Kontrollutvalget i Ski kommune MØTEINNKALLING MØTE NR.: 4/18 DATO: 11.06.2018 kl. 18:00 STED: Kommunestyresalen, Ski rådhus Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumenter er publisert på www.follofiks.no. Tilleggssak PS 26/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Ås, 05.06.2018 Lars Chr. Bilet/s./ Leder Follo Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195 1431 ÅS e-post: FIKS@follofiks.no Kjell Tore Wirum/s./ kontrollsekretær Besøksadresse: Telefon: 64 96 20 58 Rådhusplassen 29 Mobil: 92 88 33 92 1430 ÅS nettside: www.follofiks.no
Saksliste Saker til behandling 20/18 Oppsummering revisjon 2017 3 21/18 Forvaltningsrevisjon Empo AS - Prosjektplan 15 22/18 Forvaltningsrevisjon Organisasjonskultur, beslutningsprosesser og rolleforståelse i Ski kommune - Mål og problemstillinger 20 23/18 Henvendelse til kontrollutvalget - MVA refusjon for Smerta golfbane - Ny behandling 23 24/18 Valg av revisjonsordning for Nordre Follo kommune 26 25/18 Referat og orienteringer 95 26/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten - Gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen 113 Eventuelt
om kunstisflaten/møteplassen - 17/00090-4 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten - Gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen : Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten - Gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen KONTROLLUTVALGET I SKI PS 26/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen Saksbehandler: Kjell Tore Wirum Behandlingsrekkefølge Ski kontrollutvalg Saksnr.: 17/00090-4 Møtedato Sekretariatets innstilling: Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rådmannens tilbakemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Gjennomgang av saken om Kunstisflaten/Møteplassen, til orientering. Avgjørelsesmyndighet: Ski kommunestyre Vedlegg: Rådmannens oppfølging av Gjennomgang av saken om kunstisflaten møteplassen Vedtak i saken sendes til: Ski kommunestyre SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget vedtok 20.3.17 i sak 15/17 Forvaltningsrevisjonsrapport gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen følgende: Kontrollutvalget legger til grunn at vedtak i kommunestyret blir fulgt opp av administrasjonen vs. revisjonens anbefaling om å skape gjennomslag i administrasjonen. Kontrollutvalget henstiller til kommunestyret om å fatte tydelige vedtak med tidsmessig angivelse av når prosjekt/vedtak skal være sluttført. Konkurransegrunnlag bør i fremtiden legge vekt på funksjonsbeskrivelser for å bidra til interesse og innovasjon i anskaffelser. Kontrollutvalget oversender forvaltningsrevisjonsrapporten om gjennomgang av saken om kunstis/møteplassen til kommunestyret med følgende innstilling: Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget innen 12 måneder. Ski kommunestyre behandlet 15.5.17 sak 51/17 Sak fra kontrollutvalget til kommunestyret - gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen og vedtok følgende: Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget innen 12 måneder.
om kunstisflaten/møteplassen - 17/00090-4 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten - Gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen : Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten - Gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen Administrasjonen har gjentatte ganger handlet kritikkverdig i denne saken. I tillegg har det flere ganger vært mangel på handling for å følge opp kommunestyrets vedtak. Kommunestyret retter derfor en sterk kritikk til administrasjonens håndtering av denne saken. Rådmannen bes igangsette følgende tiltak: - Kultur og holdningsarbeid i administrasjonen for å sikre at politiske vedtak følges. - Informasjonsarbeid internt i organisasjonen for å sikre oppdatert kunnskap om politiske vedtak blant kommunens ansatte. Forvaltningsrevisjonsprosjektet Mål og problemstillinger Forvaltningsrevisjonsprosjektet hadde følgende mål og problemstillinger: Mål Formålet med prosjektet er å undersøke hvorfor planlegging og sluttføring av kunstisflaten/møteplassen har tatt så lang tid, fra 2006 fram til 2016. Problemstillinger 1. I hvilken grad har administrasjonens arbeid og oppfølging av saken om kunstisflaten/møteplassen vært utført i tråd med kommunestyrets vedtak? 2. Hvordan har samspillet mellom administrasjonen og de aktuelle politiske organ fungert i denne saken? 3. Hvordan har samhandling og involvering med idrettsrådet, idrettslag og andre berørte parter vært i denne saken? Forvaltningsrevisjonsrapporten Follo Distriktsrevisjon IKS anbefalte i forvaltningsrevisjonsrapporten Ski kommune å vurdere følgende tiltak: a. Rådmannen bes sørge for at kommunestyrets vedtak får større gjennomslag i administrasjonen. Gjennomføringsevnen bør styrkes. b. Rolledeling og forventninger mellom politisk og administrativt nivå bør drøftes. Kommunens verdier åpenhet og respekt bør vektlegges. c. Administrasjonen bør utarbeide konkurransegrunn lag som stimulerer leverandører til å legge inn anbud. Rådgivende ingeniørfirmaer bør styres i denne retning. Rådmannens tilbakemelding Rådmann har i brev, datert 31.5.18, gitt tilbakemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten. Rådmann svarer opp under hver av anbefalingene slik de fremkom i forvaltningsrevisjonsrapporten. Rådmannens tilbakemelding følger vedlagt i sin helhet. Sekretariatets vurdering Sekretariatet er av den formening at rådmannen i sitt brev redegjør for at det jobbes med oppfølgingen av anbefalingene fra forvaltningsrevisjonsrapporten, men at en ikke er kommet i mål hverken med rutiner eller gjennom praksis. Side 2 av 3
om kunstisflaten/møteplassen - 17/00090-4 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten - Gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen : Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten - Gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen Sekretariatet er av den formening at kontrollutvalget bør vurdere om en bør følge opp forvaltningsrevisjonsrapporten på et senere tidspunkt. Avslutning Rådmann eller den hun bemyndiger, bes møte i kontrollutvalget for å kunne svare på eventuelle spørsmål fra utvalgets medlemmer. Ås, 05.06.18 Kjell Tore Wirum/s./ kontrollsekretær Side 3 av 3
nomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen - 17/00090-4 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten - Gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen : Rådmannens oppfølging av Gjennomgang av saken om kunstisflaten møteplassen
nomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen - 17/00090-4 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten - Gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen : Rådmannens oppfølging av Gjennomgang av saken om kunstisflaten møteplassen