Innføring av parlamentarisme i Tromsø Kommune

Tromsø kommune Innføring av parlamentarisme i Tromsø Kommune Valgperioden 2011-2015 Innstilling fra politisk utvalg Tromsø pr. 2.juni 2011 Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 1

Forord I Tromsø har overgang fra formannskapsmodell til parlamentarisme blitt utredet og debattert flere ganger, uten at en har vedtatt å innføre modellen. To politisk sammensatte utvalg under ledelse av Tor Zachariassen utredet henholdsvis i 1998 og 2002 modellen for innføring i valgperiodene 1999-2003 og 2003-2007, og høsten 2005 gjorde daværende kommunestyret et formalvedtak om å anbefale parlamentarisme fra og med valgperioden 2007-2011. 29.september 2010 anbefalte kommunestyret at det skulle innføres parlamentarisme i Tromsø kommune fra og med valgperioden 2011-2015. Anbefalingen ble vedtatt med 33 mot 9 stemmer. Mindretallet foreslo at det ikke skulle innføres parlamentarisme. Med dette vedtaket oppfylte kommunestyret formalkravene i kommuneloven 18 nr 2. Her slås fast at forslag om å innføre parlamentarisme må være fremmet og votert over i kommunestyret innen 31. desember i nest siste år i valgperioden. Det er det nye kommunestyret som velges høsten 2011 som endelig tar stilling til innføringen av en parlamentarisk styringsform. Kommunestyret vedtok å nedsette et arbeidsutvalg bestående av gruppelederne for samtlige partigrupper i kommunestyret for å utrede styringsformen, herunder økonomiske konsekvenser. Utvalget legger med dette fram sin innstilling. Tromsø 2. juni 2011 Elisabeth Steen leder av utredningsutvalget Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 2

Innhold Forord... 2 1 Utvalgets arbeid... 4 1.1 Bakgrunn... 4 1.2 Arbeidet i utvalget... 4 2 Former for parlamentarisme... 7 3 Kommunestyret, komiteene, andre politiske utvalg... 9 3.1 Kommunestyret... 9 3.2 Komiteene... 9 3.3 Kommunestyrets sekretariat/ordførerens kontor... 11 3.4 Andre utvalg... 11 4 Byrådet og byrådenes porteføljer... 14 4.1 Andre kommuner... 14 4.2 Byrådenes størrelse, portefølje og fullmakter Alternativer... 15 4.3 Byrådsleder ordfører... 16 5 Organisatoriske endringer i kommunen administrativ innpassing i porteføljen... 18 5.1 Byrådsavdelinger... 18 5.2 Ledelse... 19 6 Byrådets politiske arbeid byrådets arbeids- og vedtaksmøter, frekvens og saksgang.... 20 6.1 Møteform og frekvens... 20 6.2 Saksgang... 20 6.3 Åpne versus lukkede møter i byrådet... 21 7 Byrådets praktiske arbeid stab, administrativ ledelse, kontorlokalisering... 22 7.1 Politiske medarbeidere / stab... 22 7.2 Kontorlokalisering... 24 8 Kommunestyrets arbeidsforhold... 25 8.1 Gruppelederne og opposisjonens arbeidsbetingelser... 25 8.2 Frikjøp av varaordfører... 27 8.3 Frikjøp og godtgjørelse komitéledere... 27 8.4 Møtegodtgjørelse kommunestyret og komiteene... 28 8.5 Grunnsats... 28 9 Byrådet og politiske rådgivere - godtgjørelse... 29 10 Økonomiske konsekvenser... 30 Vedlegg... 33 Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 3

1 Utvalgets arbeid 1.1 Bakgrunn Tromsø kommunestyre vedtok i møte 29. september 2011 under sak 125 følgende: 1. Det innføres parlamentarisme i Tromsø kommune f.o.m. valgperioden 2011-2015. 2. Det settes ned en arbeidsgruppe bestående av gruppelederne for samtlige partigrupper i kommunestyret for å utrede styringsformen, herunder økonomiske konsekvenser. Gruppelederen for den største partigruppen leder arbeidsgruppen. Nestlederne i partigruppene er vara til arbeidsgruppen. Utredningen legges frem for kommunestyret innen utgangen av mai 2011 slik at ny styringsform kan iverksettes fra valgperiodens begynnelse. Arbeidsgruppen (heretter kalt utvalget) har valgt en konkret tilnærming. Den har sett på kommunestyret og komiteenes rolle og oppgaver i en parlamentarisk styringsform og behovet for nye politiske utvalg. Det er gitt anbefalinger om kommunerådets (benevnt som byrådet) størrelse og oppgaver, og rådets møteform og møtefrekvens, administrativ portefølje under rådet herunder antallet byrådsavdelinger. Utvalget har også beregnet økonomiske merkostnader ved å innføre parlamentarisme. Det er utarbeidet tre alternative beregninger. Utvalget er godt i gang med å revidere eksisterende reglementer og å lage nye reglementer. I tillegg til å revidere reglementer for kommunestyre og komiteer, har utvalget startet arbeidet med å utarbeide forslag til fullmaktsreglement for byrådet. For at byrådet raskt skal være operativt, er det viktig allerede fra første dag å ha oversikt over hvilke delegerte fullmakter som byrådet må ha fra kommunestyret. Utvalget har også utarbeidet reglement for klageutvalg og forretningsutvalg. Det gjenstår en del nødvendige avklaringer i administrasjonen før dette arbeidet er ferdig, det gjelder særlig fullmaktene til byrådet. Utvalget har derfor bestemt seg for å legge fram reglementene i en egen sak i kommunestyret i september 2011. 1.2 Arbeidet i utvalget Arbeidsgruppen har bestått av følgende medlemmer: Elisabeth, Steen AP (leder) Jan Blomseth, FrP Øyvind Hilmarsen, H Jens Revold, SV Jens Ingvald Olsen, R Ann-Sissel Enoksen, SP Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 4

Marie Fangel, V Marie Myreng Nilsen, KrF Utvalgets medlemmer har vært til stede på møtene, med enkelte unntak. Jonas Eilertsen,V har deltatt fra V på møtene, mens Tor Egil Sandnes, Gunhild Johansen, Herbjørn Henriksen og Frid Fossbakk har representert hhv FrP, SV, SP og H når gruppeleder ikke har kunnet delta. Kristoffer Kanestrøm representerte Frp på besøket i Bergen kommune. Det er avviklet 8 møter i utvalget. Utvalget hadde sitt siste arbeidsmøte 1.juni 2011. Sekretariat for utvalget har vært rådgiver Kjell-Robert Pedersen, rådmannens fag og utviklingsenhet. Utvalget har gjennomgått tidligere utredninger fra Tromsø kommune og forskningsrapporter og undersøkelser fra andre kommuner. 9. mai 2011 var representanter fra utvalget samt rådmann på besøk i Bergen kommune for å innhente erfaringer. Bergen kommune har hatt en parlamentarisk styringsform fra 2000. Rapport fra denne turen følger som vedlegg. I tillegg har utvalget hatt møte med representanter fra politisk ledelse i Troms Fylkeskommune 31. mai 2011. Forskjellen mellom en parlamentarisk modell og formannskapsmodellen er skissert i kommunestyresaken fra september 2010 og gjentas derfor ikke her. Det samme gjelder begrunnelsene for eller mot parlamentarisme. Av utvalgets medlemmer er tre mot innføringen av parlamentarisme i Tromsø. Disse medlemmene har likevel valgte å bidra til diskusjonen omkring utviklingen av en parlamentarisk styringsform. På enkelte punkter har utvalget ikke kommet til enighet. Utvalgets flertall (Steen, Fossbakk, Myreng Nilsen, Eilertsen og Sandnes) anbefaler: 1. Den parlamentariske modellen anbefales iverksatt f.o.m. konstituerende møte i kommunestyret 19.oktober 2011. 2. Det nye kommunestyret anbefales å organisere politisk utvalg, byråd og frikjøp i henhold til anbefalingene i denne utredningen 3. Forslag til nye reglementer legges fram for kommunestyret i september 2011 Utvalgets mindretall (Olsen, Henriksen og Johansen), foreslår følgende: Tromsø kommune innfører ikke parlamentarisme (byråd byregjering) som styringsform. 1. Tromsø kommune fortsetter med formannskapsmodellen som politisk styringsform. 2. Formannskapsmodellen sikrer at den politiske saksbehandlingen skjer i organ som er bredt politisk sammensatt. 3. Den politisk saksbehandlingen skjer i åpent politisk organ med formannskapsmodellen. Dette sikrer at offentligheten får innsyn i hvordan de politiske beslutningene fattes. 4. Innføring av parlamentarisme i Tromsø kommune innebærer at svært mye av den politiske saksbehandlingen, og avgjørelse gis til byrådet, som dermed får svært stor politisk makt. 5. Byrådet behandler sakene i lukkede møter, som gjør at offentligheten ikke får innsyn i Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 5

den viktige politiske behandlingen. Både media og befolkninga er utestengt. 6. Byrådet representerer kun posisjonen, noe som medfører en kraftig reduksjon av politiske vurderinger før beslutninger tas. 7. Fagkomiteene blir i hovedsak høringsorgan for byrådet, og mister innstillingsretten. 8. Kommunestyret blir i stor grad redusert til sandpåstrøingsorgan. 9. Arbeidsvilkårene, og mulighetene for medvirkning i den politiske beslutningsprosessen for politikerne som er i opposisjon til byrådet blir kraftig svekka, i forhold til de politikerne som etablerer byrådet. Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 6

2 Former for parlamentarisme I et lokalt parlamentarisk system vil man kunne stå ovenfor følgende situasjoner: A) Mindretallsparlamentarisme, hvor det er et mindretall av et eller flere parti i kommunestyret, som søker flertall fra sak til sak. B) Flertallsparlamentarisme, hvor et forpliktende samarbeid har rent flertall i kommunestyret. En undersøkelse fra Oslo (1999) viser at partienes adferd under tilfeller av mindretallsparlamentarisme kan sammenlignes med den atferden man vil finne i en vanlig formannskapsmodell, siden man hele tiden vil måtte søke støtte og allianser. I flertallsparlamentarisme er partiene betydelig mer forutsigbare, og man går i retning av klare og tradisjonelle blokkdannelser. Flere forskere hevder derfor at mindretallsparlamentarisme ligger høyest på skalaen i et demokratisk perspektiv, siden byrådspartiene hele tiden må søke å skape kompromisser. Dermed blir de prosessene som skjer i kommunestyret viktigere enn der det er flertallsparlamentarisme. Parallellen til statsparlamentarisme ligger i de mindretallsregjeringene Norge har vært styrt etter i flere tiår. Mellom 1985 (flertallsregjeringen Willoch) og 2005 (Stoltenberg II) var regjeringene i denne perioden mindretallsregjeringer, og måtte søke skiftende koalisjoner i Stortinget. Prosessene i Stortinget blir da viktigere. Men Stortinget gikk kanskje for langt i å regjere i perioder, og kritikken mot vårt norske system var ofte at Stortinget drev Stortingsregjereri. Dagens flertallsregjering viser at mange saker er avgjort før man kommer til Stortinget, og dermed er prosessene der mer proforma i forhold til partiene som styrer. Det blir mer en arena for opposisjonen til å markere forskjellene i forhold til byrådet, enn å skape kompromisser. I en slik situasjon må flertallspartiene ta på alvor at Stortinget, og i et lokalt system kommunestyret, skal være den viktigste arena for politisk aktivitet. Kommunestyret må derfor tas på alvor av byrådet i en flertallsparlamentarisk setting. I Bergen og Oslo brukes kommunelovens bestemmelse om at det er anledning til å stemme blankt, slik at det forslaget som har fått flest stemmer, er valgt. Man kan dermed få et mindretallsbyråd. Trondheim kommune som vurderer å innføre parlamentarisme fra 2011 sier i sin utredning følgende: det kan være fordeler med et flertallsbyråd i forhold til styringsdyktighet, slik Bragstadutvalget la vekt på. Realiteten vil imidlertid ofte være at det trengs et stort antall partier for å oppnå et flertall. Et byråd bestående av mange partier vil ikke nødvendigvis være så veldig effektivt, ettersom det kreves at alle partiene blir enige i ett og alt. Et mindretallsbyråd bestående av færre partier kan hente støtte der den måtte finnes. I framleggelsen av utredningen til kommunestyret utdyper ordføreren i Trondheim dette slik: Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 7

Det må være et mål å sikre langsiktig og stabil styring for en kommune av Trondheims størrelse. Det er kommunestyrevalg hvert fjerde år, noe som i seg selv vil føre til både dynamikk og muligheter for endring av kurs. For å balansere ut dette er det fornuftig å sørge for at byrådet har et parlamentarisk flertall bak seg ved tiltredelse og at eventuelle mistillitsforslag mot byrådet som sådan skal peke på hvem som skal ta over. Ved tiltredelse kan dette skje ved at bystyret godkjenner, dvs gir mer enn 50 pst av stemmene til den ordfører peker på, og at det er samme krav til flertall når bystyret voterer over tiltredelseserklæringen. Kapitlet synliggjør to former for parlamentarisme som kan oppstå i praksis, flertallsparlamentarisme og mindretallsparlamentarisme. Utvalget ønsker ikke å lage egne bestemmelser som begrenser den ene eller andre muligheten, men følger bestemmelsene i KL 18, pkt 4 hvor det heter at Det må enten stemmes for et av forslagene eller stemmes blankt. Det forslaget som får flest stemmer er valgt. Foreligger det flere enn to forslag, må et forslag likevel ha tilslutning fra flertallet av de avgitte stemmene for å være valgt. Får ingen av forslagene slik tilslutning, skal det stemmes på nytt over de to forslagene som fikk flest stemmer. Det forslaget som ved denne avstemningen får flest stemmer er valgt. Dermed kan en få både flertallsparlamentarisme og mindretallsparlamentarisme. Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 8

3 Kommunestyret, komiteene, andre politiske utvalg 3.1 Kommunestyret Det foreslås ingen endringer i kommunestyrets størrelse; Kommunestyret skal fortsatt bestå av 43 medlemmer. Kommunestyret skal handle på kommunens vegne i alle saker som ikke er delegert til andre kommunale organer i de fleste tilfeller er dette byrådet. I utgangspunktet har byrådet samme beslutningsmyndighet og ledelsesansvar som rådmannen i dagens system, dvs. saksforberedelse for politiske organ og iverksetting av vedtak. Lovens bestemmelse gir imidlertid kommunestyret anledning til å delegere myndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Kommunestyret står fritt til å vurdere hvor vide fullmaket det vil gi byrådet. Kommunestyret skal fortsatt føre tilsyn med kommunens samlede virksomhet, og vedtar budsjett og saker på innstilling fra byrådet. Kommunestyret vil bli enda viktigere i et parlamentarisk system, fordi formannskapet nå er borte. Og det er her de endelige politiske kampene vil stå, noe som i en kommune som Tromsø vil føre til enda større oppmerksomhet på hva som skjer i kommunestyret. Hvilket nivå (kommunestyret eller byrådet) som skal forvalte myndigheten som formannskapet i dag er delegert, er et sentralt spørsmål i et parlamentarisk system. Delegasjonsreglementet vil avklare dette. Kommunestyret kan fortsatt holdes en gang i måneden, for eksempel hver siste onsdag i måneden. Samme ordninger har f.eks Oslo kommune og klarer en slik stor kommune seg med kommunestyremøter en gang i måneden, så bør også Tromsø klare det. Det har igjen med hvor god byrådet er å sortere ut hva slags saker som må til kommunestyret, og hvilke de kan avgjøre etter delegasjon. 3.2 Komiteene Byrådet er ansvarlig for at sakene er forsvarlig utredet. Samtidig vil det være et bredt politisk behov for å supplere sakene og belyse andre forhold enn det byrådet har pekt på i saken. Alle saker som skal opp i kommunestyret skal som i dag være behandlet i en av kommunestyrets komiteer, forretningsutvalget (nytt se under), valgstyret eller i kontrollutvalget. Komiteene bør - avgi uttalelser i saker som legges fram av byrådet - gi tilrådning til kommunestyret i løpende saker, og avgjøre saker hvor de har fått beslutningsmyndighet fra kommunestyret. - føre overordnet tilsyn med organer som er underlagt komiteens saksfelt. Påse at virksomhetene drives i samsvar med bestemmelser, lover og forskrifter. Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 9

Alle faste medlemmer i kommunestyret unntatt ordførerer er faste medlemmer i en av komiteene eller i kontrollutvalget. Varamedlemmer i komiteene velges tilsvarende blant varamedlemmer til kommunestyret. Partier som avgir en fast kommunestyrerepresentant til kontrollutvalget skal ikke miste et medlem i komiteene, men gis adgang til å bruke et varamedlem. Byrådene og ordføreren har møte-og talerett i komiteene, men har ikke stemmerett. 3.2.1 Antall komiteer og arbeidsfordeling mellom dem. Alternativer. Komiteens oppgaver blir å foreta den forberedende politiske behandlingen av sakene og avgi innstilling til bystyret. Dagens fire komiteer er - helse og omsorgskomité - kultur, idrett og oppvekstkomité - miljø-, energi og transportkomité - byutviklingskomité I ny organisasjon forutsettes formannskapet, finans og byggutvalget og internasjonalt utvalg lagt ned. Sakene fordeles til komiteene. Det er kommunestyret selv som fastsetter hvor mange komiteer det til enhver tid skal være og hvordan oppgavene fordeles mellom dem. En bør derfor avklare antallet komiteer og arbeidsdelingen mellom dem. Nedenfor er satt opp to mulige alternativer: Alternativ 1 En beholder antallet komiteer, men endrer arbeidsdelingen. Øyvind Hilmarsen foreslår følgende arbeidsdeling: - finans, eiendom og næringskomité - utdanning, kultur og idrettskomité - helse og omsorgskomité - byutviklingskomité Alternativet gir 3 komiteer med 11 medlemmer og 1 komité med 9 medlemmer. Alternativ 2 En utvider til seks komiteer. Elisabeth Steen foreslår seks komiteer med følgende arbeidsdeling: - finans- og eiendomskomité - kultur-, idretts- og internasjonal komité - helse- og omsorgskomité - barn- og oppvekstkomité - nærings- og innovasjonskomité - byutviklings- og miljøkomité Alternativet gir 7 medlemmer i hver komité. Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 10

Fire av utvalgets medlemmer (Steen, Revold, Olsen, Henriksen) anbefaler alternativ 2, mens tre medlemmer (Hilmarsen, Eilertsen og Sandnes) anbefaler alternativ 1. 3.3 Kommunestyrets sekretariat/ordførerens kontor Byrådet og kommunestyret/ordføreren bør ha hver sitt sekretariat siden de har forskjellige roller. Kommunestyrets sekretariat vil være sekretariat for kommunestyret, fagkomiteene, klagenemnd, forretningsutvalg og eventuelt andre utvalg. Sekretariatetskal legge til rette for de folkevalgtes arbeid og gi støtte til ordføreren. Det politiske sekretariatet er i dag underlagt rådmannen og består av 1,5 årsverk, som er møtesekretærer. Sekretariatet betjener kommunestyret, formannskapet, finans- og bygg og de fire komiteene. Størrelsen på møtesekretariatet er marginalt og sekretariatet er derfor sårbart. I tillegg har ordføreren egen sekretær. Utover dette brukes ressurser i administrasjonen til utbetaling av godtgjørelser, valg mv. Til sammenligning har Bystyrets kontor i Bergen kommune i prinsippet en konsulent og en rådgiver på hver komité til å dekke hhv det praktiske og faglige arbeidet. Det er i dag fem konsulenter som også er møtesekretærer og fem rådgivere. I tillegg ivaretar en konsulent forretningsutvalget. Ut over dette har kommunestyret to konsulenter og to rådgivere til rådighet. Rådgivernes oppgaver inkluderer formelle og faglige sider dvs de skal ha innsikt i fagfelt som utvalgene har ansvar for og gi støtte, råd og veiledning i formelle spørsmål, kvalitetssikre kjøreregler og tilrettelegge for tilpasset opplæring og skolering. Bystyrets kontor produserer selv utredninger, saker, rapporter og meldinger, og skal ha spisskompetanse på forståelse av kommunelov, forvaltningslov og offentlighetsloven. Det anbefales et møtesekretariat på inntil to årsverk, i tillegg til egen sekretær for ordføreren. Utover dette bør hver komité ha tilgang til minst en utredningsressurs. 3.4 Andre utvalg Kontrollutvalg og klagenemnd Kommunen må fortsatt ha et kontrollutvalg som på kommunestyrets vegne fører tilsyn med den samlede virksomheten. Klagefunksjonen for enkeltvedtak fattet av administrasjonen ivaretas i dag av bygg og finansutvalget, helse og omsorgskomiteen, kultur-, idretts- og oppvekstkomiteen, byutviklingskomiteen og administrasjonsutvalget, mens formannskapet er klageorgan for typer av saker som ikke handles av øvrige organ. I et parlamentarisk system vil byrådet være parallellen til dagens administrasjon, og en må fortsatt ha en klageordning for vedtak som Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 11

fattes av byrådet/administrasjonen. Spørsmålet blir om en velger å beholde dagens ordning eller om en oppretter en egen klagenemnd (som Bergen og Oslo kommune har). Det foreslås opprettet egen klagenemnd med fem medlemmer. Forretningsutvalg I et parlamentarisk system vil de formelle prosedyrene med basis i kommunestyret være viktige for formell kontroll overfor byrådet. Forretningsutvalget vil være det organ som ivaretar dette ansvaret. Utvalget kan betraktes som ordførerens samordningsorgan (jfr presidentskapet i Stortinget). Både Oslo og Bergen har slikt utvalg. I Bergen består utvalget av 9 heltidspolitikere i bystyret fra hhv AP (2), H(2), Frp (2), SV (1), KrF (1),V (1). Utvalget ledes av ordfører og har møter en gang i uken. I Oslo har utvalget 7 medlemmer fra hhv H (2), AP (2), FrP (1), KrF (1), SV (1). Ordfører og varaordfører sitter i utvalget. Utvalget ledes av ordfører og møtes hver uke (mandag). I Zachariassen-utvalgets forslag fra 1999 var det foreslått at utvalget skulle ha 5 medlemmer og følgende hovedoppgaver - fordele saker til komiteene. - føre tilsyn med folkevalgtes arbeidsvilkår og håndheve gjeldende reglementer og retningslinjer - fungere som valgkomité (for alle valg som foretas av kommunestyret) - bevilge penger til representasjon - behandle saker som ellers gjelder kommunestyrets indre forhold Ordfører, varaordfører og alle gruppelederne deltar i utvalget. Utvalgets hovedoppgaver er følgende: - føre tilsyn med folkevalgtes arbeidsvilkår og håndheve gjeldende reglementer og retningslinjer - fungere som valgkomité (for alle valg som foretas av kommunestyret) - bevilge penger til representasjon - behandle saker som ellers gjelder kommunestyrets indre forhold - fordeling av saker til komiteene Flertallet (Steen, Revold, Henriksen, Olsen) foreslår at forretningsutvalget fordeler saker til komiteene. Mindretallet (Eilertsen og Myreng Nilsen) foreslår at ordføreren ivaretar dette ansvaret. Utvalg/institusjoner som anbefales videreført - eldreråd - kommunalt råd for funksjonshemmede - likestillingsutvalg - Ba-By-Le (jfr Plan og bygningslovens kap 1 og 5) Utvalg som bør vurderes nærmere: Administrasjonsutvalg Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 12

Kommunestyret forvalter fortsatt det overordnede arbeidsgiveransvaret, mens det vil være byrådet som vil forvalte det løpende arbeidsgiveransvaret i kraft av ansvaret for å lede administrasjonen. Administrasjonsutvalgets rolle har endret seg i kommunene som har innført parlamentarisme. Bergen kommune la ned sitt administrasjonsutvalg i 2007 og har opprettet et sentralt samarbeidsutvalg etter modell fra Oslo kommune (kontaktutvalg). Begrunnelsen er at byrådet ikke kan sitte i utvalget siden de ikke har det overordnede politiske arbeidsgiveransvaret. Utvalget møtes en gang i måneden og er et høyttenkningsutvalg for overordnede arbeidsgiverspørsmål. Utvalget består av fem representanter fra byrådet, tre kommunaldirektører og tre fra de tillitsvalgte. Også i de to nordnorske fylkeskommunene har administrasjonsutvalgsordningen endret seg. Anbefalingen er at administrasjonsutvalget legges ned og erstattes med samarbeidsutvalg/kontaktutvalg, etter modell fra andre kommuner og fylkeskommuner med parlamentarisme. Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 13

4 Byrådet og byrådenes porteføljer I kommunelovens 20 2. ledd heter det at Kommunerådet og fylkesrådet skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet og at de vedtak som er truffet blir iverksatt. Kommunerådet og fylkesrådet skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll." I 3. ledd heter det videre at Kommunestyret og fylkestinget kan selv tildele rådet avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Rådet kan gi enkeltmedlemmer myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning i de tilfeller disse er tildelt ledelsesansvar etter nr. 1, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. Disse punktene inneholder det essensielle om byrådet. Byrådet leder kommunens administrasjon, innstiller til kommunestyret og er ansvarlig for å gjennomføre kommunestyrets vedtak. Byrådet har også fullmakt til selv å ta avgjørelser i en rekke saker. Spørsmålet om byrådet skal fatte beslutninger som kollegium eller om myndigheten kan delegeres til den enkelte byråd må avklares. Et fleksibelt system forutsetter at den enkelte byråd får en viss myndighet. Derfor anbefales prinsipp om individuell instruksjonsmyndighet. Byrådet kan deretter delegere selv myndighet til den enkelte byråd. Generelt snakker man om 4 stadier i utviklingen av kommunal parlamentarisme: 1-Byrådet med politisk innstillings-og/eller beslutningsmyndighet i fellesskap 2-Byråden med politisk innstillings-og/eller beslutningsmyndighet 3-Byrådet med instruksjonsmyndighet overfor hele administrasjonen 4-Byråden med direkte instruksjonsrett over for deler av administrasjonen Byrådet må til enhver tid selv avklare i hvilket stadie man er inne i, og være klar på hvor langt fullmakten går i å gi hver enkelt byråd instruksjonsrett, som blir målet. 4.1 Andre kommuner Oslo Kommune har i dag åtte byråder, inkludert byrådsleder. Disse er: -byrådsleder -byråd for helse og eldreomsorg -byråd for kultur og utdanning -byråd for byutvikling -byråd for miljø og samferdsel -byråd for finans -byråd for næring og eierskapspolitikk Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 14

-byråd for sosiale tjenester og rusomsorg I Bergen har byrådet syv medlemmer. Nåværende byråd har følgende inndeling: -byrådsleder -byråd for byutvikling, klima og miljø -byråd for finans, konkurranse og omstilling -byråd for kultur, kirke, idrett og eierskap -byråd for næring, eiendomsforvaltning og samferdsel -byråd for barnehage og skole -byråd for helse og inkludering Troms fylkeskommune har som kjent fem fylkesråder, det samme har fylkesrådet i Nordland. I innstillingen som ble lagt frem for kommunestyret i Tromsø i 1999, ble den såkalte Zachariassen-modellen lagt frem, med forslag om byrådsleder og fire byråder. Tromsø kommune er en stor kommune med mange oppgaver og utfordringer. Dette skaper et behov på et byråd som har muligheter for å arbeide seg igjennom de politiske problemstillinger som kommunen vil komme ut for. Et for lite byråd vil kunne være lite effektivt, fordi arbeidsbelastningen på hver enkelt byråd blir for tung. Samtidig vil sakene kunne være av forskjellig karakter, fordi enkelte byråder kanskje må ha samme fagfelt innenfor sin byrådsavdeling. Å ha for mange byråder vil på den annen side ikke blir møtt med forståelse på grunn av kostnadene. 4.2 Byrådenes størrelse, portefølje og fullmakter Alternativer Porteføljen til byrådene er avhengige av hvilke politiske området som skal fordeles mellom partiene som utgjør byrådet og hva som organisatorisk er mest naturlig å legge sammen innenfor en byrådsavdeling. Den må ta hensyn til den organisasjonen Tromsø kommune har i dag, slik at organiseringen blir mest mulig naturlig. Kommunens tonivåmodell gir imidlertid i seg selv ikke argumenterer for hvordan organiseringen bør være. Forslagene til komitéinndeling vil også være en veiledning for porteføljen. Både i Bergen og Oslo har man en byrådsleder uten fagansvar. Byrådslederen skal koordinere byrådets arbeid og ha ansvar for sektorovergripende politikk og stabskoordinerende funksjoner. Byrådslederen vil være den som har ansvar for å sørge for at helheten i rådets politikk blir ivaretatt. I Bergen og Oslo har man valgt å la en egen byråd være byråd for finans eller økonomi. I Troms fylkeskommune er det byrådslederen som er ansvarlig for økonomi og tverretatlige støttefunksjoner som informasjon, IT, personal, i tillegg til overordnet planansvar og viktige politikkområder som nordområdepolitikk, regionalisering mv. Økonomi / finans har preg av å være tverretatlige og kan derfor være byrådsleders ansvarsområde, fordi byrådsleder uansett vil måtte være engasjert i dette arbeidet. Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 15

Byrådsleder kan i tillegg også ha et fagtema, som gir rom for å jobbe politisk utover de tverretatlige oppgavene. Alternativer Alternativ 1 Forslag fra Øyvind Hilmarsen: Det velges et byråd med byrådsleder og 4 byråder - byrådsleder - byråd for finans, eiendom og næring - byråd for utdanning, kultur og idrett - byråd for helse og omsorg - byråd for byutvikling Alternativ 2 Forslag fra Elisabeth Steen: Det velges et byråd med byrådsleder og 5 byråder. - byrådsleder (ledelse, samordning, finans) - byråd for kultur, idrett og internasjonalt arbeid - byråd for helse og omsorg - byråd for barn og oppvekst - byråd for byutvikling og miljø - byråd for næring og innovasjon Flertallet (Steen, Revold, Olsen, Henriksen) anbefaler alternativ 2, mens mindretallet (Hilmarsen, Eilertsen og Sandnes) anbefaler alternativ 1. 4.3 Byrådsleder ordfører Opprettelsen av et byråd med byrådsleder vil medføre et behov for grenseoppgang mellom oppgavene til ordføreren og byrådslederen. Byrådslederen vil automatisk frata ordføreren oppgaver i og med at ansvaret for det daglige politiske arbeidet overtas av byrådslederen. Ordførerens formelle politiske innflytelse vil dermed være avgrenset til spørsmål om planlegging og ledelse av kommunestyrets forhandlinger. Ordføreren har etter KL 9 pkt 4 ikke møterett i byrådet og organer underlagt dette. Man kan se for seg flere typer av ordførereroller: 1. Ordfører på heltid som kommunens ansikt utad. Ordføreren representerer kommunen utad i tillegg til å være møteleder i kommunestyret. Ordfører er kommunens rettslige representant. 2. Ordfører kun som møteleder i kommunestyret. Arbeidsoppgavene krever trolig ikke ordfører på heltid Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 16

3. Ordfører som politiker uavhengig av byrådet. Ordføreren kan for eksempel være medlem av en av komiteene eller fungere som komiteleder. Problemet med en slik rolle er at det kan skape uklare roller mellom ordfører og byråd. I Oslo er ordfører (og varaordfører) vanlig komitémedlem, mens varaordfører i Bergen også er komiteleder. I Zachariassenutvalgets forslag til reglementer fra 1999 er det foreslått ordfører i 100 % stilling. Alternativ 1 anbefales, dvs ordfører på heltid. Ordføreren representerer kommunen utad i tillegg til å være møteleder i kommunestyret. Ordføreren skal være kommunens rettslige representant. Varaordfører: Flertallet (Steen, Johansen, Sandnes, Henriksen) anbefaler at varaordfører frikjøpes i 50 % stilling. Eilertsen, Fossbakk og Myreng Nilsen anbefaler frikjøp i 30 %, mens Olsen foreslår at varaordfører frikjøpes i 100 % stilling. Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 17

5 Organisatoriske endringer i kommunen administrativ innpassing i porteføljen Parlamentarisme innebærer endringer for kommunalt ansatte. I dagens formannskapsmodell er administrasjonen ledet av rådmannen som støttes av et lederteam bestående av fire kommunalsjefer, økonomisjef, personalsjef og kommunikasjonssjef. Disse har kontakt med ordfører, komitéledere, formannskap og kommunestyre. Administrasjonen utreder sakene og innstiller overfor de politiske organene. Rådmannen er delegert betydelig avgjørelsesmyndighet gjennom delegasjonsreglementet. Myndighet er delegert videre til enhetslederne. I en parlamentarisk modell blir rådmannsinstistuttet nedlagt og byrådet vil overta de rettighetene og pliktene som rådmannen har hatt. Det enkelte medlem av byrådet kan gis instruksjonsrett ovenfor sin administrasjon og avgjørelsesmyndighet på sitt fagområde innenfor rammen som er delegert fra kommunestyret til byrådet, og derfra fra byrådet til det enkelte byrådet, jfr KL 20, 3.ledd. Byrådet får med andre ord det formelle administrative ansvaret, jfr KL 20,1.ledd. Byrådet kan opprette og nedlegge stillinger og kan organisere administrasjonen som de selv finner hensiktsmessig. Den vesentlige endringen i saksbehandlingen vil bli at saksframleggene vil være grunnlagt i byrådets politikk, men med faglige vurderinger. Utenom stillingen som rådmann, vil innføringen av byråd kunne få innvirkning på lederstillinger og andre stillinger. Zachariassenutvalget fra 1999 gav ikke konkrete anbefalinger til organiseringen av administrasjonen, men overlot til et eventuelt nyvalgt byråd å ta stilling til dette. Kommunens administrasjon var på daværende tidspunkt organisert i avdelinger som igjen var bygd opp i flere nivåer. Man så derfor for seg at man fortsatt beholdt en avdelingsstruktur og gjorde mindre endringer i administrativ ledelse. Tromsø kommune har tonivåmodell, med ni støtteenheter og 75 resultatenheter som rapporterer direkte til rådmannen. Rådmannens ledergruppe består i dag av fire kommunalsjefer, personalsjef, økonomisjef og kommunikasjonssjef. Resultatenhetene rapporterer direkte til rådmannen, som i hovedsak gir lederstøtte gjennom kommunalsjefene og de tre andre lederne i gruppa. Ledergruppa fungerer som et team. Størrelsen på ledergruppa og arbeidsfordelingen internt er endret fra 2002. Kommunikasjonssjef, personalsjef og økonomisjef har etter hvert tiltrådt gruppa. Arbeidsfordelingen mellom kommunalsjefene har endret seg fra at flere tidligere hadde ansvar for de samme områdene (eksempelvis skole), til at man nå mer samler beslektede arbeidsoppgaver i hovedområder. Arbeidsfordelingen vil kunne endres dersom sammensetningen av ledergruppa tilsier det. 5.1 Byrådsavdelinger For å sikre at instruksjonsretten som den enkelte byråd har i forhold til administrasjonen er tydelig, bør den øverste administrative ledelse organiseres slik at den følger byrådenes portefølje. Inndelingen i byrådsavdelinger slik dette er gjort i Oslo og Bergen, kan være en hensiktsmessig måte å dele inn den øverste administrasjonen på. En går ikke tilbake til Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 18

avdelingsstrukturen fra før 2002 med mange nivåer, men sorterer resultatenheter og støtteenheter innenfor beslektede fagområder som en kaller avdelinger. Hovedtrekkene i inndelingen bør avklares tidlig, dvs. antallet avdelinger og arbeidsdelingen dem imellom. Hvilke resultatenheter/støtteenheter som skal ligge under den enkelte avdeling bør en bruke noe mer tid på å diskutere, men slik at denne er klar før konstitueringen høsten 2011. Det er et poeng at en allerede fra første dag markerer at det er byrådet som bestemmer og at administrasjonens ledelse inngår som en del av den øverste ledelsen for det fagområdet som den enkelte byråd er satt til å lede. Det er viktig å unngå usikkerhet om ansvarslinjene ved oppstarten. Avdelingsstrukturen tilpasses inndelingen av komiteer og byråder. Alternativ 1 Forslag fra Øyvind Hilmarsen: - byrådsleders kontor - byrådavdeling for finans, eiendom og næring - byrådavdeling for utdanning, kultur og idrett - byrådsavdeling for helse og omsorg - byrådsavdeling for byutvikling Alternativ 2 Forslag fra Elisabeth Steen: - byrådsleders kontor - byrådsavdeling for finans og organisasjon - byrådsavdeling for kultur, idrett og internasjonalt arbeid - byrådsavdeling for helse og omsorg - byrådsavdeling for barn og oppvekst - byrådsavdeling for byutvikling og miljø - byrådsavdeling for næring, innovasjon og eiendom Fire av utvalgets medlemmer (Steen, Revold, Olsen, Henriksen) anbefaler alternativ 2, mens tre medlemmer (Hilmarsen, Eilertsen og Sandnes) anbefaler alternativ 1. 5.2 Ledelse Byrådsavdelingen ledes av byrådene. Det bør videre legges til grunn at hver av byrådsavdelingene skal ha egen administrativ leder som skal følge opp og føre tilsyn med tjenesteproduksjonen. Denne kan benevnes som kommunaldirektør slik som i Oslo og Bergen eller man kan fortsette å bruke benevnelsen kommunalsjef, for å ta inspirasjon fra regjeringsplan, hvor den administrative lederen av departementene heter departementssjef. Arbeidsgruppen anbefaler at man velger tittelen kommunaldirektør, fordi ordet sjef kanskje vil signalisere at det er denne administrative stillingen som er sjef på avdelingen. Det er det ikke, fordi byråden skal være sjef og leder av avdelingen. Kommunaldirektør vil bedre speile at vi her snakker om en administrativ leder. Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 19

6 Byrådets politiske arbeid byrådets arbeids- og vedtaksmøter, frekvens og saksgang. 6.1 Møteform og frekvens Byrådet må legge en fast møtefrekvens, slik at i hvert fall vedtaksmøter kommer på samme tidspunkt i uka og blir velkjent både i egen organisasjon og utad mot publikum og presse. Alle vet at hver fredag holdes det statsråd på Slottet kl. 1100. Da har regjeringen regjeringskonferanser (eller arbeidsmøter om man vil) mandag og et kort møte på torsdag. Byrådet i Bergen har sine byrådskonferanser mandager kl. 1200, og byrådsmøter torsdager kl. 0900. Det som er klart er at man bør ha mulighet for å starte uka med en byrådskonferanse. Da vil byrådsavdelingene (administrasjonen), som politisk sekretariat, få de instruksjoner de trenger i begynnelsen av en arbeidsuke. I Tromsø hvor man må anta at ingen av byrådene skal reise inn til byen, bør mandager brukes til byrådskonferanser fra f. eks kl. 1200 1400. I disse arbeidsmøtene, skal rådet drøfte politiske saker på vei opp i systemet i de ulike byrådsavdelingene. Onsdager eller torsdager bør velges til byrådsmøtene, som da vil være vedtaksmøter. Da f. eks fra kl. 1200. Torsdager er best, fordi man da har mulighet til å legge frem saker i byrådsmøtet torsdager, som har vært behandlet i byrådskonferansene mandag. Da vil også byrådsavdelingene og BLK ha muligheten til å bruke tiden frem til tirsdager kl. 1200 til å utarbeide sakslister og saksdokumenter til kommende vedtaksmøter, som også har med seg saker fra byrådskonferanse mandager. Ved offentliggjøring av saksliste og sakspapirer tirsdager kl. 1200, vil innbyggerne ha mulighet til å studere disse dokumentene 48 timer før byrådsmøtet på torsdager kl.1200. Dermed ivaretas krav til meroffentlighet. Byrådskonferanser og byrådsmøter bør avholdes hver eneste uke, unntatt i høytidene. 6.2 Saksgang Dette må være basert på et felles notatsystem som bestemmes av byrådsleders kontor / byrådsleder. Dette er et meget viktig arbeid å få på plass tidlig. Det er på bakgrunn av slike byrådsnotater at byrådet i sine byrådskonferanser, drøfter saken og gir signaler for hvordan den politisk skal følges opp av den aktuelle byråden og byrådsavdeling En saksgang vil f. eks normalt kunne være: 1. En sak oppstår som må håndteres eller kommer inn til kommunen. 2. Dersom det ikke går frem hvor saken hører hjemme, fordeles saker til en av byrådsavdelingene av byrådslederskontor (BLK) 3. Saken saksforberedes i byrådsavdelingen og målet er å utarbeide byrådsnotat 4. Når respektive byråd eller kommunaldirektør (dersom byråd har gitt slik delegasjon) har satt sin signatur på notatet for godkjent, sendes notatet som da er til byrådet Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 20

fra: byråd for x til BLK, som sørger for at saken kommer opp som sak på byrådskonferanse. Dette i forhold til gitte frister. 5. BLK sørger for å koordinere saken mot finans- og organisasjonsavdelingen og eventuelt andre byrådsavdelinger som bør uttale seg. 6. Saken drøftes i byrådskonferanse og de politiske signalene blir gitt til byråd + at protokoll føres av BLK, som sender protokoll til byrådet 7. Saken ferdigstilles i respektive byrådsavdeling og sendes til BLK, som setter saken opp på sakskartet for byrådskonferanse 2 gangs behandling 8. Når saken er behandlet for 2. gang ferdigstiller byrådsavdelingene en byrådssak, som igjen går til BLK for oppsettelse til byrådsmøte. 9. Saken ferdigbehandles i byrådsmøtet gjennom vedtak. 10. Saken sendes eventuelt videre til kommunestyrets sekretariat eller er ferdigbehandlet i byrådet. En sak bør normalt gå til konferanse mandag i uke 1, kan så gå i konferanse mandag i uke2 og vedtas enten byrådsmøte uke 2 eller 3. 6.3 Åpne versus lukkede møter i byrådet Problemstillingen ble drøftet i Zachariassenutvalgets innstiling i 1999. Et flertall i utvalget mente at møtene i byrådet i utgangspunktet måtte lukkes, men byrådet kunne bestemme at møtene at møtene skulle gå for åpne dører, såfremt reglene i kommuneloven 31 ikke var til hinder for det. Hovedargumentet var at en god del saker i byrådet var under forberedelse med gjentatte avveininger og drøftinger. Det ble argumentert med at det var like unaturlig å holde slike møter åpne som alle rådmannsmøter. To mindretall mente imidlertid at møtene burde holdes for åpne dører, men at de kunne lukkes ihht 31 i KL i saker som er unntatt offentligheten. Argumentet var ønsket om full offentlighet og å unngå mistenkeliggjøring. Etter kommuneloven 31.6 skal møte i kommunerådet holdes for lukkede dører, hvis ikke rådet selv bestemmer noe annet og paragrafen her ikke er til hinder for det". Byrådet har altså full rådighet over spørsmålet selv. Kommunestyret kan ikke gi regler som regulerer spørsmålet om åpne eller lukkede dører i rådet. Troms Fylkeskommune har organisert saksbehandlingen i fylkesrådet i arbeidsmøter og vedtaksmøter. I arbeidsmøtene er saksbehandlingen lukket. Dokumentene er unntatt etter offentlighetslovens bestemmelser ( 14- intern saksforberedelse). Vedtaksmøtene er åpne. Følger en tankegangen i forhold til forslaget til saksgang over, vil byrådskonferansene være lukkede, mens byrådsmøtene er åpne møter. Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 21

7 Byrådets praktiske arbeid stab, administrativ ledelse, kontorlokalisering 7.1 Politiske medarbeidere / stab For at byrådet skal fungere ordentlig, må byrådene ha god støtte i sitt arbeid, både merkantilt, men også politisk. Demokrati koster og man bør ved innførelsen også ta høyde for at byrådene får et politisk apparat rundt seg. Det er mye som tyder på at det kan være enklere å innføre dette fra første stund av og i begynnelsen av perioden, enn å snikinnføre dette over tid. I mellomtiden vil man ha hatt for stor belastning på byrådene og modellen kan lide prestisjetap bare av denne grunn. Zachariassen-utvalget la som opp til at det ble opprettet et byråd med en byrådsleder og fire byråder. I tillegg skulle det utnevnes fem politiske rådgivere i 100 prosents stilling og fem byrådssekretærer i 100 prosents stilling. Altså la man opp til et stort politisk apparat rundt byrådene, og overgikk da til og med Oslo i antall politiske rådgivere og byrådssekretærer pr byråd. Oslo og Bergen Oslo bruker begrepet byrådssekretær og Bergen bruker politiske rådgivere om støtteapparatet. Oslo har følgende antall politiske medarbeidere rundt byrådene: Byrådsleder: tre byrådssekretærer, hvorav en stabssjef/byrådssekretær og en byrådssekretær for presse og informasjon Byråd for finans: en byrådssekretær Byråd for nærings- og eierskapspolitikk: en byrådssekretær Byråd for byutvikling: en byrådssekretær Byråd for kultur og utdanning: en byrådssekretær Byråd for helse og eldreomsorg: tre byrådssekretærer Byråd for sosiale tjenester og rusomsorg: bruker samme sekretærer som helse og omsorg Byråd for miljø og samferdsel: en byrådssekretær = 11 byrådssekretær fordelt på 8 byråder. Bergen har følgende politiske medarbeidere: Byrådsleder - en politisk rådgiver Byråd for byutvikling, klima og miljø - en politisk rådgiver Byråd for finans, konkurranse og omstilling en politisk rådgiver Byråd for kultur, kirke, idrett og eierskap en politisk rådgiver Byråd for næring, eiendomsforvaltning og samferdsel - en politisk rådgiver Byråd for helse og inkludering en politisk rådgiver Byråd for barnehage og skole en politisk rådgiver = 7 politiske rådgivere fordelt på 7 byråder En byråd bør ideelt sett ha en politisk rådgiver hver for fullt ut å kunne utnytte sin arbeidskapasitet. I tillegg bør man ta på alvor byrådslederens ansvar for samordning og Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 22

koordinering. Hadde man kunne ta fullt ut høyde for en fullverdig politiske stab i byrådet, ville denne kunne sett ut slik: * byrådsleder: stabssjef / byrådssekretær + en politisk rådgiver * byrådene en politisk rådgiver hver = 7 politiske rådgivere Stabssjefen kan ha fullmakter til å instruere organisasjonen på vegne av byrådslederen, og kan ha som oppgave å få samordningen i organisasjonen i og rundt byrådet (administrasjonen som politisk sekretariat inkludert) til å fungere optimalt. Stabssjefen skal også være faglig ansvarlig for øvrige politiske rådgivere. Legger man til grunn færre antall rådgivere enn 7 finnes det forskjellige alternativer hvor for eksempel flere byråder deler på rådgivere. Forutsetningene for dette er at partiene i byrådet kommer til enighet om en fordeling Alternativer Alt 1) Skulle parti A og parti B komme i byrådskontorene, kan man se for seg at to fagbyråder deler en politisk rådgiver. I så fall kommer man ned i 4 politiske medarbeidere for byrådet, dvs. en stabsjef og en rådgiver hos byrådsleder og to politiske rådgivere for fagbyrådene. De som fra første stund bør være på plass er stabssjef om så med tittelen politisk rådgiver + en politisk rådgiver for byrådsleder. Disse må i en første tid virke for hele rådet. Det er store og tunge ting som skal på plass i organisasjonen, og byrådslederen vil trenge en fullt operativ stabsjef fra første dag. Trykket vil være stort og lojaliteten i organisasjonen må på plass! Det er ingen lokale parlamentariske systemer som har hatt en slik stabssjef i linje før, men en sentral erfaring som er gjort i fylkesrådet i Troms er at stabssjefen på FLK (Fylkesrådsleders kontor) i mange tilfeller gjør politiske vurderinger, som da kanskje bør gjøres av en politisk utnevnt. Alt 2) Et annet alternativ er å kutte ut stabssjeftankegangen, og kun bruke politiske rådgivere. Da bør byrådsleder ha en full stilling som politisk rådgiver knyttet til seg, mens øvrige 5 byråder kan dele på 2 stillinger. Da vil man uansett komme opp i 3-100 % stillinger. Steen, Sandnes og Myreng Nilsen anbefaler 4 rådgivere, mens Fossbakk, Olsen og Henriksen anbefaler 6 rådgivere. Stab Byrådet må så raskt som råd, få på plass merkantilt personale, spesielt i BLK og byrådsleders forkontor, men også tilknyttet de ulike rådene. Man må også relativt raskt klargjøre hvem som skal være kommunaldirektører og få på plass gode rutiner og god organisasjon for informasjon utad. Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 23

7.2 Kontorlokalisering Her er det to muligheter enten samlokalisere hele byrådet eller la dem sitte ute på sine byrådsavdelinger. Å samlokalisere hele rådet med alle sine rådgivere og merkantilt personale på en plass vil fremme tanken om rådet som et kollegium. Det gjør at rådet er raskt operative og kan snakke sammen til daglig. Det var bakgrunnen for at fylkesrådet i Troms valgte å ha fylkesrådet samlet på en etasje / gang. Fordi fylkesrådet trengte å samkjøre seg til et kollegium og i begynnelsen av prosessen skulle ta mange avgjørelser som kunne være avhengig at samlokalisering. Ulempen med det er at man mister den daglige kontakten med sin byrådsavdeling. En sterk fagråd trenger å bygge opp lojaliteten til seg i sin byrådsavdeling, samt at sterk politisk styring nedover i avdelingen nok betinger tilstedeværelse. Etter hvert har det også i fylkesrådet visst seg at rådene egentlig bare møter på de faste møtene samlet, og at dagene går med til møter med egen avdeling eller andremøter med avdelingen uansett.. I Tromsø kommune vil det være større grad av daglige drift / driftsoppgaver som skal løses, og som betinger at byråden og byrådsavdelingen kan være raskt i samhandling. Man kan derfor forsøke å la rådene, sammen med sin rådgiver ha sine kontorlokaliteter ute i sine byrådsavdelinger så raskt som mulig. Byrådslederskontor (BLK) blir da enheten hvor byrådet har sine felles møter. Denne enheten kan f. eks bygges opp i de lokaler hvor politisk ledelse sitter. Det bør synliggjøre at byrådslederen er den daglige politiske lederen, ved å overta dagens ordføreres kontor. Kommunestyrets sekretariat og ordføreren må få et eget atskilt kontor, og ikke samlokaliseres hos BLK eller noen andre byrådsavdelinger. Det blir viktig å holde skillelinjen mellom organene. Skulle man velge å samlokalisere rådet, kan man altså i første omgang også ta i bruk politisk ledelse - kontorene, MEN på kort sikt bør man da kanskje velge å finne lokaler for byrådet utenfor eksisterende rådhus. For et samlet byråd, med hele rådet, rådgivere, merkantilt personale, informasjon osv. vil trenge mye plass. Utvalget mener at det er viktig med samlokalisering av byrådet raskt. Kontorbehovet må vurderes nærmere. Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 24

8 Kommunestyrets arbeidsforhold Utvalget har lagt som en forutsetning at ressursene som settes av til kommunestyresida må balansere med ressursene som settes av til byrådet. Representantene i byrådet er politikere på full tid. I en parlamentarisk modell har kommunestyret en viktig funksjon i å føre kontroll med byrådet, og utvalget har derfor nøye vurdert arbeidsbetingelsene for kommunestyrerepresentantene i en ny modell. Dagens godtgjørelsesreglement er fra 2009. En har gått fra et system hvor valgte kommunestyremedlemmer og varamedlemmer fikk godtgjort for hvert møte de deltok på pluss tapt arbeidsfortjeneste, til et system hvor man anerkjenner at valgte kommunestyremedlemmer har en funksjon som kommunestyremedlemmer hele tiden og at de derfor har en viss fastgodtgjørelse. Gruppeledere og komitéledere er i dag frikjøpt ved siden av ordfører og varaordfører, og medlemmer i kommunestyre, formannskap, komiteer og til dels i andre utvalg har en fastgodtgjøring mellom kr 6 000-18 000,- pr år. 8.1 Gruppelederne og opposisjonens arbeidsbetingelser Opposisjonen er ikke gitt noen spesielle fordeler i dagens reglement, utover at alle partigruppene skal ha mulighet for kontorplass fortrinnsvis i rådhuset, jfr 4. I kommuneloven 21 som omhandler kontormessig og utredningsmessig assistanse til grupper i kommunestyre i en parlamentarisk modell, er opposisjonens rammebetingelser spesielt vektlagt: Grupper av kommunestyremedlemmer eller fylkestingsmedlemmer som ikke deltar i byrådet eller fylkesrådet, skal sikres nødvendig utredningsmessig og kontormessig assistanse I Overå og Bernts kommentarutgave til kommuneloven påpekes det at det som loven definerer som et minstekrav, må vurderes konkret. Det vil være en nedre terskel som setter rettslige grenser for kommunens handlefrihet, og som kan prøves og håndheves ved lovelighetsklage til departementet. Det er et viktig poeng og fremheves i kommentarutgaven at slik assistanse skal fordeles etter saklige og generelle kriterier knyttet til gruppenes størrelser. Godtgjørelsesreglementet må være et instrumentet som tar høyde for at opposisjonen kan sikres en økonomisk godtgjørelse, som kan gjøre dem i stand til å skaffe seg nødvendig utredningsmessig og kontormessig assistanse. Gruppelederne i kommunestyret frikjøpes i dag med 5 % pr. representant samt 15 % ekstra for gruppeleder, med et beregningsgrunnlag på 70 % av ordførers godtgjøring. Utredning om parlamentarisme i Tromsø kommune - innstilling 2.juni 2011 25