Asker og Bærum brannvesen IKS MØTEPROTOKOLL Styret i Asker og Bærum brannvesen IKS Møtested: Asker brannstasjon Møtedato: 25.04.2018 Tid: 18:00-00:00 Til stede på møtet Funksjon Navn Møtt for Leder Erik Tørrissen Nestleder Per Anders Owren Lisbeth Sæther Storli Jelrik Nylund-van Berkel Forfall Marianne Rieber-Mohn Hanne Becker Cappelen Ivar Eriksen Anders Martinsen Sekretær Terje Albinson Adm Anne Hjort Adm Berit Ramstad Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blad er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Erik Tørrissen Per Anders Owren Lisbeth Sæther Storli Marianne Rieber-Mohn Hanne Becker Cappelen Ivar Eriksen Anders Martinsen Asker, 25.04.2018 Asker og Bærum brannvesen IKS P.B. 353, 1372 Asker Besøksadresse: Fredtunveien 5 Internett: www.abbv.no Org. Nr. 980 358 380 Bank: 1503 27 76490 Telefon: 66 76 42 00 e-post: abbv@asker.kommune.no
SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 8/18 18/148 Møteprotokoll fra styremøte 14.02.18 9/18 18/120 Brannsjefens virksomhetsrapport 2017 10/18 18/121 Revisors beretning 2017 11/18 18/122 Foreløpig budsjett 2019 12/18 18/123 Selskapet/IKS'ets rolle i den videre prosessen med felles brannvesen for nye Asker kommune og Bærum kommune 13/18 18/126 Talegruppe for primærkommunikasjon mot 110 - status i saken 14/18 18/166 Styreansvarsforsikring Orienteringssaker 15/18 18/127 Trygg hjemme arbeidet i Bærum kommune - Sak til det politiske utvalget Bistand og Omsorg 16/18 18/67 Eventuelt Brannstyrets leder innledet med å takke forrige styreleder Per Anders Owren for to år med stødig ledelse av brannstyret. Han overrakte blomst og brannvesenets plakett som takk for innsatsen. Det var ingen merknader til innkalling og til agendaen ble det meldt to saker fra administrasjonen. Brannsjefen orienterte om brannvesenets varslingsrutiner da dette på generelt grunnlag hadde vært oppe som tema i eierutvalget i Bærum. Side 2 av 8
8/18 Møteprotokoll fra styremøte 14.02.18 Brannstyret godkjenner møteprotokollen fra brannstyremøte 14.02.18. D Da protokollen fra styremøte 07.12.2017 ble godkjent, men ikke signert i møte 14.02.2018 ble også denne protokollen signert. Brannstyret godkjenner møteprotokollen fra brannstyremøte 14.02.18. Protokollen ble signert sammen med protokoll fra brannstyremøte 07.12.17. 9/18 Brannsjefens virksomhetsrapport 2017 Brannstyret innbyr representantskapet til å ta brannsjefens virksomhetsrapport 2017 til orientering Brannstyret syntes resultatene fra 2017 var gode. Brannstyret var opptatt av at det fortsatt holdes trykk på Trygg Hjemme arbeidet og ser viktigheten av at koordinatorene for dette arbeidet i eierkommunene videreføres etter at midlene fra Det store brannløftet er «brukt opp». Brannstyret innbyr representantskapet til å ta brannsjefens virksomhetsrapport 2017 til orientering 10/18 Revisors beretning 2017 Side 3 av 8
Brannstyret tar saken til orientering Det fremkom ingen merknader til revisors beretning ut over at det er en revisjonsberetning som bevitner at selskapet har god økonomistyring. Brannstyret tar saken til orientering 11/18 Foreløpig budsjett 2019 Brannstyret innbyr representantskapet å vedta de foreløpige budsjettrammene som grunnlag for rammetildeling for 2019. Berit Ramstad gikk gjennom hovedpunktene i budsjettet. I foreløpig budsjett 2019 planlegges det med å bruke opp premiefondet i KLP før 01.01.2020 når Røyken og Hurum kommuner blir en del av Asker kommune. Brannsjefen foreslår også at det for regulert budsjett 2018 legges opp til å bruke av premiefondet i KLP til å betale pensjonspremie. Det vises også til sak 12/18 Selskapet/IKS'ets rolle i den videre prosessen med felles brannvesen for nye Asker kommune og Bærum kommune. Brannstyret innbyr representantskapet å vedta de foreløpige budsjettrammene som grunnlag for rammetildeling for 2019. 12/18 Selskapet/IKS'ets rolle i den videre prosessen med felles brannvesen for nye Asker kommune og Bærum kommune Brannstyret for ABBV har ansvar for å ivareta organisering og bemanning i brannvesenet for nye Asker og Bærum fordi brannvesenene i Røyken og Hurum overføres til ABBV som en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven. Organisering av prosjektet vedtas i henhold til anbefaling i denne saken. Side 4 av 8
Brannsjefen orienterte om hovedpunktene i saken. Styrets leder presiserte hva som ligger i en virksomhetsoverdragelse og den formelle prosessen. Selv om dette er en eierstyrt prosess er det brannstyret som har det formelle ansvaret for virksomhetsoverdragelsen, og skal fatte vedtak om og implementere endringer i ABBV. Styret ønsker å ha en aktiv rolle og ikke bare motta statusrapporter. Brannstyret presiserer at i deres mandat ligger det at de må involveres før noe besluttes eller vedtas. Styret er opptatt av at også Røyken brann og redning og Hurum brannvesen får et tydelig fotavtrykk i det nye brannvesenet. De ønsker å være involvert i tema som kulturbygging, brannforebyggende arbeid herunder Trygg hjemme og ROS- og beredskapsanalyser med etterfølgende beredskapsdimensjonering. Styreleder påpekte at styret må inngå avtale om virksomhetsoverdragelse med nye Asker kommune og at det derfor ikke er formelt mulig å slå sammen de tre brannvesenene før 01.01.2020, alternativt må styret inngå avtale om virksomhetsoverdragelse med Røyken og Hurum kommuner. Brannsjefen følger opp dette spørsmålet mot prosjektrådmannen i Asker. Styret reiste spørsmålet om det forslaget som nå foreligger vedrørende organisering av arbeidet, inkludert brannstyrets rolle, har vært vurdert gjort på en annen måte. Brannsjefen svarte at hun ikke kjente til at alternative organisasjonsformer var utredet. Brannstyret ber om at det vurderes å sette opp et eller flere ekstraordinære styremøter, og om noen styremøter holdes i Røyken og/eller Hurum. Brannstyret ber om å involveres i prosessen før det konkluderes for å kunne gi anbefalinger til arbeidet. Brannstyret ønsker spesielt å bli involvert i kulturbygging i arbeidet med å etablere et nytt felles det nye felles brannvesen, brannforebyggende arbeid herunder Trygg hjemme og ROS- og beredskapsanalyser med etterfølgende beredskapsdimensjonering. Brannstyret for ABBV har ansvar for å ivareta organisering og bemanning i brannvesenet for nye Asker og Bærum fordi brannvesenene i Røyken og Hurum overføres til ABBV som en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven. Organisering av prosjektet vedtas i henhold til anbefaling i denne saken. 13/18 Talegruppe for primærkommunikasjon mot 110 - status i saken - Orienteringssak Brannstyret aksepterer at Oslo brann og redningsetat (OBRE) får mulighet til å komme med alternative tiltak for å bedre Asker og Bærum (ABBV) sin tilgjengelighet i talegruppe for primærkommunikkasjon mot 110, før de eventuelt opprettholder sin anmodning om en egen talegruppe for primærkommunikkasjon mot 110 for ABBV. ABBV vil delta i en arbeidsgruppe for å utrede alternativer som sikrer våre interesser. Side 5 av 8
Brannsjefen orienterte om hennes møte med brannsjefen i OBRE og det planlagte møte mellom de to brannsjefene og brannstyrets leder. Styrets leder mener det er feil at styrets leder involveres direkte i møter mellom brannsjefene. Hvis styret skal involveres vil det være naturlig også å løfte saken ett nivå i Oslo kommune. De to ansattrepresentantene presiserte hvor stort problem dette er og hvilke konsekvenser det kan få at tidskritisk informasjon ikke kommer frem til 110-sentralen og vise versa. Brannstyret støtter at det er nedsatt en arbeidsgruppe hvor både ABBV og OBRE er representert. Brannsjefen orienterte om at arbeidsgruppens leder (som er fra ABBV) har bedt om utsatt frist til over sommeren. Brannstyret støtter at de får tid til å komme med endelig forslag, men at det må iverksettes strakstiltak senest innen 10. juni. Brannstyret savner følgende i arbeidsgruppens mandat: - Beskrivelse av dagens situasjon - Presentasjon av alternative tiltak - Benchmarking mot andre «sambandssentraler» Brannstyret brukte mye tid på behandling av denne saken, og presiserte alvoret i den. - Brannstyret står på sitt standpunkt vedtatt i styremøte 14.02.2018 om at det må etableres en egen talegruppe for primærkommunikasjon mellom ABBV og 110- sentralen. - Brannstyret aksepterer likevel at Oslo brann og redningsetat (OBRE) får mulighet til å komme med alternative tiltak for å bedre Asker og Bærum (ABBV) sin tilgjengelighet i talegruppe for primærkommunikkasjon mot 110. ABBV vil delta i en arbeidsgruppe for å utrede alternativer som sikrer våre interesser. - Brannstyret forventer at OBRE iverksetter strakstiltak foreslått av arbeidsgruppen herunder vurdere egen talegruppe som prøveordning. Brannstyret ber om å bli orientert om dette i sitt møte 13.06.2018. 14/18 Styreansvarsforsikring Brannsjefen ber styret på grunnlag av disse opplysningene drøfte saken i styremøtet og fatte vedtak der. Brannstyrets leder orienterte om at han har vært i kontakt med eierkommunene om de kunne påta ansvar slik at ABBV IKS ikke behøver å tegne egen styreansvarsforsikring. Eierkommunene ønsker ikke å påta seg slikt ansvar og oppfordrer styret å foreta en selvstendig vurdering for å tegne egen styreansvarsforsikring. Styrets leder orienterte om sine erfaringer fra sitt arbeid som advokat om behovet for styreansvarsforsikring. Side 6 av 8
Brannstyret ber om å få fremlagt en sak i neste møte som tar sikte på å inngå avtale om styreansvarsforsikring. 15/18 Trygg hjemme arbeidet i Bærum kommune - Sak til det politiske utvalget Bistand og Omsorg - Orienteringssak Brannstyret tar saken til orientering Brannstyret viser til sak i BIOM (vedlagt saken) og anmoder på det sterkeste om at kommunene viderefører Trygg-hjemme-koordinatorene. Brannstyret anbefaler at kommunene avsetter midler til videreføring av koordinatorer for deres trygg-hjemmearbeid. Erfaringer fra dette arbeidet tilsier at 1 hel stilling i Bærum og 50% stilling i Asker er nødvendig for å koordinere ressursene til dette arbeidet internt i kommunene. 16/18 Eventuelt Følgende to saker ble meldt til eventuelt A. Endring i sak 03/18 Disponering av mindreforbruket 2017 B. Bruk av premiefond A. Brannsjefen orienterte om at etter at denne saken ble behandlet av brannstyret 14.02.2018 har brannvesenet fått kjøpt brukte stoler på Finn.no til kr. 16.000,-. Det har også meldt seg et behov for vedlikehold av gulvene i spiserom og stue på Asker brannstasjon. Brannsjefen anmoder derfor styret om å kunne bruke deler av gevinsten fra stolkjøpet til nytt gulvbelegg i spiserom og stue. Side 7 av 8
B. 18.mars hadde ABBV årlig budsjettmøte med eierkommunene. I disse møtene diskuteres evt behov for endringer i rammeoverføringer for påfølgende år samt langtidebudsjett for de påfølgende 4 årene. I dette møtet informerte eierkommunene at de ønsket at selskapet tapper premiefondet i KLP i løpet av 2018 og 2019 for at det skal stå i null fra 01.01.2020 da Røyken brann- og redning og Hurum brannvesen er en del av et nytt felles brannvesen. En slik tapping av premiefondet kan bare gjøres ved å betale pensjonspremie. For at det skal være mulig å belaste fondet for innbetaling av premie i 2018 må KLP ha informasjon om dette innen 1.mai 2018. Da dette er før behandling av regulert budsjett 2018 trenger ABBV fullmakt til å iverksette dette snarlig. A. Brannstyret innstiller på at representantskapet vedtar at deler av gevinsten fra stolkjøpet brukes til nytt gulvbelegg i spiserom og stue på Asker brannstasjon B. Brannstyret innstiller på at representantskapet vedtar at det i regulert budsjett 2018 legges opp til å bruke inntil 12 mill av premiefondet til betaling av pensjonspremie. Side 8 av 8