Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet i Fusa kommune Møtestad: Første etg., Kommunehuset i Fusa Dato: 13.09.2018 Tidspunkt: 10:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kjartan Haugsnes tlf. 901 89 542 eller til Hogne Haktorson, tlf. 911 05 982, Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kjartan Haugsnes møter frå sekretariatet, på dette møtet. Det vert fellesmøte saman med kontrollutvalet i Os kl. 12.00 Møtet startar med felles lunsj og har ei ramme på 2 timar. Ola Dale kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann 1
2 Side 2/2
Saksliste Utvalgssaksnr PS 21/18 PS 22/18 PS 23/18 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte Milepælsrapport forvaltningsrevisjon innan sjukefråver, vikarbruk og tilsettingar 2017/11 PS 24/18 Val av revisjonsordning 2017/51 PS 25/18 Budsjett for kontroll og tilsyn i Fusa kommune 2019 2015/98 PS 26/18 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/101 RS 4/18 Vedtak kommunestyret årsrekneskap 2017 2015/99 RS 5/18 Vedtak kommunestyret 1.- tertial 2018 2015/99 PS 27/18 PS 28/18 Referatsaker Eventuelt 3
PS 21/18 Godkjenning av innkalling og sakliste PS 22/18 Godkjenning av protokoll frå forrige møte 4
Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2017/11-29 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fusa kommune 23/18 13.09.2018 Milepælsrapport forvaltningsrevisjon innan sjukefråver, vikarbruk og tilsettingar Bakgrunn for saka Kontrollutvalet i Fusa kommune gjorde slikt vedtak i sak PS 6/17 av 23.02.2017: «Vedtak 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføra forvaltningsrevisjon innan Sjukefråvær, vikarbruk og tilsettingar i Fusa kommune, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og innspel som kom fram i møtet. Korrigert prosjektplan vert å senda sekretariatet innan 03.04.2017 2. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne endeleg prosjektplan. 3. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. 4. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapporten, ferdig verifisert og inkludert rådmannen sin uttale, kan handsamast i kontrollutvalet sitt møte 26.10.2017» I kontrollutvalet sitt møte 24.05.2017, sak PS 16/17 vart dette protokollert: «Forvaltningsrevisor Kari Gåsemyr frå Deloitte AS orienterte utvalet og var mellom anna innom slike punkt. Revisor ba kommunen oversende all dokumentasjon innan utgangen av april 2017. Det er framleis uklårt om revisor har motteke alt. Revisor ville ha dokumentasjon før oppstartsmøte som var planlagt 8. mai. Dokumentasjonen var uoversiktleg. Dette vart tatt opp i oppstartsmøte og revisor ba kommunen sende dokumentasjon på nytt. Revisor må ha dokumentasjon i høve utarbeiding av spørreundersøking og intervju. Revisor varslar allereie no at det vil gå med meir tid enn oppsett i prosjektplan. Dette er førebels knytta til innhenting og verifisering av tilsendt dokumentasjon. Prosjektet kan og verte forseinka i høve oppsett i godkjent prosjektplan. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt nytt punkt 2 samrøystes vedteke. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 5
Side 2/4 2. På bakgrunn av informasjon frå revisor ber kontrollutvalet Deloitte AS legge fram revidert prosjektplan til kontrollutvalet sitt møte 31.08.2017 Vedtak: 1. Informasjonen vart teken til orientering. 2. På bakgrunn av informasjon frå revisor ber kontrollutvvalet Deloitte AS legge fram revidert prosjektplan til kontrollutvalet sitt møte 31.08.2017. 3. Kontrollutvalet inviterer ny rådmann til møte 31.08.2017 for å drøfte gode samarbeidsrutinar mellom kontrollutvalet og administrasjonen» I kontollutvalet sitt møte 31.08.2017 under sak PS 30/17 vart dette blant anna protokollert; «Kari Gåsemyr frå Deloitte AS orienterte utvalet om forslag til utviding av prosjektet. Ho gjorde og greie for grunnane til forseinkinga i prosjektet. Vedtak: - Det er framleis utfordringar å få tilgang til dokumentasjon. - Vanskeleg å vite om all dokumentasjon er motteke. - Rapporten er forventa å kunne ferdigstillast våren 2018. 1. Kontrollutvalet godkjenner revidert prosjektplan, dagsett 14.08.2017 med ressursbruk på inntil 350 timar. 2. Forvaltningsrevisjonsrapporten vert å handsame våren 2018 3. Kontrollutvalet ber administrasjonen snarast sende over all dokumentasjon revisor ber om.» Kontrollutvalet hadde saka til handsaming igjen i møte 14.12.2017 i sak PS 38/17, dette vart protokollert; «Deloitte har over lengre tid hatt utfordringar med å få tilgang til dokumentasjon. Frå møte i kontrollutvalet den 31.08.2017 vart dette mellom anna vedteke; «Kontrollutvalet ber administrasjonen snarast sende over all dokumentasjon revisor ber om.» Etter førre møte i kontrollutvalet har Deloitte fleire gonger purra mot vedkommande som er kontaktperson i prosjektet, utan å lukkast. Deloitte ville ha stadfesta at dei hadde motteke all dokumentasjonen dei hadde etterspurt i oppstartsbrevet som blei sendt ut våren 2017. Deloitte tok etter kvart kontakt med rådmannen. Han beklaga dette, og sa at han skulle ordne opp. Ingen ting vart gjort. Deloitte purra rådmannen igjen, Siste epost vart sendt 16.11.2017. Rådmannen svara då mellom anna at dei var i gong med budsjettarbeidet og bruker all tid på det. Den 21.11.2017 fekk Deloitte ein e-post frå kontaktpersonen i kommunen. Som det kjem fram av saksframlegget denne saka og orienteringa i møte frå Deloitte, er denne informasjonen svært lite strukturert. Deloitte opplevde dette som særs utilfredsstillande, og tok igjen kontakt med rådmannen. Den 12.12.2017 stadfesta omsider rådmannen at Deloitte har motteke all dokumentasjonen. Prosessen vidare er no at Deloitte vil sende ut spørjeundersøking ein gong i februar. 6
Side 3/4 Kontrollutvalet diskuterte utfordringane revisjonen har hatt og var einig i at dette er særs uheldig. Men i og med at Deloitte har komme ein del vidare i arbeidet, vil ikkje kontrollutvalet gjere noko på noverande tidspunkt. Vedtak var samrøystes Vedtak: Kontrollutvalet tar orienteringa frå Deloitte til etterretning.» Kontrollutvalet hadde saka til handsaming igjen i møte 22.03.2018 i sak PS 3/18, dette vart protokollert; «Revisor meldte forfall til møte. Sekretariatet har fått ein epost frå revisor som gjer ein statusmelding for prosjektet; Deloitte har motteke oppdaterte e-postadresser til spørjeundersøkinga frå kommunen i midten av februar. Noko fråvær hos Deloitte har gjort at ein ikkje har fått spørjeundersøkinga heilt ferdig før dei siste to vekene. Deloitte planlegg å sende denne ut rett over påske og det er eit mål å få inn tilstrekkeleg svarandel til slutten av april. Dersom leiarane er seine med å svare på undersøkinga vil Deloitte be rådmannen om å oppmode dei til å svare. Deloitte reknar med dette vil fungere og oppfattar at rådmannen ønskjer å samarbeide for å få rapporten ferdig. Etter at Deloitte har sett på svara i spørjeundersøkinga vil dei gjennomføre intervju og stikkprøver i mai, og skrive rapporten i mai og juni. Deloitte rapporterer om at kontrollutvalsmøtet som er planlagt 24.05.2018 kjem for tidleg. Rådmannen skal ha rapporten til høyring og verifisering. Deloitte melder om at rapporten kan handsamast i kontrollutvalsmøte13.09.2018. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak: Kontrollutvalet tar statusmeldinga til orientering, og ber om ei ny statusrapportering til møte den 24.05.2018. Kontrollutvalet ser fram til handsaming av rapporten i møte 13.09.2018» Drøfting Sekretariatet har vore i kontakt med Deloitte AS og dei kan melde på epost 28.08.2018 at rapporten ikkje vert ferdig som forutsett og kan ikkje handsamast i dette kontrollutvalsmøtet heller. Sekretariatet har bede Deloitte AS kome i møtet og orientere om status og framdrift. Rapporten har no vore under arbeid i omlag eit og eit halvt år sidan tinging. Sekretariatet vil tilrå at om rapporten vert ferdig i god tid før neste ordinære kontrollutvalsmøte at det vert teke eit ekstra møte slik at kommunestyret får moglegheit til å handsame rapporten i 2018. Konklusjon Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet diskuterer seg fram til eit forslag til vedtak på bakgrunn av det som kjem fram i møtet. 7
Side 4/4 Forslag til vedtak Saka er lagt fram utan forslag til vedtak Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 8
Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 030 Arkivnr: 2017/51-7 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fusa kommune 24/18 13.09.2018 Val av revisjonsordning - Bjørnafjorden kommune Bakgrunn for saka Det er vedteke at Os kommune og Fusa kommune skal slåast saman til Bjørnafjorden kommune fom. 01.01.2020. Blant dei forhold som må avklarast på førehand, er kva revisjonsordning den nye kommunen skal ha. Saka vil gå til dei to kontrollutvala som innstiller om revisjonsordninga overfor fellesnemnda, under føresetnad av at fellesnemnda har fått fullmakt til å ta slik avgjerd. Alternativt er det kommunestyra som skal ta slik avgjerd. Val av revisjonsordning og val av revisor. Dette er to ulike sakstypar som leiar fram til kven som reviderar kommunen, der kontrollutvalet innstiller, medan kommunestyret (evnt. fellesnemnda) gjer vedtak. Det er: Val av revisjonsordning Val av revisor. Denne saka handlar om val av revisjonsordning. Når ein har valt revisjonsordning gjer ein vanlegvis ikkje ny vurdering utan at det kjem eit initiativ om det. Dersom revisjonsordninga td. er privat revisjon, så syter ein berre for at det vert valt ny revisor før ein avtaleperiode er over. Det går fram av kommunelova 78 nr. 3 at kommunen kan velja mellom tre revisjonsordningar: «Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget.» Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 9
Side 2/5 I Noreg er det flest interkommunale revisjonsordningar, medan det i Hordaland er mest vanleg med privat revisjon. Sekretariatet er kjent med at det er om lag 60 kommunar og to fylkeskommunar som har privat revisjon i dag. I Hordaland har 20 av 33 kommunar, samt Hordaland fylkeskommune, privat revisjon. Ved årsskiftet 2011/2012 var det seks kommunar og fire fylkeskommunar som hadde ei ordning med eigne tilsette revisorar. (Jmf. NKRF, Utredning om og valg av revisjonsordning m.m. Veileder av mars 2012. Drøfting: 1. Noverande ordning. Kommunane Os og Fusa har lik revisjonsordning i dag. Kommunane får sine revisjonstenester levert frå Deloitte AS altså ei privat revisjonsordning. Det betyr at om kommunane går vidare med ei privat revisjonsordning må denne ut i konkurranse i 2019, med verknad i ny kommune frå 01.01.2020 Framtidig ordning - vurderingar med utgangspunkt i dei tre ulike revisjonsordningane. 1. Privat revisjon (dagens ordning) Dei private revisjonsselskapa som har oppdrag i norske kommunar er i det alt vesentlege store selskap med mange tilsette. Desse tilbyr tenester med høg kompetanse innanfor eit breitt spekter av oppgåver. Som eit eksempel kan ein vise til då fire Sunnhordlandskommunar ba om nytt tilbod på revisjonstenester med verknad frå 01.07.2017 vart mellom anna dette etterspurt i konkurranseutlysinga: Tilstrekkeleg gjennomføringsevne og kapasitet i høve til ytingane som skal leverast, Kjernekompetanse relatert til leveringa, inkludert skildring av tilgang til juridisk kompetanse knytt til leveransen Skildring av løysing av oppdrag som går utover eigen kompetanse, med eventuell forpliktingsfråsegn frå underleverandør. System for kvalitetssikring. God finansiell og økonomisk stilling, Kommunen nyttar nynorsk målføre. Rapportar til politiske organ skal derfor skrivast på nynorsk. Som hovudregel skal korrespondanse med kommunen skje på nynorsk. Leverandøren sitt løysingsforslag skal inkludere forslag til organisering med prosjektplan og framdriftsplan. Arbeidsmetodikk, årsrytme, forslag til møtefrekvens etc. bør vere ein del av dette. Å kjøpa tenester frå privat revisor som kommunane gjer i dag ei tenleg ordning, men privat revisjon krev og at tenesta vert konkurranseutsett med jamne mellomrom. 2. Om interkommunale revisjonsordningar Dette er ei tenleg revisjonsordning, men det bør vera eit visst antal tilsette som sikrar breiddekompetanse og leveringsevne, også når det kjem saker på kort varsel som bør utgreiast. I Hordaland er det to slike ordningar igjen. Det er: Indre Hordaland Revisjonsdistrikt. Hovudkontor på Voss Her er 5 tilsette. Dekkar kommunane Voss, Eidfjord, Ulvik, Ullensvang, Odda og Jondal. 10
Side 3/5 Organisert som eit såkalla 27-selskap jmf. kommunelova 27. Det er eige rettssubjekt med eige styre. Nordhordland revisjon IKS: Hovudkontor i Knarvik Her er 4 tilsette. Dekkar kommunane Meland, Radøy, Austrheim, Fedje, Masfjorden, Modalen og Osterøy Organisert som eit Interkommunalt selskap (IKS) etter lov av 29. januar 1999 nr. 6, med eige styre. Slik sekretariatet har forstått det er det eit ønskje og tildels uttalte strategiar i fleire av dei interkommunale revisjonsselskapa om samanslåing til større einingar. Noko av bakgrunnen må sjåast i samanheng med kommunereforma, men og å sikre kompetanse, kapasitet og leveringsevne til kommunane sine. Dette vil og vere i tråd med tilråding nr. 44 frå «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunene» som vart utarbeida av det dåverande KRD i 2010: Tilråding 44: Kommunane som eigarar bør vurdere storleiken på den interkommunale revisjonseininga dei er medeigar i, mellom anna med tanke på behovet for eit sterkt fagmiljø innanfor både rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Styret og revisjonsmiljøa sjølve bør vurdere det same 1 I nabofylka er det eit større interkommunalt revisjonsselskap i søre del av Rogaland som heiter Rogaland Revisjon IKS. I Sogn og Fjordane er det tre revisjonsselskap som i desse dagar arbeidar med å slå seg saman. 3. Om å tilsetta eigne revisorar. Det er i all hovudsak store kommunar og fylkeskommunar som har eigne revisorar. Døme er Oslo kommune og Trondheim kommune. I Hordaland er det ingen kommunar som har slik revisjonsordning. Det står i kommunelova 78 nr. 2: Revisjonsarbeidet skal omfatte regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Det er stor breidde på ansvarsfeltet innafor begge desse revisjonsformene. Det bør vera breiddekompetanse i revisjonen. Noverande budsjett til revisjonsarbeidet i desse to kommunane gjev i beste fall rom for å tilsetta 1-2 revisorar. Då vil ein mangla breiddekompetanse og ordninga er kritisk sårbar ved sjukdom og ledighet i stillinga. Uavhengighet vil og vera eit spørsmål når det kun er ein eller to revisorar som er såpass «tett på» kommunen. Det kan på bakgrunn av bl.a. manglande breiddekompetanse, sårbarhet og risiko ift. uavhengighet ikkje tilrådast å gå for ei slik løysing. 4. Delt løysing. Det aller vanlegaste er at ein kommune har same revisor for alle revisjonstenester rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Eit fjerde alternativ kan vera delt løysing. Sogn og Fjordane fylkeskommune har konkurranseutsett forvaltningsrevisjonstenestene, medan rekneskapsrevisjon og selskapskontroll vert utført av SF-revisjon. Kan og nemna at Bergen kommune har konkurranseutsett revisjonstenestene, men har eit revisjonsselskap til rekneskapsrevisjon og eit anna til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 11
Side 4/5 Då nesten ingen kommunar har delt løysing, og dei me er kjent med er store nest største kommune i landet og ein fylkeskommune, så har ein ikkje valt å gå vidare med dette alternativet i saksframlegget som gjeld nye Bjørnafjorden kommune. Politikk og eigarskap. Ved vurdering av revisjonsordning er det ikkje uvanleg at haldningar til konkurransutsetting og er medverkande, i tillegg til andre moment. Nokre har ei grunnhaldning om at konkurranseeksponering er bra, medan andre ønskjer løysing i kommunen eller ei interkommunal ordning. Konklusjon I Noreg er det mest vanleg med interkommunale revisjonsordningar, medan det i Hordaland er mest vanleg med privat revisjon. Me er kjent med at det er om lag 60 kommunar og to fylkeskommunar som har privat revisjon i dag. I Hordaland har 20 av 33 kommunar, samt Hordaland fylkeskommune, privat revisjon. Interkommunale revisjonsselskap leverer revisjonstenester i heile landet. Men, kompetansebreidde og stordriftsfordelar aukar jo større selskapet er, medan sårbarhet er større jo mindre selskapet er. Ser ein mot nabofylket i nord, så vert det arbeidd med å få til eit revisjonsselskap som dekkar alle kommunane i fylket. Ser ein mot nabofylket i sør så har kommunane på Haugalandet konkurranseutsett revisjonen. Dessutan har dei eit interkommunal revisjonsselskap for 16-18 kommunar i søre delen av Rogaland, samt Rogaland fylkeskommune. Ordning med privat revisjon, er fullt ut ei tenleg ordning. Då er det jamlege konkurransar i marknaden. Dei private revisjonsselskapa som har oppdrag som kommunen sin revisor, er i det alt vesentlege store selskap med mange tilsette. Desse tilbyr tenester med høg kompetanse innafor eit breitt spekter av oppgåver. Det kan på bakgrunn av bl.a. manglande breiddekompetanse, sårbarhet og risiko ift. uavhengighet ikkje tilrådast å gå for ei løysing med eigen tilsett revisor. Delt løysing er og drøfta. Då nesten ingen kommunar har delt løysing, og dei me er kjent med er store nest største kommune i landet og ein fylkeskommune - så har ein ikkje valt å gå vidare med dette alternativet. Ut frå dette vert det presentert forslag om at nye Bjørnafjorden kommune nyttar privat revisjon som i dag for alle revisjonstenester, samt lagt til punkt om avslutning av eksisterande kontraktar og om å sikra gjennomføring av ny konkurranse. Forslag til innstilling 1. Nye Bjørnafjorden kommune vel å nytta privat revisjonsordning for alle revisjonstenester. 2. Kontrollutvala syter for at kommunane Os og Fusa får avvikla noverande revisjonskontraktar slik at dei opphøyrer 31.12.2019. Her må takast med at revisor likevel reviderar ferdig årsrekneskapen for dei to kommunane i løpet av vårhalvåret 2020, samt avsluttar revisjonar som har starta opp på andre område, td. pågåande forvaltningsrevisjonar. 3. Kontrollutvala får ansvar for å gjennomføra konkurranse om revisjonstenester for nye Bjørnafjorden kommune, med verknad fom. 01.01.2020. Det inneber bl.a. utarbeiding av konkurransegrunnlag, knyta til seg naudsynt hjelp og å gjennomføra konkurransen heilt fram til at kontrollutvala innstiller overfor fellesnemnda på val av ny revisor. 12
Side 5/5 Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 13
Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 151 Arkivnr: 2015/98-24 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fusa kommune 25/18 13.09.2018 Budsjett for kontroll og tilsyn i Fusa kommune 2019 Bakgrunn for saka Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner vart endra med verknad frå 1.7.2004. Etter forskriftas 18 skal kontrollutvalet i Fusa kommune utarbeide framlegg til budsjett for kontroll-, tilsyns- og revisjonsarbeidet i kommunen. Omtala i forskrifta lyder slik: " 18. Budsjettbehandlinga Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Departementets merknader til 18: Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandling av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Når kommunen/fylkeskommunen har egne ansatte revisorer, skal revisjonen ved ansvarlig revisor avgi innstilling til kontrollutvalget om budsjett for sin virksomhet i budsjettåret. I interkommunale revisjonsselskaper organisert som interkommunale selskaper, er det representantskapet som vedtar budsjettet, jf. lov om interkommunale selskaper 18, noe som forutsetter at deltakerkommunenes/fylkeskommunenes budsjetter må være vedtatt før slikt budsjett kan vedtas." Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 14
Side 2/3 Vidare går det fram av «Veiledning for regnskapsrapporteringen i KOSTRA» m.a. dette når det gjeld 110 Kontroll og revisjon: «Utgifter og inntekter knyttet til kommunens kontrollutvalg etter kommuneloven 77 og revisjon etter kommuneloven 78. Herunder møtegodtgjørelser og andre utgifter knyttet til møteavvikling i kontrollutvalget, utgifter knyttet til kontrollutvalgssekretariatet, og utgifter knyttet til regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Funksjonen omfatter ikke administrative internkontrollsystemer som er underlagt administrasjonssjefen.» Drøfting: Kontrollutvalet har ansvar for å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Det som er særskilt med kontrollarbeidet er at det eigentleg er administrasjonen som vert revidert. Såleis skal kontrollutvalet innstilla direkte overfor politisk organ. For revisjonstenestene er det teke utgangspunkt i ny avtale som vart inngått med Deloitte AS med verknad frå 1.7.2016. Budsjettert kostnad med revisjon skal dekka både arbeid med rekneskapsrevisjon og anna revisjonsarbeid, t.d. prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vidare er det lagt til grunn at det vert like mange møter i kontrollutvalet i 2019 som det har vore dei siste åra og med om lag like stor saksmengde. Det er også lagt inn møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste for medlemene i kontrollutvalet, kostnader til at medlemene i kontrollutvalet kan delta på ein nasjonal fagleg kontrollkonferanse, medlemskap i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), servering på utvalsmøta og ein diverse post. Det er som vanleg også lagt inn pengar til ekstra tiltaksmidlar. Dette er midlar som er tenkt til ev. ad-hoc oppgåver, t.d. øvrig forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og utgreiing, evnt. evaluering av planar, som måtte komme undervegs i året. Bakgrunnen for slike ekstra oppgåver kan t.d. vera medieoppslag eller bestillingar frå kommunestyret som ikkje står i godkjend plan. I forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar står det dette i 10: 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 13. Selskapskontroll «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 15
Side 3/3 Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll.» Formuleringane i desse paragrafane viser at hovudoppgåvene til kontrollutvalet er å gjennomføra prosjektarbeid ut frå dei planar som kommunestyret har vedteke. Planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert utarbeidde av kontrollutvalet hausten 2016, og vedteke i kommunestyret desember 2016. I kontrollutvalet sitt budsjett bør det leggast inn midlar til å gjennomføra prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i tråd med planane. Ut frå planane, vil prosjektarbeid krevja ei ramme på om lag 300 timar for kommunar med Fusa sin storleik. Prisen for tenestene sekretariatet gjer for kontrollutvalet er regulert i tråd med kostnadsutviklinga som går fram av Statistisk Sentralbyrå sin indeks for andre tenester med arbeidsløn som dominerande prisfaktor. Brev om dette vart send Fusa kommune 28.8.07. Jmf. også brev sendt Fusa kommune 22.12.2014 om prisjustering. Konklusjon: På bakgrunn av dette tilrår sekretariatet at kontrollutvalet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning for det budsjettforslaget som ligg føre. Det er også lagt inn kr. 40 000,- i ekstra tiltaksmidlar til eventuelle ad-hoc oppgåver som til dømes øvrig forvaltningsrevisjon, selskapskontroll, utgreiing og ekstra oppgåver som til dømes bestillingar frå kommunestyret og medieoppslag. Meirverdiavgifta er lagt inn i budsjettet (utan å verta trekt ut igjen). Dette jf. kommunen sin eigen måte å budsjettera på. Sjå budsjettvedlegg for 2019. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget for 2019 slik det ligg føre. 2. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet for 2019. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Budsjett for kontroll og tilsyn i Fusa kommune 2019 16
Budsjettforslag for kontrollutvalet i Fusa kommune for 2019 Konto Tekst Rekneskap 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Merknad 10800 Godtgjersle folkevalde kr - kr 44 410 kr 44 410 Leiar kr. 21.910, møtggj. Kr. 900-. 10802 Tapt arbeidsforteneste kr - kr 10 000 kr 10 000 10803 Feriepenger tapt arbeidsforteneste kr - kr 1 200 kr 1 200 Delsum kr - kr 55 610 kr 55 610 10990 Arbeidgiveravgift (AGA) kr - kr 7 841 kr 7 841 Delsum kr - kr 63 451 kr 63 451 11000 Diverse/kontormateriell kr - kr 5 000 kr 5 000 11002 Abonement kr - kr - kr - 11002 Abonement kr - kr - kr - 11151 Servering på møta kr - kr 5 000 kr 5 000 11207 Reiseutg.m.m. ikkje oppg. pl. kr - kr 5 000 kr 5 000 11501 Kurs/konferanse kr - kr 15 000 kr 15 000 T.d. FKT og NKRF-konferansar 11500 Folkevaldopplæring for kontrollutvalet kr - kr 15 000 kr 15 000 11600 Reise- og opphaldsutgifter oppg.pl. kr - kr 10 000 kr 10 000 Reise ifm. konferanser 13500 Kjøp av kommunar kr - kr - 11953 Kontingentar kr - kr 3 500 kr 3 500 Forum for Kontroll og Tilsyn 13301 Kjøp av sekretariatstenester kr - kr 141 300 kr 145 225 Prisjustert ihht. avtale 12700 Konkurranseutsetting av revisjon kr - kr - kr - 12700 Deloitte momspliktig honorar (VAR) kr - kr 495 155 kr 512 852 Revisjonshonorar, ny avtale 1.7.2016 13750 Ekstra tiltaksmidlar kr - kr 40 000 kr 40 000 Delsum kr - kr 734 955 kr 756 577 14290 Meirverdiavgift kr - kr 181 514 kr 183 169 17290 Moms-kompensasjon kr - kr - 13750 Deloitte ikkje momspliktig honorar Samla rev.honorar kr. 512 852,- Total budsjettramme kr - kr 979 920 kr 1 003 197 17
18
Celler som er gula ut må ikkje endrast på Raude tall vert overført til budsjettarket Møtegodtgjersle Leiar Pr. møte Medlemmar Tal ggj. Møte pr. år Møteggj. kr 21 910 kr 900 5 25 5 kr 21 910 kr 22 500 kr 44 410 AGA 14,10% 10,60% Ulvik, Eidfjord, Ullensvang og Odda Feriepenger 12% Satser gjeldende i 2015 Momspliktige postar Beløp 15% 8% 25% Diverse/kontormateriell kr 5 000 kr 1 250 Abonement kr - kr - Abonement kr - kr - Servering på møta kr 5 000 kr 750 Kurs/konferanse kr 15 000 kr 3 750 Folkevaldopplæring for kontrollutvalet kr - kr - Reiseutg.m.m. ikkje oppg. pl. kr 5 000 kr 400 Reise- og opphaldsutgifter oppg.pl. kr 10 000 kr 2 500 Kontingentar kr 4 200 Kjøp av sekretariatstenester kr 145 225 kr 36 306 Deloitte momspliktig honorar (VAR) kr 512 852 kr 128 213 Ekstra tiltaksmidlar kr 40 000 kr 10 000 kr 742 277 kr 750 kr 400 kr 182 019 kr 183 169 19
Tapt arbeidsforteneste Legitimert Ulegitimert kr 2 600 kr 1 213 Varamedlemmer kr 10 000 kr - kr 10 000 kr 10 000 Sekretariatstenester 2017 2018 2019 Pris 870 900 925 Timar 150 155 157 kr 130 500 kr 139 500 kr 145 225 20
Revisjon 2018 2019 0,036 Fast 158 255 163 952 Timepris 1 123 1 163 1 163 Forv. Rev. 250 1 163 Selsk.kontr. 50 1 163 SUM utan planarbeid Planarbeid 0 0 SUM inkl. planarbeid Berekning av revisjonshonorar for 2018: I høve kontrakt ny periode fom. 01.07.2016 Neste prisjustering kan først skje 01.01.2018 Prisjustert med konsumprisindeks 3,6 % frå 01.01.2019 21
163 952 290 750 58 150 512 852 0 512 852 22
Timetal brukt til sekretariatstenster 2013 2014 2015 2016 2017 Møter 5 5 5 5 6 SEKO 143 166 178,5 82 Særskilt 0 3,25 13,5 30 SEKO ordinært 143 162,75 165 52 Snitt siste tre år (totalt) 163 Snitt siste tre år (eks. særskilt arbeid) 157 Budsjett 2017 Budsjett 2018 Auke til 155 timar, ny vurdering til neste år Budsjettert med snitt for 3 siste år = 157 timar 23
Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2015/101-15 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fusa kommune 26/18 13.09.2018 Gjennomgang av møteprotokollar Samandrag I denne saka er tanken at kontrollutvalet skal gjera ei vurdering av saker i møteprotokollar frå andre politiske utval i Fusa kommune. Møteprotokollane kan lastas ned frå heimesida til kommunen. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse i protokollane. Kontrollutvalet vart i møte 3.12.2015 samde om å dela jobben med å lesa gjennom protokollane før møta i utvalet slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Plan og miljøutvalet Kontrollutvalsmedlem: Arild Heggland Bergfrid Norheim og Lin Cathrin Anthun Richard Markhus Følgjande møteprotokollar er aktuelle å gjennomgå i dette møtet: Kommunestyret 21.06 Formannskapet 30.05, Plan og miljøutvalet 31.05, 30.08 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 24
Side 2/2 Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 25
Sakshandsamar: Jarl Ottmar Reinsnes Arkivsaksnr: 18/816 Journalpostnr: 18/6338 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Formannskapet 015/2018 30.05.2018 Kommunestyret 016/2018 21.06.2018 Ungdomsrådet 038/2018 28.05.2018 Råd for seniorar og menneske med nedsett funksjonsevne 034/2018 28.05.2018 Årsmelding og rekneskap 2017 Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Rådmannen rår til at mindreforbruket 2017 vert lagt til disposisjonsfond driftsformål med kr. 4.650.682,41 og at justering av fond vert gjort i samsvar med vedlagt notat. Sum øyremerka og ikkje øyremerka disposisjonsfond 01.01.2018-8 231 962 Disposisjonsfond driftsføremål 31.12.2017-6 091 304 Omgjort frå bunde disposisjonsfond 256* til 251* 1 541 385 Omgjort frå bunde disposisjonsfond til disposisjonsfond driftsføremål -599 273 Mindreforbruk 2018 vert lagt til Disposisjonsfond driftsføremål -4 650 682 25695001 Disposisjonsfond driftsføremål -11 341 259 Rådmannen rår til at følgjande poster vert finansiert ved bruk av disposisjonsfond driftsføremål: Bruk av disposisjonsfond driftsføremål Vestlandske Limtreind AS 350 000 Hålandsalen Veks SA Fakturadato 19.aug 2016 (4 smartboard) 80 400 Strandvik vekst AS Fakturadato 9. aug 2016 (kjøp av utstyr) 53 400 Finansiering av prosjektstilling i samband med kommunereforma 700 000 Sum 1 183 800 Disposisjonsfond driftsføremål 2018 11 341 259 Bruk av fondet -1 183 800 25695001 Disposisjonsfond driftsføremål 10 157 459 26
Kommunestyret 21.06.2018: Handsaming: Spørsmål frå Høgre, ved Aud May Boge, og svar frå rådmann Nils Petter Borge gitt i sak 16/2018 årsmelding og rekneskap: «På vegne av Fusa Høgre har eg to spørsmål som eg ber ordførar om å svare på, seinast i kommunestyremøte 21.6.18. For det første ber eg ordførar gjere greie for prosjektstillinga som rådmann gjer framlegg om å setje av kr 700.000 til. I formannskapsmøte 30.5 fekk ein opplyst at stillinga ikkje har direkte tilknytning til kommunereforma, slik ordlyden tilseier,og at den derfor ikkje kan finansierast med prosjektmidlar. Opplysningar vi ber om er kva arbeidsoppgaver som vert knytt til denne stillinga og korleis den er tenkt innretta i forhold til eksisterande stillingar på eininga. Vi ber og om at det vert bekrefta at kr 700.000 vil vera tilstrekkeleg for å få utført dei oppgåvene som skal løysast. Svar: For det første ber eg ordførar gjere greie for prosjektstillinga som rådmann gjer framlegg om å setje av kr 700.000 til. I formannskapsmøte 30.5 fekk ein opplyst at stillinga ikkje har direkte tilknytning til kommunereforma, slik ordlyden tilseier,og at den derfor ikkje kan finansierast med prosjektmidlar. Opplysningar vi ber om er kva arbeidsoppgaver som vert knytt til denne stillinga og korleis den er tenkt innretta i forhold til eksisterande stillingar på eininga. Vi ber og om at det vert bekrefta at kr 700.000 vil vera tilstrekkeleg for å få utført dei oppgåvene som skal løysast. Svar: Det er nemnt i notatet at hovudregelen i kommunereformarbeidet er at alle prosjekt skal gjennomførast med eigne folk og eigne driftsmidlar. Det gjeld alle dei bortimot 40 prosjekta som er i arbeid. I notatet er det nemnt tre viktige område som ein må få til å fungera på ein god måte frå 1. januar 2012: IT, lønn/personal og arkiv. Det er i notatet gjort greie for korfor det er behov for ekstra kapasitet knytt til arkiv og lønn. Både Os og Fusa må omdisponera eigne ressursar og setja inn ekstra ressursar for å kunna gjennomføra viktige arbeidsområde på ein god måte. Prosjektstillinga som ein ber om midlar til er ein del av dette biletet. Det er snakk om rydding i mange typar arkiv og arkivsaker. Det er umogleg å gje ein garanti på at ein kjem i mål med alt arbeidet, men ein vil kunna gjennomføra dei viktigaste ryddingane. Lønn og personal har mange og tunge arbeidsoppgåver fram mot 2020. Det vert brukt mykje tid og krefter på å gjennomføra prosjekta på ein god måte, og slik at ein kjem i mål til rett tid. Dersom det framover viser seg at det trengst meir ressursar i dette arbeidet, må det fremjast som eiga sak, anten til kommunestyra i Os og Fusa, eller til fellesnemnda. For det andre ber vi om at ordførar gjer nærare greie for justering av fond i framlegg i saka. 27
Det har ikkje lukkast underteikna som gruppeleiar å kunna forstå og vidareformidla omdisponeringa av fondsmidlar. Kva type midlar ligg i dei fonda som vert omdisponert, og kva er fagleg begrunnelse for å omdisponere slik det vert føreslege av rådmann? Svar: Det finst fire ulike typar fond, av dei to ulike typar driftsfond: Bundne og ubunde driftsfond. Sistnemnde er det de kjenner som disposisjonsfond til driftsføremål. Vi har no hatt ein gjennomgang av driftsfonda, og funne at det må skiljast tydelegare mellom bundne driftsfond og ubundne driftsfond. I vedlegg 3 til rekneskapen for 2017, ligg det kr 8 232 000 i balansen under omgrepet «disposisjonsfond». Dette er summen av beløp som både er disposisjonsfond (ubunde driftsfond) og bundne driftsfond. Nokre av fonda kan heilt klart kategoriserast som disposisjonsfond driftsføremål fordi den økonomiske aktiviteten som var forutsett i avsetning av midlane, no er gjennomført og/eller er finansiert via drift eller låneopptak. Andre fond er meir uavklarte, og kan på noverande tidspunkt ikkje kategoriserast som disposisjonsfond. Gjennom omdisponeringa ber vi om at kr 1 541 385 vert rekneskapsteknisk flytta til fondsklasse 251 «bunde driftsfond» og at kr 599 273 vert kategorisert som disposisjonsfond driftsføremål, fondsklassse 256. Omdisponering av fonda er i tråd med god kommunal rekneskapsskikk og aukar behaldninga av disposisjonsfond til driftsføremål på fondskonto 25695001 med kr 599 273. Dersom kommunestyret følgjer formannskapet si innstilling i saka, har Fusa kommune no disposisjonsfond driftsføremål på kr 10 157 000. Spørsmål frå Arbeiderpartiet, ved Hans Ekeberg, og svar frå rådmann Nils Petter Borge gitt i sak 16/2018 årsmelding og rekneskap: KOSTRA-analysen Viser til F-sak 16 s. 74, 2.avsnitt, der det heiter: Tal for netto og brutto driftsutgifter for Fusa må lesast med varsemd, då det er avdekka behov for å korrigera bokføringspraksis på nokre område. Økonomital vert ikkje kommenterte på dei tenesteområde dette gjeld. Vi vil korrigera innsende tal, slik at dei kjem med i dei reviderte KOSTRA-tala. Spørsmål: 5.Kva økonomital og tenesteområde gjeld dette? Svar: Det gjeld særleg avskrivingar av bygg, som i ein del tilfelle ikkje er ført på funksjonar for lokale, men på ordinær drift. Byggavskriving er dermed komme inn på heimeteneste (funksjon 254), institusjonsomsorg (funksjon 253) og administrasjon (120-funksjonen). Når ein så ser på utgifter pr. plass, brukar eller innbyggjar, framstår netto driftsutgifter i Fusa som høgare enn kva dei faktisk er. Dette gjeld t.d. netto driftsutgifter per t.d. sjukeheimsplass. 120-funksjonen (administrasjon) er det også av andre grunnar trong for å lesa med stor varsemd, då praksisen mellom kommunane er svært ulik. Her er det ein ryddejobb å gjera. Dette står på agendaen å få gjort i samarbeid med Os kommune, men det er ikkje tidfesta når det skal skje. 6.Kan dei reviderte KOSTRA-tala, med nødvendig analyse på kva som var manglar og feil, sendast ut til politikarane til K-møtet den 21.06.18? Svar: Korrigerte kostradata frå Fusa kommune er beklagelegvis ikkje sendt inn. Kostratal på dei aktuelle områda for 2017 er derfor like pr. 15.6. som pr. 15.3. I tillegg hadde Arbeidarpartiet v/hans Ekeberg sendt inn følgjande spørsmål i sak 16/2018 årsmelding og rekneskap: 28
Informasjonsøkt i kommunestyret om arbeidet for å få ned sjukefråveret. I sakspapira til Formannskapet den 30.05.18 går det fram at FBBS har jobba godt for å redusera sjukefråværet. Samla sjukefråvere i Fusa kommune var 10,4% i perioden 4. kvartal 2016 t.o.m. 3.kvartal 2017,og høgast av alle nabokommunar. Sjå s. 83 i F-sak 15/18. Spørsmål: 15.Kan leiar/leiarane ved FBBS få nokre minuttar ved starten av K-møtet den 21.06.18 for å gje politikarane eit innsyn i arbeidsmåtar på dette viktige feltet? 16.Kan det i komande kommunestyremøte avsetjast litt tid til drøfting av sjukefråveret? Jan Birger Landøy, Sp, hadde meldt inn følgjande: Gjev med dette melding om at eg på kommunestyremøte 21.06.2018 vil reise spørsmål om inhabilitet i K-sak 16_2018 Årsmelding og rekneskap 2017. Grunngjeving: Er sambuar med daglig leder i Strandvik Vekst.» Formannskapet har tilrådd å dekka utstyr til Strandvik vekst frå disposisjonsfondet. Han gjekk frå. Haldor Tuft, Sp, tok plass som vararepresentant. Aud-May Boge, H, fremja forslag om at Jan-Birger Landøy, Sp, var inhabil i den delen av saka som går på dekning av utstyr til Standvik vekst AS samt Hålandsdalen Vekst SA. Framlegget frå Aud -May Boge, H, vart samrøystes vedteke. Jf. kommunelova 40 nr 3, jf. forvaltningslova 6 1. og 2. ledd. Framlegget frå Aud - May Boge, om at dette vart handsama først som del A i saka, vart samrøystes vedteke. Haldor Tuft var vararepresentant i del A av saka. Først handsama ein del A i saka: Det vart opplyst i møtet frå representantar frå Strandvik vekst at det allereie var sendt ut kredittnota, 19.08.2016. Framlegget frå ordførar Atle Kvåle, Ap, vart samrøystes vedteke: Rådmannen finn rette formuleringar dersom det er sendt ut kreditt nota som opplyst. Tilrådinga frå formannskapet vart elles samrøystes vedteke. Resten av saka del B På vegne av Høgre fremja Aud- May Boge, H, følgjande framlegg: Tillegg til framlegg frå formannskapet: I årsmeldinga side 36 nest siste avsnitt vert følgjande tre ord trekt ut, «særleg i privatskulane». Tilrådinga frå formannskapet vart samrøystes vedteke. Framlegget frå Aud-May Boge vart samrøystes vedteke. KOM- 016/2018 Vedtak: 29
I årsmeldinga side 36 nest siste avsnitt vert følgjande tre ord trekt ut, «særleg i privatskulane». Mindreforbruket 2017 vert lagt til disposisjonsfond driftsformål med kr. 4.650.682,41 og at justering av fond vert gjort i samsvar med vedlagt notat. Sum øyremerka og ikkje øyremerka disposisjonsfond -8 231 962 01.01.2018 Disposisjonsfond driftsføremål 31.12.2017-6 091 304 Omgjort frå bunde disposisjonsfond 256* til 251* 1 541 385 Omgjort frå bunde disposisjonsfond til disposisjonsfond -599 273 driftsføremål Mindreforbruk 2018 vert lagt til Disposisjonsfond driftsføremål -4 650 682 25695001 Disposisjonsfond driftsføremål -11 341 259 Følgjande poster vert finansiert ved bruk av disposisjonsfond driftsføremål: Bruk av disposisjonsfond driftsføremål Vestlandske Limtreind AS 350 000 Hålandsalen Veks SA Fakturadato 19.aug 2016 (4 smartboard) 80 400 Strandvik vekst AS Fakturadato 9. aug 2016 (kjøp av utstyr) 53 400 Finansiering av prosjektstilling i samband med etterslep av 700 000 arkiveringsarbeid i kommunen. Sum 1 183 800 Disposisjonsfond driftsføremål 2018 11 341 259 Bruk av fondet -1 183 800 25695001 Disposisjonsfond driftsføremål 10 157 459 Til del A vart det gjort følgjande vedtak: Rådmannen finn rette formuleringar dersom det er sendt ut kredittnota som opplyst Hålandsalen Veks SA Fakturadato 19.aug 2016 (4 smartboard) 80 400 Strandvik vekst AS Fakturadato 9. aug 2016 (kjøp av utstyr) 53 400. 30
Formannskapet 30.05.2018: Handsaming: Uttaler frå ungdomsrådet og senior- og funksjonsrådet var distribuert ut før møtet. Partsbrev sak 13/18 (med fullstendig saksgang) og uttale frå kontrollutvalet i saka var distribuert ut før møtet med følgjande uttale: Vedtak: 1. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fusa kommune sin årsrekneskap for 2017. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen om å sette fokus på betring slik det kjem fram av revisjonsrapport nr. 8 og nr. 9. 3. Kontrollutvalet ber rådmannen kome i møte i utvalet 13.09.2018 for å gjera greie for kva som er/vil verta gjort i høve forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 8 og nr. 9 frå Deloitte AS. Følgjande framlegg fremja av Hans Ekeberg, Ap, vart samrøystes tilrådd: Som framlegg frå rådmannen med følgjande endring: Finansiering av prosjektstilling i samband med etterslep av arkiveringsarbeid i kommunen. FOR- 015/2018 Vedtak: Rådmannen rår til at mindreforbruket 2017 vert lagt til disposisjonsfond driftsformål med kr. 4.650.682,41 og at justering av fond vert gjort i samsvar med vedlagt notat. Sum øyremerka og ikkje øyremerka disposisjonsfond 01.01.2018-8 231 962 Disposisjonsfond driftsføremål 31.12.2017-6 091 304 Omgjort frå bunde disposisjonsfond 256* til 251* 1 541 385 Omgjort frå bunde disposisjonsfond til disposisjonsfond driftsføremål -599 273 Mindreforbruk 2018 vert lagt til Disposisjonsfond driftsføremål -4 650 682 25695001 Disposisjonsfond driftsføremål -11 341 259 Rådmannen rår til at følgjande poster vert finansiert ved bruk av disposisjonsfond driftsføremål: 31
Bruk av disposisjonsfond driftsføremål Vestlandske Limtreind AS 350 000 Hålandsalen Veks SA Fakturadato 19.aug 2016 (4 smartboard) 80 400 Strandvik vekst AS Fakturadato 9. aug 2016 (kjøp av utstyr) 53 400 Finansiering av prosjektstilling i samband med etterslep av 700 000 arkiveringsarbeid i kommunen. Sum 1 183 800 Disposisjonsfond driftsføremål 2018 11 341 259 Bruk av fondet -1 183 800 25695001 Disposisjonsfond driftsføremål 10 157 459 Råd for seniorar og menneske med nedsett funksjonsevne 28.05.2018: Handsaming: Følgjande framlegg fremja av Eirin Bergheim vart samrøystes vedteke: Senior - og funksjonsrådet tar saka til etterretning. RAAD- 034/2018 Vedtak: Senior - og funksjonsrådet tar saka til etterretning. Ungdomsrådet 28.05.2018: Handsaming: Fusa ungdomsråd tok saka samrøystes til etterretning. 32
UNG- 038/2018 Vedtak: Fusa ungdomsråd tek saka til etterretning. Saksframstilling: Vedtaksmynde: KOM Saksdokument: Vedlegg: Sjå nederst i saka Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: Det vert vist til utgreiing i vedlagt notat. Vurdering: Vedlegg: Komplett årsregnskap 2017 1381920 22.05.2018 Årsmelding og rekneskap 1381921 22.05.2018 Årsmelding 2017 1376710 23.03.2018 Revisjonsrapport nr 9 tillegg 2017 1382069 22.05.2018 33
Sakshandsamar: Anne-Lise Aaseng Arkivsaksnr: 18/1534 Journalpostnr: 18/5915 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Ungdomsrådet 036/2018 28.05.2018 Råd for seniorar og menneske med nedsett 022/2018 28.05.2018 funksjonsevne Formannskapet 018/2018 30.05.2018 Kommunestyret 017/2018 21.06.2018 Tertialrapport pr. 1.5.2018 Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Følgjande budsjettendringar vert gjort: Tekst Opprinneleg budsjett (bvedtak) Auka utgift/minka Minka utgift/auka Revidert budsjett inntekt inntekt Skatt på inntekt og 110 415 000 4 100 000 114 515 000 formue Pensjons- og 8 453 000 1 800 000 6 653 000 lønsregulering (premieavvik SPK) Eining undervisning 57 012 000 1 100 000 58 112 000 Eining pleie og 89 430 000 1 200 000 90 630 000 omsorg Sum 4 100 000 4 100 000 Kommunestyret 21.06.2018: Handsaming: Spørsmål frå Arbeiderpartiet, ved Hans Ekeberg, og, og svar frå rådmann Nils Petter Borge gitt til sak 17/2018 Tertialrapport pr 1.5.2018 Overforbruk undervisning: I tertialrapporten pr. 1.05.18 finn me i F-vedtaket at eininga undervisning har eit overforbruk pr 1.05. 18 på 1,1 millionar som skal dekkast inn. Prognosen for eininga ut 2018 er ca 2 millionar (Sjå s. 169). 34
Spørsmål: 7.Kva skule/-ar og saker er meirforbruket knytt til? Svar: Det er særleg ungdomsskulen som har store økonomiske utfordringar. Det kan elles vera enkeltelevar som treng større ressursar enn det ein hadde budsjettert med. Skal ein greia skaffa vikarar og ha kvalitet på dei, kostar det meir enn å henta inn folk «frå gata». Overforbruket handlar om elevane sine behov og kvalitet i skulen. Kva tiltak er sett inn for at skulane skal halda budsjettet? Svar: Det vert jobba hardt med fleire ulike tiltak, men det tek tid før det går an å henta ut effektar. Tiltak er m.a. naturleg avgang og samanslåing av klassetrinn. Eining undervisning: I Eksterne vurderingar klagesaker m.m Tertialrapporten s. 170, kan me lesa fylgjande: Det har vore ei klagesak knytt til 9a elevane sitt psykososiale miljø. Det er fokus på at ein skal setja i gang med aktivitetsplikta med ein gong ein får opplysning om saka. Fylkesmannen har gjeve medhald i ei klagesak. Arbeidstilsynet har også påpeikt ein del manglar ved rutinar og handsaming av ulike situasjonar i skulekvardagen. Det er laga ein plan for å retta opp i desse avvika: «Handlingsplan mot vald og trakassering.» Spørsmål: 8.Kva avvik er det som må rettast opp? Svar: Avviket gjekk på manglande rutinar og systematikk på handtering av vald og truslar og HMT-arbeidet generelt, i tillegg til mangelfulle arbeidsavtalar. 9.Kor mange vold-saker Svar: Det har ikkje vore nokon valdssaker. 10.Kor mange mobbesaker Svar: Det har vore nokre saker med fokus på eleven sitt psykososiale miljø, som er det begrepet som vert nytta i slike tilfelle. Det er sett inn tiltak med oppfølgingsplan i desse sakene. 11.Kva avvik er evt. knytt til Fusa skule? Eller: Det har vore nokre saker som går på det psykososiale miljøet på Fusa skule. Desse er fulgt opp. 12.Kor mange elevar har, på grunn av belastande psykososiale miljø, eller av andre grunnar, flytt frå Fusa skule til andre skular dei siste skuleåra? Svar: Vi registrerer at elevar veljer skule på ein friare basis no enn for berre nokre få år sidan, noko som m.a. har samanheng med oppretting av Montessoriskular og konkurranse mellom skulane på ulike måtar. Dette har ført elevar både til og frå Fusa skule frå andre bygder dei siste skuleåra. Elevtalet på Fusa skule har gått ned i skuleåret 2017/2018. 13.Underteikna ber om rådmannen si vurdering dei ulike typar avvik. Svar: Det er beklageleg at det framkom avvik, men det er laga ein plan for å retta opp i dei. Rådmannen har stor tillit til at planen vert følgt opp og har ikkje nærare kommentar. Lars-Erik Dalland, H, fremja følgande felles framlegg frå Ap, Sp, KrF og Høgre Som vedtak i formannskapet, men med fylgjande endring: Auka utgift til eining undervisning, kr. 1,1 mill. og auka utgift til eining pleie og omsorg, kr. 1,2 mill. vert stroke. Kr. 2,3 mill. vert overført til disposisjonsfond driftsformål. Kommunestyret vil vurdera saka påby ved handsaming av neste tertialrapport. Framlegget frå Lars-Erik Dalland vart samrøystes vedteke. 35
KOM- 017/2018 Vedtak: Auka utgift til eining undervisning, kr. 1,1 mill. og auka utgift til eining pleie og omsorg, kr. 1,2 mill. vert stroke. Følgjande budsjettendringar vert gjort: Kr. 2,3 mill. vert overført til disposisjonsfond driftsformål. Tekst Skatt på inntekt og formue Pensjons- og lønsregulering (premieavvik SPK) Overført til disposisjonsfond driftsformål. Opprinneleg budsjett (bvedtak) Auka utgift/minka inntekt Minka utgift/auka inntekt Revidert budsjett 110 415 000 4 100 000 114 515 000 8 453 000 1 800 000 6 653 000 2 300 000 Sum 4 100 000 4 100 000 Kommunestyret vil vurdera saka påby ved handsaming av neste tertialrapport. Formannskapet 30.05.2018: Handsaming: Uttaler frå ungdomsrådet og senior- og funksjonsrådet var distribuert ut før møtet. Framlegget frå rådmannen vart samrøystes tilrådd. FOR- 018/2018 Vedtak: Følgjande budsjettendringar vert gjort: Tekst Opprinneleg budsjett (bvedtak) Auka utgift/minka Minka utgift/auka Revidert budsjett inntekt inntekt Skatt på inntekt og 110 415 000 4 100 000 114 515 000 36