Sykehuset Innlandet HF Styremøte 20.12.17 SAK NR 098 2017 STATUS RADIOLOGISYSTEM RIS/PACS Forslag til VEDTAK: 1. Styret ser fremdeles svært alvorlig på fremdriften for sluttleveransen av nytt radiologisystem og ber administrerende direktør om fortsatt tett oppfølging av arbeid med feilrettinger og forbedringer. 2. Styret ber om at det i styremøtet i januar legges fram kostnadsoverslag over merkostnader Sykehuset Innlandet har hatt i forbindelse med utsatt oppstart på to år og merkostnader i drift for å ivareta pasientsikkerheten. Brumunddal, 13. desember 2017 Alice Beathe Andersgaard administrerende direktør
SAKSFREMSTILLING SAK NR. 098 2017 Bakgrunn Styret ser meget alvorlig på utfordringene med innføring av radiologisystem (RIS/PACSprosjektet) i Sykehuset Innlandet og har bedt om at saken settes opp som egen sak i dette styremøtet. Saken gir en statusoppdatering og en oversikt over videre plan. Saksframstilling Status og videre planer Oppgraderinger Det er vedtatt at PACS oppgraderes til ny hovedversjon innen 31. januar 2018. I følge leverandøren skal oppgraderingen gi forbedret stabilitet og ytelse. Leverandøren anbefaler oppgradering av RIS til ny hovedversjon versjon 11.2. Dette er i følge leverandør den beste måten å rette kritiske og en del alvorlige feil, og dermed forbedre driftssituasjonen og pasientsikkerheten i Sykehuset Innlandet. Oppgradering til RIS versjon 11.2 vil blant annet løse ni av 31 alvorlige (B) feil, samt gi forbedret stabilitet og ytelse. Prosjektet har lagt fram konseptdokumentasjon for oppgraderingen inkludert målformuleringer, planer, risikovurdering, budsjett og avgrensninger. Denne er nå under bearbeidelse for å få en tydeligere risikovurdering og mer detaljert plan for ressursbehovet fra Sykehuset Innlandet. Det er i tillegg gjennomført et referansebesøk til Akademiska Sjukehuset i Uppsala, som har radiologisystem fra samme leverandør og har tatt RIS versjon 11.2 i bruk. Resultatet skal legges frem i den regionale styringsgruppen primo februar 2018 som grunnlag for beslutning om eventuell oppgradering. Feil og feilretting I slutten av oktober oppsto en ny A-feil. Det var i tre uker utfordringer med å lagre bildebeskrivelser. De ansatte opplevde dette som svært krevende. Årsaken viste seg å være en parametersetting som ble gjort i forbindelse med en hovedoppgradering av journalsystemet (DIPS) for å sikre at data ikke skulle kunne kopieres ut fra journalsystemene. RIS-systemet, som også er et journalsystem, klarte ikke å tilpasse seg denne restriksjonen. Parametersettingen i DIPS ble reversert og feilen ble lukket. Kritikaliteten på en kritisk feil (A) vedrørende migrering er justert ned til alvorlig (B). En kritisk feil (A), relatert tilgjengelig reserveløsning er, løst og feilen lukket. I sum er to A-feil lukket, én A-feil redusert til B-feil og en ny A-feil oppstått i perioden 1. Likevel er det fortsatt til dels store utfordringer med å opprettholde en sikker pasientbehandling. Det skyldes i hovedsak tre åpne A-feil, og mange åpne B-feil. 1 Den nye A-feil forårsaket at radiologiløsningen var utilgjengelig noen timer. Løsningen kom i gang igjen, men årsak og preventive tiltak er ikke dokumentert. Derfor står saken fortsatt åpen. Side 2 av 5
Bruk av radiologisystemet krever et stabilt høyt forbruk av ressurser internt i foretaket og av eksterne ressurser. Som tidligere rapportert oppleves dette som en meget krevende situasjon for personalet og avdelingene. Status på feilretting pr 30.10.17 var slik: Status A Kritisk B Alvorlig C Mindre alvorlig Sum Feilretting pågår 6 34 29 69 Feilretting under godkjenning 3 2 5 Lukket og godkjent feilretting 8 34 7 49 Status på feilretting pr 12.12.17: Status A Kritisk B Alvorlig C Mindre alvorlig Sum Feilretting pågår 3 39 34 76 Feilretting under godkjenning N/A N/A N/A N/A Lukket og godkjent feilretting N/A N/A N/A N/A (N/A: Det har ikke vært mulig å fremskaffe pålitelige tall for Feilretting under godkjenning og Lukket og godkjent feilretting) Leverandøren, Carestream, i samarbeid med Sykehuspartner og Sykehuset Innlandet jobber kontinuerlig med feilsøking. Meldingen fra leverandør er at de fortsatt trenger mer dokumentasjon og underlag for å kunne finne rotårsaken til feilene, slik at de kan rettes. Sykehuset Innlandet bidrar med mange fag- og prosjektressurser til å dokumentere feil. Det er utfordrende og tidkrevende for Sykehuset Innlandet sine ansatte å dokumentere feilsituasjoner. I uke 48 kom kompetanse fra leverandørens utviklingsavdeling og deltok i feilsøkingen. Dette opplevdes som både positivt og effektivt det vil være viktig at leverandør vil bruke denne tilnærmingsmåten mer i tiden som kommer. Arbeid med forbedringer Prosjektet har vedtatt gjennomføring av seks verdiforbedringstiltak. Dette er tiltak som går på tilpasning i arbeidsflyt etter opplæring og enklere konfigurasjonsendringer med mål om å gi brukerne opplevelse av forbedringer på enkelte områder. Arbeidet skal i henhold til plan være gjennomført innen utgangen av april. Ledelsen i Sykehuset Innlandet har i samarbeid med prosjektet intensivert arbeidet med kompenserende tiltak fra foretakets side for å redusere sannsynligheten for at pasientsikkerheten kan settes i fare ved bruk av radiologiløsningen. Disse tiltakene kommer i tillegg til seks verdiforbedringstiltak som skal gjennomføres innen utgangen av april 2018. Arbeidet vil bli fulgt opp med ny risikovurdering etter at tiltak er gjennomført, og har virket over tid. Referansebesøk til Akademiska sjukehuset i Uppsala Akademiska sjukehuset i Uppsala har benyttet RIS/PACS fra Carestream siden 2008. Primo desembergjennomførte Sykehuset Innlandet et referansebesøk til Akademiska sjukehuset i Uppsala som har opplevd mange av de samme utfordringene med leverandøren, og til dels løsningen, som Sykehuset Innlandet har og har hatt. De kom med gode og nyttige innspill til videre aktiviteter, vurderinger og løsninger for Sykehuset Innlandet. Sykehuset Innlandets delegasjon opplevde referansebesøket som et meget nyttig og vil søke ytterligere samarbeide med Akademiska sjukehuset i Uppsala. Side 3 av 5
Helse Sør-Øst RHF vurderer videre veivalg for regionalt RIS/PACS Helse Sør-Øst RHF nedsatte i november en regional faglig arbeidsgruppe for å utrede videre plan for regionalt radiologisystem. Arbeidet skulle ta utgangspunkt i skisserte hovedalternativer som å videreføre leveranser basert på eksisterende avtale med Carestream, helt eller delvis å terminere avtalen med Carestream og å åpne for nyanskaffelser, enten regionale eller lokale. Målet var å identifisere alternativer som kunne gjennomføres med lav risiko og gi kliniske gevinster så tidlig som mulig. Sykehuset Innlandet har deltatt med fagressurser i utredningen. Rapporten fra den regionale arbeidsgruppen er ferdigstilt og overlevert ledelsen i Helse Sør-Øst RHF for videre vurderinger og beslutning. Riksrevisjonen Sykehuset Innlandet har mottatt brev fra Riksrevisjon med varsel om at: «Riksrevisjonen har besluttet å starte opp en hovedanalyse av Helse Sør-Østs gjennomføring av IKT-prosjektet RIS/PACS. Målet med undersøkelsen er å finne årsaker til at Helse Sør-Øst så langt ikke har nådd målsettingen om å etablere en felles radiologiløsning i regionen.» Videre skrivere Riksrevisjonen: «Sykehuset Innlandet HF vil, som pilot, være sentral i informasjonsinnhentingen som i hovedsak vil bestå av dokumentanalyse og intervjuer. I tillegg legger vi opp til å observere hvordan radiografer/radiologer bruker systemet i praksis. Det vil være behov for individuelle og kvalitative intervjuer med nøkkelpersoner i ulike faser av prosjektet». Til nå er det avholdt to møter mellom Riksrevisjonen og Sykehuset Innlandet, ett innledende møte og et møte for innhenting av dokumentasjon. Kompensasjon fra Helse Sør-Øst RHF for merkostnader i Sykehuset Innlandet i prosjekt og drift Sykehuset Innlandet har hatt betydelige merkostnader både i prosjektet og i drift knyttet til innføringen av systemet. Det regionale helseforetaket har nå innledet en dialog med Sykehuset Innlandet for å avklare grunnlaget for vurdering av størrelse på eventuell kompensasjon. Grunnlaget for beregning av merkostnader for Sykehuset Innlandet omfatter: 1. Merkostnader Sykehuset Innlandet har hatt etter første planlagte oppstart 30.04.14 og frem til oppstart 30.09.16 2. Merkostnader Sykehuset Innlandet har hatt etter oppstart 01.10.16 og estimerte merkostnader framover i tid. Kostnadene er knyttet til hovedområdene innleie av radiologer, radiografer, ekstern prosjektledelse, overtid og andre merkostnader hele foretaket har hatt. Oversikt over merkostnader er under utarbeidelse og vil bli oversendt Helse Sør-Øst RHF innen utgangen av 2017. Side 4 av 5
Administrerende direktørs vurdering Innføringen av nytt radiologisystem i Sykehuset Innlandet er fremdeles, svært krevende. Arbeidet med å rette feil og gjennomføring av manuelle rutiner er nødvendig slik at pasientsikkerheten kan ivaretas på en best mulig måte. Fagmiljøene jobber meget godt for å ivareta pasientsikkerheten og det er iverksatt og planlagt ytterligere risikoreduserende tiltak. Prosjektet og Sykehuset Innlandet har også planlagt aktiviteter på kort og lengre sikt som sannsynligvis vil kunne bedre situasjonen. Nye risikovurderinger etter gjennomføring av tiltak er viktig for å ha oversikt over risikonivået for pasientsikkerheten. Side 5 av 5