Møteprotokoll Telemark kontrollutval Dato: 29.10.2018 kl. 13:00 15:00 (Felles gjennomgang av rapport, sak 32/18, med KU Kragerø 15:00 16:00) Sted: Kragerø rådhus, Formannskapssalen Arkivsak: 18/00168 Til stede: Per Lykke (Leiar), Einfrid Halvorsen, Leif Refsdal, Tor Erik Baksås Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Karianne Hansen Forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson Forvaltningsrevisor Hildegunn Rafdal (sak 28/18) Forvaltningsrevisor Anne Sæterdal (sak 32/18) Oppdragsrevisor Birgitte Holmberg Sekretær Ingebjørg Liland Protokollfører: Ingebjørg Liland Sakskart Side Møteinnkalling 7/18 18/00168-40 Godkjenning av innkalling 29.10.2018 3 Møteprotokoll 6/18 18/00168-43 Godkjenning av protokoll 30.08.18 4 Saker til behandling 27/18 17/14786-11 Rapport om tiltak for god eigarstyring 5 1
28/18 17/15264-9 Orientering om status - bypakke Grenland 7 29/18 18/00192-6 Orientering frå revisjonen 29.10.2018 8 30/18 18/00174-10 Referatsaker 29.10.2018 9 31/18 18/00181-9 Eventuelt 29.10.2018 10 32/18 18/02565-11 Selskapskontrollrapport om Kragerø Fjordbåtselskap IKS 11 Kragerø, 29.10.2018 Per Lykke Kontrollutvalgsleder Ingebjørg Liland Sekretær 2
Møteinnkalling 7/18 Godkjenning av innkalling 29.10.2018 1 Telemark kontrollutval 29.10.2018 7/18 Forslag fra sekretariatet: Innkallinga er godkjent. Samrøystes. Innkallinga er godkjent. 3
Møteprotokoll 6/18 Godkjenning av protokoll 30.08.18 1 Telemark kontrollutval 29.10.2018 6/18 Forslag fra sekretariatet: Protokoll 30.08.18 godkjennast. Samrøystes. Protokoll 30.08.18 godkjennast. 4
Saker til behandling 27/18 Rapport om tiltak for god eigarstyring 1 Telemark kontrollutval 29.10.2018 27/18 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tar rapport frå eigarskapskontroll - Styresamansetning, styreevaluering og valprosess til orientering. Kontrollutvalet tilrår fylkestinget å gjere følgjande vedtak: Fylkestinget tar rapport frå eigarskapskontroll - Styresamansetning, styreevaluering og valprosess til orientering og ber om at revisors tilrådingar slik dei går fram av rapporten blir følgd opp. Fylkesrådmann bes gje kontrollutvalet ei skriftleg tilbakemelding innan utgangen av august 2019 om korleis rapporten blir følgt opp. Forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson la fram rapport «Tiltak for god eigarstyring» for kontrollutvalet, og svara på spørsmål frå utvalsmedlemmene. Leiar ønskjer at det leggast ved eit vedlegg til rapporten, før den handsamast i fylkestinget, med oversikt over kven som sit i dei forskjellige styra Det er feil i rapportens tittel i forslag til vedtak. «Styresamansetning, styreevaluering og valprosess» rettast til «Tiltak for god eigarstyring» i fyrste og andre avsnitt. Kontrollutvalsmedlem Tor Erik Baksås satt fram forslag om at rapportens anbefalingar blir teke med i vedtaket. Samrøystes for forslag til vedtak med anbefalingar. Kontrollutvalet tar rapport frå eigarskapskontroll «Tiltak for god eigarstyring» til orientering. Kontrollutvalet tilrår fylkestinget å gjere følgjande vedtak: Fylkestinget tar rapport frå eigarskapskontroll «Tiltak for god eigarstyring» til orientering og ber Telemark fylkeskommune kommune å: vurderer om det er godt nok samsvar mellom ynskt praksis og formuleringar i eigarskapsmeldinga og delegasjonsreglementet i større grad handsama eigarsaker i fylkesting eller fylkesutval, slik det står i retningsliner i eigarskapsmeldinga og tilrådingar frå KS sikrar at habilitetsreglane vert følgde i handsaminga av eigarsaker vurderer om styresamansetjing i Konsesjonskraftstyret er føremålstenleg i lys av habilitetsverknadene og årsmøtet sin kontrollfunksjon vurderer å bruke valkomité for kvart selskap, jf. tilråding frå KS 5
ser til at alle selskapa oppdaterer informasjon om styresamansetjinga i offentlege register ser til at alle selskapa oppdaterer registreringar av styremedlemmer i styrevervregisteret vurderer om det er behov for å klargjere fylkestinget sine forventningar Fylkesrådmann bes gje kontrollutvalet ei skriftleg tilbakemelding innan utgangen av august 2019 om korleis rapporten blir følgt opp. 6
28/18 Orientering om status - bypakke Grenland 1 Telemark kontrollutval 29.10.2018 28/18 Forslag frå sekretariatet: Telemark kommunerevisjon v/kirsti Torbjørnson og Hildegunn Rafdal ga utvalet ei orientering om korleis utvalet kan svare på oppmodinga frå fylkestinget, tidsramme og ressurssituasjon. Leiar satt fram følgande forslag til vedtak: Kontrollutvalet handsama oppmoding frå fylkestinget om å sette i gang ei gransking av overskridingar i bypakkeprosjektet Fv. 32 Gimlevegen-Augestadvegen "Lilleelvprosjektet". Kontrollutvalet oppmodar Telemark kommunerevisjon om å prioritere arbeidet med Lilleelvkrysset og granskinga av Bypakke Grenland framfør alt anna. Alt i desembermøtet ber kontrollutvalet om ein status på framdrift i prosjektet. Kontrollutvalet er kjent med at det kjem ein delrapport I om Bypakke Grenland fyrst som og delvis omfattar Lilleelvkrysset, men at den endelege rapporten om Lilleelvkrysset ikkje vil ligge føre før juni 2019. Kontrollutvalet ber om å bli orientert dersom ein finn alvorlege økonomiske funn før juni månad. Kontrollutvalet ber og Telemark kommunerevisjon komme til kontrollutvalet snarast om det trengs eksterne ressursar for ytterligare vurderingar/bistand. Samrøystes for leiars forslag til vedtak. Kontrollutvalet handsama oppmoding frå fylkestinget om å sette i gang ei gransking av overskridingar i bypakkeprosjektet Fv. 32 Gimlevegen-Augestadvegen "Lilleelvprosjektet". Kontrollutvalet oppmodar Telemark kommunerevisjon om å prioritere arbeidet med Lilleelvkrysset og granskinga av Bypakke Grenland framfør alt anna. Alt i desembermøtet ber kontrollutvalet om ein status på framdrift i prosjektet. Kontrollutvalet er kjent med at det kjem ein delrapport I om Bypakke Grenland fyrst som og delvis omfattar Lilleelvkrysset, men at den endelege rapporten om Lilleelvkrysset ikkje vil ligge føre før juni 2019. Kontrollutvalet ber om å bli orientert dersom ein finn alvorlege økonomiske funn før juni månad. Kontrollutvalet ber og Telemark kommunerevisjon komme til kontrollutvalet snarast om det trengs eksterne ressursar for ytterligare vurderingar/bistand. 7
29/18 Orientering frå revisjonen 29.10.2018 1 Telemark kontrollutval 29.10.2018 29/18 Forslag frå sekretariatet: Saka vert teken til orientering. Oppdragsansvarlig revisor Birgitte Holmberg ga utvalet ei orientering om den løpande revisjonen i fylkeskommunen. Samrøystes. Saka vert teken til orientering. 8
30/18 Referatsaker 29.10.2018 1 Telemark kontrollutval 29.10.2018 30/18 Forslag frå sekretariatet: Saken tas til orientering. Det ble under referatsaker orientert om følgende: 1. Fellesmøte med Vestfold fylkeskommune Kontrollutvalget ønsker å få hyppigere oppdateringer fra sakene som handsamast i fellesnemda. Sekretariatet sender over sakspapira 2. Temark sin haustkonferanse 14.11.2018 3. Neste møte 13.12.2018 Samrøystes. Saken tas til orientering. 9
31/18 Eventuelt 29.10.2018 1 Telemark kontrollutval 29.10.2018 31/18 Ingen saker vart handsama. 10
32/18 Selskapskontrollrapport om Kragerø Fjordbåtselskap IKS 1 Telemark kontrollutval 29.10.2018 32/18 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalget tar rapporten «Kragerø Fjordbåtselskap IKS» til orientering. Innstilling til fylkestinget: Fylkestinget tar rapporten til orientering og ber Telemark fylkeskommune kommune sørge for å: følge opp KS sin anbefaling om å påse at selskapsstyrene utarbeider etiske retningslinjer. følge opp anbefalingen om å påse at selskapenes etiske retningslinjene blir jevnlig revidert. Fylkestinget ber selskapet sørge for å: treffe tiltak for å sikre at reglene om offentlige anskaffelser følges, f.eks. ved å etablere rutiner og retningslinjer for anskaffelser og kontrollere om gjeldende avtaler er anskaffet i samsvar med reglene, iverksette tiltak for å sikre at habilitetsreglene håndteres av styre og administrasjon, følge opp styrevedtaket om å revidere de etiske retningslinjene og sikre at dette blir gjort jevnlig, og justere prosedyrene for varsling og klage slik at de er i tråd med krav og anbefalinger som er gitt, og sikrer involvering av de ansatte. Tor Erik Baksås var inhabil ved handsaminga av denne saka. Han har blitt partner Ernst & Young som er revisor for Kragerø Fjordbåtselskap IKS. Han fråtredde møtet. Kontrollutvalget var vedtaksføre i saken med tre av fem medlemmer tilstade. Leiar la frem forsalg om at følgande setning vert påført vedtaket som andre setning i første avsnitt: Kontrollutvalget vil fremheve styrets ansvar i saken og for at lovverket følges. Sekretariatet foreslo følgende tillegg til vedtak: Kommunestyret ber om at rådmannen og styreleder i Kragerø Fjordbåtselskap IKS kommer tilbake til kontrollutvalget i løpet av våren 2019 med en kortfattet skriftlig og i tillegg muntlig tilbakemelding i møte om hvordan vedtaket er fulgt opp. Telemark kommunerevisjon v/ Anne Sæterdal og Kirsti Torbjørnson la fram rapporten for kontrollutvala i Telemark fylkeskommune Kragerø kommune i fellesskap. Leiar og nestleiar deltok frå komtrollutvalet i fylkeskommunen. Samrøystes for forslag til vedtak med tilleggsforslag frå leiar og sekretær. Kontrollutvalet tar rapporten «Kragerø Fjordbåtselskap IKS» til orientering. 11
Kontrollutvalget vil fremheve styrets ansvar i saken og for at lovverket følges. Innstilling til fylkestinget: Fylkestinget tar rapporten til orientering og ber Telemark fylkeskommune kommune sørge for å: følge opp KS sin anbefaling om å påse at selskapsstyrene utarbeider etiske retningslinjer. følge opp anbefalingen om å påse at selskapenes etiske retningslinjene blir jevnlig revidert. Fylkestinget ber selskapet sørge for å: treffe tiltak for å sikre at reglene om offentlige anskaffelser følges, f.eks. ved å etablere rutiner og retningslinjer for anskaffelser og kontrollere om gjeldende avtaler er anskaffet i samsvar med reglene, iverksette tiltak for å sikre at habilitetsreglene håndteres av styre og administrasjon, følge opp styrevedtaket om å revidere de etiske retningslinjene og sikre at dette blir gjort jevnlig, og justere prosedyrene for varsling og klage slik at de er i tråd med krav og anbefalinger som er gitt, og sikrer involvering av de ansatte. Fylkestinget ber om at rådmannen og styreleder i Kragerø Fjordbåtselskap IKS kommer tilbake til kontrollutvalget i løpet av våren 2019 med en kortfattet skriftlig og i tillegg muntlig tilbakemelding i møte om hvordan vedtaket er fulgt opp. 12