Møteinnkalling Kontrollutvalget Trøgstad Møtested: Trøgstad kommune, møterom Havnås Tidspunkt: 26.01.2015 kl. 17:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon 908 55 384, e-post anirov@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Trøgstad, 20.01.2015 Helge Kolstad Leder (sign.)
Kontrollutvalget Trøgstads møte 26.01.2015 Sakliste U.off. PS 15/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 03.11.2014 PS 15/2 Orienteringssak - Budsjett 2015 PS 15/3 PS 15/4 PS 15/5 PS 15/6 PS 15/7 Orienteringssak - Skole Oppfølgingsrapport av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Bo- og dagtilbud til funksjonshemmede" i Trøgstad kommune Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Trøgstad kommune Informasjon fra revisjonen Eventuelt
Saksnr.: 2015/1324 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 9919/2015 Klassering: 510/122 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Trøgstad 26.01.2015 15/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 03.11.2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 03.11.2014, godkjennes Rakkestad, 19.01.2015 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte 03.11.2014 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte 03.11.2014 legges frem til godkjenning
Møteprotokoll Kontrollutvalget Trøgstad Møtedato: 03.11.2014, Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. Møtested: Trøgstad kommune, møterom Havnås Fra til saksnr.: 14/25 14/29 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Helge Kolstad, Leder X Petter Ole Kirkebye X Grete Mellegaard X Anne Grethe Ness,meldt forfall X Stian Ruud Skaugen, innkalt og møtt Marianne Nordlie X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra revisjonen: Finn Skofsrud... Helge Kolstad Petter Ole Kirkebye Grete Mellegaard Leder. Anne Grethe Ness. Marianne Nordlie Merknader Kontrollutvalget Trøgstads møte 03.11.2014 Sakliste U.off. PS 14/25 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 25.08.2014 PS 14/26 Budsjett for kontroll og tilsyn 2015 PS 14/27 Møteplan 1. halvår 2015 PS 14/28 PS 14/29 Informasjon fra revisjonen Eventuelt
PS 14/25 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 25.08.2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 25.08.2014, godkjennes Rakkestad, 30.10.2014 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Trøgstads behandling 03.11.2014: Kontrollutvalget Trøgstads vedtak/innstilling 03.11.2014: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 25.08.2014, godkjennes PS 14/26 Budsjett for kontroll og tilsyn 2015 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget vedtar det vedlagte budsjettforslaget med forbehold om at utgifter til KLP, samt normal lønns- og prisvekst innarbeides, slik at aktivitetsnivået kan opprettholdes. Rakkestad, 30.10.2014 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Trøgstads behandling 03.11.2014: Sekretariatet redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget Trøgstads vedtak/innstilling 03.11.2014: Kontrollutvalget vedtar det vedlagte budsjettforslaget med forbehold om at utgifter til KLP, samt normal lønns- og prisvekst innarbeides, slik at aktivitetsnivået kan opprettholdes. PS 14/27 Møteplan 1. halvår 2015 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2015: 1. møte: mandag 26. januar 2015 kl. 17:00 2. møte: mandag 4. mai 2015 kl. 17:00 3. møte: mandag 1. juni 2015 kl. 17:00 Rakkestad, 30.10.2014 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Trøgstads behandling 03.11.2014: Kontrollutvalget Trøgstads vedtak/innstilling 03.11.2014: Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2015: 1. møte: mandag 26. januar 2015 kl. 17:00 2. møte: mandag 4. mai 2015 kl. 17:00 3. møte: mandag 1. juni 2015 kl. 17:00 PS 14/28 Informason fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, 30.10.2014 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Trøgstads behandling 03.11.2014: Revisjonen ga følgende informasjon: - Revisjonen har ikke fått tilbakemelding fra administrasjonen ang oppfølgingsrapporten og kan dermed ikke legge frem rapporten på møtet slik det ble vedtatt et ønske fra utvalget i møte av 25.08.2014, sak 14/24 - Finn Skofsrud har sagt opp sin stilling og går av med AFP - Ang selskapskontroll ligger revisjonen etter pga sykdomsfravær. Kontrollutvalget Trøgstads vedtak/innstilling 03.11.2014: 1. Informasjonen fra revisjonen tas til orientering
2. Kontrollutvalget syns det er beklagelig at revisjonen ikke får tilbakemelding fra rådmannen, etter de frister revisjonen setter. Utvalget ber ordfører se til at det blir gjort. PS 14/29 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken blir lagt frem uten innstilling Rakkestad, 30.10.2014 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Trøgstads behandling 03.11.2014: Kontrollutvalget Trøgstads vedtak/innstilling 03.11.2014: - Rådmann inviteres til møtet i januar for å gi en orientering om virksomhetsområde skole, og spesielt sett i forhold til budsjettramme og elevutvikling.
Saksnr.: 2015/1324 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 10589/2015 Klassering: 510/122 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Trøgstad 26.01.2015 15/2 Orienteringssak - Budsjett 2015 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra rådmannen ang budsjett 2015, tas til orientering Rakkestad, 20.01.2015 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Budsjett 2015 Saksopplysninger I tråd med tidligere praksis inviteres rådmannen til kontrollutvalgets møte for å gi utvalget en orientering om årets budsjett. Vurdering Den muntlige informasjonen rådmannen gir ang. budsjett 2015, tas til orientering av utvalget
Saksnr.: 2015/1324 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 10663/2015 Klassering: 510/122 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Trøgstad 26.01.2015 15/3 Orienteringssak - Skole Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra rådmannen tas til orientering Rakkestad, 20.01.2015 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Utvalget vedtok i sitt møte 3. november, i tråd med «Plan for kontrollutvalget» å invitere Rådmannen til sitt møte for å orientere om virksomhetsområdet Skole, og da særlig sett opp mot budsjettrammer og elevutvikling. Vurdering Den muntlige informasjonen Rådmannen gir ang skole tas til orientering.
Saksnr.: 2015/1324 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 9753/2015 Klassering: 510/122 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Trøgstad 26.01.2015 15/4 Oppfølgingsrapport av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Bo- og dagtilbud til funksjonshemmede" i Trøgstad kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for Trøgstad kommunestyre: Vedlagte rapport om oppfølging av rapport om «Bo- og dagtilbud til funksjonshemmede" i Trøgstad kommune, utarbeidet av IØKR IKS, tas til etterretning Rakkestad, 19.01.2015 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Oppfølging av rapport om «Bo- og dagtilbud til funksjonshemmede» i Trøgstad kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Forvaltningsrevisjonsrapport «Bo- og dagtilbud til funksjonshemmede» i Trøgstad kommune Saksopplysninger I kontrollutvalgets møte 29.10.2012 sak 12/19, ble forvaltningsrevisjonsrapport om «Bo- og dagtilbud til funksjonshemmede» Trøgstad kommune behandlet og følgende vedtak ble fattet: 1. Kontrollutvalget slutter seg til de anbefalinger som fremkommer av rapporten 2. Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding til orientering og rapporten oversendes kommunestyret til videre behandling. 3. Revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer følgende innstilling til kommunestyret:
Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Bo- og dagtilbud til funksjonshemmede» i Trøgstad kommune, samt kontrollutvalgets vedtak i saken til etterretning Saken ble behandlet i Trøgstad kommunestyre under sak, og følgende vedtak ble fattet: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Bo- og dagtilbud til funksjonshemmede» i Trøgstad kommune, samt kontrollutvalgets vedtak i saken til etterretning Sekretariatet ser at revisjonen ikke har fått gjennomført oppfølging av rapporten et år etter kommunestyrets behandling, primært pga manglene tilbakemelding fra kommunen, det vises for øvrig til rapportens pkt. 1.1. Vurdering Sekretariatet viser til kap 4. Konklusjon i vedlagte rapport datert den 12.01.2015 «Revisjonen ser at det er blitt arbeidet med anbefalingene i kommunen, og vurderer dette som positivt. BODAF gir tjenester til gruppe mennesker som er avhengig av hjelp og støtte fra kommunen, og det er derfor viktig at tjenestene følger lovverket og andre statlige pålegg. Revisjonen vurderer at anbefaling 3,4,5,6,7 og 9 som fulgt opp, anbefaling 8 vurderes som delvis fulgt opp. Anbefaling 1 og 2 vurderer revisjonen at kommunen arbeider med.» Revisjonen vil være til stedet i møtet og kan om ønskelig besvare eventuelle spørsmål fra utvalget.
Saksnr.: 2015/1415 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 10621/2015 Klassering: 515/122 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Trøgstad 26.01.2015 15/5 Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Trøgstad kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for kommunestyret i Trøgstad: Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Trøgstad kommune, vedtas Rakkestad, 20.01.2015 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Trøgstad kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I samsvar med tidligere praksis, og i henhold til forskrift om kontrollutvalg, avgir kontrollutvalget sin årsmelding for 2014 Vurdering Årsmeldingen er ment å gi et riktig bilde av den aktivitet som har funnet sted i 2013. sekretariatet har laget et utkast på bakgrunn av kontrollutvalgets protokoller. Det er rom for at utvalget kan komme med egne innspill/ord til årsmeldingen om ønskelig.
ÅRSMELDING 2014 FRA KONTROLLUTVALGET I TRØGSTAD KOMMUNE Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2014 Side 1 av 5
1. INNLEDNING Kontrollutvalgets årsmelding er melding til kommunestyret om utvalgets virksomhet og hvilke saker og oppgaver som er tatt opp i 2014. 2. KONTROLLUTVALGETS FORMÅL Kontrollutvalget skal på vegne av kommunestyret sørge for det løpende tilsynet med forvaltningen av kommunen. Utvalget skal også påse at revisjonen av kommunen fungerer på en betryggende måte (jf. kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg av 15. juni 2004). Kontrollutvalget skal føre tilsyn med kommunens selskaper, heleide offentlige aksjeselskaper og interkommunale selskaper som kommunen er medeier i. (jf kommunelovens 80). I 2011 gav Kommunal- og regionaldepartementet ut Kontrollutvalgsboken Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver. Her tas opp forhold som kommunestyrets kontrollansvar, arbeidet og synliggjøring av utvalget. I tillegg er det en gjennomgang av de forskjellige revisjonsformene som, finans- og forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Videre rollen til revisjon og sekretariatet for kontrollutvalget. 3. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Medlemmer og vararepresentanter i kontrollutvalget velges av kommunestyret for fire år og følger valgperioden. Utvalgets leder har møteog talerett i kommunestyret når utvalgets saker blir behandlet (jf. Kommuneloven 77). For 2011-2015 ble følgende valgt, (kommunestyret foretok nyvalg den 18.09.2013.): Navn Funksjon Navn Varamedlem Helge Kolstad Leder Anne Mina Martinsen Skamo 1.vara for Kolstad Petter Ole Kirkeby Nestleder Ditlev Per Albert Marken 2.vara for Kolstad Grete Mellegaard Medlem Stian Ruud Skaugen 1.vara for de øvrige Anne Grethe Ness Medlem Ole-Marius Lundblad 2.vara for de øvrige Marianne Nordlie Medlem Grete Syljuåsen 3.vara for de øvrige Hans Ludvik Olsen 4.vara for de øvrige Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2014 Side 2 av 5
4. KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM Kontrollutvalget i Trøgstad kommune har i 2014 hatt 5 møter og behandlet 29 saker. Møtene ble holdt for lukkede dører frem til ny lov trådde i kraft 1. juli 2013 og møtene holdes nå for åpne dører. (jf. Forskrift om kontrollutvalg 19 og pressemelding fra kommunal- og regionaldepartementet 08.02.2013). Ordfører og revisor har møte- og talerett i utvalget. Rådmannen har ikke møterett, men innkalles av utvalget. Sekretærfunksjonen for kontrollutvalget blir dekket av Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS. Anita Rovedal er daglig leder. Trøgstad kontrollutvalg vedtok 28.01.2013 «Plan for kontrollutvalget i Trøgstad», utvalget vedtar også en møteplan for hvert halvår. 5. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av forskrift om kontrollutvalg og kommentarene nedenfor er knyttet til de enkelte punktene i denne paragrafen: TILSYN MED REVISJONEN Indre Østfold Kommunerevisjon IKS er revisor for Trøgstad kommune. Kontrollutvalget har holdt seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og arbeid. Oppfølgingen av revisjonens arbeid foregår ved muntlige og skriftlige orienteringer fra oppdragsrevisor i kontrollutvalgsmøtene. Kontrollutvalget har i tillegg fått seg forelagt de saker som skal behandles i henhold til lover og forskrifter, samt saker som utvalget har bedt om blir tatt opp. TILSYN MED FORVALTNINGEN Kontrollutvalget har på grunnlag av revisjonens rapportering og annen informasjon ført tilsyn med den kommunale forvaltningen. Følgende fra administrasjonen har vært ikontrollutvalgets møter for å orientere om temaer utvalget har bedt om: Rådmannen og stabsleder, økonomi og administrasjon Anne Teig orienterte om Trøgstad kommunes budsjett for 2014. Rådmannen orienterte om virksomhetsområdet Helse og omsorg. Rådmannen v/ kommunalsjef, økonomisjef og regnskapssjef orienterte om Trøgstad kommunes årsregnskap for 2013. Skatteoppkrever orienterte om Trøgstad kommunes skatteregnskap for 2013. Rådmann og Ordfører har også i 2014 holdt utvalget jevnlig oppdatert om status ifht sak 14/20. Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2014 Side 3 av 5
Det er behandlet en forvaltningsrapport i kontrollutvalget: Forvaltningsrapport «Etablering og drift av bolig for enslige mindreårige flyktninger», Trøgstad kommune Rapporten er sendt kommunestyret til behandling. REGNSKAPET I flg. forskriftene har kontrollutvalget avgitt uttalelse til kommunestyret for Trøgstad kommunes årsregnskap 2013. INFORMASJON Ordføreren holdes orientert om arbeidet i kontrollutvalget gjennom at han fortløpende får tilsendt saksdokumenter og protokoller. Leder av kontrollutvalget forestår for øvrig den uformelle kontakt med den politiske ledelse i kommunen. Kontrollutvalgets møter brukes aktivt når det gjelder informasjonsutveksling. Til utvalgets møter inviteres etatsledere, virksomhetsledere og andre nøkkelpersoner i den hensikt å utveksle informasjon. Utvalgets erfaring er at slik informasjon er viktig for utvalgets arbeid samtidig som det gir muligheter for å spre kunnskap om utvalgets arbeid og plass i forvaltningen. Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2014 Side 4 av 5
6. BEHANDLEDE SAKER I tillegg til faste saker på sakslisten som godkjenning av protokoll, informasjon fra revisjon og eventuelt behandlet utvalget følgende saker: Sak nr. Tittel 14/2 Orienteringssak - Budsjett 2014 14/3 Orienteringssak helse og omsorg 14/4 Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Etablering og drift av bolig for enslige mindreårige flyktninger», Trøgstad kommune 14/6 Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Trøgstad kommune 14/9 Trøgstad kommunes årsregnskap for 2013 kontrollutvalgets uttalelse 14/10 Trøgstad kommunes skatteregnskap for 2013 14/12 Referat 14/15 Overordnet analyse 14/16 Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet 14/17 Indre Østfold kommunerevisjon IKS ressurser, oppgaver og planlagt tidsforbruk 2014 i Trøgstad kommune 14/18 Overordnet revisjonsstrategi 2014 Trøgstad kommune 14/19 Møteplan 2. halvår 2014 14/22 Plan for forvaltningsrevisjon 14/26 Budsjett for kontroll og tilsyn 2015 14/27 Møteplan 1.halvår 2015 Trøgstad xxxx.2015 Helge Kolstad Kontrollutvalgets leder (sign.) Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2014 Side 5 av 5
Saksnr.: 2015/1324 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 10564/2015 Klassering: 510/122 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Trøgstad 26.01.2015 15/6 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, 20.01.2015 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst muntlig informasjon og sekretariatet tar utgangspunkt i det i sin saksbehandling.
Saksnr.: 2015/1324 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 9916/2015 Klassering: 510/122 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Trøgstad 26.01.2015 15/7 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, 19.01.2015 Anita Rovedal daglig leder