Endelig rapport etter undersøkelse av Horten kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Horten kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Organisasjonsnr: Kontaktperson i kommunen: Pb. 10 3191 Horten Øystein Berg Tidsrom for undersøkelsen: 14. - 15. mars 2012 Fra Statens kartverk: Audun Bruflot, leder John Thomas Aalstad Tom Otto Husvik Undersøkelsen omfattet følgende emner: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater: Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: - Kommunen sikrer ikke at tidsfristene for føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen blir overholdt i alle saker. - Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering av den som mottar nabolister. - Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning ved grensejustering er ikke oppfylt. Statens kartverk gjorde ingen merknader under undersøkelsen. Utarbeidet dato : 30. mars 2012 Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen Anders Fekjær tilsynsansvarlig Matrikkelavdelingen
2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Vedlegg 3: Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse
3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Horten i perioden 14. 15. mars 2012. Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 429 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Horten kommune: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. - AVVIK defineres som mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av matrikkelloven eller matrikkelforskriften - MERKNAD defineres som et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Statens kartverk har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen sikrer ikke at tidsfristene for føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen blir overholdt i alle saker. Avvik fra Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 60. Kommentar Matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. Avviket bygger på følgende observasjoner Det går fram av intervjuene at 5 dagers fristen for føring av bygningsinformasjon ikke alltid overholdes. AVVIK 2 Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering av den som mottar nabolister. Avvik fra: Matrikkelloven 30, jf. matrikkelforskriften 12. Kommentarer: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte brukere gjelder ikke innsyn etter 11 eller utlevering etter 13. I forbindelse med registreringen skal mottakeren av informasjon underskrive på at de kun skal bruke informasjonen til det formål som er angitt. Viser for øvrig til Kartverkets retningslinje for utlevering av matrikkelinformasjon 12. april 2011. Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar registrering av alle som får utlevert opplysninger fra matrikkelen.
5 AVVIK 3 Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning ved grensejustering er ikke oppfylt. Avvik fra: Matrikkelloven 16 og 33, matrikkelforskriften 27, 34 og 38. Kommentarer. Protokollen er en del av dokumentasjonen fra oppmålingsforretningen før saken føres i matrikkelen. Protokollen skal gi opplysninger om forretningens gang og skal i korthet gjengi de forhold som klarlegges under oppmålingsforretningen. Dersom det ikke er tatt med i protokollen skal vedlegg til protokollen også omfatte blant annet arealregnskap og verdianslag som viser at det ikke er justert grenser i strid med regelverket. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte grensejusteringssaker, så mangler det dokumentasjon på arealregnskap og verdivurdering i samtlige. Denne praksisen blir bekreftet i intervjuene, selv om areal og verdi blir vurdert før forretningens oppstart. Ved gjennomgang av kommunens prosedyre for grensejustering finner vi at det ikke kreves dokumentasjon av arealregnskap og verdivurdering. I to av sakene mangler avtalepartene fullmakt til å inngå avtale om grensejustering. I en av sakene var det ikke mulig å følge resultatet fra protokollen inn i matrikkelen. I to av sakene har partene ikke kvittert for grensejusteringen. 5. Merknader Det ble ikke gitt merknader under undersøkelsen: 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling. ------------------------------ Intervjuer 14. mars 2012 5 personer ble intervjuet. ------------------------------ Sluttmøte 15. mars 2012 Oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 6
7
8
9
10
11 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Årsberetning for Horten kommune 2010 4. Kommuneplan for Horten kommune 5. Organisasjonskart for Horten kommune og for kommunalområde Kultur & samfunssutvikling 6. Kvalitetshåndbok, Hoveddokument - kvalitetssystemet 7. Kvalitetshåndbok, Administrative delegeringsbestemmelser 8. Saksdokument for Endret struktur på budsjett og styring som følge av ny organisering. 9. Delegering byggesaker 10. Stillingsbeskrivelser for fagsjef geodata, fagsjef byggesak og geodataingeniør 11. Sjekkliste for oppmålingsforretning og føring/retting i matrikkelen 12. Eksempelsaker vedr. oppretting av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning 13. Oversikt over ikke fullførte oppmålingsforretninger og grensejusteringssaker 14. Styrende dokumentasjon for behandling av byggesaker 15. Flytskjema fra vedtak til matrikkelført
12 16. Prosedyre for utførelse av grensejustering 17. Prosedyre for tildeling av ny adresseenhet/adresseendring 18. regler for husnummerskilt i Horten kommune 19. Prosedyre for utførelse av oppmålingsforretning 20. Prosedyre for retting av eiendomsopplysninger i matrikkelen 21. Eksempelsak for retting i matrikkelen 22. Skjermdump saksbehandling av byggesak 23. Eksempelsaker for grensejustering 24. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument
13 VEDLEGG 3 Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Horten kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Bente Molvig Kommunalsjef Kultur og Samfunn X X X Grethe Kværnstuen Fagsjef Byggesak X X X Øystein Berg Fagsjef Geodata X X X Marianne Gjone Matrikkelfører X X X Laila Stavenjord Matrikkelfører X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Statens kartverk deltok Tom Otto Husvik, John Thomas Aalstad og Audun Bruflot med sistnevnte som tilsynsleder.