forbedring av kommunens styringssystem, og for å sikre at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. I budsjettet for 2011 er det bevilget korner 100.000,- til arbeidet. Dette vil dekke alle eksterne kostnader i prosjektet. Siden saken dreier seg om utvikling av kommunens overordnede styringssystem, legger rådmannen til grunn at kommunestyret gjør endelig vedtak i denne saken, etter innstilling fra formannskapet. Alle andre utvalg som behandler saken kan avgi uttalelse til saken, hvis utvalget selv ønsker det. Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet anbefales å avgi til kommunestyret følgende innstilling: Utkast til prosjektplan for innføring av system for internkontroll og kvalitetsstyring i Hvaler kommune, versjon 1.0, vedtas. Det gjøres nødvendige avtaler med Fredrikstad kommune og Digital Kvalitet AS om kjøp og bruk av IT systemet RiskManager med virkning fra og med 2011. Hvaler kommune, 12.04.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 20 av 28
Hvaler kommune Saksnr 2011/948 - Prosjekt konkurranseeksponering - Doknr 1 Arkivkode 030 Saksbehandler Ole Kristian Helgesen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk 11.05.2011 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 11.05.2011 29/11 Arbeidsmiljøutvalget 12.05.2011 12/11 Administrasjonsutvalget 12.05.2011 9/11 Formannskapet 12.05.2011 Kommunestyret 26.05.2011 Prosjektplan - Konkurranseeksponering Sammendrag Kommunestyret vedtok i sak 14/11 den 17. februar 2011 å prioritere arbeidet med å utarbeide en plan for innføring av konkurranseeksponering i Hvaler kommune. Kortfattet prosjektbeskrivelse vedlegges til dette saksfremlegget, mens fullstendig (foreløpig) prosjektbeskrivelse kan lastes ned fra kommunens hjemmesider www.hvaler.kommune.no, eller bestilles tilsendt fra formannskapssekretæren. Rådmannen anbefaler å gjennomføre et forprosjekt i 2011 for deretter å beslutte omfang og gjennomføring av et hovedprosjekt. Et eventuelt hovedprosjekt vil gjennomføre en tilretteleggelse og test av ny styringsmodell for et begrenset område av organisasjonen i 2012 og 2013 i form av en pilot. Resultatene av piloten vil danne grunnlag for beslutning om eventuell innføring av nytt styringssystem med konkurranseeksponering i større skala, fra og med 1. januar 2014. Med konkurranseeksponering menes her såkalt målestokkonkurranse, eller benchmarking. Kommunens styringssystemer må tilrettelegges for å finne reelle enhetskostnader for egen produksjon av tjenester, målt opp mot offentlig tilgjengelig statistikk og seg selv over tid. Det er allerede bevilget kroner 250.000,- til prosjektet i budsjettet for 2011. Dette vil dekke kostnader for gjennomføringen av forprosjekt og andre prosjektkostnader frem til beslutning om oppstart av hovedprosjektet i desember 2011. Prosjektet vil bli svært krevende og omfattende for store deler av organisasjonen. For å lykkes må det gis høy prioritet over en lang periode, men rådmannen mener at det representerer en lønnsom investering hvis vi oppnår målene. Prosjektet vil kunne endre måten å styre kommunen på, i en retning som samfunnsutviklingen sannsynligvis vil kreve av kommunesektoren i årene som kommer. Saksopplysninger Bakgrunn Kommunestyret vedtok i sak 14/11 den 17. februar 2011 Prioritering av kommunalt planarbeid for 2011 - vedtak i påvente av Planstrategi 2011-2015 å prioritere Konkurranseeksponering. I nevnte sak var følgende beskrevet: Formål/hensikt Planlegge prosjekt konkurranseeksponering i henhold til kommunestyrets vedtak om budsjett/økonomiplan 2011-2014, kapittel 3.1.1. Prosjektet forutsettes planlagt og startet innen påske Møteinnkalling side 21 av 28
2011. Gjennomføringen vil skje i 2011 og 2012. Hensikten med prosjektet er effektivisering, kvalitetsforbedring og innovasjon. Prosjektet er av vesentlig betydning i arbeidet med å forbedre kommunens økonomi. Hovedmål 1. Utarbeide prosjektplan, med målsettinger, organisering, aktiviteter, fremdrift, kostnader og finansiering 2. Beslutte gjennomføring av prosjektet i kommunestyret 07.04.11, basert på prosjektplanen 3. Starte prosjektet innen påske 2011 På denne bakgrunn fremlegges forslag til prosjektplan for en vurdering og eventuell innføring av styringssystemer for konkurranseeksponering i Hvaler kommune. Prosjektet er foreslått gjennomført i to faser, forprosjekt og hovedprosjekt. I hovedprosjektet er det tenkt å gjennomføre en pilotperiode for utvalgt tjenesteområde før man implementerer i bredere skala. Prosjektplanen viser hele prosjektforløpet, men det vil fremlegges en revidert versjon av prosjektplanen for politisk godkjenning etter at forprosjektets konklusjoner og anbefalinger er kjent. Forprosjektet skal gi svar på: På hvilke områder finnes tilgang til gode statistikker over enhetskostnader for tjenesteproduksjon som vi kan sammenlikne oss med og hvordan vedlikeholdes disse (finne kilder til data)? Hvilke forutsetninger ligger bak sammenlikningsdataene som vi må ta hensyn til ved sammenlikning? På hvilke områder er det fornuftig å vurdere innføring av styring etter enhetskostnader? Hvilket område bør eventuelt inngå i en pilot? Hvor stor andel av kommunens kostnader innenfor et valgt område (en virksomhet eller et tjenesteområde) kan styres basert på enhetskostnader? Fordeler, ulemper og forutsetninger ved en innføringen av et slikt styringssystem for den enkelte virksomhet eller tjenesteområde. Hvilken fremgangsmåte bør velges i hovedprosjektet for implementering av ny løsning? Hva er omfanget av dette arbeidet? Samlede økonomiske konsekvenser av foreslåtte tiltak. Prosjektplanen opererer med følgende beslutningspunkter (ved et beslutningspunkt tar man stilling til om prosjektet skal fortsette som planlagt, om kursen skal endres, eller om prosjektet skal termineres): Godkjenne prosjektplan versjon 1.0 og beslutte oppstart forprosjekt o Forutsetter at prosjektplan versjon 1.0 foreligger o Besluttes av kommunestyret 26. mai 2011 Godkjenne prosjektplan versjon 2.0 og beslutte oppstart av hovedprosjekt o Forutsetter at prosjektplan versjon 2.0 og rapport fra forprosjektet foreligger o Besluttes av kommunestyret i desember 2011 Beslutte oppstart av ny styringsmodell o Forutsetter at evalueringsrapport fra pilotperiode foreligger o Besluttes av kommunestyret i september 2013 Avslutte prosjektet o Forutsetter at sluttrapport fra prosjektet foreligger o Besluttes av kommunestyret i mai 2014 Fremlagte prosjektplan vil være kommunens plan for vurdering og en eventuell gjennomføring av konkurranseeksponering i Hvaler kommune. Den skal sikre at de mål som vedtas i planen nås. Videre inneholder prosjektplanen en foreløpig beskrivelse av organisering, fremdrift (med beskrivelse av milepæler, aktiviteter og beslutningspunkter), økonomi, rapporterings- og møtestrukturer. Dette vil bli revidert i neste versjon av planen, når prosjektet er dimensjonert i forhold til forprosjektets konklusjoner. Prosjektplanens målsetninger vil ta utgangspunkt i anbefalingene i rapporten fra BDO (se under, Anbefalinger i rapport fra BDO ) og avgrenses til å dekke kun formen Benchmarking eller målestokkonkurranse. De andre formene for konkurranseeksponering, Etablering av konkurransemarkeder (frata offentlige monopoler eneretten til å produsere tjenester), Anbud (avholde konkurranse om retten til å produsere tjenester for det offentlige), eller Pengene følger brukeren vil Møteinnkalling side 22 av 28