UTKAST TIL (sist oppdatert 11-12-2017) REGLEMENT OM TELEFONI FOR TILSETTE I MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE. 1. GENERELT 1.1 Føremål Møre og Romsdal fylkeskommune har som mål å yte god service og vere tilgjengeleg for innbyggarane i fylket og for fylket sine samarbeidspartnarar. For å sikre ei god samhandling både internt i eigen organisasjon og i samband med vår oppgåveløysing er vi avhengig av tenelege kommunikasjonsløysingar. Dette reglementet regulerer ordningar for støtte til kjøp og dekning av utgifter til mobil tenestetelefon for fylkeskommunalt tilsette. Reglementet skal sikre at arbeidstakarar i Møre og Romsdal fylkeskommune får ei mest mogleg lik handsaming. Reglementet skal sikre at rapportering til skatteetaten er i samsvar med til ei kvar tid gjeldande skattereglar. Sjå merknad 1) 1.2 Omfang Tildeling av utstyr og dekning av utgifter til tenesterelatert bruk skal skje med utgangspunkt i ei vurdering av kva som er nødvendig for at fylkeskommunalt tilsette skal få utført jobben på ein tenleg måte. Vurderinga skal også inkludere om det er tenleg at arbeidstakaren er tilgjengeleg ut over ordinær arbeidstid. 1.3 Kven reglementet gjeld for. Reglementet gjeld for alle tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune. 2. AVGJERDSMYNDE 2.1 Kven avgjer Med mindre fylkesrådmannen har fastsett noko anna, avgjer avdelingssjef/rektor/overtannlege for den enkelte driftseining, med utgangspunkt i dette reglementet, spørsmål om støtte til kjøp og dekning av utgifter til mobil tenestetelefon for tilsette i eiga eining. Saker som gjeld avdelingssjef/rektor/overtannlege, blir avgjort av neste leiarnivå. 2.2 Oversikt over brukarar omfatta av ordninga Det vert inngått skriftleg avtale med den enkelte som blir tildelt mobil tenestetelefon. Det skal nyttast standard avtaleskjema som tek opp i seg sentrale vilkår knytt til ordninga. Avtalen skal underskrivast av både arbeidstakar og leiar i den aktuelle eininga. Eitt eksemplar skal sendast til lønsgruppa i økonomiseksjonen, eitt skal oppbevarast på eininga / personalmappa og det 1
tredje skal arbeidstakaren ha. Samla oversikt over kven som har mobil tenestetelefon vil vere tilgjengeleg frå fylkeskommunen sitt løns- og personalsystem. 3. VILKÅR FOR TILDELING AV MOBIL TENESTETELEFON Fylkeskommunen har lagt til rette digitale løysingar for samordna kommunikasjon. Dette inneber at tilsett har tilgang på tale- (telefon), video- og chat-funksjon gjennom utstyr som er knytt til den enkelte sin arbeids-pc. Alle tilsette vil difor ikkje ha behov for mobiltelefon i tillegg til nemnde standardutstyr. Arbeidsgivar vurderer det likevel som nødvendig at mange tilsette ut frå roller eller arbeidssituasjon har behov for mobiltelefon for å ivareta sin oppgåveportefølje. Den som kjem inn under eitt eller fleire av vilkåra nedanfor kan etter ei konkret vurdering tildelast mobil tenestetelefon: 3.1. Tilgjengeleg utanfor arbeidstid Tilsette som er forventa å kunne vere tilgjengeleg utanfor normal arbeidstid. Dette vil gjelde leiarar med personalansvar og andre tilsette som må vere lett tilgjengeleg for å kunne følgje opp definerte funksjonar som krev slik tilgjengelegheit (t.d. beredskapsfunksjonar, IT-drift, bygningsdrift, sentrale media- og kommunikasjonsfunksjonar. 3.2. Reiseverksemd Tilsette med mykje reiseverksemd utanfor kontorstaden/fast arbeidsplass. 3.3. Stor mobilitet på arbeidsplassen Tilsette som har stor grad av mobilitet i sin arbeidssituasjon på arbeidsplassen og som ikkje vil vere tilgjengeleg nok gjennom dei ordinære løysingane for samordna kommunikasjon kan etter ei konkret vurdering utstyrast med mobiltelefon. Det er vurdert at det er tenleg for undervisningspersonale at dei har mobil tenestetelefon med bakgrunn i deira arbeidssituasjon. Sjå merknad 2) 4. TILDELING AV ABONNEMENT OG ØKONOMISK KOMPENSASJON FOR KJØP AV UTSTYR Den som etter ei vurdering fyller vilkåra for støtte til kjøp og dekning av utgifter til mobil tenestetelefon for fylkeskommunalt tilsette (jf. pkt. 3) får dette dekt slik: 2
4.1. Abonnement I samsvar med det til ei kvar tid gjeldande telefoniavtale betalar arbeidsgivar eit grunnabonnement til fri bruk av tale og sms, samt fri bruk av data opp til 10 GB. Det blir føretatt lønnstrekk for privat bruk av mobil etter definerte kriterier i eit fakturakontrollsystem, jf. pkt. 6.1 nedanfor. Det er berre bruk av definerte nummer, kjøp av varer/tenester og bruk i utlandet som blir å sjå som privat bruk i denne samanheng. Arbeidsgivar vil ikkje ha innsyn i spesifikasjonar av den private bruken utover det som vil gå fram av lønnsslippen med beløp for lønnstrekk. Det vil bli gjort ei konkret vurdering av kva for tilsette som også vil få dekt bruk i utlandet når dette er grunna tenestemessige behov. I samsvar med telefoniavtalen står Møre og Romsdal fylkeskommune som juridiske eigarar av abonnementa. Møre og Romsdal fylkeskommune har rett til å bruke mobilnummeret på sine nettsider. 4.2. Økonomisk støtte til kjøp av mobiltelefon Kjøp av mobiltelefon skal gjerast gjennom dei avtalene og for dei rabatterte prisane avtalane gir. Ønsker arbeidstakaren ut frå personlege preferansar å kjøpe ein dyrare mobil enn den økonomiske støtta frå arbeidsgivar, må arbeidstakaren betale det resterande beløpet sjølv. Mobiltelefonane må dekke dei minimumskrava arbeidsgivar krev med omsyn til funksjonar og informasjonssikkerheit. Arbeidstakar får ei støtte til kjøp av mobil 3. kvart år på kr. 3000,- (eks. mva). Innkjøp av mobiltelefon og krav til dokumentasjon av utgifter, må skje i samsvar med dei vilkår og rutinar som går fram av den til ei kvar tid gjeldande telefoniavtale. 4.3. Skade på mobiltelefon Det er forventa at arbeidstakar tek godt vare på mobilen på ein trygg måte. Om ein likevel skulle vere så uheldig å få skade på mobilen, dekker arbeidsgivar maksimum 2 reperasjonar i løpet av tre-årsperioden dersom reparasjonen ikkje blir dekt av garantiordninga. Ved skade på telefonen skal arbeidsgivar kontaktast og eigne rutinar for bestilling av reperasjon skal nyttast. Det skal alltid vurderast om skaden kan bli dekt gjennom ordinær garantiordning før reperasjon blir bestilt. Sjå merknad 3) 5. BUDSJETTMESSIG DEKNING 5.1 Dekning Kostnader til støtte for kjøp av mobiltelefon og betaling av abonnement, må dekkast innafor sektoren eller den enkelte driftseininga sine driftsbudsjett. 3
6. FAKTURAKONTROLL 6.1. Fakturakontroll for abonnement For å kunne skilje mellom privat- og tenesterelatert bruk blir det tatt i bruk system for fakturakontroll. Dette er ei automatisert teneste for kostnadsdeling mellom fylkeskommunen og den tilsette ut i frå dei til ei kvar tid gjeldande kriterier for privat bruk som fylkeskommunen har fastsatt. Faktura for alle abonnement som fylkeskommunen er juridisk eigar av, går direkte til fylkeskommunen sitt fakturamottak ein gong kvar månad og heile fakturaen blir betalt. På same tid får fylkeskommunen tilsendt ei lønstrekkfil som går direkte til overføring i lønssystemet. Arbeidstakar vert trekt i løn for den private bruken, og får ein e- post frå operatøren med oversikt over det han/ho blir trekt for. Arbeidstakar kan dessutan sjølv gå inn på sin side (knytt til telefonnummer) for å kontrollere kva forbruk som er registrert på vedkommande. 7. ENDRINGAR I ARBEIDSFORHOLD 7.1 Overgang til annan funksjon/stilling eller endring av tilsetjingstilhøve Når ein arbeidstakar går over i annan funksjon/stilling, eller stillinga sine oppgåver og innhald blir endra, skal grunnlaget for tildeling av mobil tenestetelefon vurderast på nytt. 7.2 Permisjonar Når arbeidstakar går ut i uløna permisjon, eller lengre løna permisjonar enn 3 månadar må arbeidstakaren dekke alle kostnadane sjølv. Dette gjeld også ved sjukmeldingar der arbeidstakar er ute av teneste i meir enn 3 månader. Abonnementet med dei vilkår som går fram av arbeidsgivar sin telefoniavtale vert vidareført så lenge arbeidstakaren er i permisjon og tilsettingsforholdet ikkje er avslutta. 7.3 Når arbeidstakar sluttar Ved opphøyr av stilling/funksjon vil abonnementet knytt til tenestetelefonordninga bli avslutta. Om dette er ønskeleg vil telefonnummeret kunne overførast til arbeidstakar gjennom eit eigarskifte. Vedkommande vil då måtte opprette eit nytt privat abonnement på same nummer. 8. UTKJØP/AVHENDING 8.1. Utkjøp av mobil Arbeidstakar som sluttar i tenesta eller ikkje lenger fyller vilkåra for mobil tenestetelefon, kan «kjøpe» ut mobil der støtte er gitt. Arbeidstakar må då betale restverdien av støtta som blei gitt. Støtta blir redusert/avskrive over tre år. Ved særskilte høve kan det utvisast skjønn. 4
9. VERKNADSPERIODE 9.1 Reglementet gjeld frå Reglement om telefoni trer i kraft frå dd.mm.20åå. Alle gamle avtalar går ut frå same dato, då dette reglementet erstattar alle tidlegare avtalar. 9.2 Endring av reglementet Reglementet kan endrast av fylkesrådmann etter at det på førehand er gjennomført drøftingar med arbeidstakarorganisasjonane i Hovudsamarbeidsutvalet (HSAMU). Fylkesrådmann har fullmakt til å gjere oppdateringar i reglementet på bakgrunn av endringar i lover, forskrifter, skattereglar m.m. Fylkesrådmann har også fullmakt til å tolke og gjere unntak frå retningslinene ved særskilde vurderingar, samt justere satsen for støtte ved kjøp av mobil. Reglementet er godkjent fylkesrådmannen den dd.mm.20åå. Merknad 1) Reglementet er tilpassa skattereglane av arbeidsgivarfinansiert elektronisk kommunikasjon (EKOM) som vart gjort gjeldande 1. januar 2014. Arbeidstakar som får dekka ein eller fleire EKOM-tenester har ein skattepliktig fordel på kr 366,- per månad (sjablonregelen), som blir rapportert inn på arbeidstakaren. Merknad 2) Denne gruppa er mobile mellom klasserom/verkstad, har felles arbeidsrom med andre og har deler av arbeidstida si utanfor arbeidsplassen («ubunden tid»). Mange har også funksjonar som kontaktlærar og rådgivar som krev at ein i stor grad må vere tilgjengelege for elevar og føresette utanfor arbeidstida. Skoleadministrative system for fråværsføring m.v. gjer også at mobil tenestetelefon er tenleg. Merknad 3) Det blir sterkt tilrådd å skaffe etui / deksel til mobilen då dette kan bidra til å redusere omfanget på skader, spesielt det som gjeld knust skjerm. 5