Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting Lørdag 21.4.2018 Oslofjord Convention Center
Side 2 av 86
Innhold Åpning (kl. 1100)... 4 1. Godkjenne de frammøtte representantene... 4 2. Godkjenne innkalling, sakliste og forretningsorden... 4 3. Velge dirigent, to referenter, to representanter til å underskrive protokollen og tellekorps... 5 4. Behandle årsberetning for 2016 og 2017... 7 Sak 4.1: Årsberetning 2016... 8 Vedtak i sak 4.1: Årsberetning for 2016... 23 Sak 4.2: Årsberetning 2017... 24 Vedtak i sak 4.2: Årsberetning for 2016... 36 5. Behandle regnskap med kontrollkomiteens og revisors beretning for 2016 og 2017... 37 Årsregnskap 2016... 38 Kontrollkomiteens beretning 2016... 44 Revisors beretning 2016... 45 Vedtak i sak 5.1: Regnskap med revisors beretning og kontrollkomiteens beretning for 2016. 47 Årsregnskap 2017... 48 Kontrollkomiteen beretning 2017... 53 Revisors beretning 2017... 55 Vedtak i sak 5.2: Regnskap med revisors beretning og kontrollkomiteens beretning for 2017. 57 6. Behandle strategiplan og rammebudsjett for idrettskretsen... 58 Strategiplan for Vestfold idrettskrets 2018-2020... 59 Vedtak i sak 6: Strategiplan og rammebudsjett for idrettskretsen... 69 7. Behandle innkomne forslag og saker... 70 8. Engasjere statsautorisert revisor til å revidere kretsens regnskap... 72 9. Valg... 72 Valgkomiteens innstilling... 72 10. Bestemme tid og sted for neste idrettskretsting... 73 Avslutning av idrettskretstinget... 73 Vedlegg 1: Lov for Vestfold idrettskrets... 74 Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 3 av 86
Åpning (kl. 1100) Vestfold idrettskrets leder, Rune André Huseby ønsker velkommen og åpner kretstinget Hilsningstaler fra inviterte gjester 1. Godkjenne de frammøtte representantene Idrettskretsstyret har kontrollert lista over fullmakter. Idrettskretsstyret innstilling til vedtak: Idrettskretstinget godkjenner fullmaktene. Antall stemmeberettigede er 2. Godkjenne innkalling, sakliste og forretningsorden a. Godkjenning av innkalling Innkallingen er i henhold til Vestfold idrettskrets lov 8 sendt til særkretsene, idrettsrådene og idrettslagene med 3 måneders varsel. Idrettskretsstyret innstilling til vedtak: Idrettskretstinget godkjenner innkallingen b. Godkjenne saklisten 1. Godkjenne de frammøtte representantene. 2. Godkjenne innkalling, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent, to referenter, to representanter til å underskrive protokollen og tellekorps. 4. Behandle årsberetning for 2016 og 2017 5. Behandle regnskap med kontrollkomiteens og revisors beretning for 2016 og 2017 6. Behandle strategiplan og rammebudsjett for idrettskretsen. 7. Behandle innkomne forslag og saker. 8. Engasjere statsautorisert revisor til å revidere kretsens regnskap. 9. Valg a. Leder b. Nestleder c. 3 styremedlemmer (hvorav minst én som er 26 år eller yngre) d. 2 varamedlemmer e. Kontrollkomite på to medlemmer og to varamedlemmer f. Representanter til Idrettstinget g. Valgkomiteens leder h. 2 medlemmer til valgkomiteen i. 2 varamedlemmer til valgkomiteen 10. Bestemme tid og sted for neste idrettskretsting 11. Tinget avsluttes Idrettskretsstyret innstilling til vedtak: Idrettskretstinget godkjenner saklisten. Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 4 av 86
c. Godkjenne forretningsorden Forretningsorden 1. Tinget ledes av valgt dirigent som leder kretstingsforhandlingene. Protokollen føres av de valgte sekretærer, som selv fordeler arbeidet 2. Ingen representant må gis ordet mer enn 3 ganger i samme sak. Med unntak for innledningsforedraget og for de representanter hvis forslag står på saklisten, settes taletiden til 5 minutter første gang og 3 minutter andre og tredje gang. Representanter som forlanger ordet til forretningsorden har 1 minutts taletid. Dirigenter kan foreslå forkortning av taletiden og strek for inntegnede talere. 3. Alle forslag må leveres skriftlig til dirigenten og være undertegnet med organisasjonens og representantens navn. Når strek er satt, eller saken er tatt opp til votering, kan ikke tidligere forslag trekkes tilbake, og nye forslag settes fram. Forslag kan bare fremmes i saker som står på saklisten. 4. Alle vedtak og valg avgjøres ved flertall av de angitte stemmer, med de unntak NIFs lov fastsetter. Blanke stemmesedler teller ikke, og stemmene regnes som ikke avgitt. 5. Forslag og vedtak føres inn i protokollen men antall avgitte stemmer for og imot. Idrettskretsstyret innstilling til vedtak: Idrettskretstinget godkjenner forretningsordenen. 3. Velge dirigent, to referenter, to representanter til å underskrive protokollen og tellekorps a. Velge dirigent Styrets forslag til dirigent: Kjetil Olsen Idrettskretsstyret innstilling til vedtak: Kjetil Olsen velges som dirigent. Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 5 av 86
b. Velge to referenter Styrets forslag til referenter: 1. Anne Katrine Aas (ansatt) 2. Camilla Nilsen (ansatt) Idrettskretsstyret innstilling til vedtak: Anne Katrine Aas og Camilla Nilsen velges som referenter. c. To representanter til å underskrive protokollen Styrets forslag til representanter til å underskrive protokollen: 1. 2. Idrettskretsstyret innstilling til vedtak: og velges til å underskrive protokollen. d. Velge tellekorps Styrets forslag til tellekorps: 1. Lars-Martin Monsen 2. Anne Katrine Aas Idrettskretsstyret innstilling til vedtak: Lars-Martin Monsen og Anne Katrine Aas velges til tellekorps. Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 6 av 86
4. Behandle årsberetning for 2016 og 2017 Årsberetningen med økonomisk beretning for 2016 og 2017 er på de neste sidene. Styreleder Rune André Huseby innleder Idrettskretsstyret innstilling til vedtak: Vestfold idrettskrets årsberetning for 2016 godkjennes. Vestfold idrettskrets årsberetning for 2017 godkjennes. Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 7 av 86
Sak 4.1: Årsberetning 2016 Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 8 av 86
Side 9 av 86
Side 10 av 86
Side 11 av 86
Side 12 av 86
Side 13 av 86
Side 14 av 86
Side 15 av 86
Side 16 av 86
Side 17 av 86
Side 18 av 86
Side 19 av 86
Side 20 av 86
Side 21 av 86
Side 22 av 86
Vedtak i sak 4.1: Årsberetning for 2016 Idrettskretsstyret innstilling til vedtak: Vestfold idrettskrets årsberetning for 2016 godkjennes. Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 23 av 86
Sak 4.2: Årsberetning 2017 Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 24 av 86
Side 25 av 86
Side 26 av 86
Side 27 av 86
Side 28 av 86
Side 29 av 86
Side 30 av 86
Side 31 av 86
Side 32 av 86
Side 33 av 86
Side 34 av 86
Side 35 av 86
Vedtak i sak 4.2: Årsberetning for 2016 Idrettskretsstyret innstilling til vedtak: Vestfold idrettskrets årsberetning for 2017 godkjennes. Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 36 av 86
5. Behandle regnskap med kontrollkomiteens og revisors beretning for 2016 og 2017 Regnskap med revisjonsberetning og kontrollkomiteens beretning er på de neste sidene. Styreleder Rune André Huseby innleder Idrettskretsstyret innstilling til vedtak: Vestfold idrettskrets regnskap for 2016 godkjennes. Vestfold idrettskrets regnskap for 2017 godkjennes. Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 37 av 86
Årsregnskap 2016 Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 38 av 86
Side 39 av 86
Side 40 av 86
Side 41 av 86
Side 42 av 86
Side 43 av 86
Kontrollkomiteens beretning 2016 Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 44 av 86
Revisors beretning 2016 Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 45 av 86
Side 46 av 86
Vedtak i sak 5.1: Regnskap med revisors beretning og kontrollkomiteens beretning for 2016. Idrettskretsstyret innstilling til vedtak: Vestfold idrettskrets regnskap for 2016 godkjennes. Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 47 av 86
Årsregnskap 2017 Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 48 av 86
Side 49 av 86
Side 50 av 86
Side 51 av 86
Side 52 av 86
Side 53 av 86
Kontrollkomiteen beretning 2017 Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 54 av 86
Revisors beretning 2017 Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 55 av 86
Side 56 av 86
Vedtak i sak 5.2: Regnskap med revisors beretning og kontrollkomiteens beretning for 2017. Idrettskretsstyret innstilling til vedtak: Vestfold idrettskrets regnskap for 2017 godkjennes. Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 57 av 86
6. Behandle strategiplan og rammebudsjett for idrettskretsen Forslag til «Strategiplan 2018-2020 med rammebudsjett for 2018-2019 er på de neste sidene. Nestleder Per-Eivind Johansen innleder. Idrettskretsstyret innstilling til vedtak: Vestfold idrettskrets strategiplan 2018-2020 med rammebudsjett for 2018-2019 vedtas. Vestfold idrettskrets skal til enhver tid ha innestående midler til 6 måneders drift. Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 58 av 86
Strategiplan for Vestfold idrettskrets 2018-2020 Foto: Frank Tindvik Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 59 av 86
Side 60 av 86
Side 61 av 86
Side 62 av 86
Side 63 av 86
Side 64 av 86
Side 65 av 86
Side 66 av 86
Foto: Frank Tindvik Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 67 av 86
Side 68 av 86
Vedtak i sak 6: Strategiplan og rammebudsjett for idrettskretsen Idrettskretsstyrets innstilling til vedtak: Vestfold idrettskrets strategiplan 2018-2020 med rammebudsjett for 2018-2019 vedtas. Vestfold idrettskrets skal til enhver tid ha innestående midler til 6 måneders drift. Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 69 av 86
7. Behandle innkomne forslag og saker 7.1 Lovsaker 7.1.1 Endring av Vestfold idrettskrets lov 13: Representasjons på idrettskretstinget Forslagsstiller: Idrettskretsstyret Idrettskretsstyrets innstilling til vedtak: Vestfold idrettskrets lov 13 endres til følgende: 13 Representasjon på idrettskretstinget (1) På idrettskretstinget møter med stemmerett: a) Idrettskretsens styre. b) 60 representanter fra idrettsrådene: Representanter fordeles på grunnlag av antall medlemmer i idrettslagene innen det enkelte idrettsråd, dog slik at hvert idrettsråd har anledning til å møte med minimum to representanter. 60 representanter fra særidrettene: Minimum 1 representant fra hver særidrett (særkrets/region) som har et regionalt ledd hvor Vestfold er inkludert. Særidretten må være representert med idrettslag i Vestfold. Resterende representanter fordeles på grunnlag av antall idrettslag i den enkelte særidrett. (2) Videre møter uten stemmerett: a) Lederne i de faglige utvalg/komiteer, eventuelt nestleder eller styremedlem dersom leder er forhindret fra å møte. b) Kontrollkomiteens medlemmer. c) Valgkomiteens medlemmer. d) Revisor. (3) Organisasjonssjefen møter med tale- og forslagsrett. (4) Representasjon etter første ledd bokstav b) fordeles av idrettskretsens styre. Idrettskretstinget fastsetter hvor mange som til sammen skal kunne møte og vedtar regler for hvordan fordelingen skal skje. Fordelingen av representanter kunngjøres fra idrettskretsen ved innkalling til idrettskretstinget. Representanter må være valgt på årsmøte eller oppnevnt av styret etter fullmakt og meldt idrettskretsen senest én uke før tinget. (5) Idrettskretsens styre fastsetter hvor stor del av representantenes reiseutgifter som skal dekkes av idrettskretsen. Reiseutgiftsfordeling kan benyttes. Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 70 av 86
Bakgrunn og begrunnelse for forslaget Med bakgrunn i at idrettskretsen skal slås sammen med Telemark idrettskrets, fra 1.1.2020 er det hensiktsmessig at representasjon på idrettskretstinget er likelydende. I forkant av det konstituerende idrettskretstinget for Vestfold og Telemark idrettskrets, skal det samme dag avholdes ekstraordinært idrettskretsting. Hvis begge kretsene har likelydende representasjon, vil de samme som deltar på det ekstraordinære idrettskretstinget kunne delta på det konstituerende idrettskretstinget. Engasjementet og interessen for å delta på idrettskretstinget er lav. På dette idrettskretstinget ville vi maksimalt kunne vært 537 delegater i tillegg til kretsstyret: - 476 representanter fra idrettslag (1-3 representanter per idrettslag) - 9 representanter fra idrettsråd (1 representant per idrettsråd) - 52 representanter fra særidretten (1 representant per særidrett) På forrige idrettskretsting deltok 44 delegater med stemmerett, inkludert idrettskretsstyret. Det er en utfordring for organisasjonen at så få prioriterer å delta på idrettskretstinget. Idrettsråd og særkretser/-regioner/-forbund er sammenslutninger av idrettslag. Deres oppgave er å være idrettens talerør i forhold til kommunen eller forbundet. Med anledning til å delta med flere delegater, og dermed få større innflytelse, tror vi at flere idrettsråd og særidretter vil benytte sin rett til å delta på idrettskretstinget. Idrettsråd og særidrettene likestilles og kan møte med like mange representanter. 7.2 Andre saker 7.2.1 Fullmakt til låneopptak Forslagsstiller: Idrettskretsstyret Idrettskretsstyrets innstilling til vedtak: Hvis Idrettens Hus i Sandefjord velges som administrasjonssted for den nye idrettskretsen, får idrettskretsstyret fullmakt til å låne inntil tre millioner kroner, til oppgradering og utvidelse av Idrettens Hus. Krever oppgradering og utvidelse et låneopptak over 3 millioner innkalles det til ekstraordinært ting. Bakgrunn og begrunnelse for forslaget En del av regionaliseringsprosessen er å fatte vedtak om administrativ lokalisering. Idrettskretsene og Interimsstyret i regionaliseringsprosessen, skal til sammen fatte denne beslutningen. Hvis det besluttes at en felles administrativ lokalisering for den nye idrettskretsen blir i Sandefjord, vil det være nødvendig med en utvidelse av Idrettens Hus for å huse flere personer. Da vil det kunne være nødvendig med låneopptak til det formålet. For å raskt kunne sette i gang med tiltak, ønsker idrettskretsstyret å ha en fullmakt fra idrettskretstinget med seg. Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 71 av 86
8. Engasjere statsautorisert revisor til å revidere kretsens regnskap I tingperioden har FGH-Revisjon ved Frode G. Hansen vært engasjert. Idrettskretsstyrets innstilling til vedtak FGH-Revisjon og statsautorisert revisor Frode G. Hansen engasjeres. 9. Valg Valgkomiteens leder, Ann-Kristin Aanstad orienterer om valgkomiteens arbeid og presenterer innstillingen. Det skal velges a) Leder og nestleder b) 3 styremedlemmer og 2 varamedlemmer c) Kontrollkomité på minst to medlemmer og to varamedlemmer d) Representanter til idrettstinget e) Valgkomite med leder og to medlemmer og ett varamedlem for neste idrettskretsting Valgkomiteens innstilling Kretsstyret Leder Per-Eivind Johansen Stokke Idrettslag (ny) Nestleder Bjørn Walle Larvik Turn & Idrettsforening (ny) Styremedlemmer: Trude Tansø Madeleine Nilsen Cecilie Lund Varamedlemmer: Julie Larsen Gisle Johnson Botne Skiklubb (gjenvalg) Tønsberg og Omegn Ishockeyklubb (ny) Tjølling Idrettsforening (ny) Flint Tønsberg Håndball AL (ny) Horten Innebandyklubb (ny) Kontrollkomite Medlemmer Jan Olav Hay Tønsberg Friidrettsklubb (gjenvalg) Anne Kristin Akselsen Svarstad Idrettslag (ny) Varamedlemmer Arne Svardal Larvik Turn & Idrettsforening (ny) Mari Bjørnø Sjulstad Svarstad Idrettslag (ny) Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 72 av 86
Representanter til idrettstinget Neste ordinære Idrettsting er i 2019. Idrettskretsstyrets innstilling til vedtak: Idrettskretsstyret gis fullmakt til å oppnevne representanter til Idrettstinget i 2019 og eventuelle ekstraordinære Idrettsting i perioden Valgkomite Idrettskretsstyrets innstilling til valgkomite Leder: Rune André Huseby Sandar Idrettslag (ny) Medlemmer: Joran Sørli Stokke Idrettslag (ny) Ellen Grønseth Hof Idrettslag (ny) Varamedlem: Lasse Andreassen Horten Skiklubb (ny) 10. Bestemme tid og sted for neste idrettskretsting Neste planlagte idrettskretsting blir det ekstraordinære idrettskretstinget hvor vi formelt vedtar at vi slås sammen med Telemark idrettskrets. Samme dag skal det konstituerende idrettskretstinget for ny sammenslått idrettskrets avholdes. Idrettskretsstyret Innstilling til vedtak: Ekstraordinært idrettskrets ting avholdes lørdag 24. november. Idrettskretsstyret gis fullmakt til å fastsette sted i samarbeid med Telemark idrettskrets. Avslutning av idrettskretstinget Valgt leder avslutter idrettskretstinget og inviterer til foredrag «Helt uten baller» med Anja og Gro Hammerseng-Edin. Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 73 av 86
Vedlegg 1: Lov for Vestfold idrettskrets Vestfold idrettskrets 40. ordinære kretsting - lørdag 21.4.2018 Side 74 av 86
Side 75 av 86
Side 76 av 86
Side 77 av 86
Side 78 av 86
Side 79 av 86
Side 80 av 86
Side 81 av 86
Side 82 av 86
Side 83 av 86
Side 84 av 86
Side 85 av 86
Idrettsglede for alle Vestfold idrettskrets Vestfold idrettskrets Postboks 40. 1225, ordinære 3205 kretsting Sandefjord - lørdag 21.4.2018 vestfold@idrettsforbundet.no Side 86 av 86